Quer tenha um empregado ou 100, garantir que todos recebem o pagamento correto e atempadamente, cumprindo simultaneamente os regulamentos estatais e federais e a legislação fiscal, pode ser uma tarefa exigente para os proprietários de pequenas empresas.
Quer faça tudo manualmente, automatize utilizando software de processamento de salários ou recorra a serviços externos de processamento de salários, deve compreender exatamente o que é necessário fazer.
O meu objetivo com este artigo é fornecer-lhe tudo o que precisa de saber para gerir eficazmente o processamento de salários na sua pequena empresa.
O que é necessário para processar salários
Está bem, vamos abordar os aspetos práticos. Para executar um processo de processamento de salários em conformidade e preciso, vai precisar de:
- Um número de identificação do empregador (EIN) e números de identificação fiscais estatais/locais.
- Informações dos empregados: Registos exatos e atualizados de todos os empregados, incluindo os nomes completos, moradas, números de segurança social ou identificação equivalente, datas de início do emprego e outros dados pessoais relevantes.
- Contratos de trabalho: Registos detalhados das condições de trabalho, incluindo salários ou remunerações à hora, taxas de horas extraordinárias, estruturas de bónus ou comissões e quaisquer outros acordos de remuneração.
- Sistema de registo de tempos: Para empregados remunerados à hora, um sistema fiável para registar as horas trabalhadas, incluindo horas normais, horas extraordinárias e qualquer ausência gozada, como férias ou baixa por doença.
- Calendário de processamento de salários: Um calendário claro de processamento de salários (semanal, quinzenal, duas vezes por mês ou mensal) que cumpra a legislação laboral local.
- Informações sobre benefícios: Dados sobre quaisquer benefícios disponibilizados aos empregados, como seguro de saúde, planos de reforma e outras regalias, e sobre o modo como estes afetam os cálculos salariais.
- Informações da conta bancária: Para as organizações que disponibilizam depósito direto, são necessárias as informações bancárias atuais de cada empregado.
Também terá de se esforçar para compreender a legislação fiscal local, estatal e federal aplicável, de modo a reter e entregar corretamente os impostos sobre os salários.
Isto inclui o imposto federal sobre o rendimento, a Segurança Social, o Medicare e quaisquer impostos estatais ou locais.
Eis alguns recursos úteis:
- IRS (Serviço de Finanças dos Estados Unidos): Abrange a retenção de impostos, a comunicação de informações (por exemplo, W-2, 941) e as obrigações do empregador. Site.
- Departamento do Trabalho dos Estados Unidos (DOL): Abrange o salário mínimo, as horas extraordinárias, a manutenção de registos e o trabalho infantil (FLSA). Site.
- Departamentos do Trabalho estatais: Varia consoante o estado (por exemplo, salário mínimo, licença por doença, pagamento final). Exemplos de sites:
- Agências fiscais estatais
- Abrange: imposto estatal sobre o rendimento, seguro de desemprego e registo. Exemplos de sites:
- Consultor de RH: Se tiver alguma dúvida, fale com um consultor de RH local.
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Como processar salários: processo em 12 passos
Partindo do princípio de que está a começar do zero, eis como configurar e executar um processo de processamento de salários eficiente e em conformidade.
Passo 1: Obter o seu EIN e os números de identificação fiscal estaduais/locais
- Siga este guia do IRS para o fazer.
- Também tem de se registar no Sistema Eletrónico Federal de Pagamentos de Impostos (EFTPS) para submeter impostos sobre salários.
Passo 2: Estabelecer a sua política salarial
- Definir o calendário de processamento salarial: Decida um ciclo regular de processamento salarial (semanal, quinzenal, duas vezes por mês ou mensal).
- Definir políticas salariais: Estabeleça políticas claras para horas extraordinárias, licenças, benefícios, deduções e outros aspetos relacionados com os salários, e torne-as facilmente acessíveis a todos.
Passo 3: Recolher e verificar as informações dos trabalhadores
- Verificar os dados dos trabalhadores: Confirme que dispõe de informações corretas dos trabalhadores, incluindo:
- Formulários fiscais, por exemplo, W-4, W-9, I-9
- Números de identificação (como os números da Segurança Social)
- Deduções: benefícios como seguro de saúde e planos de reforma
- Dados da conta bancária
- Contratos de trabalho com os salários ou as taxas horárias corretos.
Passo 4: Abrir uma conta bancária para o processamento salarial
Muitos empregadores optam por abrir uma conta bancária separada especificamente para o processamento salarial, distinta da sua conta empresarial principal.
Ao fazê-lo, podem simplificar o acompanhamento financeiro, separando claramente as transações salariais das despesas empresariais do dia a dia, o que ajuda a evitar erros contabilísticos e simplifica a reconciliação salarial.
Uma conta dedicada ao processamento salarial também acrescenta uma camada adicional de segurança. Se a conta salarial for alguma vez comprometida, os fundos principais da empresa continuam protegidos.
Do mesmo modo, se a sua conta empresarial tiver problemas, a sua capacidade de pagar aos trabalhadores não será afetada.
É um passo simples que melhora tanto a organização como a gestão de riscos.
Passo 5: Registar o tempo e a assiduidade
- Contabilizar as horas de trabalho: Para os trabalhadores remunerados à hora, registe o número de horas trabalhadas, incluindo as horas normais e as horas extraordinárias.
- Gerir licenças e ausências: Registe quaisquer férias, baixas por doença ou outras ausências, na medida em que dizem respeito à remuneração do trabalhador.
Passo 6: Calcular a remuneração bruta
- Determinar a remuneração bruta dos trabalhadores remunerados à hora: Multiplique o número de horas normais trabalhadas pela taxa horária e adicione qualquer remuneração por horas extraordinárias.
- Calcular a remuneração bruta dos trabalhadores assalariados: Divida o salário anual pelo número de períodos de pagamento para obter a remuneração bruta de cada ciclo.
- Adicionar quaisquer remunerações suplementares: Adicione quaisquer remunerações suplementares, por exemplo, comissões, prémios, gorjetas ou reembolsos.
Dica profissional
Tenha cuidado com os erros de arredondamento do sistema. Já vi casos em que o software de processamento salarial arredondava de forma diferente do software de registo de tempo, criando pequenas discrepâncias que, com o tempo, totalizavam milhares de dólares.—Andrew Lokenauth, CFO fracionário e consultor financeiro
Passo 7: Calcular as deduções
- Reter impostos: Calcular e reter os impostos federais, estatais e locais com base nas informações fiscais dos trabalhadores.
- Deduzir benefícios e outras contribuições: Deduzir as contribuições para benefícios como seguro de saúde, planos de reforma, etc.
- Contabilizar outras deduções: Incluir quaisquer penhoras salariais ou deduções legalmente exigidas ou acordadas.
Passo 8: Determinar o pagamento líquido
- Subtrair as deduções do pagamento bruto: O resultado após todas as deduções corresponde ao pagamento líquido de cada trabalhador.
Dica profissional
Utilize o seu registo de salários. Quando é executado e revisto antes de ser submetido, constitui o seu último ponto de verificação para garantir que todos recebem o pagamento correto, que não se esqueceu de nenhuma dedução importante e que as alterações feitas com base nos documentos da pasta de processamento salarial estão devidamente refletidas.—Eric Mochnacz, Diretor de Operações, Red Clover HR
Passo 9: Processar os pagamentos
- Emitir os pagamentos: Pagar aos trabalhadores através do método escolhido, por exemplo, depósito direto (o mais comum), cheque, dinheiro, etc.
- Fornecer recibos de vencimento: Distribuir os recibos de vencimento aos trabalhadores, detalhando o pagamento bruto, as deduções e o pagamento líquido.
Author's Tip
Certifique-se de financiar a sua conta de processamento salarial com antecedência para evitar atrasos que possam resultar de feriados bancários ou saldos insuficientes. Alguns fornecedores de processamento salarial exigem que os fundos sejam depositados vários dias antes, pelo que é importante planear em conformidade.
Passo 10: Registar e comunicar os salários
- Manter registos: Manter registos detalhados de cada ciclo de processamento salarial para fins internos e legais.
- Comunicar às entidades governamentais: Apresentar os relatórios exigidos às autoridades fiscais e a outras entidades governamentais.
Dica profissional
Mantenha pastas separadas para cada data de pagamento. Quando receber qualquer informação sobre alterações nas taxas de remuneração, alterações nas deduções, pagamentos suplementares ou qualquer outro elemento que tenha de ser refletido no processamento salarial, guarde-a nessa pasta. Dessa forma, durante o processamento salarial, pode verificar se cada elemento foi devidamente atualizado antes de executar o processamento, e será mais fácil auditá-lo posteriormente.—Eric Mochnacz, Diretor de Operações, Red Clover HR
Passo 11: Preparar o processamento de fim de ano
- Relatórios de fim de ano: Preparar e distribuir os documentos fiscais de fim de ano aos trabalhadores (como os W-2 nos EUA).
- Reconciliar os dados anuais: Garantir que todos os dados salariais do ano são exatos e completos.
Dica profissional
Nunca apresse o processamento de fim de ano. Reservo três vezes mais tempo do que penso precisar. Dezembro é sempre caótico com a preparação dos W-2, o cálculo dos bónus e as alterações aos benefícios. Além disso, há sempre algum drama de última hora com trabalhadores que querem ajustar as suas retenções na fonte.—Andrew Lokenauth, CFO fracionado e consultor financeiro
Passo 12: Rever e atualizar as informações salariais
- Auditorias regulares: Auditar periodicamente o processo de processamento salarial quanto à exatidão e conformidade.
- Atualizar políticas e registos: Fazer os ajustes necessários devido a alterações na legislação fiscal, nas informações dos trabalhadores ou nas políticas da empresa.
Opções de processamento salarial para empresas em crescimento
Se gere uma empresa em crescimento, determinar a configuração certa para o processamento salarial pode parecer complicado, mas existem algumas opções claras, dependendo da dimensão da empresa, do orçamento e do nível de envolvimento que pretende ter.
1. Processamento salarial autónomo
Esta é a forma tradicional: gerir o processamento salarial manualmente, utilizando folhas de cálculo ou ferramentas simples.
Pode funcionar se tiver apenas um ou dois trabalhadores e se se sentir confortável a calcular os impostos por si próprio.
Vantagens: É barato (por vezes gratuito), mas também consome bastante tempo e está sujeito a erros.
Desvantagens: Se cometer um erro numa declaração fiscal ou pagar a alguém menos do que deveria, a situação pode complicar-se rapidamente.
2. Software de processamento salarial
É a opção escolhida pela maioria das equipas em crescimento. Ferramentas como Gusto, QuickBooks ou Rippling automatizam as tarefas mais exigentes — calculam impostos, enviam salários através de depósito direto, submetem formulários, entre outras funções.
É uma excelente opção se procura um software de processamento salarial acessível, fácil de utilizar e escalável.
Vantagens: Estas plataformas incluem frequentemente painéis de autosserviço para os trabalhadores e integram-se com as ferramentas de contabilidade ou de registo de horas.
Desvantagens: Inicialmente, existe uma curva de aprendizagem, mas estas plataformas permitem realmente poupar tempo à medida que a equipa cresce.
3. Deixar o contabilista ou o serviço de processamento salarial tratar do assunto
Se já trabalha com um contabilista ou técnico de contabilidade, pode delegar-lhe o processamento salarial. Em alternativa, pode recorrer a um serviço de processamento salarial para pequenas empresas especializado.
Estas entidades tratarão do pagamento à equipa, dos impostos e da submissão dos formulários de processamento salarial de fim de ano, como os W-2 e 1099.
Vantagens: É uma boa opção se não quiser tratar do assunto pessoalmente e se o seu contabilista já conhecer a sua empresa.
Desvantagens: Tenha apenas em conta que esta opção pode ser um pouco menos automatizada ou flexível do que o software.
Dica: Por vezes, o software e os serviços de processamento salarial são utilizados indistintamente, mas existem diferenças. Conheça as nuances no nosso artigo software de processamento salarial vs. serviços de processamento salarial.
4. Utilizar uma PEO (organização profissional de empregadores)
Pense numa PEO como um parceiro de recursos humanos com um serviço completo. Estas organizações gerem o processamento salarial, os benefícios, a conformidade fiscal e até ajudam com questões como os manuais dos trabalhadores e o seguro de acidentes de trabalho.
Do ponto de vista técnico, passa a ser coempregador juntamente com a PEO — esta trata da gestão administrativa, enquanto se concentra na gestão da empresa.
Vantagens: É uma excelente opção se estiver a crescer rapidamente ou quiser que outra entidade trate integralmente dos recursos humanos.
Desvantagens: Pode ser mais dispendiosa e terá de utilizar os sistemas e processos da entidade.
Para saber mais, consulte a nossa seleção das melhores empresas de PEO.
5. Contratar internacionalmente? Precisará de processamento salarial global ou de uma EOR
Se está a contratar pessoas noutros países, mas não quer constituir uma entidade legal nesses locais, precisará de um empregador oficial (EOR) ou de um fornecedor de processamento salarial global .
A EOR contratará e pagará aos seus trabalhadores internacionais em seu nome, garantindo a conformidade com a legislação local.
Vantagens: É uma enorme ajuda para equipas distribuídas
Desvantagens: Pagará um valor adicional pela conveniência.
10 erros comuns no processamento salarial
O processamento salarial é uma daquelas áreas em que pequenos erros podem causar grandes problemas, mas a maioria pode ser totalmente evitada quando se sabe o que procurar.
Quer faça o processamento salarial pessoalmente quer utilize software, estes são alguns dos erros mais comuns cometidos por proprietários e gestores de pequenas empresas (e, esperamos, algumas formas de os evitar).
1. Classificar incorretamente os trabalhadores
Um dos maiores (e mais dispendiosos) erros é classificar alguém como prestador de serviços quando, na realidade, é um trabalhador por conta de outrem — ou confundir trabalhadores isentos com não isentos.
Isto pode resultar em horas extraordinárias não pagas, problemas fiscais e até multas. Se não tiver a certeza, confirme tudo novamente antes do dia de pagamento.
2. Falhar prazos
Entre as datas de entrega das declarações fiscais, os depósitos da folha salarial e as declarações de fim de ano, há muito para acompanhar.
Falhar um prazo não atrasa apenas os pagamentos — também pode resultar em multas ou juros cobrados pelo IRS ou pelas autoridades fiscais estaduais.
3. Calcular incorretamente a remuneração ou as horas extraordinárias
Seja por se esquecer de acrescentar horas extraordinárias, aplicar a taxa de remuneração errada ou não incluir comissões ou prémios, estes erros podem frustrar seriamente a sua equipa. Mesmo pequenos erros acumulam-se rapidamente se processar a folha salarial todas as semanas.
4. Retenção de impostos incorreta
Se os trabalhadores não preencherem corretamente os seus formulários W-4 — ou se se esquecer de os atualizar após uma alteração — isso pode afetar as respetivas retenções. Isto significa problemas fiscais mais tarde para ambos. Confirme sempre se esses formulários estão atualizados e se os dados foram introduzidos corretamente.
5. Não manter os registos da folha salarial
É legalmente obrigado a conservar os registos da folha salarial durante alguns anos. Se não o fizer — ou se os registos estiverem desorganizados ou incompletos — poderá ter problemas durante uma auditoria.
Além disso, se um trabalhador questionar a sua remuneração, ter os registos disponíveis poupa tempo e evita preocupações.
Dica profissional
A documentação é fundamental. A minha equipa mantém documentação detalhada dos processos relativos aos requisitos específicos da folha salarial de cada cliente — incluindo ordens de penhora, deduções especiais e acordos sindicais. —Andrew Lokenauth, CFO fracionário e consultor financeiro
6. Não se manter atualizado sobre a legislação fiscal
As regras fiscais federais, estaduais e até locais mudam mais frequentemente do que possa imaginar. Se o seu sistema de processamento salarial não acompanhar essas alterações — ou se não verificar as atualizações — poderá acabar por pagar impostos a menos ou a mais.
7. Esquecer as regras relativas ao pagamento final
Se alguém se despedir ou for despedido, a maioria dos estados tem regras rigorosas sobre quando deve enviar o último pagamento.
Em alguns locais, como a Califórnia, o pagamento é devido no último dia de trabalho. Não cumprir este prazo pode resultar em multas adicionais.
8. Não ter um plano de contingência para a folha salarial
O que acontece se a pessoa responsável pela folha salarial ficar doente ou se o sistema falhar? Se não tiver um processo de reserva ou alguém com formação para a substituir, o dia de pagamento pode rapidamente ficar comprometido — e isso nunca transmite uma boa imagem.
9. Misturar os fundos da empresa com os da folha salarial
Usar a conta principal da empresa para pagar os salários pode parecer aceitável — até a situação se tornar confusa. É fácil perder o controlo do que foi pago, do que é devido e do que está relacionado com impostos. Uma conta separada para a folha salarial mantém tudo organizado e facilita a reconciliação.
10. Não rever a folha salarial antes de a processar
Clicar em “submeter” sem rever a pré-visualização da folha salarial é como enviar um e-mail sem o rever. Confirme sempre as horas, os salários, as deduções e os dados dos depósitos diretos antes de processar um ciclo de pagamentos.
12 melhores práticas para gerir a folha salarial de uma pequena empresa
A folha salarial pode implicar muita coisa para acompanhar. Entre os prazos fiscais, as alterações relativas aos trabalhadores, as deduções e a necessidade de cumprir a legislação, é fácil deixar passar alguma coisa.
Mas, com algumas boas práticas implementadas, pode tornar a folha salarial muito menos stressante e bastante mais fiável. Eis como manter tudo organizado, preciso e a funcionar sem problemas.
1. Documentar o processo da folha salarial
Antes de mais nada: registe tudo por escrito. Crie um guia interno simples que explique como a folha salarial é processada — desde a recolha dos registos de horas e o cálculo das remunerações até à submissão dos pagamentos e à entrega das declarações fiscais. Considere utilizar uma lista de verificação da folha salarial para garantir que cada passo é concluído.
Inclua os passos relativos ao seu software, se aplicável, os fluxos de aprovação, os contactos importantes e os prazos. Se outra pessoa precisar de assumir estas tarefas, terá um roteiro claro para seguir.
2. Estabeleça políticas de processamento salarial claras
Defina as expectativas desde o início, documentando como e quando os funcionários são pagos, como são registados os períodos de ausência, o que acontece com as horas extraordinárias e como são tratadas as correções salariais.
Partilhe esta informação com os novos colaboradores e atualize-a regularmente. Uma política clara evita confusões e dá à sua equipa confiança na forma como as coisas são geridas
3. Tenha atenção aos trabalhadores remotos
Como salienta BJ Anderson, Diretor de Processamento Salarial e Gestão de Ausências da Humareso, “O estatuto de trabalho a partir de casa de um funcionário pode exigir diferentes retenções de impostos locais. Valide as moradas através de software de geolocalização ou peça aos seus funcionários que confirmem as moradas anualmente.”
4. Automatize o que puder
Para além de um determinado número de funcionários, processar os salários manualmente torna-se uma receita para erros.
O software de processamento salarial pode automatizar cálculos, retenções, declarações e pagamentos, facilitando o aproveitamento da automatização do processamento salarial e, simultaneamente, a manutenção da conformidade.
5. Mantenha os seus registos organizados e atualizados
Certifique-se de que os registos dos funcionários — taxas salariais, moradas, formulários fiscais e opções de benefícios — se mantêm atualizados.
As pequenas alterações acumulam-se rapidamente e as informações desatualizadas podem afetar tudo, desde as declarações fiscais às deduções de benefícios.
6. Acompanhe as alterações às regras fiscais
As taxas de imposto, os prazos para declarações e os regulamentos estão sempre a mudar — não apenas a nível federal, mas também a nível estatal e local.
Subscrever os alertas do IRS ou do departamento estatal do trabalho pode ajudá-lo a antecipar as alterações e a evitar surpresas de última hora.
7. Cumpra um calendário salarial consistente
Escolha um calendário de pagamentos (semanal, quinzenal, mensal) e cumpra-o. Os funcionários contam com isso e ajuda-o a manter-se organizado, com menos correrias de última hora.
8. Proteja os dados salariais como se fossem ouro
Os dados salariais incluem informações altamente sensíveis, como contas bancárias, números da Segurança Social e salários.
Utilize sistemas encriptados, limite o acesso e atualize regularmente as palavras-passe. As falhas de segurança não custam apenas dinheiro, também quebram a confiança.
9. Faça uma verificação regular do processamento salarial
De vez em quando, reveja os processamentos salariais anteriores para detetar erros ou deduções em falta. Uma rápida auditoria ao processamento salarial interno — mesmo trimestralmente — pode ajudá-lo a identificar e corrigir problemas antes que se agravem ou sejam assinalados durante a época fiscal.
10. Permita que os funcionários acedam às suas informações
Conceda aos funcionários acesso fácil aos recibos de vencimento, formulários W-2, horas trabalhadas e deduções através de um portal seguro.
Quando conseguem ver o que está a acontecer com o seu salário, têm menos probabilidade de o questionar — e maior probabilidade de detetar atempadamente erros não intencionais.
11. Forme a pessoa responsável pelo processamento salarial
Não deixe todo o seu sistema nas mãos de uma única pessoa que seja a única a saber como funciona.
Quer seja você ou um administrador financeiro, certifique-se de que compreende todo o processo, sabe o que a legislação exige e dispõe de apoio de substituição, se necessário. Talvez uma certificação em processamento salarial possa ajudar.
12. Tenha um plano de contingência
Se a pessoa responsável pelo processamento salarial estiver ausente ou o sistema ficar indisponível, qual é o plano? Crie um procedimento de contingência simples para que outra pessoa possa processar os salários e os funcionários continuem a ser pagos atempadamente — sem correrias desnecessárias.
