Een strategisch wervingsplan opstellen: een gids van een expert

Mariya Hristova

on Sep 10, 2026

Naar schatting bedragen de kosten van een slechte aanwerving ongeveer $17,000 (en ik zou zeggen dat dat een voorzichtige schatting is als je rekening houdt met de kosten van gemiste kansen).

Dit is een van de redenen waarom een goede personeelsplanning voor aanwervingen ongelooflijk belangrijk is.

Of het nu jaarlijks, halfjaarlijks of per kwartaal gebeurt: alle teamleiders samenbrengen om te bespreken en te begrijpen hoe elk team zal groeien en zich zal ontwikkelen, is essentieel voor duurzame groei.

Als ervaren rot die al heel wat planningscycli voor aanwervingen heeft meegemaakt, leg ik je hier uit waarom en hoe je een efficiënt, duurzaam aanwervingsplan opstelt.

Wat is een aanwervingsplan?

Een aanwervingsplan is een strategisch document of proces waarin de aanwervingsbehoeften van een organisatie voor een bepaalde periode worden uiteengezet. Het omvat het voorspellen van de toekomstige personeelsbehoeften van de organisatie op basis van factoren zoals groeiprognoses, veranderingen in de bedrijfsstrategie, personeelsverloop en vaardigheidstekorten binnen het huidige personeelsbestand.

Vaak wordt een aanwervingsplan eerder als een operationeel plan dan als een strategisch plan beschouwd. Dat komt doordat het altijd gericht moet zijn op uitvoering binnen een specifiek aanwervingsbudget, tijdsbestek en de beschikbare middelen, en het minder waarschijnlijk is dat het een uitgebreide analyse bevat.

Waarom een aanwervingsplan opstellen?

Het opstellen van een aanwervingsplan is om verschillende redenen belangrijk:

Strategische afstemming

Een aanwervingsplan zorgt ervoor dat de personeelsbehoeften van je organisatie afgestemd zijn op de algemene strategische doelstellingen.

Door toekomstige personeelsbehoeften te voorspellen, helpt het plan ervoor te zorgen dat de juiste medewerkers aanwezig zijn om de doelstellingen en initiatieven van de organisatie te ondersteunen.

Efficiënt aanwerven

Zonder aanwervingsplan kunnen organisaties te maken krijgen met inefficiëntie en hogere kosten als gevolg van overhaaste of reactieve aanwervingsprocessen.

Een goed uitgewerkt plan helpt om middelen effectief toe te wijzen en onnodige uitgaven aan werving en indiensttreding tot een minimum te beperken, wat leidt tot een betere kandidaatervaring. Het helpt ook om verkeerde aanwervingen en te veel aanwervingen te voorkomen.

Diversiteit op de werkvloer

Door initiatieven rond diversiteit en inclusie op te nemen in het aanwervingsplan, kunnen organisaties een diversere groep kandidaten aantrekken en een inclusieve cultuur binnen het personeelsbestand bevorderen. Dit kan leiden tot betere besluitvorming, meer innovatie en een hogere medewerkerstevredenheid.

Medewerkers behouden

Een goed uitgevoerd aanwervingsplan houdt niet alleen rekening met het werven van nieuwe medewerkers, maar ook met hun succes op lange termijn en hun behoud binnen de organisatie.

Het helpt bijvoorbeeld om rollen en verantwoordelijkheden te definiëren en gesprekken over interne mobiliteit en ontwikkeling op gang te brengen.

Over het algemeen helpt een aanwervingsplan bij het bieden van een routekaart voor effectieve talentwerving en -beheer, zodat organisaties een bekwaam en gemotiveerd personeelsbestand kunnen opbouwen en behouden dat succes stimuleert.

Wie moet erbij betrokken worden?

De planning van aanwervingen is een samenwerkingsproces tussen wervings- en aanwervingsteams en het management:

Aanwervingsmanager: geeft inzicht in de vaardigheden en kwalificaties die voor de functie nodig zijn.
Humanresourcesafdeling: beheert het planningsproces en brengt het plan in de praktijk.
Afdelingshoofden: geven hun perspectief op de manier waarop nieuwe medewerkers met verschillende teams zullen samenwerken en welke competenties nodig zijn.
Teamleden: verzamelen feedback van teamleden over wat volgens hen nodig is.
Hoger management: leidinggevenden moeten mogelijk betrokken worden, vooral bij strategische functies of functies op hoog niveau, om de afstemming met de doelstellingen en visie van het bedrijf te waarborgen.
Financiële afdeling: zorgt ervoor dat het aanwervingsplan aansluit bij het budget en de financiële planning van de organisatie.

Als je een stroomdiagram van het wervingsproces maakt, kan een aanpak met zwembanen je helpen rekening te houden met de verantwoordelijkheden van elke afdeling.

Het planningsproces voor aanwervingen

Het proces van de aanwervingsstrategie verloopt ongeveer als volgt:

Bedrijfs- en teamdoelen definiëren om ervoor te zorgen dat de wervingsprioriteiten aansluiten op de strategische doelen.
Specifieke vaardighedenbehoeften en -tekorten beoordelen. Vaak is de eenvoudigste manier om je behoeften vast te stellen het uitvoeren van een analyse van vaardigheidstekorten. Daarnaast helpt het maken van een organisatieschema bij het nieuwe wervingsplan om rapportagelijnen en werkrelaties inzichtelijk te maken.
Beoordelen of het vaardigheidstekort bij te sturen is voor het huidige team. Zo niet: creëer de functies.
Samenwerken met HR/Talent Acquisition om functieomschrijvingen te maken
Samenwerken met andere teamleiders om je ideeën voor het aannemen van deze persoon te bespreken, zodat er geen overlap ontstaat.
Een plan maken voor wanneer je iemand moet aannemen en hoe je nieuwe medewerkers aanneemt.

Mijn aanpak bestaat uit het organiseren van een wervingsplanningssessie met elke leider binnen het bedrijf voor de komende 12 maanden (of eventueel een kortere periode), waarin we zaken als een analyse van vaardigheidstekorten en het creëren van functies doornemen.

Gedurende dat proces stel ik vragen die ons op het terrein van personeelsplanning brengen. Ik probeer inzicht te krijgen in de huidige behoeften van de bedrijfsprestaties en denk vervolgens na over de vraag of eventuele vaardigheidstekorten bij te sturen zijn voor het huidige team.

Daarna is het belangrijk om de personeelsbehoefte van alle verschillende leiders samen te voegen (inclusief de functieomschrijvingen) en te bepalen waar sommige teams mogelijk mensen voor dezelfde functies aannemen.

Dit is iets om bij de volgende teams in de gaten te houden:

Verkoop <> Marketing
Techniek <> Product <> IT <> Gegevens
Financiën <> Bedrijfsvoering <> Gegevens
HR <> Financiën
Financiën <> Inkoop (als dit niet al onderdeel is van financiën).

Zo moest ik ooit ingrijpen toen Financiën iemand wilde aannemen om leiding te geven aan inkoop, terwijl het supplychainteam al op zoek was naar iemand om de inkoopafdeling te leiden!

Vaak ontstaan deze situaties doordat het ene team het gevoel heeft dat het niet genoeg informatie of capaciteit van een ander team krijgt en denkt dat het aannemen van iemand die de kloof overbrugt en de verantwoordelijkheid overneemt zal helpen (maar dat doet het nooit).

Vragen die je moet stellen bij het maken van een wervingsplan

Door de juiste vragen te stellen, wordt je wervingsplan strategischer en duurzamer.

De meeste lijnmanagers zouden de volgende vragen moeten kunnen beantwoorden op een manier die jou en hen helpt de belangrijkste aspecten van hun wervingsbehoeften en de reikwijdte en urgentie van een functie te begrijpen. Of je nu een assistent wilt aannemen of een meer gespecialiseerde functie wilt invullen, deze vragen bieden cruciale duidelijkheid.

Vraag: Over welke middelen en welk budget beschik je (als je die hebt)?

Laten we eerlijk zijn: dit is hier in hoge mate de doorslaggevende factor. Als je de volledige checklist doorloopt en ontdekt dat je met het beschikbare budget niet de persoon kunt vinden die je nodig hebt, kun je met de antwoorden hieronder teruggaan naar Financiën/de leidinggevenden op C-niveau om dit te bespreken.

Als je geen budget hebt, houd dan rekening met de kosten, zodat je Financiën kunt adviseren. Mogelijk moet je concessies doen op het gebied van bepaalde vaardigheden of senioriteit om binnen een kleiner budget te blijven.

Vraag: Wat gaat deze persoon hier doen? Welke specifieke resultaten verwachten we van deze functie in de eerste 6 maanden/12 maanden/langer?

Ik raad aan om specifieke resultaten te bespreken, zodat er een scherpe focus ligt op waarom deze persoon nodig is. Zo voorkom je dat je alleen op vaardigheden werft (oftewel: “Het zou mooi zijn om de vaardigheden van deze persoon in het team te hebben”—maar wat gaat diegene doen?).

Vraag: Met wie zullen zij intern het meest samenwerken? Hebben we hun inbreng nodig tijdens het wervingsproces of bij het opstellen van de functieomschrijving?

Er zijn tegenwoordig maar weinig functies die geen samenwerking met verschillende afdelingen binnen het bedrijf vereisen. Externe meningen kunnen de functie breder of smaller maken, maar in beide gevallen wordt de functie er beter passend door.

Als Financiën bijvoorbeeld iemand voor Data wil aannemen, waarin voorziet het huidige Datateam dan niet voor hen?

V. Is er overlap tussen de persoon in deze functie en iemand anders binnen het bedrijf? Zo ja, in welke mate is er overlap en wat zijn de verschillen die deze functie noodzakelijk maken?

Voortbordurend op het bovenstaande voorbeeld: als Financiën iemand voor Data aanneemt, zullen ze met het Datateam moeten samenwerken. Maar is het gepast om zoveel overlap te hebben, of heeft het Datateam voldoende capaciteit om Financiën de benodigde informatie te verstrekken? Of moet het Datateam de persoon gewoon aannemen om de rapportagelijnen duidelijk te houden?

V. Welke ervaring en/of vaardigheden heeft de beste kandidaat nodig om succesvol te zijn in de functie?

Dit zorgt ervoor dat jij en de leidinggevende die de persoon aanneemt enig idee hebben van wat jullie zoeken. Idealiter zijn er enkele criteria die absoluut noodzakelijk zijn en enkele die “mooi meegenomen zijn”.

Dit onderstreept de noodzaak van de functie verder en zet je aan het denken over de urgentie. Je moet voorkomen dat je te vaag blijft; als je bijvoorbeeld alleen kunt bedenken dat je mensen zoekt die goed zijn in communicatie en zelfmotivatie, moet je misschien teruggaan naar de resultaten. Natuurlijk vormt het ook een belemmering als je te veel voorschrijft.

(Ik ga hier uitgebreider op in in mijn artikel over het vinden van kandidaten).

V. Wanneer is de functie nodig: gisteren, over 3 maanden of over 6 maanden?

Hier beginnen we na te denken over de urgentie van de functie. Dit helpt jou en het team voor talentwerving om te plannen wanneer een functie moet worden gepubliceerd, hoe urgent deze is en hoeveel middelen er nu aan moeten worden besteed.

V. Wat gebeurt er als we de persoon niet binnen 6 maanden aannemen?

Dit is meer een mentale oefening om over de urgentie na te denken. Het is gemakkelijk om te zeggen “Nou, dan behalen we onze doelstellingen niet” en deze vraag daarmee af te handelen.

Neem de tijd om na te denken over wat er gebeurt als je deze medewerker niet hebt, maar de eisen aan je team hetzelfde blijven. Zo krijg je echt zicht op de urgentie van de functie.

In mijn loopbaan heeft slechts één manager ooit tegen me gezegd: “Hé Mariya, mijn functie is niet urgent, maar ik wilde je alvast laten weten dat ik deze medewerker over 6 maanden nodig heb en dat het een lastige functie zal zijn, dus laten we deze nu al publiceren.” Ik kreeg er tranen van in mijn ogen—doe het ook zo!

V. Wie kan of zal deze verantwoordelijkheid in de tussentijd op zich nemen?

Ook dit helpt om de urgentie van de functie te beoordelen en zet de lijnmanager aan het denken over het creëren van een uitdagend doel voor iemand intern of over het opnemen ervan in diens ontwikkelingsplan.

Ik heb vaak meegemaakt dat aannemen de eerste oplossing is waar men naar grijpt, maar zodra we bij deze vraag komen, ontdekken we dat er al veel onderbenutte mensen in het team zijn.

V. Wat is het carrièrepad, als dat er is?

Dit is iets waar elke manager over moet nadenken wanneer die iemand wil aannemen. Soms is het antwoord dat er geen carrièrepad is, omdat het al om een zeer senior functie gaat (bijvoorbeeld wanneer je iemand voor een functie op C-niveau wilt aannemen).

In andere gevallen komt dat doordat het bedrijf deze persoon, wanneer het er goed naar kijkt, slechts voor een bepaalde periode nodig heeft. Als dat zo is, is het de moeite waard om te vragen of een opdrachtnemer beter is dan een werknemer die na het project niets te doen heeft.

V. Heb je nu tijd om iemand aan te nemen, of wanneer heb je die tijd?

Aannemen moet een aanzienlijk deel van de wekelijkse agenda in beslag nemen en hoe urgenter de functie, hoe meer tijd iemand bereid moet zijn te besteden aan het wervingsproces.

Een vacature plaatsen, het volgsysteem voor sollicitanten controleren, berichten op sociale media plaatsen, cv's screenen en sollicitatiegesprekken voeren kosten allemaal tijd.

Andere zaken waarvoor mensen volgens mij vaak vergeten tijd in te plannen, zijn het geven van goede feedback na sollicitatiegesprekken (topkandidaten hebben goede feedback nodig), antecedentenonderzoek en onboarding.

Gesprekken die ik vaak voer met leidinggevenden die teams snel willen uitbreiden, gaan over de vraag of hun team de capaciteit heeft om een goed onboardingproces voor alle nieuwe medewerkers uit te voeren. Als capaciteit een probleem vormt, kun je overwegen een softwaretool voor onboarding te gebruiken om processen te stroomlijnen.

V. Hoe zit het met de bedrijfscultuur?

Merk op dat ik het hierboven nergens heb over een "fit met de bedrijfscultuur”. Dat komt doordat ik er sterk van overtuigd ben dat dit in deze fase echt beperkend kan zijn en een bron van vooringenomenheid kan vormen.

Richt je op zaken zoals het gedrag, de vaardigheden en de ervaring die passen bij de ideale kandidaat, en je voorkomt dat al je nieuwe medewerkers eruitzien alsof ze uit dezelfde mal komen.

Ga met de antwoorden op deze vragen terug naar je leidinggevende of het management en bespreek het wervingsplan.

Als je een speciaal wervingsteam of een speciale wervingsmedewerker hebt, wees er dan op voorbereid om de urgentie van jouw functie te beargumenteren tegenover andere teams die functies hebben die even urgent of urgenter zijn.

De antwoorden op de bovenstaande vragen hebben ook als voordeel dat ze zowel het selectieproces als de uiteindelijke wervingsbeslissing richting geven, waardoor ze dubbel werk doen!

Checklist voor wervingsplanning

De meeste bedrijven werken met een jaarlijks of halfjaarlijks strategisch wervingsplan. Daarom volgt hier een checklist van wat je moet controleren en plannen tegen de tijd dat de geplande wervingsperiode begint.

Een algemeen wervingsplan voor het bedrijf
Ruimte voor elk team om gedurende de periode mensen te werven voor de verschillende functies die het heeft
Je hebt bij belanghebbenden uit verschillende functies gecontroleerd of zij akkoord zijn met de functie die je toevoegt
Je hebt alle vragen in het bovenstaande gedeelte beantwoord
Je bent begonnen met het opstellen van functieomschrijvingen met HR of Talent
Je bent begonnen na te denken over hoe je deze persoon gaat werven (hoe je medewerkers vindt, de sollicitatievragen of opdrachten in het wervingsproces)
Zodra je de functie hebt gepubliceerd en bent begonnen met werven, begin je na te denken over hoe je team er in de volgende ronde uitziet.

De tijd nemen om werving goed te plannen werpt zijn vruchten af

Een wervingsplan kost tijd. Het kan arbeidsintensief zijn en je laten nadenken over zaken waarop je nog geen pasklaar antwoord hebt.

Dat zou je er echter niet van moeten weerhouden het proces te doorlopen en wat dieper in de planning te duiken om deze duurzamer en nauwkeuriger te maken.

Alsof het precies op het juiste moment kwam, nam een vriend contact met me op terwijl ik dit artikel aan het schrijven was, met het volgende verhaal.

Die vriend was in gesprek met een bedrijf dat diens vaardigheden waardeerde, maar in de loop van bijna 9 maanden bleef veranderen voor welke functies mijn vriend in aanmerking kwam.

Dit is tijdverspilling voor iedereen en waarschijnlijk een aanwijzing dat ze geen plan hadden opgesteld toen ze met mijn vriend in gesprek gingen.

Het doet me denken dat ze diens ervaring zagen en in de val trapten van “We zouden graag iemand met die ervaring aan boord hebben”, zonder te weten wat ze met die persoon zouden doen.

Uiteindelijk trokken ze zich abrupt terug uit het proces, waarmee ze ieders tijd verspilden en een nare nasmaak achterlieten.

Ik zou je graag vertellen dat dit een eenmalig voorbeeld is van een bijzonder slechte kandidaatervaring, maar dat is niet zo. Het lijkt de norm te zijn in deze omgeving waarin we eerst mensen aannemen en pas later vragen stellen.

Ik heb zelf deel uitgemaakt van deze opschalingsinspanningen—teams in één jaar verdubbeld en zelfs verdrievoudigd—maar ik heb in die vergaderingen altijd geprobeerd de kritische stem te zijn.

Dit heeft de teams waarmee ik heb gewerkt geholpen om een duidelijker doel voor ogen te hebben, zodat ze op hun beurt de juiste kandidaten de beste kandidaatervaring kunnen bieden en een sterk werkgeversmerk kunnen behouden.

Wervingsdoelen moeten net als alle andere doelen worden behandeld—elke minuut die je besteedt aan plannen voordat je als een bezetene uitvoert, bespaart je op zijn minst enkele minuten die je anders zou besteden aan terugkrabbelen en verspillen.

Ik zeg niet dat dit betekent dat je nooit mensen boventallig zult verklaren, maar het is altijd verstandig om jezelf van tijd tot tijd vragen te stellen om te controleren of je op de juiste weg bent.

Voor jou kunnen werving en ontslag uiteindelijk op cijfers of regelposten gaan lijken, maar voor mensen gaat het om hun levensonderhoud.

Op de hoogte blijven van ontwikkelingen op het gebied van werving

Als je op de hoogte wilt blijven van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van werving, kun je een aantal dingen doen.

Je kunt bijvoorbeeld overwegen een wervingscursus te volgen die je helpt om de nieuwste technologie en de eisen van de markt in perspectief te blijven zien in relatie tot je bedrijf.

Een andere mogelijkheid is je abonneren op de People Managing People-nieuwsbrief. We werken er voortdurend aan om op de hoogte te blijven van wat er speelt op het gebied van werving en delen inzichten die we opdoen uit panelgesprekken en interviews met experts. Je krijgt dit allemaal rechtstreeks in je inbox!

Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter