Płacenie pracownikom międzynarodowym: kompletny przewodnik

XXI wiek oznacza, że możesz bardzo łatwo sięgać po międzynarodowe talenty.

Jednak nowe terytoria oznaczają nowe przepisy prawa pracy i zwyczaje, które należy poznać i przestrzegać. Skorzystaj z tego przewodnika, aby zrozumieć, jak płacić międzynarodowym pracownikom oraz jakie wyzwania się z tym wiążą.

Jak płacić międzynarodowym pracownikom

Twoje możliwości dotyczące płacenia międzynarodowym pracownikom zależą od tego, jak dużą odpowiedzialność chcesz przejąć za ich zatrudnienie jako całość. 

Ogólnie rzecz biorąc, masz pięć możliwości:

1. Obsługa procesu we własnym zakresie
2. Korzystanie z usług wykonawców
3. Zlecenie obsługi lokalnemu podmiotowi
4. Zlecenie obsługi pracodawcy formalnemu (EOR)
5. Zlecenie obsługi globalnemu dostawcy usług płacowych

1. Obsługa procesu we własnym zakresie

Niektóre organizacje, szczególnie większe, decydują się na wewnętrzne zarządzanie globalną obsługą płac z wykorzystaniem odrębnych podmiotów gospodarczych w każdej jurysdykcji. Oznacza to 1) utworzenie podmiotów gospodarczych w wielu jurysdykcjach oraz 2) zatrudnienie pracowników do obsługi płac.

Zaletą takiego rozwiązania jest pełna kontrola nad procesem płacowym i związanymi z nim doświadczeniami. Chociaż oprogramowanie do globalnej obsługi płac może pomóc, złożoność tego procesu i wymagane zasoby sprawiają, że wiele organizacji wybiera alternatywne metody.

Zalety: Większa kontrola i możliwość dostosowania.
Wady: Złożoność i wymagane zasoby.

2. Korzystanie z usług wykonawców

Inną możliwością jest zatrudnienie wykonawców, których zatrudnienie jest teoretycznie prostsze.

Jedyną kwestią, o której należy pamiętać, jest to, że jeśli lokalne organy prawnie zaklasyfikują wykonawcę jako pracownika, Twoja firma będzie odpowiadać za niezapłacone podatki, zaległe wynagrodzenie i świadczenia. Możesz również otrzymać dodatkowe grzywny.

Zalety: Proste i łatwe rozwiązanie.
Wady: Nadal trzeba uwzględniać lokalne przepisy i regulacje oraz przepisy obowiązujące w kraju macierzystym.

3. Zlecenie obsługi lokalnemu podmiotowi

Inną możliwością jest zlecenie obsługi płac i zadań HR lokalnemu dostawcy usług płacowych, firmie doradztwa HR lub PEO. Zapewnią Ci dostęp do lokalnej wiedzy specjalistycznej i często są bardziej opłacalną metodą niż korzystanie z usług pracodawcy formalnego (EOR). Jedyną kwestią, o której należy pamiętać, jest to, że nadal musisz posiadać podmiot prawny w danym kraju, aby korzystać z tego modelu. 

Zalety: Dostęp do lokalnej wiedzy specjalistycznej, zapewnienie zgodności z przepisami w danym kraju oraz spersonalizowane wsparcie.
Wady: Najpierw nadal trzeba utworzyć lokalny podmiot.

4. Zlecenie obsługi pracodawcy formalnemu 

Zamiast próbować prowadzić globalną obsługę płac we własnym zakresie, wiele organizacji zleca ten proces pracodawcy formalnemu (EOR).

Pracodawca formalny działa jako pracodawca w jurysdykcji, w której chcesz zatrudniać pracowników, i zajmuje się wszystkimi funkcjami administracyjnymi, takimi jak obsługa płac. Będzie posiadać podmiot prawny w wybranej jurysdykcji oraz specjalistów, którzy zajmą się całą administracją i zapewnią zgodność z przepisami.

Pracodawcy formalni mogą pomóc Ci rozpocząć działalność i zatrudnianie w czasie krótszym niż miesiąc.

Zalety: Proste, szybkie rozwiązanie wymagające mniejszego nakładu zasobów.
Wady: Mniejsza kontrola i zależność od usługodawcy.

porada eksperta

Warto wybrać pracodawcę formalnego, który z powodzeniem zatrudnia pracowników w interesującym Cię kraju od co najmniej 3 lat. Dzięki temu masz większe szanse na nawiązanie współpracy z pracodawcą formalnym, który „widział już wszystko” i miał okazję przejść przez kilka cykli zatrudnienia w tym kraju.—Alice Ferretti, założycielka HumansR, HumansR

5. Zlecenie obsługi globalnemu dostawcy usług płacowych

Inną możliwością jest skorzystanie z usług globalnego dostawcy usług płacowych, który konsoliduje obsługę płac w wielu krajach na jednej platformie. Pamiętaj jednak, że nadal musisz posiadać lokalny podmiot prawny w każdym kraju, w którym znajdują się pracownicy.

Dostawca może usprawnić obliczanie wynagrodzeń, składanie deklaracji podatkowych i raportowanie, ale nie staje się prawnym pracodawcą. Przy wyborze globalnego dostawcy usług płacowych pamiętaj, że nadal odpowiadasz za zgodność z przepisami, umowy i świadczenia.

Zalety: Scentralizowane operacje płacowe, spójne raportowanie we wszystkich krajach i większa efektywność w miarę rozwoju działalności na rynkach międzynarodowych.
Wady: Nadal wymaga posiadania lokalnych podmiotów w każdym kraju, a koszt globalnych usług płacowych jest wysoki, jeśli zatrudniasz pracowników tylko w jednym lub dwóch krajach.

Którą opcję zatrudnienia należy wybrać?

Oto 5 scenariuszy „najlepszego dopasowania”, które pomogą Ci określić, która z opcji będzie dla Ciebie najbardziej odpowiednia.

Jeśli zastanawiasz się nad wyborem jednego z dwóch podejść opartych na outsourcingu, bliższe przyjrzenie się kwestii wyboru między globalną obsługą płacową a EOR może pomóc Ci określić, który model pasuje do Twojego sposobu zatrudniania pracowników za granicą.

Obowiązki podatkowe w USA przy wypłacaniu wynagrodzeń zagranicznym pracownikom

Jeśli firma mająca siedzibę w USA zatrudnia lub opłaca pracowników, którzy mieszkają i pracują poza Stanami Zjednoczonymi, ważne jest zrozumienie obowiązków podatkowych w USA, a także tego, jakie przepisy nie mają zastosowania.

Poniżej przedstawiamy 4 kwestie, które należy uwzględnić, aby zachować zgodność z przepisami przy wypłacaniu wynagrodzeń zagranicznym pracownikom, ale najpierw podsumujmy najważniejsze informacje.

1. Miejsce wykonywania pracy określa zasady poboru podatku

Jeśli zagraniczny pracownik wykonuje całą pracę poza USA i nie jest obywatelem ani rezydentem USA, wówczas:

• USA zasadniczo nie wymagają pobierania federalnego podatku dochodowego.
• FICA (ubezpieczenia społeczne i Medicare) oraz FUTA (federalny podatek od bezrobocia) również zazwyczaj nie mają zastosowania.
• Jednak Twoja firma może mieć obowiązki podatkowe w kraju pracownika, w tym:
  • Składki pracodawcy na rzecz lokalnych systemów ubezpieczeń społecznych
  • Pobór lokalnego podatku dochodowego
  • Rejestrację w zagranicznych organach podatkowych

Ważne: Jeśli pracownik wykonuje jakąkolwiek pracę na terenie USA albo jest osobą amerykańską (obywatelem lub rezydentem), zastosowanie mają amerykańskie przepisy podatkowe.

2. Formularze IRS, o których należy pamiętać

Przy zatrudnianiu zagranicznych osób fizycznych lub podmiotów IRS wymaga określonych formularzy w celu ustalenia statusu podatkowego i zapobiegania błędnemu raportowaniu:

• Formularz W-8BEN (dla osób fizycznych) lub W-8BEN-E (dla podmiotów):
  • Służy do potwierdzenia, że zagraniczny pracownik nie jest osobą amerykańską.
  • Pomaga uniknąć poboru amerykańskiego podatku od płatności dokonywanych za granicą.
• Formularz 1042-S: Służy do raportowania dochodów ze źródeł w USA wypłacanych osobom zagranicznym, jeśli wymagany był pobór podatku.
• Formularz 1099: Nie jest wymagany w przypadku zagranicznych wykonawców realizujących pracę poza USA — dotyczy wyłącznie wykonawców mających siedzibę w USA.

3. Brak amerykańskich podatków od wynagrodzeń za pracę wykonywaną za granicą

Gdy zagraniczni pracownicy lub kontrahenci przebywają całkowicie poza terytorium USA i nie uzyskują dochodu ze źródeł amerykańskich:

• Nie musisz potrącać amerykańskich podatków od wynagrodzeń.
• Nie musisz opłacać składek pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, Medicare ani ubezpieczenie od bezrobocia.

Jeśli jednak zagraniczny pracownik jest obywatelem lub rezydentem USA, musisz potrącać i opłacać podatki tak samo jak w przypadku pracownika krajowego — niezależnie od miejsca wykonywania przez niego pracy.

4. Ryzyko powstania stałego zakładu (PE)

Należy pamiętać, że zatrudnianie pracowników międzynarodowych może doprowadzić do powstania „stałego zakładu” w kraju pracownika, co oznacza, że:

• Twoja firma może zostać uznana za posiadającą podlegającą opodatkowaniu obecność gospodarczą w tym kraju.
• Może to skutkować obowiązkiem zapłaty podatku dochodowego od osób prawnych, podatku VAT lub lokalnych podatków od wynagrodzeń.

Aby ograniczyć to ryzyko, wiele firm korzysta z:

• pracodawców formalnych (EOR), którzy zatrudniają pracownika lokalnie.
• porad prawnych, aby zrozumieć progi dotyczące stałego zakładu w poszczególnych krajach.

Koszty wypłacania wynagrodzeń pracownikom międzynarodowym

Aby ułatwić Ci analizę kosztów związanych z wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom międzynarodowym, przedstawiliśmy je w tabeli wraz z szacunkowymi kwotami w USD.

Wyzwania związane z wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom międzynarodowym

Oto siedem wyzwań, które należy wziąć pod uwagę przy zatrudnianiu pracowników międzynarodowych.

1. Zgodność z lokalnymi przepisami prawa pracy i przepisami podatkowymi dotyczącymi pracodawcy

Każdy kraj ma własne zasady dotyczące traktowania pracowników — obejmujące takie kwestie jak płatne urlopy, okresy wypowiedzenia i płaca minimalna.

Musisz również opłacać swoją część podatków pracodawcy, takich jak składki na ubezpieczenie zdrowotne lub składki emerytalne.

Nie chodzi wyłącznie o podatki, lecz przede wszystkim o bycie legalnym pracodawcą. Jeśli pominiesz te obowiązki, możesz narazić się na pozwy lub kary nakładane przez organy prawa pracy. To właśnie zapewnia zgodność Twojej działalności z prawem.

ważne, aby wiedzieć

Pracownicy zdalni uruchamiają zasadę 183 dni; jeśli przebywają w dowolnym kraju dłużej niż 183 dni, stają się jego rezydentami podatkowymi. Dochód globalny jest opodatkowany lokalnie. Drugi filar OECD śledzi teraz lokalizację listy płac na potrzeby obliczania minimalnego podatku w wysokości 15%. Firmy muszą dokumentować, gdzie codziennie przebywają pracownicy.—Raoul P.E. Schweicher, partner zarządzający, MS Advisory

2. Płatności międzynarodowe i opłaty

Obsługa listy płac w wielu walutach może być trudna z powodu wahań kursów walut oraz wymogów i opłat bankowych.

Jak podkreśla Raoul P.E. Schweicher, partner zarządzający w firmie MS Advisory, „Kanały płatności są rozdrobnione i kosztowne. Tradycyjne przelewy SWIFT trwają 3-5 dni i wiążą się z opłatami w wysokości 3-4%. Pracownicy potrzebują natychmiastowych płatności, ale muszą mierzyć się z blokadami KYC trwającymi 2-10 dni, gdy banki żądają dodatkowej dokumentacji.

Ponadto wahania kursów walut mogą z dnia na dzień zwiększyć koszty listy płac o 12%. Pracownicy są sfrustrowani, gdy ich "stabilne" wynagrodzenie spada z powodu zmian kursów walut, na które nie mają wpływu”.

3. Potrącanie podatków i sprawozdawczość

Gdy wypłacasz wynagrodzenia pracownikom za granicą, zgodność globalnej listy płac z przepisami wymaga potrącania z ich wypłat odpowiedniej kwoty podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne.

W niektórych krajach musisz także przekazywać pracownikom formularze podatkowe na koniec roku. Chodzi o to, aby pozostawać w dobrych relacjach z urzędem skarbowym. Jeśli popełnisz błąd, ryzykujesz grzywny lub kontrole.

4. Klasyfikacja pracowników (wykonawca a pracownik)

To, że nazywasz kogoś wykonawcą, nie oznacza, że lokalne przepisy się z tym zgadzają. Jeśli dana osoba pracuje jak pracownik — w pełnym wymiarze godzin, podlega kierownikowi i korzysta z Twoich narzędzi — w niektórych krajach zostanie przeklasyfikowana.

Krótkoterminowa współpraca w Stanach Zjednoczonych może zostać uznana za pracę na podstawie umowy, ale w Hiszpanii taki sam układ uruchamia pełną ochronę pracowniczą.

Może to oznaczać konieczność wypłaty zaległego wynagrodzenia, uregulowania podatków, a nawet zapewnienia świadczeń. To jeden z najczęstszych błędów związanych ze zgodnością z przepisami. W razie wątpliwości sprawdź lokalne przepisy lub skorzystaj z usług EOR, aby uniknąć ryzyka.

5. Ochrona danych i bezpieczeństwo listy płac

Dane dotyczące listy płac są niezwykle wrażliwe — obejmują imiona i nazwiska, wynagrodzenia, informacje bankowe i numery identyfikacji podatkowej. W niektórych krajach obowiązują rygorystyczne przepisy dotyczące prywatności danych (takie jak RODO w Europie), których trzeba przestrzegać.

Musisz bezpiecznie przechowywać i udostępniać dane, w przeciwnym razie możesz zostać obciążony wysokimi karami. To nie tylko ryzyko prawne — chodzi również o zaufanie. Twój zespół oczekuje, że zadbasz o bezpieczeństwo jego danych.

6. Integracja z systemami wewnętrznymi

Globalna lista płac nie działa dobrze, jeśli jest odizolowana. Najlepiej, aby łączyła się z systemem HR, narzędziami do ewidencji czasu pracy i narzędziami finansowymi. 

Jeśli tak nie jest, będziesz ręcznie kopiować dane, co prowadzi do błędów i opóźnień. Im więcej krajów, w których zatrudniasz pracowników, tym bardziej staje się to uciążliwe. Integracja pomaga usprawnić wszystkie procesy.

7. Różnice stref czasowych

Różnice czasu mają znaczenie przy wypłacaniu wynagrodzeń pracownikom zagranicznym, ponieważ terminy zamknięcia listy płac, godziny pracy banków i dni wolne od pracy różnią się w zależności od kraju i mogą opóźniać przelewy wynagrodzeń.

Jak ujmuje to Kevin Marshall, CPA i specjalista ds. finansów osobistych w firmie Amortization Calculator, „Kalendarze płac rzadko się pokrywają, gdy siedziba główna znajduje się dziesięć stref czasowych od zespołu terenowego. Plik zamykany w południe w Nowym Jorku jest już po godzinie granicznej banku w Manili".

Wypłacanie wynagrodzeń pracownikom zagranicznym: 5-etapowy proces podejmowania decyzji

Zarządzanie międzynarodową listą płac lub wybór sposobu wynagradzania pracowników z całego świata sprowadza się do kilku kluczowych zmiennych: klasyfikacji pracowników, infrastruktury prawnej, wielkości zespołu, pilności i tolerancji ryzyka. 

Skorzystaj z tych ram, aby dokonać właściwego wyboru w oparciu o swoją wyjątkową sytuację:

1. Oceń potrzeby i cele swojej firmy

• Obecność geograficzna: Weź pod uwagę kraje, w których obecnie masz pracowników, oraz te, w których planujesz ekspansję. Wyzwania prawne i administracyjne różnią się w zależności od kraju, a w niektórych z nich są znacznie bardziej złożone i czasochłonne niż w innych.
• Liczba pracowników: Ustal, ilu pracowników masz za granicą i jakiego wzrostu ich liczby się spodziewasz. Jeśli zatrudniasz 1–2 osoby w danym kraju, najprostszym rozwiązaniem może być skorzystanie z EOR lub zawarcie umowy z wykonawcą. Jeśli zatrudniasz od 3 do 10 osób w jednym kraju, może to uzasadniać utworzenie podmiotu prawnego i zlecenie obsługi lokalnych płac dostawcy zewnętrznemu.
• Główny obszar działalności: Oceń, czy zarządzanie płacami wewnętrznie nie odciągałoby uwagi od podstawowej działalności firmy. 
• Harmonogram: Jeśli potrzebujesz szybko zatrudnić pracowników i nie chcesz tworzyć lokalnego podmiotu, EOR zapewnia szybkie i zgodne z przepisami rozwiązanie. Jeśli masz ograniczony budżet i zatrudniasz do pracy krótkoterminowej lub projektowej, umowa z wykonawcą może być lepszym rozwiązaniem — pod warunkiem że ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów jest niskie.

2. Oceń swoje obecne zasoby

• Wiedza specjalistyczna: Czy masz lub możesz w rozsądny sposób zdobyć niezbędną wiedzę specjalistyczną dotyczącą międzynarodowego prawa pracy, przepisów podatkowych i przetwarzania płac?
• Technologia: Oceń, czy dysponujesz technologią umożliwiającą skuteczne zarządzanie płacami w różnych krajach, w tym aktualizowanie informacji dotyczących zgodności z przepisami i integrację z innymi systemami.
• Budżet: Weź pod uwagę konsekwencje finansowe, w tym koszt utworzenia i utrzymania procesu wewnętrznego w porównaniu z opłatami za outsourcing.

3. Oceń zalety i wady

• Kontrola i dostosowanie: Przetwarzanie wewnętrzne zapewnia większą kontrolę i potencjalnie więcej możliwości dostosowania, co jest cenne, jeśli masz złożone potrzeby związane z obsługą płac.
• Skalowalność: Outsourcing do EOR lub dostawcy usług płacowych można łatwiej skalować wraz z rozwojem firmy, zwłaszcza na nowych rynkach.
• Zarządzanie ryzykiem: Outsourcing może ograniczyć ryzyko nieprzestrzegania przepisów i obciążenie związane z karami prawnymi.

4. Długoterminowe dopasowanie strategiczne

• Koszt: Chociaż outsourcing może początkowo wydawać się droższy, w dłuższej perspektywie może być bardziej opłacalny dzięki uniknięciu kar i zmniejszeniu potrzeby zatrudniania wyspecjalizowanych pracowników.
• Strategia biznesowa: Dopasuj wybór do ogólnej strategii biznesowej. Jeśli celem jest szybka ekspansja międzynarodowa, outsourcing lub korzystanie z usług wykonawców może zapewnić potrzebną elastyczność.

5. Poproś o oferty i przeprowadź analizę należytej staranności

Poproś kilku dostawców usług EOR i globalnej obsługi płac o szczegółowe oferty. Poza kosztami i reputacją zwróć uwagę na:

• Lokalną wiedzę specjalistyczną
• Przejrzyste ceny
• Dokładne obliczenia obciążeń pracodawcy
• Poziom obsługi klienta
• Długoterminową skalowalność
• Dostawców zależnych od partnerów w porównaniu z dostawcami posiadającymi własne podmioty (zalecane jest to drugie rozwiązanie).
• Sprawdź referencje i opinie.

6. Podejmij decyzję 

Podejmij decyzję na podstawie zdolności firmy do wewnętrznego zarządzania płacami bez uszczerbku dla zgodności z przepisami i efektywności operacyjnej, a także tego, jak dobrze każda opcja wspiera długoterminowe cele biznesowe.

Najlepsze praktyki dotyczące wynagradzania pracowników międzynarodowych

Jeśli zdecydujesz się działać samodzielnie i obsługiwać proces wewnętrznie, oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą Ci w tym procesie:

1. Bądź na bieżąco z lokalnymi przepisami

Stale aktualizuj swoją wiedzę na temat lokalnych przepisów prawa pracy, regulacji podatkowych i wymogów sprawozdawczych w każdym kraju. 

Jak zaleca Katherine Loranger, CPO w firmie Safeguard Global: „Wprowadź comiesięczne przeglądy — nie coroczne. Proaktywnie weryfikuj klasyfikacje: Wraz z rozwojem modeli opartych przede wszystkim na pracy zdalnej obserwujemy wzrost ryzyka błędnej klasyfikacji.

Jeśli zatrudniasz wykonawców za granicą, upewnij się, że Twój model ryzyka zostanie przeanalizowany przez regionalnych ekspertów prawnych — zanim rozpocznie się obsługa płac.”

Podobnie Ashley Akin, CPA i doradczyni podatkowa w Gold IRA Companies, zaleca: „Utwórz kalendarz zgodności obejmujący co najmniej 12–18 miesięcy do przodu, z uwzględnieniem czasu na dostosowanie przepływów pracy, gdy pojawią się nowe przepisy. Pomaga to zapobiegać błędom w ostatniej chwili i znacznie ułatwia zarządzanie międzynarodową listą płac”.

praktyczna wskazówka

W przypadku firm zatrudniających pracowników wirtualnie lub hybrydowo dbam o to, abyśmy mieli jasny proces śledzenia, gdzie pracownicy faktycznie pracują, ponieważ od tego zależy, jakiemu podatkowi stanowemu lub lokalnemu podlegają.— Lee Baldwin, kierownik działu usług zarządzanych, Pay Check Limited

2. Wykorzystaj technologię

Korzystaj z zaawansowanego oprogramowania płacowego, które obsługuje wiele walut, języków i środowisk regulacyjnych. 

Upewnij się, że technologia jest skalowalna i może integrować się z innymi systemami HR i księgowymi. Mniejsze organizacje mogą spełnić te wymagania dzięki globalnemu oprogramowaniu płacowemu stworzonemu dla małych firm.

praktyczna wskazówka

Przekieruj HRIS > globalną listę płac > księgowość, aby wyeliminować ręczne ponowne wprowadzanie danych, i wdroż portale samoobsługowe, za pomocą których pracownicy mogą wybrać walutę wypłaty i pobierać paski wynagrodzeń. Ustal umowy SLA, np. środki na koncie pracownika w ciągu maksymalnie 2 dni.—Raoul P.E. Schweicher, partner zarządzający w MS Advisory

3. Nie polegaj nadmiernie na technologii

Jak podkreśla Akin, „Oprogramowanie płacowe jest pomocne, ale nie jest doskonałe. Może obsługiwać obliczenia i lokalne potrącenia, jednak nadal konieczne są kontrole ręczne. Sugeruję przeprowadzanie kwartalnych audytów, aby wychwytywać takie problemy jak nieaktualne identyfikatory podatkowe, nieprawidłowe adresy lub kwestie związane z RODO wynikające z wygaśnięcia zgody”.

4. Opracuj jasne zasady

Jak podkreśla Marshall, „Zasady są równie ważne jak oprogramowanie. Określ na piśmie, jak i kiedy odbywają się przeliczenia, czy wahania kursów ponosi firma, czy pracownik, oraz jak stosuje się potrącenia z tytułu świadczeń. 

Przeglądaj dokument dwa razy w roku, tak samo jak przeglądasz umowy z dostawcami, ponieważ przepisy, na których się opiera, nie stoją w miejscu”.

5. Regularne audyty i uzgodnienia

Niezależnie od tego, czy lista płac ma charakter międzynarodowy, czy nie, dobrą praktyką jest regularne przeprowadzanie audytów listy płac, aby zapewnić dokładność i zgodność z przepisami.

praktyczna wskazówka

Prowadź ewidencję liczby dni przepracowanych w poszczególnych jurysdykcjach, aby uzasadnić wyłączenia dochodu na mocy przepisów filaru drugiego. Przeglądaj ją co kwartał, ponieważ otoczenie podatkowe szybko się zmienia.—Raoul P.E. Schweicher, partner zarządzający w MS Advisory

6. Skuteczna komunikacja

Utrzymuj jasne i otwarte kanały komunikacji z pracownikami w sprawach dotyczących listy płac. Obejmuje to dostarczanie szczegółowych pasków wynagrodzeń, które jasno wyjaśniają wszelkie potrącenia, oraz szybkie reagowanie na pytania dotyczące wynagrodzeń.

Jak zauważa Akin, „Doradzam klientom, aby z wyprzedzeniem potwierdzali dane bankowe każdego pracownika, jego rezydencję podatkową i adres, a następnie weryfikowali je co kwartał.

Zapobiega to problemom w ostatniej chwili, takim jak nieudane płatności lub opóźnienia w formularzach podatkowych. Jeśli przepisy podatkowe się zmienią, wyjaśnij je jasno i z wyprzedzeniem, aby pracownicy nie byli zaskoczeni zmianą wynagrodzenia netto”.

7. Systematycznie zabezpieczaj ekspozycję walutową

Zabezpieczanie ekspozycji walutowej uznaje się za najlepszą praktykę w międzynarodowej obsłudze listy płac, gdy wypłacasz pracownikom wynagrodzenia w walutach obcych i chcesz uniknąć niespodzianek wynikających z wahań kursów wymiany.

Pomaga to w budżetowaniu, kontroli kosztów i zapewnianiu stałych płatności — szczególnie jeśli zarządzasz listą płac z wykorzystaniem jednej waluty, takiej jak USD. 

Do popularnych metod należą kontrakty terminowe, konta wielowalutowe lub platformy oferujące stałe kursy wymiany. Jeśli jednak płatności mają niewielką skalę lub są sporadyczne, złożoność zabezpieczania ryzyka walutowego może nie być tego warta. 

Jest to najbardziej przydatne, gdy koszty wynagrodzeń są wysokie lub zależą od niestabilnych rynków walutowych.

wskazówka

Kolejnym dobrym posunięciem jest korzystanie z kont wielowalutowych oferowanych przez usługi takie jak Wise Business lub Revolut. Umożliwiają one przechowywanie środków i dokonywanie płatności w lokalnych walutach, znacznie ograniczając opłaty za wymianę walut.—Josh Katz, założyciel, Josh Katz CPA

8. Scentralizowane raportowanie

Scentralizowane raportowanie globalnej listy płac to najlepsza praktyka, ponieważ zapewnia jeden widok kosztów wynagrodzeń, zobowiązań podatkowych i liczby pracowników we wszystkich krajach, a także pomaga w budżetowaniu, monitorowaniu zgodności i raportowaniu dla kadry kierowniczej. 

Na przykład zamiast pobierać osobne arkusze kalkulacyjne od dostawców w Brazylii, Niemczech i Japonii, możesz wyświetlać wszystkie dane dotyczące wynagrodzeń na jednym pulpicie.

Oszczędza to czas, ogranicza liczbę błędów i wspiera podejmowanie lepszych decyzji. Wymaga to jednak często zintegrowanych systemów lub globalnego dostawcy usług płacowych, aby działać prawidłowo.

Wskazówka

Utwórz wspólny kalendarz pokazujący wszystkie lokalne dni wolne od pracy oraz czas wyprzedzenia wymagany przez każdego dostawcę. Połącz ten harmonogram z integracją między systemem HR a księgą rachunkową, a liczba ręcznych błędów przy wprowadzaniu danych gwałtownie spadnie.—Kevin Marshall, CPA i specjalista ds. finansów osobistych, Kalkulator amortyzacji

9. Nigdy nie zlecaj odpowiedzialności na zewnątrz

Na koniec, jak radzi Loranger: „Nigdy nie zlecaj odpowiedzialności na zewnątrz. Niezależnie od tego, czy korzystasz z usług EOR, czy zarządzasz płacami we własnym zakresie, ktoś wewnątrz organizacji musi być odpowiedzialny za znajomość wymogów zgodności”.

10. Wyznacz „sceptyka stref czasowych”

Jak sugeruje Marshall, wyznacz w zespole płacowym osobę, której jedynym zadaniem będzie sprawdzanie przed każdym uruchomieniem procesu, czy wybrana data rzeczywiście występuje we wszystkich zaangażowanych krajach. Brzmi to banalnie, dopóki nie natkniesz się na przypadające w środku tygodnia święto państwowe, którego się nie spodziewałeś.

11. Korzystaj z szyfrowanych kanałów i uwierzytelniania dwuskładnikowego

Jak ponownie sugeruje Marshall: „Wszystkie dane płacowe przesyłamy szyfrowanymi kanałami i przechowujemy na serwerach spełniających bardziej rygorystyczny standard spośród standardów obowiązujących w krajach, w których działamy. 

Wszędzie korzystaj z uwierzytelniania dwuskładnikowego, przeprowadzaj kontrole przeszłości każdego dostawcy mającego dostęp do danych płacowych i ograniczaj wewnętrzny dostęp do możliwie najmniejszej grupy osób. Ludzie będą narzekać na dodatkowy etap logowania. Przestają narzekać w dniu, w którym próba phishingu kończy się niepowodzeniem właśnie dzięki niemu”.

Zapisz się do newslettera People Managing People

Aby otrzymywać więcej porad dotyczących międzynarodowych płac i zarządzania talentami, zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ na swoją organizację.