Uma avaliação de desempenho trimestral é uma alternativa mais frequente e simplificada às avaliações anuais tradicionais, que proporciona feedback mais rápido, objetivos mais claros e um maior envolvimento dos colaboradores. Neste artigo, mostrar-lhe-ei as vantagens das avaliações trimestrais, como realizá-las eficazmente e como pode fazer a transição da sua organização para um ciclo de avaliações trimestrais.
Vantagens das avaliações de desempenho trimestrais
Adotámos um ciclo de desempenho trimestral porque oferece muitas vantagens em comparação com o ciclo de avaliações semestrais:
- Poupa tempo: Ao redigir a avaliação de desempenho, as pessoas só precisam de avaliar três meses de desempenho em cada ciclo, sendo também mais fácil compilar uma avaliação de desempenho de final de ano com base nas avaliações anteriores.
- Feedback atempado: As pessoas recebem feedback sobre o seu desempenho com maior frequência, o que é benéfico para o desenvolvimento e o envolvimento dos colaboradores e ajuda a identificar precocemente quaisquer lacunas de desempenho ou problemas.
- Alinhamento dos objetivos: As avaliações regulares ajudam a manter os colaboradores alinhados com os objetivos da organização, garantindo que todos trabalham em direção às mesmas metas.
- Reconhecimento e motivação: Reconhecer as conquistas todos os trimestres pode aumentar o moral e a motivação dos colaboradores e incentivar a melhoria contínua do desempenho.
- Comunicação melhorada: As avaliações regulares ajudam a promover uma comunicação aberta entre gestores e colaboradores, conduzindo a uma melhor compreensão das expectativas e a uma maior satisfação profissional
- Agilidade na gestão do desempenho: A organização pode adaptar-se rapidamente às mudanças no mercado ou no ambiente empresarial, ajustando os objetivos e as estratégias com maior frequência.
- Decisões baseadas em dados: As avaliações trimestrais geram mais dados sobre o desempenho, ajudando a tomar decisões informadas relativamente a promoções, remunerações e planeamento da sucessão.
- Cultura de feedback contínuo: Como resultado das vantagens acima mencionadas, a adoção de um ciclo de avaliações trimestrais pode ajudar a criar uma cultura de feedback contínuo.
Objetivos das avaliações de desempenho trimestrais
As avaliações de desempenho trimestrais partilham objetivos semelhantes aos das avaliações anuais, mas existem algumas diferenças.
Um dos principais objetivos das avaliações de desempenho trimestrais é alinhar os objetivos individuais de curto prazo com os objetivos gerais da empresa (uma importante técnica de gestão do desempenho).
Os objetivos podem ser aperfeiçoados ou adaptados com base na alteração das prioridades, e avaliar os progressos a cada trimestre pode tornar os objetivos mais alcançáveis. Também é mais fácil acompanhar os progressos.
Outro objetivo específico das avaliações trimestrais é limitar o âmbito da avaliação aos 3 meses anteriores.
Isto significa que as avaliações são mais táticas e que as perguntas da avaliação se centram nas conquistas recentes e nas áreas a melhorar. Proporcionam uma base para acompanhamentos mais frequentes e constituem uma abordagem mais proativa à gestão do desempenho.
O que incluir nas avaliações de desempenho trimestrais
Parece-lhe bem até agora? Eis o que deve abordar nas avaliações trimestrais.
Métricas de desempenho
Utilizamos uma combinação de diferentes tipos de avaliação de desempenho, incluindo métricas quantitativas (por exemplo, objetivos de vendas/serviço ao cliente ou resultados de projetos) e fatores qualitativos (por exemplo, trabalho em equipa e capacidade de resolução de problemas), para ajudar a avaliar o desempenho.
Alguns métodos para medir o desempenho qualitativo:
- Escalas de avaliação ancoradas em comportamentos (BARS): Utilize uma escala de avaliação de desempenho ancorada em comportamentos específicos para avaliar de forma consistente as características qualitativas.
- Feedback de 360 graus: Recolha feedback de várias fontes para obter uma visão abrangente do desempenho do colaborador.
- Listas de verificação baseadas em competências: Analise uma lista de verificação das principais competências, com comportamentos observáveis, durante as avaliações.
- Resultados de projetos e estudos de caso: Analise os resultados de projetos ou estudos de caso para avaliar os contributos em áreas como a criatividade e a iniciativa.
Alinhamento dos objetivos
Reveja e ajuste os objetivos para os alinhar com as aspirações de carreira do colaborador e as prioridades estratégicas da empresa.
Comentários e orientação para o futuro
Forneça comentários construtivos sobre o desempenho passado e ofereça orientação para o futuro, centrada em sugestões concretas para melhorar no futuro.
Promover um diálogo aberto
Formamos os nossos gestores para serem capazes de colocar perguntas pertinentes que incentivem os membros da equipa a partilhar as suas experiências, preocupações e aspirações. Alguns exemplos incluem «Que apoio o ajudaria a alcançar os seus objetivos?» e «Que competências gostaria de desenvolver?».
Identificar oportunidades de desenvolvimento profissional
Estas avaliações são uma oportunidade para identificar ações de formação, certificações, projetos mais exigentes ou oportunidades de mentoria que estejam alinhados tanto com os objetivos de carreira do colaborador como com as necessidades da empresa.
Have an account? Log In
Medidas concretas
Conclua a avaliação definindo medidas específicas e concretas que o colaborador e o gestor irão tomar para garantir o progresso no trimestre seguinte. As medidas podem incluir novas tarefas, ajustes aos projetos atuais ou atividades de desenvolvimento.
Como realizar uma avaliação trimestral de desempenho
Uma avaliação trimestral de desempenho segue uma estrutura semelhante à de uma avaliação anual, e Liz Lockhart apresenta uma análise aprofundada fantástica no seu artigo sobre como realizar avaliações de desempenho.
Passo um: reflita sobre o desempenho da sua equipa e do colaborador
Uma vez que irá avaliar o desempenho dos 3 meses anteriores, este passo deverá demorar menos tempo do que numa avaliação anual.
Para além dos aspetos mais e menos positivos do desempenho, na perspetiva do gestor e do colaborador, também pode recolher comentários de 360 graus junto de outros membros da equipa, bem como de outros líderes e partes interessadas familiarizados com o trabalho do colaborador.
Pedir contributos adicionais a outras pessoas pode reduzir a parcialidade e ajudar a criar uma avaliação de desempenho mais abrangente para os membros da equipa.
Identifique também quaisquer desafios enfrentados pelos colaboradores que lhe reportam diretamente e determine o que estava sob o seu controlo. Em seguida, crie algumas ideias orientadas para a ação para responder a esses desafios e criar áreas de melhoria.
Procure áreas de crescimento do colaborador durante o trimestre anterior e registe melhorias nas áreas problemáticas identificadas na última avaliação de desempenho.
Passo dois: elabore os seus comentários com base nas expectativas da função
Criar um esquema detalhado dos pontos que gostaria de abordar irá ajudá-lo durante o processo de avaliação de desempenho.
No esquema, deverá destacar medidas específicas de desempenho relativas ao trimestre anterior (estas medidas devem basear-se nas expectativas da função).
Em seguida, pode fornecer comentários orientados para a ação que o colaborador possa utilizar para melhorar o seu desempenho no trimestre seguinte.
Se tiver solicitado contributos sobre o desempenho a colegas ou a outros líderes, inclua essa informação para demonstrar de que forma o desempenho dos seus colaboradores afeta outras pessoas na organização.
Passo três: prepare-se para realizar a avaliação de desempenho
Neste passo, irá criar o seu esquema detalhado pela ordem em que pretende que a conversa decorra, utilizando o modelo de avaliação de desempenho da sua organização (se não tiver um, pode utilizar o modelo disponível para transferência abaixo).
Uma excelente forma de iniciar a conversa é com comentários positivos, destacando os bons contributos que a pessoa deu à equipa no último trimestre. Pode falar sobre os marcos que alcançou em direção aos seus objetivos.
Pode depois passar aos comentários construtivos e às oportunidades de crescimento, juntamente com ideias sobre a forma como planeia apoiar o colaborador. É aqui que irá abordar essas medidas de comentários orientadas para a ação.
Passo quatro: realize a avaliação de desempenho
Utilizando o seu esquema detalhado, analise as medidas de desempenho e forneça comentários orientados para a ação.
Permita que o colaborador que lhe reporta diretamente fale sobre o seu desempenho no último trimestre e escute ativamente o que tem para dizer, mesmo que discorde da sua perspetiva. Se tiver preenchido uma autoavaliação, este é o momento de a analisarem em conjunto.
Pergunte ao seu colaborador quais considera serem as suas áreas de melhoria e discuta qualquer desalinhamento. Esta parte da conversa é fundamental para criar confiança e permitir que os seus colaboradores partilhem as suas perspetivas.
Em seguida, dê aos seus colaboradores tempo para falarem sobre o seu desenvolvimento profissional, incluindo aquilo em que gostariam de trabalhar no próximo trimestre.
Por fim, pergunte ao seu colaborador como pode apoiá-lo e peça-lhe qualquer feedback que possa ter relativamente ao seu desempenho enquanto responsável pela sua gestão.
Passei por essa parte bastante rapidamente; sugiro que leia o excelente artigo de Mariya Hristova sobre boas práticas nas avaliações de desempenho para uma análise mais aprofundada.
Modelo de avaliação de desempenho
Obtenha o nosso modelo de avaliação de desempenho!
Como fazer a transição da sua organização para avaliações de desempenho trimestrais
A transição de avaliações de desempenho anuais para avaliações de desempenho trimestrais representa uma mudança significativa para qualquer organização e tem impacto nos colaboradores de todos os níveis.
Apresentamos abaixo os passos que a minha organização seguiu para passar de um ciclo anual para um ciclo trimestral de avaliações de desempenho.
Uma nota sobre o nosso processo e calendário: utilizámos as mesmas ferramentas de gestão do desempenho que já tínhamos implementadas, eliminando a necessidade de implementação tecnológica.
Também mantivemos o modelo de avaliação de desempenho praticamente igual. Se tivéssemos feito alterações, isso teria tido um impacto significativo no nosso calendário.
Obter o apoio da liderança
Como acontece com qualquer iniciativa, terá de obter o apoio da liderança antes de iniciar a transição para avaliações de desempenho trimestrais.
Elaborámos um caso de negócio para apresentar à liderança sénior, demonstrando que as avaliações trimestrais otimizariam o processo de gestão do desempenho dos colaboradores de todos os níveis da organização, salientando os benefícios anteriormente mencionados.
Na nossa apresentação rápida, também salientámos que a transição pouparia tempo aos responsáveis e seria menos complicada para todos os colaboradores.
Depois de assegurarmos o apoio da liderança, identificámos alguns apoiantes iniciais em toda a empresa para nos ajudarem a obter um apoio mais amplo por parte da organização.
Comunicação e gestão da mudança
Começámos por definir uma data específica para concluir as primeiras avaliações trimestrais e, a partir daí, trabalhámos para trás para estabelecer o nosso calendário, desenvolvendo um plano sólido de gestão da mudança e comunicação.
Com uma data de entrada em funcionamento definida para o final do primeiro trimestre do ano seguinte, começámos a trabalhar no segundo trimestre para desenvolver o nosso calendário e garantir que teríamos tempo suficiente para implementar devidamente esta mudança.
Trabalhámos nas comunicações para explicar claramente os motivos da mudança tanto aos colaboradores como aos responsáveis. Utilizámos várias plataformas para transmitir estas comunicações, incluindo o e-mail e a nossa intranet, para que chegassem a todos os colaboradores.
Nas comunicações, salientámos os benefícios de um feedback mais frequente e o seu alinhamento com os objetivos da empresa.
Nas comunicações dirigidas aos responsáveis, salientámos especificamente que a mudança para avaliações trimestrais não aumentaria a sua carga de trabalho e tornaria o processo mais eficiente. Demonstrámos também como os ajudaria a acompanhar a evolução dos seus colaboradores relativamente aos objetivos.
Sessões de formação
Para além das comunicações dirigidas a toda a empresa, desenvolvemos programas de formação para todos os colaboradores e realizámo-los em sessões de 20 minutos no Zoom.
Estas sessões de formação reiteraram as comunicações anteriores, fornecendo simultaneamente aos colaboradores e aos responsáveis as ferramentas e as informações necessárias para concluírem com êxito o seu primeiro ciclo de avaliações trimestrais.
Também proporcionámos formação adicional aos responsáveis, dotando-os de competências de orientação para apoiarem os colaboradores no seu desenvolvimento profissional.
Como parte da formação, lembrámos aos responsáveis que deveriam fornecer feedback específico, acionável e orientado para a melhoria.
Rever e iterar
Após a primeira ronda de um ciclo trimestral de avaliação de desempenho, é uma excelente altura para obter feedback sobre a forma como decorreu. Pode enviar um breve inquérito de opinião a todos os colaboradores e gestores para conhecer a sua perspetiva sobre o que correu bem e sobre as oportunidades de melhoria.
A minha organização enviará inquéritos de opinião separados, um aos gestores e outro a todos os colaboradores, solicitando feedback sobre a forma como decorreu a avaliação de desempenho trimestral. Queremos ouvir a organização para garantir que o processo está a decorrer sem problemas e determinar se é necessário efetuar alguma alteração.
Adaptaremos o inquérito de opinião para perguntar se os colaboradores e os gestores se sentiram preparados e se consideraram que o processo decorreu sem problemas para si.
Procuraremos também obter feedback mais tarde, durante o ano, para determinar se os ciclos de avaliação trimestrais parecem menos trabalhosos do que um ciclo anual.
Boas práticas para a avaliação de desempenho trimestral
Tecnologia e modelo
Se ainda não o faz, o meu conselho é que tire partido de software de gestão de desempenho para simplificar o processo de avaliação trimestral. É provável que o software que já utiliza consiga suportar um ciclo de avaliação trimestral.
Determinámos no início do nosso cronograma que o nosso software atual de gestão de desempenho poderia ser adaptado a um ciclo de avaliação trimestral. Isso poderia ser ainda mais fácil se estiver a utilizar uma ferramenta que disponibilize funcionalidades de IA para avaliações de desempenho.
Quer esteja ou não a implementar software novo, esta é uma excelente altura para rever o seu modelo de avaliação de desempenho.
Poderá ser necessário ajustar o seu modelo atual para o adaptar a um ciclo de avaliação trimestral.
Determine se os seus modelos atuais de autoavaliação e de avaliação pelos gestores respondem às suas novas necessidades.
Definição e alinhamento de objetivos
Deverá alinhar os objetivos individuais e das equipas com os objetivos gerais da empresa.
Incentive os gestores e os colaboradores a definir objetivos para a avaliação de desempenho para cada trimestre, utilizando o modelo SMART (específico, mensurável, alcançável, relevante e definido no tempo).
Transformar os objetivos abrangentes da empresa em objetivos SMART trimestrais é uma excelente forma de garantir o alinhamento.
É importante que os colaboradores compreendam de que forma os seus objetivos individuais estão alinhados com os objetivos da empresa, e os gestores desempenham um papel fundamental para os ajudar a compreender esse alinhamento.
Um ciclo trimestral de avaliação de desempenho permite rever e ajustar regularmente os objetivos de curto prazo, de modo a refletir as mudanças nas prioridades da empresa.
Promover uma cultura de feedback contínuo
As avaliações de desempenho regulares devem ajudar a promover uma cultura de feedback mais contínuo.
Pode incentivar uma cultura empresarial de feedback contínuo fora das avaliações formais, disponibilizando canais para feedback em tempo real, como reuniões regulares de acompanhamento e plataformas de comunicação aberta.
As reuniões individuais regulares são excelentes oportunidades para dar e receber feedback e também facilitam o acompanhamento do desempenho.
Outros métodos valiosos para recolher feedback dos colaboradores incluem inquéritos, reuniões com gestores de nível superior e entrevistas de saída.
Outra excelente forma de criar uma cultura de feedback contínuo é reconhecer e recompensar regularmente os comportamentos desejados e o desempenho positivo; não tem de esperar pela avaliação de desempenho.
Perguntas a fazer durante as avaliações trimestrais
Dando continuidade ao que referi acima sobre a promoção de um diálogo aberto, seguem-se algumas perguntas úteis para fazer durante uma avaliação trimestral.
Alinhamento e progresso dos objetivos
- "Como se sente relativamente ao seu progresso em relação aos seus objetivos neste trimestre?"
- "Que obstáculos enfrentou enquanto trabalhava para alcançar os seus objetivos e como os ultrapassou?"
Pontos fortes e conquistas
- "De que realizações se orgulha mais neste trimestre?"
- "Quais dos seus pontos fortes contribuíram mais para o seu sucesso recentemente?"
Áreas a melhorar
- "Que competências ou áreas gostaria de desenvolver mais?"
- "Em que área considera que poderia ter tido um desempenho melhor e de que apoio precisa?"
Feedback e orientação futura
- "Que feedback daria a si próprio com base no seu desempenho neste trimestre?"
- "Enquanto gestor, o que posso fazer para o apoiar melhor no próximo trimestre?"
Desenvolvimento profissional
- "Há alguma oportunidade de formação ou desenvolvimento que gostaria de aproveitar?"
- "Que competências ou experiências o ajudariam a alcançar os seus objetivos de carreira a longo prazo?"
Ambiente de trabalho e bem-estar
- "Como se sente em relação à sua carga de trabalho atual e ao equilíbrio entre a vida profissional e pessoal?"
- "Tem alguma sugestão para melhorar o fluxo de trabalho ou os processos da nossa equipa?"
Objetivos e expectativas futuras
- "Que objetivos gostaria de definir para o próximo trimestre e porquê?"
- "Como vê a evolução da sua função ao longo do próximo ano e que medidas podemos tomar para o ajudar a alcançar esse objetivo?"
Colaboração e relações na equipa
- "Como descreveria a sua colaboração com a equipa neste trimestre?"
- "Há alguém com quem gostaria de trabalhar mais de perto ou alguma dinâmica de equipa que gostaria de melhorar?"
Encontre mais inspiração na nossa lista de perguntas para avaliações de desempenho e frases para avaliações de desempenho.
As avaliações trimestrais promovem uma gestão do desempenho mais dinâmica
As avaliações trimestrais de desempenho estão a tornar-se uma tendência na gestão do desempenho, representando uma mudança progressiva para uma abordagem mais dinâmica e proativa à gestão do desempenho.
As organizações podem promover uma cultura de feedback e melhoria contínuos, aumentar a satisfação dos colaboradores e contribuir para o sucesso global da empresa.
Uma comunicação eficaz, a gestão da mudança e as sessões de formação são componentes vitais de uma transição bem-sucedida, garantindo que tanto os colaboradores como os gestores compreendem as razões da mudança e dispõem das ferramentas necessárias para uma transição tranquila.
Subscreva a newsletter da People Managing People
Para obter mais orientação sobre a gestão do desempenho, subscreva a nossa newsletter semanal para líderes de RH e empresariais. Receberá todos os nossos conteúdos mais recentes para o ajudar a progredir na sua carreira e a causar um maior impacto na sua organização.
