Os preços do software de gestão da força de trabalho podem ser confusos. Existem escalões de preços complexos, funcionalidades bloqueadas e, muitas vezes, nenhuma informação clara sobre os preços online.
Este guia é para si — compradores, responsáveis financeiros ou chefes de departamento que gerem orçamentos e aquisições. Ficará a conhecer os intervalos de custos habituais, os modelos de preços e quaisquer taxas adicionais ou ocultas.
Também o ajudarei a avaliar o ROI para que possa tomar decisões informadas para a sua equipa.
Calculadora de custos do software de gestão da força de trabalho da People Managing People
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Que fatores influenciam os preços do software de gestão da força de trabalho?
Ao selecionar um software de gestão da força de trabalho, poderá deparar-se com desafios como taxas ocultas pelo apoio a prestadores de serviços ou custos inesperados relacionados com a declaração de impostos, que afetam o seu orçamento. Eis como diferentes fatores podem influenciar os preços:
| Fator | Como afeta os preços |
| Número de funcionários | Mais funcionários significam custos mais elevados, uma vez que os preços são frequentemente calculados por utilizador. Conte com cerca de $5-$10 por funcionário por mês. |
| Apoio a prestadores de serviços | O apoio a prestadores de serviços pode implicar taxas adicionais, possivelmente de $100-$200, dependendo do nível de serviço necessário. |
| Taxas de declaração de impostos | A declaração automatizada de impostos pode aumentar os custos em $50-$150 por mês, consoante a complexidade e os requisitos do estado. |
| Opções de integração | A adição de integrações com outros sistemas pode custar $200-$500, dependendo da complexidade e do número de integrações. |
| Personalização | A adaptação do software às necessidades específicas da sua equipa pode acrescentar $500-$1000 à taxa de configuração inicial. |
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Compreender os modelos de preços
Ao escolher um software de gestão da força de trabalho, compreender os modelos de preços é essencial para gerir o seu orçamento de forma eficaz.
Modelos diferentes, como os preços por utilizador ou as subscrições por escalão, oferecem flexibilidade, mas podem afetar os custos de forma inesperada. Eis uma análise dos modelos de preços mais comuns e dos aspetos a considerar:
| Modelo de preços | Como funciona | Aspetos a ter em conta |
| Por utilizador ou lugar | As cobranças baseiam-se no número de utilizadores que acedem ao software | Os custos podem aumentar rapidamente à medida que a sua equipa cresce |
| Por utilização | As taxas dependem da intensidade de utilização do software, como o número de horas registadas ou de relatórios gerados | Poderá enfrentar custos elevados durante períodos de maior atividade |
| Subscrição por escalão | Oferece diferentes conjuntos de funcionalidades a vários níveis de preço | Tenha atenção ao crescimento da sua equipa para além de um escalão e à necessidade de fazer uma atualização inesperada |
| Orçamento personalizado | Preços adaptados às suas necessidades específicas e à dimensão da empresa | Os orçamentos iniciais poderão não incluir todas as funcionalidades de que necessita |
| Pagamento conforme a utilização ou anual | Paga mensal ou anualmente, muitas vezes com descontos para compromissos mais longos | Os pagamentos mensais podem parecer mais baratos, mas os planos anuais permitem frequentemente poupar dinheiro no total |
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Preços habituais por dimensão da empresa
Os preços variam consoante a dimensão da sua empresa, o que significa que as equipas maiores enfrentam frequentemente custos mais elevados devido ao aumento das necessidades de utilizadores e dos requisitos de funcionalidades. Eis o que pode esperar consoante a dimensão da empresa:
| Dimensão da empresa | Intervalo de preços habitual | O que está normalmente incluído | Casos de utilização e fornecedores comuns |
| Pequena empresa | $50–$200/mês | Agendamento básico, controlo de tempo; os relatórios avançados podem ter um custo adicional | Necessidades simples de agendamento, empresas em fase de arranque; Fornecedores: Gusto, Homebase, Deputy |
| Empresa de média dimensão | $200–$500/mês | Agendamento, assiduidade, relatórios básicos; pode necessitar de complementos para integrações | Equipas em crescimento, várias localizações; Fornecedores: BambooHR, Zenefits, Paycor |
| Grande empresa | $500–$1,000/mês | Agendamento avançado, relatórios abrangentes, integrações | Operações complexas, equipas diversificadas; Fornecedores: ADP, Kronos, Paylocity |
| Empresa | $1,000+/mês | Conjunto completo com funcionalidades personalizadas, suporte dedicado | Operações globais, força de trabalho de grandes dimensões; Fornecedores: SAP SuccessFactors, Workday, Oracle |
Dica profissional
Há sempre margem para negociar os preços do software de RH. Peça um desconto por volume! Recomendo sempre tentar obter um preço melhor com base nas suas necessidades.—Jesse Ajebon, Fundador e CEO da People Street
Custos ocultos e adicionais a ter em conta
Ao decidir sobre um software de gestão da força de trabalho, os custos ocultos podem apanhá-lo desprevenido. Esteja atento às taxas de integração, que podem ascender a centenas de dólares, ou a cobranças adicionais por suporte premium e integrações. Eis uma análise dos custos ocultos comuns a considerar:
| Custo | Descrição |
| Taxas de integração/configuração | A configuração inicial pode custar $500-$1000 com fornecedores como a Paylocity ou a ADP, cobrindo a migração de dados e a configuração. |
| Formação ou certificações | Fornecedores como a Kronos cobram frequentemente pelas sessões de formação ou certificações, o que pode acrescentar $100-$200 por sessão para garantir que a sua equipa utiliza o software de forma eficaz. |
| Suporte premium | As opções de suporte melhorado de fornecedores como a BambooHR podem acrescentar $50-$150 por mês, oferecendo tempos de resposta mais rápidos ou gestores de conta dedicados. |
| Integrações além do conjunto padrão | As integrações personalizadas com plataformas que normalmente não são suportadas podem implicar taxas adicionais, como acontece com fornecedores como a Workday, podendo acrescentar $500-$1000. |
| Excedentes de utilização | Ultrapassar os limites de utilização, como o armazenamento de dados ou os limites de utilizadores, pode resultar em cobranças adicionais, como acontece com fornecedores como a Zenefits. |
| Mínimos contratuais | Alguns fornecedores, como a SAP SuccessFactors, exigem períodos contratuais mínimos, o que pode prendê-lo a custos mais elevados se as suas necessidades mudarem. |
| Atualizações regulamentares ou legais | Acompanhar as alterações regulamentares pode implicar taxas de atualização, especialmente com fornecedores como a Oracle, acrescentando custos relativos às funcionalidades necessárias de conformidade legal. |
Tipos de preços do software de gestão da força de trabalho: planos de subscrição e fatores que desencadeiam atualizações
Os modelos de preços por subscrição do software de gestão da força de trabalho incluem frequentemente planos escalonados, cada um com diferentes funcionalidades e limites. Eis o que precisa de saber:
- Inclusões do plano: Os planos básicos podem incluir funcionalidades essenciais de agendamento e registo de horas. Os níveis superiores, como Pro ou Enterprise, costumam acrescentar relatórios avançados e integrações. Fornecedores como a BambooHR e a Zenefits são geralmente transparentes quanto ao que está incluído.
- Condições para atualização: Empresas como a Gusto podem exigir que atualize o seu plano se exceder os limites de utilizadores ou precisar de mais integrações. Tenha atenção a estes limites para evitar custos inesperados.
- Descontos anuais vs. mensais: Muitos fornecedores, como a Deputy, oferecem descontos para compromissos anuais. Os planos mensais podem parecer mais baratos inicialmente, mas muitas vezes acabam por custar mais ao longo do ano.
- Transparência: Fornecedores como a ADP e a Kronos são geralmente claros quanto à sua estrutura de preços, mas podem surgir custos ocultos com suplementos ou suporte premium.
Para evitar gastos excessivos, avalie sempre quais as funcionalidades do software de gestão da força de trabalho de que a sua equipa realmente precisa e esteja atento às condições para atualização. Opte por planos anuais se tiver um compromisso de longo prazo, para poupar dinheiro.
Maximizar o ROI do seu investimento em software de gestão da força de trabalho
Compreender o ROI ajuda-o a tomar decisões de compra inteligentes, a acompanhar o valor do seu software de gestão da força de trabalho após a implementação e a garantir que consegue usufruir de todos os benefícios do software de gestão da força de trabalho:
Tempo poupado
A automatização e os fluxos de trabalho simplificados reduzem as tarefas manuais, libertando tempo da sua equipa para trabalhos mais importantes. Considere que processos manuais o software irá substituir e quanto tempo a sua equipa poderá recuperar.
Peça aos fornecedores que demonstrem as funcionalidades de poupança de tempo com casos de utilização reais, pois isso pode ajudá-lo a perceber o impacto efetivo nas rotinas diárias da sua equipa.
Dica profissional
“Para que as ferramentas criem um ROI mensurável, têm de fazer parte de uma estratégia mais abrangente. Certifique-se de que não está apenas a recolher dados, mas também a utilizá-los para tomar decisões acionáveis.”—Gil Gerstl, VP, Produtos de Dados, Governação e Operações, Direção de Dados da ADP
Redução de erros
A redução de transferências ou cálculos manuais ajuda a evitar erros dispendiosos. Identifique onde ocorrem atualmente os erros e de que forma o sistema poderia minimizá-los, e pergunte aos fornecedores como a sua plataforma valida ou controla os dados para garantir a exatidão. Este foco na redução de erros pode resultar em menos preocupações e poupanças financeiras.
Prevenção de problemas de conformidade
As funcionalidades que apoiam normas legais, financeiras ou do setor reduzem o risco de coimas ou auditorias. Verifique que funcionalidades de conformidade estão incluídas e se a plataforma suporta requisitos específicos do setor. Peça exemplos de como o software ajudou a evitar lacunas de conformidade. Esta abordagem proativa pode proteger a sua empresa de penalizações inesperadas.
Dica profissional
“A conformidade é um fator enorme. O sistema deve ajudá-lo a acompanhar a evolução da regulamentação, especialmente se gerir colaboradores em diferentes estados ou países.”—Crystal Pinney-Ramos, Estratega de Tecnologia de RH @cClearHR
Adoção transversal às equipas ou consolidação
Utilizar uma ferramenta em várias equipas ou substituir várias ferramentas pode reduzir custos e melhorar o alinhamento. Considere se o software poderia substituir várias ferramentas e que equipas o utilizariam efetivamente.
Dica profissional
Peça aos fornecedores exemplos de implementações bem-sucedidas em diferentes áreas funcionais. Isto pode ajudá-lo a simplificar as operações e a promover a colaboração na sua organização.
Perguntas a fazer aos fornecedores durante as demonstrações de preços
As demonstrações são a melhor oportunidade para a sua equipa esclarecer os detalhes dos preços, perceber o que está incluído e evitar surpresas mais tarde. Prepare-se com perguntas para garantir que compreende todos os aspetos do modelo de preços.
Se está a considerar elaborar um RFP para software de gestão da força de trabalho, estas perguntas podem ajudá-lo a reunir os detalhes necessários:
- Como está estruturado o vosso modelo de preços e que fatores podem alterar o meu custo mensal?
- Que funcionalidades estão incluídas em cada nível e como são geridas as atualizações?
- Existem limites de utilização ou custos por excedentes dos quais deva ter conhecimento?
- Quais são os custos do suporte e da implementação inicial e como são faturados?
- Como funciona a frequência de faturação e quais são as condições de renovação?
- Que integrações estão abrangidas pelo preço e existem limites à sua utilização?
- Pode fornecer exemplos de custos ocultos que os novos clientes costumam ignorar?
- Como lidam com ajustes de preços se as nossas necessidades mudarem durante o contrato?
Dicas para negociar os preços do software de gestão da força de trabalho
Os preços são frequentemente flexíveis e, quanto mais preparado estiver, melhor será o resultado. Táticas de negociação eficazes podem ajudar a sua equipa a obter melhores preços e condições contratuais sem sacrificar funcionalidades. Eis algumas dicas a considerar:
- Compare os concorrentes: Compare os preços de vários fornecedores para compreender o valor praticado no mercado. Utilize esta informação para negociar um acordo melhor com o fornecedor que prefere.
- Oportunidades de desconto: Pergunte sobre descontos para empresas em fase inicial, organizações sem fins lucrativos ou compromissos de longo prazo. Os fornecedores têm frequentemente preços especiais para estes grupos, o que lhe pode permitir poupar dinheiro.
- Programas-piloto ou preços para implementação faseada: Solicite um programa-piloto ou uma implementação faseada para testar o software a um preço reduzido. Isto pode ajudá-lo a avaliar a adequação da solução sem assumir um compromisso financeiro total.
- Cláusulas de renovação e vinculação: Analise cuidadosamente as condições de renovação e as cláusulas de vinculação. Negocie flexibilidade para o caso de as suas necessidades mudarem ao longo do tempo.
- Recorrer a compras em grupo ou apoio à aquisição: Se fizer parte de uma organização maior, utilize o poder de compra do grupo ou o apoio à aquisição para negociar melhores condições. Isto pode dar-lhe mais poder de negociação durante as conversações.
O que se segue:
Se está a pesquisar software de gestão da força de trabalho, contacte gratuitamente um consultor da SoftwareSelect para obter recomendações.
Preencha um formulário e participe numa breve conversa, durante a qual o consultor analisa as especificidades das suas necessidades. Depois, receberá uma lista restrita de soluções de software para analisar. O consultor apoiá-lo-á durante todo o processo de compra, incluindo as negociações de preços.
