Myślisz o intranecie dla pracowników? Najpierw przeczytaj to
Myślisz więc o intranecie albo już go masz, ale nie spełnia on swoich funkcji.
Jeśli są właściwie wykorzystywane, rozwiązania intranetowe dla pracowników mogą być cennym zasobem, zwiększając efektywność i wzbogacając doświadczenia pracowników.
Czym jest intranet pracowniczy?
Intranet pracowniczy to zamknięta sieć, w której pracownicy firmy mogą komunikować się wewnętrznie oraz udostępniać wiadomości, dokumenty i zasady.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Rozwiązania te są szczególnie popularne wśród większych, międzynarodowych organizacji, które wykorzystują je do udostępniania informacji i usprawniania komunikacji w firmie w dużej mierze cyfrowym środowisku pracy.
Komunikacja wewnętrzna staje się łatwiejsza dzięki jednemu miejscu, w którym pracownicy mogą wymieniać się pomysłami i udostępniać zasoby. Wyzwaniem związanym z intranetami jest jednak to, że często są „odstawiane na strych”, podobnie jak biedna panna Havisham.
Wysoki wskaźnik porzuceń wynika z faktu, że wiele intranetów boryka się z problemami takimi jak powielone informacje i nieuporządkowane interfejsy. Jak wyjaśnia Dhiraj Sharma:
Z czasem system [intranetu] staje się miejscem składowania treści — takim, przez które żaden pracownik nie chce się przedzierać, ponieważ, podobnie jak szuflada na różności, nie ma on ani ładu, ani celu, ani wartości. To, co powinno być łatwo dostępnym miejscem oferującym wszystko w jednym miejscu, staje się niepożądanym zalewem informacji. W efekcie pracownicy porzucają go, aby łatwiej znaleźć odpowiedzi gdzie indziej.”
Jak zadbać o to, aby pracownicy korzystali z intranetu?
24% firm nie jest zadowolonych z interfejsu użytkownika swojego intranetu, a 15% uważa, że jego narzędzie wyszukiwania jest niewystarczające. Jak widać, wiele dostępnych intranetów ma sporo problemów.
Kluczem do skutecznego wdrożenia i użytkowania intranetu pracowniczego jest zidentyfikowanie przeszkód przed wdrożeniem i zajęcie się nimi od samego początku.
Poniżej przedstawiamy kilka sposobów, dzięki którym możesz zapewnić poparcie pracowników dla intranetu swojej firmy.
1. Skoncentruj się na poprawie UX
Poprawa UX (doświadczenia użytkownika) to najskuteczniejszy sposób na zwiększenie zaangażowania pracowników w intranet. Próbując poprawić UX, należy dążyć do zaprojektowania rozwiązania, którego obsługi można łatwo się nauczyć.
UX różni się od UI (interfejsu użytkownika), ale pojęcia te są ze sobą ściśle powiązane. Przejrzysty i spójny UI poprawia UX, ponieważ ułatwia nawigację i pozwala użytkownikowi szybko znaleźć treści, których szuka.
Podobnie jak w przypadku każdej aplikacji internetowej, celem jest umożliwienie użytkownikom dotarcia do wybranego miejsca przy użyciu jak najmniejszej liczby kliknięć. Oznacza to poświęcenie czasu na poznanie użytkowników i zaplanowanie właściwej architektury informacji, która uporządkuje strony i sekcje w logiczną hierarchię.
2. Dawaj przykład, korzystając z intranetu na szczeblu kierowniczym
Brak korzystania z intranetu na szczeblu kierowniczym może negatywnie wpłynąć na poparcie pracowników. Kiedy członkowie kadry kierowniczej nie angażują się w intranet ani nie udostępniają regularnie aktualizacji, pracownicy są mniej entuzjastycznie nastawieni do korzystania z tego zasobu.
Dobrym rozwiązaniem może być powierzenie kierownikom działów odpowiedzialności za utrzymanie systemów intranetowych.
Na przykład kierownik działu HR powinien odpowiadać za utrzymanie sekcji HR w systemie intranetowym. Może publikować zaktualizowane zasady dotyczące świadczeń, procesy wdrażania nowych pracowników, często zadawane pytania lub inne aktualizacje związane z HR w systemie intranetowym.
3. Wykorzystuj różne formy treści
Intranety mogą służyć do zwiększania zaangażowania pracowników poprzez budowanie zainteresowania wiadomościami i wydarzeniami firmowymi. Można ich również używać do zbierania opinii za pomocą interaktywnych funkcji, takich jak ankiety.
Wykorzystywanie różnych form treści urozmaici doświadczenia użytkownika i doprowadzi do wyższego poziomu zaangażowania. To koszt świadczeń pracowniczych, który się zwraca, ponieważ pozwala na bieżąco informować pracowników.
4. Wykorzystuj dane do optymalizacji
Nowoczesne oprogramowanie intranetowe dla pracowników powinno umożliwiać mierzenie zaangażowania w publikowane treści, aby można było stale je optymalizować — tak jak w przypadku strony internetowej lub mediów społecznościowych.
Wdróż oprogramowanie do monitorowania pracowników, aby śledzić kliknięcia użytkowników na stronie głównej i kluczowych stronach docelowych. Pozwoli to zidentyfikować najskuteczniejsze linki i wezwania do działania, umożliwiając nadanie priorytetu najważniejszym treściom oraz optymalizację zaangażowania użytkowników. Niewdrożenie tego rozwiązania doprowadzi do niskiej jakości doświadczeń użytkowników i spadku współczynników konwersji
Jednak poza analizowaniem wskaźników możesz również poprosić pracowników o opinię pod koniec sesji, zadając pytania takie jak „czy udało Ci się dziś znaleźć to, czego szukałeś(-aś)?” oraz „Jak łatwo było znaleźć to, czego szukałeś(-aś)?”
Dobrym rozwiązaniem jest również dystrybuowanie treści na podstawie ich istotności. Chociaż pracownicy są zazwyczaj ciekawi nowych informacji, optymalizacja kanału aktualności pracownika pod kątem istotności sprawia, że pozostaje on uporządkowany. Aby to zapewnić, sprawdź, czy intranet umożliwia dystrybuowanie treści wyłącznie do określonej grupy pracowników.
Przykłady intranetów pracowniczych
Do tej pory powinieneś(-naś) już wiedzieć, jak wygląda dobry intranet firmowy. Aby Ci pomóc, przedstawiamy kilka przykładów dobrze zaprojektowanych intranetów firmowych.
1. DBS Bank
DBS Bank zdobył nagrodę dla najlepszego nowoczesnego intranetu roku w grudniu 2021 roku, więc trudno o lepszy przykład.
Zaletą tego systemu jest możliwość uzyskania przez pracowników dostępu do intranetu za pośrednictwem wielu kanałów, w tym:
- Wirtualny asystent OneBot: interfejs konwersacyjny służący do realizacji zadań i obsługi zapytań.
- DBS Search: funkcja umożliwiająca pracownikom przeszukiwanie treści i danych firmy.
- OneMobile: mobilny interfejs firmowego systemu intranetowego.
Intranet zapewnia pracownikom kompleksowe środowisko cyfrowe, w którym mogą się rozwijać, dzięki trzem platformom koncentrującym się na różnych aspektach doświadczeń pracowników:
- F3W (Przyszłość pracy, miejsce pracy i siła robocza): forum poświęcone przyszłości pracy
- Aplikacja iHealth: źródło informacji dotyczących dobrego samopoczucia pracowników DBS
- Life@DBS: własna sieć społecznościowa firmy, w której pracownicy mogą nawiązywać kontakty i budować relacje pozazawodowe
Intranet DBS jest również doskonałym przykładem platformy tworzonej z udziałem pracowników. DBS zachęca użytkowników do oceniania systemu i przesyłania sugestii, a EJC (Rada ds. ścieżki pracownika) stara się znajdować luki wymagające naprawy, aby poprawiać doświadczenia użytkowników.
DBS jest świetnym przykładem dobrze zaprojektowanego intranetu, ponieważ zapewnia pracownikom przyjemne doświadczenia, dostęp za pośrednictwem wielu kanałów oraz spersonalizowane środowisko, które wspiera kulturę DBS w cyfrowym miejscu pracy.
2. 3M Go
3M, międzynarodowy konglomerat przemysłowy z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, miał fatalnie zaprojektowany intranet z przeładowanym interfejsem, z którego pracownicy właściwie nigdy nie korzystali. Był to chaotyczny zbiór linków i systemów intranetowych należących do innych oddziałów 3M.
Projekt zapewniał niską jakość doświadczeń użytkowników, ponieważ nawigacja była dla pracowników uciążliwa. Mieli oni trudności ze znalezieniem potrzebnych treści.
Zdając sobie z tego sprawę, firma 3M przekształciła swój starszy system intranetowy w estetyczną platformę, która była łatwa w obsłudze i oferowała pracownikom lepiej dopasowany zestaw funkcji. Pracownicy uzyskali dostęp do systemu, który pozwalał załatwiać sprawy bez poświęcania zbyt dużej ilości czasu na nawigację.
3M Go ma atrakcyjny wygląd i spersonalizowany kanał aktualności na stronie głównej. Nowy projekt pomógł firmie 3M zwiększyć zaangażowanie i produktywność pracowników.
Po przeprojektowaniu 3M Go zajęło pierwsze miejsce na liście 10 najlepszych intranetów 2019 roku opracowanej przez Nielsen Norman Group.
Własne rozwiązanie czy gotowy produkt
Rozważając wdrożenie intranetu, masz dwie możliwości: stworzyć własne rozwiązanie lub kupić gotowy system.
Intranety Microsoft SharePoint są proste w tworzeniu, ale mają ograniczoną funkcjonalność. Stworzenie rozwiązania intranetowego od podstaw oznacza możliwość pełnego dostosowania go do własnych potrzeb, ale może być czasochłonne i kosztowne. Na przykład niestandardowe intranety mogą mieć aplikacje mobilne, ale ich przygotowanie wymaga dużego nakładu pracy programistycznej.
W przypadku niestandardowego intranetu może być również konieczne zatrudnienie specjalisty wewnętrznego lub zlecenie na zewnątrz prac związanych z jego utrzymaniem i pomocą techniczną. Ponadto niestandardowe intranety firmowe wymagają obszernego szkolenia, podczas gdy gotowe systemy intranetowe zazwyczaj wymagają jedynie minimalnego przeszkolenia.
Nie pozwól, aby intranet pracowniczy zbierał kurz
Intranety pracownicze są cennym zasobem — nie pozwól, by pozostawały niewykorzystane. Jeśli Twój system intranetowy był przez jakiś czas pomijany, nigdy nie jest za późno, aby uporządkować sytuację i ponownie zacząć korzystać z intranetu.
Intranet pracowniczy z rozbudowanym systemem zarządzania treścią pomoże Ci przenieść kulturę organizacyjną firmy do świata online. Będziesz w stanie udostępniać aktualizacje na żądanie oraz sprawnie realizować procesy biznesowe i przepływy pracy.
Jeśli chcesz wdrożyć nowy system intranetowy, rozważ gotowe rozwiązanie zamiast tworzenia systemu od podstaw.
Sprawdź to: Jak zbudować prawdziwą firmę, dla której pracownicy są najważniejsi
