Powrót do biura: zalety, wady i wskazówki na sukces

Jak dziś wygląda powrót do biura?

Od czasu, gdy pandemia wymusiła pracę zdalną, minęło kilka lat, a wiele organizacji wycofało się z wcześniejszych deklaracji dotyczących tej możliwości.

Według raportu Gallupa na temat pracy hybrydowej, opublikowanego w maju 2024 roku, 27% organizacji pracuje obecnie zdalnie, 53% hybrydowo, a 21% całkowicie stacjonarnie.

Jak widać na poniższym wykresie, coraz więcej organizacji wymaga od pracowników powrotu do biura w ramach modelu hybrydowego. Ponadto niedawne badanie KPMG przeprowadzone wśród 1500 dyrektorów generalnych wykazało, że 64% z nich przewiduje pełny powrót do biur do 2026 roku. 

Pytanie brzmi: dlaczego?

Potencjalne korzyści z powrotu do biura

Organizacje z pewnością chętnie widzą pracowników wracających do biura, wskazując na większą współpracę i silniejszą kulturę organizacyjną jako główne powody. 

Ale czy te twierdzenia znajdują potwierdzenie? Co badania mówią o potencjalnych korzyściach z powrotu pracowników do biura?

Lepsza współpraca międzydyscyplinarna

• Badanie MIT: Badanie przeprowadzone przez MIT wykazało, że naukowcy pracujący w bliskiej odległości zwiększyli skalę badań międzydyscyplinarnych dotyczących artykułów i patentów.
• Badanie Uniwersytetu Stanforda: Badania Uniwersytetu Stanforda wykazały, że choć praca zdalna może zwiększać produktywność w przypadku niektórych zadań, może ograniczać współpracę i innowacyjność w porównaniu z pracą w biurze, gdzie spontaniczne rozmowy zachodzą łatwiej.
• Uniwersytet Chicagowski: Badania UoC wykazały, że pracownicy zawęzili swoje kręgi komunikacji i kontaktowali się z mniejszą liczbą osób oraz jednostek biznesowych, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.

Lepsze spotkania dla dużych grup

• CEPR: Badania CEPR wykazały, że ogólnie rzecz biorąc, praca zdalna jest uznawana za bardzo efektywną w przypadku małych zespołów, podczas gdy spotkania twarzą w twarz są lepsze dla dużych grup osób.
• Analiza MRFR: Oczekuje się, że rynek oprogramowania do rezerwacji sal konferencyjnych wzrośnie z 1.1(USD Billion) w 2023 roku do 2.51 (USD Billion) w 2032 roku, co pokazuje, że coraz więcej osób będzie organizować spotkania stacjonarne.

Młodsi pracownicy cenią sobie czas spędzany osobiście

• Seramount: Niedawne badanie przeprowadzone przez Seramount wykazało, że 74% respondentów z pokolenia Z preferuje jakiś rodzaj hybrydowego modelu pracy w porównaniu z  52% pracowników ze wszystkich pozostałych grup demograficznych. Zaledwie 11% respondentów z pokolenia Z wolało pracować całkowicie zdalnie, w porównaniu z 34 procentami pozostałych pracowników.

Więcej możliwości mentoringu

• Projekt badawczy dotyczący pracy z domu (WFH): Badanie przeprowadzone przez projekt badawczy dotyczący pracy z domu (WFH) wykazało, że pracownicy biurowi poświęcają niemal o 40% więcej czasu na mentoring członków zespołu niż osoby pracujące z domu.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Silniejsze więzi

• Atlassian: ​​Zespoły w Atlassian spotykają się w jednym z biur około trzy razy w roku, aby budować więzi i rozwijać ważne projekty. Ich badania pokazują, że te celowo organizowane spotkania zespołów prowadzą do 27-procentowego wzrostu poczucia więzi, zwłaszcza wśród świeżo upieczonych absolwentów i nowych pracowników, a efekt ten utrzymuje się przez około 4–5 miesięcy.

Wyzwania związane z powrotem do biura

Z drugiej strony, jakie mogą być potencjalne wyzwania związane z wdrożeniem RTO?

Niezadowolenie pracowników

• Utrata elastyczności: Wiele osób przyzwyczaiło się do elastyczności, jaką zapewnia praca zdalna. Według badań FlexJobs 95% pracowników chce jakiejś formy pracy zdalnej.
• Dojazdy do pracy: Inne badanie przeprowadzone przez FlexJobs wykazało, że 79% respondentów uznało unikanie dojazdów do pracy za najważniejszy powód preferowania pracy zdalnej.

Niższa produktywność niektórych pracowników

• Rozpraszacze w biurze: Nie wszyscy pracownicy pracują lepiej w środowisku biurowym. Niektórym mogą przeszkadzać czynniki rozpraszające w biurze (np. hałas i częste przerwy w pracy). Badania Pew wykazały, że 56% pracowników twierdzi, że praca z domu pomaga im wykonywać obowiązki i dotrzymywać terminów.

Wyzwania prawne

• Procesy sądowe: Pracownicy zatrudnieni jako osoby w pełni pracujące zdalnie mogą mieć prawo do pozwania pracodawcy, jeśli zostaną zwolnieni z powodu odmowy powrotu do biura. Możliwość dochodzenia roszczeń przez pracownika zależy od tego, czy można go zwolnić bez podania przyczyny, czy tylko z uzasadnionego powodu.
• Ochrona pracy zdalnej: W niektórych jurysdykcjach pracownicy mogą korzystać z ochrony prawnej wspierającej ich prawo do kontynuowania pracy zdalnej w określonych warunkach. Na przykład w krajach takich jak Niemcy obowiązują przepisy chroniące pracowników przed przymusowym powrotem do biura, chyba że pracodawca jest w stanie wykazać istotną potrzebę biznesową.
• Ustawa o Amerykanach z Niepełnosprawnościami (ADA): Zgodnie z ustawą ADA obowiązującą w Stanach Zjednoczonych pracownicy, których stan zdrowia naraża ich na większe ryzyko związane z COVID-19 lub innymi zagrożeniami zdrowotnymi, mogą wnioskować o racjonalne usprawnienia umożliwiające dalszą pracę zdalną.

Wzrost liczby problemów związanych z relacjami międzyludzkimi

• Więcej konfliktów: Badając swój artykuł na temat współpracy w biurze podczas RTO a konfliktów, Gleb Tsipursky stwierdził, że 57% respondentów zgłosiło więcej problemów związanych z relacjami międzyludzkimi podczas pracy w biurze. Dla porównania tylko 12% wskazało na większą częstotliwość występowania takich problemów podczas pracy zdalnej.

Różne zasady powrotu do biura

Jeśli więc rozważasz wdrożenie RTO, jakie masz możliwości?

Opcjonalne RTO

Opcjonalne RTO pozwala pracownikom wybrać, czy chcą pracować z biura, czy zdalnie, zapewniając maksymalną elastyczność. Niektórzy mogą zdecydować się na przychodzenie do biura codziennie, inni raz lub dwa razy w tygodniu, a jeszcze inni — sporadycznie.

Potencjalne korzyści obejmują utrzymanie pracowników, rekrutację i produktywność

Model hybrydowy

Pracownicy mają obowiązek przychodzić do biura określoną liczbę dni w tygodniu. Nadal można zapewnić pewną elastyczność, np. w zakresie liczby dni, konkretnych dni lub długości pracy każdego dnia.

Potencjalne korzyści obejmują lepszą współpracę między dyscyplinami i silniejsze więzi w zespole.

RTO w pełnym wymiarze czasu

Wszyscy pracownicy są zobowiązani do powrotu do biura w pełnym wymiarze godzin, z nielicznymi wyjątkami. Szczerze mówiąc, patrząc na wyniki badań i rozmawiając z prawdziwymi ludźmi, nie jestem pewien, jakie potencjalne korzyści ma to rozwiązanie w porównaniu z pracą hybrydową, poza być może większą kontrolą nad tym, jak ludzie spędzają czas w biurze. Można to ująć w przyjemniejszy sposób, mówiąc o pełnej wiedzy na temat tego, co ludzie robią w każdej chwili (nie jest to środowisko, w którym ten redaktor chciałby pracować).

6 wskazówek dotyczących skutecznej strategii powrotu do biura

Postępuj zgodnie z poniższymi najlepszymi praktykami dotyczącymi RTO, aby osiągnąć zamierzony efekt:

1. Komunikuj się jasno i transparentnie

Plan RTO powinien pozostawiać niewiele miejsca na niejasności. Oznacza to przekazanie szczegółowych informacji, w tym harmonogramów, terminów i oczekiwań.

Ponadto ważne jest, aby otwarcie mówić o powodach tej decyzji. Jak podkreśla Matt Erhard, partner zarządzający w firmie Summit Search Group: „Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić przed rozpoczęciem opracowywania polityki RTO, jest dokładne wyjaśnienie, dlaczego chcesz sprowadzić pracowników z powrotem do biura.

Powód jest dwojaki. Po pierwsze, pracownicy będą bardziej skłonni zrozumieć i zaakceptować nakaz powrotu do biura, jeśli będzie on poparty jasnym uzasadnieniem — a także jeśli podzielisz się z nimi tym uzasadnieniem i „dlaczego” stojącym za tą decyzją.

Drugim powodem jest to, że ma to kluczowe znaczenie dla utrzymania zaangażowania pracowników podczas tej transformacji oraz opracowania polityki w taki sposób, aby określone cele nie tylko zostały osiągnięte, ale stały się głównym założeniem wprowadzanych zmian.

Jeśli na przykład powiesz, że sprowadzasz ludzi z powrotem do biura, aby mogli lepiej współpracować, Twój plan RTO powinien zapewniać, że członkowie zespołów pracujący wspólnie nad projektami będą przebywać w biurze w tym samym czasie.

Jeśli nie pokażesz, w jaki sposób obecność w biurze pomoże osiągnąć cele przyświecające temu nakazowi, Twoje uzasadnienie wyda się pracownikom pustą i nieszczerą wymówką, a w rezultacie prawdopodobnie stracisz część członków zespołu.”

Kolejną wskazówką jest zapewnienie pracownikom wystarczającej ilości czasu na dostosowanie się do nowych wymagań, zwłaszcza jeśli muszą poczynić osobiste przygotowania, takie jak zorganizowanie opieki nad dziećmi lub transportu. Amazon na przykład dał pracownikom co najmniej pełne 3 miesiące na przygotowanie się do RTO w pełnym wymiarze godzin.

2. Wspieraj otwarty dialog i przekazywanie opinii

Utwórz kanały wsłuchiwania się w głos pracowników, takie jak oprogramowanie do przeprowadzania ankiet wśród pracowników, aby mogli wyrażać swoje obawy lub preferencje dotyczące powrotu do biura.

Na przykład American Express w dużej mierze polegał na ankietach wśród pracowników przy projektowaniu i udoskonalaniu swojego hybrydowego programu Amex Flex.

3. Wspieraj przejście i dostosowanie się do zmian

Jak odkrył Gleb Turpinsky, niektórzy ludzie zapomnieli, jak to jest pracować w biurze, a niektórzy młodzi pracownicy mogli nigdy tego nie doświadczyć!

Dlatego warto zaoferować zasoby lub szkolenia, które pomogą pracownikom ponownie przyzwyczaić się do środowiska biurowego, takie jak warsztaty dotyczące zarządzania czasem, ponownego rozwijania umiejętności komunikacji bezpośredniej, rozwiązywania konfliktów oraz relacji z pracownikami.

Jeśli zatrudniłeś pracowników zdalnie, rozważ specjalny program wdrożeniowy, wykorzystujący oprogramowanie wdrożeniowe, które pomoże im zaaklimatyzować się w kulturze i środowisku biurowym.

Niektóre organizacje oferują również dodatkowe świadczenia, takie jak pokrycie kosztów parkingu i transportu publicznego, które pomagają pracownikom zrekompensować koszty dojazdów do pracy i z powrotem.

Ponadto systemy zarządzania biurem pozwalają firmom utrzymywać bezpieczne środowisko pracy, jednocześnie umożliwiając powrót pracowników do biura.

4. Dawaj przykład własnym zachowaniem

Jak zawsze, liderzy powinni dawać przykład w kwestii RTO. Oznacza to zapewnienie obecności kadry kierowniczej w biurze i stanowienie wzoru dla reszty organizacji.

Ponadto ważne jest, aby wszyscy liderzy i menedżerowie prezentowali spójny przekaz dotyczący powrotu do biura, tworząc jednolite stanowisko.

5. Uwzględniaj indywidualne potrzeby i sytuacje

Mając na uwadze potencjalne konsekwencje prawne, należy pamiętać, że niektórzy pracownicy mogą mieć uzasadnione powody, by preferować lub musieć nadal pracować zdalnie (np. problemy zdrowotne, obowiązki opiekuńcze).

Dostosuj swoje podejście do ról i obowiązków poszczególnych zespołów lub osób. Na przykład role łączące pracę wymagającą głębokiego skupienia ze współpracą mogą odnieść korzyści z utrzymania elastyczności. 

Jak podkreśla Gevorg Nazaryan, CTO i współzałożyciel Docus: „Przekonaliśmy się, że obecność w biurze podczas kluczowych i wymagających współpracy działań, takich jak sprinty projektowania produktu, jest konieczna — i nic poza tym. W przeciwnym razie korzystamy z narzędzi cyfrowych, aby łączyć się z globalnym zespołem”.

6. Ulepsz biuro

Aby jak najlepiej wykorzystać przestrzeń biurową i potencjalnie obniżyć koszty nieruchomości, niektóre organizacje wdrażają współdzielenie biurek lub system rezerwacji stanowisk pracy, aby zachęcać pracowników do korzystania z biura. 

Wykorzystują one oprogramowanie do rezerwacji współdzielonych biurek lub oprogramowanie do zarządzania przestrzenią biurową, aby zapewnić pracownikom elastyczność w wyborze miejsca pracy w biurze.

Podobnie jak skuteczne zasady RTO, skuteczne planowanie przestrzeni biurowej koncentruje się na potrzebach pracowników i organizacji.

Na przykład firma architektoniczna HUB wykorzystała opinie pracowników i dane dotyczące wykorzystania biura, aby zaprojektować nowe hybrydowe biura z odpowiednim połączeniem przestrzeni roboczych, dostosowanym do ich procesu projektowego.

Opinia redaktora

Dostrzegam pewne korzyści w modelu hybrydowym, ale powinien on być bardzo elastyczny. Jako osoba pracująca zdalnie w 90% przypadków uważam, że sporadyczna praca stacjonarna jest przydatna do inicjowania rozmów ze współpracownikami z różnych zespołów, wspólnej pracy nad wymagającymi projektami i budowania relacji. Z rozmów ze współpracownikami wiem, że oni również mają takie odczucia.

Ponadto przebywanie w biurze pomaga radzić sobie z izolacją społeczną, robić przerwy i wyznaczać granice między życiem osobistym a zawodowym. Z tych powodów niektórzy moi współpracownicy, którzy mogą pracować w biurze, robią to niemal codziennie.

Osobiście uważam, że krótki dojazd, najlepiej 20–30-minutowy spacer lub przejażdżka rowerem, może być bardzo przyjemny i pomaga oddzielić pracę od życia osobistego.

Zapisz się do newslettera People Managing People

Więcej informacji na temat RTO oraz hybrydowego i elastycznego modelu pracy znajdziesz, zapisując się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu, w którym dzielimy się wiedzą i najlepszymi praktykami, aby pomóc Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.