O tej porze w zeszłym roku mieszkałem w domku w lesie, prowadząc wirtualne warsztaty przy skąpym dostępie do internetu i licznych wyzwaniach technologicznych. Pomimo moich szeroko zakrojonych starań związanych z planowaniem wydarzeń wirtualnych czasami internet po prostu… się rozłączał.
Jednak praca w ramach tego problemu skłoniła mnie do stworzenia listy najlepszych praktyk. Postanowiłem dopracować te aspekty moich wydarzeń wirtualnych, które były pod moją kontrolą, dzięki czemu gdy siły pozostające poza moją kontrolą nieuchronnie próbowały pokrzyżować mi plany, ledwo udawało mi się uniknąć porażki.
Jeśli planujesz wydarzenia wirtualne, moderujesz je, koordynujesz lub jesteś ich gospodarzem, jestem przekonany, że te 10 wskazówek pomoże Ci zorganizować wydarzenie wirtualne na najwyższym poziomie… niezależnie od tego, czy odbywa się ono na odległych terenach dzikiej przyrody, czy w tętniącej życiem metropolii z niezawodnym internetem.
Czym jest wydarzenie wirtualne?
Wydarzenia wirtualne są podobne do wydarzeń stacjonarnych, z tą różnicą, że grupy spotykają się na forum internetowym. Pomimo tego, że ludzie nie spotykają się twarzą w twarz, wydarzenia wirtualne nadal mogą oferować wiele takich samych elementów jak wydarzenia fizyczne, w tym budowanie zespołu, możliwości nawiązywania kontaktów, stoiska sponsorów, a nawet wystąpienia główne na cyfrowej „scenie”.
Dlaczego warto organizować wydarzenie wirtualne?
Wydarzenia wirtualne zyskały ogromną popularność od czasu pandemii. Chociaż ograniczenia dotyczące podróżowania zostały zniesione i wydarzenia wirtualne nie są już koniecznością, nadal istnieje zapotrzebowanie na wydarzenia wirtualne (lub przynajmniej hybrydowe).
94% organizatorów wydarzeń ma zaplanowane wydarzenia wirtualne na nadchodzący rok, a 48% planuje zwiększyć liczbę organizowanych wydarzeń wirtualnych w przyszłym roku.
Dlaczego?
Niektóre korzyści płynące z wydarzeń wirtualnych to:
- Brak wydatków na podróże
- Większy globalny zasięg (niezależnie od stref czasowych)
- Duża skalowalność
- Odbiorcy mogą oglądać treści na żądanie
- Natychmiastowy wgląd w opinie odbiorców w czasie rzeczywistym
- Można w nich uczestniczyć lub je prowadzić, nie wychodząc z własnego salonu!
10 wskazówek dotyczących organizacji udanego wydarzenia wirtualnego
Jeśli dopiero zaczynasz proces planowania wydarzenia wirtualnego, przejrzyj poniższe wskazówki, aby upewnić się, że Twoja konferencja wirtualna, webinar, targi, transmisja na żywo lub wydarzenie networkingowe przebiegną bez zakłóceń.
Have an account? Log In
1. Zacznij od określenia celu
Dlaczego w ogóle organizujesz to wydarzenie wirtualne? Chcesz zwiększyć świadomość swojej marki? Pozyskać potencjalnych klientów dla nowej płatnej oferty? Stworzyć możliwości nawiązywania kontaktów?
Już na początku określ swoje cele, aby móc odpowiednio opracować strategię wydarzenia. Tych samych wskaźników użyj do zmierzenia swoich osiągnięć po wydarzeniu.
2. Wybierz platformę
Platforma wydarzenia wirtualnego może przesądzić o jego sukcesie lub porażce. Chociaż możliwe jest prowadzenie transmisji na żywo bezpośrednio z Zooma lub Instagrama, istnieje wiele platform, które mogą pomóc Ci stworzyć dla gości naprawdę angażujące doświadczenie cyfrowe.
Rozpocznij poszukiwania od określenia liczby uczestników, funkcji, które chcesz uwzględnić w wydarzeniu (np. możliwości nawiązywania kontaktów, sesje w mniejszych grupach, wystąpienia główne, webinary itp.), oraz budżetu.
Następnie zapoznaj się z naszą przydatną listą najlepszych platform do organizacji wydarzeń wirtualnych dostępnych obecnie na rynku, zawierającą zalety i wady, ceny, opisy oraz zrzuty ekranu każdej z nich.
3. Ustal termin
Jedną z największych zalet przejścia na format wirtualny jest to, że uczestnicy mogą obejrzeć powtórkę, nawet jeśli przegapią wydarzenie na żywo. Mimo to zalecam ustalenie strefy czasowej obowiązującej dla większości docelowych odbiorców i wybranie dogodnej dla nich pory.
Nie da się zaprzeczyć, że obserwowanie wydarzenia rozwijającego się w czasie rzeczywistym ma w sobie coś magicznego. Ożywiona i zaangażowana publiczność wydobędzie również to, co najlepsze z prelegentów.
4. Promuj, promuj, promuj
Jesteś w mediach społecznościowych? Udostępniaj posty, relacje i filmy, a także umieść stronę docelową wydarzenia w linkach w swoim bio. Masz listę do marketingu e-mailowego? Wyślij zaproszenie do wszystkich osób w swojej bazie danych.
Czy podczas Twojego wydarzenia wystąpią gościnni prelegenci? Wykorzystaj ich sieci kontaktów, aby zwiększyć frekwencję! Rozważ przygotowanie dla nich grafik, które będą mogli łatwo udostępniać na swoich platformach społecznościowych, lub jednostronicowego pliku PDF z najważniejszymi informacjami o wydarzeniu w punktach, aby mogli łatwo wykorzystać te informacje we własnych postach.
5. Uwzględnij wszystko, czego potrzebujesz, i nic więcej
Ludzie mają krótką zdolność koncentracji. Dotyczy to interakcji twarzą w twarz, ale jeszcze bardziej tych odbywających się online. Będziesz konkurować o uwagę z kotem sąsiada, wiadomościami od mamy, powiadomieniami e-mail, dostawcą z Amazona i wieloma innymi rozpraszaczami.
Stwórz treść, a następnie poświęć czas na jej redagowanie. Jak możesz ją uprościć? Czy Twoje slajdy są jasne i zwięzłe? Uwzględnij wszystkie istotne informacje i usuń resztę.
6. Nie pozwalaj na mowę nienawiści — moderuj!
Niestety ludzie nie zawsze są życzliwi… szczególnie gdy mogą ukryć się za ekranem.
Rozważ obecność jednego lub dwóch moderatorów podczas wydarzenia. Moderatorzy mogą przeglądać czat, pilnować, aby wszyscy odnosili się do siebie z szacunkiem, a nawet usuwać uczestników, jeśli ktoś zachowuje się niewłaściwie.
7. Zaangażuj publiczność
Goście nie są biernymi obserwatorami. Są ważnymi uczestnikami! Zachęcanie ich do udziału w wydarzeniu nie tylko sprawi, że poczują się bardziej zaangażowani i związani z Tobą, ale także zapewni Ci cenne spostrzeżenia pochodzące od nich.
Rozważ dodanie elementów grywalizacji, ankiet i sondaży. Poproś moderatorów o śledzenie najczęściej zadawanych pytań w czasie rzeczywistym. Dodaj również możliwości nawiązywania kontaktów i sesje w grupach, aby połączyć ze sobą członków publiczności.
8. Weź pod uwagę różne scenariusze
Moja podstawowa zasada dotycząca wydarzeń wirtualnych jest następująca: załóż, że w pewnym momencie wystąpi problem techniczny.
Jeszcze lepiej — załóż, że ten problem techniczny pojawi się w ciągu pierwszych 5 minut.
Wiem — to przygnębiające. Ale z mojego doświadczenia wynika, że to prawda.
Świadomość tego pozwala Ci wcześniej się przygotować. Oto kilka przykładów:
- Poproś prelegentów, aby spotkali się 20–30 minut wcześniej i sprawdzili, czy ich sprzęt działa
- Przygotuj kilka opcji mikrofonów i słuchawek
- Uruchom ponownie komputer przed rozpoczęciem
- Miej pod ręką drugie urządzenie ze wszystkimi pobranymi odpowiednimi aplikacjami i narzędziami
- Wyznacz innego członka zespołu, który w razie konieczności przerwy prelegenta zajmie się gośćmi i zapewni im rozrywkę (lub poprowadzi aktywność związaną z grywalizacją)
More Articles
9. Skontaktuj się z uczestnikami po wydarzeniu
Jednym z najcenniejszych aspektów wydarzenia wirtualnego jest możliwość pozyskania nowych potencjalnych klientów i rozwijania sieci kontaktów. Poświęć czas na opracowanie strategii działań po wydarzeniu. Jak nawiążesz kontakt z uczestnikami? Jakie produkty chcesz wyróżnić?
Wyślij wiadomość w ciągu 48 godzin od wydarzenia. Kontakt, gdy wydarzenie jest jeszcze świeże w pamięci, pozwoli Ci skorzystać z dynamiki, którą zbudowaliście podczas wspólnie spędzonego czasu.
10. Zapisz to, czego się nauczyłeś
Łatwo jest przejść od jednej mety do linii startu kolejnego projektu. W ten sposób tracimy jednak cenne spostrzeżenia. Zamiast tego poświęć czas po wydarzeniu na rozmowę z interesariuszami. Co poszło dobrze? Co poszło źle? Co można było zrobić lepiej?
Wiele platform do organizacji wydarzeń wirtualnych gromadzi dane dotyczące frekwencji i zaangażowania. Przeanalizuj liczby, świętuj sukcesy i zidentyfikuj słabe punkty. Zbierz dane w formie notatek z najważniejszymi wnioskami, z których Twój zespół będzie mógł skorzystać podczas planowania kolejnego wydarzenia wirtualnego.
Dowiedz się więcej o technologii wydarzeń wirtualnych
Oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami odgrywa kluczową rolę w sposobie przekazywania treści, brzmieniu prelegentów oraz łatwości i przyjemności, z jaką goście mogą się logować i angażować.
Z tego powodu wykonaliśmy pracę za Ciebie i przeanalizowaliśmy wiele najlepszych narzędzi technologicznych do organizacji wydarzeń wirtualnych:
Aby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu wydarzeniami wirtualnymi i angażowaniu cyfrowej kadry pracowniczej, przeczytaj te artykuły naszych ekspertów merytorycznych:
- 7 najlepszych zdalnych aktywności integracyjnych dla zespołu
- 15 zasad etykiety podczas wirtualnych spotkań
- 7 rodzajów wydarzeń wirtualnych, które możesz zorganizować
- Lista kontrolna organizacji wydarzenia wirtualnego: przed, w trakcie i po
- Lista kontrolna organizacji wydarzenia wirtualnego — bezpłatny plik do pobrania
Zanim odejdziesz, zapisz się do naszego biuletynu People Managing People, aby być na bieżąco z najnowszymi spostrzeżeniami ekspertów branżowych!
