14 technik zarządzania wydajnością od eksperta

1. Kwartalne wyznaczanie celów

Jeśli cele wyznacza się w zbyt długiej perspektywie czasowej, mogą stracić na aktualności. Zamiast tego wyznaczaj cele kwartalne i w połowie kwartału sprawdzaj ich realizację, aby upewnić się, że są prawidłowe i zgodne z bieżącą strategią organizacji.

Jeśli masz pokusę wyznaczania indywidualnych celów obejmujących okres dłuższy niż jeden kwartał, podziel większy cel na mniejsze części i wyznacz te mniejsze elementy jako cele kwartalne. Możesz również uwzględniać dłuższe perspektywy czasowe w ramach swojego podejścia do oceny wyników pracy i zarządzania efektywnością pracy, koncentrując się na krótszych okresach.

2. Półroczne lub kwartalne oceny wyników pracy

Roczna ocena nie jest wystarczająca. Kwartalne lub półroczne oceny wyników pracy są lepsze, ponieważ wpisują się w system częstszych i przekazywanych we właściwym czasie informacji zwrotnych, umożliwiając pracownikom korygowanie celów i zachowań, gdy wciąż ma to znaczenie.

Najważniejsze jest tutaj zachowanie równowagi między czasem potrzebnym na przeprowadzenie ocen wyników pracy a częstotliwością, z jaką należy przekazywać formalne informacje zwrotne. Osobiście preferuję sześciomiesięczny okres oceny, co oznacza, że bardziej kompleksowa ocena odbywa się pod koniec stycznia, a lżejsza w połowie lipca.

3. Podwójnie anonimowe oceny wyników pracy 

Większość ocen wyników pracy obejmuje część poświęconą samoocenie (a przynajmniej powinna ją obejmować). W wielu przypadkach członek zespołu przygotowuje autorefleksję, która następnie trafia do przełożonego, a ten sporządza ocenę pracownika. 

Osobiście nie lubię tej metody, ponieważ pozwala przełożonym uniknąć rzeczywistego zastanowienia się nad wynikami pracy pracownika — pracownik przekazuje swoją autorefleksję do wglądu jako materiał wejściowy do oceny przełożonego.

Znacznie bardziej preferuję podwójnie anonimowe oceny wyników pracy, w których zarówno przełożony, jak i pracownik samodzielnie przygotowują swoją ocenę, a wyniki są sobie nawzajem udostępniane w ustalonym czasie i dniu, zazwyczaj tuż przed bezpośrednią rozmową na temat wyników pracy. 

Ta metoda jasno pokazuje, kiedy przełożeni i pracownicy mają zgodne lub rozbieżne postrzeganie wyników pracy, a każda ze stron musi naprawdę krytycznie się nad nimi zastanowić. Może również ograniczać uprzedzenia i sprawiać, że pracownicy czują, iż ich przełożony interesuje się ich wynikami pracy i je zauważa, zamiast opierać ocenę wyłącznie na samoocenie pracownika. 

4. Informacja zwrotna 360 stopni

Informacja zwrotna 360 stopni to technika zarządzania efektywnością pracy, która pozwala pracownikom lepiej zrozumieć, jak są postrzegani i doceniani przez inne osoby w organizacji, a czasami także przez klientów. Odbywa się to poprzez wykorzystanie poufnych i anonimowych informacji zwrotnych od przełożonych, współpracowników, podwładnych i klientów.

W tym procesie zazwyczaj prosi się pracowników o wskazanie od 4 do 10 osób, z którymi blisko współpracują i które byłyby w stanie skutecznie ocenić ich wyniki pracy. Zebrane informacje zwrotne mogą zapewnić pełniejszy wgląd w ocenę wyników pracy pracowników i obszary wymagające poprawy, szczególnie podczas oceny przełożonych.

Wymaga to większego nakładu pracy, ale oprogramowanie do zbierania informacji zwrotnych 360 stopni może pomóc zmniejszyć to obciążenie.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Ciągłe zarządzanie efektywnością pracy

Nic podczas oceny wyników pracy nie powinno być zaskoczeniem. Skuteczne zarządzanie wynikami pracy to ciągły proces, a bieżąca informacja zwrotna pomaga szybciej korygować działania i osiągać lepsze rezultaty. 

System ciągłego zarządzania wynikami pracy jest optymalnym rozwiązaniem dla menedżerów i liderów. Oznacza to, że nie należy zatrzymywać dla siebie informacji zwrotnej — ani pozytywnej, ani negatywnej — lecz stale szukać sposobów na włączanie jej do rozmów z pracownikami.

Każdy pracownik powinien co tydzień otrzymać co najmniej jedną informację zwrotną — pozytywną lub negatywną. Ta informacja zwrotna, zarówno pozytywna, jak i konstruktywna, powinna być konkretna, koncentrować się na zadaniu, odnosić się do oczekiwań związanych z daną rolą oraz uwzględniać to, co możesz zrobić, aby pomóc pracownikowi.

W małych organizacjach konsekwentnie stosowana bieżąca informacja zwrotna może zastąpić formalne oceny wyników pracy, jednak takie rozwiązanie nie sprawdza się na większą skalę i nie będzie wspierać organizacji w miarę jej rozwoju, gdy konieczne staje się konsekwentne dokumentowanie wyników pracowników na potrzeby planowania sukcesji, przyznawania premii uznaniowych itp.

6. Programy doceniania pracowników

Programy doceniania pracowników to celowe, ogólnofirmowe inicjatywy mające na celu wyrażanie uznania i nagradzanie pracowników za ich osiągnięcia, wysiłki i wkład. Ich celem jest konsekwentne docenianie osób lub zespołów za ich wyniki w pracy.

Badanie przeprowadzone przez Gallup i Workhuman wykazało, że pracownicy, którzy czują się doceniani, są bardziej zaangażowani i osiągają lepsze wyniki, a szczególnie skuteczne okazują się pochwały ze strony kadry kierowniczej wyższego szczebla.

Programy doceniania wzmacniają również pożądane zachowania, łącząc nagrody z celami organizacji i zachęcając pracowników do stałego wnoszenia wkładu w sposób, który przyczynia się do sukcesu firmy. To powiązanie, w połączeniu z regularnym wyrażaniem uznania, wzmacnia morale i wspiera kulturę wysokiej efektywności​.

Przykłady sposobów doceniania pracowników obejmują:

• Publiczne wyrażanie uznania, np. wyróżnienie podczas spotkania, na kanale Slacka lub w biuletynie
• Zapewnianie możliwości rozwoju, podwyżek, premii, świadczeń i udziałów
• Spersonalizowane upominki
• Nagrody związane z czasem

Author's Tip

Wiele organizacji korzysta z oprogramowania do doceniania pracowników, aby uruchamiać te programy i zarządzać nimi.

7. Elastyczne skale ocen

Do wyboru jest mnóstwo skal ocen wyników pracy, a ich dobór powinien być elastyczny i zależeć od potrzeb.

Wybór skali zależy od tego, co próbuję ocenić, ile jest pytań itp.

Na przykład jeśli pytań jest bardzo dużo, lubię ujednolicać skalę, aby ograniczyć zmęczenie ankietą. Ujednolicenie skali wymaga znacznie mniej czytania niż na przykład konieczność zapoznania się z niestandardową skalą BARS przy każdym pytaniu.

8. Spersonalizowane plany rozwoju

Choć zarządzanie wynikami pracy jest inicjatywą organizacyjną, której celem jest poprawa ogólnych wyników organizacji, zazwyczaj jest skuteczniejsze, gdy pracownicy mogą dostrzec, jakie korzyści przynosi również im.

Osobiste i zawodowe plany rozwoju (PDP) to uporządkowane plany działania, które pomagają pracownikom zaplanować naukę i rozwój kariery oraz powiązać je z obecną rolą i przyszłymi aspiracjami. 

Stanowią one integralną część procesu zarządzania wynikami pracy, ponieważ umożliwiają pracownikom przejęcie odpowiedzialności za własny rozwój i podejmowanie większych wysiłków, co skutkuje wyższym poziomem zaangażowania i retencji. Plany te mogą prowadzić do udziału pracowników w dodatkowych szkoleniach, projektach międzyfunkcyjnych, a nawet oddelegowaniach, pomagając wzmacniać wewnętrzną współpracę.

9. Programy mentorskie

Mentoring jest niezwykle skuteczną techniką w ramach zarządzania efektywnością, która pomaga ułatwiać nawiązywanie kontaktów, rozwijanie umiejętności i wspieranie kariery, co może znacząco zwiększyć efektywność pracowników, ich satysfakcję i utrzymanie w organizacji.

Rodzaje programów mentoringowych obejmują:

• Tradycyjny mentoring indywidualny, w ramach którego doświadczony pracownik (mentor) jest łączony z mniej doświadczonym współpracownikiem (podopiecznym), aby zapewnić mu indywidualne wskazówki i wsparcie w rozwoju zawodowym.
• Mentoring grupowy, w ramach którego jeden mentor lub grupa mentorów pracuje z wieloma podopiecznymi. Takie podejście może być korzystne podczas warsztatów lub szkoleń, w których pożądane jest wspólne doświadczenie edukacyjne.
• Mentoring rówieśniczy, w ramach którego pracownicy o podobnym poziomie stanowiska lub pełniący podobne role pełnią wzajemnie funkcję mentorów. Jest on szczególnie skuteczny w dzieleniu się konkretnymi umiejętnościami lub wiedzą związanymi z pracą.
• Mentoring odwrotny, w ramach którego młodszy lub mniej doświadczony pracownik pełni funkcję mentora dla kadry wyższego szczebla, często dzieląc się wiedzą w takich obszarach jak technologia, trendy cyfrowe lub zmieniające się zachowania rynkowe.

10. Korzystaj z odpowiednich narzędzi

Istnieje wiele różnych podejść i narzędzi do oceny pracowników, które można wykorzystywać do mierzenia efektywności pracowników.

Na najbardziej podstawowym poziomie zarządzanie efektywnością może odbywać się na papierze, za pośrednictwem formularza internetowego lub w prostej bazie danych. Metody te mogą być skuteczne, ale nie skalują się dobrze. Jeśli jesteś zespołem liczącym trzy osoby, prawdopodobnie nie ma sensu nadmiernie komplikować systemu zarządzania efektywnością. 

Jeśli jednak jesteście grupą liczącą dziesięć lub więcej osób, nadszedł czas, aby zastanowić się, jakie narzędzia do zarządzania efektywnością mogą sprawić, że proces zarządzania efektywnością będzie bardziej spójny, sprawiedliwy i skuteczny. Szablony są również świetnym sposobem na rozpoczęcie dostarczania wartości menedżerom, którzy starają się stosować dobre praktyki zarządzania efektywnością.

11. Wynagrodzenie zależne od wyników (stosowane rozsądnie)

Wynagrodzenie zależne od wyników to metodologia mająca na celu nagradzanie efektywnych pracowników za ich ciężką pracę, na przykład za wykraczanie poza wymagania związane z pełnioną rolą. 

Istnieje wiele rodzajów modeli wynagrodzenia zależnego od wyników, z których niektóre mają większy wpływ niż inne. Na przykład indywidualne programy motywacyjne, takie jak prowizje od sprzedaży, są bardzo powszechne. Powszechne są również premie oparte na wynikach firmy i indywidualnych wynikach pracowników, a także podwyżki uznaniowe, które choć wydają się rutynowe, zazwyczaj również zależą od efektywności.

Chodzi o motywowanie pracowników do osiągania wyników i wykazywania określonych zachowań, ale wymaga to jasnej, udokumentowanej informacji zwrotnej na temat efektywności oraz strategii zarządzania efektywnością, która jest konsekwentnie wdrażana w całej organizacji. Inną wadą jest to, że oceny efektywności, które nie są poparte danymi, są z natury subiektywne i potencjalnie obarczone stronniczością. 

W tym modelu narasta rywalizacja, która staje się podstawą kultury organizacji. Niektóre organizacje mogą na tym skorzystać, ale z czasem ta konkurencyjna kultura zmieni przeciętny profil pracownika w organizacji.

12. Sesje kalibracji ocen efektywności

Sesje kalibracji ocen efektywności gromadzą menedżerów, aby wspólnie dokonywali przeglądu ocen efektywności pracowników. 

Celem jest zapewnienie spójności, sprawiedliwości i zgodności w całej organizacji. Podczas tych sesji liderzy omawiają oceny pracowników, porównują przykłady efektywności i rozwiązują rozbieżności w sposobie stosowania standardów. 

Pomaga to ograniczyć stronniczość, zapobiega zawyżaniu lub zaniżaniu ocen i daje pracownikom większą pewność, że proces jest sprawiedliwy. Z mojego doświadczenia wynika, że kalibracja ocen efektywności może być trudna i niekomfortowa, ale gdy jest przeprowadzona w przemyślany sposób i właściwie zrealizowana, może stać się pozytywnym, transformacyjnym procesem, który prowadzi do bardziej sprawiedliwego, zrównoważonego i obiektywnego procesu zarządzania efektywnością.

13. Szkolenia menedżerów z udzielania informacji zwrotnej

Nawet najlepiej zaprojektowany system zarządzania efektywnością poniesie porażkę, jeśli menedżerowie nie będą potrafili udzielać informacji zwrotnej.

Odpowiednie szkolenie pomaga menedżerom przekazywać jasne, konkretne i możliwe do zastosowania informacje zwrotne, a jednocześnie budować pewność siebie w prowadzeniu trudnych rozmów. Skuteczne programy obejmują świadomość stronniczości, techniki coachingu, wykorzystywanie przykładów oraz równoważenie pozytywnego wzmacniania z konstruktywną krytyką.

Cykliczne szkolenia przypominające i ćwiczenia z odgrywaniem ról pomagają menedżerom stale doskonalić sposób przekazywania informacji zwrotnej.

14. Zarządzanie efektywnością oparte na kompetencjach

Zarządzanie wynikami oparte na kompetencjach ocenia pracowników nie tylko na podstawie rezultatów, lecz także umiejętności, wiedzy i zachowań, które wykorzystują do ich osiągania. 

Organizacje definiują zestaw podstawowych i specyficznych dla danej roli kompetencji (takich jak komunikacja, rozwiązywanie problemów czy przywództwo) i oceniają pracowników w odniesieniu do tych kryteriów. 

Promuje to sprawiedliwość, wspiera rozwój kariery i łączy indywidualny rozwój z potrzebami organizacji w zakresie jej zdolności.  Umożliwia również bardziej precyzyjne planowanie rozwoju, wskazując konkretne mocne strony i luki.

Czym jest zarządzanie wynikami?

Zarządzanie wynikami to proces, który menedżerowie i organizacje mogą wykorzystywać do oceniania, poprawiania i monitorowania wyników pracy pracowników oraz podlegających im osób. Obejmuje on ciągły cykl wyznaczania celów, przekazywania regularnych informacji zwrotnych, przeprowadzania formalnych ocen, planowania rozwoju oraz mentoringu i coachingu.

Techniki a strategie i metody zarządzania wynikami

Strategie zarządzania wynikami to ogólne podejścia do zarządzania wynikami stosowane przez organizację na wysokim poziomie, metody zarządzania wynikami to szerokie ramy i procesy wspierające ogólną strategię, natomiast techniki zarządzania wynikami to konkretne taktyki wykorzystywane w codziennej pracy.

Z mojego doświadczenia wynika, że w praktyce terminy te są właściwie używane zamiennie. Najważniejsze jest to, aby pracownicy zaakceptowali strategie lub techniki stosowane przez organizację, a nie to, czy postrzegają je jako strategię czy technikę.

Dlaczego techniki zarządzania wynikami mają znaczenie?

Techniki zarządzania wynikami mają znaczenie, ponieważ pomagają organizacjom:

• Poprawiać wyniki pracowników: Techniki te pomagają jasno określać oczekiwania, przekazywać informacje zwrotne na czas i wspierać pracowników w pokonywaniu wyzwań, co prowadzi do lepszych wyników.
• Zwiększać zaangażowanie pracowników: Regularny coaching, docenianie oraz wartościowe rozmowy na temat wyników pomagają utrzymać zaangażowanie zespołu i jego zainteresowanie wykonywaną pracą oraz osiąganymi rezultatami.
• Łączyć indywidualne cele z celami biznesowymi: Techniki zarządzania wynikami pomagają pracownikom zrozumieć, w jaki sposób ich praca przyczynia się do sukcesu organizacji, co z kolei sprzyja zaangażowaniu.
• Wspierać rozwój pracowników: Techniki te pomagają identyfikować luki kompetencyjne i tworzyć możliwości nauki oraz rozwoju kariery, co jest korzystne zarówno dla pracowników, jak i organizacji.
• Wcześnie ograniczać problemy z wynikami: Techniki zarządzania wynikami pozwalają proaktywnie reagować na problemy zamiast czekać na formalne oceny wyników.

Jak wybrać odpowiednie techniki zarządzania wynikami?

Wybór odpowiednich technik zarządzania wynikami należy rozpocząć od celów organizacji, stylu zarządzania i potrzeb pracowników. Zamiast wdrażać każdą dostępną taktykę lub po prostu kopiować rozwiązania stosowane przez firmy znane z dobrych praktyk w zakresie zarządzania wynikami, skup się na technikach, które odpowiadają na najważniejsze wyzwania związane z wynikami i naturalnie pasują do istniejących procesów pracy.

Wprowadzając te rozwiązania w życie, stosowanie ustalonych dobrych praktyk zarządzania wynikami może pomóc w konsekwentnym i skutecznym wykorzystywaniu wybranych technik w całej organizacji.

Czynnik	Co należy wziąć pod uwagę
Cele biznesowe	Wybieraj techniki, które wspierają priorytety organizacji, niezależnie od tego, czy chodzi o poprawę produktywności, rozwój liderów, zwiększenie zaangażowania czy poprawę wyników sprzedaży.
Kultura organizacyjna	Wybieraj podejścia zgodne ze sposobem komunikacji w organizacji. Na przykład coaching i ciągła informacja zwrotna sprawdzają się w kulturach opartych na współpracy, podczas gdy ustrukturyzowane oceny mogą lepiej działać w środowiskach podlegających ścisłym regulacjom.
Kompetencje menedżerów	Weź pod uwagę, ile szkoleń i czasu mają menedżerowie. Techniki takie jak regularne spotkania indywidualne wymagają dobrze rozwiniętych umiejętności coachingowych, natomiast ustrukturyzowane ramy wyznaczania celów często łatwiej ustandaryzować.
Potrzeby pracowników	Zastanów się, w jaki sposób pracownicy wolą otrzymywać informacje zwrotne i jakiego wsparcia potrzebują, aby odnieść sukces. Różne role lub poziomy doświadczenia mogą wymagać zastosowania różnych technik.
Technologia i procesy	Upewnij się, że używane przez Ciebie oprogramowanie HR lub do zarządzania wynikami obsługuje planowane techniki, takie jak śledzenie celów, ciągła informacja zwrotna, docenianie czy planowanie rozwoju.

Zapisz się do newslettera People Managing People

Aby uzyskać więcej fachowych informacji na temat zarządzania efektywnością, zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.