Rezerwowanie biurek a współdzielenie biurek: kluczowe różnice, zalety i wady

Współdzielenie biurek a rezerwowanie biurek: najważniejsze różnice

Podstawowa różnica między rezerwowaniem biurek a ich współdzieleniem dotyczy sposobu, w jaki pracownicy mogą korzystać z biurek w przestrzeni roboczej.

Współdzielenie biurek zapewnia pracownikom dostęp do biurek na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”, podczas gdy rezerwowanie biurek wymaga zarezerwowania stanowiska z wyprzedzeniem.

Współdzielenie i rezerwowanie biurek mają również pewne cechy wspólne. Żadne z tych rozwiązań nie obejmuje przypisanych miejsc siedzących, typowych dla tradycyjnego miejsca pracy, a oba opierają się na dostępności biurek, więc miejsce nie jest gwarantowane.

Najważniejsze różnice przedstawiam w tej pomocnej tabeli:

	Współdzielenie biurek	Rezerwowanie biurek
Definicja	Pracownicy korzystają z dowolnego dostępnego biurka na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”.	Pracownicy rezerwują konkretne biurko lub przestrzeń biurową z wyprzedzeniem.
Przydział przestrzeni	Brak przypisanych miejsc; biurka nie są przypisane do konkretnych osób i są używane tymczasowo.	Przestrzenie są rezerwowane i przydzielane zgodnie z systemem rezerwacji.
Elastyczność	Wysoka elastyczność, ponieważ pracownicy mogą wybrać dowolne dostępne biurko.	Umiarkowana elastyczność, ale pracownicy muszą wcześniej zaplanować pracę i dokonać rezerwacji.
Wymagania technologiczne	Podstawowe technologie biurowe; brak szczególnych wymagań poza dostępem do współdzielonej sieci.	Wymagany jest system rezerwacji lub oprogramowanie do zarządzania rezerwacjami.
Doświadczenie pracowników	Pracownicy mogą mieć trudności ze znalezieniem miejsca w godzinach największego obłożenia.	Większa przewidywalność, ponieważ pracownicy mają zarezerwowane miejsce.
Przydatność	Najlepsze rozwiązanie dla organizacji zatrudniających bardzo mobilnych pracowników lub dużą liczbę osób pracujących zdalnie.	Idealne rozwiązanie dla organizacji, które chcą zagwarantować dostępność biurek i preferują uporządkowane korzystanie z przestrzeni biurowej.
Złożoność zarządzania	Łatwiejsze do wdrożenia, ale może wymagać większego nadzoru, aby zapewnić dostępność biurek.	Bardziej złożone w zarządzaniu ze względu na konieczność korzystania z systemu rezerwacji, ale zapewnia lepszą kontrolę nad wykorzystaniem przestrzeni.
Efektywność kosztowa	Potencjalnie wyższa efektywność kosztowa dzięki maksymalnemu wykorzystaniu dostępnej przestrzeni.	Również może być efektywne kosztowo, ale może wymagać inwestycji w oprogramowanie do rezerwacji.
Interakcje społeczne	Sprzyja spontanicznym interakcjom między pracownikami, wspierając współpracę.	Może ograniczać spontaniczne interakcje ze względu na wcześniej zarezerwowane i potencjalnie odizolowane miejsca.
Personalizacja	Niska; biurka są współdzielone i nie można ich personalizować.	Wyższa; pracownicy mogą mieć pewne możliwości personalizacji zarezerwowanej przestrzeni na czas jej użytkowania.

@media (min-width: 768px) { .table-special-first-column th:first-child, .table-special-first-column td:first-child { width: 20%; } }

Teraz omówię oba rozwiązania nieco bardziej szczegółowo.

Na czym polega współdzielenie biurek?

Współdzielenie biurek to inteligentna organizacja przestrzeni roboczej, w której żaden pracownik nie ma przypisanego biurka. Zamiast tego dostępne biurka i sale konferencyjne zajmuje się na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”.

Współdzielenie biurek pozwala efektywniej wykorzystywać przestrzeń biurową i może obniżyć koszty nieruchomości, gdy pracownicy pracują w modelu hybrydowym.

Przyjrzyjmy się bliżej zaletom i wadom współdzielenia biurek.

Zalety współdzielenia biurek

To rozwiązanie może działać doskonale, jeśli zostanie wdrożone we właściwy sposób. 

Na przykład firma Telenor (norweska firma telekomunikacyjna) wdrożyła system pracy bez przypisanych stanowisk już w 2003 roku. Dyrektor generalny firmy, Jon Fredrik Baksaas, uznaje wdrożenie tego systemu za kluczowy czynnik rozwoju firmy.

Oto kilka konkretnych zalet pracy bez przypisanego stanowiska:

1. Opłacalność

Praca bez przypisanego stanowiska zmniejsza koszt jednego stanowiska pracy, ponieważ z jednego stanowiska może korzystać więcej niż jeden pracownik (zwykle kilku pracowników dziennie). Jest również łatwa do wdrożenia i zapewnia dużą elastyczność.

2. Dostępność z krótkim wyprzedzeniem

Praca bez przypisanego stanowiska jest doskonałym rozwiązaniem dla pracowników, którzy zwykle pracują z domu, ale potrzebują odmiany. Sprawdza się również wtedy, gdy członkowie zespołu chcą współpracować osobiście. Mogą po prostu przyjść do biura i rozpocząć pracę.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Zapewnia pracownikom autonomię

Pracownicy cenią sobie swobodę pracy zdalnej. Praca bez przypisanego stanowiska pozwala im pracować na własnych zasadach, co pokazuje, że ufasz im i wierzysz, że pomyślnie ukończą projekty bez potrzeby szczegółowego nadzoru.

4. Sprzyja innowacyjności i kreatywności

Praca codziennie w innym miejscu może być doskonałym bodźcem dla kreatywności. Po pewnym czasie praca w tym samym miejscu może wydawać się monotonna, a praca bez przypisanego stanowiska może stanowić idealne rozwiązanie.

Ponadto możliwość osobistej współpracy ze współpracownikami może ułatwiać lepszą pracę zespołową i sprzyjać większej innowacyjności w zespołach, co jest szczególnie ważne w przypadku hybrydowej kultury pracy.

Wady pracy bez przypisanego stanowiska

Oczywiście brak przypisanego stanowiska dla każdego pracownika wiąże się z pewnymi wadami. Oto kilka kwestii, które warto wziąć pod uwagę:

1. Brak gwarancji dostępności stanowiska

Praca bez przypisanego stanowiska ma pewne nieodłączne ograniczenie. W niektóre dni może się okazać, że żadne stanowisko nie jest dostępne. Trzeba będzie znaleźć inne miejsce do pracy albo poczekać, aż ktoś zwolni stanowisko. Może to prowadzić do straty czasu i frustracji.

2. Ograniczony wybór

Nawet jeśli znajdziesz stanowisko, wszystkie dobre miejsca mogą być już zajęte, a Tobie pozostaną hałaśliwe obszary, w których trudno się skoncentrować. Jeśli przez cały czas będą Ci przeszkadzać osoby przechodzące obok Twojego stanowiska, nie będziesz pracować z maksymalną produktywnością.

3. Problemy zdrowotne

Z tego samego stanowiska może codziennie korzystać kilka osób, co oznacza większe ryzyko zanieczyszczenia go przez osobę cierpiącą na chorobę lub infekcję. Po wdrożeniu pracy bez przypisanego stanowiska trzeba będzie przeznaczyć dodatkowe środki na edukowanie pracowników na temat zagrożeń dla zdrowia i środków bezpieczeństwa, zapewnić środki dezynfekujące oraz zatrudnić więcej osób do czyszczenia stanowisk po ich użyciu.

Czym jest system rezerwacji stanowisk?

System rezerwacji stanowisk to kolejny rodzaj zarządzania przestrzenią w biurach hybrydowych, w którym pracownicy z wyprzedzeniem wybierają miejsca pracy i meldują się po przybyciu do biura.

Zwykle obejmuje on system rezerwacji lub oprogramowanie do zarządzania przestrzenią biurową, za pomocą którego pracownicy mogą wybrać konkretne stanowisko lub miejsce pracy, podobnie jak rezerwuje się pokój w hotelu.

Podobnie jak praca bez przypisanego stanowiska, rezerwowanie stanowisk jest formą efektywnego wykorzystania przestrzeni i może prowadzić do obniżenia kosztów nieruchomości.

Zalety systemu rezerwacji stanowisk

Planowanie z wyprzedzeniem zapewnia systemowi rezerwacji stanowisk określone zalety w porównaniu z pracą bez przypisanego stanowiska. Oto kilka z nich:

1. Efektywne wykorzystanie przestrzeni roboczej

Ponieważ system rezerwacji stanowisk obejmuje wcześniejsze przydzielanie stanowisk, pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie przestrzeni. Obłożenie przestrzeni roboczej będzie większe, ponieważ system ten eliminuje niepewność związaną z ewentualną niedostępnością stanowisk.

2. Większa kontrola i wygoda dla pracowników

Możliwość rezerwowania stanowisk zgodnie z własnymi preferencjami zapewnia pracownikom większą kontrolę. Na przykład jeśli w Twojej przestrzeni roboczej znajdują się skupiska stanowisk przeznaczone do określonych celów, system rezerwacji może pozwolić pracownikom rezerwować stanowiska bliżej pracowników konkretnego działu w celu współpracy.

System hotelingu zapewnia również większą kontrolę nad przestrzenią roboczą bez konieczności wyznaczania menedżera. Większość firm korzysta z oprogramowania do rezerwacji biurek, aby zautomatyzować zarządzanie miejscem pracy. Gdy działa system hotelingu biurowego, menedżer nie musi nadzorować przydzielania przestrzeni roboczej.

3. Wspiera pracowników zdalnych

Pracownikom zdalnym może nie podobać się pomysł, że podczas wizyty w biurze nie będą mieć biurka, na którym mogliby postawić laptopa. Hoteling może zapewnić im pewność otrzymania biurka, zachęcając ich do częstszych wizyt w biurze.

4. Zwiększa satysfakcję pracowników

Hybrydowy model pracy zapewnia równowagę między pracą we własnej przestrzeni a nawiązywaniem relacji w biurze, tym samym zwiększając satysfakcję pracowników. 

Nawiązywanie relacji w miejscu pracy nie jest zbyt wygodne w przypadku współdzielenia biurek, ponieważ może być ono nieco chaotyczne. Nigdy nie wiadomo, kto zajmie sąsiednie biurko. Hoteling pozwala pracownikom wybierać biurka znajdujące się bliżej osób, z którymi chcą nawiązać silniejszą więź.

Wady hotelingu

Choć hoteling ma swoje zalety, zawsze należy wziąć pod uwagę pewne wady. Należy rozważyć następujące kwestie:

1. Więcej pracy przy konfiguracji

Hoteling wymaga nieco dokładniejszego planowania przestrzeni biurowej. Konieczne będzie utworzenie wirtualnego planu piętra przestrzeni roboczej i załadowanie go do oprogramowania do hotelingu. To absolutne minimum niezbędne do wdrożenia hotelingu. Nie jest tego dużo, ale wciąż wymaga więcej pracy niż współdzielenie biurek.

2. Obawy dotyczące bezpieczeństwa

Jeśli przetwarzasz poufne informacje, współdzielenie biurek może być ryzykowne. Inne osoby mogą mieć możliwość zobaczenia ekranu, a nawet uzyskania dostępu do dokumentów, jeśli pozostawisz je bez nadzoru. 

Możesz chronić poufne informacje, wymagając od pracowników, zwłaszcza tych, którzy zajmują się poufnymi informacjami, uporządkowania biurka przed jego opuszczeniem oraz niepozostawiania dokumentów bez nadzoru. 

Wdrożenie tego rozwiązania wymaga jednak zasobów i w niektórych przypadkach może być niepraktyczne.

3. Nie sprawdza się w sytuacjach awaryjnych

Gdy biurka są zarezerwowane na dłuższy czas, możesz nie być w stanie zorganizować przestrzeni roboczej na potrzeby awaryjnego spotkania. Jeśli na przykład musisz przygotować miejsce pracy dla niespodziewanie przybyłego do miasta partnera biznesowego, brak dostępnych miejsc może stać się złożonym problemem do rozwiązania.

Hoteling a współdzielenie biurek: jaki jest werdykt?

Ostatecznie wybór między hotelingiem a współdzieleniem biurek będzie zależeć od kontekstu Twojej firmy. Wiele organizacji decyduje się również na pewnego rodzaju połączenie obu rozwiązań.

Możesz na przykład korzystać z systemu współdzielenia biurek w przypadku biurek znajdujących się w otwartych przestrzeniach, a hoteling wdrożyć w salach konferencyjnych, prywatnych biurach lub przestrzeniach coworkingowych.

Istnieje wiele różnych rodzajów hybrydowych przestrzeni roboczych i wiele sposobów na zarządzanie przestrzenią biurową.

Zastanów się, czy Twoi pracownicy skorzystaliby z możliwości wcześniejszego wybierania przestrzeni roboczych za pomocą systemu rezerwacji współdzielonych biurek.

Pomyśl o tym, jaka struktura zwiększyłaby frekwencję w biurze, jeśli jest to dla Ciebie ważne, lub po prostu o tym, jak zapewnić najlepsze doświadczenia związane z pracą hybrydową. Pamiętaj, że dobra praktyka pracy hybrydowej polega na zbieraniu opinii pracowników, więc skorzystaj z tej możliwości!

Wreszcie, w zależności od sektora działalności, stworzenie elastycznego środowiska pracy z licznymi rodzajami przestrzeni roboczych dostosowanymi do różnych potrzeb może zapewnić jeszcze więcej korzyści.