Wat is preboarding? Een deskundige gids voor 2026
Preboarding is meer dan een goede welkomstbrief; het is een belangrijk onderdeel van het helpen verminderen van de spanning die werknemers op hun eerste dag kunnen voelen.
Hier leg ik uit wat preboarding is, waarom het belangrijk is, hoe je een preboardingproces van wereldklasse kunt creëren met behulp van softwareoplossingen voor onboarding, en geef ik een proces in 7 stappen voor het creëren van preboarding dat leidt tot een soepele onboarding.
Wat is preboarding?
De preboardingperiode omvat de tijd tussen het moment waarop een nieuwe medewerker het baanaanbod accepteert en de dag waarop diegene voor het eerst een voet op kantoor zet (fysiek of virtueel!).
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat je organisatie in deze periode wel of niet doet, kan een groot verschil maken voor de productiviteit, bedrijfsrisico’s (denk aan contracten), werknemerservaring en het behoud van medewerkers.
Toch krijgt, als het om preboarding gaat, 64% van de nieuwe medewerkers geen preboardingervaring.
Met dit in gedachten laat je veel kansen liggen als je een onboardingprogramma creëert waarin preboarding ontbreekt.
Het is een eenvoudige manier om je onboardingproces te stroomlijnen.
Preboarding versus onboarding
Onboarding van medewerkers is het proces waarbij een nieuwe medewerker in je organisatie wordt geïntegreerd. Het onboardingproces duurt meestal ongeveer 90 dagen, maar kan in sommige gevallen tot een jaar duren.
Aan het einde van het onboardingproces is het doel dat de nieuwe medewerker geïntegreerd is in de bedrijfscultuur en duidelijkheid heeft over diens rol, verwachtingen, prioriteiten en doelen.
Preboarding is het eerste onderdeel van het bredere onboardingproces voor medewerkers.
Het idee is om iemand voor te bereiden op de eerste dag en diegene een voorproefje te geven van de cultuur en de rol.
Activiteiten omvatten het invullen van noodzakelijke documenten, het lezen van beleidsmanuals, het instellen van e-mailaccounts en toegang krijgen tot portalen en trainingsmateriaal.
Een goede preboardingfase helpt je de ROI van onboarding te maximaliseren doordat tijd vrijkomt om je te richten op taken met meer toegevoegde waarde, zoals kennismaken met nieuwe teamleden.
| Preboarding | Onboarding |
| Voor iemands eerste dag | 90+ dagen na de start |
| Ondersteunt de introductie | Zet de introductie voort |
| Oppervlakkige betrokkenheid | Volledige integratie |
Wat je in je preboardingproces moet opnemen
Voordat we op de details ingaan, volgen hier enkele beste werkwijzen voor onboarding en doelen die je preboardingproces moet proberen te bereiken:
- Geef de nieuwe medewerker informatie, zoals hoe de eerste week eruitziet, of praktische informatie over parkeren en wat je op kantoor moet dragen.
- Introduceer de cultuur en het team verder en neem zenuwen weg.
- Zorg ervoor dat de medewerker vóór de eerste dag over alle benodigde apparatuur en middelen beschikt
- Laat zien dat de medewerker de juiste keuze heeft gemaakt door je baanaanbod te accepteren en ermee in te stemmen om bij je organisatie te komen werken.
Dit was immers waarschijnlijk niet het enige baanaanbod dat diegene heeft ontvangen. Het komt vaak voor dat medewerkers zich afvragen of ze dat andere aanbod hadden moeten accepteren of hadden moeten reageren op die recruiter die contact met hen opnam via LinkedIn.
Met dit in gedachten volgt hier een lijst met 7 dingen die je in je preboarding-proceschecklist moet opnemen.
1. Presenteer je nieuwe medewerker een arbeidsovereenkomst
Een arbeidsovereenkomst is een formele overeenkomst tussen een werkgever en een nieuwe medewerker waarin de arbeidsvoorwaarden worden vastgelegd. Het is een juridisch bindend document waarin de verantwoordelijkheden, rechten en rollen van beide partijen worden beschreven.
Het presenteren van een arbeidsovereenkomst aan een nieuwe medewerker is een cruciale stap om duidelijke verwachtingen vast te leggen en de belangen van zowel de werkgever als de werknemer te beschermen.
Checklist voor de arbeidsovereenkomst:
- Wat moet worden opgenomen:
- Functieomschrijving en functietitel
- Startdatum en duur van het dienstverband
- Beloning en secundaire arbeidsvoorwaarden
- Werkuren en vakantiebeleid
- Geheimhoudingsovereenkomst
- Beëindigingsvoorwaarden
Voordelen
De arbeidsovereenkomst biedt juridische duidelijkheid en bescherming, schept heldere verwachtingen voor de functie en beschrijft de beloning en secundaire arbeidsvoorwaarden van de persoon duidelijk.
Iets om te onthouden
Controleer de overeenkomst voordat je deze presenteert om er zeker van te zijn dat alle voorwaarden eerlijk en juridisch correct zijn. Leg tijdens de presentatie elk onderdeel duidelijk uit en geef de nieuwe medewerker voldoende tijd om de overeenkomst te lezen en te begrijpen. Moedig diegene aan om vragen te stellen of indien nodig juridisch advies in te winnen.
2. Verwelkom de nieuwe medewerker met een telefoongesprek en e-mail
Een nieuwe medewerker verwelkomen met een telefoongesprek en e-mail is de eerste stap om diegene zich gewaardeerd en onderdeel van het team te laten voelen.
Deze persoonlijke aanpak helpt eventuele zorgen weg te nemen en zet een positieve toon voor hun verdere traject binnen het bedrijf. Het is een eenvoudige maar effectieve manier om te beginnen met het opbouwen van een sterke werkgever-werknemerrelatie.
Voor de welkomstmail wil je een goed opgesteld bericht hebben dat helpt de belangrijkste aandachtspunten te behandelen.
Enkele onderwerpen die je hier kunt behandelen:
- Startdatum en -tijd
- Informatie over aankomst
- Kledingvoorschriften
- Wat je moet meenemen
- Agenda voor de eerste dag
- Personeelshandboek
- Toegang tot trainingsmateriaal
- Contactgegevens voor eventuele vragen die de nieuwe medewerker vóór de start heeft.
Voordelen
Een goed welkomstgesprek en een goede welkomstmail zorgen voor een warme en uitnodigende eerste indruk en laten tegelijkertijd de ondersteunende cultuur van het bedrijf zien. Een goede uitvoering van deze vroege communicatie helpt de zenuwen over de nieuwe baan te verminderen.
Tip van een professional: “Stuur een welkomstmail of -video naar het bedrijf waarin je de nieuwe medewerker voorstelt en enkele leuke weetjes over die persoon deelt. Dit is een geweldige manier voor mensen in de organisatie om hun nieuwe teamlid te leren kennen.” - Lorie Corcuera
3. Stuur een welkomstpakket naar de nieuwe medewerker
Iedereen wordt enthousiast wanneer diegene onverwacht een cadeau per post ontvangt of een pakket aan de deur bezorgd krijgt.
Volgens Corcuera kan een welkomstpakket voor een nieuwe medewerker onder andere het volgende bevatten:
- Handgeschreven kaart, door jou en hun nieuwe teamgenoten ondertekend
- Bedrijfsmerchandise, zoals T-shirts, koffiemokken, pennen en notitieblokken
- Werknemershandboek, in fysieke vorm of (idealiter) digitaal op een USB-stick
- Toegangspassen/-sleutelhangers, voor toegang tot bedrijfsfaciliteiten
- Voordelenbrochure, met informatie over medische zorg en zorgverzekeringsvoordelen
- Documenten voor nieuwe werknemers, zoals formulieren voor salarisadministratie en verzekeringen
Voordelen
Een welkomstpakket voor een nieuwe werknemer zorgt voor een positieve en gastvrije toon voor de loopbaan van de werknemer en bevordert vanaf de eerste dag een gevoel van verbondenheid en waardering. Het biedt ook essentiële informatie en hulpmiddelen, waardoor de overgang naar de nieuwe functie soepel en goed geïnformeerd verloopt.
Iets om te onthouden
Zorg ervoor dat je nieuwe teamlid het welkomstpakket ruim vóór de eerste werkdag ontvangt, en idealiter slechts één of twee dagen na jullie welkomstgesprek.
4. Stuur een introductiemail naar de nieuwe werknemer
Een introductiemail voor een nieuwe werknemer bevat aanzienlijk meer details over welke aanvullende informatie je nieuwe werknemer vóór de eerste werkdag kan verwachten en hoe de eerste werkdag en eerste werkweek eruit zullen zien.
Kortom, de mail vat de overige stappen in onze checklist voor nieuwe werknemers samen.
Wat moet er in een introductiemail voor een nieuwe werknemer staan?
Hieronder volgen enkele soorten informatie die je in deze mail kunt opnemen.
- Begintijd en locatie: wanneer en waar ze op hun eerste dag moeten zijn. Als er speciale instructies zijn voor het parkeren van de auto, vermeld die dan.
- Belangrijke contactpersonen: vermeld met wie ze op hun eerste dag als eerste kennismaken (doorgaans personeelszaken, managers en directe teamleden) en op welke andere mensen ze in hun eerste week waarschijnlijk zullen vertrouwen.
- Kledingvoorschriften: dit is een vaak over het hoofd gezien aspect van de eerste dag. Door te laten weten wat de kledingvoorschriften zijn, indien van toepassing, kun je onnodige gêne voorkomen.
- Agenda voor de eerste week: geef je nieuwe werknemer de tijd om zich mentaal voor te bereiden, maar houd het op hoofdlijnen. Bijvoorbeeld: Dag 1 - kennismaken met het team, rondleiding door het gebouw. Dag 2 - overzicht van het bedrijf.
- Teamleden: geef hen een organigram met jouw team. Ze kunnen dit samen met LinkedIn gebruiken om kennis te maken met hun nieuwe collega's.
- Belangrijke beleidsregels en processen: benadruk 2-3 van de belangrijkste die op de eerste dag gevolgen voor hen zullen hebben. Als je hen een werknemershandboek hebt gestuurd, verwijs hen dan naar de relevante onderdelen.
Voordelen
Door duidelijk te omschrijven hoe de eerste dag en weken eruitzien voor een nieuwe werknemer, helpt de introductiemail eventuele aanvankelijke zorgen te verminderen door duidelijke verwachtingen te scheppen en een routekaart voor de eerste dagen in de functie te bieden.
Praktisch advies
De mail kan behoorlijk lang zijn, afhankelijk van de informatie die je opneemt. Daarom wil je misschien vooraf waarschuwen dat je nieuwe teamlid de tijd moet nemen om alles rustig door te nemen.
Bekijk voor verdere richtlijnen en een handig sjabloon mijn artikel: Welkomstbrief aan nieuwe werknemers vóór hun eerste werkdag [Voorbeeld]
5. Zorg ervoor dat de documenten voor nieuwe werknemers worden ingevuld
Volgens Sapling HR krijgt een gemiddelde nieuwe werknemer 3 documenten toegewezen om te ondertekenen, te uploaden of te bevestigen.
Documenten voor nieuwe werknemers zijn een noodzakelijk, maar vaak saai, onderdeel van het onboardingproces. Moedig je nieuwe teamlid daarom aan om vóór de eerste werkdag zo veel mogelijk van de vereiste formulieren in te vullen.
Zo houden jullie beiden tijd over om je te richten op belangrijkere en spannendere aspecten van hun nieuwe baan.
Welke soorten documenten moet een nieuwe werknemer invullen?
Als algemene regel geldt voor naleving van onboardingvereisten dat alle federale of staatsgerelateerde documenten over identiteitsverificatie, zoals I-9-formulieren, of belastingzaken (bijv. TD1 in Canada, W-4 in de VS), aan het einde van de eerste werkdag van de werknemer moeten zijn ingevuld.
Afhankelijk van je organisatie moet de nieuwe werknemer formulieren invullen met betrekking tot:
- Salarisadministratie / rechtstreekse storting
- Acceptatie van de algemene voorwaarden voor het gebruik van bedrijfseigendommen
- Medische dekking (bijv. MSP in Canada)
- Aanvullende ziektekostenverzekering
- Deelname aan een groeps-RRSP / 401(k)
- Algemene werknemersinformatie (bijv. geboortedatum, contactpersonen voor noodgevallen)
6. Bereid de werkmiddelen en hulpmiddelen van de nieuwe werknemer voor
Het is belangrijk om vooraf zo veel mogelijk alles klaar te zetten wat je nieuwe teamlid nodig heeft om succesvol te zijn in de nieuwe functie.
Waarschijnlijk moet je veel van deze zaken vóór de eerste werkdag gereed hebben, terwijl andere kunnen wachten, afhankelijk van je plannen voor de introductie en onboarding.
Welke hulpmiddelen moet ik voor een nieuwe werknemer voorbereiden?
Hieronder volgt een voorbeeldlijst van werkmiddelen en hulpmiddelen die je mogelijk moet voorbereiden, afhankelijk van de werkplek van het nieuwe teamlid (op afstand vanuit huis of op kantoor), van diens werkzaamheden en van wat je mogelijk al hebt verstrekt in het welkomstpakket voor nieuwe werknemers.
- Werkplek - kantoor, werkcabine of gedeelde werkruimte; bureau en stoel (overweeg een zit-stabureau); archiefkast; kantoorbenodigdheden en schrijfwaren.
- Computerapparatuur - laptop, desktopcomputer en/of tablet; monitor(en); dockingstation; muis en toetsenbord.
- Communicatie - mobiele telefoon; vaste telefoon; apparatuur voor videoconferenties.
- Netwerktoegang - gedeelde netwerkschijven; bedrijfsintranet; e-mailadres; toegang tot e-maillijsten; externe netwerktoegang.
- Softwarelicenties - kantoorproductiviteit; projectbeheer; R&D-toepassingen.
- Toegang tot kantoor / faciliteiten - sleutelkaart of toegangshanger; alarmcodes van het gebouw; identiteitsbadge.
- Reismiddelen - visitekaartjes; kits voor productdemonstraties; kleding met bedrijfslogo.
- Uitnodigingen voor profielinstellingen - (e-mail, Slack-account, werknemersportaal, HRIS.)
Praktisch advies
Je kunt deze volledige checklist met je nieuwe teamlid op de eerste dag doornemen, maar dat kan al snel overweldigend worden.
Het is beter om de punten te behandelen wanneer dat nodig is en managers en mensen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van bepaalde hulpmiddelen of platforms erbij te betrekken naarmate de werknemer meer betrokken raakt.
7. Stel de agenda voor het introductieprogramma op
Je introductieprogramma, dat deel uitmaakt van een veel langer onboardingproces, duurt waarschijnlijk ongeveer een week, maar kan tot een maand duren.
Het opstellen van een introductieagenda voor nieuwe werknemers dient als checklist op zich, zodat er niets wordt gemist tijdens de eerste dagen en weken van de onboarding van de werknemer.
Wat zijn enkele typische activiteiten binnen een introductieprogramma?
Bekijk het introductieprogramma alsof je een toren bouwt: je begint met het leggen van een sterke basis waarop je voortdurend nieuwe kennis kunt stapelen.
De eerste dagen van het nieuwe teamlid kunnen bijvoorbeeld enkele van de volgende activiteiten omvatten:
Voordelen
Je introductieprogramma is een geweldige gelegenheid om een gestructureerd gesprek te voeren over rollen, bedrijfscultuur en verwachtingen. Deze uitgebreide introductie versterkt de vroege betrokkenheid en legt de basis voor langdurige werktevredenheid en productiviteit.
Praktische tip
Richt je op het creëren van een boeiende en informatieve ervaring. Verwerk elementen van plezier en warmte om nieuwe medewerkers zich oprecht welkom en gewaardeerd te laten voelen en zorg ervoor dat het programma aanpasbaar is en regelmatig wordt bijgewerkt op basis van feedback.
De basis leggen voor de werknemerservaring
Een zorgvuldig opgezet proces ter voorbereiding op de indiensttreding legt de basis voor een positieve werknemerservaring door:
- Duidelijke communicatie bieden: Door gedetailleerde informatie over de bedrijfscultuur, waarden en verwachtingen te geven, voelen nieuwe medewerkers zich geïnformeerd en gewaardeerd.
- Vroege betrokkenheid faciliteren: Door interactie met toekomstige collega's en deelname aan bedrijfsevenementen vóór de startdatum aan te moedigen, ontstaat een gevoel van verbondenheid.
- Ondersteunende hulpmiddelen aanbieden: Toegang bieden tot hulpmiddelen zoals veelgestelde vragen, organigrammen en rolspecifieke informatie kan de zorgen over de eerste werkdag verminderen.
Gebruik voorbereiding vóór indiensttreding om productiviteit en behoud te stimuleren
Naar schatting vindt 20% van het personeelsverloop plaats in de eerste 45 dagen. Een effectieve voorbereiding vóór indiensttreding helpt mensen zich in te werken en het gevoel te krijgen dat ze de juiste beslissing hebben genomen, waardoor behoud en productiviteit toenemen.
Let er echter op dat je mensen niet te veel belast. Je programma ter voorbereiding op de indiensttreding mag niet neerkomen op onbetaald werk.
Het helpt iemand juist om zich voor te bereiden op de introductieweek en enthousiast te worden over de functie.
De sleutel is om hen alles te geven wat ze zouden moeten weten, maar niet durven of vergeten te vragen tijdens een introductieproces, en hen te helpen rustig te wennen en die zorgen te verminderen.
Belangrijkste punten
- De voorbereiding vóór indiensttreding maakt deel uit van je inwerkproces en vindt plaats nadat iemand een aanbod heeft aanvaard en vóór de eerste werkdag
- De voorbereiding vóór indiensttreding is bedoeld om de nieuwe medewerker te helpen zich voor te bereiden op de eerste werkdag en enthousiast te worden over de functie en je organisatie
- Een effectieve voorbereiding vóór indiensttreding helpt nieuwe medewerkers sneller productief te worden en stimuleert het behoud van medewerkers.
