Os sistemas de gestão da aprendizagem existem em vários formatos, consoante as necessidades da sua organização. Com tantos disponíveis no mercado, pode ser difícil filtrar o ruído e decidir qual é o mais adequado às suas necessidades.
Se isto lhe parece familiar, veio ao artigo certo! Vou abordar as funcionalidades mais importantes de um LMS e explicar como escolher o LMS adequado para a sua empresa.
Comecemos pelo básico.
O que é um sistema de gestão da aprendizagem?
Rapidamente, o que é um LMS? Em termos simples, um LMS é um tipo de software de RH que ajuda as funções de formação e aprendizagem e desenvolvimento da sua organização a funcionar de forma mais eficiente. Permite criar e gerir os programas de formação das suas equipas numa plataforma simples e fácil de utilizar.
Um sistema LMS facilita a criação e a distribuição de materiais de aprendizagem e ajuda a acompanhar o progresso da aprendizagem dos membros da equipa. No geral, torna as necessidades de formação da sua empresa mais fáceis de gerir para todos.
Principais benefícios da utilização de um LMS
Os sistemas de gestão da aprendizagem oferecem inúmeras vantagens, incluindo:
- Poupança de custos
- Dados e análises mensuráveis
- Maior retenção dos colaboradores
- Melhoria da experiência dos colaboradores
- Melhoria dos processos de formação
- Maior eficiência e escalabilidade.
Se a sua equipa de gestão precisar de mais argumentos, consulte o nosso resumo sobre as vantagens de um LMS para obter mais informações.
26 funcionalidades essenciais de um sistema de gestão da aprendizagem
Para ajudar a compreender o que um LMS pode oferecer, eis a minha lista de algumas funcionalidades essenciais que deve considerar:
- Gestão simplificada dos utilizadores
- Ferramentas de criação e gestão de conteúdos
- SCORM (Modelo de Referência de Objetos de Conteúdo Partilhável) e xAPI (API de Experiência)
- Inscrição automática
- Portais de aprendizagem
- Percursos de aprendizagem
- Pesquisa avançada
- Aprendizagem no fluxo de trabalho
- Aprendizagem mista
- Aprendizagem social
- Gamificação
- Inquéritos
- Gestão simples das inscrições em formações
- Interface de utilizador intuitiva
- Modelos de cursos
- Conteúdos multimédia
- Acessibilidade remota e móvel
- Personalização e identidade visual
- Personalização
- Agrupamento
- Ferramentas de avaliação
- Certificados
- Suporte multilingue
- Integrações
- Análise de dados e relatórios
- Segurança
Agora, vou explicar cada funcionalidade para esclarecer em que consiste e como pode enriquecer o seu processo de aprendizagem.
1. Gestão simplificada dos utilizadores
Configurar as permissões adequadas para cada pessoa em vários grupos de alunos pode consumir muito tempo. Uma funcionalidade de gestão simplificada dos utilizadores pode ajudar através de:
- Inscrever automaticamente os formandos em ações de formação com base na localização, função, validade da certificação ou outros critérios específicos.
- Permitir uma segmentação fácil dos formandos em grupos relevantes.
- Mapear campos personalizados para utilizadores que reflitam os seus dados internos, de modo a otimizar o acompanhamento, a atribuição de conteúdos e a elaboração de relatórios personalizados.
2. Ferramentas de criação e gestão de conteúdos
A qualidade desta funcionalidade é crucial, porque as estratégias de L&D estão sempre a evoluir para responder às necessidades da empresa e o sistema precisa de ser atualizado com frequência. Algumas capacidades a considerar:
- Ferramentas de criação e autoria de conteúdos para vários utilizadores, tipos de conteúdo e formatos
- Ferramentas de organização de cursos, como uma biblioteca ou diretório de cursos
- Automações para assinalar conteúdos que necessitem de atualizações futuras
- Ferramentas de distribuição de conteúdos, incluindo integrações com redes sociais
- Funcionalidades SCORM que simplificam o processo de criação de conteúdos.
3. SCORM (Modelo de Referência de Objetos de Conteúdo Partilháveis) e xAPI (API de Experiência)
SCORM (Modelo de Referência de Objetos de Conteúdo Partilháveis) e xAPI (API de Experiência) são duas normas fundamentais para conteúdos de aprendizagem eletrónica, e a sua conformidade é crucial num LMS para garantir a interoperabilidade, o acompanhamento e a elaboração de relatórios.
A conformidade com SCORM e xAPI garante que os cursos criados com estas normas funcionam em várias plataformas, proporcionando consistência e poupando tempo de desenvolvimento.
4. Inscrição automática
Uma funcionalidade útil consiste em automatizar a inscrição em cursos, as notificações de lembrete, os alertas de validade dos certificados e a elaboração de relatórios abrangentes e à prova de auditoria.
Isto é especialmente útil para o acolhimento e integração e para a formação obrigatória em saúde, segurança e conformidade.
5. Portais de aprendizagem
Os melhores programas de L&D combinam a satisfação das necessidades organizacionais com as necessidades dos formandos. Assim, os melhores LMS facilitam a personalização através de portais de aprendizagem individuais que ajudam os administradores e os formandos a criar, aceder e acompanhar experiências de aprendizagem personalizadas.
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6. Percursos de aprendizagem
A funcionalidade de percurso de aprendizagem permite aos administradores definir um plano de formação — uma direção que o utilizador pode seguir para realizar cursos faseadamente sobre o mesmo tema. Isto clarifica o que é esperado do colaborador no sistema e permite-lhe avaliar o seu próprio progresso.
Os percursos de aprendizagem são vantajosos para os administradores porque permitem poupar tempo. Em vez de inscrever os utilizadores nos cursos um a um, os colaboradores são inscritos uma única vez e, posteriormente, recebem um curso de cada vez até concluírem esse percurso de aprendizagem específico. Os percursos de aprendizagem são particularmente úteis para processos de acolhimento e integração ou para ajudar os colaboradores a adaptarem-se a uma nova função ou processo interno.
7. Pesquisa avançada
Quando a biblioteca de formação atinge uma dimensão considerável, pode ser frustrante para os utilizadores tentar encontrar cursos e materiais relevantes, razão pela qual uma funcionalidade de pesquisa avançada é útil. Eis alguns truques interessantes de UX a considerar:
- Refinar os resultados da pesquisa com etiquetas de filtragem
- Identificar facilmente informações relevantes para a pesquisa através do destaque de palavras-chave
- Pesquisar dentro de cursos específicos
- Ações ao passar o cursor para interagir rapidamente com os conteúdos.
8. Aprendizagem no fluxo de trabalho
A aprendizagem “no fluxo de trabalho” ajuda a poupar tempo e a disponibilizar formação exatamente quando é necessária. Os LMS podem integrar-se com outras aplicações, como Salesforce, Teams e Slack, e as aplicações móveis avançadas podem fazer recomendações inteligentes de cursos e tornar a aprendizagem acessível a colaboradores sem posto de trabalho fixo.
9. Aprendizagem mista
Todos aprendemos de forma diferente, por isso é importante ter um LMS que reflita esta realidade. A aprendizagem mista disponibiliza diferentes estilos de formação e combina opções autónomas e presenciais em tempo real. Isto permite que todos os colaboradores aprendam no formato e ao ritmo que preferem.
A aprendizagem mista pode incluir sessões de formação presenciais ao vivo ou seminários online em plataformas como o Zoom, bem como aprendizagem autónoma através de livros de exercícios, leituras ou vídeos.
10. Aprendizagem social
No seu excelente artigo sobre métodos de formação dos colaboradores, Eric Grant destaca a aprendizagem social como um dos 4 métodos mais eficazes.
Assim, as funcionalidades de aprendizagem social e colaboração, como ferramentas de conversação integradas e fóruns de discussão, são úteis, tal como a possibilidade de organizar grupos através de videoconferências ou seminários online para equipas.
11. Gamificação
Os LMS modernos incluem frequentemente elementos de gamificação para manter os formandos motivados e incentivar uma competição saudável entre colegas. As funcionalidades de gamificação incluem elementos como uma tabela de classificação que acompanha os pontos ou distintivos personalizados que os colaboradores podem conquistar ao concluir cursos online ou participar em iniciativas específicas de aprendizagem.
12. Inquéritos
A recolha de feedback é fundamental para melhorar todos os produtos de RH, não apenas os de aprendizagem e desenvolvimento. Por isso, um LMS com inquéritos integrados e outras ferramentas de feedback, como sistemas de avaliação, é útil para melhorar a sua função de aprendizagem.
13. Gestão fácil das inscrições em formação
A gestão das sessões de formação pode representar uma carga administrativa significativa para os formadores. Um bom LMS reduzirá essa carga através de funcionalidades como o agendamento inteligente, a inscrição automática e o acompanhamento das presenças.
dica do autor
Se tiver requisitos complexos, considere redigir um pedido de propostas para um sistema de gestão da aprendizagem (RFP). Um RFP estrutura o processo de recolha e comparação de propostas, fornecendo um enquadramento claro para definir as suas necessidades, avaliar os fornecedores de forma transparente e obter preços competitivos e soluções inovadoras.
14. Interface de utilizador intuitiva
Pode parecer básico, mas um LMS deve ser fácil de utilizar tanto pelos administradores como pelos colaboradores. Para isso, é essencial ter uma interface de utilizador fácil de navegar e compreender desde o início, proporcionando uma melhor experiência de utilização.
15. Modelos de cursos
Uma funcionalidade de LMS que deverá procurar é a possibilidade de criar os seus próprios materiais de aprendizagem com modelos de cursos, poupando-lhe bastante tempo e energia.
Pode escolher um modelo em branco ou optar por um tema padrão, como Integração. Em seguida, o modelo orienta-o ao longo de cada passo do processo de criação do curso, tornando esta funcionalidade uma verdadeira poupança de tempo.
16. Conteúdos multimédia
Não manterá os seus colaboradores envolvidos durante muito tempo com cursos que utilizem apenas texto. Os conteúdos multimédia, como imagens, infografias, gravações de vídeo e outros elementos interativos, acrescentam variedade à informação apresentada e mantêm os formandos mais atentos e envolvidos.
17. Acessibilidade remota e móvel
Com o trabalho remoto mais aceite e promovido do que nunca, faz sentido que o software de gestão da aprendizagem seja facilmente acessível aos trabalhadores remotos.
Isto pode assumir a forma de uma sala de aula virtual, de uma aplicação específica para dispositivos móveis ou de cursos descarregáveis que pode consultar sem ligação à Internet. Oferecer flexibilidade para diferentes estilos e necessidades de aprendizagem também pode melhorar o envolvimento dos formandos e aumentar a participação dos colaboradores.
18. Personalização e identidade de marca
Muitas vezes designado por "rotulagem branca", este tipo de LMS permite ajustar o ambiente de aprendizagem para representar melhor a sua empresa e proporcionar uma experiência de aprendizagem mais coerente.
As funcionalidades de personalização mais populares incluem a possibilidade de adicionar o logótipo, as cores corporativas e os tipos de letra da sua empresa à plataforma de aprendizagem.
19. Personalização
Uma funcionalidade interessante é o sistema conseguir recomendar cursos e programas de formação com base na posição e nas funções do utilizador. Quando os utilizadores veem um sistema que conhece quem são e o que fazem, ficam mais envolvidos — o que resulta num colaborador mais empenhado.
As ferramentas mais avançadas utilizarão IA para conhecer o formando e os seus objetivos específicos, fazendo recomendações mais adequadas.
20. Agrupamento
Esta funcionalidade útil do LMS permite aos administradores agrupar cursos de formação conforme necessário. A maioria das empresas emprega pessoas em várias funções, pelo que é importante poder personalizar a formação para um grupo específico de colaboradores.
Por exemplo, um hospital pretende utilizar um módulo de formação no serviço de urgência para enfermeiros e médicos. No entanto, pretende disponibilizar cursos e materiais de aprendizagem diferentes a cada grupo. O agrupamento permitiria aos administradores atribuir aos enfermeiros e aos médicos os respetivos cursos, de acordo com a sua função.
21. Ferramentas de avaliação
As ferramentas de avaliação, como questionários, trabalhos, avaliações pelos pares, inquéritos, simulações, grelhas de avaliação e acompanhamento do progresso, permitem aos utilizadores testar as suas competências e identificar oportunidades de melhoria.
Isto proporciona aos formandos e aos gestores informações sobre os pontos fortes e fracos das suas equipas, incentivando simultaneamente uma mudança positiva. Como poderá imaginar, isto é útil para atividades como o mapeamento de competências e o planeamento da força de trabalho.
22. Certificados
Um LMS deve facilitar a criação de certificados. Depois de concluírem um programa de formação ou os materiais de um curso, os colaboradores devem receber um certificado de conclusão, que lhes proporciona uma sensação de realização e comprova a formação concluída.
Os certificados também podem ajudar a confirmar a conclusão da formação para fins de conformidade, no caso de pessoas que não tenham acesso administrativo ao progresso dos utilizadores.
Exemplo de um modelo de certificado da Docebo.
23. Suporte multilingue
Num mundo onde contratar trabalhadores internacionais é uma prática cada vez mais comum, poder criar e gerir traduções a partir de um único local é uma funcionalidade útil! Eis algumas funcionalidades úteis:
- Integração de um serviço de tradução
- Conteúdo disponibilizado automaticamente no idioma preferido do utilizador
- Versões da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda.
24. Integrações
Utilizar um LMS que se integre facilmente com outras plataformas SaaS e sistemas empresariais que já utiliza é sempre vantajoso. As integrações de LMS com sistemas de gestão do capital humano ou de gestão de talentos são úteis, pois ajudam a ligar os registos de formação dos colaboradores aos restantes dados dos colaboradores.
Os dados de conclusão dos cursos de um LMS também podem ajudá-lo a tomar decisões mais informadas sobre a gestão do desempenho e a identificar possíveis lacunas no seu processo de aprendizagem, nas quais os colaboradores necessitam de mais formação.
25. Análise de dados e relatórios
Quando é fácil extrair dados e analisar a atividade de aprendizagem, torna-se igualmente fácil avaliar o progresso dos formandos e as necessidades contínuas da organização e dos colaboradores. As funcionalidades de análise de dados e elaboração de relatórios permitem:
- Analisar o progresso e as taxas de conclusão
- Gerar vários relatórios sobre métricas de aprendizagem específicas
- Identificar quais os colaboradores certificados em áreas específicas
- Acompanhar a retenção de conhecimentos através das pontuações dos questionários
- Identificar necessidades de formação adicionais
- Compreender melhor o nível de envolvimento dos formandos
26. Segurança
Uma plataforma LMS segura e protegida é essencial. Os sistemas de gestão da aprendizagem devem incluir, no mínimo, as seguintes funcionalidades de segurança:
- Requisitos rigorosos para palavras-passe
- Requisitos de verificação em dois passos
- Cópias de segurança automatizadas dos dados
- Acesso restrito aos dados dos clientes
- Possibilidade de monitorizar a atividade do sistema através de relatórios de auditoria
- Funções e permissões de utilizador atribuídas.
Um sistema de gestão da aprendizagem contém informações sensíveis, incluindo dados dos utilizadores e, potencialmente, informações protegidas da empresa—por isso, é fundamental que o LMS escolhido tenha uma componente de segurança robusta.
Como escolher o melhor sistema de gestão da aprendizagem
Agora que compreende melhor as funcionalidades essenciais de um LMS, pode estar a perguntar-se: o que se segue? Como pode determinar qual é o LMS certo para si?
Recomendo que faça as seguintes perguntas para identificar melhor as suas necessidades:
Quais são as necessidades de aprendizagem da sua empresa?
Faça um levantamento honesto da aprendizagem na sua empresa. Onde está agora e onde quer chegar? O que tem funcionado? O que não tem funcionado? Este é o momento de recolher o feedback dos colaboradores para garantir que tem uma visão clara do caminho que quer seguir.
O que pretende obter de um LMS?
Depois de decidir quais são as necessidades da sua empresa, é altura de determinar o que precisa de um LMS. Consulte as principais funcionalidades acima enquanto considera a direção que poderá querer seguir.
Também é importante decidir quais as funcionalidades que não pretende ter num LMS. Isto ajudará a reduzir a sua lista ao procurar fornecedores.
Que opções responderão às necessidades orçamentais da sua empresa?
Embora queira escolher um LMS de qualidade, é importante garantir que se mantém dentro dos requisitos orçamentais do seu escritório. As plataformas LMS com planos gratuitos podem valer a pena considerar quando disponibilizam as funcionalidades essenciais de que a sua organização necessita.
Depois de conhecer o seu orçamento, faça uma lista de todos os LMS que se enquadram nele (o nosso guia de preços de LMS também pode ajudar).
Qual é a dimensão da sua organização?
Existem diferentes tipos de LMS concebidos para apoiar empresas de diferentes dimensões. Por exemplo, existem LMS especificamente concebidos para pequenas empresas ou que respondem às necessidades de LMS empresariais. Se procura algo que o ajude com a formação empresarial, também vale a pena considerar um LMS corporativo.
Mas não se preocupe demasiado com o tipo de LMS de que precisa, uma vez que muitos fornecedores oferecem pacotes que respondem às necessidades destas três categorias.
Lembre-se de que a decisão de escolher um LMS é sua e depende das necessidades da sua empresa—dedicar tempo a pesquisar diferentes opções e, depois, implementar um novo sistema adequado às necessidades da sua empresa será um investimento compensador do seu tempo e esforço!
Para obter mais orientações sobre como escolher a melhor plataforma LMS para a sua empresa, consulte a seleção dos melhores sistemas de gestão da aprendizagem da People Managing People.
