Zatrudnianie pracowników z zagranicy: kompleksowy przewodnik 2026

Utworzenie podmiotu prawnego

Utworzenie zagranicznego podmiotu w celu zatrudniania pracowników międzynarodowych pozwala organizacji bezpośrednio pozyskiwać talenty w innym kraju.

Proces ten obejmuje ustanowienie obecności prawnej w innym kraju, co może być korzystne, jeśli planujesz długoterminową obecność na tamtejszym rynku.

Najważniejsze kroki związane z utworzeniem zagranicznego podmiotu

1. Badania i planowanie: Poznaj wymagania prawne, podatkowe i regulacyjne obowiązujące w kraju, w którym chcesz utworzyć podmiot. Obejmuje to rejestrację firmy, obowiązki podatkowe oraz przestrzeganie lokalnego prawa pracy.
2. Utworzenie podmiotu prawnego: Wybierz rodzaj podmiotu prawnego odpowiadający potrzebom Twojej firmy (np. spółkę zależną, oddział lub przedstawicielstwo). Będzie to wymagało zarejestrowania podmiotu w lokalnych urzędach, uzyskania niezbędnych zezwoleń oraz spełnienia wszelkich wymogów dotyczących kapitału początkowego.
3. Organizacja bankowości i finansów: Otwórz lokalny rachunek bankowy do obsługi wynagrodzeń i innych transakcji finansowych. Upewnij się, że przestrzegasz lokalnych przepisów finansowych i wymogów dotyczących sprawozdawczości.
4. Zatrudnianie lokalnych pracowników: Rekrutuj pracowników lokalnie, dbając o przestrzeganie lokalnego prawa pracy, w tym przepisów dotyczących umów, świadczeń i warunków pracy. Aby skutecznie zarządzać tym procesem, może być konieczne zatrudnienie lokalnych specjalistów HR lub konsultantów.
5. Zgodność z przepisami i administracja: Obsługuj wynagrodzenia, podatki i świadczenia samodzielnie lub za pośrednictwem lokalnych usługodawców. Dbaj o stałą zgodność z lokalnymi przepisami, aby uniknąć problemów prawnych i kar.

Zalety:

• Będziesz mieć bezpośredni nadzór i kontrolę nad procesem zatrudniania, zarządzaniem pracownikami oraz działalnością firmy.
• Utworzenie lokalnego podmiotu wzmacnia obecność i wiarygodność Twojej marki na nowym rynku.
• Potencjalnie niższe koszty długoterminowe w porównaniu z korzystaniem z pośredników, takich jak EOR (więcej na ten temat za chwilę), zwłaszcza w miarę rozwoju firmy.
• Możliwość dostosowania pakietów zatrudnienia i świadczeń tak, aby lepiej odpowiadały lokalnym oczekiwaniom i kulturze organizacyjnej firmy.

Wady:

• Utworzenie i zarządzanie zagranicznym podmiotem może być złożone i czasochłonne oraz wymagać znacznej znajomości lokalnych przepisów i regulacji.
• Wyższe koszty początkowe związane z utworzeniem podmiotu, opłatami prawnymi i organizacją administracji.
• Konieczność stałego monitorowania i przestrzegania lokalnych przepisów, które mogą znacznie różnić się w zależności od kraju.
• Konieczność przeznaczenia określonych zasobów na zarządzanie podmiotem, w tym zapewnienia wiedzy specjalistycznej z zakresu HR, prawa i finansów.

Jeśli uważasz, że utworzenie zagranicznego podmiotu to właściwe rozwiązanie dla Twojej firmy, zalecam konsultację z doradcami prawnymi i finansowymi, aby sprawnie przejść przez ten proces.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Skorzystanie z usług pracodawcy formalnego (EOR)

EOR-y pozwalają szybko rozszerzyć działalność i pozyskiwać talenty z globalnego rynku. Mogą również wesprzeć wewnętrzne przeniesienie pracownika z Twojego podmiotu prawnego do swojego, jeśli masz obecnie pracownika, który chce przenieść się do innego kraju.

EOR-y działają jako prawny pracodawca w Twoim imieniu i zajmują się zadaniami administracyjnymi, takimi jak wdrażanie nowych pracowników, wypłacanie wynagrodzeń pracownikom zagranicznym oraz administracja świadczeniami. W ramach tych działań zapewniają zgodność z lokalnymi przepisami i regulacjami prawa pracy.

Pamiętaj, że EOR-y występują w dwóch typach: posiadające własne podmioty oraz zależne od partnerów.

• EOR-y posiadające własne podmioty: Tworzą i zarządzają własnymi lokalnymi podmiotami w różnych krajach za granicą. 
• EOR-y zależne od partnerów: Nie świadczą tych usług bezpośrednio, lecz korzystają pod własną marką z usług różnych dostawców w poszczególnych regionach.

Aby zminimalizować ryzyko związane z korzystaniem z EOR-a, zalecam współpracę z EOR-ami posiadającymi własne podmioty.

Zalety:

• Zlecanie kluczowych funkcji HR na zewnątrz w innych krajach
• Łatwiejsze skalowanie firmy podczas współpracy z nimi
• Wsparcie dla zdalnego lub rozproszonego zespołu
• Dostęp do ekspertów oferujących doradztwo w zakresie prawa pracy i zgodności z przepisami
• Mniej formalności i krótszy czas zatrudnienia
• Zmniejszenie prawdopodobieństwa błędnego zaklasyfikowania pracowników.

Wady:

• Potencjalny brak kontroli nad procesem rekrutacji
• Ograniczenia wynikające z lokalnego prawa pracy, świadczeń itp.
• Wyższy koszt zatrudnienia, ponieważ PEO-y/EOR-y pobierają za swoje usługi dodatkową opłatę.

Jeśli potrzebujesz jedynie niewielkiego wsparcia w rekrutacji, dobrym pomysłem może być porównanie usług pracodawcy formalnego z agencjami pracy tymczasowej, ponieważ te drugie mogą lepiej odpowiadać Twoim potrzebom.

Zatrudnianie w charakterze zagranicznych wykonawców

Od czasu boomu na pracę zdalną praca niezależnych wykonawców dynamicznie się rozwija i obejmuje nawet 12% światowego rynku pracy. 

W szczególności startupy preferują skalowanie zespołów poprzez zatrudnianie zdalnych freelancerów/wykonawców o wyspecjalizowanych umiejętnościach w zakresie projektowania stron internetowych, projektowania graficznego, pisania, tworzenia oprogramowania itp.

Musisz jednak zadbać o pewne kwestie prawne, takie jak zgodność z lokalnymi przepisami, własność intelektualna, metody płatności oraz prawidłowa klasyfikacja. Należy sprawdzić lokalne przepisy, aby upewnić się, że dana osoba jest prawidłowo zaklasyfikowana jako wykonawca, oraz sporządzić umowy zapewniające rygorystyczną ochronę własności intelektualnej.

Według Nikity Agarwal, dyrektorki w firmie Milestone Localization, „Mamy biura w Indiach i Wielkiej Brytanii oraz lokalne zespoły zajmujące się działalnością operacyjną. W przypadku sprzedaży zatrudniamy osoby z całego świata. Zdecydowaliśmy się współpracować z pracownikiem zagranicznym na podstawie umowy, ponieważ jest to tańsze. 

Nie ma opłat za zarządzanie, podatków ani obowiązków związanych ze zgodnością z przepisami, a zawarcie umowy jest łatwe. Mamy 3 członków międzynarodowego zespołu sprzedaży, więc łatwo zarządzać ich umowami i płatnościami. 

Głównym problemem związanym z pracownikami kontraktowymi jest to, że nie można wymagać od nich, aby nie podejmowali innej pracy, ani zapewnić całkowicie stałych godzin pracy i wynagrodzenia.

W niektórych krajach kwalifikuje się to jako zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy, a pracownikom przysługują świadczenia. Zatrudnione przez nas osoby w sprzedaży pracują w nieregularnych godzinach i otrzymują zmienne wynagrodzenie. Dodaliśmy klauzulę o zakazie konkurencji, zgodnie z którą nie mogą pracować dla firm z tej samej branży.

Największym ryzykiem związanym z zatrudnieniem pracownika z zagranicy jest to, że masz niemal żadnych środków prawnych przeciwko tej osobie. Koszty międzynarodowego arbitrażu i egzekwowania prawa są bardzo wysokie, a w większości sytuacji ponoszenie tych kosztów nie ma sensu.”

Zalety:

• Umożliwia zatrudnianie wyspecjalizowanych ekspertów
• Zapewnia elastyczność w zwiększaniu i zmniejszaniu zakresu prac
• Otwiera dostęp do znacznie większej puli talentów
• Ułatwia ich zatrudnianie za pomocą internetowych platform i narzędzi dla freelancerów
• Nie musisz ponosić ciężaru podatków, świadczeń itp.
• Wymaga minimalnego szkolenia i wdrożenia.

Wady:

• Zgodność z przepisami prawa może być problematyczna
• Potencjalnie wysokie ryzyko w zależności od kraju i liczby zatrudnionych wykonawców.

Krótkoterminowe sponsorowanie (wizy pracownicze)

Wizy sponsorowane krótkoterminowo umożliwiają tymczasowe zatrudnienie zagranicznych pracowników na pełen etat. Oto główne kategorie wiz w ramach krótkoterminowego sponsorowania:

• Wiza H-1B: Niezbędna do zatrudniania osób w wyspecjalizowanych dziedzinach, posiadających co najmniej tytuł licencjata w pokrewnej dziedzinie. Umożliwia zatrudnienie danej osoby na maksymalnie 6 lat.
• H2A: Dotyczy tymczasowej i sezonowej pracy w rolnictwie. Jest ważna wyłącznie dla osób określonych narodowości.
• H2B: Jest taka sama jak wiza H2A, z wyjątkiem tego, że dotyczy wyłącznie pracy pozarolniczej
• Wizy I: Wizy te są przeznaczone dla dziennikarzy i członków ekip reprezentujących zagraniczne przedsiębiorstwa medialne w USA w celach zawodowych.
• Wizy L: Wizy te są przeznaczone dla osób przenoszonych w ramach jednej firmy na stanowiska kierownicze lub wykonujących pracę wymagającą specjalistycznej wiedzy.
• Wizy P: Są przeznaczone dla międzynarodowych sportowców, artystów estradowych, artystów i członków ich ekip przebywających w USA w związku z wydarzeniami lub zawodami.
• R-1: Tymczasowe zatrudnienie obcokrajowców w instytucjach religijnych w USA.
• TN NAFTA: Umożliwia osobom z Kanady i Meksyku tymczasową pracę w USA w celach biznesowych.
• O1: Przeznaczona dla osób o wyjątkowych zdolnościach w dziedzinie nauki, sztuki, przedsiębiorczości, biznesu, edukacji, sportu itp., cieszących się również międzynarodowym uznaniem.

Jak zatrudnić kogoś w ramach krótkoterminowego sponsorowania

Krok 1. Upewnij się, że opis stanowiska wskazuje na jego specjalistyczny charakter. Możesz to zrobić, jeśli na danym stanowisku zazwyczaj wymagany jest tytuł licencjata lub wyższy.

Krok 2. Wypłacaj pracownikom H1-B minimalne wynagrodzenie w wysokości wyższej z dwóch wartości: obowiązującej stawki wynagrodzenia lub wynagrodzenia oferowanego przez pracodawcę podobnym pracownikom wewnętrznym.

Krok 3. Prześlij do Departamentu Pracy formularz LCA (wniosek dotyczący warunków pracy) i poinformuj pracowników z USA o liczbie nieimigracyjnych pracowników tymczasowych, których zatrudnisz, oferowanym wynagrodzeniu, okresie zatrudnienia, klasyfikacji zawodowej, miejscach, w których będą pracować, oraz o następującym oświadczeniu:

„Skargi dotyczące przedstawienia nieprawdziwych informacji na temat istotnych faktów we wniosku dotyczącym warunków pracy lub niedopełnienia warunków określonych we wniosku dotyczącym warunków pracy można składać w dowolnym biurze Wydziału ds. Wynagrodzeń i Czasu Pracy Departamentu Pracy Stanów Zjednoczonych.”

Krok 4. Zarejestruj się w USCIS i poczekaj na wybór w loterii

Krok 5. Złóż formularz I-129 dla wybranego beneficjenta (pracownika), wraz z poświadczonym przez DOL formularzem i zawiadomieniem o wyborze w loterii. Ten krok kosztuje co najmniej $460, a w zależności od sytuacji Twojej firmy może kosztować nawet kilka tysięcy dolarów.

Jest to długotrwała procedura i zaleca się konsultowanie z prawnikami specjalizującymi się w prawie pracy na każdym etapie procesu, aby zapewnić zgodność z przepisami.

Zalety:

• Często zyskujesz specjalistyczne umiejętności i wiedzę, których nie naucza się w USA
• Szeroka pula talentów
• Istotny element DEI
• Poprawia różnorodność kulturową i wnosi nowe perspektywy do Twojej firmy.

Wady:

• To kosztowny proces, którego koszt sięga tysięcy dolarów, wliczając honoraria adwokackie
• Wymaga dużej ilości dokumentów, certyfikatów pracowniczych i wiąże się z wieloma niedogodnościami
• Proces jest czasochłonny.

Sponsoring długoterminowy

Sponsoring krótkoterminowy obejmuje wizy nieimigracyjne. Z kolei sponsoring długoterminowy obejmuje wizy EB, które przyznają pracownikowi stały pobyt. 

Oto pięć rodzajów wiz należących do tej kategorii:

• EB-1: Dla osób o wyjątkowych zdolnościach w dziedzinie nauki, sztuki, sportu, biznesu, edukacji, badań, zarządzania przedsiębiorstwami itp.
• EB-2: Dla osób posiadających stopnie naukowe lub zaawansowane kwalifikacje oraz cudzoziemców o wyjątkowych zdolnościach w swojej dziedzinie specjalizacji
• EB-3: Dla wykwalifikowanych, profesjonalnych i niewykwalifikowanych cudzoziemców (najpopularniejsza)
• EB-4: Dla imigrantów o szczególnym statusie, takich jak pracownicy religijni, członkowie sił zbrojnych itp.
• EB-5: Dla zagranicznych inwestorów inwestujących w USA.

Jako pracodawca w USA możesz sponsorować tylko dwa rodzaje wiz: EB-2 i EB-3. Procedura jest taka sama jak w przypadku sponsoringu krótkoterminowego. Musisz uzyskać LCA od DOL, a następnie złożyć formularz petycji imigracyjnej I-140 zamiast I-129.

Po zatwierdzeniu petycji imigracyjnej pracownik musi złożyć formularz I-485 lub DS-260, aby zmienić swój status na stałego rezydenta. Ta metoda kosztuje nieco więcej niż sponsoring krótkoterminowy.

Inne wymagania mogą obejmować:

• Wykonanie badania lekarskiego przez wyznaczonego specjalistę medycznego
• Poddanie się testowi na obecność narkotyków
• Przejście kontroli policyjnej
• Poddanie się ocenie finansowej
• Złożenie odcisków palców
• Przystąpienie do testu językowego
• Przedstawienie referencji dotyczących charakteru

Zalecenie: Zdecydowanie zaleca się konsultację z prawnikami specjalizującymi się w prawie pracy na każdym etapie procesu, aby zapewnić zgodność z przepisami.

Zalety:

• Większość pracowników zagranicznych jest bardzo pracowita i lojalna wobec swoich sponsorów
• Może poprawić utrzymanie talentów i ograniczyć rotację pracowników
• Pracownicy zagraniczni mogą przekazywać wiedzę i umiejętności lokalnym pracownikom
• Buduje pozytywny wizerunek firmy jako zaangażowanej w sprawy pracowników
• W dłuższej perspektywie jest opłacalny dzięki zwiększonemu utrzymaniu pracowników.

Wady:

• Wymaga dużej ilości czasochłonnej dokumentacji
• Pracownicy nadal mogą odejść, powodując utratę zainwestowanych zasobów.

Zatrudnianie pracowników zagranicznych: proces w 4 krokach

Oto proces zatrudniania pracowników zagranicznych w 4 krokach:

1. Określ potrzeby biznesowe i stanowiska

Określ konkretne stanowiska, które chcesz obsadzić, i oceń, czy zatrudnienie pracowników z zagranicy ma sens. Weź pod uwagę luki kompetencyjne, dostępność na rynku, strefy czasowe, dopasowanie kulturowe i koszty.

Sprawdź, w których krajach znajdują się potrzebni Ci specjaliści, i oceń potencjalne wyzwania, takie jak bariery językowe, kwestie prawne czy wymogi dotyczące pozwoleń na pracę.

2. Wybierz podejście

W zależności od wybranej lokalizacji (lub wybranych lokalizacji) zdecyduj, jak podejdziesz do zatrudniania tam pracowników, np. zakładając podmiot prawny lub korzystając z usług pracodawcy formalnego.

W ramach tego procesu warto również zdecydować o strategii dotyczącej globalnych wynagrodzeń i płac dla tych stanowisk.

3. Rekrutuj kandydatów

Korzystaj z globalnych portali z ofertami pracy, lokalnych agencji rekrutacyjnych, usług pracodawcy formalnego, platform do zdalnego zatrudniania lub usług rekrutacyjnych, aby pozyskiwać kandydatów i przeprowadzać ich przez proces zdalnego zatrudniania.

4. Wdróż i zintegruj pracowników

Dostosuj proces wdrażania nowych pracowników do różnych stref czasowych, narzędzi do pracy zdalnej i różnic kulturowych. Przedstaw jasne wytyczne dotyczące funkcjonowania firmy, zapewnij wsparcie w integracji kulturowej i zadbaj o sprawną komunikację między międzynarodowymi pracownikami i zespołami.

Korzyści z międzynarodowej rekrutacji

Istnieją dobre powody, dla których organizacje dokładają dodatkowych starań, aby zatrudniać pracowników z zagranicy:

Poszerzenie puli talentów

Międzynarodowa rekrutacja pozwala poszerzyć pulę talentów, ponieważ lokalizacja kandydata nie stanowi już bariery.

W lipcu 2023 roku w USA na każdą osobę bezrobotną przypadało 1,4 wolnego stanowiska pracy. 

Utrzymujący się niedobór talentów skłaniający wielu pracodawców do podnoszenia wynagrodzeń sprawia, że firmy w USA — zwłaszcza małe i średnie przedsiębiorstwa — zwracają się do pracowników z zagranicy po potrzebną pomoc. 

86% respondentów zadeklarowało, że zatrudnia pracowników z zagranicy, aby zarządzać kosztami. Kolejne 58% stwierdziło, że sięga po globalne talenty, ponieważ mierzy się z niedoborem dostępnych pracowników w USA. Ponadto międzynarodowa rekrutacja pozwala również stworzyć bardziej rozbudowaną bazę kandydatów.

Zatrudnianie pracowników z zagranicy pozwoliło nam skalować działalność w momentach, gdy potrzebowaliśmy dodać nowe stanowiska do zespołu, pozyskiwać pracowników od kluczowych liderów branży w różnych krajach, którzy pomagali nam rozwijać się na tych rynkach, oraz zapewniać zespołowi elastyczność, dzięki której jego członkowie mogli rozwijać kariery w czasie zmian życiowych i przeprowadzek za granicę. – Karen Weeks, Globalna dyrektorka ds. personalnych w Obviously.

Zwiększenie różnorodności

DEI (różnorodność, równość i inkluzywność) ma istotne znaczenie dla większego zaangażowania i lepszych wyników w miejscu pracy.

Zatrudnianie pracowników z zagranicy może wzmocnić działania DEI, co przynosi liczne korzyści, jak pokazują poniższe dane:

• Zróżnicowane zespoły są o 87% skuteczniejsze w podejmowaniu decyzji
• W całym 2022 roku przewidywano, że 75% firm o zróżnicowanych zespołach decyzyjnych przekroczy swoje cele finansowe
• Firmy zatrudniające zróżnicowanych pracowników osiągają nawet o 20% wyższy poziom innowacyjności oraz o 19% wyższe przychody z innowacji.

Krótko mówiąc, pracownicy z zagranicy często wnoszą nową perspektywę i unikalne umiejętności, które mogą pomóc firmie skuteczniej wprowadzać innowacje, usprawniać systemy i zwiększać przychody. To jeden z powodów, dla których organizacje decydują się przyjąć międzynarodową strategię.

Jeśli zatrudniasz osoby, które wyemigrowały do kraju, w którym prowadzisz działalność, uwzględnienie doświadczeń imigrantów w miejscu pracy ma kluczowe znaczenie dla powodzenia inicjatyw na rzecz różnorodności i inkluzywności.

Wsparcie ekspansji na nowe rynki

Globalna ekspansja jest znacznie łatwiejsza dzięki pracownikom z zagranicy. W rzeczywistości zróżnicowane firmy są o 70% bardziej skłonne do zdobywania nowych rynków. 

Może to również pomóc w nawiązywaniu partnerstw z firmami z różnych krajów dzięki obecności „na miejscu”, w tej samej lokalizacji co kluczowy partner lub klient.

Dzieje się tak, ponieważ pracownicy ci pomagają lepiej zrozumieć kulturę danego rynku i zapewniają lokalną wiedzę na temat niuansów, które mogą mieć ogromne znaczenie. Bariery językowe również odgrywają dużą rolę w zdolności do ekspansji na nowe rynki.

Na przykład sposób sprzedawania produktów i negocjowania znacznie różni się w USA i Indiach. 

W USA można pozwolić sobie na znacznie większą bezpośredniość w kwestii budżetów, oczekiwań i rezultatów, co nie jest typowe w Indiach. Zróżnicowany zespół może pomóc przezwyciężyć te różnice.

Ryzyko związane z międzynarodową rekrutacją

Podobnie jak w przypadku większości kwestii biznesowych, zatrudnianie pracowników za granicą wiąże się z pewnym ryzykiem, głównie związanym z nieumyślnym naruszeniem przepisów dotyczących zatrudnienia.

Błędna klasyfikacja pracownika

Błędna klasyfikacja oznacza nieprawidłowe zaklasyfikowanie pracownika i może mieć poważne konsekwencje dla Twojej firmy. 

Istnieją dwie kategorie pracowników: pracownicy etatowi i niezależni wykonawcy, a różnią się one zakresem kontroli sprawowanej nad nimi przez firmę.

Pracownik etatowy musi przestrzegać harmonogramu firmy, kodeksu postępowania, wytycznych dotyczących wykonywania pracy, miejsca pracy i innych zasad. Z drugiej strony wykonawca nie musi tego robić. Może pracować w dowolnym czasie, w dowolny sposób i z dowolnego miejsca. 

Nadmierna kontrola nad nimi może doprowadzić do zaklasyfikowania ich przez organy jako pracowników etatowych, co może skutkować karami za naruszenie przepisów podatkowych, karami za naruszenie prawa federalnego, a nawet karą pozbawienia wolności.

Brak znajomości lokalnych przepisów dotyczących klasyfikacji pracowników może powodować problemy podczas zatrudniania pracowników międzynarodowych.

Na przykład w niektórych krajach wykonawcy automatycznie stają się pracownikami etatowymi po upływie określonego czasu, co może prowadzić do błędów w klasyfikacji, jeśli nie znasz obowiązujących przepisów.

Ponadto w niektórych krajach podmioty EOR nie mogą zatrudniać osób lokalnie, nawet jeśli prowadzą działalność w tym kraju. 

Jak ograniczyć ryzyko: Zawsze konsultuj się z niezależnym doradcą prawnym ds. zatrudnienia w sprawie lokalnych przepisów obowiązujących w każdym kraju, w którym rozważasz prowadzenie działalności.

Stałe miejsce prowadzenia działalności

Stałe miejsce prowadzenia działalności to obszar międzynarodowego prawa podatkowego, który określa, czy Twoja firma jest „wystarczająco obecna” w danym kraju, aby podlegać lokalnym podatkom od osób prawnych. 

Jeśli prowadzisz działalność w obcym kraju i generujesz tam przychody, możesz również podlegać podatkom obowiązującym w tej jurysdykcji.

W przypadku zatrudniania pracowników za granicą problemy związane ze stałym miejscem prowadzenia działalności mogą pojawić się w następujących sytuacjach:

• Jeśli ktoś podejmuje decyzje w imieniu Twojej firmy z zagranicy, możesz podlegać podatkom obowiązującym w tym kraju. Może to dotyczyć członków kadry kierowniczej, partnerów, członków zarządu lub menedżerów zawierających umowy. 
• Jeśli Twoi pracownicy są bezpośrednio zaangażowani za granicą w działania generujące przychody, można uznać, że firma ma tam stałe miejsce prowadzenia działalności — na przykład w przypadku międzynarodowego zespołu sprzedawców, którzy regularnie umawiają i finalizują spotkania dla Twojej firmy.
• Jeśli pracownik korzysta za granicą z wydzielonego miejsca pracy udostępnionego przez Ciebie, powierzchni biurowej lub podobnego rozwiązania, może to stworzyć „stałe miejsce prowadzenia działalności”, co może prowadzić do problemów związanych ze stałym miejscem prowadzenia działalności, nawet jeśli korzystasz z usług pracodawcy formalnego.

Jak ograniczyć ryzyko: Korzystanie z usług profesjonalistów, takich jak EOR, może w znacznym stopniu wyeliminować to ryzyko, a także zapewnić pewne wskazówki. Aby wybrać odpowiedniego dostawcę usług EOR, rozważ przygotowanie zapytania ofertowego dotyczącego usług pracodawcy formalnego, które uwzględni Twoje konkretne potrzeby w zakresie zgodności z przepisami.

Własność intelektualna (IP)

IP odnosi się do wszelkich wytworów będących rezultatem pracy umysłowej. Nowe oprogramowanie, dokumentacja dotycząca działania nowego systemu produkcyjnego, oryginalne dzieło sztuki itd. to przykłady własności intelektualnej. Musisz upewnić się, że należą one do Twojej firmy, a nie do pracownika.

Brak odpowiednich działań może prowadzić do długotrwałych sporów sądowych, negatywnego rozgłosu w mediach, niemożności korzystania z wynalazku lub własności intelektualnej, nieudanych audytów i wielu innych problemów. Ponadto będziesz musiał rozwiązywać te kwestie przed sądami międzynarodowymi, co jest jeszcze droższe i bardziej uciążliwe.

W niektórych krajach twórca (pracownik) automatycznie otrzymuje prawa do własności intelektualnej stworzonej przez siebie zamiast firmy, na co należy zwrócić uwagę.

Jak ograniczyć ryzyko: Przygotowanie niepodważalnych umów jest konieczne, aby zapewnić przeniesienie na Ciebie maksymalnego zakresu praw własności intelektualnej. Dotyczy to zarówno zatrudniania niezależnych wykonawców, jak i pracowników etatowych za granicą.

Możesz również skorzystać z usług EOR posiadającego własny podmiot prawny, który zajmuje się takimi kwestiami.

Wyzwania związane z ekspansją międzynarodową

Mając na uwadze powyższe informacje, oto niektóre z kluczowych wyzwań związanych z zatrudnianiem pracowników za granicą.

Zachowanie zgodności z lokalnymi przepisami prawa pracy

Richard Reice, ekspert w dziedzinie prawa pracy i partner w kancelarii Messner Reeves LLP, mówi:

„Zgodność z przepisami jest najważniejszym aspektem zatrudniania pracowników za granicą. W tym zakresie istnieją dwie kategorie: zatrudnianie osób niebędących obywatelami danego kraju i mieszkających za granicą oraz zatrudnianie obywateli USA mieszkających za granicą. 

Na przykład jeśli jesteś firmą naftową i zatrudniasz amerykańskich rezydentów mieszkających w Norwegii do pracy na polach naftowych, musisz przestrzegać zarówno amerykańskich przepisów prawa pracy, jak i lokalnych przepisów norweskich. 

Jednak w tym drugim przypadku trzeba będzie przestrzegać lokalnych przepisów oraz prawa pracy obowiązujących w jurysdykcji, w której pracuje pracownik.”

Zgodnie z najnowszym badaniem Gusto niemal 3 na 4 firmy (71%) stwierdziły, że zrozumienie i przestrzeganie zagranicznych przepisów dotyczących zatrudnienia i podatków jest jednym z najważniejszych problemów, z jakimi mierzą się podczas zatrudniania pracowników międzynarodowych i współpracy z nimi. 

Lista płac

Międzynarodowe listy płac często wiążą się z wieloma wyzwaniami ze względu na różne przepisy dotyczące świadczeń, podatków od wynagrodzeń, raportowania, inflacji i wahań kursów walut.

Oprócz trudności związanych z przestrzeganiem przepisów wiąże się to również z ryzykiem dotyczącym przechowywania danych, ponieważ trzeba uwzględnić przepisy o ochronie danych obowiązujące we wszystkich krajach.

Można to zorganizować na kilka sposobów, na przykład:

• Globalna lista płac prowadzona wewnętrznie
• Zlecenie obsługi lokalnym dostawcom usług kadrowo-płacowych
• Korzystanie ze scentralizowanej platformy.

Prowadzenie listy płac wewnętrznie i zlecanie jej obsługi na zewnątrz może zapewnić kontrolę, ale nie daje możliwości łatwego skalowania.

Trudno jest również łączyć dane od wielu dostawców, aby uzyskać wartościowe informacje. W rzeczywistości ponad połowa firm (56%) nie ma pełnego wglądu we wszystkie listy płac we wszystkich krajach, a 65% nie dysponuje kluczowymi możliwościami, takimi jak globalny pulpit nawigacyjny z analizami.

Scentralizowane, zintegrowane platformy do obsługi list płac to przyszłość. Są jednak dość drogie i lepiej sprawdzają się w przypadku zatrudniania wielu pracowników międzynarodowych przez dłuższy czas, co może nie dotyczyć małych firm i startupów.

Więcej informacji znajdziesz w naszym zestawieniu najlepszych dostawców globalnych usług obsługi list płac.

Globalne wynagrodzenia

45% pracowników uważa wynagrodzenie za najważniejszy czynnik przy wyborze pracy, dlatego stworzenie sprawiedliwego globalnego planu wynagrodzeń dla międzynarodowego zespołu ma kluczowe znaczenie.

Przejrzysta globalna polityka wynagrodzeń motywuje pracowników i pomaga firmie przestrzegać przepisów dotyczących wynagrodzeń i świadczeń obowiązujących w różnych krajach.

Na przykład obowiązkowe lub ustawowe świadczenia dla pracowników we Francji obejmują ubezpieczenie zdrowotne, emerytalne, na życie i od niepełnosprawności, ubezpieczenie na wypadek śmierci, świadczenia dla bezrobotnych, hojne zasady dotyczące urlopów i czasu wolnego oraz odszkodowania pracownicze, co znacznie różni się od ustawowych świadczeń w Stanach Zjednoczonych.

Podczas opracowywania globalnej strategii wynagrodzeń należy najpierw określić wynagrodzenie podstawowe, które może zależeć od lokalizacji pracownika, jego doświadczenia, roli, dostępności talentów i innych czynników. 

Oto sposoby podejścia do globalnych wynagrodzeń:

• Indywidualnie dla każdego przypadku: Wynagrodzenie jest ustalane dla każdego pracownika na podstawie jego lokalizacji i roli. Zapewnia elastyczność, ale wraz z rozwojem firmy staje się trudniejsze w zarządzaniu, co utrudnia zagwarantowanie sprawiedliwości i spójności w całym zespole.
• Ta sama stawka dla wszystkich: W tym podejściu wszystkim pracownikom wypłaca się taką samą stawkę niezależnie od lokalizacji, zazwyczaj ustaloną na podstawie siedziby firmy. Zapewnia ono równe wynagrodzenie za takie same role, ale nie uwzględnia różnic w kosztach życia w poszczególnych krajach, co może utrudniać przyciąganie talentów z regionów o wysokich kosztach życia
• Korekty uwzględniające koszty życia: Wynagrodzenie jest dostosowywane do kosztów życia w każdym regionie, dzięki czemu pracownicy w różnych lokalizacjach mogą utrzymać podobny standard życia. Ta strategia jest bardziej sprawiedliwa w różnych regionach, ale może prowadzić do niezadowolenia, jeśli pracownicy przenoszą się między lokalizacjami lub znajdą lepiej płatne możliwości w innym miejscu.

Trendy napędzające zatrudnianie międzynarodowe

Zatrudnianie pracowników międzynarodowych jest dziś powszechniejsze niż kiedykolwiek. Na przykład w 2023 roku firmy zagraniczne zatrudniły o 63% więcej pracowników ze Stanów Zjednoczonych niż w poprzednim roku. Oto trzy trendy, które napędzają to zjawisko:

1. Praca zdalna i rozproszone zespoły: Przejście na pracę zdalną i hybrydową przyspieszyło od czasu pandemii COVID-19 i skłania coraz więcej organizacji do tworzenia globalnie rozproszonych zespołów.
2. Globalne niedobory talentów: Wiele branż boryka się z niedoborem talentów w kluczowych obszarach, takich jak technologia i inżynieria. Aby wypełnić te luki, firmy rekrutujące kadrę kierowniczą coraz częściej szukają pracowników na arenie międzynarodowej, korzystając z rynków z nadwyżką wykwalifikowanych pracowników, zwłaszcza liderów (zazwyczaj przy niższych kosztach).
3. Rozwiązania w zakresie zgodności i pracodawcy formalnego (EOR): Firmy korzystają z usług EOR, aby zarządzać zgodnością podczas zatrudniania pracowników na arenie międzynarodowej. Ten trend upraszcza proces zatrudniania ponad granicami i pomaga ograniczać ryzyko.

Zatrudnianie pracowników na arenie międzynarodowej nigdy nie było łatwiejsze

Zatrudnianie pracowników na arenie międzynarodowej może wydawać się trudne, ale dzięki odpowiednim narzędziom i ludziom może przynieść Twojej firmie przełomowe zmiany. 

Wykorzystując perspektywy i wiedzę międzynarodowych pracowników, możesz rozszerzyć swój rynek, wspierać przełomowe innowacje i wzmacniać kulturę swojej firmy.

W tym przewodniku omówiliśmy różne możliwości zatrudniania pracowników na arenie międzynarodowej, korzyści, zagrożenia i wyzwania, z którymi możesz się spotkać w trakcie tego procesu. Zawsze jednak zalecamy konsultację z ekspertem ds. prawa pracy, jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości.

W kolejnym kroku zapoznaj się z tym artykułem na temat tego, jak zatrudniać pracowników zdalnych, a następnie, gdy dołączą do zespołu, jak zarządzać zespołami zdalnymi.

Najczęściej zadawane pytania

Czy firma z USA może zatrudnić zagranicznego pracownika w innym kraju?

Ile kosztuje zatrudnienie zagranicznego pracownika?

Czy zagraniczny pracownik musi płacić podatki w USA?

Czy firma z USA odpowiada za potrącanie podatków w USA lub zgłaszanie wynagrodzeń zagranicznych pracowników?