Jeśli próbujesz kupić technologię HR dla swojej organizacji, potrzebujesz jasnego uzasadnienia biznesowego, które uwzględnia zarówno koszty, jak i korzyści finansowe. W tym artykule pokażę Ci dokładnie, jak przeanalizować te dwa kluczowe czynniki, aby móc z przekonaniem uzasadnić inwestycję w technologię HR.
Rzeczywiste koszty technologii HR
W ciągu lat doświadczeń związanych z wdrażaniem różnych rozwiązań HR często spotykam się z pytaniem: „Ile to naprawdę będzie kosztować?”. To bardzo uzasadnione pytanie.
Aby więc właściwie przedstawić całkowity koszt posiadania (powszechnie określany jako „TCO”), poniżej przedstawiam zestawienie kosztów dotyczących większości zakupów technologicznych.
Koszty prawne i zakupowe
Może Cię to zaskoczyć, ale jeśli planujesz zakup technologii i nie masz wewnętrznego działu zakupów ani działu prawnego, które mogłyby wesprzeć ten proces, być może będziesz musieć wydać pieniądze na pomoc prawną i zakupową.
Chociaż większość dostawców ma standardowe warunki i postanowienia, które możesz zaakceptować, możesz chcieć je przeczytać i wynegocjować je na korzyść swojej organizacji. Jeśli jednak nie masz nic przeciwko temu, by nie zagłębiać się w szczegóły, przygotuj się na zaakceptowanie warunków dostawcy.
Koszt oprogramowania
To najczęstsza i najbardziej znana kategoria kosztów. Jeśli chcesz kupić technologię lub prawo do korzystania z niej, musisz uiścić opłatę. Zwykle jest to roczna opłata naliczana za każdego użytkownika, szczególnie jeśli kupujesz oprogramowanie w chmurze.
Należy pamiętać, że niektórzy dostawcy naliczają również zmienne opłaty zależne od rodzaju użytkownika. Na przykład licencje tylko do odczytu dla użytkowników końcowych mogą być tańsze niż licencje dla superadministratorów.
Kolejną ważną kwestią jest to, że dostawcy mogą zaoferować Ci obniżoną cenę, jeśli podpiszesz umowę na okres od 3 do 5 lat (lub dłuższy). Działa to podobnie jak abonament na telefon komórkowy: jeśli wybierzesz plan bez umowy lub plan typu „płać za korzystanie”, zostanie naliczona wyższa opłata niż w przypadku podpisania umowy.
Koszt oprogramowania innych firm
Jeśli oprogramowanie, które zamierzasz kupić, wymaga „wtyczek” lub dodatkowych narzędzi innych firm, również będziesz musieć uiścić za nie opłatę. Dobrym przykładem oprogramowania innych firm są agregatory ofert pracy. Kupując oprogramowanie rekrutacyjne, możesz potrzebować dodatkowego narzędzia innej firmy, aby jednocześnie publikować ogłoszenia o pracę w wielu serwisach.
Innym przykładem jest sytuacja, w której chcesz zintegrować nowe oprogramowanie z istniejącym systemem wewnętrznym. Aby przenosić dane między systemami i być może wykonywać obliczenia lub zmieniać formaty, możesz potrzebować narzędzia integracyjnego, które wiąże się z dodatkową opłatą ponad standardowy koszt oprogramowania.
Koszt wdrożenia
W przeciwieństwie do zakupu aplikacji w iTunes lub Google Play Store większość oprogramowania biurowego (nawet oprogramowania w chmurze) wymaga pewnego zakresu konfiguracji. Zwykle nie wystarczy go po prostu włączyć, aby od razu było gotowe do użycia. Jeśli jednak korzystasz z narzędzi startowych, które są opcją niskokosztową, konfiguracja może nie być konieczna.
Jeśli dostawca oprogramowania zapewnia wyłącznie oprogramowanie i oczekuje, że „samodzielnie je uruchomisz”, lub pozwala firmom konsultingowym odsprzedawać swoje produkty, prawdopodobnie zostanie naliczona opłata za tę usługę. Koszt ten obejmuje dostosowanie platformy oprogramowania i zaprojektowanie procesów wymaganych przez Twoją firmę w związku z daną funkcjonalnością, a także konfigurację, testowanie i wdrożenie.
Na ten koszt może składać się wiele elementów, takich jak konsultanci funkcjonalni, konsultanci techniczni HR, analiza biznesowa procesów, zarządzanie projektem, testerzy, oczyszczanie danych, ich standaryzacja, formatowanie i tak dalej. Należy również pamiętać, że każde oprogramowanie innych firm najprawdopodobniej wiąże się z opłatą za wdrożenie lub konfigurację.
Have an account? Log In
Koszt wdrożenia wewnętrznego
Firmy często nie uwzględniają kosztu zasobów wewnętrznych ani zasobów zastępujących pracowników potrzebnych do wdrożenia projektu. Nierzadko firmy potrzebują ekspertów merytorycznych, testerów, zasobów technicznych, kierowników projektów lub innych ról, zależnie od wielkości i skali projektu.
Nie zapomnij ustalić budżetu na te zasoby, zwłaszcza jeśli zamierzasz zapewnić zastępstwo za pracowników wewnętrznych na czas ich pracy nad projektem.
Koszt integracji
Wcześniej wspominałem o kosztach narzędzi do integracji, ale trzeba również uwzględnić koszt faktycznego zaprojektowania, skonfigurowania/zbudowania, przetestowania i wdrożenia integracji. Jest to bardzo podobne do kosztów wdrożenia, ale tym razem potrzebne będą zasoby o profilu informatycznym.
Partner wdrożeniowy zwykle najpierw przeprowadzi z Tobą warsztat określający zakres, aby zrozumieć, jakie integracje chcesz zbudować, jaki rodzaj danych chcesz połączyć oraz jak często chcesz, aby zintegrowane systemy się ze sobą komunikowały.
Jeśli chodzi o coś takiego jak integracja systemów płacowych i systemów ewidencji czasu pracy, będą musiały komunikować się przez cały czas. Na tej podstawie oszacują koszt integracji, który będzie znacznie różnił się od kosztu integracji dwóch systemów, które mogą aktualizować dane raz w tygodniu lub kilka razy w roku.
Należy pamiętać, że jeśli integrujesz produkty dwóch różnych dostawców, prawdopodobnie będziesz płacić obu dostawcom za analizę oraz wsparcie projektowania, budowy, testowania i wdrożenia integracji.
Koszt wsparcia
Wsparcie można podzielić na dwie proste części:
- Bezpośrednio po uruchomieniu / gwarancja oraz
- Działalność bieżąca (BAU).
Większość dostawców oprogramowania uwzględnia standardowe wsparcie BAU w opłatach licencyjnych. Należy jednak sprawdzić, jakie wsparcie jest dostępne dla zaawansowanych użytkowników, użytkowników funkcjonalnych i użytkowników technicznych bezpośrednio po wdrożeniu. Gdy zaczniesz korzystać z nowych narzędzi, z pewnością pojawi się kilka pytań.
Wsparcie po uruchomieniu jest bardziej złożone. Niektórzy partnerzy wdrożeniowi naliczą opłaty konsultingowe za zapewnienie użytkownikom dodatkowej opieki bezpośrednio po uruchomieniu systemu. Należy również pamiętać, że w przypadku integracji potrzebne będzie wsparcie dla wszystkich zintegrowanych produktów dostawców, co zwiększy koszty operacyjne.
W niektórych przypadkach firmy mogą zdecydować się na przeszkolenie kogoś wewnątrz organizacji, aby zapewniał wsparcie integracji. Podnoszenie kwalifikacji również będzie jednak kosztować, w tym aktualizowanie tych umiejętności za każdym razem, gdy oprogramowanie przejdzie aktualizację.
Dodatkowym kosztem wsparcia jest zwiększenie liczby licencji na system pomocy technicznej / system obsługi zgłoszeń wymagany do rejestrowania wewnętrznych zgłoszeń telefonicznych i wiadomości e-mail. Umożliwi to śledzenie i analizowanie rodzaju pytań lub problemów napotykanych przez użytkowników w związku z wprowadzeniem zmian.
Koszt zarządzania zmianą
Miejmy nadzieję, że jeśli wdrażasz technologię, zdajesz sobie sprawę z potrzeby zarządzania zmianą. Nie chodzi tu wyłącznie o koszt przeszkolenia użytkowników. Choć jest to ważna część tego procesu, nie stanowi pełnego kosztu zmiany.
Koszt zmiany powinien obejmować koszty zasobu odpowiedzialnego za zarządzanie zmianą, który będzie w stanie ocenić pracowników, procesy i technologię w Twojej organizacji, a także wpływ wprowadzenia zmiany na wszystkie te obszary. Nie należy również zapominać o kosztach związanych z identyfikacją i przygotowaniem ambasadorów zmiany do pełnienia tej roli, nagrodami za przyjęcie zmiany oraz oczywiście przygotowaniem i przeprowadzeniem szkoleń.
Podrzędnym kosztem, który może mieć bardzo dużą wartość jako czynnik wspierający zmianę, jest zatrudnienie analityka biznesowego, który pomoże zidentyfikować i utworzyć/zaktualizować dokumentację procesów zgodnie z potrzebami wynikającymi z wprowadzenia technologii oraz wszelkich zmian ról.
Jakie są korzyści?
Większość organizacji prawdopodobnie przeszła proces ustalania, czy zakup technologii jest najlepszym sposobem rozwiązania problemu.
Miejmy jednak nadzieję, że w większości przypadków analizują dostępne możliwości, aby sprawdzić, czy jest to rzeczywiście właściwe rozwiązanie. Bardzo często inwestorzy chcą zobaczyć analizę dostępnych opcji rozwiązania problemu biznesowego.
Uzasadnienia biznesowe tradycyjnie obejmują koszty, korzyści i wady (jeśli występują), a także ryzyko związane z trzema opcjami biznesowymi (rozwiązaniami) – Nic nie robić, Zrobić minimum, Zrobić coś.
Opcje „Zrobić minimum” i „Zrobić coś” można czasami połączyć w jeden z mniejszych projektów. Po tej sekcji zwykle następuje ocena inwestycji wszystkich opcji w celu określenia najlepszego rozwiązania. Zgodnie z nazwą oczywiste jest, że uzasadnienia biznesowe opierają się na faktach i liczbach.
Biorąc pod uwagę, że wszystkie opcje rozwiązania wymagają określenia korzyści i wad, kolejna część koncentruje się na przedstawieniu kategorii korzyści oraz podaniu przykładów dla każdej z nich.
Strategiczne
Większość, jeśli nie wszystkie, organizacji ma strategię. Nie zawsze musi być ona oczywista dla pracowników (tak, to zupełnie inny problem, który należy omówić w innym poście!), ale zwykle istnieje strategia, która jest weryfikowana co roku i redefiniowana co 5 lat lub w zależności od potrzeb.
Powinien to zawsze być pierwszy zestaw korzyści lub punktów zgodności, który należy rozważyć przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji. Może to nie być oczywiste dla wielu osób przygotowujących uzasadnienie biznesowe, ALE powinien to być najważniejszy czynnik do rozważenia.
Jeśli strategicznym kierunkiem firmy jest działalność oparta na technologii, inwestowanie w technologię może mieć większą wagę niż jakiekolwiek inne rozwiązanie. Innym świetnym przykładem strategii biznesowej może być dążenie do pozycji lidera innowacji w branży XYZ. Aby być innowacyjnym w danej branży, technologia zwykle odgrywa dużą rolę.
Jeśli jednak strategia biznesowa jest ukierunkowana na optymalizację, inwestowanie w nowe technologie może nie mieć takiej samej wagi jak na przykład przeprojektowanie procesów biznesowych lub inwestowanie w modernizacje bądź restrukturyzacje, itd. Podsumowując, znajomość strategii i dostosowanie opcji rozwiązania do jej wspierania jest prawdopodobnie najważniejszą korzyścią , którą należy podkreślić w uzasadnieniu biznesowym.
Finansowe
Jest to zdecydowanie najbardziej oczekiwana sekcja każdego uzasadnienia biznesowego. Korzyść finansowa jest zwykle definiowana po prostu jako taka, która pomaga zwiększyć wartość lub obniżyć koszty, ostatecznie prowadząc do zdrowszego bilansu organizacji.
Jednak określenie tych korzyści może być trudne, szczególnie jeśli organizacja nie mierzyła wcześniej swoich procesów, pracowników, technologii ani względnej efektywności. Bez pomiaru wszystkich tych aspektów bardzo trudno jest dokładnie oszacować korzyści, które można przełożyć na szacunkową wartość w dolarach. W tym miejscu zrozumienie szczegółowych struktur cenowych i zestawień kosztów staje się niezbędne do dokładnych obliczeń ROI.
To powiedziawszy, można przyjąć założenia dotyczące wszystkich tych aspektów w celu obliczenia oszczędności w dolarach. Jest to dopuszczalna opcja, zależna od apetytu na ryzyko w organizacji oraz jej miejsca w cyklu życia rozwiązań.
Jeśli jednak organizacja nie znajduje się w sytuacji kryzysowej ani na etapie rozwiązywania problemu, pomiar obszarów związanych z pracownikami, procesami i technologią może pomóc zarówno w obliczeniach oszczędności w dolarach, jak i w lepszym zrozumieniu problemu w celu jego rozwiązania.
Oto kilka kluczowych kwestii, które należy uwzględnić podczas pomiaru każdego z tych elementów oraz powiązanych obliczeń oszczędności w dolarach:
1. Pracownicy
Ilu pracowników potrzeba do wykonania XYZ? Ile godzin zajmuje panu A wykonanie zadania XYZ? W zależności od oferowanego nowego rozwiązania, np. technologii, w jaki sposób może ono:
- Zmniejszyć liczbę wymaganych pracowników? lub
- Zmniejszyć liczbę godzin potrzebnych do wykonania zadania XYZ? lub
- Być może jedno i drugie?
Musisz być w stanie wskazać, w jaki sposób zostaną wykorzystane wszelkie oszczędności. Na przykład, czy zamierzasz zmniejszyć liczbę zbędnych etatów, przenieść tych pracowników do innych zadań czy powierzyć im dodatkową pracę, która wcześniej nie była wykonywana z powodu ograniczeń czasowych?
W niektórych przypadkach oszczędności mogą wynikać z zastąpienia lepiej opłacanego (wysoko wykwalifikowanego) pracownika pracownikiem o niższym wynagrodzeniu. W tym scenariuszu należy jednak uwzględnić koszty rekrutacji związane z zastąpieniem pracownika oraz wszelkie koszty związane ze szkoleniem. Inną oszczędnością związaną z pracownikami może być wyeliminowanie potrzeby wykonywania zadań manualnych, a tym samym również potrzeby angażowania pracowników do ich obsługi.
2. Proces
Jest to zazwyczaj obszar oferujący znaczne możliwości oszczędności. Aby jednak je osiągnąć, kluczowym warunkiem wstępnym jest posiadanie udokumentowanych procesów wraz z bazowymi miarami efektywności usług. Bez wartości bazowych trudno jest obliczyć poprawę w realizacji procesów, a także poprawę efektywności, co pozwoliłoby zmniejszyć liczbę błędów lub konieczność ponownego wykonywania pracy.
Usprawnienia procesów można mierzyć poprzez zmniejszenie liczby kroków w procesie dzięki automatyzacji wykorzystującej technologię. Mierzy się je również poprzez skrócenie czasu poświęcanego na realizację konkretnej usługi dla klienta od początku do końca. Umożliwi to przetwarzanie większej liczby transakcji oraz pomoże przenieść lub współdzielić odpowiedzialność za proces.
3. Technologia
Jest to kolejny obszar, który zwykle nie jest mierzony przez działy HR. W niektórych przypadkach działy IT mierzą wydajność systemów, ale nie mierzą użyteczności, a już z pewnością nie w połączeniu z procesem. Jest to naprawdę obszar ogromnych możliwości uczenia się i wzmacniania sprawczości, jeśli jest mierzony i wykorzystywany.
Jak to wygląda w praktyce? Zacznij od pomiaru podstawowych danych: ilu „aktywnych” użytkowników istnieje w systemie; jaki jest ich wskaźnik realizacji kluczowych zadań lub transakcji, które mają wykonywać? Ile czasu różne typy użytkowników potrzebują na wykonanie swoich zadań, szczególnie gdy mierzysz czas realizacji od początku do końca, obejmujący również etapy procesu wykonywane poza systemem?; i tak dalej.
Niefinansowe
Jest to obszar uzasadnienia biznesowego, który większość organizacji zazwyczaj opracowuje prawidłowo. Poniżej przedstawiono przykłady, które obserwowałem na przestrzeni lat podczas wdrażania technologii:
1. Udoskonalenie usług świadczonych na rzecz firmy
Chociaż jest to bardzo ogólnie zdefiniowana, niefinansowa korzyść, można ją uzasadnić w połączeniu z korzyściami finansowymi. Chodzi tu przede wszystkim o zwiększenie jakości i być może również liczby usług oraz transakcji świadczonych na rzecz firmy, czyli użytkowników końcowych.
More Articles
2. Zwiększenie możliwości działu HR
Jest to często wykorzystywana korzyść. Nie jestem do niej w pełni przekonany, szczególnie ze względu na fakt, że samo zastąpienie manualnych transakcji technologią i zapewnienie działowi HR większej ilości czasu na działania „strategiczne” nie sprawia, że HR staje się strategiczny.
To, co rzeczywiście zwiększa możliwości działu HR, to proces wdrażania technologii oraz umiejętności, których przedstawiciele tego działu się uczą i (od)uczą. Nauka lub doskonalenie zarządzania projektami, negocjacji, zarządzania dostawcami, zarządzania danymi, zarządzania konfiguracją, planowania, testowania i innych obszarów to doskonałe sposoby na zwiększenie możliwości działu HR. Posunąłbym się nawet do stwierdzenia, że można je powiązać z korzyściami w postaci uniknięcia kosztów w przyszłych projektach, co pomaga w realizacji korzyści finansowych.
3. Ograniczenie liczby błędów i ponownego wykonywania pracy
Jest to korzyść znajdująca się na granicy korzyści finansowych. Ogranicza koszty związane z niezadowolonymi klientami lub użytkownikami końcowymi, a także koszty ponownego wykonywania pracy, a tym samym liczbę godzin potrzebnych do przetwarzania transakcji. Jest to kolejna korzyść wynikająca z redukcji kosztów i unikania kosztów, która może mieć znaczenie przy planowaniu realizacji korzyści finansowych.
4. Zwiększenie integralności danych
Jest to kolejna korzyść znajdująca się na granicy korzyści finansowych. Wdrożenie jednego systemu będącego pojedynczym źródłem prawdy znacznie ułatwia poprawę jakości dostępnych danych. Jest to jednak prawdą tylko wtedy, gdy ustanowione zostaną reguły biznesowe określające, jakie dane można wprowadzać do systemu. Przejście z wielu systemów na jeden system lub systemy zintegrowane jest często przedstawiane jako źródło tej korzyści.
Podsumowanie
Istnieje wiele obszarów i metod definiowania korzyści oraz ich pomiaru. Jednak uwzględnienie wszystkich odpowiednich kategorii korzyści pozwoli stworzyć silniejsze uzasadnienie biznesowe.
Masz pytania lub spostrzeżenia, którymi chcesz się podzielić? Chcesz dowiedzieć się, jak HRIS może przynieść korzyści Twojej firmie? Możesz rozważyć udział w konferencji poświęconej technologiom HR, aby dowiedzieć się więcej o tych rozwiązaniach.
Aby uzyskać więcej wartościowych informacji na temat wszystkich zagadnień związanych z HR, zalecamy zapisanie się już dziś do newslettera People Managing People!