Argumenty przemawiające za nowym podręcznikiem pracownika (i co powinien zawierać)

Dwa rodzaje podręczników pracownika

Wielu specjalistów ds. zasobów ludzkich zaleca posiadanie dwóch rodzajów podręczników pracownika:

1.  Skrócony dokument, który obejmuje najważniejsze informacje, które nowo zatrudnione osoby powinny znać, aby zapoznać się z firmą, oraz
2.  Bardziej kompleksowy dokument, do którego można się odwoływać przez cały okres zatrudnienia w organizacji. 

W przypadku nowych pracowników sugeruję udostępnienie im bardziej zwięzłego podręcznika pracownika przed rozpoczęciem pracy. Powinien on przedstawiać kulturę firmy, środowisko pracy, najważniejsze zasady obowiązujące w firmie oraz wszelkie inne informacje, które usprawnią proces ich wdrażania.

Skrócony podręcznik pracownika idealnie nadaje się do umieszczenia w ramach pakietu przygotowującego do rozpoczęcia pracy—czyli komunikacji, którą należy prowadzić z każdą nowo zatrudnioną osobą przed jej datą rozpoczęcia pracy.

Jeśli kiedykolwiek wcześniej uczestniczyłeś(-aś) w kursie wdrażania pracowników, wiesz, że nowe osoby mogą łatwo poczuć się przytłoczone, dlatego unikanie nadmiaru informacji na tym kluczowym etapie cyklu życia pracownika ma ogromne znaczenie. Pracownicy nadal będą jednak potrzebować podręcznika, który znacznie dokładniej opisuje szczegóły.

Pełny podręcznik pracownika powinien zawierać kompleksowy zestaw zasad i polityk, pełniąc funkcję dokumentu referencyjnego dla pracowników przez cały okres ich pracy w organizacji.

Jest to przydatne nie tylko dla pracowników, ale może również chronić Cię przed roszczeniami dotyczącymi dyskryminacji lub niesprawiedliwego traktowania.

Co powinien zawierać podręcznik pracownika dla nowo zatrudnionych osób?

Choć nie ma jednego właściwego ani niewłaściwego podejścia do tej kwestii — musisz określić, co ma największy sens dla Twojej organizacji — istnieją sprawdzone praktyki, którym możemy się przyjrzeć.

Celem podręcznika pracownika dla nowo zatrudnionych osób jest pomoc w złagodzeniu niektórych obaw, które wszyscy odczuwamy przed rozpoczęciem nowej pracy, oraz wzbudzenie w nich entuzjazmu związanego z nową rolą.

Pomyśl o nim jak o podsumowaniu wszystkiego, co nowi pracownicy chcą wiedzieć, ale mogą obawiać się zapytać.

Oto kilka punktów i zasad, które zalecam uwzględnić:

• Lista pracowników firmy lub kluczowych osób kontaktowych: Co najmniej powinna zawierać instrukcje dotyczące tego, z kim pracownicy mogą skontaktować się w dziale kadr w sprawie pomocy w określonych kwestiach (wynagrodzenia, świadczenia itp.).
• Harmonogram wdrożenia wyjaśniający, czego można oczekiwać pierwszego dnia, w pierwszym tygodniu i później. Nie jest to rozpiska minuta po minucie, ale daje nowym pracownikom wyobrażenie o tym, czego mogą się spodziewać przed rozpoczęciem pracy. 
• Schemat organizacyjny: Pozwoli im zorientować się, jak działa organizacja, kim są kluczowi członkowie ich zespołu i czego mogą oczekiwać od współpracowników. 
• Glosariusz żargonu i akronimów: Każda organizacja ma swój zestaw określeń i akronimów, których używa. Ułatw pierwsze dni, udostępniając coś, do czego pracownicy mogą sięgnąć, aby nadrobić zaległości. 
• Misja i podstawowe wartości organizacji. Możesz dokładniej wyjaśnić, dlaczego zostały wybrane, zamiast tylko je wymieniać. Dzięki temu nowi pracownicy dowiedzą się, czego mogą oczekiwać od kultury organizacyjnej firmy. 
• Historia firmy i najważniejsze wydarzenia: Możesz przedstawić krótki przegląd ważnych dat w historii organizacji, takich jak data założenia, otwarcie nowego biura, osiągnięcie określonego poziomu przychodów lub uznanie firmy za jedno z najlepszych miejsc pracy. 
• Ogólne informacje o biurze: Jeśli pracownicy wracają do biura, należy uwzględnić informacje o parkingu, kartach dostępu, kodach alarmowych i dane kontaktowe do administracji budynku. 
• Spis treści pełnego podręcznika pracownika. Jest to ważne, ponieważ daje nowym pracownikom wgląd w inne obowiązujące zasady, dzięki czemu będą wiedzieć, gdzie znaleźć te informacje, gdy później będą musieli do nich wrócić.
• Podstawowe zasady działu kadr, których będą oczekiwać nowi pracownicy, takie jak informacje dotyczące godzin i harmonogramów pracy, czasu wolnego, mienia firmy (np. komputerów i telefonów komórkowych) oraz zasad pracy zdalnej.
• Szczegóły dotyczące ubioru: Niezależnie od tego, czy pracownicy pracują zdalnie, czy w biurze, warto poinformować ich, czego oczekuje się od nich w zakresie ubioru. 
• Podsumowanie świadczeń pracowniczych: Powinien to być raczej krótki przegląd tego, czego mogą oczekiwać; dodatkowe szczegóły można uwzględnić później. 

Ostatecznie to od Ciebie zależy, co uwzględnisz. Są to jednak najważniejsze kwestie, które zalecam omówić, aby stworzyć skuteczny podręcznik pracownika dla nowych osób.

Powiązane materiały: Czym jest ubezpieczenie odpowiedzialności z tytułu świadczeń pracowniczych?

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jakie informacje należy zachować do formalnego podręcznika pracownika?

Teraz, gdy omówiliśmy podstawowe elementy, które należy uwzględnić w podręczniku dla nowych pracowników, możesz zastanawiać się, jakie inne informacje powinny zostać przygotowane jako część bardziej formalnej i kompleksowej wersji.

Aby uzyskać pełny wykaz informacji, które należy uwzględnić w podręczniku, polecam zapoznać się z najlepszymi praktykami opisanymi w naszym kompleksowym przewodniku po podręcznikach pracownika. Oto jednak kilka podstawowych wskazówek, które pozwolą Ci wyrobić sobie ogólne pojęcie:

• Szczegółowy przewodnik wyjaśniający, jak działają świadczenia pracownicze. Możesz omówić ubezpieczenie zdrowotne, urlop wypoczynkowy (PTO), urlop chorobowy, urlop rodzicielski i urlop okolicznościowy oraz wymagania kwalifikacyjne dla każdej kategorii.
• Podsumowanie innych świadczeń pracowniczych, które możesz oferować, oraz opis ich działania, takich jak programy emerytalne lub płatny urlop na pełnienie obowiązku ławnika.
• Zasady dotyczące wydatków pracowniczych, procesów zatwierdzania i procedur zwrotu kosztów.
• Zasady zatrudnienia, takie jak kodeks postępowania, bezpieczeństwo w miejscu pracy, molestowanie seksualne, ewidencja czasu pracy, działania dyscyplinarne, oceny wyników pracy, równe szanse zatrudnienia i konflikt interesów.
• Wytyczne dotyczące mediów społecznościowych! Jest to obecnie szczególnie ważne, dlatego należy przekazać nowym pracownikom jasne wytyczne dotyczące reprezentowania organizacji w mediach społecznościowych, aby wyeliminować niejednoznaczności i ograniczyć nieporozumienia. 
• Informacje dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa istotne dla Twojej branży oraz zgodne z lokalnymi i federalnymi przepisami prawa. W przypadku firm działających w branżach, w których bezpieczeństwo ma szczególne znaczenie, warto również rozważyć utworzenie dodatkowego dokumentu zawierającego firmowe zasady dotyczące bezpieczeństwa.

Jeśli potrzebujesz pomocy w tym obszarze, nie martw się! Zebraliśmy ponad 40 zasad działu kadr, najlepszych praktyk i przykładów, które pomogą Ci znacznie uprościć ten proces.

Przykłady podręczników pracownika

Jeśli szukasz inspiracji dotyczących podręcznika dla nowych pracowników lub podręczników pracownika ogólnie, oto kilka przykładów, którym możesz się przyjrzeć, aby znaleźć inspirację. 

Trello

Podręcznik pracownika Trello jest interesującym przykładem (firma określa go jako instrukcję dla pracowników), ponieważ:

1. Jest to przykład „zjadania własnej karmy” przez Trello — firma korzysta z własnego produktu do stworzenia instrukcji dla pracowników. 
2. Charakter tablic Trello sprawia, że bieżące aktualizowanie podręcznika pracownika jest znacznie łatwiejsze. Śledzenie zmian na tablicy Trello jest o wiele prostsze niż wprowadzanie poprawek w pliku PDF. 

W podręczniku Trello podoba mi się to, że zawiera rozpisane informacje o tym, co należy przeczytać pierwszego dnia. Dotyczą one głównie zasad obowiązujących w firmie, w tym urlopu chorobowego, polityki urlopowej i molestowania seksualnego.

W ramach dalszej lektury dostępne są inne tablice poświęcone świadczeniom pracowniczym, ubezpieczeniu zdrowotnemu, zwrotom kosztów, płatnemu urlopowi i innym kwestiom. Zamiast przerzucać kolejne strony, wszystkie informacje są dostępne przed oczami.

Valve

Ten podręcznik pracownika stał się viralem w 2012 roku. Nie tylko ze względu na zawarty w nim humor, lecz także dlatego, że przedstawia organizację o wyjątkowej strukturze, która w tamtym czasie bardzo skrycie podchodziła do swoich procesów. 

Przedstawia on, czego powinni spodziewać się nowi pracownicy, opisuje kulturę firmy, warunki pracy w Valve, to, czego można oczekiwać w typowym tygodniu pracy, misję firmy, oceny wyników, słowniczek żargonu i wiele więcej. 

Warto jednak zauważyć, że ponieważ Valve jest w całości finansowane ze środków własnych, zatrudnia niewielu pracowników i ma płaską strukturę, podejście tej firmy prawdopodobnie znacznie różni się od sposobu funkcjonowania Twojej firmy — bardziej niż ma to miejsce zazwyczaj. To, co sprawdza się w Valve, może nie mieć sensu w Twojej organizacji.

Mimo to jest to przydatny, zwięzły przewodnik, który pomaga przekazać informacje o misji i wizji firmy oraz o sposobie jej działania. 

Netflix 

Ten podręcznik pojawił się w 2009 roku i jest bardzo rzeczowym podręcznikiem pracownika. Podczas gdy większość najbardziej znanych podręczników pracownika zazwyczaj zawiera atrakcyjne grafiki i humor, podręcznik Netflixa jest bezpośredni i przechodzi od razu do sedna — podobnie jak kultura tej firmy. 

Opisuje wartości firmy, jej podejście do „genialnych palantów”, powody, dla których tak zdecydowanie stawia na wysoką wydajność, sposób korzystania z urlopów, uzasadnienie polityki odszkodowań pracowniczych, intensywne warunki pracy i wiele więcej. 

Jedną z rzeczy, które naprawdę trzeba docenić w tym podręczniku pracownika, jest jego bezkompromisowość. Wprost pokazuje, jak działa Netflix i że nie jest to miejsce dla każdego — i nigdy nie udaje, że jest inaczej. 

Chociaż ten podręcznik pracownika pochodzi z 2009 roku, wygląda na to, że od tamtego czasu kultura firmy niewiele się zmieniła. 

Oto więc trzy bardzo różne przykłady podręczników pracownika. 

Podręcznik Netflixa jest bardzo minimalistyczny, bezpośredni i konkretny, ale taki właśnie jest charakter tej firmy. Atrakcyjne grafiki i humor wyglądałyby w nim nie na miejscu.

Dla porównania podręcznik pracownika Valve jest pełen barwnego języka, humoru i elementów wizualnych, co dobrze współgra z podejściem firmy do kultury organizacyjnej.

Jeśli więc chodzi o „sposób” stworzenia nowego podręcznika pracownika, weź pod uwagę swoją kulturę organizacyjną. 

Zastrzeżenia dotyczące podręczników pracownika

Teraz, gdy przyjrzeliśmy się temu, jak może wyglądać podręcznik pracownika (na kilku przykładach) oraz co powinno się w nim znaleźć, chcę omówić kilka kwestii, o których należy pamiętać w związku z podręcznikiem pracownika.

Choć mogą być świetnym elementem procesu wdrażania, posiadanie dobrej jakości podręcznika pracownika nie powinno znajdować się na samym szczycie Twojej listy. System wsparcia, plan na 30–60–90 dni lub korzystanie z oprogramowania rekrutacyjnego do automatyzacji przepływów pracy związanych z wdrażaniem również ma kluczowe znaczenie dla dobrego rozpoczęcia pracy przez nowych pracowników.

Oprogramowanie rekrutacyjne z przepływami pracy dotyczącymi wdrażania może pomóc usprawnić proces rekrutacji, zapewniając, że nowi pracownicy są dobrze poinformowani i przygotowani jeszcze przed rozpoczęciem pracy, uzupełniając tym samym rolę podręcznika pracownika.

Kolejną kwestią, którą warto wziąć pod uwagę, jest to, że podręcznik pracownika może łatwo stać się jednym z tych dokumentów, które zostają zapomniane w biurku. Choć zawarte w nich informacje na temat zasad obowiązujących w firmie mogą być pomocne, przeglądanie takich dokumentów może nie należeć do najbardziej emocjonujących. 

Dlatego sugeruję, aby w miarę możliwości (i jeśli ma to sens w kontekście kultury Twojej organizacji) wybrać bardziej swobodne, oparte na materiałach wizualnych podejście.

Jesteśmy wzrokowcami i przetwarzamy informacje wizualne znacznie szybciej niż tekst. Dzięki systemom zarządzania dokumentami zespoły HR mogą z łatwością zarządzać treścią podręcznika pracownika i ją aktualizować, a także dbać o to, by materiały wizualne były nowoczesne i aktualne.

Na koniec jeszcze jedna uwaga dotycząca podręcznika pracownika.

Były pracownik firmy Valve (tej dziwacznej) tak wypowiedział się na temat ich podręcznika pracownika:

„Wszystkie legalnie działające, samoorganizujące się firmy muszą „wyciec” oficjalny, nieoficjalny podręcznik firmy. Musi być elegancko przygotowany i przyjemny w lekturze. Guru marketingu deweloperskiego tworzą takie materiały, aby przyciągnąć nowych kandydatów do lejka rekrutacyjnego. Osoby z wewnątrz śmieją się z takich rzeczy.”  

Być może było to wyłącznie jego doświadczenie, ale warto o tym pamiętać. Na przestrzeni lat tego rodzaju podręczniki pracownika stały się viralami i trzeba przyznać, że są świetnymi narzędziami marketingowymi.

Pamiętaj jednak, aby zachować ich skoncentrowany charakter, tak aby nowi pracownicy mogli czerpać z nich jak najwięcej wartości. 

Jeśli przypadkiem stanie się viralem i będzie można go wykorzystać do przyciągnięcia nowych talentów — świetnie! Pamiętaj jednak, aby nie projektować go wyłącznie z myślą o tym. 

Kolejne kroki

Teraz lepiej rozumiesz już wartość podręcznika pracownika i wiesz, jak najlepiej powitać nowych pracowników.

Jeszcze raz chcę podkreślić, że nie ma jednego właściwego ani niewłaściwego sposobu jego przygotowania — każda organizacja jest inna i każda ma własne priorytety, mocne strony oraz wyzwania. 

Być może masz stary podręcznik pracownika, będący zwykłym dokumentem tekstowym, którego nikt nie aktualizował od lat i którego nikt nie czyta. Być może nie masz go wcale. 

To dobry moment, aby zacząć od zera albo popracować nad tym, co już masz. Aby ułatwić Ci to zadanie, polecam skorzystanie z oprogramowania do tworzenia podręczników pracownika, dzięki któremu szybciej uruchomisz własny podręcznik.  

Jeśli szukasz narzędzi i technologii, które pomogą Twojej organizacji, oto nasza lista najlepszego oprogramowania do wdrażania pracowników, które pomoże Ci wprowadzić większy porządek do procesu orientacji.

Powiązany artykuł: Najlepsze oprogramowanie CSR wspierające społeczną odpowiedzialność biznesu