Domine a Revisão de Talento de 9 Caixas: Um Guia para Profissionais de RH

À primeira vista, a análise de talento em grelha de 9 quadrados pode parecer um pouco uma manobra de diversão. Mas a realidade é que, ao longo dos anos, provou ser uma ferramenta útil para as equipas de RH em vários setores.

Neste artigo, vou guiá-lo pelo processo de análise de talento em grelha de 9 quadrados, explicar o seu valor e oferecer conselhos práticos para profissionais de RH que procuram tirar o máximo partido desta ferramenta. Quer esteja a tentar descobrir futuros líderes ou a melhorar as estratégias de desenvolvimento de talento, a análise de talento em grelha de 9 quadrados pode ajudar a simplificar e otimizar a sua abordagem.

O que é uma análise de talento em grelha de 9 quadrados?

A análise de talento em grelha de 9 quadrados é uma estrutura estratégica que ajuda os profissionais de RH e os líderes empresariais a avaliar e desenvolver os seus trabalhadores. É uma ferramenta visual que utiliza dois eixos — desempenho e potencial — para avaliar os trabalhadores, facilitando a identificação dos melhores talentos, algum planeamento de sucessão e o alinhamento da gestão da força de trabalho com os objetivos organizacionais.

No seu cerne, a análise de talento em grelha de 9 quadrados é uma grelha de 3x3 utilizada para avaliar os trabalhadores com base nos dois eixos fundamentais que mencionei anteriormente:

• Desempenho: O nível de desempenho atual de um trabalhador na sua função.
• Potencial: A capacidade de um trabalhador para crescer, assumir mais responsabilidades ou desenvolver qualidades de liderança.

Esta estrutura coloca os trabalhadores numa de nove categorias, consoante a sua posição relativamente ao desempenho e ao potencial. Dependendo da ferramenta de gestão do desempenho que esteja a utilizar, poderá usar funcionalidades do software para imitar esta grelha ou, no mínimo, incorporar os seus dados no processo.

Objetivo

A grelha de 9 quadrados desempenha várias funções importantes na gestão de talento:

• Identificar trabalhadores de elevado desempenho e elevado potencial: Ajuda a destacar os trabalhadores que poderão ser os futuros líderes da sua organização.
• Orientar os planos de desenvolvimento: Para os trabalhadores que demonstram potencial, mas precisam de apoio para crescer, a grelha ajuda a dar prioridade a iniciativas de desenvolvimento direcionadas.
• Apoiar o planeamento de sucessão: Ao identificar trabalhadores com elevado potencial, as equipas de RH podem planear transições de liderança e criar uma sólida reserva de talento.

“A análise de talento em grelha de 9 quadrados é uma ferramenta de estratégia de talento utilizada para classificar e calibrar os trabalhadores em decisões relacionadas com remuneração, planos de sucessão, etc.”, afirmou Heather Doshay, responsável pelo talento na SignalFire. “Identifica os melhores talentos, os trabalhadores com desempenho consistente e aqueles que precisam de desenvolvimento. O seu poder reside na simplicidade. Fornece uma representação visual para avaliar as pessoas e tomar decisões rapidamente, mas também tem muitas limitações.”

Porque é valiosa

A grelha de 9 quadrados é, pelo menos em teoria, uma ferramenta de tomada de decisões orientada por dados. Ao posicionar os trabalhadores de acordo com o desempenho e o potencial, os líderes de RH podem tomar decisões informadas sobre promoções, desenvolvimento de carreira e planeamento de sucessão. Esta abordagem estruturada reduz os preconceitos, aumenta a transparência e garante que a gestão de talento está alinhada com os objetivos da empresa.

Para obter mais informações sobre os benefícios práticos desta ferramenta, falámos com Heather Doshay, uma especialista executiva em gestão de talento. Segundo Doshay, “A grelha de 9 quadrados cria uma estrutura clara e objetiva para discutir o desenvolvimento de talento, o que ajuda os líderes a tomar melhores decisões e, em última análise, reforça o desempenho organizacional.”

Elementos de uma análise de talento em grelha de 9 quadrados

A análise em grelha de 9 quadrados é apreciada pela sua simplicidade. Vejamos os principais componentes que sustentam o raciocínio que lhe está subjacente. 

Eixo do desempenho

O eixo do desempenho avalia o desempenho profissional atual de um trabalhador, incluindo fatores como:

• Concretização dos KPIs (Indicadores-chave de desempenho)
• Consistência na obtenção de resultados
• Qualidade do trabalho e atenção ao pormenor
• Feedback de colegas, gestores e clientes

Por exemplo, um trabalhador com elevado desempenho neste eixo pode ser alguém que excede consistentemente os seus objetivos de vendas, presta um excelente serviço ao cliente e é reconhecido pela sua fiabilidade.

Eixo do potencial

O eixo do potencial mede a capacidade de um trabalhador para crescer e assumir responsabilidades futuras. Isto inclui fatores como:

• Capacidade de liderança: O funcionário demonstra potencial para liderar equipas ou gerir projetos de maior dimensão?
• Adaptabilidade: Consegue aceitar novos desafios ou adaptar-se à evolução das necessidades da empresa?
• Agilidade na aprendizagem: Aprende rapidamente novas competências e prospera em situações desconhecidas?

Por exemplo, um funcionário que seja proativo na orientação de outras pessoas ou que tenha demonstrado interesse em formação em liderança pode obter uma pontuação elevada no eixo do potencial.

Segundo Doshay, reduzir a contribuição de uma pessoa para a empresa aos dois eixos envolvidos na abordagem das 9 caixas simplifica excessivamente a realidade e exige alguns ajustes da sua parte. 

“Estas duas variáveis simples, desempenho e potencial, não são indicadores ideais quando constituem as únicas duas variáveis utilizadas para determinar decisões tão importantes, desde decisões de promoção até resultados de bónus”, escreveu Doshay numa publicação no blogue da SignalFire. “Ajustar as linhas dos eixos para que se alinhem melhor com o caso de utilização em questão é fundamental para garantir que a ferramenta trabalha a seu favor e não contra si.” 

As 9 categorias

A grelha de 9 caixas divide-se em nove caixas distintas, com base na combinação entre desempenho e potencial. Eis uma breve descrição:

1. Elevado desempenho/Alto potencial: São funcionários que apresentam consistentemente um bom desempenho e têm um potencial significativo de crescimento, sendo frequentemente vistos como futuros líderes.
2. Elevado desempenho/Potencial moderado: Estes funcionários têm um bom desempenho nas suas funções atuais, mas podem ter menos potencial de liderança. São excelentes colaboradores, mas podem necessitar de planos de desenvolvimento específicos para crescer.
3. Desempenho moderado/Alto potencial: Estes funcionários têm margem para melhorar nas suas funções atuais, mas demonstram potencial de crescimento e liderança.
4. Desempenho moderado/Potencial moderado: Estes funcionários são fiáveis nas suas funções atuais, mas podem necessitar de um apoio substancial para continuarem a desenvolver-se.
5. Baixo desempenho/Alto potencial: Estes funcionários têm um desempenho abaixo do esperado, mas possuem capacidade para melhorar e potencialmente destacar-se com o desenvolvimento e o apoio adequados.
6. Baixo desempenho/Potencial moderado: Estes funcionários necessitam de uma melhoria imediata do desempenho e podem ter um potencial limitado.
7. Baixo desempenho/Baixo potencial: Estes funcionários podem estar a ter dificuldades tanto em termos de desempenho como de potencial, tornando-se potencialmente candidatos a uma reavaliação ou saída da empresa.
8. Desempenho moderado/Baixo potencial: Os funcionários desta categoria conseguem manter as suas funções atuais, mas podem não ser adequados para um crescimento profissional a longo prazo.
9. Elevado desempenho/Baixo potencial: Estes funcionários destacam-se nas suas posições atuais, mas é pouco provável que sejam adequados para futuras funções de liderança ou funções mais avançadas.

Vejamos, então, por um momento, como isto se apresenta na prática. 

Visualização

Imaginemos que queremos observar os diferentes tipos de pessoas numa equipa e a forma como a organização encara o seu potencial futuro. Isto pode fazer parte de uma avaliação do desempenho da equipa mais abrangente. Algo semelhante a isto. 

A grelha de 9 caixas é normalmente apresentada como uma matriz 3x3. Para maior clareza, os profissionais de RH podem criar a grelha utilizando ferramentas como modelos do Excel ou software de RH.

Ao posicionar os funcionários desta forma, é possível identificar áreas de melhoria, lacunas de talento e candidatos a futuras funções de liderança.

Desafios e soluções

Tal como qualquer ferramenta, a grelha de 9 caixas apresenta os seus desafios. Um problema comum é o enviesamento nas avaliações. É essencial garantir que as avaliações se baseiam em dados objetivos — como métricas de desempenho e feedback — e não em impressões subjetivas.

Outro desafio é a utilização excessiva da grelha, que pode levar à “fadiga das caixas” ou à dependência da grelha para resolver todos os problemas de RH. Para evitar esta situação, as equipas de RH devem utilizar a grelha de 9 caixas como parte de um processo mais abrangente de avaliação de talento, em vez de dependerem dela isoladamente.

O que fazer com a análise

A comunicação é um grande obstáculo à sua eficácia, mas não da forma que poderia esperar. A matriz de 9 caixas é uma ferramenta de avaliação de talentos que não se destina a ser partilhada com a pessoa avaliada desta forma. Não é propriamente uma ferramenta de gestão do desempenho, mas sim uma ferramenta de avaliação de talentos e planeamento da sucessão. 

Reações como a do utilizador do Reddit acima não são invulgares quando os colaboradores são expostos à análise da matriz de 9 caixas. Os comentadores do tópico observam que, independentemente do local onde os colaboradores são posicionados na matriz, é preferível que apenas o seu gestor e as equipas de liderança tenham acesso a esta informação. 

Uma abordagem moderna

A matriz de 9 caixas não é propriamente uma novidade e, por isso, muitos colaboradores e profissionais que analisam as tendências da força de trabalho apressam-se a falar das suas falhas. Por esta razão, muitas vezes não é bem aceite.

Doshay promove um processo modernizado de análise da matriz de 9 caixas, no qual os líderes podem posicionar o desempenho em três formatos diferentes de matriz de 9 caixas. São eles: 

• Focado no desempenho, em que o eixo X = Desempenho; o eixo Y = Comportamento (alinhamento com os valores)
• Focado nas promoções, em que o eixo X = Preparação individual; o eixo Y = Necessidade do negócio
• Focado na sucessão, em que o eixo X = Valor/criticidade da função; o eixo Y = Risco de retenção

A matriz de 9 caixas focada no desempenho é bastante semelhante ao modelo tradicional, enquanto as outras duas traçam os próximos passos para a gestão. Em particular, centram-se na definição de objetivos e no desenvolvimento. Doshay observou que são utilizadas eficazmente para fundamentar discussões sobre remuneração e promoções. 

“Proporcionam mais valor se uma empresa estiver a tentar perceber como alinhar uma estratégia de remuneração baseada no desempenho, mas também quiser manter os comportamentos culturais em primeiro plano”, afirma. “Já vi a nossa matriz moderna de 9 caixas ser utilizada substituindo o potencial pelo ‘alinhamento cultural’, conseguindo alinhar os valores das recompensas por caixa calibrada.”

Como funciona?

O processo de análise de talentos através da matriz de 9 caixas envolve quatro etapas principais que ajudam a avaliar, posicionar e analisar eficazmente o desempenho e o potencial dos seus colaboradores. Cada etapa é essencial para garantir que toma decisões baseadas em dados e dá prioridade às estratégias de desenvolvimento certas para a sua força de trabalho.

Etapa 1: Avaliar o desempenho

O primeiro passo no processo de análise de talentos através da matriz de 9 caixas consiste em avaliar o desempenho atual do colaborador. As avaliações de desempenho realizadas por gestores com formação ajudam a identificar até que ponto um colaborador está a desempenhar a sua função e a alcançar os objetivos relacionados com o trabalho. Eis como abordar esta etapa:

• Defina métricas claras: Comece por estabelecer indicadores de desempenho específicos que estejam alinhados com as responsabilidades da função e os objetivos organizacionais. Estas métricas podem incluir KPI (indicadores-chave de desempenho), taxas de conclusão de projetos ou índices de satisfação dos clientes. 
• Recolha feedback: As avaliações de desempenho não se resumem a números. A inclusão de feedback de gestores, colegas e até subordinados proporciona uma visão abrangente do contributo de um colaborador. As ferramentas de feedback de 360 graus ajudam a reduzir enviesamentos e proporcionam uma avaliação mais equilibrada.
• Considere a consistência: Procure um desempenho sustentado ao longo do tempo. Sucessos ou falhas isolados podem ser enganadores. Por exemplo, um colaborador que atinge consistentemente os objetivos de vendas ao longo de vários trimestres deve receber uma classificação mais elevada do que alguém que apenas teve um desempenho forte durante um período, mas tem dificuldades em mantê-lo.
• Utilize dados objetivos: Garanta a utilização de dados objetivos e mensuráveis, como objetivos de vendas mensais, feedback dos clientes ou relatórios de produtividade dos colaboradores. Evite juízos subjetivos que possam distorcer a avaliação. Considere incorporar ferramentas como avaliações de desempenho, testes psicométricos, avaliações de liderança, avaliações comportamentais e análises de produtividade para apoiar a sua avaliação.

“Uma matriz de 9 caixas pode dar-lhe uma indicação da profundidade e amplitude dos seus talentos, mas não tem significado sem contexto”, afirmou Tim Toterhi, CHRO e coach na Ploterline Leadership. “O processo de análise de talentos deve começar com uma análise do estado da nação ao nível da organização/do departamento, que tenha em consideração as necessidades futuras. Pode ter excelentes profissionais para as necessidades atuais, mas, se o setor ou o mercado mudar, até o seu melhor desempenho poderá não ser suficiente para as necessidades de amanhã.”

"As avaliações de talento e os planos de sucessão são inúteis sem ações que façam avançar o plano. Se os seus planos têm o mesmo aspeto ano após ano, falhou."

Passo 2: Avaliar o potencial

O passo seguinte consiste em avaliar o potencial de um colaborador — a sua capacidade para crescer, assumir mais responsabilidades ou ocupar funções de liderança no futuro. A avaliação do potencial pode ser mais subjetiva do que a avaliação do desempenho, mas existem métodos e indicadores importantes que podem ajudar. 

Avalie o potencial analisando indicadores como as capacidades de liderança, a agilidade de aprendizagem e a adaptabilidade. Ferramentas como inquéritos sobre aspirações profissionais, avaliações de formação de liderança e avaliações das competências dos colaboradores podem ajudá-lo a avaliar com maior precisão o potencial de crescimento de um colaborador.

Em última análise, pretende compreender a pontuação da pessoa nas seguintes áreas:

• Adaptabilidade: Observe a forma como os colaboradores lidam com a mudança ou enfrentam novos desafios. Conseguem prosperar em situações de incerteza? Um colaborador que se adapta rapidamente a novas tecnologias ou processos tem, provavelmente, um elevado potencial.
• Qualidades de liderança: Avalie as qualidades de liderança de um colaborador observando a forma como motiva e apoia os outros. Isto inclui a sua capacidade para inspirar os colegas, delegar tarefas e promover a colaboração.
• Agilidade de aprendizagem: Avalie a vontade e a capacidade de um colaborador para aprender novas competências. Os colaboradores que demonstram curiosidade, proatividade na aprendizagem de novas tecnologias ou vontade de melhorar frequentemente têm um elevado potencial.
• Preparação para o futuro: Analise as aspirações profissionais e o alinhamento com funções futuras. Utilize avaliações de talento e entrevistas comportamentais para identificar oportunidades de crescimento e o grau de preparação para assumir maiores responsabilidades.

Envolver os gestores 

Os conhecimentos dos gestores sobre a capacidade de um colaborador para assumir mais responsabilidades ou lidar com projetos complexos constituem algumas das informações mais valiosas de que dispõe. A sua opinião sobre o potencial de crescimento e desenvolvimento de um colaborador orientará as decisões sobre a forma de o posicionar na grelha.

Exemplo: Um especialista de TI que resolve problemas proativamente, orienta colegas menos experientes e demonstra interesse em formação de liderança pode ser considerado alguém com elevado potencial. A sua capacidade para ensinar os outros e inovar faz dele um excelente candidato a futuras funções de liderança.

Passo 3: Posicionar os colaboradores na grelha

Depois de avaliar o desempenho e o potencial, o passo seguinte consiste em posicionar corretamente os colaboradores na grelha de 9 caixas. Para tal, deve:

• Utilizar um sistema de pontuação consistente: Certifique-se de que tanto o desempenho como o potencial são avaliados numa escala consistente para todos os colaboradores. Por exemplo, pode avaliar o desempenho e o potencial numa escala de 1 a 5, em que 1 corresponde a baixo e 5 a elevado.
• Ser objetivo e consistente: Ao posicionar os colaboradores na grelha, seja o mais objetivo possível. Mantenha as suas avaliações consistentes com os padrões de avaliação da empresa.
• Documentar a fundamentação: Apresente exemplos específicos ou provas que sustentem a razão pela qual um colaborador foi colocado numa determinada caixa. Se um colaborador for colocado na caixa "Desempenho moderado/Potencial elevado", registe os projetos ou comportamentos específicos que demonstram o seu potencial de crescimento, apesar dos desafios atuais de desempenho.
• Utilizar software de RH ou modelos: Ferramentas como plataformas de software de RH ou até modelos do Excel podem simplificar este processo, permitindo-lhe acompanhar e visualizar onde os colaboradores estão posicionados na grelha. Estas ferramentas também podem ajudar a analisar tendências e fornecer informações sobre os pontos fortes e fracos da organização.

Passo 4: Analisar e interpretar os resultados

Depois de os colaboradores serem posicionados na grelha, é altura de analisar e interpretar os resultados. É neste momento que começa a identificar tendências e a determinar as ações estratégicas que devem ser tomadas.

• Identifique lacunas de talento: Procure padrões como a falta de colaboradores no quadrante «Alto potencial/Alto desempenho». Se a maioria dos seus colaboradores estiver concentrada na categoria «Baixo desempenho/Baixo potencial», isso indica a necessidade de melhorar os processos de recrutamento, formação ou gestão do desempenho.
• Responda às necessidades de desenvolvimento: A análise deve identificar os colaboradores que necessitam de atenção imediata. Por exemplo, os que se encontram na categoria «Baixo desempenho/Alto potencial» podem precisar de planos direcionados de melhoria do desempenho, enquanto os que estão na categoria «Desempenho moderado/Baixo potencial» podem beneficiar de orientação profissional ou de uma reavaliação.
• Defina prioridades para os recursos: Utilize a grelha para alocar recursos estrategicamente. Os colaboradores com elevado desempenho e elevado potencial devem ter acesso acelerado ao desenvolvimento, enquanto os colaboradores com baixo desempenho podem necessitar de formação mais intensiva ou, em alguns casos, de uma reconsideração da sua adequação à organização.

"Colaborei uma vez com um HRBP para liderar uma sessão com uma equipa de vendas de cerca de 15 pessoas. Antes do exercício, os gestores da equipa classificavam todos com níveis elevados tanto de desempenho como de potencial. Depois de apresentarmos a ferramenta e de a colocarmos num quadro branco, e à medida que a equipa discutia e posicionava cada membro, tornou-se mais claro para eles de que forma os dois aspetos diferem e como os colaboradores se distinguem tendo em conta os critérios", afirmou Catherine Rymsha, autora de A Decisão de Liderança e docente de Liderança de Gestão na University of Massachussetts Lowell.

"A ferramenta, juntamente com o posicionamento realizado pela equipa de liderança e a discussão, confere globalmente mais valor ao exercício. É fundamental explicar aos líderes por que razão isto é importante e segmentar corretamente o talento."

O que se segue?

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