Jak przeprowadzić przegląd talentów w 5 krokach

Aby przeglądy talentów były skuteczne, nie można postrzegać ich jako „kolejnej sprawy HR”. Proces przeglądu talentów powinien być zasadniczo wspierany przez HR, ale należeć do liderów biznesowych.

Oznacza to, że liderzy biznesowi odpowiadają za:

• promowanie wartości procesu i komunikowanie jej 
• zapewnienie, że uczestniczący liderzy są odpowiedzialni za pełne zaangażowanie w proces (przygotowanie, spotkanie dotyczące przeglądu talentów, działania do wykonania) 
• aktywne prowadzenie spotkań dotyczących przeglądu talentów i uczestniczenie w nich 
• wykorzystanie wyników przeglądu talentów do realizacji strategii zarządzania talentami (np. rozwijanie określonych talentów, pozyskiwanie zewnętrznych umiejętności/kompetencji itd.).

Twój zespół HR/zarządzania talentami powinien odpowiadać za: 

• zdefiniowanie procesu 
• stworzenie narzędzi, zasobów i innych materiałów potrzebnych do realizacji procesu 
• zapoznanie liderów z procesem i narzędziami 
• pomoc w prowadzeniu sesji przeglądu talentów prowadzonych przez liderów 
• współpracę z zespołem kierowniczym przy tworzeniu planów rozwoju dla kluczowych talentów i doskonaleniu strategii zarządzania talentami, aby zapewnić organizacji przyszły sukces 
• zachęcanie liderów do krytycznego myślenia i dokładnej oceny pracowników na podstawie zdefiniowanych kryteriów.

Dlaczego przeprowadzać przegląd talentów?

Głównym celem przeprowadzania przeglądów talentów jest lepsze zrozumienie dostępnych talentów. Przynosi to organizacji wiele korzyści, w tym: 

• zrozumienie kluczowych priorytetów, przed którymi stoi Twoja organizacja, i zapewnienie, że dysponujesz odpowiednimi talentami, aby sprostać obecnym i przyszłym potrzebom biznesowym 
• lepsze zrozumienie tego, kim są współpracownicy o wysokim potencjale (tzw. HiPo), co pozwala zarówno konsekwentnie rozwijać osoby HiPo, jak i umieszczać je na stanowiskach, na których przyniosą organizacji największą wartość. 
• ograniczenie przyszłego ryzyka związanego z talentami poprzez stworzenie silnego wewnętrznego zaplecza talentów, a jednocześnie zrozumienie, jakie talenty trzeba będzie „kupić” na rynku zewnętrznym.

Krótko mówiąc, przeglądy talentów mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia organizacji talentów potrzebnych do zaspokojenia bieżących potrzeb biznesowych.

Co powinien obejmować przegląd talentów?

Dojrzały proces przeglądu talentów powinien obejmować:

1. ocenę talentów na podstawie wyników i potencjału 
2. identyfikowanie i docenianie pracowników o wysokim potencjale w organizacji
3. identyfikowanie następców na kluczowe stanowiska (zazwyczaj wszystkie stanowiska kierownicze, a także inne kluczowe lub zagrożone zbiory umiejętności)
4. rozpoczęcie procesu rozwijania naszych talentów poprzez uzgodnienie kolejnych etapów rozwoju kluczowych talentów.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak przeprowadzić przegląd talentów

Zanim przejdziemy do tego, jak przeprowadzić przegląd talentów, warto powiedzieć kilka słów o jego częstotliwości.

Jeśli to możliwe, staraj się spotykać raz na kwartał, aby omówić kwestie związane z talentami. Dzięki temu Twoje dane będą aktualne, rozmowy o talentach pozostaną w centrum uwagi, a Ty zyskasz większą elastyczność i więcej możliwości.

Jednak w zależności od potrzeb organizacji wystarczające mogą być również spotkania dotyczące talentów odbywające się dwa razy w roku lub, w ostateczności, raz w roku.

1. Zdefiniuj i zakomunikuj proces przeglądu talentów

Jeśli nie masz jeszcze istniejącego procesu przeglądu talentów, który można odświeżyć i wykorzystać jako punkt wyjścia, pierwszym krokiem będzie zdefiniowanie nowego procesu przeglądu talentów i zapoznanie z nim liderów.

Rozważ poniższe kwestie, które należy zdefiniować:

Jak będziesz oceniać swoje talenty? 

Sposób, w jaki Twoja organizacja definiuje „wyniki” i „potencjał”, stanowi podstawę tego, jak będziesz oceniać współpracowników w ramach procesu przeglądu talentów.  

Przypuszczalnie Twoja organizacja ma już dobrze ugruntowany proces zarządzania wynikami.

Nie chcesz wymyślać koła na nowo: proces przeglądu talentów powinien łatwo integrować się ze wszystkimi procesami HR. 

Najlepiej zachować spójność ze sposobem, w jaki Twoja organizacja już definiuje wyniki za pośrednictwem ocen wyników / procesu zarządzania wynikami.

Definiowanie potencjału jest nieco bardziej abstrakcyjne i może wymagać bardziej poetyckiego ujęcia. Organizacje takie jak Korn Ferry przeprowadziły szeroko zakrojone badania nad potencjałem, na których możesz się oprzeć.

Model Korn Ferry obejmuje 18 cech, które są silnymi wskaźnikami potencjału, np. cechy przywódcze, zdolność uczenia się i umiejętność rozwiązywania problemów. 

Sposób definiowania potencjału w Twojej organizacji będzie osobistą decyzją opartą na wyjątkowej złożoności i potrzebach Twojej firmy. 

Zachęcam jednak do uwzględnienia dwóch kwestii w ramach tej definicji:

(1) Możliwość awansu. Czy zespół kierowniczy uważa, że dana osoba ma możliwość awansu na stanowiska wyższego szczebla?

(2) Gotowość. Jak szybko dana osoba będzie gotowa do kolejnego kroku? Czy jest gotowa już teraz (dosłownie mogłaby objąć tę rolę, gdyby stanowisko się zwolniło)? Czy będzie gotowa wkrótce (w ciągu najbliższych od jednego do trzech lat)? A może przygotowanie jej do przyszłych możliwości zajmie trochę czasu (rozwój w kierunku tej roli potrwa ponad trzy lata)?  

Jakie jest Twoje podejście do list sukcesji?  

Formalne udokumentowanie sukcesji ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia, kogo należy rozwijać i przygotować na wypadek, gdyby ktoś opuścił swoje stanowisko.

Ponadto zapewnia jasny wgląd w luki, które należy uzupełnić. 

Najlepszą praktyką w zakresie list sukcesji jest posiadanie planu sukcesji dla wszystkich kluczowych ról w organizacji.

Z mojego doświadczenia wynika, że obejmuje to:

1. Wszystkie stanowiska kierownicze
2. Wszelkie inne role o kluczowym znaczeniu dla działalności, w przypadku których potrzebny jest plan pozwalający ograniczyć zakłócenia, jeśli osoba obecnie zajmująca dane stanowisko odejdzie
3. Wszelkie niszowe stanowiska lub stanowiska, na które trudno znaleźć pracowników.

Kogo obejmuje zakres? 

Najlepszą praktyką byłoby uwzględnienie całej organizacji w przeglądzie talentów, jednak może to nie być praktyczne ze względu na wielkość organizacji lub inne ograniczenia. 

Jeśli musisz dokonać wyboru odnośnie do grup objętych zakresem przeglądu, pamiętaj, aby jasno zakomunikować uczestnikom, kogo obejmuje przegląd. 

Jakich narzędzi użyjesz?

Sposób gromadzenia tych informacji będzie się różnić w zależności od dostępnych narzędzi. Wiele systemów informacji dotyczących zasobów ludzkich lub systemów zarządzania talentami oferuje narzędzia zaprojektowane w celu wsparcia procesów przeglądu talentów i planowania sukcesji. 

Jeśli nie masz rozwiązania technologicznego HR, które mogłoby pomóc, nie ma nic złego w wykorzystaniu programu Excel, PowerPointa lub innego prostego rozwiązania do dokumentowania tych kluczowych informacji.  

Jednym z powszechnie stosowanych narzędzi wspierających przegląd talentów jest siatka 9-pól. To proste, ale skuteczne narzędzie zapewnia przejrzyste ramy oceny współpracowników pod kątem ich wyników i potencjału.

Tworzy to wspólny język, którym liderzy mogą się posługiwać podczas kalibracji swoich zespołów.

Po zdefiniowaniu procesu należy jasno zakomunikować go wszystkim liderom, którzy będą w nim uczestniczyć.

Pamiętaj, że za przegląd talentów powinni odpowiadać liderzy biznesowi, a HR powinien go ułatwiać. Oznacza to, że niezwykle ważne jest przeszkolenie liderów w zakresie procesu, częstotliwości przeglądów, kluczowych definicji itd., aby mogli przejąć za niego odpowiedzialność.  

Pamiętaj również, że technologia bardzo się rozwinęła, zwłaszcza odkąd AI stała się bardziej obecna w procesach zarządzania wynikami pracy.

Nowoczesne narzędzia mogą pomóc Ci zautomatyzować zadania w ramach procesu oceny wyników pracy, dzięki czemu nic nie zostanie pominięte.

2. Zleć liderom przygotowanie się 

Częścią Twojego podejścia komunikacyjnego będzie określenie oczekiwań wobec liderów, którzy przygotowują się do udziału w spotkaniach dotyczących przeglądu talentów na żywo.  

Zasadniczo oczekuje się, że liderzy ocenią wszystkich swoich współpracowników względem zakomunikowanych przez Ciebie definicji wyników i potencjału oraz przygotują wypunktowane argumenty i najważniejsze kwestie, które pomogą uzasadnić ich oceny. Może to obejmować na przykład przegląd talentów z wykorzystaniem siatki 9-pól lub innego formatu zapewniającego strukturę.

Ponadto powinni ustalić, czy mają następców, którzy mogliby przejąć ich role w przypadku opuszczenia przez nich stanowisk, oraz jakiego rodzaju rozwój byłby potrzebny tym następcom, aby już teraz byli gotowi objąć te stanowiska.

3. Organizuj spotkania dotyczące przeglądu talentów 

Zazwyczaj spotkania dotyczące przeglądu talentów odbywają się zgodnie z hierarchią przywództwa: rozpoczynają się od spotkań z liderami niższego szczebla i stopniowo docierają do poziomu kadry kierowniczej.  

Najlepszą praktyką w przypadku przeglądu talentów jest organizowanie sesji na żywo dla wszystkich menedżerów podlegających liderowi biznesowemu.

Pozwala to zespołowi kierowniczemu:

• Wspólnie ustalić sposób oceniania pracowników
• Otrzymać od siebie nawzajem informacje zwrotne, aby zyskać dodatkową perspektywę, oraz 
• Omówić najlepsze sposoby wykorzystania talentów całego zespołu do realizacji potrzeb biznesowych. 

Prowadzenie spotkań dotyczących przeglądu talentów

Możesz podejść do tych spotkań na wiele sposobów, ale najprostszym podejściem, jakie udało mi się znaleźć, jest danie każdemu liderowi chwili w centrum uwagi, aby mógł przedstawić swój zespół. 

Innym podejściem jest omawianie współpracowników według poziomu stanowiska lub grupy zaszeregowania. To świetny sposób na upewnienie się, że prawidłowo kalibrujesz oceny pracowników względem osób o podobnych oczekiwaniach.

Każde z tych podejść, a także ich połączenie, może być odpowiednie. W razie wątpliwości pozwól liderowi grupy zdecydować, co najlepiej się dla niej sprawdzi.

Jako osoba prowadząca przegląd talentów musisz być przygotowany na pasję, jaką liderzy darzą swoich ludzi.

Widziałem wiele gorących i kontrowersyjnych debat na temat oceniania pracowników w ramach tego procesu. 

Jako osoba prowadząca musisz zarówno stworzyć uczestnikom wyzwanie, aby obiektywnie myśleli o swoich współpracownikach, jak i zachęcać ich do wyrażania odmiennego zdania w sposób pełen szacunku, aby zapewnić przejrzysty i zdrowy dialog.

4. Analizuj dane (ale unikaj paraliżu analitycznego) 

Poświęć czas na zebranie i przeanalizowanie danych. Informacje te dostarczą zespołowi kadry kierowniczej kluczowych spostrzeżeń na temat obecnego stanu talentów w organizacji.

Analiza powinna koncentrować się na zapewnieniu zarówno jakości, jak i liczby talentów potrzebnych do realizacji celów biznesowych. Pozwala to zespołowi zarządzającemu doskonalić zarówno strategie dotyczące talentów, jak i strategie biznesowe.

Unikaj jednak pułapki paraliżu analitycznego! 

Po zakończeniu spotkań dotyczących przeglądu talentów masz teraz w zasięgu ręki ogromną ilość wartościowych danych o talentach. Dane te nie przyniosą jednak żadnej wartości, jeśli nie podejmiesz na ich podstawie działań.

Unikanie pułapki paraliżu

Oto kilka rzeczy, które zalecam, aby uniknąć wpadnięcia w pułapkę paraliżu analitycznego:

1. Wyznacz termin przedstawienia raportu kierownictwu. Bez określenia konkretnego terminu łatwo jest zagłębić się w analizę bez końca. Obietnica przedstawienia raportu kierownictwu w określonym terminie zmusza do działania i zapobiega poświęcaniu zbyt dużej ilości czasu na nadmierne analizowanie danych.
2. Ogranicz zakres tego, co początkowo przedstawisz. Ograniczenie obszaru zainteresowania to świetny sposób na to, aby nie pozwolić, by perfekcjonizm hamował postęp. Na początku skup się tylko na określonych grupach demograficznych; być może na jednym segmencie biznesowym, jednej warstwie przywództwa, która jest obecnie priorytetem, lub innej grupie wymagającej dodatkowego wsparcia. Z czasem zawsze możesz wrócić do danych i przeanalizować je bardziej szczegółowo. 
3. Poproś o pomoc. Jeśli nie wiesz, na czym skupić swój czas i energię, nie bój się poprosić swoich klientów, czyli zespołu kierownictwa firmy, o pomoc! Zebranie opinii liderów na temat tego, co jest dla nich najważniejsze w kontekście realizacji celów biznesowych, to świetny sposób na ograniczenie zakresu i skupienie uwagi na tym, co naprawdę ma znaczenie.

Systemy pozyskiwania talentów odgrywają kluczową rolę w ocenie obecnych pracowników i planowaniu przyszłego rozwoju organizacji.

5. Twórz wartościowe plany działań ukierunkowane na rezultaty 

Liderzy i specjaliści HR powinni wykorzystywać dane do tworzenia konkretnych planów rozwoju współpracowników, ukierunkowanych na rezultaty.  

Może to obejmować między innymi indywidualne plany rozwoju pracowników, takie jak

1. Rozwojowe zadania pomagające rozwijać nowe zestawy umiejętności 
2. Nowe role, które zapewnią wykorzystanie naszych najbardziej utalentowanych pracowników do sprostania największym i najbardziej złożonym wyzwaniom organizacyjnym
3. Możliwości mentoringu umożliwiające nawiązywanie kontaktów i rozwój poprzez naukę społeczną
4. Formalne możliwości nauki i rozwoju, takie jak kursy lub programy rozwojowe.

Najlepsze praktyki dotyczące przeglądu talentów

Przyjrzyjmy się kilku najlepszym praktykom, które możesz zastosować podczas opracowywania i przeprowadzania przeglądu talentów.  

Odnieś działania do swojej strategii talentów 

Jeśli czytałeś którykolwiek z moich innych artykułów dla People Managing People, być może zauważyłeś, że jestem zagorzałym zwolennikiem strategii talentów. 

Podobnie jak wszystkie rozwiązania HR, proces przeglądu talentów musi wspierać realizację strategicznych celów związanych z talentami. Dzięki temu wszystkie procesy przeglądu talentów będą płynnie współdziałać z innymi procesami związanymi z talentami.

Przed rozpoczęciem przeglądu talentów zawsze warto dokonać weryfikacji, aby upewnić się, że podejmowane działania przyczynią się do realizacji ogólnej strategii. Zadaj sobie pytania takie jak:

• Jakie kluczowe wymagania biznesowe musimy spełnić? W jaki sposób nasz proces przeglądu talentów pomoże je zrealizować?
• Jakie kompetencje, umiejętności, zachowania i wartości chcemy rozwijać w całej organizacji? Jakie sposoby myślenia liderów lub kluczowe zachowania chcemy kształtować? Czy pracownicy i liderzy o wysokim potencjale zidentyfikowani podczas przeglądu talentów wykazują te kluczowe cechy, które cenimy? 
• Czy wśród naszych pracowników i/lub kadry kierowniczej występują niedostatecznie reprezentowane grupy demograficzne? Jak możemy wykorzystać proces przeglądu talentów do przyspieszenia naszych działań na rzecz DEI?

Jeśli przegląd talentów nie pomaga odpowiadać na takie kluczowe pytania, warto wrócić do punktu wyjścia i upewnić się, że wszystko, co robisz, jest skrupulatnie powiązane ze strategią talentów.  

Bądź elastyczny

Wbrew opiniom sceptyków metodyki zwinne mogą znacząco usprawnić realizację rozwiązań HR.  

Zachęcam do rozważenia poniższych zasad zwinności podczas rozpoczynania podróży związanej z przeglądem talentów w organizacji.

Współtwórz rozwiązania z biznesem

Tworzenie procesu we współpracy z liderami biznesowymi, którzy będą korzystać z ocen talentów, pomaga zapewnić uwzględnienie ich oczekiwań i potrzeb. 

W podejściu zwinnym satysfakcja klienta jest najważniejsza, a to świetny sposób na upewnienie się, że klienci (liderzy, którzy będą korzystać z procesu) zaakceptują i przyjmą nowy proces oceny talentów.

Upraszczaj

Procesy zwinne polegają na upraszczaniu, udostępnianiu minimalnie funkcjonalnych produktów (MVP) oraz zapewnianiu realizacji potrzeb klienta i szybkiego dostarczania rozwiązań. Nie pozwól, aby dążenie do perfekcji uniemożliwiło szybkie dostarczenie organizacji czegoś wartościowego.

Rozwój iteracyjny

Iteracyjne rozwijanie procesu oceny talentów zwiększa szybkość wprowadzania go na rynek oraz pozwala zbierać opinie i wprowadzać udoskonalenia, aby w przyszłości zapewnić jego skuteczność i efektywność.

Unikaj uprzedzeń i nieaktualnych danych dotyczących talentów 

Nigdy nie uzyskasz klarownego obrazu swoich talentów, jeśli Twoje dane będą pełne uprzedzeń. Jak zatem unikać uprzedzeń w procesie oceny? Oto kilka wskazówek:

Podziel się z menedżerami informacjami o typowych uprzedzeniach

Jednym z najprostszych sposobów przeciwdziałania uprzedzeniom jest po prostu zwrócenie uwagi liderów na istniejące uprzedzenia. 

Nawet najlepsi liderzy zespołów są tylko ludźmi i mają własne, nieuświadomione uprzedzenia. 

Przekazanie uczestnikom procesu informacji o uprzedzeniach, które mogą wpłynąć na ich ocenę przed przystąpieniem do oceny talentów, może pomóc im nabrać dystansu i podejść do oceny talentów z pełną świadomością, bez uprzedzeń.

Zadbaj o jasny proces i definicje

Jasno zdefiniowany proces, zawierający precyzyjne definicje tego, co oznacza wysoka efektywność i wysoki potencjał, ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia spójnej realizacji procesu oceny talentów. 

W procesie nie powinno być miejsca na niejasności, a jego zasady należy jasno przekazać wszystkim zaangażowanym stronom, aby liderzy w całej organizacji stosowali te same kryteria podczas oceny swoich pracowników.

Współpracuj

Wspólna praca zespołów przywódczych nad oceną swoich pracowników jest kluczowym mechanizmem zapewniającym spójność sposobu oceniania pracowników. 

Dlatego zdecydowanie zalecam regularne organizowanie spotkań dotyczących oceny talentów z zespołem przywódczym. Omówienie tych informacji na żywo pozwala menedżerom zrozumieć logikę stosowaną wobec innych pracowników i zapewnić spójność. 

Pozwala to również menedżerom przekazywać współpracownikom informacje zwrotne na temat ich doświadczeń ze współpracy z pracownikami innych menedżerów.

Dbaj o aktualność danych

To, że pracownik w przeszłości otrzymał wysoką ocenę, nie oznacza, że podczas ponownego przeprowadzania procesu może liczyć na taryfę ulgową; to samo dotyczy sytuacji, gdy wcześniej osiągał przeciętne wyniki i wymagał poprawy. 

Dane dotyczące talentów są bardzo zmienne i należy postrzegać je jako żywe i stale ewoluujące. Eliminowanie uprzedzeń i ponowne, świeże spojrzenie na talenty pomaga zapewnić, że nie będą na nas ciążyć nieaktualne dane, które mogą hamować realizację ogólnych celów związanych z talentami.

Wykorzystuj technologię do skalowania procesów 

Choć można funkcjonować bez wsparcia technologicznego, duże i rozwijające się organizacje odniosą szczególne korzyści z rozwiązań technologicznych zaprojektowanych z myślą o wspieraniu procesu oceny talentów.

Znajdź narzędzie, które:

• Pomaga gromadzić dane dotyczące talentów przez cały rok
• Promuje stałą współpracę i dyskusje wśród liderów
• Zapewnia aktualny obraz całej puli talentów
• Przekazuje wiedzę na temat najlepszych praktyk w zakresie rozwoju talentów.

Moja rekomendacja to trzymanie się omówionego powyżej podejścia zwinnego. Zacznij od prostego procesu i nabierz orientacji.  

Po wypracowaniu podejścia, które sprawdza się w Twojej organizacji, możesz następnie udoskonalić je, analizując dostępne rozwiązania technologiczne, które pomogą Ci usprawnić proces.  

Oceny talentów pomagają zachować konkurencyjność

Pamiętam z mojego ostatniego cyklu oceny talentów pełnego energii wiceprezesa ds. IT, który stwierdził: „Skupienie się na talentach to jedna z najbardziej skutecznych rzeczy, jakie mogę zrobić jako lider w naszej organizacji”, i całkowicie się z tym zgadzam!

Zawsze warto rozpocząć nowy rok od refleksji, a proces przeglądu talentów to świetny sposób, aby zrobić to w swojej organizacji. Jak jednak wspomniałem powyżej, idealnym rozwiązaniem jest przeprowadzanie go co kwartał.

Przeglądy talentów odgrywają ważną rolę w identyfikowaniu i rozwijaniu najlepszych pracowników. Jak niedawno powiedziała w wywiadzie dla CNBC Emily Rose McRae, która nadzoruje działania firmy Gartner związane z przyszłością pracy i analityką talentów w obszarze HR: 

„Niedobór talentów, o którym mówiliśmy przez cały 2022 rok, nie zniknął” — mówi McRae. „Znajdujesz się więc w sytuacji, w której trudniej jest pozyskać pracowników, a jednocześnie pilnie potrzebujesz talentów”.

Przy tak zaciekłej konkurencji nie możesz pozwolić sobie na to, by najlepsi pracownicy pozostali niezauważeni i odeszli do konkurencji.

Jeśli chodzi o talenty, masz do dyspozycji wiele narzędzi — zachęcam, aby zadbać o to, by proces przeglądu talentów był jednym z tych, na których aktywnie się opierasz.