Jak zatrudnić asystenta w 4 prostych krokach

1. Zarządzanie czasem: Delegowanie zadań administracyjnych, takich jak planowanie, zarządzanie pocztą elektroniczną i koordynowanie spotkań, zapewnia, że jesteś tam, gdzie powinieneś być.
2. Większa produktywność: Asystent może zajmować się powtarzalnymi zadaniami, pozwalając Ci skupić się na działaniach o dużej wartości, takich jak pozyskiwanie finansowania, rozwój produktu i nawiązywanie kontaktów.
3. Lepsza organizacja: Może pomóc uporządkować przepływ pracy, zarządzać terminami i pilnować realizacji projektów.
4. Sprawniejsza komunikacja: Asystent może pełnić funkcję osoby kontrolującej dostęp do Ciebie, filtrować wiadomości i dbać o nadawanie priorytetu ważnej komunikacji.
5. Możliwość skalowania firmy: W miarę rozwoju startupu osoba zarządzająca codziennymi operacjami wspiera działania związane ze skalowaniem.
6. Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym: Przejmując rutynowe obowiązki, asystent może pomóc Ci utrzymać zdrowszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

4 proste kroki do zatrudnienia asystenta

Krok 1: Określ, w czym potrzebujesz pomocy

Pierwszym krokiem do zatrudnienia asystenta jest dokładne przeanalizowanie tego, w czym rzeczywiście potrzebujesz pomocy. Samo bezradne machanie rękami i wołanie o pomoc nie wystarczy.

Zakres odpowiedzialności, wynagrodzenie i poziom wpływu szefa sztabu mogą na przykład znacznie różnić się od zakresu odpowiedzialności asystenta administracyjnego.

Musisz podejść do tego metodycznie, analitycznie i introspektywnie, aby określić rodzaj asystenta, który przyniesie największe korzyści Tobie i Twojej organizacji.

Jakie są Twoje osobiste problemy?

Jesteś człowiekiem i, jak każdy człowiek, masz swoje ograniczenia. Być może przyłapałeś się na korzystaniu z telefonu podczas przyjęcia urodzinowego swojego dziecka, gdy rezerwowałeś podróż służbową (znam to!), albo masz wrażenie, że w pracy nie masz na kim polegać, gdy chcesz wyjechać na urlop. 

Utrzymanie zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym często jest głównym powodem potrzeby zatrudnienia osobistego asystenta lub asystenta wykonawczego. 

Wskazówka: Sporządź listę swoich osobistych problemów — niezależnie od tego, czy chodzi o potrzebę posiadania zaufanej prawej ręki, która może działać w Twoim imieniu podczas Twojej nieobecności w biurze, czy o godną zaufania osobę, która może zamawiać artykuły biurowe i odbierać kawę.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jakie problemy ma Twoja organizacja?

Jako lider organizacji Twój czas jest cenny. W miarę rozwoju organizacji będziesz chciał poświęcać więcej czasu na rozwijanie zespołu, tworzenie produktów i spotkania z klientami.

Coraz częściej ludzie będą oczekiwać od Ciebie określania wizji firmy i ustalania strategii organizacyjnej, zamiast wymyślania nowego sposobu przetwarzania wydatków. 

A ponieważ członkowie Twojego zespołu będą coraz bardziej zajęci, a ich czas stanie się coraz cenniejszy, będą chcieli, abyś pojawiał się na spotkaniach punktualnie i był do nich dobrze przygotowany.

Wskazówka: Sporządź listę problemów, które Twoim zdaniem dotykają Twoją organizację, a następnie porozmawiaj z członkami zespołu i zapytaj ich, co oni uważają za problemy. Ich opinie mogą się różnić, a wypracowanie wspólnego zrozumienia tego, jak asystent może pomóc, jest kluczowe dla określenia rodzaju asystenta, którego należy zatrudnić.

Co jestem gotów (a czego nie jestem gotów) delegować?

W większości małych i średnich firm każdy pełni wiele ról, a jeśli jesteś założycielem lub właścicielem, prawdopodobnie pełnisz ich najwięcej. 

Utrudnia to delegowanie, ale sprawia też, że staje się ono konieczne wraz z rozwojem organizacji. Ten krok wymaga głębokiej refleksji nad tym, z jak dużej kontroli nad codziennymi działaniami jesteś gotów i możesz zrezygnować.

Decyzja o tym, jakie zadania i małe projekty jesteś (a jakich nie jesteś) gotów delegować, wpłynie na rodzaj asystenta, którego będziesz chciał zatrudnić. 

Aby to zrobić, śledź swoje działania w ciągu tygodnia i przeanalizuj je.

1. Sporządź listę wszystkiego, co robiłeś każdego dnia, i w przybliżeniu określ, jaki procent czasu poświęcałeś na poszczególne czynności.
2. Wyróżnij te działania, które bezpośrednio przyczyniły się do rozwoju organizacji lub jej ekspansji. Zaznacz te, na które chciałbyś móc poświęcać więcej czasu.
3. Wyróżnij te działania, które, jak sądzisz, mógłbyś delegować komuś kompetentnemu i godnemu zaufania.
4. Pod koniec tygodnia dokonaj przeglądu, przypisz sobie stawkę godzinową (może wypłacasz sobie 50 USD za godzinę) i ustal, czy zapłaciłbyś komuś innemu taką stawkę za wykonanie wszystkich zadań z listy. Jeśli nie, prawdopodobnie nadszedł czas, aby zatrudnić osobistego asystenta.

Krok 2: Zdecyduj, jakiego rodzaju asystenta potrzebujesz

Na podstawie swoich potrzeb możesz teraz zdecydować, jakiego rodzaju asystenta zatrudnić, a także gdzie powinien pracować (zdalnie czy w biurze) i jak często go potrzebujesz (na pełny czy część etatu).

Asystent osobisty: osobiste wsparcie dla ciebie

Wszyscy słyszeliśmy o asystentach osobistych (PA), ale czym dokładnie zajmuje się asystent osobisty? Asystent osobisty jest zazwyczaj odpowiedzialny za szeroki zakres zadań:

• Wsparcie administracyjne, np. śledzenie wydatków i składanie raportów wydatków, przygotowywanie porządków spotkań, sporządzanie notatek i transkrypcja dyktowanych treści, drukowanie i archiwizowanie dokumentów
• Zarządzanie harmonogramem, np. planowanie spotkań i rozmów, wynajmowanie zewnętrznych przestrzeni na spotkania, ogólne zarządzanie kalendarzem
• Koordynacja podróży, np. przygotowywanie planów podróży, rezerwowanie lotów i hoteli, planowanie wydarzeń dla klientów
• Wsparcie w komunikacji, np. filtrowanie połączeń telefonicznych, odpowiadanie na wiadomości e-mail
• Pomoc osobista, np. odbieranie rzeczy z pralni chemicznej, przynoszenie kawy, wyprowadzanie psów

Asystent osobisty (w niektórych przypadkach nazywany również osobistym asystentem kadry kierowniczej) jest przeznaczony wyłącznie do wspierania ciebie. 

Jednak w świecie biznesu, szczególnie w mniejszych organizacjach, stanowisko „asystent osobisty” nie jest powszechne. W rzeczywistości niedawne wyszukiwanie ofert pracy na LinkedIn nie wykazało żadnych wolnych stanowisk w całej Kanadzie.

Asystent kadry kierowniczej: wsparcie biznesowe dla ciebie (i być może innych osób)

Asystent kadry kierowniczej (EA) to najczęstszy rodzaj asystenta osobistego, który pełni funkcję twojej zaufanej „prawej ręki”. Często zdarza się, że EA wspiera również innych członków kadry kierowniczej w twojej organizacji.

Asystent kadry kierowniczej ma podobne obowiązki biurowe i administracyjne jak PA, ale zazwyczaj koncentruje się bardziej na wspieraniu cię w życiu zawodowym niż osobistym. Dodatkowe obowiązki EA mogą obejmować:

• Zarządzanie finansami, np. nadzorowanie budżetów CEO i innych członków kadry kierowniczej
• Tworzenie procesów, np. nowych procesów administracyjnych i biurowych.

Asystent administracyjny: wsparcie dla całego zespołu

Asystent administracyjny odpowiada za wsparcie biurowe i administracyjne całej organizacji. W rezultacie w mniejszym stopniu koncentruje się na wspieraniu ciebie lub innych członków kadry kierowniczej, a w większym na zadaniach, które pomagają wszystkim w firmie.

W zależności od wielkości organizacji może podlegać bezpośrednio tobie lub innemu starszemu liderowi bądź członkom kadry kierowniczej, takim jak dyrektor ds. zasobów ludzkich lub dyrektor generalny.

Może być również nazywany asystentem wirtualnym, asystentem biurowym lub — w zależności od poziomu starszeństwa i zakresu odpowiedzialności — kierownikiem biura.

Asystent administracyjny zazwyczaj ma szeroki zakres obowiązków obejmujących całą firmę, takich jak:

• Zarządzanie biurem: Zamawianie artykułów biurowych, zarządzanie dostawcami i personelem sprzątającym, korzystanie z najwyższej jakości oprogramowania do raportowania wydatków w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania finansów.
• Koordynacja wydarzeń: Planowanie firmowych przyjęć, organizowanie spotkań z klientami
• Relacje z klientami: Obsługa recepcji, odbieranie telefonów od klientów.

W zależności od wielkości organizacji możesz ostatecznie zatrudnić osobę łączącą obowiązki asystenta wykonawczego i asystenta administracyjnego. 

Przeczytaj także: Jak działa oprogramowanie do zarządzania wydatkami

Szef personelu: partner strategiczny wyższego szczebla

Rola szefa personelu (COS) jest mniej powszechna niż rola asystenta wykonawczego i słabo rozumiana w kontekście biznesowym.

Dzieje się tak częściowo dlatego, że w wyjątkowy sposób łączy ona niektóre bardziej strategiczne obowiązki starszego rangą lidera lub członka kadry kierowniczej z bardziej typowymi obowiązkami asystenta wykonawczego, a częściowo dlatego, że częściej kojarzy się ją ze światem polityki.

CS niemal zawsze podlega dyrektorowi generalnemu. Oprócz opisanych powyżej obowiązków asystenta wykonawczego szef personelu często będzie:

• Reprezentować dyrektora generalnego i zastępować go podczas spotkań
• Zarządzać portfelem projektów w imieniu dyrektora generalnego
• Pełnić funkcję doradcy biznesowego dyrektora generalnego
• Zarządzać organizacyjnymi cyklami działania, takimi jak posiedzenia zarządu i wyjazdy integracyjne kadry kierowniczej
• Zarządzać planowaniem strategicznym i budżetowaniem dla członków kadry kierowniczej firmy.

Krok 3: Stwórz opis stanowiska, ustal wynagrodzenie i zatrudnij osobę!

Wiesz już, jaki rodzaj asystenta zatrudnić i za jakie obowiązki będzie on odpowiadać, więc teraz nadszedł czas na przygotowanie opisu stanowiska, ustalenie, ile jesteś gotów zapłacić tej osobie, oraz rozpoczęcie rekrutacji!

Tworzenie opisu stanowiska asystenta

Jak stworzyć opis stanowiska dla asystenta, którego chcesz zatrudnić? Możesz zacząć tworzyć opis stanowiska, korzystając z listy zadań określonych w kroku (1), uzupełnionej o wybrane przykładowe obowiązki i zadania asystenta osobistego wymienione w kroku (2), w zależności od rodzaju asystenta.

W ogłoszeniu o pracę pamiętaj również o uwzględnieniu:

• Innych świadczeń i dodatkowych korzyści związanych z pracą w Twojej organizacji
• Informacji o tym, jak blisko będą współpracować z Tobą i innymi członkami kadry kierowniczej
• Szerokim wpływie, jaki to stanowisko może mieć na sukces firmy
• Oczekiwanych zachowaniach i cechach osobowych
• Wymaganych lub pożądanych kwalifikacjach i doświadczeniu.

Utalentowani kandydaci przywiązują dużą wagę do pracy z kadrą kierowniczą wyższego szczebla i chcą wiedzieć, że wykonywane przez nich zadania mają znaczenie.

Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj doskonały artykuł Marii Hristovej „jak napisać opis stanowiska”.

W niepełnym lub pełnym wymiarze godzin, zdalnie lub lokalnie 

Oprócz tytułu i opisu stanowiska, a przed podjęciem decyzji dotyczących wynagrodzenia i warunków finansowych, musisz ustalić, czy potrzebujesz pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze godzin (około 40 godzin tygodniowo), czy osoby pracującej w większym wymiarze niepełnym. 

Każda z tych opcji ma swoje zalety i wady, dlatego należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Koszty: Zatrudnienie w niepełnym wymiarze godzin będzie kosztować mniej, zarówno pod względem wynagrodzenia, jak i ewentualnych świadczeń medycznych i zdrowotnych.
• Dostępność talentów: Zazwyczaj więcej osób poszukuje pracy w pełnym wymiarze godzin, dlatego przekształcenie stanowiska w pracę na część etatu może ograniczyć liczbę potencjalnych kandydatów.
• Zwiększanie / zmniejszanie wymiaru pracy: Jeśli przeszacujesz lub niedoszacujesz ilość pracy, którą ma wykonywać asystent, przejście z pełnego wymiaru godzin na część etatu lub odwrotnie może być trudne.
• Krzywa uczenia się: Asystent, który pracuje z Tobą w pełnym wymiarze godzin, może szybciej wdrożyć się w obowiązki i osiągnąć efektywność niż osoba pracująca w niepełnym wymiarze godzin.

Należy również zdecydować, jak ważna jest fizyczna obecność asystenta w biurze razem z Tobą i Twoim zespołem.

Istnieje wiele różnych modeli pracy zdalnej i wirtualnej, z których każdy ma swoje zalety i wady, a decyzja dotycząca miejsca pracy asystenta oraz tego, czy będzie on osobistym asystentem online, będzie w dużej mierze zależeć od jego obowiązków i Twoich osobistych preferencji.

More Articles

• Systemy HRIS, HRMS a HCM: jaka jest różnica?

Ustalenie wynagrodzenia asystenta

Ile powinien zarabiać asystent administracyjny? Czy należy płacić mu stawkę godzinową czy roczne wynagrodzenie? Odpowiedź na te pytania ponownie zależy od roli, zakresu obowiązków oraz tego, czy praca jest wykonywana w pełnym, czy niepełnym wymiarze godzin. 

Zazwyczaj asystent zatrudniony w pełnym wymiarze godzin otrzymywałby pakiet całkowitego wynagrodzenia, obejmujący roczne wynagrodzenie, świadczenia medyczne i zdrowotne oraz inne korzyści finansowe. 

Poniższa tabela przedstawia typowe wynagrodzenia w Kanadzie według różnych publicznych źródeł informacji o wynagrodzeniach dla stanowisk asystenta wykonawczego i asystenta administracyjnego, które są najczęściej spotykanymi stanowiskami asystenckimi.

Stanowisko	Glassdoor	Rząd Kanady	Robert Half	Payscale
Asystent wykonawczy	Min: $45,000Max: $80,000Śr.: $60,000	Min: $36,400Max: $83,200Mediana: $57,595	25. percentyl: $49,75050. percentyl: $56,75090. percentyl: $75,000	Min: $40,000Max: $71,000Śr.: $54,186
Asystent administracyjny	Min: $33,000Max: $44,000Śr.: $55,000	Min: $31,200Max: $49,600Mediana: $45,385	25. percentyl: $36,00050. percentyl: $41,50090. percentyl: $57,000	Min: $28,932Max: $50,835Śr.: $36,878

Krok 4: Rekrutacja, wybór i zatrudnienie!

Utworzyłeś opis stanowiska dla swojego nowego asystenta, napisałeś ogłoszenie o pracę, ustaliłeś, ile jesteś gotów zapłacić, oraz zdecydowałeś, gdzie i jak często będzie on pracować.

Ponadto korzystanie z rozwiązań do weryfikacji przeszłości kandydatów przez działy HR zwiększa efektywność i dokładność rekrutacji na tak wrażliwe i wartościowe stanowisko.

Mając przygotowane te kluczowe elementy, możesz rozpocząć poszukiwania idealnego kandydata!

Zapoznaj się z naszym praktycznym przewodnikiem jak zatrudniać pracowników, aby poznać wskazówki, porady i zalecenia dotyczące znalezienia oraz wybrania najlepszej osoby na to stanowisko.

Co o tym sądzisz?

W jaki sposób zatrudnienie osobistego asystenta mogłoby pomóc Ci działać skuteczniej i odczuwać mniejszy stres? Jakie korzyści, Twoim zdaniem, skuteczny asystent mógłby przynieść Twojej organizacji? Jaki rodzaj asystenta byłby najlepszy dla Twojej organizacji i dlaczego?

Podziel się odpowiedziami na te pytania w komentarzach poniżej i zapisz się do newslettera People Managing People, aby być na bieżąco z najnowszymi przemyśleniami dotyczącymi HR, przedstawianymi przez ekspertów w dziedzinie przywództwa i zarządzania z całego świata.