elia versus Robin: Vergelijking en beoordelingen door experts voor 2026
Shared offices can become difficult to coordinate when desk booking, meeting room booking, occupancy data, and workplace resources live in separate systems. For HR, facilities, and operations teams, the right workplace management software can help bring more structure to how people use the workplace.
elia and Robin both support booking, operations, and space planning, but they approach workplace management differently. elia brings together desk booking, meeting room booking, visitor management, service requests, occupancy insights, automation, and optional workplace hardware, while Robin focuses on booking, workplace operations, space planning, and office experience.
In this comparison, I’ll break down their features, pricing, usability, security, and best-fit use cases to help you decide which platform makes the most sense for your workplace.
elia vs. Robin: An Overview
elia
Robin
Why Trust Our Software Reviews
We’ve been testing and reviewing HR software systems since 2019. As HR experts ourselves, we know how critical and difficult it is to make the right decision when selecting software.
We invest in deep research to help our audience make better software purchasing decisions. We’ve tested more than 2,000 tools for different HR management use cases and written over 1,000 comprehensive software reviews. Learn how we stay transparent & our software review methodology.
elia vs. Robin Pricing Comparison
| elia | Robin | |
|---|---|---|
| Free Trial | Free plan + free demo available | Free demo available |
| Pricing | From $500/month | Pricing upon request |
elia vs. Robin-prijzen en verborgen kosten
elia hanteert openbare, op abonnementen gebaseerde prijzen per locatie, waarbij onbeperkt veel gebruikers bij alle abonnementen zijn inbegrepen. Hierdoor zijn de kosten gemakkelijker in te schatten wanneer het aantal medewerkers verandert, maar de totale kosten kunnen nog steeds stijgen als je meer locaties, geavanceerde rapportage, governancefuncties, API-toegang, aangepaste integraties, SLA's of hogere limieten voor automatisering en AI-tegoed nodig hebt. De grootste verborgen kostenpost om op te letten is hardware, aangezien bezettingssensoren, kamerschermen, kiosken, IoT-gateways en slimme sloten afzonderlijk van de software worden geprijsd.
Robin hanteert daarentegen prijzen op basis van een offerte, waardoor kopers contact moeten opnemen met de leverancier om de werkelijke kosten voor hun omvang van de werkplek, benodigde functies en implementatieomvang te begrijpen. Hierdoor kan budgettering vooraf minder transparant zijn, met mogelijke extra kosten voor implementatie, geavanceerde analyses, integraties, serviceniveau, kamerschermen of uitbreiding naar meer kantoren en ruimtes. Houd bij het vergelijken van beide tools rekening met het aantal beheerde ruimtes, je hardwarebehoeften, rapportagevereisten, integratieplannen en de vraag of je de voorkeur geeft aan openbare prijzen of een offerte op maat.
elia vs. Robin Feature Comparison
| elia | Robin | |
|---|---|---|
| API | ||
| Appointment Scheduling | ||
| Batch Permissions & Access | ||
| Calendar Management | ||
| Chat | ||
| Click-to-Dial | ||
| Contact Management | ||
| Custom Data Forms | ||
| Customer Management | ||
| Dashboard | ||
| Data Export | ||
| Data Import | ||
| Data Visualization | ||
| Email Integration | ||
| External Integrations | ||
| Forecasting | ||
| Google Apps Integration | ||
| Lead Management | ||
| Marketing Automation | ||
| Mobile App | ||
| Multi-User | ||
| Notifications | ||
| Scheduling | ||
| Self-service Portal | ||
| Workflow Management |
elia vs. Robin-integraties
| Integratie | elia | Robin |
|---|---|---|
| Google Calendar | ✅ | ✅ |
| Microsoft Outlook | ✅ | ✅ |
| Slack | ✅ | ✅ |
| Microsoft Teams | ✅ | ✅ |
| Zoom | ❌ | ✅ |
| Microsoft 365 | ✅ | ✅ |
| Okta | ❌ | ✅ |
| Rippling | ❌ | ✅ |
| API | ✅ | ✅ |
| Zapier | ❌ | ✅ |
elia biedt de belangrijkste integraties die nodig zijn voor werkplekbeheer, waaronder agendasynchronisatie, samenwerkingstools, SSO, API-toegang en aangepaste IoT- of softwareverbindingen bij abonnementen van een hoger niveau. De bibliotheek met vooraf gebouwde integraties is echter beperkter dan die van Robin, dat mogelijk eenvoudiger te verbinden is met een breder technologisch ecosysteem voor de werkplek.
elia vs. Robin Beveiliging, naleving & betrouwbaarheid
| Factor | elia | Robin |
|---|---|---|
| Gegevensprivacy | Voldoet aan de AVG, met gegevens die in Canada worden gehost op AWS Canada Central-1. | Laat klanten kiezen voor gegevensopslag in de VS of Europa, waarbij klantgegevens op AWS worden gehost. |
| Certificeringen en tests | Gecertificeerd volgens ISO 27001:2022 en ISO 9001:2015, met jaarlijkse penetratietests door derden. | Gehost in AWS-datacenters met ISO 27001- en SOC 2-certificeringen, met jaarlijkse penetratietests van het netwerk en webapplicaties door derden. |
| Toegangscontroles | SSO is beschikbaar vanaf Basic, terwijl Business gebruikersprovisioning en aangepaste rollen toevoegt. Enterprise voegt RBAC met gebruikersgroepen toe. | Ondersteunt SAML 2.0 SSO, Google SSO, ADFS, JIT-provisioning, SCIM-provisioning, toegangslogboeken en werknemerstoegang volgens het principe van minimale rechten. |
| Controleerbaarheid | Enterprise omvat audit- en activiteitenlogboeken, API-toegang en aangepaste integratiemogelijkheden voor teams met strenge governancevereisten. | Biedt toegangs- en beveiligingslogboeken, downloadbare activiteitenlogboeken en ondersteuning voor auditlogboeken van agendasystemen. |
| Betrouwbaarheid | Cloudgebaseerd en gehost op AWS Canada Central-1, met SLA's beschikbaar bij Enterprise. | Monitort de serviceprestaties, verstrekt statusupdates en slaat applicatie- en klantgegevens redundant op in meerdere AWS-beschikbaarheidszones. |
Over het algemeen legt elia de nadruk op governance, gegevensopslag in Canada, ISO-certificeringen, AVG-naleving, penetratietests en toegangscontroles voor ondernemingen. Robin heeft ook een sterke basis voor cloudbeveiliging, met gegevensopslag in de VS of de EU, versleutelde gegevens tijdens transport en in rust, SSO-opties, toegangslogboeken, monitoring, penetratests en door AWS ondersteunde redundantie. Beide zijn geloofwaardige opties voor de beveiliging van werkplekbeheer, maar elia is specifieker voor in Canada gehoste gegevens en werkplekgovernance met uitgebreide auditvereisten, terwijl Robin kopers meer flexibiliteit biedt bij regionale hosting en volwassen cloudbetrouwbaarheidspraktijken.
elia vs. Robin Gebruiksgemak
| Factor | elia | Robin |
|---|---|---|
| Gebruikersinterface | Visuele plattegronden, boekingsflows, dashboards en werkplekkaarten helpen teams bij het beheren van bureaus, ruimtes, bezoekers, verzoeken en ruimtegebruik. | Een overzichtelijke interface voor de werkplek, gericht op het reserveren van bureaus, het plannen van ruimtes, kantoorplattegronden en navigatie voor medewerkers. |
| Onboarding | De inrichting schaalt mee met het abonnement, van selfservice-onboarding tot begeleide training en implementatie van begin tot eind. De meeste implementaties draaien om plattegronden, boekingsregels en werkplekinrichting. | Ontworpen voor implementaties rond werkplekreserveringen en ruimteplanning, met een inrichting die gericht is op bureaus, ruimtes, kaarten, medewerkerstoegang en kantoorbeleid. |
| Mobiele toegang | Medewerkers kunnen werkplekacties beheren via ondersteunde boekingsflows, met Teams-toegang en op een portemonnee gebaseerde toegang tot lockers waar dit is geconfigureerd. | Biedt een mobielvriendelijke ervaring voor medewerkers die bureaus reserveren, ruimtes zoeken en door de werkplek navigeren. |
| Configuratie | Beter configureerbaar voor teams die automatisering, bezettingsgegevens, bezoekersstromen, serviceverzoeken, hardware en governancebehoeften beheren. | Eenvoudiger te configureren voor teams die zich richten op het reserveren van bureaus, het plannen van ruimtes, werkplekkaarten en ruimteplanning. |
| Klantenondersteuning | Free omvat toegang tot het helpcentrum, Basic voegt ondersteuning via e-mail en chat toe, Business voegt onboarding en een toegewezen accountmanager toe, en Enterprise omvat implementatie van begin tot eind | Biedt ondersteuningsbronnen voor werkplekinrichting, boekingsworkflows en grotere kantoorimplementaties, waarbij de ondersteuningsbehoefte afhangt van de complexiteit van de configuratie. |
Robin kan voor dagelijkse gebruikers eenvoudiger aanvoelen, omdat de ervaring draait om het reserveren van bureaus, het vinden van ruimtes en het navigeren door het kantoor. elia vereist mogelijk meer inrichting omdat het een breder scala aan werkplekactiviteiten omvat, maar de visuele plattegronden, modulaire structuur, onboardingniveaus en configuratiemogelijkheden maken het beter geschikt voor teams die complexere kantoren beheren met bezoekers, serviceverzoeken, bezettingsgegevens, automatisering en hardware.
elia vs Robin: Pros & Cons
elia
- Modular tools for managing desks, rooms, visitors, service requests, and workplace space
- Optional sensors, kiosks, screens, and smart lockers for stronger office usage data
- Dashboards and heatmaps combine bookings and real usage for better space planning
- Hardware costs extra beyond the software plan
- Fewer prebuilt integrations than larger workplace management platforms
- Cloud only, with no self-hosted or on-premise option
Robin
- Desk and room booking makes hybrid scheduling stress-free
- Analytics dashboard highlights real office utilization patterns
- Visitor management feature improves workplace security
- No automated labor forecasting or shift management tools
- Mobile app features lag behind web version updates
- Some users report slow customer support response times
Best Use Cases for elia and Robin
elia
- Mid-Sized and Enterprise Organizations elia supports growing and large organizations that need more structure for shared desks, meeting rooms, visitors, workplace resources, and space usage across one or more offices.
- Professional Services and Legal Firms elia helps office-based firms manage hybrid schedules, client visits, meeting rooms, and shared workplace resources.
- Insurance and Financial Services elia supports teams that need structured workplace access, visitor logs, space visibility, and office coordination.
- Manufacturing and Engineering Offices Corporate and office-based teams can use elia to manage desks, rooms, requests, lockers, and occupancy data.
- Public Sector, Healthcare, Education, and Nonprofits elia fits organizations that need workplace management, audit-ready records, health and safety tools, and English/French support.
- Media and Telecommunications Companies elia works for organizations with shared offices, distributed teams, changing occupancy needs, and workplace resource planning.
Robin
- Mid-Size Tech Companies Hybrid teams in tech benefit from real-time booking, floorplan visualization, and analytics to plan office attendance.
- Coworking Spaces Operators gain control over desk utilization and easy management of shared areas with visitor management and booking automations.
- Corporate Real Estate Facilities leaders can analyze workspace demand, set capacity limits, and show executives clear ROI for each location.
- Higher Education Admins Universities use Robin to automate faculty and staff space planning, meeting room assignments, and guest check-ins.
- HR Departments HR leaders improve employee experience with easy desk reservations and self-service scheduling for in-person collaboration days.
- Global Consulting Firms Consulting teams can coordinate safe attendance and find workspace worldwide using Robin’s multiple location features.
Wie zou elia moeten gebruiken en wie Robin?
elia is het meest geschikt voor middelgrote en grote organisaties die software voor werkplekbeheer nodig hebben voor het reserveren van bureaus, het boeken van vergaderruimtes, bezoekersbeheer, serviceverzoeken, inzichten in bezetting, gezondheid en veiligheid, automatisering en optionele hardware. Robin is daarentegen beter voor organisaties die zich richten op hybride roosters, het reserveren van bureaus en vergaderruimtes, kantoorplattegronden, ruimteoptimalisatie, werkplekanalyses en gebruiksvriendelijke kantoorervaringen voor medewerkers.
Het belangrijkste verschil is de diepgang: elia ondersteunt meer onderling verbonden werkplekactiviteiten binnen HR-, facilitaire, IT- en kantoorteams, terwijl Robin geschikt is voor teams die een verzorgde, flexibele werkplekervaring willen voor gedeelde kantoren en meerdere locaties.
Differences Between elia and Robin
| elia | Robin | |
|---|---|---|
| Data Residency Focus | Hosts data in Canada and supports English and French, which can matter for Canadian and Quebec buyers. | Offers broader regional hosting flexibility and workplace security controls for distributed organizations. |
| Hardware Ecosystem | Offers optional proprietary workplace hardware, including sensors, kiosks, room screens, IoT gateways, smart locks, and lockers. | Supports workplace tools like room displays, access control sync, and sensor integrations, but is less centered on a proprietary hardware ecosystem. |
| Modular Expansion | Lets teams start with one module, such as desk booking or visitor management, then add more workplace tools as needs grow. | Offers a broader workplace experience platform package focused on planning, managing, and using the office. |
| Platform Model | Modular workplace operations platform covering desks, rooms, visitors, requests, safety, occupancy, automation, and hardware. | Workplace experience platform focused on booking, operations, space planning, office maps, and employee workplace use. |
| Pricing Visibility | Public pricing based on managed places, with unlimited users included and hardware priced separately. | Uses quote-based pricing, so total cost depends on workplace size, rollout scope, and required features. |
| Visit eliaOpens new window | Read Robin ReviewOpens new window |
Similarities Between elia and Robin
| Desk Booking | Both help employees reserve desks and support shared seating in hybrid workplaces. |
|---|---|
| Interactive Maps | Both use visual workplace maps or floor plans to help employees find spaces, resources, and colleagues. |
| Meeting Room Booking | Both support meeting room booking, availability visibility, and booking workflows for office teams. |
| Visitor Management | Both include tools for managing guest check-ins and workplace access. |
| Workplace Analytics | Both provide data to help teams understand office usage, space demand, and workplace patterns. |
| Visit eliaOpens new window Read Robin ReviewOpens new window | |