Jak prawidłowo zwolnić kogoś: 10 rzeczy, które trzeba zrobić

Należy również wziąć pod uwagę kwestie prawne i etyczne. Z tego powodu udokumentuj wszystko. 

Utrzymujące się słabe wyniki

Gdy pracownik stale nie spełnia standardów wydajności firmy, mimo zapewnienia mu odpowiedniego szkolenia i wsparcia, rozwiązanie z nim umowy może okazać się konieczne. 

Niezdolność lub niechęć do dostosowania się do istotnych zmian w miejscu pracy, takich jak nowe technologie, procesy lub restrukturyzacja organizacyjna, może hamować rozwój i ewolucję firmy.

Naruszenie polityki firmy lub kodeksu postępowania

Angażowanie się w zachowania naruszające politykę organizacji lub kodeksy postępowania, takie jak nękanie, przemoc, dyskryminacja lub kradzież, może stanowić podstawę do zwolnienia. Pozwala to utrzymać bezpieczne i pełne szacunku środowisko pracy.

Działalność niezgodna z prawem lub naruszenia zasad etycznych

Udział w działaniach niezgodnych z prawem lub poważne naruszenia zasad etycznych, takie jak oszustwo, sprzeniewierzenie środków lub naruszenie poufności, mogą być wystarczająco poważne, aby uzasadniać rozwiązanie umowy.

Powody, by nie zwalniać kogoś

Zanim podejmiesz bardzo realną decyzję o zakończeniu czyjegoś zatrudnienia, zastanów się, czy najpierw można coś skorygować.

Tymczasowo słabsze wyniki

Jeśli pracownik, który wcześniej osiągał dobre wyniki, doświadcza ich spadku, nie podejmuj od razu decyzji o zwolnieniu.

Być może przechodzi przez osobiste trudności albo nie ma jasności co do swojej roli i obowiązków. Może wystarczy zwykła rozmowa.

Zapewnienie wsparcia, na przykład w formie planu poprawy wyników, zaproponowanie innego stanowiska lub nawet czasu wolnego przed zwolnieniem sprzyja lojalności i długoterminowej produktywności.

Jak prawidłowo zakończyć czyjeś zatrudnienie

Postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, aby zapewnić, że proces będzie możliwie najmniej bolesny dla danej osoby i całego zespołu.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Koniecznie zrób #1: unikaj używania słowa „zwolniony”

Pomimo tytułu tego artykułu nie lubię używać słów „zwolniony” ani „rozwiązano umowę”, gdy mówię o zakończeniu czyjegoś zatrudnienia. 

Choć są bardzo klarowne, brzmią surowo i okazują brak szacunku oraz empatii wobec osób, których to dotyczy.

Z drugiej strony, jeśli będziesz zbyt ogólnikowy, istnieje ryzyko, że pracownik zacznie się zastanawiać, jaki dokładnie jest jego status zatrudnienia.

Na przykład „zwolnienie grupowe” ma miejsce wtedy, gdy w danym momencie nie ma wystarczającej ilości pracy dla pracownika, ale nadal pozostaje on zatrudniony przez firmę.

„Pozwolić odejść” sprawia, że brzmi to tak, jakby decyzja o odejściu należała do pracownika, a Ty po prostu… pozwoliłeś mu odejść?

Wolę powiedzieć, że zatrudnienie danej osoby „zostało zakończone”, ponieważ jest to jasne, ale nie tak nieprzyjemne jak „rozwiązano umowę”.

Koniecznie zrób #2: upewnij się, że zwolnienie jest NAJLEPSZYM rozwiązaniem

Istnieje wiele uzasadnionych powodów, które mogły doprowadzić Cię do tego momentu — od utrzymujących się słabych wyników, przez brak zgodności z wizją i wartościami organizacji, po sytuację, w której dana osoba po prostu nie pasuje charakterem do Ciebie lub Twojego zespołu.

Bez względu na powód, w takich sytuacjach przed podjęciem decyzji o zwolnieniu kogoś zadaj sobie kilka z poniższych pytań:

• Czy włożyłem wystarczająco dużo wysiłku w korygowanie niewystarczających wyników?
• Czy wdrożyłem plan poprawy wyników?
• Czy regularnie przeprowadzałem oceny wyników pracy oraz spotkania 1:1?
• Czy w organizacji istnieje inne stanowisko, do którego ta osoba mogłaby być lepiej dopasowana?
• Czy zweryfikowałem swoje spostrzeżenia z innymi członkami zespołu i menedżerami?
• Czy dla tego pracownika i jego współpracowników będzie to całkowitym zaskoczeniem?

Oczywiście w przypadku poważniejszych, a nawet niezgodnych z prawem problemów, takich jak oszustwo, kradzież, molestowanie seksualne lub przemoc, decyzja o zakończeniu zatrudnienia danej osoby może być znacznie łatwiejsza.

Konieczne działanie nr 3: Dopilnuj szczegółów i dopełnij formalności prawnych

Po podjęciu decyzji o rozwiązaniu stosunku pracy musisz znać następujące kwestie prawne i zasady dotyczące zwalniania pracownika:

1. Zasady rozwiązywania stosunku pracy obowiązujące w firmie, niezależnie od tego, czy zostały spisane w podręczniku pracownika, czy wynikają po prostu z przyjętych praktyk firmowych;
2. Umowy o pracę, które regulują stosunek pracodawcy i pracownika na podstawie zapisów umownych i często zawierają klauzule dotyczące rozwiązania umowy;
3. Podstawowe prawa człowieka chroniące ludzi przed takimi zjawiskami jak dyskryminacja, np. amerykańska ustawa o prawach obywatelskich i kanadyjska ustawa o prawach człowieka;
4. Przepisy prawa pracy, niezależnie od tego, czy są stanowymi, prowincjonalnymi (np. ustawa Kolumbii Brytyjskiej o standardach zatrudnienia) czy federalnymi przepisami (np. kanadyjski kodeks pracy lub ustawa WARN w USA)
5. Praktyki prawa precedensowego, które zgodnie ze stanowiskiem kanadyjskiego Ministerstwa Sprawiedliwości są „prawami, które nie zostały zapisane w ustawach, lecz rozwinęły się w system zasad opartych na precedensach”.

Liderzy działu zasobów ludzkich lub prawnik specjalizujący się w prawie pracy pomogą Ci uniknąć typowych pułapek związanych z kwestiami prawnymi, takimi jak okresy próbne, zatrudnienie na zasadzie dobrowolności oraz rozwiązanie umowy z podaniem przyczyny lub bez niej. Mogą także odpowiedzieć na typowe pytania, takie jak:

• Jak długiego okresu wypowiedzenia lub jakiej odprawy powinienem udzielić?
• Czy okres wypowiedzenia lub odprawa zależą od przyczyny?
• Czy mogę rozwiązać umowę z pracownikiem z dowolnego powodu i w dowolnym momencie?
• Czy mogę po prostu zdegradować pracownika lub obniżyć mu wynagrodzenie i liczyć na to, że sam odejdzie?

Na przykład w Kolumbii Brytyjskiej pracownicy są najczęściej zwalniani „bez podania przyczyny”, co oznacza, że ich zatrudnienie może zostać zakończone bez wskazania powodu.

Jeśli jednak pracownik zakończył już okres próbny, będzie mu przysługiwać pewna forma wypowiedzenia lub odprawy. Takie rozwiązania stosunku pracy różnią się od tych „z podaniem przyczyny”, które zwykle wiążą się z wyraźnymi, rażącymi i poważnymi naruszeniami prawa lub zasad obowiązujących w firmie.

Konieczne działanie nr 4: Przygotuj pismo o rozwiązaniu umowy

Po podjęciu decyzji o zwolnieniu kogoś i skonsultowaniu się z działem zasobów ludzkich lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy przed spotkaniem dotyczącym rozwiązania umowy należy wykonać wiele czynności.

Należy je wykonać po cichu i poufnie, a jedynymi innymi osobami, które muszą być zaangażowane lub poinformowane, są lider HR, Twój menedżer i lider IT. 

Pismo o rozwiązaniu umowy jest pisemną wersją komunikatów, które zostaną przekazane podczas spotkania dotyczącego rozwiązania umowy, i wręcza się je pracownikowi w trakcie tego spotkania.

Pismo przedstawia wyłącznie fakty i nie zawiera żadnych powodów rozwiązania stosunku pracy. Jest uprzejme, pełne szacunku i zwięzłe oraz zawiera następujące informacje:

• Data wejścia w życie rozwiązania stosunku pracy;
• Informacja, czy rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło z podaniem przyczyny, czy bez podania przyczyny;
• Szczegóły dotyczące pakietu odprawy (wynagrodzenie, świadczenia, ubezpieczenie zdrowotne, opcje na akcje itp.);
• Świadczenia związane z rozwiązaniem stosunku pracy, do których pracownik może być uprawniony, np. doradztwo zawodowe;
• Informacje dotyczące okresu po zakończeniu zatrudnienia, np. oficjalne zaświadczenie o zatrudnieniu, zwrot mienia firmy; oraz
• Imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz dane kontaktowe w razie pytań.
• Serdeczne zakończenie zawierające szczere życzenia powodzenia pracownikowi w dalszej karierze.

UWAGA: W niektórych przypadkach, gdy oferowana jest dodatkowa odprawa, można w zamian poprosić pracownika o podpisanie pisma zwalniającego z roszczeń w określonym terminie (często w ciągu tygodnia).

Zadanie obowiązkowe nr 5: Przygotuj komunikację dla zespołu

Dla współpracowników odejście pracownika może być szokiem, zwłaszcza jeśli nie byli świadomi problemów z jego wynikami lub innych kwestii. 

Przygotuj wiadomość e-mail, którą należy wysłać do pozostałych członków zespołu i/lub całej organizacji (jeśli jest to mniejsza firma) bezpośrednio po spotkaniu dotyczącym rozwiązania stosunku pracy.

Pamiętaj również, aby porozmawiać osobiście z osobami, na które odejście pracownika wpłynie w większym stopniu — niezależnie od tego, czy byli oni jego przyjaciółmi, blisko z nim współpracowali, czy też nagle będą musieli przejąć więcej pracy i odpowiedzialności. Sposób prowadzenia tej komunikacji będzie miał istotne znaczenie dla odbudowania zaufania po zwolnieniu wśród osób, których to dotyczy.

Podczas wszystkich rozmów e-mailowych i osobistych pamiętaj o szacunku dla byłego pracownika, unikaj wszelkich obraźliwych uwag i nie ujawniaj powodów swojej decyzji.

Dla współpracowników odejście pracownika może być szokiem, zwłaszcza jeśli nie byli świadomi problemów z jego wynikami lub innych kwestii. 

Przygotuj wiadomość e-mail, którą należy wysłać do pozostałych członków zespołu i/lub całej organizacji (jeśli jest to mniejsza firma) bezpośrednio po spotkaniu dotyczącym rozwiązania stosunku pracy.

Pamiętaj również, aby porozmawiać osobiście z osobami, na które odejście pracownika wpłynie w większym stopniu — niezależnie od tego, czy byli oni jego przyjaciółmi, blisko z nim współpracowali, czy też nagle będą musieli przejąć więcej pracy i odpowiedzialności.

Podczas wszystkich rozmów e-mailowych i osobistych pamiętaj o szacunku dla byłego pracownika, unikaj wszelkich obraźliwych uwag i nie ujawniaj powodów swojej decyzji.

Zadanie obowiązkowe nr 6: Przygotuj plan przekazania obowiązków zespołowi

Za każdym razem, gdy pracownik odchodzi, dobrowolnie lub niedobrowolnie, należy wykonać wiele czynności związanych z jego odejściem z firmy.

Gdy ktoś zostaje zwolniony, wiele z tych czynności może jednak wymagać zorganizowania w dyskretny sposób. 

Niektóre z tych czynności obejmują:

• Skontaktowanie się z klientami lub dostawcami, których to dotyczy.
• Przekazanie obowiązków innym członkom zespołu.
• Wyłączenie dostępu do obiektu, sieci i innych zasobów informatycznych. 

W niektórych przypadkach warto również rozważyć zaangażowanie lub zatrudnienie ochrony, która pomoże odprowadzić zwolnionego pracownika poza teren firmy. 

Rekomenduję to wyłącznie w sytuacjach, gdy istnieje obawa, że pracownik może zareagować agresywnie lub gwałtownie, albo gdy występuje istotne ryzyko kradzieży lub uszkodzenia mienia firmy.

Zadanie obowiązkowe nr 7: Wybierz odpowiedni czas i miejsce (oraz zapewnij świadka)

Aby spotkanie dotyczące rozwiązania stosunku pracy przebiegło sprawnie, wybierz odpowiednie miejsce, dzień i godzinę. Oto kilka dobrych praktyk, których nauczyłem się przez lata:

Zapewnij prywatność i ciszę

Wybierz salę konferencyjną bez okien lub z zasłonami. Unikaj miejsc publicznych, takich jak restauracje, i nie korzystaj ze swojego gabinetu, aby uniknąć przerw ze strony zespołu.

Unikaj piątków

Zwolnienie z pracy może być traumatycznym doświadczeniem, a osoby udzielające wsparcia, takie jak doradcy i terapeuci, często nie pracują w weekendy. Unikanie piątków gwarantuje również, że Ty lub osoba kierująca działem kadr będziecie dostępni następnego dnia, jeśli pracownik będzie miał pytania.

Unikaj okresu urlopowego

Jeśli rozwiązanie stosunku pracy nie jest kwestią wymagającą natychmiastowego działania, nie kończ zatrudnienia tuż przed planowanym tygodniowym urlopem pracownika.

Wybierz spokojniejszą porę dnia

Spróbuj zaplanować spotkanie dotyczące rozwiązania umowy na czas, gdy w pobliżu jest mniej osób. Jeśli na przykład pracownik często pojawia się w biurze wcześnie, zanim przyjdą wszyscy jego współpracownicy, spróbuj przeprowadzić spotkanie właśnie wtedy.

Spotkaj się twarzą w twarz

Zwolnienie z pracy może być traumatycznym wydarzeniem w życiu, dlatego unikaj przekazywania tej wiadomości e-mailem, SMS-em lub telefonicznie i zrób to osobiście. 

Jeśli pracujesz w hybrydowym miejscu pracy, spróbuj przeprowadzić spotkanie osobiście w dniu, w którym pracownik będzie w biurze. Jeśli jednak pracujesz w pełni zdalnie, przeprowadź je wirtualnie (wezwanie pracownika do biura na „specjalne spotkanie” wydałoby mu się dziwne).

Zadbaj o obecność świadka

Ważne jest, aby w pomieszczeniu znajdowała się jeszcze jedna osoba, co pozwoli ograniczyć ewentualne spory prawne dotyczące tego, co zostało lub nie zostało powiedziane. 

Zazwyczaj będzie to ktoś z działu zasobów ludzkich, ale jeśli pracujesz w mniejszej firmie, może to być asystent administracyjny lub inny zaufany członek zespołu.

Konieczność nr 8: Ćwicz, ćwicz, ćwicz

Zwolnienie kogoś z pracy może być stresującym doświadczeniem, zwłaszcza jeśli robisz to po raz pierwszy. 

Przebieg spotkania dotyczącego rozwiązania umowy będzie w dużej mierze zależał od tego, jak Ty i osoba kierująca działem zasobów ludzkich będziecie się zachowywać, dlatego przygotujcie scenariusz, odegrajcie scenki i ćwiczcie. Jednocześnie ważne jest, aby być przygotowanym na wszystko, w tym na sytuację, w której rozmowa odejdzie od scenariusza. 

Możesz spodziewać się różnych emocji ze strony zwalnianego pracownika. Byłem świadkiem zaskoczenia i szoku, nawet w przypadkach, gdy wcześniej jasno informowałem o słabych wynikach pracy i ostrzegałem pracownika, że jego zatrudnienie jest zagrożone.

Widziałem, jak ludzie się złościli, płakali, negocjowali albo po prostu siedzieli z kamienną twarzą i milczeli. Jeśli jednak Ty i przedstawiciel działu zasobów ludzkich przećwiczycie swoje role i zadbacie o płynny przebieg spotkania, wszystko będzie w porządku.

Konieczność nr 9: Przekaż złe wieści szybko i z szacunkiem

Nadszedł czas, aby wcielić w życie swoje plany, przygotowania i ćwiczenia. Poniżej przedstawiam serię kroków, które w przeszłości podejmowałem podczas spotkań dotyczących rozwiązania umowy. Pamiętaj jednak, że każda organizacja i każda sytuacja są wyjątkowe, dlatego w razie potrzeby dostosuj te wskazówki.

Krok 1: Odprowadź pracownika do sali konferencyjnej

Często może to być trudny i niezręczny krok z kilku powodów. 

Po pierwsze, spotkanie nie zostało wpisane do kalendarza pracownika, więc masz nadzieję, że jest on w pobliżu i nie wyszedł na kawę ani nie zajął się czymś innym. Czasami pozostaje Ci po prostu poczekać na jego powrót.

Gdy już go znajdziesz, powiesz coś w rodzaju: 

„[Imię i nazwisko pracownika], muszę poprosić Cię o dołączenie do mnie na krótkie spotkanie w sali konferencyjnej”.

W tym momencie pracownik może podejrzewać, że za chwilę zostanie zwolniony, i zacząć zadawać Ci pytania. Po prostu powtarzaj: „Porozmawiamy, gdy znajdziemy się w sali konferencyjnej”.

Krok 2: Przejdź do sedna i unikaj niezobowiązującej rozmowy

Gdy tylko pracownik zobaczy w pomieszczeniu kierownika działu zasobów ludzkich z poważnym wyrazem twarzy, domyśli się, że coś jest nie tak. 

Usiądź tak szybko, jak to możliwe, unikaj niezobowiązującej rozmowy i bezcelowej konwersacji, a następnie przejdź do sedna — uprzejmie, ale stanowczo. Oto przykładowy scenariusz zwolnienia kogoś bez podania przyczyny:

„[Imię i nazwisko pracownika], informuję Cię, że z dniem dzisiejszym kończymy z Tobą stosunek pracy bez podania przyczyny. [Imię i nazwisko osoby kierującej działem zasobów ludzkich] jest tutaj, aby przeprowadzić Cię przez kolejne kroki, wyjaśnić takie kwestie jak odprawa i świadczenia oraz przekazać Ci materiały, które pomogą Ci w przejściu do następnej pracy. [Imię i nazwisko pracownika], życzę Ci wielu sukcesów w przyszłości. Trzymaj się i powodzenia”.

W tym momencie najlepiej byłoby wstać i wyjść z pomieszczenia. Twój były pracownik może jednak zacząć zadawać pytania, próbować negocjować albo złościć się i wysuwać oskarżenia. Po prostu powtarzaj:

„[Imię i nazwisko pracownika], przekazałem Ci wszystkie informacje, jakie mogłem. W tej chwili zalecam, abyś pozwolił [imię i nazwisko osoby kierującej działem zasobów ludzkich] przeprowadzić Cię przez wszystkie kwestie, żebyś mógł skupić się na patrzeniu w przyszłość i na tym, co Cię czeka. Trzymaj się i powodzenia”. 

Krok 3: Zakończ spotkanie

Jeśli masz przedstawiciela działu zasobów ludzkich, zazwyczaj zajmie się on tą częścią. Jeśli nie, może to należeć do Twoich obowiązków. Po przekazaniu złych wieści należy zająć się kilkoma kwestiami:

1. Dokumenty: przekaż im pismo o rozwiązaniu umowy, pismo zwalniające (jeśli ma zastosowanie) oraz dokument dotyczący zatrudnienia, a następnie przeprowadź ich przez szczegóły i wyjaśnij ich znaczenie.
2. Pakiet odprawy: jeśli zostali zwolnieni bez podania przyczyny i przysługuje im okres wypowiedzenia, wyjaśnij, jak to działa, co stanie się z ubezpieczeniem zdrowotnym i świadczeniami itp.
3. Bezpieczeństwo i mienie: odbierz wszelkie przepustki, breloki, telefony, laptopy itp., które zapewniają im dostęp do siedziby lub sieci.

Krok 4: Odprowadź pracownika

Przedstawiciel działu HR może odprowadzić pracownika do jego biurka, aby mógł zabrać rzeczy osobiste, kluczyki do samochodu itp. 

Jeśli jednak przez 20 lat zgromadził tam mnóstwo rzeczy, zalecam wyznaczenie czasu poza godzinami pracy, aby umożliwić mu ich odebranie. Może próbować rozmawiać ze współpracownikami, ale najlepiej ograniczyć te rozmowy, mówiąc:

„[Imię i nazwisko pracownika], musimy poprosić Cię o zabranie swoich rzeczy i opuszczenie biura, ale oczywiście skontaktuj się z innymi po powrocie do domu”.

Na koniec odprowadź pracownika z biura lub budynku, ale upewnij się, że jest w stanie bezpiecznie wrócić do domu. Jeśli na przykład jest bardzo zdenerwowany, zaoferuj wezwanie taksówki, która odwiezie go do domu.

Obowiązkowe działanie nr 10: Zrealizuj plany po rozwiązaniu umowy

Pamiętasz całą pracę włożoną w przygotowanie komunikatu dla zespołu, opracowanie planów przekazania obowiązków i przygotowanie działu IT do zablokowania pracownikowi dostępu do sieci? 

Cóż, natychmiast po opuszczeniu przez pracownika budynku nadszedł czas na realizację tych planów. 

Jak zapewne zauważyłeś, choć sama rozmowa dotycząca rozwiązania umowy jest ważna, większość pracy polega na planowaniu i przygotowaniach. Wykonując odpowiednie działania z wyprzedzeniem, maksymalizujesz szanse na sprawne odejście pracownika z organizacji.

Zwolnienie kogoś to niefortunna część doświadczenia pracownika

Podczas całego procesu zwalniania kogoś pamiętaj, że pracownicy pozostający w firmie będą bardzo uważnie obserwować, jak poradziłeś sobie z tą sytuacją. 

Czy wykazałeś się empatią i szacunkiem, czy też byłeś lekceważący i bezmyślny? 

Czy dla wszystkich, w tym dla zwalnianego pracownika, było to całkowitym zaskoczeniem, czy też wszyscy widzieli, że dokładasz wszelkich starań, aby uniknąć tak drastycznego kroku? 

To, jak zachowujesz się w tych stresujących sytuacjach, może wzmocnić lub zniszczyć Twoją relację z zespołem i wpłynąć na ogólne doświadczenie pracownika.

Oprogramowanie do zarządzania doświadczeniem pracowników pomaga w takich zadaniach jak komunikacja, wsparcie, zarządzanie wynikami i wyznaczanie celów.

Pomaga unikać niefortunnych sytuacji, takich jak zakończenie zatrudnienia, a także zwiększać zaangażowanie, retencję i efektywność.

Najważniejsze wnioski

• Najpierw rozważ alternatywy i skutki: przed podjęciem decyzji o zwolnieniu pracownika przeanalizuj wszystkie możliwe działania naprawcze, takie jak plany poprawy wyników.
• Przygotowanie prawne i etyczne: zapewnij zgodność z normami prawnymi i etycznymi, dokładnie dokumentując proces, konsultując się ze specjalistami HR lub prawnikami oraz przygotowując pełne szacunku i rzeczowe pismo o rozwiązaniu umowy.
• Skuteczna komunikacja i postępowanie: przeprowadź proces zwolnienia z empatią i szacunkiem, dobierając odpowiednie słowa i czas oraz przygotowując się na różne reakcje. Po rozwiązaniu umowy skutecznie komunikuj się z zespołem i sprawnie zarządzaj okresem przejściowym, aby utrzymać pozytywne środowisko pracy.

Dołącz do społeczności People Managing People

Aby uzyskać dalsze wsparcie we wszystkich kwestiach związanych z zarządzaniem talentami, dołącz do społeczności People Managing People — wspierającej społeczności liderów HR i biznesu, którzy dzielą się wiedzą, aby pomagać Ci rozwijać karierę i budować organizacje przyszłości.