6 strategii słuchania pracowników, które przynoszą rezultaty

Czym jest słuchanie pracowników?

Słuchanie pracowników to coś więcej niż wysyłanie corocznej ankiety pracowniczej. To całościowe podejście organizacji do rozumienia, potwierdzania i poprawy doświadczeń pracowników na podstawie ciągłego gromadzenia opinii przy użyciu wielu metod.

Bez skutecznej ciągłej strategii słuchania pracowników niezwykle trudno jest zrozumieć, co wpływa na takie kwestie jak rotacja pracowników czy ich zaangażowanie. 

Dlaczego słuchanie pracowników jest ważne?

Wszystkie dobre relacje opierają się na skutecznej komunikacji, zaufaniu i szacunku. Słuchanie pracowników jest ważne, ponieważ:

• Pokazujesz pracownikom, że Ci na nich zależy, i możesz lepiej dbać o ich dobrostan
• Pozyskujesz informacje zwrotne, które pomagają realizować inicjatywy poprawiające utrzymanie pracowników i ich zaangażowanie
• Budujesz zaufanie do kadry kierowniczej, wzmacniając menedżerów w angażowaniu ich zespołów
• Wzbogacasz strategię biznesową, priorytety i cele o bieżące spostrzeżenia pracowników
• Budujesz dla swojej firmy markę „pracodawcy z wyboru”, aby przyciągać i zatrzymywać najlepsze talenty
• Tworzysz angażującą i odnoszącą sukcesy kulturę miejsca pracy
• Opracowujesz zrównoważone podejście do różnorodności, równego traktowania i inkluzji.

Widziałem wpływ skutecznych programów słuchania pracowników. Oto niektóre rezultaty osiągnięte przez mój zespół:

• Zmniejszenie dobrowolnej rotacji o 8% w latach 2021-2022
• Uzyskanie 100% udziału w naszej corocznej ankiecie pracowniczej w 2022 roku
• Osiągnięcie ogólnej pozytywnej oceny na poziomie 87% wśród pracowników w ciągu ostatniego roku
• Utrzymanie 95% nowo zatrudnionych pracowników po pierwszym roku.

Korzyści są w zasięgu ręki, teraz przejdziemy do tego, jak je osiągnąć.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

6 strategii, metod i najlepszych praktyk słuchania pracowników

W przeszłości firmy koncentrowały się na tym, jak komunikować się z pracownikami, co było w dużej mierze procesem jednokierunkowym. 

Teraz nadszedł czas, aby opanować komunikację dwukierunkową, słuchając pracowników i pokazując, że organizacja ich słyszy — aktywne słuchanie w firmach.

Oto moje strategie i najlepsze praktyki służące budowaniu programów słuchania pracowników o dużym wpływie.

Wykorzystuj wiele kanałów słuchania, aby słuchać pracowników w sposób ciągły

Jeśli chcesz dobrze słuchać, potrzebujesz wielu „punktów nasłuchu”. Firmy, które najlepiej realizują słuchanie pracowników, korzystają z połączenia corocznych ankiet, ankiet pulsowych, grup fokusowych, spotkań indywidualnych, spotkań ogólnofirmowych, spotkań skip-level, wywiadów retencyjnych,  wywiadów końcowych oraz wewnętrznych platform społecznościowych, aby na bieżąco zbierać opinie.

Do najbardziej skutecznych kanałów słuchania, z których korzystam, należą:

• Coroczna ankieta dotycząca zaangażowania pracowników, za którą odpowiada i którą wdraża międzyfunkcyjny zespół interesariuszy.
• Regularne spotkania indywidualne pracowników z menedżerami.
• Ankiety na poszczególnych etapach cyklu życia pracownika — podczas wdrożenia, w rocznice zatrudnienia (ankiety retencyjne i ankiety informacji zwrotnej 360°) oraz po odejściu z firmy
• Regularne korzystanie z narzędzi do przeprowadzania ankiet pulsowych wśród pracowników w celu mierzenia opinii na temat dużych zmian organizacyjnych
• Mentorzy-opiekunowie dla nowo zatrudnionych pracowników, którzy zbierają informacje zwrotne w ciągu pierwszych trzech miesięcy pracy.

Choć jest przydatna, jedna obszerna ankieta rocznie nie dostarczy wystarczającej ilości aktualnych danych, aby wiedzieć, czy w ciągu roku wywierasz znaczący wpływ na swoje inicjatywy.

Ciągłe słuchanie, z wykorzystaniem różnych metod, oznacza, że masz do dyspozycji więcej aktualnych danych.

Wspólna odpowiedzialność za zbieranie opinii

Aby słuchanie pracowników było skuteczne, nie powinno być wyłączną odpowiedzialnością działu HR ani kadry zarządzającej.

Zamiast tego cała firma bierze za nie odpowiedzialność: liderzy wyższego szczebla nadają ton „słuchaniu”, dział HR opracowuje strategie i wspiera ich wdrażanie, menedżerowie budują zaufanie i zaangażowanie, a pracownicy czują się uprawnieni do pełnego udziału w tym procesie.

Wasza kultura organizacyjna powinna koncentrować się na ludziach i na tym, jak pomóc im odnieść sukces. To podejście zaczyna się na szczycie, wraz z dyrektorem generalnym, i jest wzmacniane w całej organizacji.

Inwestujcie w rozwój świetnych liderów ludzi, aby tworzyli otwarty dialog z pracownikami i świadomie słuchali ich opinii.

Inicjatywy na rzecz rozwoju liderów mogą obejmować wyznaczenie menedżera ds. szkoleń, który nauczy nowych menedżerów, jak być świetnymi „liderami ludzi”, comiesięczne spotkania menedżerów służące wymianie najlepszych praktyk lub program mentorski dla menedżerów.

Pokażcie działania podjęte w wyniku analizy danych zebranych podczas słuchania pracowników

Alexander Bell powiedział: „Jedyną różnicą między sukcesem a porażką jest umiejętność podjęcia działania.” 

Te słowa doskonale sprawdzają się w przypadku słuchania pracowników! Jeśli członkowie zespołu nie widzą, w jaki sposób ich opinie wpływają na działania firmy, przestaną się nimi dzielić.

Możecie podjąć kilka prostych kroków, aby zapewnić działania następcze wynikające z wysiłków na rzecz słuchania pracowników:

1. Wykorzystujcie wskaźniki pozytywnych ocen, aby identyfikować obszary wymagające największej uwagi, i koncentrujcie działania następcze na obszarach z niższymi ocenami. Korzystamy ze skali zgodności obejmującej 6 punktów i właśnie taką skalę rekomendujemy naszym klientom.
2. Łączcie wszystkie dane w jednym miejscu za pomocą analityki. Pomaga to szybciej identyfikować trendy i sprawia, że dane można wykorzystać w praktyce. Korzystamy z własnego oprogramowania, które łączy wszystkie dane i analizy, ale możecie użyć jednego rozwiązania lub połączenia kilku narzędzi: oprogramowania do śledzenia zaangażowania, narzędzi do przeprowadzania ankiet pracowniczych i oprogramowania do analityki HR.
3. Wybierzcie kluczowe obszary wymagające poprawy. Polecam model 3-2-1.
   1. Znajdźcie trzy kluczowe wyniki w swoich danych. Mogą to być wartości wysokie, niskie lub kluczowe komentarze. 
   2. Jako zespół omówcie dwie najważniejsze możliwości poprawy
   3. Zdecydujcie o jednym działaniu, które podejmiecie dla dobra swojej organizacji.
4. Informujcie o postępach. Zakończcie pętlę informacji zwrotnej, regularnie informując o postępach w działaniach następczych. Korzystajcie z wielu kanałów komunikacji, aby rozpowszechniać przekaz, takich jak poczta elektroniczna, filmy, Slack (lub inne wewnętrzne narzędzie do przesyłania wiadomości), spotkania całej firmy, a także aktualizujcie przyszłe ankiety dotyczące słuchania pracowników o nowe pytania, aby pokazać zdolność organizacji do adaptacji i elastyczność.

Pętle informacji zwrotnej stanowiące część DNA firmy

Współpracowałem z wieloma firmami przy wdrażaniu strategii słuchania pracowników i największe wyzwanie — a zarazem nagroda — jest wszędzie takie samo…  słuchanie! Jak powiedziała Amelia Earhart: „Najskuteczniejszym sposobem jest po prostu to zrobić!”

Krótki przykład. 

W 2021 roku zauważyłem, że dobrowolna rotacja pracowników była nieco zbyt wysoka. Na podstawie źródeł opinii, takich jak indywidualne spotkania z menedżerami, podejrzewałem, że miało to związek z płcią.

Kiedy przyjrzałem się liczbom, okazało się, że kobiety opuszczały organizację dwa razy częściej niż mężczyźni.

Dlatego zagłębiłem się w nasze pozostałe metody słuchania pracowników i przeanalizowałem połączenie danych ilościowych i jakościowych z ankiety dotyczącej zaangażowania, informacji zwrotnych od osób odchodzących z firmy, rozmów z menedżerami i komentarzy w ankietach.

Wykorzystałem to, co mówili nam pracownicy, aby rozwiązać problem wyższej rotacji wśród kobiet.

Następnie opracowałem plan działania i omówiłem go z kadrą kierowniczą, aby zebrać więcej spostrzeżeń i pomysłów.

Skupiliśmy się na wdrażaniu programów, szkoleń, edukacji i możliwości wspierania kobiet. Na przykład przeanalizowaliśmy elastyczność pracy, aby wspierać pracujące matki, udoskonaliliśmy politykę urlopów rodzicielskich i przeanalizowaliśmy świadczenia wspierające kobiety. 

Zaprosiliśmy również prelegenta, który mówił o wzmacnianiu głosu kobiet, a także obchodziliśmy Międzynarodowy Dzień Kobiet i Miesiąc Historii Kobiet.

Po podjęciu działań na podstawie opinii pracowników ponownie sprawdziliśmy, co pracownicy przekazują nam za pośrednictwem naszych kanałów informacji zwrotnej. Wskaźnik rotacji kobiet zmniejszył się o około 50%!

Inne dane również wskazują, że nasza strategia ciągłego zbierania opinii działa. Ocena Quantum Workplace w serwisie Glassdoor wynosząca 4,8 znacznie przewyższa średnią ocenę firm wynoszącą 3,3. 

Również wskaźniki ukończenia ankiet dotyczących zaangażowania pracowników i pozytywnych ocen są znacznie wyższe niż wskaźnik odpowiedzi wynoszący 85,2% oraz wskaźnik pozytywnych ocen wynoszący 73,5% w sektorze oprogramowania i IT. 

Strategie zachęcania pracowników do dzielenia się opiniami

Skłonienie pracowników do wyrażania swoich prawdziwych opinii może być wyzwaniem dla wielu organizacji. 

Wyjaśnienie „dlaczego” słuchanie pracowników jest ważne, to świetny początek, ponieważ ludzie są znacznie bardziej skłonni coś zrobić, gdy rozumieją, jakie korzyści może im to przynieść. 

Dlatego sposób komunikowania próśb, takich jak ankiety pracownicze, ma znaczenie — potraktuj go jak tekst sprzedażowy i być może poproś zespół marketingowy o pomoc!

Kolejnym aspektem jest bezpieczeństwo psychologiczne, czyli poczucie pewności, że można zabrać głos i przedstawiać pomysły bez obawy przed upokorzeniem. Kiedy ludzie czują się „bezpieczni psychologicznie”, są bardziej zaangażowani i chętniej przedstawiają pomysły oraz sugestie.

Budowanie bezpieczeństwa psychologicznego zaczyna się od menedżerów, na przykład od tego, jak przekazują i przyjmują informacje zwrotne oraz dzielą się sukcesami i porażkami.

Więcej informacji na temat bezpieczeństwa psychologicznego znajdziesz w artykule jak stworzyć bezpieczeństwo psychologiczne w miejscu pracy

Na koniec, co wiąże się zarówno z komunikacją, jak i podejmowaniem działań, należy zadbać o to, aby potwierdzać otrzymanie opinii i uzasadniać każdą decyzję.

„Zdajemy sobie sprawę, że wielu z was ma zastrzeżenia dotyczące X, dlatego chcieliśmy się tym zająć i zamierzamy zrobić XYZ”.

Pomóż wspierać grupy zasobów pracowniczych

Grupy zasobów pracowniczych (ERG) to grupy osób z tej samej organizacji, które jednoczą się na podstawie wspólnej tożsamości, wspólnych doświadczeń, wspólnych celów lub krzyżujących się tożsamości i aspiracji.

Tradycyjnie członkowie ERG należą do grup niedostatecznie reprezentowanych, takich jak kobiety, osoby z mniejszości etnicznych, osoby z niepełnosprawnościami lub społeczność LGBTQ+, ale grupy te mogą również powstawać wokół innych wspólnych cech lub zainteresowań, takich jak rodzice pracujący zawodowo czy troska o środowisko.

Ostatecznie głównym celem ERG z perspektywy liderów i menedżerów jest lepsze zrozumienie potrzeb pracowników.

Mogą one pomóc wprowadzać zmiany systemowe i zwracać uwagę na takie kwestie jak nierówności płacowe, sprawiedliwa rekrutacja oraz sprawiedliwe procesy oceny wyników pracy.

Więcej informacji znajdziesz w świetnym artykule Katie Zink na temat wspierania grup zasobów pracowniczych.

Zacznij słuchać

„Poziom zainteresowania użytkownikami, jaki wykazują liderzy biznesowi, powinien być taki sam jak poziom zainteresowania pracownikami, którym musi wykazywać się dział HR. Poznaj ich potrzeby, problemy, wyzwania, przed którymi stoją, oraz umiejętności, których poszukują”. - Donna Scarola, dyrektorka ds. pracowników, celu i kultury, Parcl

Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że inwestowanie w program słuchania pracowników może znacząco zwiększyć retencję i zaangażowanie pracowników, a także pomóc lepiej powiązać działania HR z celami biznesowymi.

Wszyscy doświadczyliśmy ogromnych zmian od początku pandemii COVID-19, a angażowanie pracowników w wartościowy i ciągły sposób, w tym za pomocą programów słuchania pracowników, może pomóc nam wszystkim dobrze przejść przez nadchodzące zmiany.

Innym świetnym przykładem słuchania pracowników w praktyce jest wykorzystanie przez American Express ankiet do pomocy w udoskonaleniu modelu elastycznej pracy.

Najczęściej zadawane pytania

Jak często należy wysyłać ankiety pracownicze?

Jak technologia może pomóc we wsłuchiwaniu się w głos pracowników?