O planeamento da força de trabalho envolve analisar as competências atuais da sua equipa, identificar lacunas de talento e criar uma estratégia para colocar as pessoas certas nas funções certas quando delas precisar. Ao gerir proativamente a sua força de trabalho, pode tomar decisões mais inteligentes em matéria de recrutamento e desenvolvimento, aumentar a produtividade e proporcionar à sua organização uma verdadeira vantagem. Neste artigo, explicarei como abordo o planeamento da força de trabalho e partilharei dicas práticas que pode aplicar desde já.
O que é o planeamento da força de trabalho?
O planeamento da força de trabalho (WP) é um processo estratégico que as organizações utilizam para garantir que a sua força de trabalho está alinhada com as suas metas e objetivos. Envolve analisar a força de trabalho atual, prever as necessidades futuras de talento, analisar o mercado e criar estratégias para garantir a disponibilidade do talento necessário para alcançar os objetivos estratégicos.
Segundo a Harvard Business Review:
“O planeamento da força de trabalho é mais do que elaborar um orçamento para o talento, atraí-lo e contratá-lo. Trata-se de apoiar toda a sua força de trabalho — criando um mecanismo inteligente de feedback entre os interesses empresariais atuais e futuros e a aquisição, retenção e desenvolvimento dos colaboradores que irão impulsionar esses interesses.”
Embora possa encarar isto como um simples exercício de análise de lacunas, a execução bem-sucedida do planeamento da força de trabalho é significativamente mais complexa.
Precisa de ter uma compreensão abrangente dos objetivos e metas da sua empresa, das capacidades atuais do seu talento, das necessidades futuras de capital humano da sua organização e do mundo em que opera.
A interação entre estes elementos transforma-se no seu plano estratégico para satisfazer as necessidades futuras de talento.
Benefícios do planeamento estratégico da força de trabalho
Antes de falarmos sobre como pode abordar os seus esforços de planeamento da força de trabalho, analisemos primeiro por que razão é tão importante incluir o planeamento da força de trabalho no seu conjunto estratégico de ferramentas de talento.
Melhor alinhamento com os objetivos empresariais
O principal benefício, e em última análise o objetivo do planeamento da força de trabalho, é garantir que a força de trabalho de uma organização está alinhada com os seus objetivos estratégicos.
Embora o velho ditado “Os nossos colaboradores são o nosso maior ativo” possa soar a cliché, continua a ser fundamentalmente verdadeiro.
No entanto, mesmo a força de trabalho mais talentosa não será um ativo se não estiver estrategicamente alinhada com as necessidades da sua empresa. Uma equipa de futebol provavelmente não daria prioridade à compra de um defesa se não tivesse conseguido marcar um golo durante toda a época!
Melhoria da tomada de decisões
O planeamento da força de trabalho fornece às organizações uma enorme quantidade de dados relevantes. Isto permite-lhes tomar decisões baseadas em dados sobre a aquisição, o desenvolvimento e a distribuição de talento.
Isto permite aos líderes afetar recursos de forma eficiente e alinhar a força de trabalho com as verdadeiras prioridades estratégicas da organização.
Maior produtividade e desempenho
O planeamento da força de trabalho ajuda a garantir que os colaboradores dispõem das competências adequadas para desempenhar eficazmente as suas funções, resultando numa maior produtividade, numa melhor qualidade do trabalho e num melhor desempenho geral da organização.
Gestão eficaz do talento
O planeamento da força de trabalho permite às organizações gerir estrategicamente o seu conjunto de talentos.
O planeamento da força de trabalho, a gestão do desempenho, as avaliações de talento e o planeamento da sucessão devem funcionar em conjunto para identificar colaboradores de elevado potencial, desenvolver planos de sucessão e desenvolver as competências de que os seus colaboradores irão precisar no futuro.
Isto permite o desenvolvimento dos colaboradores, melhora as taxas de retenção e aumenta o envolvimento dos colaboradores.
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Otimização de custos
Uma avaliação precisa das necessidades futuras da força de trabalho permite às organizações otimizar os níveis de pessoal e evitar o excesso ou a escassez de colaboradores. Isto conduz a poupanças de custos através da redução de despesas desnecessárias de recrutamento, formação e cessação de contratos, além de prevenir impactos na produtividade resultantes da escassez de mão de obra.
Maior agilidade e adaptabilidade
Uma compreensão aprofundada das necessidades futuras de talento permite às organizações adaptarem rapidamente as suas estratégias de força de trabalho, formarem ou contratarem profissionais com as competências necessárias e responderem proativamente, em vez de reativamente, a desafios ou oportunidades emergentes. Isto é essencial para reduzir/mitigar o risco organizacional e criar resiliência.
Exemplo de planeamento da força de trabalho
Para dar um pouco mais de contexto, gostaria de partilhar um exemplo de uma situação em que o planeamento da força de trabalho foi essencial para ajudar uma organização que apoiei.
Em tempos, trabalhei como parceiro de negócio de Recursos Humanos numa grande organização e tinha um centro de atendimento sob a minha responsabilidade. Uma mudança na liderança colocou expectativas mais elevadas sobre este centro de atendimento.
A nova equipa de liderança esperava níveis de serviço mais elevados, reduzindo simultaneamente os tempos de espera e as taxas de abandono de chamadas. Esperava também um nível mais elevado de resiliência, incluindo a mitigação do impacto de fenómenos meteorológicos severos e flexibilidade com base no volume variável de chamadas.
Através do nosso processo de planeamento da força de trabalho, conseguimos desenvolver uma estratégia que alterou fundamentalmente o funcionamento da organização.
As expectativas mais elevadas implicavam a necessidade de reforçar a equipa. No entanto, a reserva de talento na região da Nova Inglaterra onde operávamos estava praticamente esgotada.
Assim, em vez de tentarmos contratar apenas localmente, criámos centros de recrutamento remoto no sudeste e no sudoeste dos EUA.
Esta medida não só nos permitiu aceder a novos mercados de talento, como também nos tornou mais resilientes, ao proporcionar cobertura quando as famosas tempestades de nordeste que assolam a região da Nova Inglaterra chegavam, ou quando outros acontecimentos afetavam as empresas locais.
Além disso, os centros de recrutamento remoto situavam-se em zonas com um custo de vida mais baixo e bolsas de mão de obra mais económicas. Isto significava que podíamos aumentar simultaneamente os nossos níveis de serviço sem um aumento significativo dos custos laborais.
Sem termos recorrido ao processo de planeamento da força de trabalho, provavelmente teríamos continuado com a nossa estratégia normal de contratação, desperdiçado esforços e tido dificuldades em corresponder às expectativas da nossa equipa de liderança.
Processo de planeamento da força de trabalho em 5 etapas
Etapa 1: Reavaliar a estratégia e a abordagem organizacionais
A sua estratégia organizacional é a estrela-guia de tudo o que faz do ponto de vista da gestão estratégica de recursos humanos, e o planeamento estratégico da força de trabalho não é exceção à regra.
Na verdade, a regra aplica-se dez vezes mais. Sem uma compreensão aprofundada da direção da sua organização, é impossível realizar eficazmente um exercício de planeamento da força de trabalho.
A minha recomendação é que reveja o seu plano estratégico plurianual e garanta que todos os líderes participantes estão alinhados relativamente às prioridades organizacionais que procuram concretizar.
Se a sua estratégia não for clara, suspenda o planeamento da força de trabalho e realize primeiro um exercício de planeamento estratégico.
Etapa 2: Analisar a força de trabalho atual e prever as necessidades futuras
Referi anteriormente que o planeamento da força de trabalho permite tomar decisões baseadas em dados. Isto significa que precisará de informações suficientes sobre as capacidades da sua força de trabalho atual e sobre as necessidades futuras.
Os dados que recolher terão de ser adaptados às necessidades e à direção estratégica da sua empresa, mas, em última análise, procura obter informações sobre a composição e as capacidades da sua força de trabalho atual.
Concentre-se nas lacunas de competências, nas áreas onde tem excesso ou falta de pessoal, nas funções críticas para a sua empresa e noutros riscos importantes.
Com base nos objetivos estratégicos da sua organização e nas mudanças previstas no ambiente empresarial, pode prever a procura futura de vários tipos de colaboradores, competências/capacidades e o volume ou talento de que necessitará.
Entre as perguntas que deve colocar a si próprio incluem-se:
- Onde prevê crescimento ou contração na sua organização?
- Como é que isso afeta o número de colaboradores/o número de pessoas empregadas?
- Existem mudanças nas condições do mercado que afetam o trabalho que realiza e o talento de que necessita?
- Como é que os avanços tecnológicos (por exemplo, a inteligência artificial) afetam o trabalho realizado pelos seus colegas? Precisarão de novas competências para interagir com esses avanços?
Com base em todas estas considerações, a sua equipa de liderança pode desenvolver modelos para estimar a procura futura de diferentes funções e competências.
Passo 3: Análise de lacunas
Este passo é tão simples quanto parece: realiza uma análise das lacunas de competências, comparando as suas necessidades futuras com as capacidades atuais da sua força de trabalho.
Essencialmente, compara a procura prevista com a oferta projetada para identificar eventuais lacunas ao nível das competências, aptidões ou dimensão da força de trabalho.
Isto fornece-lhe informações importantes sobre onde terá de investir tempo, energia e dinheiro para ser bem-sucedido no futuro.
É também uma oportunidade para identificar potenciais riscos ou limitações e assinalar as áreas que requerem atenção durante o processo de tomada de decisão.
Passo 4: Avaliar a oferta de talento e desenvolver estratégias
Ao planear as suas necessidades futuras de talento, deve analisar a disponibilidade de talento tanto a nível interno como externo.
O conjunto atual de colaboradores terá um conjunto único de conhecimentos, competências e capacidades, que poderá ter de reforçar através da melhoria das competências da sua força de trabalho atual ou complementando-a com mão de obra adicional.
Isso poderá envolver recrutamento, programas de formação e desenvolvimento, planeamento da sucessão, reestruturação da força de trabalho ou subcontratação.
É importante compreender as bolsas externas de mão de obra para satisfazer as necessidades de talento necessárias ao seu sucesso. Algumas perguntas que pode colocar a si próprio:
- Necessita de talento de nicho ou especializado que seja difícil de recrutar?
- Consegue contratar talento suficiente com essas competências na área geográfica de onde a sua organização recruta?
- Existem funções que seriam mais adequadas para um trabalhador independente em vez de um empregado?
- Existem variações sazonais da mão de obra que possam afetar a sua capacidade de contratar talento?
- O mercado atribui um prémio salarial ao trabalho realizado pela sua organização?
Estas informações irão ajudá-lo a planear eficazmente para satisfazer as suas necessidades de talento. Poderá ter de planear uma remuneração adicional, alargar a área geográfica de recrutamento para obter candidatos de fontes adicionais (por exemplo, contratar talento para trabalhar a partir de casa, candidatos com vistos de imigração baseados no trabalho ou prestadores de serviços) ou utilizar software de pesquisa de talento mais avançado para alcançar um conjunto mais vasto de candidatos com os seus anúncios de emprego.
Passo 5: Desenvolver o seu plano de ação, executar e iterar
Depois de definir as suas estratégias, é altura de desenvolver um plano de ação estratégico para colmatar as suas lacunas de competências. Este poderá basear-se na aprendizagem e no desenvolvimento, no desenho organizacional, no planeamento da sucessão, no recrutamento ou numa combinação de todos os elementos anteriores.
Depois de implementar as estratégias que definiu, monitorize e avalie continuamente a sua eficácia. Isto poderá envolver o acompanhamento de KPIs e de outras métricas importantes, o ajustamento das estratégias conforme necessário e a garantia de que a força de trabalho se mantém alinhada com a evolução dos requisitos da empresa.
Além disso, é importante avaliar a eficácia do seu processo de planeamento da força de trabalho. O que correu bem? O que mudaria da próxima vez?
É útil realizar uma conversa retrospetiva com todas as partes envolvidas para aprender com a sua experiência e garantir que a próxima iteração será ainda mais bem-sucedida.
Estas informações irão ajudá-lo a planear eficazmente para satisfazer as suas necessidades de talento. Poderá ter de planear uma remuneração adicional ou alargar a área geográfica de recrutamento para obter candidatos de fontes adicionais (por exemplo, contratar talento para trabalhar a partir de casa ou, potencialmente, contratar candidatos com vistos de imigração baseados no trabalho).
Ferramentas e recursos para apoiar o planeamento da força de trabalho
Existem inúmeros cursos de planeamento da força de trabalho que pode frequentar, bem como ferramentas que podem apoiá-lo ao longo do seu percurso de planeamento da força de trabalho. As ferramentas de que necessitará irão variar bastante consoante a dimensão, a complexidade e o plano de negócios da sua organização.
Software de planeamento da força de trabalho
Dependendo das suas necessidades, um software dedicado de planeamento da força de trabalho poderá ser a melhor solução para apoiar as suas necessidades.
Estes tipos de aplicações podem ajudá-lo nas suas necessidades de planeamento da força de trabalho, proporcionando-lhe visibilidade sobre toda a sua força de trabalho, gerando relatórios, dados e ferramentas de análise, e até modelando cenários do tipo «e se» para testar o impacto das suas decisões relacionadas com a força de trabalho.
Estas capacidades de planeamento podem ser complementadas por software de otimização da força de trabalho para fazer previsões, elaborar horários e melhorar o desempenho diário da força de trabalho.
Software de análise de RH/inteligência empresarial (BI)
Uma análise abrangente de RH é essencial para um planeamento adequado da força de trabalho. Através do seu HRIS e de outros dados, é provável que tenha acesso a dados muito completos relacionados com os trabalhadores e a força de trabalho.
Mas, sem a capacidade de segmentar e analisar esses dados de acordo com as suas especificações, nunca conseguirá obter os conhecimentos necessários para tomar decisões adequadas sobre o planeamento da força de trabalho.
Felizmente, existem muitas ferramentas de BI que pode utilizar para a visualização e análise de dados, incluindo o Tableau e o Power BI.
Mercado de talentos
O software de mercado de talentos também pode proporcionar-lhe um acesso abrangente a dados sobre as competências e capacidades dos trabalhadores.
Embora o verdadeiro objetivo de um mercado de talentos seja ser uma solução de desenvolvimento dos colegas que faz corresponder os trabalhadores a oportunidades com base nas suas competências, capacidades e valores, os dados sobre competências e capacidades recolhidos através destas ferramentas podem ser extremamente úteis no processo de planeamento da força de trabalho.
Dar-lhe-á visibilidade sobre as competências que a sua força de trabalho possui atualmente e sobre as áreas em que os trabalhadores pretendem crescer e desenvolver-se, permitindo-lhe avaliar as necessidades futuras de competências da sua organização.
Isto permite à sua organização tomar decisões fundamentadas sobre onde investir numa perspetiva de aprendizagem e desenvolvimento, quais as competências para as quais deve contratar e, simultaneamente, pode ajudar no envolvimento e na retenção dos trabalhadores.
Informações organizacionais essenciais
Além de quaisquer ferramentas formais que utilize para o planeamento da força de trabalho, existem também outras informações organizacionais essenciais que deverá ter à mão durante o processo.
- Documentação da estratégia empresarial. O planeamento da força de trabalho está ligado à concretização da estratégia da sua organização, que funciona como a sua estrela-guia, pelo que deve ter uma compreensão profunda da estratégia da sua empresa e manter a documentação da estratégia disponível para consulta ao longo do processo.
- Avaliação de talentos e planeamento da sucessão. Os processos de avaliação de talentos e de planeamento da sucessão estão intimamente ligados ao planeamento da força de trabalho e fornecem-lhe informações essenciais sobre o que tem atualmente, as capacidades de que necessitará no futuro e a sua abordagem ao desenvolvimento de talentos essenciais para colmatar eventuais lacunas (especialmente as funções críticas identificadas através do planeamento da sucessão). Este é um contributo vital para a componente relacionada com os talentos do seu processo de planeamento da força de trabalho e é muito facilitado pelas ferramentas e pelo formato que escolher, seja uma avaliação de talentos em matriz de 9 quadrantes ou outra abordagem.
- Remuneração e finanças. Os dados relativos à remuneração dos seus trabalhadores e às finanças são também uma parte essencial da discussão sobre o planeamento da força de trabalho. Afinal, se a sua força de trabalho aumentar ou diminuir, isso poderá ter um impacto significativo nas finanças da sua organização.
Melhores práticas de planeamento da força de trabalho
Os dados vêm primeiro
Os dados são um contributo essencial para um planeamento eficaz da força de trabalho e, sem acesso a esses dados, os seus esforços de planeamento da força de trabalho serão inúteis.
A Harvard Business Review refere que «A incapacidade de relacionar os dados operacionais, relativos às pessoas e financeiros com os resultados empresariais prejudica a agilidade, segundo 49% dos líderes que responderam a um inquérito global realizado pela Workday em 2022. E apenas 12% desses líderes afirmam que os dados da sua organização estão totalmente acessíveis a quem deles necessita.»
Implemente uma estratégia sólida de análise de dados de RH antes de começar a tentar fazer o planeamento da força de trabalho. Agradecer-me-á mais tarde!
Dica: Algumas ferramentas de IA para o planeamento da força de trabalho fornecem informações preditivas valiosas e existem inúmeras aplicações e casos de utilização para a IA no planeamento da força de trabalho.
Reúna as pessoas certas
O planeamento da força de trabalho é um esforço colaborativo que envolve várias partes interessadas dentro de uma organização.
- Liderança sénior. Esta é uma atividade que, na minha opinião, deve ser liderada pela empresa e facilitada pelos RH, pelo que é essencial que a sua equipa de liderança executiva esteja envolvida no processo para fornecer orientação estratégica e garantir que o processo complementa a estratégia geral da sua empresa.
- Equipa de RH. A sua equipa de RH deve ser responsável pela conceção e facilitação do processo, fornecendo apoio através de uma lista de ferramentas de RH e conhecimentos especializados em gestão de talento, aprendizagem e desenvolvimento, bem como no desenvolvimento de outras estratégias para a força de trabalho.
- Finanças. A área financeira pode ajudar a analisar as implicações de custo de vários cenários de previsão, a orçamentar as suas estratégias para a força de trabalho (recrutamento, aprendizagem e desenvolvimento, desenho organizacional, etc.) e a avaliar o ROI dos seus esforços de WP.
- Gestores de primeira linha. Considero importante envolver os gestores de primeira linha no processo. Afinal, estão mais próximos do trabalho e terão um conhecimento profundo das capacidades das suas equipas, dos seus pontos fortes/áreas de desenvolvimento, da carga de trabalho, das necessidades de pessoal e de outros requisitos operacionais.
Precisa de ajuda? Peça ajuda a um amigo
O planeamento da força de trabalho é um processo muito aprofundado e exige um investimento significativo de tempo, esforço e energia para obter os resultados que esperaria.
Se não tiver experiência com o processo de planeamento da força de trabalho, poderá ser útil contratar uma empresa de consultoria para o ajudar ao longo do processo.
Uma vantagem adicional é que as organizações de consultoria geralmente têm acesso a uma quantidade significativa de tendências, investigação e análises do mercado global, que lhe podem fornecer informações sobre o mercado de trabalho externo às quais, de outro modo, não teria acesso.
Poderá também considerar obter uma destas certificações em gestão da força de trabalho.
Gestão da mudança
Não subestime a importância de um plano de gestão da mudança de qualidade. As suas estratégias poderão implicar uma mudança significativa para a sua organização e para os membros da sua equipa.
Lembre-se: os dados são fundamentais
É essencial que os seus líderes atuem como líderes da mudança e conduzam os seus colegas no caminho certo para responder às suas expectativas e necessidades ao longo do processo.
O planeamento da força de trabalho é um processo essencial para as organizações e para os seus líderes/equipas de RH. Embora possa ser uma tarefa intimidante, não tem de o ser.
Este processo pode e deve ser encarado como uma parte normal do seu processo de planeamento estratégico. Afinal, que tipo de plano seria se não tivesse uma estratégia centrada nas pessoas para o executar?
O melhor conselho que lhe posso dar é que não subestime a importância de dados e análises de elevada qualidade.
São necessários dados relevantes para obter informações relevantes; por isso, se tiver de começar por algum lado, comece por identificar como pode reunir o conjunto certo de dados que irão orientar a forma como concretiza a sua estratégia empresarial.
O artigo de Liam Reese sobre métricas de RH é um excelente ponto de partida para este processo.