Jak stworzyć strategiczny plan zatrudnienia: przewodnik eksperta’s

Jako doświadczony uczestnik wielu cykli planowania zatrudnienia przedstawię tutaj, dlaczego i jak stworzyć efektywny, zrównoważony plan zatrudnienia.

Czym jest plan zatrudnienia?

Plan zatrudnienia to dokument strategiczny lub proces określający potrzeby organizacji w zakresie zatrudnienia w danym okresie. Obejmuje prognozowanie przyszłych potrzeb organizacji dotyczących talentów na podstawie takich czynników jak prognozy wzrostu, zmiany w strategii biznesowej, wskaźniki rotacji oraz luki kompetencyjne w obecnym zespole.

Często plan zatrudnienia uważa się raczej za plan operacyjny niż strategiczny. Wynika to z faktu, że zawsze powinien być osadzony w realizacji działań w ramach określonego budżetu rekrutacyjnego, czasu i zasobów, a także z tego, że rzadziej zawiera rozbudowaną analizę.

Dlaczego tworzyć plan zatrudnienia?

Tworzenie planu zatrudnienia jest ważne z kilku powodów:

Zgodność ze strategią

Plan zatrudnienia gwarantuje, że potrzeby organizacji w zakresie talentów są zgodne z jej ogólnymi celami strategicznymi.

Prognozując przyszłe zapotrzebowanie na talenty, plan pomaga zapewnić obecność odpowiednich osób, które będą wspierać cele i inicjatywy organizacji.

Efektywność zatrudniania

Bez planu zatrudnienia organizacje mogą mierzyć się z nieefektywnością i wyższymi kosztami związanymi z pospiesznymi lub reaktywnymi procesami zatrudniania.

Dobrze zdefiniowany plan pomaga skutecznie alokować zasoby i ograniczać niepotrzebne wydatki na rekrutację oraz wdrażanie pracowników, co przekłada się na lepsze doświadczenia kandydatów. Pomaga również unikać zatrudniania niewłaściwych osób i nadmiernego zatrudniania.

Różnorodność zespołu

Uwzględniając inicjatywy na rzecz różnorodności i inkluzywności w planie zatrudnienia, organizacje mogą przyciągać bardziej zróżnicowaną grupę kandydatów i budować kulturę inkluzywności w miejscu pracy. Może to prowadzić do podejmowania lepszych decyzji, większej innowacyjności i wyższego poziomu satysfakcji pracowników.

Utrzymanie pracowników

Dobrze zrealizowany plan zatrudnienia uwzględnia nie tylko rekrutację nowych pracowników, lecz także ich długoterminowy sukces i utrzymanie w organizacji.

Pomaga na przykład definiować role i zakresy odpowiedzialności oraz inicjować rozmowy na temat mobilności wewnętrznej i rozwoju.

Ogólnie rzecz biorąc, plan zatrudnienia pomaga wyznaczyć kierunek skutecznego pozyskiwania talentów i zarządzania nimi, umożliwiając organizacjom budowanie i utrzymywanie kompetentnego oraz zmotywowanego zespołu, który przyczynia się do sukcesu.

Kto powinien być zaangażowany?

Planowanie zatrudnienia to wspólny proces rekrutacji, zespołów zatrudniających i kadry zarządzającej:

• Menedżer ds. zatrudnienia: Przekazuje informacje na temat umiejętności i kwalifikacji potrzebnych na danym stanowisku.
• Dział zasobów ludzkich: Zarządza procesem planowania i wprowadza plan w życie.
• Kierownicy działów: Przedstawiają perspektywę dotyczącą tego, jak nowi pracownicy będą współpracować z różnymi zespołami oraz jakie kompetencje są niezbędne.
• Członkowie zespołu: Zbierają opinie członków zespołu na temat tego, co ich zdaniem jest potrzebne.
• Kadra kierownicza wyższego szczebla: Kadra zarządzająca może wymagać zaangażowania, zwłaszcza w przypadku stanowisk strategicznych lub wysokiego szczebla, aby zapewnić zgodność z celami i wizją firmy.
• Dział finansowy: Zapewnia zgodność planu zatrudnienia z budżetem i planowaniem finansowym organizacji.

Jeśli tworzysz schemat procesu rekrutacji, zastosowanie podejścia z torami może pomóc w uwzględnieniu zakresu odpowiedzialności każdego działu.

Proces planowania zatrudnienia

Przebieg procesu tworzenia strategii zatrudnienia wygląda mniej więcej tak:

1. Określenie celów firmy i zespołu, aby zapewnić zgodność priorytetów rekrutacyjnych z celami strategicznymi.
2. Ocena konkretnych potrzeb i luk kompetencyjnych. Często najłatwiejszym sposobem na określenie potrzeb jest przeprowadzenie analizy luk kompetencyjnych. Ponadto utworzenie schematu organizacyjnego wraz z nowym planem rekrutacji pomaga zobrazować linie podległości i relacje robocze.
3. Ocena, czy obecny zespół może uzupełnić lukę kompetencyjną poprzez coaching. Jeśli nie — utworzenie stanowisk.
4. Współpraca z działem HR/rekrutacji w celu przygotowania opisów stanowisk
5. Współpraca z innymi liderami zespołów w celu omówienia pomysłów dotyczących zatrudnienia tej osoby, aby uniknąć nakładania się zakresów.
6. Utworzenie planu dotyczącego tego, kiedy należy przeprowadzić rekrutację i jak zatrudniać nowych pracowników.

Podchodzę do tego, organizując sesję planowania rekrutacji z każdym liderem w firmie na kolejne 12 miesięcy (może to być krótszy okres), podczas której omawiamy między innymi analizę luk kompetencyjnych i tworzenie stanowisk.

W trakcie tego procesu zadaję pytania, które wprowadzają nas w obszar planowania zatrudnienia. Staram się zrozumieć bieżące potrzeby biznesowe związane z wynikami, a następnie zastanawiam się, czy obecny zespół może uzupełnić luki kompetencyjne poprzez coaching.

Następnie ważne jest, aby zebrać w jednym miejscu dane dotyczące liczby pracowników od wszystkich liderów (wraz z opisami stanowisk) i zacząć identyfikować obszary, w których niektóre zespoły mogą potencjalnie rekrutować na te same stanowiska. 

Warto zwrócić na to uwagę w przypadku następujących zespołów:

• Sprzedaż <> Marketing
• Inżynieria <> Produkt <> IT <> Dane
• Finanse <> Operacje biznesowe <> Dane
• HR <> Finanse
• Finanse <> Zamówienia (jeśli nie są już częścią działu finansowego).

Na przykład kiedyś musiałem interweniować, gdy dział finansowy chciał zatrudnić osobę kierującą zamówieniami, podczas gdy zespół łańcucha dostaw już szukał kogoś na stanowisko kierownika zamówień!

Często takie sytuacje wynikają z tego, że jeden zespół ma poczucie, że nie otrzymuje wystarczających informacji lub wsparcia od innego zespołu, i uważa, że zatrudnienie kogoś, kto wypełni tę lukę i przejmie obowiązki, pomoże (ale nigdy tak się nie dzieje).

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Pytania, które należy zadać podczas tworzenia planu rekrutacji

Zadawanie właściwych pytań sprawi, że plan rekrutacji będzie bardziej strategiczny i zrównoważony.

Większość menedżerów liniowych powinna być w stanie odpowiedzieć na poniższe pytania w sposób, który pomoże zarówno Tobie, jak i im zrozumieć najważniejsze aspekty potrzeb rekrutacyjnych oraz zakres i pilność danego stanowiska. Niezależnie od tego, czy chcesz zatrudnić asystenta, czy obsadzić bardziej specjalistyczne stanowisko, pytania te zapewniają kluczową jasność.

P: Jakimi zasobami/budżetem dysponujesz (jeśli w ogóle)?

Nie oszukujmy się — to właśnie ten czynnik w dużej mierze decyduje o wszystkim. Jeśli przejdziesz przez całą listę kontrolną i odkryjesz, że przy posiadanym budżecie nie będziesz w stanie znaleźć potrzebnej osoby, będziesz mógł wrócić do działu finansowego/kierownictwa firmy, aby omówić tę kwestię, korzystając z poniższych odpowiedzi.

Jeśli nie masz budżetu, pamiętaj o tym wydatku, aby móc poinformować dział finansowy. Aby zmieścić się w mniejszym budżecie, może być konieczne pójście na kompromis w kwestii określonych umiejętności lub poziomu doświadczenia.

P. Czym ta osoba będzie się tutaj zajmować? Jakich konkretnych rezultatów oczekujemy od tej roli w ciągu pierwszych 6 miesięcy/12 miesięcy/dłużej?

Zalecam omówienie konkretnych rezultatów, aby jasno określić, dlaczego ta osoba jest potrzebna. W ten sposób unikniesz zatrudniania wyłącznie ze względu na umiejętności (tzn. „Umiejętności tej osoby byłyby mile widziane w zespole” — ale co konkretnie miałaby robić?).

P. Z kim będą najczęściej współpracować wewnętrznie? Czy potrzebujemy ich wkładu w proces rekrutacji lub podczas tworzenia opisu stanowiska?

Obecnie bardzo niewiele stanowisk nie wiąże się ze współpracą między różnymi działami firmy. Zasięgnięcie opinii z zewnątrz może poszerzyć lub zawęzić zakres roli, ale w każdym przypadku sprawi, że będzie ona lepiej dopasowana.

Na przykład, jeśli dział finansowy chce zatrudnić kogoś do działu danych, czego obecny zespół ds. danych nie zapewnia temu działowi?

P. Czy osoba na tym stanowisku będzie wykonywać podobne zadania jak ktoś inny w firmie? Jeśli tak, w jakim stopniu zakresy się pokrywają i jakie różnice sprawiają, że to stanowisko jest potrzebne?

Kontynuując powyższy przykład, jeśli dział finansowy zatrudni osobę do działu danych, będzie ona musiała współpracować z zespołem ds. danych. Ale czy tak duże pokrywanie się zakresów jest właściwe, czy zespół ds. danych może wygospodarować czas, aby dostarczać działowi finansowemu potrzebne informacje? A może to zespół ds. danych powinien zatrudnić tę osobę, aby zachować jasność podległości służbowej?

P. Jakiego doświadczenia i/lub umiejętności będzie potrzebować najlepszy kandydat, aby odnieść sukces na tym stanowisku?

Chodzi o to, abyś wraz z kierownikiem ds. rekrutacji miał(a) pewne pojęcie o tym, czego szukacie. W idealnej sytuacji niektóre kryteria powinny być „niezbędne”, a inne „mile widziane”. 

Powinno to dodatkowo ugruntować potrzebę utworzenia tego stanowiska i skłonić cię do zastanowienia się nad pilnością rekrutacji. Należy unikać zbyt ogólnych określeń, np. jeśli jedyne, co przychodzi ci do głowy, to osoby, które dobrze komunikują się z innymi i potrafią się samodzielnie motywować, być może trzeba wrócić do oczekiwanych rezultatów. Oczywiście nadmierne zawężanie wymagań również stanowi przeszkodę.

(Więcej na ten temat piszę w moim artykule o pozyskiwaniu kandydatów).

P. Kiedy potrzebne jest to stanowisko — wczoraj, za 3 miesiące czy za 6 miesięcy?

W tym momencie zaczynamy myśleć o pilności rekrutacji na dane stanowisko. Pomoże to tobie i zespołowi ds. pozyskiwania talentów zaplanować, kiedy należy opublikować ofertę, jak pilna jest rekrutacja i ile zasobów należy obecnie w nią zaangażować.

P. Co się stanie, jeśli nie zatrudnimy tej osoby w ciągu 6 miesięcy?

To raczej ćwiczenie mentalne, które ma pomóc zastanowić się nad pilnością rekrutacji. Łatwo powiedzieć „Cóż, nie osiągniemy naszych celów” i zakończyć na tym rozważanie. 

Poświęć czas na zastanowienie się, co się stanie, jeśli nie będziesz mieć tego zasobu, ale wymagania wobec twojego zespołu pozostaną takie same. W ten sposób naprawdę określisz pilność rekrutacji na dane stanowisko.

W swojej karierze tylko raz spotkałam się z kierownikiem, który powiedział mi: „Hej, Mariya, moje stanowisko nie jest pilne, ale chciałem cię uprzedzić, że będę potrzebować tego zasobu za 6 miesięcy i rekrutacja będzie trudna, więc opublikujmy ofertę już teraz”. Aż łzy napłynęły mi do oczu — bierzcie z niego przykład!

P. Kto może lub będzie tymczasowo przejąć te obowiązki?

Ponownie pomaga to ocenić pilność rekrutacji na dane stanowisko, a także skłania bezpośredniego przełożonego do zastanowienia się nad wyznaczeniem komuś wewnątrz firmy ambitnego celu lub uwzględnieniem tego zadania w planie rozwoju tej osoby. 

Wielokrotnie widziałam, że rekrutacja jest pierwszym rozwiązaniem, po które sięgamy, ale gdy dochodzimy do tego pytania, okazuje się, że w zespole już są osoby, których potencjał nie jest w pełni wykorzystywany.

P. Jaka jest ścieżka kariery, jeśli w ogóle istnieje?

To coś, o czym każdy kierownik powinien pomyśleć, gdy chce kogoś zatrudnić. Czasami odpowiedź brzmi, że takiej ścieżki nie ma, ponieważ jest to już bardzo wysokie stanowisko (np. gdy firma chce zatrudnić osobę na stanowisko na poziomie zarządu). 

W innych przypadkach, po dokładniejszym przeanalizowaniu sytuacji, okazuje się jednak, że firma potrzebuje tej osoby tylko przez określony czas. Jeśli tak jest, warto zapytać, czy lepszy będzie wykonawca zewnętrzny zamiast pracownika, który po zakończeniu projektu nie będzie miał zajęcia.

P. Czy masz teraz czas na rekrutację? Kiedy będziesz go mieć?

Rekrutacja powinna zajmować sporą część tygodniowego harmonogramu, a im pilniejsze jest dane stanowisko, tym więcej czasu ktoś powinien być gotowy poświęcić na proces rekrutacji.

Publikowanie ogłoszenia o pracę, sprawdzanie systemu śledzenia kandydatów, publikowanie w mediach społecznościowych, analiza życiorysów i prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych — wszystko to wymaga czasu. 

Inne rzeczy, na które — jak widzę — ludzie zapominają zarezerwować czas, obejmują przekazywanie odpowiedniej informacji zwrotnej po rozmowie kwalifikacyjnej (najlepsi kandydaci potrzebują dobrej informacji zwrotnej), sprawdzanie przeszłości kandydatów oraz wdrażanie do pracy.

Rozmowy, które często prowadzę z menedżerami ds. rekrutacji chcącymi szybko skalować zespoły, dotyczą tego, czy ich zespół ma odpowiednie możliwości, aby przeprowadzić świetny proces wdrażania dla wszystkich nowych pracowników. Jeśli problemem są ograniczone możliwości, warto rozważyć skorzystanie z narzędzia programowego do wdrażania, które pomoże usprawnić procesy.

P. A co z kulturą organizacyjną?

Zauważ, że w żadnym z powyższych punktów nie mówię o „dopasowaniu do kultury organizacyjnej”. Wynika to z mojego głębokiego przekonania, że na tym etapie może to być naprawdę ograniczające i może stanowić źródło uprzedzeń.

Skoncentruj się na takich kwestiach jak zachowania, umiejętności i dopasowanie doświadczenia idealnego kandydata, a unikniesz sytuacji, w której wszyscy nowi pracownicy będą wyglądać tak, jakby wyszli z tej samej formy.

Mając odpowiedzi na te pytania, wróć do swojego przełożonego lub kadry kierowniczej i omów plan rekrutacji.

Jeśli masz dedykowany zespół lub zasoby rekrutacyjne, przygotuj się na debatę dotyczącą pilności obsadzenia Twojego stanowiska z innymi zespołami, które mają równie pilne lub pilniejsze potrzeby. 

Odpowiedzi na powyższe pytania mają również tę zaletę, że pomagają ukierunkować zarówno proces selekcji, jak i późniejszą decyzję rekrutacyjną, dzięki czemu spełniają podwójną funkcję!

Lista kontrolna planowania rekrutacji

Większość firm działa w oparciu o roczny lub półroczny strategiczny plan rekrutacji, dlatego poniżej znajduje się lista kontrolna rzeczy, które należy zweryfikować i zaplanować przed rozpoczęciem zaplanowanego okresu rekrutacyjnego.

• Ogólny plan rekrutacji dla firmy
• Miejsce w planie dla każdego zespołu na prowadzenie rekrutacji w danym okresie na różne stanowiska, które ma obsadzić
• Zweryfikowanie z interesariuszami z różnych obszarów funkcjonalnych kwestii związanych z dodawanym stanowiskiem
• Uzyskanie odpowiedzi na wszystkie pytania z powyższej sekcji
• Rozpoczęcie tworzenia opisów stanowisk wraz z działem HR/zespołem ds. talentów
• Rozpoczęcie zastanawiania się, jak zatrudnić tę osobę (jak znaleźć pracowników, jakie pytania zadać podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub jakie zadania uwzględnić w procesie rekrutacji)
• Po opublikowaniu ogłoszenia i rozpoczęciu rekrutacji na dane stanowisko zaczynasz zastanawiać się, jak będzie wyglądać kolejna wersja Twojego zespołu podczas następnej rekrutacji.

Poświęcenie czasu na właściwe zaplanowanie rekrutacji przynosi korzyści

Plan rekrutacji wymaga czasu. Może być pracochłonny i skłonić Cię do zastanowienia się nad kwestiami, na które nie masz jeszcze gotowych odpowiedzi. 

Nie powinno Cię to jednak powstrzymywać przed przejściem przez ten proces i próbą nieco głębszego zaplanowania działań, aby uczynić je bardziej zrównoważonymi i precyzyjnymi.

Jakby dokładnie w odpowiednim momencie, gdy pisałem ten artykuł, znajomy skontaktował się ze mną i opowiedział następującą historię. 

Prowadził rozmowy z firmą, której podobały się jego umiejętności, ale w ciągu niemal 9 miesięcy wciąż zmieniała stanowiska, na które był brany pod uwagę. 

To strata czasu wszystkich zaangażowanych osób i prawdopodobnie sygnał, że firma tak naprawdę nie miała przygotowanego planu, gdy rozpoczęła rozmowy z moim znajomym. 

Skłania mnie to do myślenia, że dostrzegli jego doświadczenie i wpadli w pułapkę myślenia: „Chcielibyśmy mieć w zespole kogoś z takim doświadczeniem”, nie wiedząc, co z nim zrobią.

Ostatecznie nagle wycofali się z procesu, marnując czas wszystkich i pozostawiając po sobie gorzki niesmak.

Chciałbym móc powiedzieć, że to odosobniony przykład szczególnie złych doświadczeń kandydata, ale tak nie jest. Wydaje się, że to norma w środowisku „najpierw zatrudnij, później zadawaj pytania”, które stworzyliśmy. 

Sam uczestniczyłem w takich działaniach związanych ze skalowaniem — w ciągu roku podwajałem, a nawet potrajałem zespoły — ale zawsze starałem się być w tych rozmowach głosem krytycznym. 

Pomogło to zespołom, z którymi pracowałem, wyznaczyć jaśniejszy cel, dzięki czemu mogły z kolei zapewnić odpowiednim kandydatom najlepsze doświadczenia kandydata i utrzymać świetną markę pracodawcy.

Cele rekrutacyjne należy traktować tak samo jak wszystkie inne cele — każda minuta poświęcona na planowanie przed przystąpieniem do intensywnej realizacji oznacza co najmniej kilka minut mniej spędzonych na cofaniu się i marnowaniu czasu.

Nie twierdzę, że oznacza to, iż nigdy nie będziesz zwalniać ludzi, ale zawsze warto od czasu do czasu zadać sobie pytanie, czy podążasz właściwą drogą.

Dla ciebie zatrudnianie i zwalnianie może ostatecznie zacząć wyglądać jak liczby lub pozycje w zestawieniu, ale dla ludzi jest to źródło utrzymania.

Być na bieżąco z rekrutacją

Jeśli chcesz śledzić wszystkie najnowsze zmiany w rekrutacji, możesz zrobić kilka rzeczy.

Jedną z nich jest rozważenie udziału w kursie rekrutacji, który pomoże ci uwzględniać najnowsze technologie i wymagania rynku w kontekście twojej firmy.

Drugą jest zapisanie się do newslettera People Managing People. Zawsze staramy się być na bieżąco z tym, co dzieje się w rekrutacji, i dzielić się spostrzeżeniami zdobytymi podczas dyskusji panelowych oraz wywiadów z ekspertami — a wszystko to możesz otrzymywać bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą!