O que é a monitorização dos colaboradores?

Com o aumento do trabalho remoto, aumentou também a adoção de ferramentas de monitorização dos trabalhadores.

A monitorização dos trabalhadores tem como objetivo proporcionar uma sensação de controlo sobre os membros de uma organização empresarial através da recolha de dados. As empresas podem utilizar uma solução de monitorização dos trabalhadores para melhorar a produtividade, a eficiência ou o envolvimento dos trabalhadores. No entanto, não devem subestimar a importância da confiança.

Trabalho no setor das TI há mais de 20 anos e já passei por culturas empresariais com elevada vigilância e por culturas baseadas num elevado nível de confiança. Este artigo irá descrever os métodos mais utilizados para monitorizar os trabalhadores e apresentar uma mentalidade empresarial que lhe permitirá utilizá-los para melhorar eficazmente a produtividade, a eficiência e o envolvimento dos trabalhadores.

O que é a monitorização dos trabalhadores?

A monitorização dos trabalhadores pode consistir em qualquer processo relacionado com a recolha de informações sobre a atividade dos trabalhadores.

A atividade pode incluir tudo o que é realizado pelo trabalhador. Por exemplo:

• Tráfego da Internet (sites visitados, atividade nas redes sociais)
• Geolocalização (dados de posicionamento GPS)
• Dados de saúde (exames médicos, dispositivos de monitorização da condição física)
• Utilização de aplicações (quais as aplicações que o trabalhador utiliza e durante quanto tempo)

Quais são os tipos de monitorização dos trabalhadores?

Embora a tecnologia tenha aberto a caixa de Pandora a um vasto leque de opções e preços, todos os métodos têm três elementos fundamentais:

1 - Observar (a maioria com monitorização em tempo real e integrações com software de terceiros)

2 - Elaborar relatórios (incluindo notificações push e por e-mail ou relatórios personalizados)

3 - Não permitir a interrupção dos dois passos anteriores.

Monitorização da Internet (sites, monitorização de e-mail e redes sociais)

A Internet é atualmente o principal foco da monitorização dos trabalhadores. Os relatórios podem incluir tudo, desde o histórico do navegador até folhas de horas que mostram quanto tempo é passado nas redes sociais.

Os e-mails estão lentamente a tornar-se uma ferramenta de comunicação antiquada devido ao facto de serem pouco produtivos e eficientes em comparação com ferramentas de comunicação mais recentes. 

No entanto, continuam a ser utilizados e muitas organizações dependem de software de monitorização de e-mail para os monitorizar. Os dados recolhidos a partir dos e-mails dos trabalhadores incluem normalmente o corpo, o assunto e os destinatários das mensagens.

Vigilância do sistema operativo

A maioria do software de monitorização dos trabalhadores irá registar a atividade no computador do trabalhador, incluindo os programas executados pelo utilizador e durante quanto tempo. O tempo de inatividade do computador também é frequentemente registado.

Alguns softwares de monitorização também podem criar um vídeo acelerado utilizando imagens captadas por uma câmara Web ou fazer automaticamente capturas de ecrã.

Monitorização do computador através de registadores de teclas

O registo de teclas, ou registo da digitação, é um método que regista tudo o que um utilizador escreve e que também pode fazer capturas de ecrã.

Este método envolve riscos importantes relacionados com a privacidade dos trabalhadores e com violações de dados. Isto deve-se ao facto de quase todo o software de monitorização atual estar alojado online; com este método, tudo, desde números de cartões de crédito a segredos comerciais, acaba por ser capturado e transmitido através de uma rede.

As organizações que precisam de manter os dados de monitorização na sua própria infraestrutura podem utilizar, em alternativa, software de monitorização dos trabalhadores instalado localmente.

Monitorização de chamadas telefónicas e conversas

Alguns softwares de monitorização permitem gravar chamadas telefónicas e monitorizar mensagens instantâneas durante o horário de trabalho, para recuperar os dados posteriormente para análise.

Rastreamento da localização

As empresas podem utilizar o rastreamento por GPS para localizar automóveis, computadores portáteis e dispositivos móveis durante o dia de trabalho do trabalhador.

Videovigilância

Muitas empresas integram imagens de câmaras de vídeo para monitorizar a presença e as ações dos trabalhadores durante o seu horário de trabalho.

Vantagens da monitorização dos trabalhadores num ambiente de elevada confiança

Existem vários benefícios do software de monitorização dos colaboradores:

• Pode utilizar os dados recolhidos para ajudar os colaboradores que estão a ter dificuldades em realizar o seu trabalho e decidir que tipo de formação é necessária para cada equipa.
• É também uma excelente oportunidade para dar feedback e falar sobre como cada colaborador pode reforçar as suas competências e planear a sua carreira para tirar o melhor partido delas.
• Pode também utilizar os relatórios para ajudar a definir objetivos e expectativas mais realistas para as equipas, ajudando-as a melhorar ao alcançarem um marco de cada vez.
• Criar debates abertos sobre os dados demonstra que se preocupa e aumenta o envolvimento e a satisfação da equipa.

Considerações ao implementar a monitorização dos colaboradores

Os riscos associados à monitorização dos colaboradores, apresentados abaixo, devem ser mitigados através de uma política de monitorização cuidadosamente elaborada.

Privacidade

A existência de um sistema de monitorização dos colaboradores abre portas a vários problemas de privacidade. 

Existe um elevado risco de divulgação de dados da empresa ou pessoais através de um incidente de cibersegurança ou de malware, como um cavalo de Troia ou um vírus informático.

Infelizmente, nenhuma solução pode garantir que os dados recolhidos estarão 100% seguros.

Envolvimento dos colaboradores

Se não confia nos seus colaboradores, porque haveriam eles de confiar em si?

E porque haveriam eles de se preocupar com o seu trabalho se não confiam na empresa para a qual trabalham?

Por isso, é fundamental considerar a forma como aborda o tema com os colaboradores, para evitar afetar o seu moral.

Aumento do stresse

Quando recebem autoridade, algumas pessoas tendem naturalmente a exercer a sua influência e controlo sobre os outros.

Quando têm à sua disposição ferramentas de monitorização dos colaboradores e outras aplicações de recursos humanos, torna-se muito mais fácil abusarem dos colaboradores.

Além disso, quando as pessoas sabem que a empresa para a qual trabalham está a vigiá-las, os seus níveis de stresse aumentam e o risco de esgotamento é maior.

Questões legais 

De acordo com a Sociedade para a Gestão de Recursos Humanos (SHRM), que procura criar melhores locais de trabalho, deve obter aconselhamento jurídico antes de implementar qualquer programa de monitorização no local de trabalho. 

Nos EUA, por exemplo, terá de cumprir as leis federais e estaduais, e cada caso é diferente.

Também tem de cumprir a Lei de Privacidade das Comunicações Eletrónicas (ECPA) para monitorizar chamadas telefónicas.

Na UE, existe o direito à privacidade no trabalho. Os empregadores têm de pedir o consentimento do colaborador para recolher dados pessoais e devem indicar como e por que motivo os recolhem.

Também precisa de cumprir leis de privacidade específicas. O RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) estabelece requisitos rigorosos para o armazenamento e a transferência de informações sensíveis.

Eis alguns aspetos a considerar:

• Que métodos estou autorizado a utilizar para monitorizar a atividade?
• Quando é aceitável monitorizar e em que local?
• Tenho de obter o consentimento dos colaboradores ou basta notificá-los?

Como abordar a monitorização dos colaboradores com os membros da equipa enquanto líder

É essencial reservar algum tempo para refletir sobre as verdadeiras razões que o estão a levar a adotar esta mentalidade, utilizando as perguntas seguintes.

• Que desculpas estou a dar para justificar a microgestão deste colaborador? Por exemplo, penso que sou a única pessoa capaz de entregar esta tarefa?

• Porque não consigo ver o panorama geral? Enquanto líder, é fundamental deixar os detalhes a cargo da equipa e concentrar-se no panorama geral. 

• Como posso ajudar este colaborador a progredir? Quando foi a última vez que este colaborador lhe comunicou o seu progresso? Existem acontecimentos anteriores que possam levá-lo a questionar as suas capacidades ou a não confiar nele?

• Como posso utilizar positivamente um software de monitorização da atividade? Acha que a presença é mais importante do que o desempenho? Como se sentiria enquanto funcionário se a sua empresa decidisse monitorizar as suas ações? Que métodos consideraria utilizar e quais não utilizaria?

As plataformas eficazes de gestão de processos de RH garantem que as preocupações dos funcionários relativamente às práticas de monitorização são tratadas de forma justa e transparente.

A mentalidade empresarial perfeita para acompanhar a monitorização dos funcionários

Se pretende obter resultados excecionais ao utilizar a monitorização dos funcionários, invista os seus recursos na construção de uma cultura empresarial de elevada confiança, na qual os funcionários se sintam:

• Respeitados enquanto profissionais
• Com líderes, e não chefes
• Num ambiente em que a cultura empresarial é fundamentalmente justa
• Num ambiente onde existem políticas de monitorização cuidadosamente elaboradas.

Como criar um ambiente de elevada confiança

Há mais de 30 anos, a Great Place to Work tem estudado a relação entre uma cultura de elevada confiança e o sucesso geral de uma empresa. 

Em 2016, publicou o documento «O argumento empresarial a favor de uma cultura de elevada confiança», que incluía uma conclusão crucial:

As empresas com culturas baseadas na confiança têm um melhor desempenho nos mercados bolsistas, apresentam uma rotatividade muito mais baixa e são mais criativas, com funcionários mais empenhados e produtivos. Também apresentam níveis mais elevados de satisfação dos clientes.

Além disso, de acordo com a GPW, nenhuma empresa sem uma cultura de elevada confiança alguma vez integrou a lista «As 100 Melhores Empresas para Trabalhar» da Fortune.

Em 2020, um estudo da London School of Economics (LSE) concluiu que «os líderes e gestores terão cada vez mais de aprender que a confiança é fundamental para o desempenho, o compromisso, o envolvimento e a retenção de funcionários produtivos».

A Doist, uma empresa de software de produtividade que está a redefinir o futuro do trabalho, tem uma abordagem interessante para enfrentar este desafio.

Começa por contratar as pessoas certas, procurando características fáceis de identificar que indiquem que alguém é provavelmente digno de confiança.

Não encontrará anúncios de emprego com requisitos irrealistas, como a capacidade de realizar várias tarefas em simultâneo e disponibilidade para trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana. 

O processo de seleção é tão transparente quanto possível, com comentários frequentes tanto do candidato como da empresa.

Depois de decidirem contratar o candidato, começam a construir a confiança desde o primeiro dia através de um processo de integração dedicado que inclui o seguinte:

• Convidar alguém da equipa para se tornar mentor da pessoa recém-contratada. Também garantem que essa pessoa reserva algum tempo na sua agenda para estar disponível durante o primeiro mês e responder a quaisquer perguntas que possam surgir.

• Comunicar frequentemente e ser sempre honestos ao dar feedback.

• Dar aos novos funcionários oportunidades reais de contribuírem para a empresa desde o primeiro dia.

• Definir expectativas claras relativamente aos resultados do seu trabalho e a quaisquer indicadores de desempenho utilizados para avaliar o seu trabalho.

• Criar momentos de conversa informal para que os novos funcionários possam conviver com os colegas e conhecerem-se melhor.

Após algumas semanas, continuam a reforçar a confiança que depositam neles, dando aos novos membros da equipa autonomia para realizarem o seu trabalho.

Uma das lições aprendidas é que os líderes precisam de dominar a forma de delegar tarefas a outros para criar confiança; devem trocar o impulso de microgerir por competências de liderança. 

Não é uma tarefa fácil, mas compensa com um resultado surpreendente:

Os funcionários responderão automaticamente a esta mentalidade com maior produtividade, sentindo-se responsáveis e motivados.

Considerações finais

Deve utilizar a monitorização dos funcionários num ambiente de elevada confiança para aumentar o impacto positivo no desempenho, na eficiência e no envolvimento dos funcionários.

Lembre-se: o ponto central é construir uma cultura empresarial de elevada confiança.

Contrate as pessoas certas, crie um processo de integração cuidadosamente elaborado e dê aos funcionários a autonomia de que necessitam para realizar o trabalho.

É fundamental que a liderança se preocupe em eliminar aquilo que dificulta o fluxo de trabalho, ao mesmo tempo que torna os funcionários mais envolvidos e motivados. A monitorização dos funcionários pode ser uma excelente ferramenta para os ajudar a alcançar este objetivo.

Depois de estabelecerem uma cultura de elevada confiança, em conjunto com as ferramentas certas, o sucesso organizacional surgirá naturalmente.

Para ajudar, consulte a nossa seleção do melhor software de monitorização de colaboradores atualmente disponível no mercado.

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