Hoe je de kandidaatervaring behoudt tijdens snelle groei

Wat is de kandidaatervaring?

De kandidaatervaring is de ervaring die kandidaten hebben wanneer ze jouw wervingsproces doorlopen.

Deze wordt beïnvloed door factoren zoals communicatie, duur, moeilijkheidsgraad, de kwaliteit van sollicitatiegesprekken en de algehele efficiëntie van het proces.

Waarom is de kandidaatervaring belangrijk?

De inspanning om een positieve kandidaatervaring te creëren heeft veel voordelen, waaronder:

1. Meer kandidaten aannemen
2. Kandidaten van betere kwaliteit ontvangen
3. Betere beslissingen nemen bij het aannemen van personeel
4. Intern tijd en middelen besparen
5. Een sterker werkgeversmerk creëren.

Het kan zelfs invloed hebben op de betrokkenheid en het behoud van medewerkers, aangezien je medewerkers waarschijnlijk letten op de manier waarop je kandidaten behandelt—sommigen van hen zijn misschien zelfs door hen aangedragen!

Een geweldige kandidaatervaring creëren

Hier zijn mijn strategieën om groei op te schalen in balans te brengen met de kandidaatervaring, zodat je niet de reputatie opbouwt dat je bedrijf kandidaten behandelt als nummers in een loterijtrekkingsmachine.

Bij het bekijken van het onderstaande is het belangrijk om na te denken over alle contactmomenten die je zult hebben en hoe je deze optimaal kunt benutten om de relaties van je bedrijf met kandidaten verder te versterken.

Maak een duidelijk talentplan

Het lijkt misschien vanzelfsprekend en wellicht minder direct gerelateerd, maar beginnen met een goed talentplan, aan het begin van het kwartaal, het jaar of zelfs na een financieringsronde, is essentieel.

Plan gesprekken met al je bedrijfsleiders en zorg ervoor dat je tijd inplant om te praten over de gezondheid van hun team en over de manier waarop de bedrijfsdoelstellingen invloed zullen hebben op de benodigde middelen.

Tijdens mijn gesprekken behandel ik altijd de volgende punten:

Huidige vaardigheden en bezetting

• Wat vonden ze gemakkelijk en waar ligt de kracht van het huidige team? 
• Wie zijn de uitblinkers, is er een potentiële kandidaat die op weg is naar een promotie en moeten we de functie opnieuw invullen?

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vaardigheidstekorten

• Waar heeft het team moeite mee? 
• Voor welke functies moeten ze iemand aannemen en wat kunnen ze binnen het team ontwikkelen (eventueel in samenwerking met leren en ontwikkeling)? 
• Wie presteert ondermaats en moeten we erover nadenken om die persoon te vervangen? 

De functieomschrijvingen en gestructureerde sollicitatiegesprekken zijn hiervan afhankelijk om nauwkeurig te zijn. 

Vaak bestaat de neiging om oude functieomschrijvingen, vacatureteksten en sollicitatievragen opnieuw te gebruiken, maar ik zou je willen aanmoedigen om ze te herzien en na te gaan of ze echt geschikt zijn voor deze aanstellingen.

Het bespaart je later veel tijd als je de functieomschrijving niet steeds hoeft te herzien.

Nemen we mensen aan om op groei te reageren of om groei te creëren?

Eigenlijk is dit een uiterst belangrijk onderscheid. Bij teams zoals product, engineering of ondersteuning gaat het meestal om mensen aannemen om op groei te reageren, terwijl commerciële teams er zijn om groei te creëren. 

Zorg ervoor dat je met het management praat, zodat er een balans is tussen de twee soorten aanstellingen (functies die inkomsten genereren zouden vrijwel altijd prioriteit moeten hebben!).

Wat gebeurt er als we niet aannemen?

Dit is een geweldig uitgangspunt voor iedereen—Talent en het bedrijf—om te begrijpen en in gedachten te houden wat de impact zou zijn. Het zorgt ervoor dat Talent blijft zoeken naar de juiste mensen en dat de bedrijfsleider responsief blijft bij het nemen van beslissingen.

Prioriteiten stellen tussen functies

Als er meerdere functies zijn en je met veel zakenpartners werkt, kun je niet alle functies tegelijkertijd invullen—vooral niet zodra je meer dan 30 functies hebt die elk veel sourcing vereisen. 

Als je de bedrijfsleider aan het begin laat nadenken over prioriteiten, helpt dat je later om voor jezelf en het Talentteam prioriteiten te stellen.

Dit zou moeten betekenen dat je, wanneer je klaar bent om een functie te plaatsen, voorkomt dat je de tijd van kandidaten verspilt door hen te benaderen en de functie vervolgens onverwacht stil te leggen, of door gedurende het proces steeds opnieuw aan te passen wat de functie inhoudt.

Tijd verspillen is een van de belangrijkste oorzaken van een slechte kandidaatervaring, op de voet gevolgd door frustrerende sollicitatieprocedures.

Lees voor een diepere duik hierin mijn artikel over het creëren van een duurzaam aanwervingsplan.

Maak er een gezamenlijke inspanning van

Als iemand van jullie voor een Amazon-bedrijf heeft gewerkt, ben je dit misschien beu om te horen, dus hier is een nieuwe formulering: "Wat is ervoor nodig om ons daar te krijgen?".

Je zou een globaal idee moeten hebben van cijfers zoals acceptatiepercentages; voor jouw bedrijf kan dat bijvoorbeeld 4 acceptaties voor elke 5 aanbiedingen zijn. Als je het exacte aantal voor jouw bedrijf hebt, begin je achteruit te werken—een piramide in plaats van een trechter.

Dit geeft een globaal idee van de omvang van het werk. Vervolgens kun je dit toepassen op je favoriete projectmanagementtool—bijvoorbeeld Kanban voor een overzicht of Gantt als je een kortdurende aanwervingsactie hebt.

Hieronder staat een voorbeeld van een Kanbanbord van mij, met op zijn minst globale aantallen om na te streven.

De volgende stap is ontzettend belangrijk—deel de projectplanning met de aanwervingsmanager en het aanwervingsteam!

Maak er een gezamenlijke inspanning van en nodig hen uit om deel te nemen. Zo help je hen meer verantwoordelijkheid te nemen.

Iedereen moet weten wat er in de agenda aankomt en als opschaling is wat het bedrijf nodig heeft, moet iedereen aanwerving absoluut prioriteit geven. Dat betekent dat iedereen moet weten hoeveel tijd zij aan het wervingsproces moeten besteden.

Hoe gestroomlijnd je aanwervingsproces ook is, het is een tijdrovend proces. Door aanwerving meer gezamenlijk te maken help je de werklast te verdelen en de ervaring voor iedereen te verbeteren.

Zorg ervoor dat sollicitatiegesprekken efficiënt en boeiend zijn

Als ik efficiënt zeg, denk dan niet meteen dat het sollicitatieproces gehaast moet verlopen—helemaal niet! 

Maar als je snel opschaalt, moet je misschien veel sollicitatiegesprekken inplannen, dus optimaal gebruikmaken van de tijd die je hebt, is cruciaal.

Hier is een eenvoudige handleiding met wat je moet bekijken om ervoor te zorgen dat je kandidaten een positieve ervaring hebben.

Stap 1: Standaardiseer het sollicitatieproces.

Dit helpt je om kandidaten snel met elkaar te vergelijken en het optreden van bepaalde vooroordelen te beperken.

Stap 2: Bekijk de sollicitatievragen die je stelt en wanneer je ze stelt.

Begin met de vragen die je inzicht geven in de vaardigheden die je essentieel hebt geacht voor deze functie en werk vervolgens toe naar de meer gewenste vaardigheden. Zo ga je van gekwalificeerde kandidaten naar de beste kandidaten.

Zorg ervoor dat het goed ontworpen vragen zijn die erop gericht zijn de ervaring grondig te doorgronden. Vraag bij twijfel altijd Wat, Hoe en Waarom. 

Vertel me over een moment waarop je een bijzonder lastige klant binnenhaalde. Wat maakte hen lastig? Hoe heb je de situatie omgedraaid? Waarom gebruikte je deze specifieke aanpak/informatie/strategie in plaats van een andere?

Stap 3: Beoordelingen doornemen

Zorg ervoor dat elke beoordeling geschikt is voor het beoogde doel en voor de functie waarvoor je werft. De beoordeling moet uitdagend zijn, maar ook niet te veel tijd kosten voor de kandidaat om deze te voltooien of voor jou om deze te beoordelen. Je wilt niet in de sfeer van vampierwerving terechtkomen.

Lees voor meer diepgang over gerichte, boeiende sollicitatiegesprekken mijn artikel over hoe je iemand interviewt.

Vergeet de basis niet

Met al dit gepraat over efficiënt interviewen moet je niet vergeten dat interviewen, als het om de kandidaatervaring gaat, de plek is waar je het echt kunt maken of breken. 

Hier brengen kandidaten de meeste tijd met je door en zelfs als je geen tijd hebt gehad om een bijzonder fraaie werken-bij-pagina met overal interactieve elementen te maken, kan een prettige sollicitatie-ervaring dat compenseren.

Dat betekent niet dat het sollicitatiegesprek gemakkelijk moet zijn! De meeste kandidaten geven juist de voorkeur aan gesprekken die hen uitdagen en aan het denken zetten over hun vakgebied, dus het bovenstaande advies voor efficiënt interviewen blijft van kracht.

Waar ik je echter op wil wijzen, is de basis die, als je die goed doet, waarschijnlijk geen uitbundige lof zal opleveren, maar die, als je die verkeerd doet, wel de terechte kritiek zal opleveren. 

Zorg er altijd voor dat je:

• Jezelf voorstelt en vertelt wat je bij het bedrijf doet
• Als het het eerste gesprek is, ook het bedrijf voorstelt
• Context geeft over wat je in dit gesprek wilt bespreken
• De kandidaat, zowel online als persoonlijk, geruststelt dat diegene een pauze kan nemen om water te pakken of naar het toilet te gaan als dat nodig is. We zijn allemaal mensen
• Ervoor zorgt dat je het cv vooraf hebt doorgenomen en vragen bij de hand hebt die relevant zijn voor de kandidaat
• Op tijd bent (als gastheer of gastvrouw zelfs iets eerder)
• De tijd bijhoudt en ervoor zorgt dat de kandidaat tijd krijgt om vragen te stellen
• Glimlacht en nieuwsgierig bent naar de persoon tegenover je! 

Het lijkt vanzelfsprekend, maar ik zie nog steeds situaties waarin mensen een willekeurig aantal van deze dingen vergeten, en dat valt altijd op. 

Het bovenstaande kost niets, maar kan je veel punten opleveren op het gebied van kandidaatervaring, in een zee van werkgevers die het bovenstaande overslaan maar dit proberen te compenseren met flitsende werken-bij-sites.

Stel enkele automatiseringen in voor meer efficiëntie

Let op het gebruik van het woord “enkele”!

De gebruikelijke formule is dat je meer tijd moet besteden aan het geven van feedback, begeleiding en aandacht naarmate een werkzoekende meer tijd heeft besteed aan gesprekken met de recruiter.

Het is een wederkerige relatie: door geweldige feedback aan kandidaten te geven, help je hen en je team om beter te worden.

Zullen er van de velen misschien 1-2 kandidaten zijn die hiervan misbruik maken? 

Ja, maar er zullen ook alle anderen zijn voor wie je een verschil hebt gemaakt door iets menselijks te geven aan wat soms kan aanvoelen als een zeer stressvolle zoektocht naar werk.

Moderne sollicitantvolgsystemen (ATS) en wervingssoftware beschikken over allerlei automatiseringen. Hier zijn er een paar waarvan je gebruik kunt maken:

• Massamails/geplande e-mails—kunnen worden gebruikt voor afwijzingen, meldingen of het regelen van de volgende stappen met kandidaten
• Beheer van de werken-bij-pagina voor een geweldige eerste indruk
• Vragen in het sollicitatieformulier—door enkele eenvoudige vragen waarop je alleen een vinkje hoeft te zetten vooraf te stellen, kun je het sollicitatieproces stroomlijnen
• Chatbots die enkele veelgestelde vragen van kandidaten kunnen beantwoorden
• Enquêtes over de kandidaatervaring—geautomatiseerd op bepaalde momenten in het sollicitatieproces (mijn aanbeveling is aan het einde).

Je kunt bijvoorbeeld veelvoorkomende redenen voor afwijzing tijdens de cv-beoordeling automatiseren—misschien voldoen kandidaten niet aan het gewenste niveau of wonen ze in de verkeerde tijdzone. Je kunt enkele sjablonen maken voor de meest voorkomende redenen.

Het kost misschien 2 extra seconden om de juiste reden te vinden en hoewel er angst bestaat dat kandidaten defensief reageren of in een tirade uitbarsten over hun vermeend negatieve kandidaatervaring, zullen afgewezen kandidaten het meestal waarderen dat je hun situatie hebt bekeken en daarop hebt gereageerd.

Het is een weerspiegeling van je bedrijfscultuur en ze zullen ook weten of ze op je volgende vacatures moeten solliciteren!

Je kunt sommige e-mails ook automatiseren wanneer je een potentiële kandidaat tussen fases en opvolgmails verplaatst. In de e-mail om de eerste fases in te plannen, kun je bijvoorbeeld een vooraf opgenomen video/Loom (of een ander hulpmiddel voor video-interviews) opnemen waarin je vertelt wat de volgende stap in hun sollicitatietraject inhoudt.

Ik heb gemerkt dat het nuttig is om een visuele voorstelling te maken van hoe het wervingsproces er voor hen zal uitzien—zoals een kaart!

Wanneer je niet moet automatiseren

Zoals hierboven vermeld, geldt: hoe meer tijd de sollicitant aan interviews besteedt, hoe minder geautomatiseerde communicatie die persoon zou moeten ontvangen.

Zodra ze latere fases bereiken, moet je telefonisch contact met hen opnemen en met hen communiceren (dit kan jij zijn of de wervingsmanager).

Je moet beginnen in te schatten of de nieuwe medewerker enthousiast is over de functie. Enthousiasme zal niet bij iedereen hetzelfde zijn, dus zorg ervoor dat je dieper ingaat op hun motivaties! 

Wees nieuwsgierig naar mensen en de verwachtingen van kandidaten; misschien worden ze binnenkort je collega! Dit helpt je later ook tijdens de fase van het baanaanbod.

Hier is een voorbeeld van een proces dat ik uitvoer:

Sommigen van jullie zeggen misschien al: “Dat is veel werk!” Ja, dat klopt, maar opschalen vergt veel werk en je kunt niet alles rondom menselijke connecties automatiseren. 

Mensen nemen mensen aan, geen bedrijven, algoritmen of Zapier.

Denk aan afwijzingen die niet geautomatiseerd zijn

Je zult sollicitanten hebben die je hebt gescreend of die X stappen van het interviewproces hebben doorlopen en niet zijn geslaagd.

Nogmaals: hoe meer tijd ze met je bedrijf hebben doorgebracht, hoe meer aandacht hun afwijzing nodig heeft.

More Articles

• Hoe AI de vroege kandidatenfunnel verandert (en wat het niet kan)
• De screening van sollicitanten door AI verdient kritisch onderzoek
• De leidinggevenden die je het liefst wilt, zijn degenen die je niet kunt bereiken

Geef kandidaten goede feedback

Feedback is om 2 redenen ontzettend belangrijk:

1. Het geeft kandidaten iets om naartoe te werken
2. Het zorgt ervoor dat wervingsmanagers en wervingsteams verantwoordelijkheid nemen voor de redenen waarom ze kandidaten afwijzen. Dit betekent geen “ze passen niet bij de bedrijfscultuur” meer zonder uit te leggen waarom. Soms zijn de antwoorden op de vraag “waarom” niet geweldig, dus zal talentacquisitie dieper moeten graven. Ik hoop dat je niets slechts opgraaft, maar het is zeker mogelijk!

In EMEA kan feedback door de op GDPR gebaseerde DSAR's niet langer worden geweigerd, zodat kandidaten al hun informatie kunnen opvragen, inclusief hun formulieren en beoordelingsformulieren. 

Zorg ervoor dat de wervingsteams hiervan op de hoogte zijn, zodat ze echt nadenken over waarom ze iemand laten doorgaan of afwijzen. Laat hen dit onderbouwen als een zakelijke onderbouwing.

Zelfs Amazon kan niet langer zeggen dat het geen feedback geeft—ik kan het weten, want ik verwerkte daar DSAR's!

Bekijk feedback van kandidaten en beoordelingsformulieren regelmatig

Bekijk de beoordelingsformulieren van het interviewpanel regelmatig om te controleren of ze aan de norm voldoen! 

Enkele vragen die je kunt stellen:

• Onderbouwen ze hun beslissing met een goede zakelijke onderbouwing?
• Is er een duidelijk verslag van de gestelde vragen en de gegeven antwoorden? 
• Bevat het verslag voldoende details? 
• Komt de eindconclusie overeen met de algemene feedback, of zijn ze ergens bevooroordeeld?

Dit alles geeft je een idee van waar je mogelijk moet ingrijpen en interviewers moet bijsturen die kandidaten niet gelijkwaardig bevragen of een slechte ervaring bieden.

Een beoordelingsformulier van drie zinnen na een interview van 45 minuten doet me afvragen of iemand tijdens het interview wel heeft opgelet!

Je kunt veel aan het proces bepalen, maar de interacties tijdens het interview zullen het grootste deel van de kandidaatervaring bepalen. Je moet dit in de gaten houden en aangeven waar je ziet dat niet aan de normen wordt voldaan.

Wanneer je na de sollicitatiegesprekken of in de laatste fase met de kandidaat spreekt, vraag dan hoe die de sollicitatie-ervaring tot nu toe heeft ervaren.

Extra tips

Houd er rekening mee dat mensen eerder een negatieve beoordeling achterlaten dan een positieve. Zorg ervoor dat je minder mensen een echt negatieve ervaring bezorgt en blijf de feedback opvolgen.

Zullen één of twee kandidaten tijdens het proces afvallen? 

Misschien—geen enkel proces is perfect—maar je wilt niet bekendstaan als het bedrijf dat nooit bij mensen terugkomt, alleen kandidaten prioriteit geeft die het proces doorlopen en de anderen laat zitten zonder iets van zich te laten horen.

Enkele extra tips:

• Plan minder vergaderingen: Als je het bovenstaande hebt gevolgd en talent, de aanwervingsmanager en het aanwervingsteam op één lijn zitten, plan dan minder vergaderingen. Als je meer dan 4 functies hebt met dezelfde aanwervingsmanager, zijn misschien 2 vergaderingen per week nodig, maar houd het anders bij één.
• Bezuinig niet op planning. Besteed 10% meer tijd aan de planning dan je denkt nodig te hebben.
• Pak de telefoon en bel de persoon. Ik weet dat je denkt dat je het superdruk hebt en geen tijd hebt, maar als een telefoontje 3 minuten duurt (bijvoorbeeld een afwijzing of iets dergelijks)—doe het gewoon. Als je ervoor gaat zitten, kun je in een half uur zoveel telefoontjes plegen!
• Houd wervingsstatistieken en gegevens bij. Gebruik één projectmanagementbord, bijvoorbeeld Kanban, als bron van waarheid om te bepalen of je mijlpalen op tijd haalt. Zo niet, luid dan liever eerder dan later de alarmbel en bereid je voor om ondersteuning van je team of de aanwervingsmanagers in te schakelen (laat hen ook kandidaten zoeken!).

Bedenk dat het creëren van een betere kandidaatervaring, zelfs tijdens snelle groei, niet betekent dat je overhaaste beslissingen neemt of gemakkelijke sollicitatiegesprekken voert. Het betekent dat je een soepel aanwervingsproces hebt en dat je met een doel voor ogen sollicitatiegesprekken voert.

Neem deel aan het gesprek

Veel succes met je opschalingsinspanningen en overweeg enkele automatiseringstools voor werving te gebruiken als je op dit gebied wat hulp nodig hebt.

Als je vragen of inzichten hebt om te delen, kun je me vinden in de People Managing People Community—een ondersteunende community van HR- en bedrijfsleiders die kennis en ideeën delen om je te helpen vooruitgang te boeken in je carrière en een grotere impact te maken in je organisatie.