Een strategisch wervingsplan opstellen: een gids van een expert

Als ervaren veteraan van talloze planningscycli voor personeelswerving neem ik je hier mee in waarom en hoe je een efficiënt, duurzaam personeelsplan opstelt.

Wat is een personeelsplan?

Een personeelsplan is een strategisch document of proces waarin de personeelsbehoeften van een organisatie gedurende een bepaalde periode worden beschreven. Het omvat het voorspellen van de toekomstige personeelsbehoeften van de organisatie op basis van factoren zoals groeiverwachtingen, veranderingen in de bedrijfsstrategie, personeelsverloop en lacunes in vaardigheden binnen het huidige personeelsbestand.

Vaak wordt een personeelsplan eerder als een operationeel plan dan als een strategisch plan beschouwd. Dat komt doordat het altijd gericht moet zijn op uitvoering binnen een specifiek wervingsbudget, tijdsbestek en beschikbare middelen, en het minder waarschijnlijk is dat het een uitgebreide analyse bevat.

Waarom een personeelsplan opstellen?

Het opstellen van een personeelsplan is om verschillende redenen belangrijk:

Strategische afstemming

Een personeelsplan zorgt ervoor dat de personeelsbehoeften van je organisatie zijn afgestemd op de algemene strategische doelstellingen.

Door toekomstige personeelsbehoeften te voorspellen, helpt het plan ervoor te zorgen dat de juiste mensen beschikbaar zijn om de doelstellingen en initiatieven van de organisatie te ondersteunen.

Efficiëntie bij werving

Zonder een personeelsplan kunnen organisaties te maken krijgen met inefficiëntie en hogere kosten als gevolg van overhaaste of reactieve wervingsprocessen.

Een goed gedefinieerd plan helpt middelen effectief toe te wijzen en onnodige uitgaven aan werving en inwerken te beperken, wat leidt tot een betere ervaring voor kandidaten. Het helpt ook verkeerde aanwervingen en te veel aanwervingen te voorkomen.

Diversiteit van het personeelsbestand

Door initiatieven voor diversiteit en inclusie op te nemen in het personeelsplan, kunnen organisaties een gevarieerdere groep kandidaten aantrekken en een inclusieve cultuur binnen het personeelsbestand bevorderen. Dit kan leiden tot betere besluitvorming, meer innovatie en een hogere medewerkerstevredenheid.

Behoud van medewerkers

Een goed uitgevoerd personeelsplan houdt niet alleen rekening met het werven van nieuwe medewerkers, maar ook met hun succes op lange termijn en hun behoud binnen de organisatie.

Het helpt bijvoorbeeld om rollen en verantwoordelijkheden te definiëren en gesprekken over interne mobiliteit en ontwikkeling op gang te brengen.

Over het geheel genomen helpt een personeelsplan een routekaart te bieden voor effectieve werving en management van talent, zodat organisaties een deskundig en gemotiveerd personeelsbestand kunnen opbouwen en behouden dat succes stimuleert.

Wie moet erbij betrokken worden?

Personeelsplanning is een samenwerkingsproces tussen recruitment-, wervings- en leidinggevende teams:

• Wervingsmanager: Geeft inzicht in de vaardigheden en kwalificaties die voor de functie nodig zijn.
• Personeelszaken: Beheert het planningsproces en brengt het plan in de praktijk.
• Afdelingshoofden: Geven hun visie op de manier waarop de nieuwe medewerkers met verschillende teams zullen samenwerken en welke competenties nodig zijn.
• Teamleden: Verzamelen feedback van teamleden over wat volgens hen nodig is.
• Hoger management: Het kan nodig zijn dat leidinggevenden worden betrokken, vooral bij strategische functies of functies op hoog niveau, om ervoor te zorgen dat er overeenstemming is met de doelstellingen en visie van het bedrijf.
• Financiële afdeling: Zorgt ervoor dat het personeelsplan aansluit bij het budget en de financiële planning van de organisatie.

Als je een stroomdiagram voor het wervingsproces maakt, kan een swimlane-aanpak je helpen rekening te houden met de verantwoordelijkheden van elke afdeling.

Het proces voor personeelsplanning

Het procesverloop van de wervingsstrategie ziet er ongeveer als volgt uit:

1. Bedrijfs- en teamdoelen definiëren om ervoor te zorgen dat wervingsprioriteiten zijn afgestemd op strategische doelen.
2. Specifieke vaardigheidsbehoeften en -lacunes beoordelen. Vaak is de eenvoudigste manier om je behoeften vast te stellen het uitvoeren van een analyse van vaardigheidslacunes. Daarnaast helpt het maken van een organisatieschema bij het nieuwe wervingsplan om rapportagelijnen en werkrelaties visueel weer te geven.
3. Beoordelen of de vaardigheidslacune door coaching binnen het huidige team kan worden opgelost. Zo niet: creëer de functies.
4. Werk samen met HR/talentwerving om functieomschrijvingen op te stellen
5. Werk samen met andere teamleiders om je ideeën over het aannemen van deze persoon te bespreken, zodat er geen overlap ontstaat.
6. Maak een plan voor wanneer je iemand moet aannemen en hoe je nieuwe medewerkers aanneemt.

Mijn aanpak hiervoor is om met elke leidinggevende in het bedrijf een sessie over personeelsplanning voor de komende 12 maanden te houden (dit kan ook korter zijn), waarin we zaken als een analyse van vaardigheidslacunes en het creëren van functies doornemen.

Tijdens dat proces stel ik vragen die ons op het gebied van personeelsplanning brengen. Ik probeer inzicht te krijgen in de huidige behoeften op het gebied van bedrijfsprestaties en denk vervolgens na over de vraag of eventuele vaardigheidslacunes door coaching binnen het huidige team kunnen worden opgelost.

Daarna is het belangrijk om de personeelsbehoefte van alle verschillende leidinggevenden samen te voegen (inclusief de functieomschrijvingen) en te bepalen waar sommige teams mogelijk dezelfde functies proberen in te vullen. 

Dit moet je in de volgende teams in de gaten houden:

• Verkoop <> Marketing
• Techniek <> Product <> IT <> Data
• Financiën <> Bedrijfsvoering <> Data
• HR <> Financiën
• Financiën <> Inkoop (als dit niet al onder financiën valt).

Ik moest bijvoorbeeld ooit ingrijpen toen Financiën iemand wilde aannemen om leiding te geven aan inkoop, terwijl het supplychainteam al op zoek was naar iemand om leiding te geven aan inkoop!

Vaak ontstaan deze situaties doordat het ene team het gevoel heeft dat het niet genoeg informatie of capaciteit van een ander team krijgt en denkt dat het aannemen van iemand om de kloof te overbruggen en de verantwoordelijkheid over te nemen zal helpen (maar dat doet het nooit).

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vragen die je moet stellen bij het maken van een wervingsplan

Door de juiste vragen te stellen, wordt je wervingsplan strategischer en duurzamer.

De meeste lijnmanagers zouden de volgende vragen moeten kunnen beantwoorden op een manier die jou en hen helpt de belangrijkste aspecten van hun wervingsbehoeften en de reikwijdte en urgentie van een functie te begrijpen. Of je nu een assistent wilt aannemen of een meer gespecialiseerde functie wilt invullen, deze vragen bieden cruciale duidelijkheid.

V: Welke middelen en welk budget heb je (als je die hebt)?

Laten we eerlijk zijn: dit is hier in grote mate de doorslaggevende factor. Als je de volledige checklist doorloopt en ontdekt dat je met het beschikbare budget niet de persoon kunt vinden die je nodig hebt, kun je met de antwoorden hieronder teruggaan naar Financiën/C-levelmanagement om dit te bespreken.

Als je geen budget hebt, houd dan rekening met de kosten, zodat je Financiën kunt adviseren. Mogelijk moet je concessies doen op het gebied van bepaalde vaardigheden of senioriteit om binnen een kleiner budget te passen.

V: Wat gaat deze persoon hier doen? Welke specifieke resultaten verwachten we van deze functie in de eerste 6 maanden/12 maanden/langer?

Ik raad aan om specifieke resultaten te bespreken, zodat er een duidelijke focus ligt op de reden waarom deze persoon nodig is. Zo voorkom je dat je alleen voor vaardigheden werft (d.w.z. “Het zou fijn zijn als deze persoon deze vaardigheden in het team had”—maar wat moet die persoon dan doen?).

V. Met wie zullen ze intern het meest samenwerken? Hebben we hun inbreng nodig tijdens het wervingsproces of bij het opstellen van de functieomschrijving?

Er zijn tegenwoordig maar weinig functies waarbij niet over verschillende afdelingen heen wordt samengewerkt binnen het bedrijf. Externe meningen kunnen de functie verbreden of juist afbakenen, maar in beide gevallen wordt de functie er beter passend door.

Als Finance bijvoorbeeld iemand voor Data wil aannemen, wat krijgt het huidige Data-team dan niet voor hen geregeld?

V. Is er overlap tussen de persoon in deze functie en iemand anders binnen het bedrijf? Zo ja, in welke mate is er overlap en welke verschillen maken deze functie noodzakelijk?

Als we doorgaan met het bovenstaande voorbeeld: als Finance iemand voor Data aanneemt, zullen ze met het Data-team moeten samenwerken. Maar is het gepast om zoveel overlap te hebben, of heeft het Data-team voldoende capaciteit om Finance de benodigde informatie te verstrekken? Of moet het Data-team die persoon gewoon aannemen om de rapportagelijnen duidelijk te houden?

V. Welke ervaring en/of vaardigheden heeft de beste kandidaat nodig om succesvol te zijn in de functie?

Zo krijgen jij en de wervingsmanager een idee van waar jullie naar op zoek zijn. Idealiter zijn er criteria die een “must-have” zijn en criteria die “mooi meegenomen” zijn. 

Dit zou de noodzaak van de functie verder moeten bevestigen en je aan het denken moeten zetten over de urgentie. Voorkom dat je te vaag blijft; als je bijvoorbeeld alleen kunt bedenken dat iemand goed moet zijn in communicatie en zelfmotivatie, moet je misschien teruggaan naar de beoogde resultaten. Natuurlijk vormt het ook een belemmering als je te veel voorschrijft.

(Ik ga hier uitgebreider op in in mijn artikel over het vinden van kandidaten).

V. Wanneer is de functie nodig—gisteren, over 3 maanden of over 6 maanden?

Hier beginnen we na te denken over de urgentie van de functie. Dit helpt jou en het team voor talentwerving om te plannen wanneer een functie moet worden gepubliceerd, hoe urgent deze is en hoeveel middelen er nu aan moeten worden besteed.

V. Wat gebeurt er als we de persoon over 6 maanden nog niet hebben aangenomen?

Dit is meer een mentale oefening om over de urgentie na te denken. Het is makkelijk om te zeggen “Nou, dan halen we onze doelstellingen niet” en het daarbij te laten. 

Neem de tijd om na te denken over wat er gebeurt als je deze medewerker niet hebt, terwijl de eisen die aan je team worden gesteld hetzelfde blijven. Zo krijg je echt inzicht in de urgentie van de functie.

In mijn loopbaan heeft slechts één manager ooit tegen me gezegd: “Hé Mariya, mijn functie is niet urgent, maar ik wilde je alvast laten weten dat ik deze medewerker over 6 maanden nodig heb en dat het een lastige functie wordt, dus laten we hem nu al publiceren.” Ik kreeg er tranen van in mijn ogen—doe het ook zo!

V. Wie kan of zal deze taak in de tussentijd op zich nemen?

Ook dit helpt om de urgentie van de functie te beoordelen en zet de lijnmanager aan het denken over het creëren van een uitdagend doel voor iemand binnen de organisatie of over het opnemen ervan in diens ontwikkelingsplan. 

Ik heb vaak meegemaakt dat werving de eerste oplossing is, maar dat we bij deze vraag ontdekken dat er al veel onderbenutte mensen in het team zijn.

V. Wat is het carrièrepad (als dat er is)?

Elke manager zou hierover moeten nadenken wanneer die iemand wil aannemen. Soms is het antwoord dat er geen carrièrepad is, omdat het al om een zeer senior functie gaat (bijvoorbeeld wanneer je iemand voor een functie op C-niveau wilt aannemen). 

In andere gevallen komt dat echter doordat het bedrijf deze persoon, wanneer het de situatie zorgvuldig bekijkt, slechts voor een bepaalde periode nodig heeft. Als dat zo is, is het de moeite waard om te vragen of een opdrachtnemer beter is dan een werknemer die na afloop van het project niets te doen heeft.

V. Heb je nu tijd om te werven, en wanneer zul je daar tijd voor hebben?

Werving zou een behoorlijk deel van de wekelijkse agenda in beslag moeten nemen en hoe urgenter de functie, hoe meer tijd iemand bereid zou moeten zijn te besteden aan het wervingsproces.

Een vacature plaatsen, het sollicitantvolgsysteem controleren, berichten op sociale media plaatsen, cv's screenen en sollicitatiegesprekken voeren kosten allemaal tijd. 

Andere zaken waarvoor mensen volgens mij vaak vergeten tijd in te calculeren, zijn het geven van goede feedback op sollicitatiegesprekken (topkandidaten hebben goede feedback nodig), antecedentenonderzoeken en inwerken.

Gesprekken die ik vaak voer met wervingsmanagers die teams snel willen opschalen, draaien om de vraag of hun team de capaciteit heeft om een goed inwerkproces voor alle nieuwe medewerkers uit te voeren. Als capaciteit een probleem is, kun je overwegen een softwaretool voor inwerken te gebruiken om processen te stroomlijnen.

V. Hoe zit het met de bedrijfscultuur?

Merk op dat ik het hierboven nergens heb over "een goede match met de bedrijfscultuur”. Dat komt doordat ik er sterk van overtuigd ben dat dit in deze fase erg beperkend kan zijn en een bron van vooroordelen kan vormen.

Richt je op zaken als gedrag, vaardigheden en ervaring die passen bij de ideale kandidaat. Zo voorkom je dat al je nieuwe medewerkers eruitzien alsof ze uit dezelfde mal komen.

Ga met de antwoorden op deze vragen terug naar je leidinggevende of het leiderschapsteam en bespreek het wervingsplan.

Als je een toegewijd wervingsteam of een specifieke personeelsbron hebt, wees er dan op voorbereid om de urgentie van jouw functie te beargumenteren tegenover andere teams met functies die even urgent of urgenter zijn. 

De antwoorden op bovenstaande vragen hebben bovendien het voordeel dat ze zowel het selectieproces als de uiteindelijke aanwervingsbeslissing sturen, waardoor ze een dubbele functie vervullen!

Checklist voor wervingsplanning

De meeste bedrijven werken met een jaarlijks of halfjaarlijks strategisch wervingsplan. Daarom volgt hier een checklist van wat je moet controleren en plannen voordat de geplande wervingsperiode begint.

• Een algemeen wervingsplan voor het bedrijf
• Ruimte voor elk team om gedurende de periode mensen aan te nemen voor de verschillende functies die zij hebben
• Je hebt bij belanghebbenden uit verschillende afdelingen geverifieerd welke functie je toevoegt
• Je hebt alle vragen in het bovenstaande gedeelte beantwoord
• Je bent begonnen met het opstellen van functieomschrijvingen met HR/talentmanagement
• Je bent begonnen na te denken over hoe je deze persoon wilt aannemen (hoe je medewerkers vindt, de sollicitatievragen of de taken in het wervingsproces)
• Zodra je de vacature hebt geplaatst en bent begonnen met werven voor de functie, begin je na te denken over hoe de volgende versie van je team eruitziet voor de volgende ronde.

De tijd nemen om werving goed te plannen werpt zijn vruchten af

Een wervingsplan kost tijd. Het kan arbeidsintensief zijn en je laten nadenken over zaken waar je nog geen pasklaar antwoord op hebt. 

Dat zou je er echter niet van moeten weerhouden het proces te doorlopen en wat dieper op de planning in te gaan, zodat deze duurzamer en nauwkeuriger wordt.

Net op tijd, terwijl ik dit artikel aan het schrijven was, nam een vriend contact met me op met het volgende verhaal. 

Mijn vriend was in gesprek met een bedrijf dat zijn vaardigheden waardeerde, maar in de loop van bijna 9 maanden bleef veranderen voor welke functies mijn vriend in aanmerking kwam. 

Dit is zonde van ieders tijd en waarschijnlijk een teken dat ze geen plan hadden toen ze met mijn vriend in gesprek gingen. 

Het doet me denken dat ze zijn ervaring zagen en in de val trapten van: “We zouden graag iemand met die ervaring aan boord hebben”, zonder te weten wat ze met hem zouden doen.

Uiteindelijk trokken ze zich abrupt terug uit het proces, waardoor ieders tijd werd verspild en er een bittere nasmaak achterbleef.

Ik zou je graag vertellen dat dit een eenmalig voorbeeld is van een bijzonder slechte kandidaatervaring, maar dat is niet zo. Het lijkt de norm te zijn in deze omgeving waarin we eerst mensen aannemen en pas later vragen stellen. 

Ik heb zelf deel uitgemaakt van dergelijke opschalingsinspanningen—teams die in een jaar tijd zelfs verdubbelden of verdrievoudigden—maar ik heb in die gesprekken altijd geprobeerd de kritische stem te zijn. 

Dit heeft de teams waarmee ik heb gewerkt geholpen om een duidelijker doel voor ogen te hebben, zodat ze op hun beurt de juiste kandidaten de beste kandidaatervaring kunnen bieden en een sterk werkgeversmerk kunnen behouden.

Wervingsdoelen moet je net als alle andere doelen behandelen—elke minuut die je besteedt aan plannen voordat je als een gek uitvoert, bespaart je minstens een paar minuten die je anders kwijt zou zijn aan terugkrabbelen en verspillen.

Ik zeg niet dat dit betekent dat je mensen nooit overbodig zult maken, maar het is altijd goed om jezelf van tijd tot tijd vragen te stellen om te controleren of je op de juiste weg bent.

Voor jou kunnen aannemen en ontslaan uiteindelijk misschien op cijfers of posten lijken, maar voor mensen is dit hun levensonderhoud.

Op de hoogte blijven van werving

Als je op de hoogte wilt blijven van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van werving, zijn er een paar dingen die je kunt doen.

Een daarvan is overwegen om een wervingscursus te volgen die je helpt om alle nieuwste technologie en marktbehoeften in perspectief te plaatsen met betrekking tot je bedrijf.

De andere is je abonneren op de nieuwsbrief van People Managing People. We werken er voortdurend aan om de vinger aan de pols te houden van wat er gebeurt op het gebied van werving en delen inzichten die we opdoen tijdens paneldiscussies en interviews met experts, en je kunt dit allemaal rechtstreeks in je inbox ontvangen!