Wskazówki dotyczące zarządzania ludźmi, z których mogą skorzystać wszyscy menedżerowie

Zarządzanie ludźmi to proces zapewniania, że właściwe osoby znajdują się we właściwym miejscu i mają właściwe zasoby, aby osiągnąć wyznaczone cele. Obejmuje to rekrutowanie, szkolenie i rozwijanie członków zespołu.

Dlaczego zarządzanie ludźmi jest ważne?

Zarządzanie ma ogromny wpływ na doświadczenia każdego pracownika na każdym etapie cyklu życia pracownika. Zachowania i style zarządzania znacząco wpływają na wydajność, zaangażowanie, produktywność i utrzymanie pracowników, zwłaszcza podczas przeprowadzania zmian.

Istnieje wiele podobieństw między zarządzaniem ludźmi a przywództwem i ogólnie rzecz biorąc, dobrzy liderzy są również dobrymi menedżerami. Istnieją jednak pewne kluczowe różnice. Należą do nich:

• Liderzy często pełnią bardziej strategiczną rolę i mają wizję, podczas gdy menedżerowie koncentrują się bardziej na codziennych działaniach
• Liderzy pomagają ludziom rozwijać się i osiągać osobiste cele, podczas gdy menedżerowie kierują ludźmi, aby realizowali cele firmy
• Liderzy mają tendencję do kwestionowania status quo, podczas gdy menedżerowie starają się konsekwentnie osiągać lub utrzymywać status quo
• Przywództwo ma charakter jakościowy, a jego rezultaty są niematerialne, podczas gdy zarządzanie ma charakter ilościowy, a jego rezultaty są mierzalne

Rozpoczęcie zarządzania ludźmi

Cechy dobrego menedżera zarządzającego ludźmi mogą być nieco trudne do określenia. Wszyscy chcemy, aby kierowała nami osoba kompetentna, pewna siebie i zdecydowana, ale jak stać się taką osobą? I czego potrzeba, aby utrzymać się w tej roli?

Moi uczniowie często są aspirującymi menedżerami zarządzającymi ludźmi lub dopiero zaczęli mieć podwładnych. W większości przypadków osoby te bardzo troszczą się o swoich pracowników i są żądne wiedzy, jak najlepiej ich wspierać.

To, co ma największe znaczenie na początku ich drogi, to autentyczność tej troski, a następnie rozwijamy umiejętności i świadomość, aby kształtować naprawdę silnych, wspierających i empatycznych menedżerów zarządzających ludźmi.

Istnieje kilka godnych uwagi stylów, które warto rozważyć podczas oceny technik zarządzania ludźmi, aby zarządzać nimi w sposób promujący efektywność, utrzymanie pracowników i pozytywne doświadczenia pracowników.

Style zarządzania ludźmi można podzielić na cztery kategorie:

• Dyrektywny
• Coachingowy
• Wspierający
• Delegujący

Dyrektywne zarządzanie ludźmi

W przypadku dyrektywnego zarządzania ludźmi menedżer mówi pracownikom, co mają robić i jak to robić. Ten styl jest najbardziej skuteczny, gdy zadania muszą zostać wykonane szybko i sprawnie, zgodnie z określonym standardem lub wymaganiem, albo gdy pracownicy są na wczesnym etapie rozwoju i potrzebują większego wsparcia.

Trzeba jednak pamiętać, że istnieje ogromna różnica między kierowaniem pracownikiem a mikrozarządzaniem nim. Jeśli zauważasz, że mikrozarządzasz pracą lub decyzjami albo je podważasz, ponieważ nie zostałyby przez ciebie wykonane w ten sam sposób, zastanów się, aby zidentyfikować swoje prawdziwe obawy. Następnie stwórz pracownikom możliwości wykazania się kompetencjami, budowania pewności siebie i rozwijania zaufania.

Coachingowe zarządzanie ludźmi 

W tej sytuacji menedżerowie zapewniają jasne, konkretne wskazówki i wspierają pracowników w osiąganiu pożądanych rezultatów. Ten styl jest skuteczny w pomaganiu ludziom w nauce konkretnych zachowań i norm kulturowych, dzięki czemu w przyszłości menedżer może stać się bardziej wspierający i mniej dyrektywny. 

Styl coachingowy pomaga rozwijać konkretne zachowania u wysoce kompetentnych pracowników, którzy dostosowują się do nowej kultury lub kontekstu organizacyjnego.

Wspierające zarządzanie ludźmi

Menedżer zapewnia pracownikom wskazówki i wsparcie, ale pozwala im podejmować własne decyzje, w tym kierować rezultatami.

Ten styl jest często bardziej pozytywny dla pracowników i może prowadzić do lepszych rezultatów w sytuacjach, w których może istnieć wiele „właściwych odpowiedzi”, a pracownicy mają doświadczenie i kompetencje potrzebne do osiągnięcia pozytywnego rezultatu w określonym kontekście lub organizacji.

Delegujące zarządzanie ludźmi

Menedżer daje pracownikom autonomię w podejmowaniu własnych decyzji, zapewniając niewielkie wsparcie lub angażując się w minimalnym stopniu.

Styl delegujący może pomagać w rozwijaniu umiejętności pracowników i zazwyczaj najlepiej sprawdza się w przypadku wysoko rozwiniętych pracowników, którzy dogłębnie rozumieją kontekst, kulturę i cele organizacji.

Podejście dopasowane do każdej sytuacji

Nawet w obrębie jednego zespołu pracownikami na różnych poziomach rozwoju najlepiej może się zarządzać lub kierować przy użyciu różnych stylów. Najlepsi menedżerowie potrafią określić, które style najlepiej pasują do poszczególnych osób i zespołów.

Na przykład z mojego doświadczenia w zarządzaniu kierownikami projektów wynika, że nowi pracownicy na początku potrzebują większego kierowania, gdy poznają kontekst, kulturę, oczekiwania, normy zespołowe i zasady obowiązujące w firmie.

Na tym etapie rozwoju często proszę nowych pracowników, aby współpracowali ze mną przy rozwiązywaniu problemu lub osiąganiu rezultatu. Później zaczynam przydzielać im projekty, za które samodzielnie odpowiadają, dzięki czemu mogę przejść do stylu coachingowego. W miarę jak zdobywają doświadczenie i rozwijają kompetencje, moje podejście staje się bardziej wspierające, a następnie delegujące.

Rozważając, jaki styl zarządzania ludźmi będzie najlepszy dla każdego z twoich pracowników, weź pod uwagę ich doświadczenie oraz poziom rozwoju lub dojrzałości na danym stanowisku i poproś o opinię na temat swojego sposobu zarządzania. Pomoże ci to ustalić, czy potrzebują od ciebie większego wsparcia lub kierowania, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę.

Zarządzanie ludźmi obejmuje następujące zadania, z których wiele ma kluczowe znaczenie dla cyklu życia pracownika:

• Zatrudnianie i prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych
• Wdrażanie i szkolenie
• Przydzielanie i ocenianie pracy
• Rozwój kariery i szkolenia
• Zarządzanie wynikami pracy
• Docenianie i nagradzanie pracowników
• Proces offboardingu.

Oprócz tych zadań menedżer zespołu odgrywa kluczową rolę w tworzeniu pozytywnego i inkluzywnego środowiska pracy poprzez aktywne słuchanie obaw pracowników, mediowanie w konfliktach i promowanie kultury szacunku.

Aby doskonale radzić sobie z tymi zadaniami menedżerskimi, należy priorytetowo traktować skuteczną komunikację i ciągłe uczenie się. Regularnie planuj spotkania indywidualne, aby przekazywać i otrzymywać informacje zwrotne od pracowników, a także śledź najnowsze trendy i techniki w branży poprzez warsztaty, szkolenia i certyfikaty z zakresu zarządzania.

Zarządzanie ludźmi wymaga połączenia umiejętności i zdolności skoncentrowanych na wspieraniu pracowników oraz zarządzaniu wynikami, rezultatami i alokacją zasobów.

Do najważniejszych umiejętności, które przychodzą na myśl, należą w szczególności: 

1. Pozyskiwanie, prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych i wdrażanie pracowników, aby zapewnić wybór i integrację odpowiednich talentów z myślą o sukcesie organizacji.
2. Budowanie zaufania i utrzymywanie relacji opartych na zaufaniu w celu tworzenia pozytywnego i opartego na współpracy środowiska pracy.
3. Aktywne słuchanie i jasne komunikowanie się, aby ułatwiać wzajemne zrozumienie, rozwiązywać konflikty oraz zapewniać współpracę i zgodność działań zespołu.
4. Przekazywanie konkretnych i terminowych informacji zwrotnych, aby kierować pracownikami i motywować ich, pomagając im skutecznie się rozwijać i poprawiać wyniki pracy.
5. Rozpoznawanie mocnych stron i kluczowych kompetencji pracowników w celu optymalnego wykorzystania talentów, zwiększania efektywności zespołu i satysfakcji z pracy.
6. Rozdzielanie i delegowanie pracy w celu efektywnego przydzielania zadań, wzmacniania sprawczości pracowników i utrzymywania zrównoważonego środowiska pracy.
7. Ustalanie jasnych oczekiwań w celu wyznaczania kierunku, uzgadniania działań zespołu oraz określania standardów wyników i odpowiedzialności.
8. Motywowanie pracowników, aby wspierać ich zaangażowanie, podnosić morale oraz zwiększać produktywność i satysfakcję z pracy.
9. Współpraca przy rozwiązywaniu problemów w celu wykorzystania różnorodnych perspektyw i wiedzy specjalistycznej, co prowadzi do bardziej innowacyjnych i skutecznych rozwiązań.
10. Zachęcanie do rozwoju i uczenia się na błędach w celu kształtowania nastawienia na rozwój, odporności i ciągłego doskonalenia wśród pracowników.
11. Świętowanie sukcesów w celu doceniania osiągnięć, podnoszenia morale zespołu i poszczególnych osób oraz wzmacniania pozytywnych zachowań i jedności zespołu.

1. Zatrudniaj odpowiednich ludzi

Zatrudnianie odpowiednich osób jest kluczem do sukcesu każdej organizacji. Ktoś z niewłaściwym zestawem umiejętności lub wartości może prowadzić do straty czasu i wysiłku, której można było uniknąć.

Ale skąd możesz wiedzieć, czy ktoś ma odpowiednie predyspozycje? Jak zatrudnić menedżera, a nie typowego pracownika? To pytania, na które musisz znać odpowiedzi, zanim zaczniesz przyglądać się kandydatom.

Najlepszym sposobem na zatrudnienie odpowiedniej osoby jest proces rekrutacyjny, który obejmuje nietechniczne pytania dotyczące jej doświadczenia, wartości i celów oraz pytania techniczne związane ze stanowiskiem lub Twoją firmą. Odniosłem również sukces, włączając innych członków zespołu w proces rekrutacyjny.

Oto wskazówka, o której warto pamiętać: zatrudniaj powoli, zwalniaj szybko. Jeśli zatrudnisz niewłaściwą osobę, postaraj się szybko się z nią rozstać, aby móc kontynuować plan rekrutacji i znaleźć odpowiednią osobę, która wesprze Twój zespół oraz cele organizacji.

2. Ustal jasne oczekiwania

Ustalanie jasnych oczekiwań wobec pracowników jest jedną z najważniejszych rzeczy, jakie menedżer może zrobić dla członków swojego zespołu. Mówisz pracownikom, czego od nich oczekujesz i czego oni mogą oczekiwać od Ciebie.

Jak zatem ustalić jasne oczekiwania wobec pracowników? 

Najlepszym sposobem jest przygotowanie opisu stanowiska lub dokumentu precyzującego zakres roli, który określa konkretne zadania i obowiązki związane ze stanowiskiem, a także cele i założenia tej funkcji. Dokument ten powinien być regularnie aktualizowany wraz ze zmianami zakresu odpowiedzialności pracownika.

Innym sposobem na ustalenie jasnych oczekiwań są regularne spotkania indywidualne z pracownikami poświęcone omówieniu ich wyników. Pamiętaj, że chcesz pomóc im dostrzec wartość i wpływ ich działań oraz pokierować nimi tak, aby osiągnęli cele zespołu i własne cele.

3. Regularnie przekazuj informacje zwrotne

Regularne przekazywanie informacji zwrotnych jest kluczowe dla utrzymania otwartej komunikacji oraz ograniczenia niezgodności i niespodzianek. 

Przekazując informacje zwrotne, mówisz członkom zespołu, co robią dobrze i nad czym powinni pracować. Pomaga to zapewnić, że pracownicy stale się rozwijają i doskonalą swoje umiejętności.

Przekazując informacje zwrotne, stosuję zasadę radykalnej szczerości. Chwal pracowników publicznie, a wyzwania stawiaj im prywatnie. Wykorzystuj umiejętności inteligencji emocjonalnej, aby kierować tym, jak przekazujesz informacje zwrotne, i bądź otwarty na przyjmowanie informacji zwrotnych dotyczących sposobu, w jaki je przekazujesz! 

Dlaczego tak ważne jest, aby robić to regularnie? Ponieważ niezwykle istotne jest, by nie odkładać negatywnych informacji zwrotnych do oficjalnej oceny wyników pracownika. Regularne rozmowy kontrolne pozwalają szybciej korygować problemy oraz zmniejszać stres i obawy związane z poważniejszymi rozmowami.

4. Zapewniaj możliwości szkoleń i rozwoju

Chcesz mieć poczucie, że stale uczysz się i rozwijasz zawodowo, prawda? 

Dlatego tak ważne jest, aby menedżerowie zapewniali pracownikom możliwości rozwoju i szkoleń zgodne z ich indywidualnymi celami zawodowymi. Zapewniając takie możliwości, pokazujesz pracownikom, że cenisz ich rozwój i inwestujesz w ich przyszłość.

Masz kogoś, kto chce rozwijać się w zakresie zarządzania i aspiruje do roli lidera zespołu? Wesprzyj tę osobę. 

Aby rozwijać się, posuwać naprzód i nadal się rozwijać, będziesz potrzebować większej liczby liderów, którzy pokierują Twoimi zespołami, dlatego zawsze zachęcaj osoby, które chcą nauczyć się zarządzać innymi i rozwijać umiejętności przywódcze.

Najlepszym sposobem zapewnienia członkom zespołu możliwości rozwoju i szkoleń jest zaoferowanie różnych form nauki, takich jak kursy online, książki, podcasty poświęcone przywództwu i zarządzaniu lub warsztaty zgodne z ich zainteresowaniami i aspiracjami zawodowymi. Możesz również zaoferować obserwowanie pracy innych osób lub rotację na stanowiskach, aby pracownicy mogli poznać inne obszary działalności firmy.

5. Szybko reaguj na słabe wyniki

Jeśli chodzi o zarządzanie pracownikami osiągającymi słabe wyniki lub reagowanie na niską efektywność, najważniejszy jest czas. Jak wspomniałem wcześniej, nie wahaj się ani nie odkładaj rozmowy z pracownikami o ich słabych wynikach.

Zanim menedżer dowie się o problemie, z pewnością wpływa on już na innych, a w najgorszych przypadkach zagrożony jest dobrostan konkretnego pracownika. Im dłużej czekasz, tym większe ryzyko pogorszenia sytuacji.

Do typowych oznak słabych wyników pracownika należą niedotrzymywanie terminów lub wykonywanie pracy niskiej jakości, przejawianie destrukcyjnych lub wrogich zachowań, a także brak zaangażowania lub motywacji. Czasami jest to oznaka, że pracownik zamierza odejść, ale nie zawsze.

W niektórych przypadkach pracownicy osiągający wysokie wyniki, którzy współpracują z pracownikami osiągającymi słabe wyniki, zauważają problemy z efektywnością i składają skargi. Porozmawiaj z potencjalnie słabiej radzącym sobie pracownikiem i poznaj jego perspektywę na temat tego, jak przebiega praca oraz z jakimi wyzwaniami zespół mierzy się podczas realizacji celów. W niektórych przypadkach problemem może być po prostu brak samoświadomości.

Co możesz zrobić, gdy przekazywanie informacji zwrotnych i szybkie reagowanie na problem nie działa?

Gdy potwierdzisz, że pracownik nie spełnia standardów efektywności, niezwłocznie zacznij dokumentować problemy, uwzględniając szczegóły, znaczniki czasu i wpływ tych problemów. Dokładne opisanie sytuacji, podjętych przez Ciebie działań, przekazanych informacji zwrotnych, reakcji oraz uzgodnionych kolejnych kroków będzie bardzo pomocne, jeśli problemy będą się utrzymywać lub dojdą do etapu rozwiązania umowy.

6. Zachęcaj do kreatywności i innowacji; akceptuj porażki

"Musisz zaufać pasji, determinacji i kreatywności osoby, która naprawdę chce rozwinąć jakiś pomysł. Zaufanie jest tym, czego potrzebujemy, aby odnieść sukces w pracy, oraz relacją, jaką musimy mieć z naszymi menedżerami." - John Carter, wynalazca słuchawek Bose z redukcją hałasu

Zachęcanie do kreatywności i innowacji w miejscu pracy jest kluczowym czynnikiem wzrostu, zaangażowania pracowników i ich utrzymania. Kreatywni i innowacyjni pracownicy są bardziej zaangażowani i zmotywowani, a także częściej proponują nowe pomysły i rozwiązania problemów.

Częścią kreatywności, innowacji i rozwoju są jednak porażki. W innowacyjnych organizacjach porażkę należy postrzegać jako okazję do nauki. Ważne jest stworzenie środowiska, w którym można ponosić porażki, a Ty jako menedżer możesz to osiągnąć, pomagając pracownikom wyciągać wnioski z tych doświadczeń.

Aby pomóc w ustaleniu, co poszło nie tak, zacznij od zadawania pytań takich jak „Co próbowałeś osiągnąć?”, „Jakie były najważniejsze wyzwania, z którymi się mierzyłeś?” oraz „Co zmienisz lub dostosujesz przy następnej próbie?” Pytania te koncentrują się na przyszłości i pomogą pracownikom się uczyć.

7. Aktywnie słuchaj swoich ludzi, zespołów i organizacji

Aktywne słuchanie to technika komunikacji i umiejętność miękka, która polega na uważnym słuchaniu osoby mówiącej, nieprzerywaniu jej, utrzymywaniu kontaktu wzrokowego i robieniu notatek w razie potrzeby. 

Tak, jest to umiejętność interpersonalna, którą menedżerowie powinni posiadać, ponieważ ma kluczowe znaczenie dla tworzenia kultury firmy, w której pracownicy czują wsparcie i mają poczucie sprawczości. 

Celem aktywnego słuchania jest zapewnienie, że osoba mówiąca czuje się wysłuchana i zrozumiana. Jest to pomocne zarówno dla nowych, jak i doświadczonych menedżerów, ponieważ różne poziomy słuchania pomagają im lepiej zrozumieć myśli i odczucia pracowników. Dzięki temu menedżerowie mogą lepiej wspierać pracowników i pomagać im osiągać cele.

Aktywne słuchanie pomaga również budować zaufanie między menedżerem a pracownikiem, ponieważ pokazuje, że cenisz osobę, która mówi.

Gdy pracownicy czują się wysłuchani i zrozumiani, tworzy to bardziej pozytywne środowisko pracy oraz wpływa na ich zaangażowanie, utrzymanie i produktywność. Jest to także bardzo przydatna umiejętność w sytuacjach konfliktowych.

8. Świętuj sukcesy

Gdy ludzie czują, że ich ciężka praca jest zauważana i doceniana, stają się bardziej zaangażowani i zmotywowani, co skutkuje większą produktywnością i większym wkładem w działalność organizacji.

Skuteczna strategia zarządzania ludźmi obejmuje świętowanie sukcesów z pracownikami i dziękowanie im za ciężką pracę. Zadzwoń w dzwon!

Świętuj sukcesy pracowników, dzieląc się wiadomościami o ich osiągnięciach z innymi i publicznie im gratulując. Możesz robić to osobiście, na wirtualnych platformach współpracy, a nawet na LinkedIn!

Ludzie lubią słuchać o sukcesach firmy i swoich współpracowników. Dzięki temu czują, że są częścią czegoś większego, a ich praca ma wartość.

Przeczytaj także: 30 kreatywnych pomysłów na docenianie i wyrażanie uznania pracownikom

Dodatkowo: poruszanie się w realiach pracy zdalnej

Po niemal dwóch latach zarządzania podwładnymi bezpośrednio za pośrednictwem kamery internetowej i zestawu słuchawkowego znalazłem wyjątkowe sposoby na budowanie więzi w zespole, ułatwianie podejmowania decyzji, rozwijanie nowych umiejętności i dalsze osiąganie wyników. 

Oto moja lista kontrolna dotycząca bycia świetnym menedżerem i zarządzania globalnymi zespołami: 

• Poznaj swoich ludzi. Dowiedz się więcej o ich życiu, kompetencjach, celach i tym, co lubią robić poza pracą. Pomoże to budować empatię i więź.
• Kontaktuj się swobodnie i często. Regularnie planuj czas na spotkania ze swoimi ludźmi. W większości przypadków najlepiej sprawdza się 25 minut co tydzień lub dwa. To pracownicy powinni kierować tym czasem, ponieważ powinien on koncentrować się na ich wynikach, rozwoju i doskonaleniu. Jak zauważa Zack McGill w artykule o zarządzaniu zdalnymi zespołami sprzedażowymi: „Często rozmawiam indywidualnie z całym zespołem podczas spotkań kontrolnych (spotkania jeden na jeden, coaching rozmów, spontaniczne odprawy itp.). Staramy się również organizować comiesięczne spotkanie online dla rozrywki”.
• Dostosowuj styl przywództwa do każdego pracownika i kontekstu. W zależności od rozwoju i potrzeb niektórym członkom zespołu możesz potrzebować poświęcić więcej czasu niż innym. Poświęcaj czas tam, gdzie jest potrzebny, i zarządzaj pracownikami zdalnymi zgodnie z ich potrzebami, a nie swoimi.
• Zachęcaj do rozwoju zawodowego. To, że ludzie pracują z domu, nie oznacza, że powinni przestać się uczyć. Nauka może pomóc przełamać poczucie „bezsensu” i skierować nas ku nowym kompetencjom, umiejętnościom i zainteresowaniom. 
• Buduj więzi i zachęcaj do pracy zespołowej. Osobom pracującym z domu może być trudno poznawać innych i budować prawdziwe relacje podczas prób „realizacji inicjatyw”. Zastanów się, co Twoje zespoły mogą robić dla rozrywki z domu! Gry Jackbox cieszą się w moim zespole ogromną popularnością.

Na koniec zawsze przewodź z empatią. W wielu firmach stawianie ludzi na pierwszym miejscu jest podstawową wartością. Rozumiem to jako przekonanie, że moją rolą jako lidera jest okazywanie empatii.