Czy HR zajmuje się płacami czy finanse? Kto powinien obsługiwać wypłaty?

W tym artykule analizujemy oba punkty widzenia, rozważamy ich zalety i wady oraz pomagamy ustalić, gdzie w Twojej firmie najlepiej umieścić odpowiedzialność za wynagrodzenia.

Czy wynagrodzenia są funkcją HR czy finansów? 

Odpowiedzialność za wynagrodzenia obejmuje działy zasobów ludzkich, działy finansowe, a być może nawet świadczenia, IT lub podmiot zewnętrzny.

Czy zatem HR zajmuje się wynagrodzeniami? A może powinny one podlegać nadzorowi działu finansowego?

Krótka odpowiedź: to zależy.

Zależy to przede wszystkim od wielkości organizacji i jej struktury.

W mniejszych organizacjach każdy z tych działów może nadzorować wszystkie kwestie związane z wynagrodzeniami

W większych organizacjach z wyodrębnionym zespołem finansowym lub zespołem ds. wynagrodzeń prawdopodobnie nastąpi podział obowiązków: HR będzie zarządzać danymi wejściowymi (np. nowymi pracownikami, podwyżkami i świadczeniami), podczas gdy finanse lub zespół ds. wynagrodzeń zajmą się realizacją (np. przetwarzaniem płatności i raportowaniem podatkowym).

Pozwala to każdemu działowi skupić się na swoich mocnych stronach, a rozdzielenie obowiązków przekłada się również na skuteczne mechanizmy kontroli wewnętrznej.

Rola zasobów ludzkich w obsłudze wynagrodzeń

Wynagrodzenia są częściowo funkcją skierowaną do pracowników, co nieuchronnie angażuje HR. Wiele obowiązków związanych z wynagrodzeniami, takich jak zmiany w wysokości wynagrodzenia, wymaga udziału HR.

Oto przykłady obowiązków HR związanych z wynagrodzeniami:

• Dostosowanie do cyklu życia pracownika: HR nadzoruje rekrutację, wdrażanie, świadczenia, ewidencję czasu pracy i rozwiązanie stosunku pracy — wszystkie te elementy mają wpływ na wynagrodzenia.
• Wrażliwość danych: HR już zajmuje się poufnymi informacjami o pracownikach, w tym danymi dotyczącymi wynagrodzeń, które w naturalny sposób integrują się z obsługą wynagrodzeń.
• Świadczenia i zgodność z przepisami: Zarządzanie potrąceniami na ubezpieczenie zdrowotne, programy emerytalne oraz zgodność z przepisami prawa pracy często należą do zakresu obowiązków HR.

W organizacjach, w których HR odgrywa centralną rolę w obsłudze wynagrodzeń, oprogramowanie HR do obsługi wynagrodzeń może pomóc zarządzać obiema funkcjami w jednym systemie.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Rola księgowości w obsłudze wynagrodzeń

Księgowość odgrywa kluczową rolę w przetwarzaniu wynagrodzeń. Uzgadnianie sald, wprowadzanie zapisów do księgi głównej oraz przestrzeganie przepisów dotyczących podatków od wynagrodzeń ma krytyczne znaczenie dla każdej firmy. Często nie są to obowiązki, do których wykonywania HR jest odpowiednio przeszkolony.

Oto przykłady obowiązków księgowości związanych z wynagrodzeniami:

• Budżetowanie i sprawozdawczość finansowa: Ponieważ wynagrodzenia stanowią tak duży wydatek, najlepiej, aby zarządzał nimi i raportował je dział finansowy.
• Zgodność podatkowa i audyty: Zespoły finansowe są bardziej zaangażowane w zarządzanie potrąceniami podatkowymi, odprowadzaniem należności oraz audytami finansowymi.
• Nadzór nad przepływami pieniężnymi: Dział finansowy zapewnia, że wynagrodzenia wpisują się w szerszą strategię przepływów pieniężnych firmy.

Inna opcja: argumenty za outsourcingiem obsługi wynagrodzeń

Dla wielu organizacji — szczególnie małych i średnich firm — outsourcing obsługi wynagrodzeń stanowi atrakcyjną trzecią opcję, zwłaszcza w przypadku działalności na rynkach zagranicznych.

Dlaczego firmy decydują się na outsourcing

1. Wiedza specjalistyczna i zgodność z przepisami: Dostawcy usług płacowych są na bieżąco z nieustannie zmieniającymi się przepisami podatkowymi, regulacjami prawa pracy i terminami składania dokumentów. Zmniejsza to ryzyko kosztownych błędów lub kar za nieprzestrzeganie przepisów.
2. Oszczędność czasu: Przekazując zadania administracyjne, takie jak obliczanie wynagrodzeń, odliczanie podatków i realizowanie płatności, zespoły wewnętrzne mogą skupić się na priorytetach strategicznych — czy to na planowaniu zatrudnienia, czy na analizie finansowej.
3. Technologia i automatyzacja: Wielu dostawców usług płacowych oferuje zaawansowane platformy płacowe, które integrują się z systemami HR i księgowymi, usprawniają raportowanie oraz zapewniają pracownikom dostęp do pasków wynagrodzeń, formularzy podatkowych i ustawień przelewów bezpośrednich.
4. Skalowalność: W miarę rozwoju firm ich potrzeby związane z płacami stają się coraz bardziej złożone — szczególnie podczas ekspansji na nowe jurysdykcje. Globalni dostawcy usług płacowych i dostawcy lub usługi EOR są przygotowani do sprawnego obsługiwania płac w wielu stanach, a nawet w wielu krajach.
5. Efektywność kosztowa: Chociaż outsourcing wiąże się z kosztami, wiele firm uznaje, że są one rekompensowane oszczędnościami wynikającymi z mniejszej liczby błędów płacowych, mniejszej liczby godzin pracy wewnętrznych zespołów oraz ograniczenia ryzyka prawnego.

Kiedy outsourcing może nie być idealnym rozwiązaniem

• Firmy o wysoce niestandardowych modelach wynagradzania lub rygorystycznych wymaganiach dotyczących kontroli danych mogą preferować prowadzenie obsługi płac wewnętrznie.
• Niektóre organizacje uznają, że wewnętrzne zarządzanie płacami jest bardziej efektywne, jeśli dysponują sprawnymi systemami i dedykowanym personelem ds. płac.

Uwaga: Outsourcing nie eliminuje potrzeby wewnętrznego nadzoru. Działy HR i finansów nadal odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu danymi wejściowymi i zatwierdzaniu procesów, ale outsourcing może przenieść ciężar realizacji na doświadczonych specjalistów. Ostatecznie jest to decyzja strategiczna, która powinna być oparta na wielkości, złożoności i możliwościach firmy.

Płace jako model współpracy

Oto kilka przykładów współpracy różnych działów w różnych organizacjach.

1. Startupy (małe, elastyczne zespoły — obsługa wewnętrzna lub częściowo zlecana na zewnątrz)

Startupy często korzystają z zewnętrznych rozwiązań płacowych, aby zapewnić dokładność i zgodność z przepisami, podczas gdy działy HR i finansów dostarczają dane i sprawują nadzór.

Zakres odpowiedzialności	HR	Finanse	Dostawca zewnętrzny
Zmiana wynagrodzenia lub stawek płac	X
Monitorowanie dat zakończenia zatrudnienia i rozpoczęcia pracy oraz liczby godzin	X
Projektowanie i zmiana programu świadczeń	X
Odpowiadanie na pytania pracowników dotyczące płac	X
Zapewnianie poufności informacji	X
Terminowa realizacja płatności		X	X
Zgodność z prawem podatkowym		X	X
Audytowanie danych płacowych		X
Raportowanie		X

2. Średnie firmy (rozwijające się zespoły — model hybrydowy)

Średnie firmy często dzielą obowiązki — dział HR zarządza danymi pracowników, dział finansów zajmuje się raportowaniem i nadzorem podatkowym, a zewnętrzni dostawcy odpowiadają za realizację.

Zakres odpowiedzialności	HR	Finanse	Dostawca zewnętrzny
Zmiana wynagrodzenia lub stawek płac	X
Monitorowanie dat zakończenia zatrudnienia i rozpoczęcia pracy oraz liczby godzin	X		X
Projektowanie i zmiana programu świadczeń	X
Odpowiadanie na pytania pracowników dotyczące płac	X		X
Zapewnianie poufności informacji	X	X	X
Terminowa realizacja płatności		X	X
Zgodność z prawem podatkowym		X	X
Audytowanie danych płacowych		X	X
Raportowanie		X	X

3. Przedsiębiorstwa (duża skala — wewnętrzne zespoły płacowe lub kompleksowy outsourcing)

Duże przedsiębiorstwa albo utrzymują rozbudowane wewnętrzne zespoły płacowe w ramach działów HR i finansów, albo w pełni zlecają obsługę globalnym dostawcom, stosując wielopoziomowy nadzór i mechanizmy kontrolne.

Odpowiedzialność	HR	Finanse	Zewnętrzny dostawca
Zmiana wynagrodzenia lub stawek płac	X
Śledzenie zakończenia zatrudnienia, dat rozpoczęcia pracy i liczby godzin	X		X
Projektowanie i zmiany programu świadczeń	X		X
Odpowiadanie na pytania pracowników dotyczące listy płac	X		X
Zapewnianie poufności informacji	X	X	X
Terminowe przetwarzanie listy płac		X	X
Przestrzeganie przepisów podatkowych		X	X
Audytowanie danych płacowych		X	X
Raportowanie	X	X	X

Werdykt: kto powinien zajmować się listą płac?

Jeśli to możliwe, w twoim najlepszym interesie jest zaangażowanie zarówno działu HR, jak i księgowości lub finansów w zarządzanie płacami. 

Podejście hybrydowe jest często najlepszym rozwiązaniem, ponieważ łączy dogłębną znajomość danych pracowników i kwestii zgodności z przepisami przez dział HR z wiedzą działu finansów w zakresie budżetowania, raportowania i odpowiedzialności finansowej — dzięki temu lista płac jest zarówno dokładna, jak i strategicznie dopasowana.

Jak podkreśla Kevin Marshall, CPA i specjalista ds. finansów osobistych, Kalkulator amortyzacji:

„W niektórych okresach, takich jak lista płac na koniec roku, współpraca między działami ma kluczowe znaczenie. Dział HR, finanse i dział płac muszą być zgodne, zwłaszcza jeśli chodzi o takie kwestie jak odroczone wynagrodzenie, składki na plan emerytalny czy świadczenia zdrowotne.”

Z czasem to pytanie nie będzie jednak miało aż takiego znaczenia. Jedną z zalet automatyzacji płac jest to, że rutynowe zadania, takie jak obliczanie podatków, wymagają mniejszego nakładu pracy ręcznej i zaangażowania mniejszej liczby osób.

Nadal będziesz potrzebować pomocy działu HR oraz księgowości, ale przy bardziej strategicznych zadaniach.

Dział HR może pomóc w określeniu odpowiednich świadczeń, a księgowość może zająć się audytem. Wkrótce zadania te nie będą wymagały tak wielu członków zespołu, przez co argument ten będzie mniej istotny z perspektywy zarządzania zasobami ludzkimi.

Zapisz się do biuletynu People Managing People

Aby uzyskać więcej informacji, zapisz się do biuletynu People Managing People. Otrzymasz regularnie treści, które pomogą ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.