Jak stosować cele kaskadowe + przydatny arkusz

Czym są cele kaskadowe?

„Celem jest zapewnienie, że wszyscy zmierzają w tym samym kierunku, mając jasne priorytety i działając w stałym rytmie”.- Felipe Castro z Lean Performance

Cele kaskadowe to odgórne podejście do wyznaczania celów. Rozpoczyna się od ustalenia nadrzędnego tematu na dany rok, kluczowych celów obejmujących całą organizację, celów dla liderów, działów i zespołów, a na końcu indywidualnych celów pracowników.

Pomyślne wdrożenie tego modelu pozwala poszczególnym osobom i zespołom działać w sposób zarówno spójny, jak i autonomiczny, aby osiągać pożądane rezultaty.

Ponadto regularna komunikacja i spotkania kontrolne zapewniają, że wszyscy mają wspólne rozumienie sytuacji i aktywnie pracują nad osiąganiem wspólnych rezultatów.

Mało przyjemna statystyka: tylko 16% pracowników pierwszej linii dokładnie rozumie, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji celów strategicznych organizacji. 

Cele kaskadowe pomagają ludziom zrozumieć, w jaki sposób ich praca przyczynia się do szerszego sukcesu organizacji.

Korzyści z celów kaskadowych

Istnieje wiele dobrych powodów, dla których cele kaskadowe zyskują tak dużą popularność.

• Zgodność z wizją i strategią: Cele kaskadowe zapewniają zgodność celów indywidualnych i zespołowych z szerszymi celami organizacji oraz ułatwiają ustalanie priorytetów.
• Lepsza komunikacja: Proces kaskadowego wyznaczania celów zazwyczaj obejmuje dyskusje i negocjacje między różnymi szczeblami organizacji. Poprawia to komunikację i zapewnia, że każdy rozumie szerszy obraz oraz swoją rolę w jego realizacji.
• Usprawnione zarządzanie wynikami: Cele kaskadowe zapewniają ramy dla zarządzania wynikami. Oferują jasne kryteria oceny wyników indywidualnych i zespołowych, a także ułatwiają przekazywanie konstruktywnej informacji zwrotnej i rozwój zawodowy.
• Większe zaangażowanie i motywacja: Gdy pracownicy rozumieją, w jaki sposób ich praca przyczynia się do sukcesu organizacji, sprzyja to zaangażowaniu pracowników.
• Ułatwione zarządzanie zasobami: Dzięki jasnym celom na każdym poziomie organizacje mogą lepiej zarządzać zasobami i je przydzielać, zapewniając, że wysiłki nie są dublowane, a zasoby są wykorzystywane efektywnie.

Teraz pokażę, jak wdrożyć model celów kaskadowych w organizacji.

Jak wdrożyć cele kaskadowe w organizacji?

1. Uzyskaj jasność co do celów organizacji

„Jasność zapewnia koncentrację” – Thomas Leonard, pionier coachingu osobistego

Pierwszym rzeczywistym krokiem w wyznaczaniu celów jest uzyskanie jasności co do tego, co jest obecnie najważniejsze i dlaczego.

Rolą liderów najwyższego szczebla jest zapewnienie zespołom jasności co do tego, co jest najważniejsze dla organizacji.

Jasność w organizacji obejmuje opracowanie i upowszechnienie odpowiedzi na następujące kluczowe elementy:

• Misja lub cel istnienia: Dlaczego organizacja istnieje?
• Wizja: Jaka jest wizja przyszłości? Jak możemy ją urzeczywistnić? Jeśli potrzebujesz pomocy w rozpoczęciu pracy, sprawdź te 15 przykładów deklaracji wizji.
• Wartości: Jakie zasady kierują zachowaniami i decyzjami?
• Plany strategiczne: Gdzie chcemy być za 3 lata? Za 5 lat? Jakie rezultaty chcemy osiągnąć, aby były zgodne z naszą misją i wizją? W jaki sposób nasze wartości będą nas prowadzić?
• Cele: Co jest dla nas najważniejsze do osiągnięcia w najbliższym czasie? Jakie obszary koncentracji popchną organizację do przodu i pomogą jej zrealizować wizję?

W organizacji, w której panuje jasność, jej misja, wizja i wartości są określone oraz ewoluują wraz z rozwojem firmy. Plan strategiczny jest szeroko komunikowany, a osoby na wszystkich poziomach wiedzą, w jaki sposób ich praca przyczynia się do osiągania tych celów.

Dobrym sposobem na zapewnienie przejrzystości jest opracowanie przez zespół kierowniczy na dany rok ogólnego motywu przewodniego oraz kluczowych, konkretnych celów obejmujących całą organizację, które chcecie osiągnąć, aby realizować plan strategiczny.

Połączone elementy zapewniają przejrzystość, która pomaga kierować podejmowaniem decyzji i wspiera spójność celów w całej organizacji.

2. Opracuj cele strategiczne

„Cele są jak mapa. Pomagają nam określić, dokąd chcemy dotrzeć, i wskazują nam kierunek, na którym powinniśmy skupić naszą energię”. - Catherine Pulsifer

Proces planowania strategicznego ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej organizacji. 

Jednak zbyt często organizacje nie osiągają oczekiwanych rezultatów, ponieważ ich cele nie są odpowiednio powiązane z podejmowanymi działaniami. 

Możesz naprawić ten brak spójności, zaczynając od najwyższego szczebla i kaskadowo przekazując cele na poziom indywidualny.

Co najmniej 3 tygodnie przed rozpoczęciem nowego kwartału najwyżsi rangą liderzy w organizacji powinni wspólnie określić kluczowe cele strategiczne i oczekiwane rezultaty. 

Powinni zrobić to nie tylko dla siebie, lecz także dla swoich działów, zgodnie z celami liderów.

Liderzy powinni odpowiadać za rezultaty osiągane przez ich zespoły, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w ich indywidualnych celach.

Oznacza to, że jeśli zespół nie osiągnie celu, lider również nie powinien go osiągnąć. Cele te powinny być ze sobą powiązane i spójne. Wygrywajcie razem, uczcie się razem. 

Na przykład lider HR może mieć cel skoncentrowany na przyspieszeniu rekrutacji i wdrażania nowych pracowników, aby sprostać celom rozwojowym firmy, mierzony liczbą zatrudnionych osób w kwartale i określonym celem liczbowym. 

Chociaż ten lider prawdopodobnie nie będzie samodzielnie planować i przeprowadzać wszystkich rozmów kwalifikacyjnych potrzebnych do osiągnięcia tego celu, odpowiada za zespoły, które zrealizują te rezultaty.

W związku z tym należy rozliczać go ze wspierania sukcesu tego zespołu za pomocą mierzalnego celu.

Jeśli zespół zaczyna pozostawać w tyle, motywuje to lidera do wspierania zespołu w osiąganiu celu jako uczestnika, a nie tylko obserwatora lub osoby oceniającej rezultaty zespołu. 

Każdy lider powinien wyznaczyć 3–5 celów dla swojego działu, które odzwierciedlają to, co jest najważniejsze do osiągnięcia w jego obszarach funkcjonalnych w nadchodzącym kwartale.

Każdy cel powinien określać, co zamierzają osiągnąć, jakie zadania, programy lub zmiany mogą być potrzebne do osiągnięcia celu oraz w jaki sposób cel będzie mierzony.

Później dokładniej omówimy ten sposób tworzenia celów, więc czytaj dalej!

3. Publikuj cele w przejrzysty sposób

„Przejrzystość, uczciwość, życzliwość, dobre zarządzanie, a nawet humor — zawsze sprawdzają się w biznesie”. - John Gerzema

Po ustaleniu celów dla liderów najwyższego szczebla należy je następnie udostępnić całej organizacji.

Przejrzyste publikowanie celów pomaga wszystkim osobom w organizacji zrozumieć, co jest najważniejsze, nad czym pracuje każdy lider i zespół, a także zapewnia kluczowy wgląd we wzajemne zależności i możliwości współpracy między zespołami.

Author's Tip

Rozważ publikowanie celów za pomocą łącza internetowego, aby umożliwić liderom ich aktualizowanie. Łącze tylko do odczytu do udostępnionego dokumentu może być wystarczające, ale bardziej złożone metody udostępniania mogą obejmować pulpity nawigacyjne z filtrami dotyczącymi motywu przewodniego na dany rok, lidera lub innych wizualizacji.

4. Opracuj cele na poziomie zespołu i poszczególnych osób

„Jednym z kluczy do przywództwa jest dostrzeganie, że każdy ma dary i talenty. Dobry lider nauczy się wykorzystywać te dary w dążeniu do wspólnego celu”. – Ben Carson, były sekretarz mieszkalnictwa i rozwoju miast Stanów Zjednoczonych

Gdy liderzy wyższego szczebla jasno określą cele, menedżerowie i poszczególne osoby mogą przeanalizować swój obszar odpowiedzialności i ustalić, jak najlepiej mogą się przyczynić do ich realizacji. 

Menedżerowie powinni wziąć pod uwagę obowiązki osób w swoim zespole, cele strategiczne określone przez ich lidera, kluczowe cele obejmujące całą organizację, z których wynikają cele ich lidera, oraz wszelkie dodatkowe cele zespołu na dany kwartał.

Na tej podstawie wyłaniają się indywidualne cele, zależne od tego, do czego każdy członek zespołu ma wyjątkowe kwalifikacje oraz za jakie obszary odpowiada. 

Kiedy ustalam cele z moimi zespołami, organizuję warsztaty, podczas których wspólnie je wyznaczamy.

Spotykamy się jako zespół w pierwszym tygodniu kwartału, ponownie określamy i potwierdzamy cel istnienia naszego zespołu, analizujemy cele liderów wyższego szczebla oraz ustalamy, czy istnieją inne kluczowe kwestie strategiczne, które nasz zespół musi zrealizować.

Na tej podstawie opracowujemy cele naszego zespołu. Następnie każda osoba potwierdza swój obszar odpowiedzialności i określa, w jaki sposób może pomóc. W ten sposób cele są definiowane na poziomie indywidualnym, kaskadowo wynikając z kluczowych celów organizacji. 

Istnieje wiele różnych sposobów formułowania celów, a każda metoda ma swoje mocne strony. W dużej mierze cenię model celów SMART, ale wiem, że niektórzy wolą OKR-y.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze metody obejmują mierzalny rezultat, zwykle w postaci wskaźnika, dzięki czemu wiadomo, kiedy cel został osiągnięty.

Każdy zapisany cel może mieć następującą formę: 

Uwaga: definiując mierzalne elementy, skup się na rezultatach, a nie na działaniach. 

Cel specjalisty HR może obejmować przetwarzanie 5 awansów tygodniowo — i co z tego? 

Zapytanie „I co z tego?” pomoże ci znaleźć rezultat, który należy zmierzyć. Przetwarzanie awansów jest działaniem, natomiast rezultatem jest to, że pracownicy otrzymują awanse bez większych przeszkód ze strony działu HR. 

Mierzalnym rezultatem jest łatwość współpracy z działem HR, co oznacza, że menedżerowie nie będą próbowali omijać procesów, tworząc tym samym więcej pracy dla wszystkich (przewracanie oczami).

Przykłady zgodnych i wykonalnych celów

Rola	Cel	Jak	Miara sukcesu
Menedżer ds. sukcesu klienta	Zwiększyć utrzymanie moich klientów.	Prowadzenie kwartalnych przeglądów biznesowych i współpraca z pracownikami pomocy technicznej, aby zapewnić moim klientom odpowiednie wsparcie i informacje na temat kluczowych kwestii.	Utrzymanie 90% wszystkich przypisanych mi klientów.
Przedstawiciel pomocy technicznej	Zwiększyć mój wynik zadowolenia klientów we wszystkich obsługiwanych przeze mnie zgłoszeniach.	Zapewnienie klientom odpowiedzi na wszystkie zgłoszenia w ciągu 4 godzin roboczych. Jeśli nie będę w stanie rozwiązać problemu klienta, odtworzę i udokumentuję problem podczas przekazywania go zespołowi wyższego szczebla, ale zachowam odpowiedzialność za zgłoszenie do czasu rozwiązania problemu.	Zwiększenie mojego ogólnego wyniku zadowolenia klientów do średnio 4,5 na 5 gwiazdek. Skrócenie mojego średniego czasu pierwszej odpowiedzi do mniej niż 4 godzin roboczych.
Specjalista HR	Poprawić utrzymanie pracowników	Stworzenie przewodnika wdrażania nowych pracowników, który będzie podkreślał najważniejsze systemy i procesy istotne dla pomyślnego wdrożenia w firmie. Przewodnik zostanie opublikowany w firmowym intranecie.	Co najmniej 20 nowych pracowników uzna przewodnik za pomocny w procesie wdrażania. Zmniejszenie o 10% liczby pytań zespołu przesyłanych pocztą elektroniczną, które dotyczą kwestii omówionych w przewodniku.

Łączenie i uzgadnianie celów: przykład

Uzgodnienie celów z kluczowymi celami firmy i celami lidera zapewnia spójność w całej organizacji oraz umożliwia autonomię w realizacji celów organizacji.

W wielu przypadkach cele będą jasno uzgodnione — od kluczowych celów biznesowych aż po cele indywidualne. 

Czasami jednak mogą istnieć cele zespołu lub menedżera, które nie łączą się bezpośrednio z celami liderów wyżej w hierarchii, ale nadal są ważne do osiągnięcia i dobrze wpisują się w roczny motyw przewodni.

To całkowicie w porządku! 

Cele te nadal są ważne i warto je dokumentować oraz realizować, aby rozwijać organizację.

Najlepsze praktyki dotyczące kaskadowania celów

Ustal kwartalny cykl

Z mojego doświadczenia wynika, że organizacje działają w takim tempie, iż indywidualne cele roczne stają się niemal natychmiast nieaktualne po ich wyznaczeniu. 

Warunki się zmieniają, pojawiają się nowe rynki, role ulegają zmianom, a produkty ewoluują. Dlatego firmy, które wyznaczają cele wydajnościowe co kwartał, mogą generować o 31% wyższe zwroty niż te, które dokonują ponownej oceny raz w roku.

Jeśli Twoja organizacja działa szybko i chcesz osiągać więcej, przestań wyznaczać roczne cele dla poszczególnych osób. Zamiast tego wyznaczaj cele kwartalne i oceniaj ich adekwatność, konieczność oraz postępy co tydzień lub co dwa tygodnie. 

W moich zespołach wyznaczamy cele na początku każdego kwartału i oceniamy ich adekwatność, konieczność oraz postępy co tydzień lub co dwa tygodnie. 

Na początku kwartału dopuszczamy możliwość zmiany priorytetów, ale jednocześnie upewniamy się, że robimy to, co zadeklarowaliśmy. To delikatna równowaga. Podejmijcie zobowiązanie i działajcie!

Oto typowy harmonogram wyznaczania celów dla mojego zespołu, powtarzany co kwartał: 

1. 3 tygodnie przed rozpoczęciem kwartału: Oceń kluczowe projekty, priorytety i cele organizacji. W tym czasie liderzy najwyższego szczebla publikują również swoje cele w pełni transparentnie. Cała organizacja zapoznaje się z nimi i uwzględnia je jako kluczowy element planowania celów zespołowych i indywidualnych. 
2. 1–2 tygodnie przed rozpoczęciem kwartału: Uzgodnij działania z zespołami międzyfunkcyjnymi w zakresie wspólnych projektów. Jeśli do osiągnięcia większego celu potrzebujesz czegoś od innego zespołu, uwzględnij ten temat w jego planach — upewnij się, że wyznacza on cele zgodne z projektami realizowanymi w całej organizacji. 
3. Tydzień, w którym rozpoczyna się kwartał: Spotkajcie się jako zespół, aby uzgodnić cel działania i priorytety oraz wyznaczyć własne cele. Potwierdź cele z innymi działami i zapisz wszystkie cele na papierze (lub udokumentuj je w narzędziu). 
4. Co tydzień lub co dwa tygodnie w trakcie kwartału: Napisz krótką aktualizację postępów dotyczących wszystkich celów. Oceń cele, aby upewnić się, że priorytety są prawidłowo odzwierciedlone. Komunikuj się z innymi zespołami na temat postępów w realizacji celów i upewnij się, że wszelkie zależności są uwzględniane podczas planowania kluczowych działań. 
5. Przez cały kwartał: Realizuj, realizuj, realizuj! Na bieżąco dokumentuj postępy i stale się komunikuj. 
6. Ostatnie 3 tygodnie kwartału: Powtórz krok 1, aby przygotować się do kolejnego kwartału.
7. Koniec kwartału: Świętuj sukcesy! Spotkajcie się jako zespół, aby omówić to, co udało się osiągnąć, oraz porozmawiać o tym, co będzie najważniejsze do zrealizowania w kolejnym kwartale.

Wyznaczanie celów kwartalnych i monitorowanie postępów co tydzień lub co dwa tygodnie pomaga zespołom działać naprzód z koncentracją.

Im częściej stosujesz ten rytm wyznaczania celów podczas ocen pracowniczych, tym lżejszy i skuteczniejszy będzie się on wydawał.

Zdobądź poparcie kierownictwa

„Wyznaczaj realistyczne cele, stale dokonuj ponownej oceny i zachowuj konsekwencję”. – Venus Williams

Poparcie kierownictwa jest niezbędne do wdrożenia i wspierania procesu kaskadowego wyznaczania celów. Bez wsparcia kluczowych osób w kierownictwie program celów może zostać uznany za aktywność dodatkową. 

Dzięki poparciu najwyższych szczebli organizacji możesz rozważyć powiązanie celów z wynagrodzeniem.

Premie są często powiązane z osiąganiem celów, a metoda kaskadowego wyznaczania celów dobrze pasuje do wynagrodzenia zależnego od wyników, ponieważ obejmuje mierzalne rezultaty, które można monitorować i raportować w czasie.

Gdy nadejdzie czas, aby rozpocząć działania, przedstaw model, zdobądź wsparcie i poprowadź zespoły w zobowiązaniu się do realizacji celów. Zadbaj o widoczność celów i włączaj regularne aktualizacje dotyczące celów do standardowego przepływu pracy.

Wykorzystaj technologię

Ciągłe śledzenie celów za pomocą cotygodniowych lub odbywających się co dwa tygodnie udokumentowanych aktualizacji, w udostępnionym dokumencie lub arkuszu kalkulacyjnym, może być pracochłonne.

Oprogramowanie do wyznaczania celów pomaga w ustalaniu i śledzeniu celów. Możesz używać go do wyświetlania celów w sposób pokazujący ich zgodność w całej organizacji, a narzędzia do wizualizacji pomagają wszystkim dokładnie zobaczyć, jak blisko są osiągnięcia poszczególnych celów.

Alternatywnie możesz chcieć używać oprogramowania OKR, jeśli OKR są Twoją metodą działania, albo oprogramowanie do zarządzania wydajnością, które prawdopodobnie będzie zawierać narzędzia do śledzenia celów.

Dobre praktyki dotyczące terminów i współpracy między zespołami

„Cel bez określonego terminu jest tylko marzeniem”. – Robert Herjavec

Podczas wdrażania i rozpoczynania realizacji programu celów pamiętaj o cyklicznym charakterze procesu wyznaczania celów kwartalnych. 

Proces ten trwa nieprzerwanie, kwartał po kwartale!

Pierwsze kilka kwartałów może wydawać się nieco niezgrabne, ale trzymaj się obranej drogi! Zespoły i poszczególne osoby przyzwyczają się do tej praktyki, a z czasem z pewnością stanie się ona łatwiejsza i lepiej rozumiana. 

W wielu przypadkach osiągnięcie międzyfunkcyjnych celów organizacyjnych wymaga od wielu zespołów i osób wykonania poszczególnych części pracy. W takich sytuacjach warto ustalić konkretne terminy realizacji celów, od których zależą kolejne działania.

30% organizacji wskazuje brak koordynacji między jednostkami jako największe wyzwanie w realizacji strategii.

Podczas pracy nad celami obejmującymi całą organizację współpraca i planowanie z innymi zespołami mają kluczowe znaczenie dla naszego wspólnego sukcesu. 

Przed rozpoczęciem kwartału spotkaj się z zespołami, z którymi najściślej współpracujesz, aby uwzględnić ich potrzeby, zanim ustalą i zatwierdzą swoje cele.

Regularnie współpracuję z kilkoma zespołami i ustaliliśmy cykliczne spotkanie przed rozpoczęciem każdego kwartału, aby uzgodnić działania i uwzględnić wzajemne potrzeby.

To naprawdę działa!

Arkusz celów kaskadowych

Aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy, skorzystaj z poniższego arkusza, który pomoże Ci określić najważniejsze rezultaty organizacji, kluczowe cele biznesowe i cele liderów, a następnie zacząć formułować cele dla poszczególnych osób za pomocą wzoru celów przedstawionego w tym artykule.

Pobierz nasz arkusz celów kaskadowych!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.