“A sua capacidade de agir como parceiro estratégico da empresa é a principal indicação do sucesso da sua equipa de RH.” - Alex Link, Diretor Principal de L&D, CVS Health
O papel dos recursos humanos evoluiu e expandiu-se, de tal forma que os RH são um parceiro estratégico da empresa, com a expectativa de contribuírem de forma demonstrável para o sucesso empresarial.
Embora não existam duas organizações iguais, falámos com especialistas para criar uma lista de boas práticas de RH para departamentos de RH que pretendem verdadeiramente apoiar a empresa.
Muitos artigos sobre este tema limitam-se a afirmar o óbvio sobre “contratar as pessoas certas”, “desenvolver um processo de integração simples” ou “criar uma excelente cultura”.
Embora sejam importantes, vou partir do princípio de que já conhece os conceitos básicos e aprofundar um pouco mais.
11 boas práticas de RH
A implementação de uma gestão estratégica do talento permite às equipas de RH desenvolver práticas que apoiam o crescimento dos colaboradores e o sucesso organizacional. Eis 11 boas práticas de RH que recomendo seguir:
1. Compreender a empresa
“Um excelente líder de RH demonstra curiosidade relativamente à empresa e à estratégia, e não apenas às pessoas.” - Doug Dennerline, CEO, Betterworks
É difícil apoiar eficazmente algo que não se conhece. É por isso que a principal boa prática para os profissionais de RH consiste em procurar compreender a empresa e o seu funcionamento.
Isso significa compreender o modelo de negócio e a estratégia da empresa, o mercado em geral, quais são os objetivos organizacionais e o trabalho dos seus colegas.
Algumas formas de os profissionais de RH conhecerem melhor a empresa incluem:
- Inclua este objetivo no seu plano de desenvolvimento individual (IDP). Desenvolva um IDP que inclua mecanismos para conhecer melhor a empresa (por exemplo, cursos ou novos projetos/atribuições de desenvolvimento que proporcionem exposição a novas áreas do negócio).
- Ouça as chamadas de resultados. Se a sua organização estiver cotada em bolsa, as chamadas de resultados fornecem uma grande quantidade de informação, não só à comunidade de investidores, mas também a qualquer pessoa que procure obter uma compreensão profunda da empresa, da sua estratégia e do seu desempenho financeiro.
- Estabeleça relações formais. Dê prioridade aos líderes com quem tem contacto em toda a empresa e tire partido do tempo que passa com eles. Quando for adequado ao seu cargo e à relação existente, agende reuniões individuais regulares e demonstre interesse em conhecê-los, bem como às suas equipas e ao seu trabalho. Esta é a sua oportunidade para construir uma relação de confiança, agir como consultor estratégico e ajudar a concretizar a estratégia da empresa.
- Recorra à sua rede interna. A aprendizagem informal através da sua rede é uma das melhores (e psicologicamente mais seguras) formas de aprender. Convide colegas da sua rede interna para tomar um café ou almoçar consigo e prepare algumas perguntas para conhecer melhor o trabalho que realizam na sua área.
- Inquéritos/entrevistas/grupos de discussão/sessões de escuta com os seus colaboradores e líderes. Ferramentas como os inquéritos aos colaboradores ou uma série de sessões de escuta podem ser valiosas para conhecer melhor a empresa e os seus colegas.
- Participe em reuniões de estratégia. Participar (e, eventualmente, contribuir) em sessões de estratégia empresarial é uma excelente forma de observar o planeamento estratégico em ação, conhecer melhor as sessões de estratégia da sua empresa e conquistar, ao longo do tempo, um lugar ativo à mesa para contribuir.
2. Basear-se em dados
“A complexidade do atual ambiente operacional exige novos tipos de dados para fundamentar as discussões estratégicas. Estes novos dados vão muito além da análise típica da força de trabalho e abrangem inclusive informações sobre riscos e oportunidades relacionados com o talento, obtidas a partir de grandes volumes de dados não estruturados.” - Cydney Roach, Presidente Global da Experiência dos Colaboradores, Edelman
A transição para uma função de RH orientada por dados representa uma evolução significativa na forma como as organizações gerem e otimizam a sua força de trabalho.
Esta abordagem não só melhora a tomada de decisões, como também ajuda a alinhar as estratégias de RH com os resultados empresariais.
Então, como podem as equipas de RH basear-se mais em dados?
- Estabeleça métricas de RH com instruções claras sobre a forma como são calculadas e medidas
- Evite tentar fazer tudo de uma vez, criando KPIs de RH que demonstrem o valor para a empresa
- Utilize ferramentas como o seu HRIS para recolher dados dos colaboradores para o planeamento da força de trabalho
- Utilize software de análise de RH para analisar os dados da sua força de trabalho e descobrir informações úteis para a tomada de decisões
- Faça cursos de análise de RH para adquirir competências e confiança na utilização de dados.
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3. Ouça os colaboradores
“O nível de interesse que os líderes empresariais demonstram pelos utilizadores deve ser o mesmo que os profissionais de RH demonstram pelos seus colaboradores. Compreenda as suas necessidades, os seus problemas, os desafios que enfrentam e as competências que procuram.” - Donna Scarola, Diretora de Pessoas, Propósito e Cultura, Parcl
Uma parte do papel dos profissionais de RH consiste em ajudar a conceber a experiência dos colaboradores para apoiar o recrutamento, a retenção, a gestão do desempenho e o envolvimento.
Tal como as equipas de produto ouvem os clientes e recolhem feedback, ouvir os colaboradores é fundamental para criar uma excelente experiência dos colaboradores e construir uma forte marca empregadora.
O feedback recolhido pode ser utilizado para criar e testar novos programas e iniciativas, bem como para criar uma cultura no local de trabalho bem-sucedida e envolvente.
Algumas estratégias, métodos e boas práticas eficazes para ouvir os colaboradores incluem:
- Vários canais de escuta para feedback contínuo: Ouvir eficazmente os colaboradores exige métodos diversificados, como inquéritos anuais e rápidos, reuniões individuais, grupos de discussão, reuniões gerais, entrevistas de permanência e entrevistas de saída.
- Responsabilidade partilhada pela recolha de feedback: Ouvir é uma responsabilidade coletiva e não deve pertencer exclusivamente aos profissionais de RH ou à gestão. Em vez disso, toda a empresa assume a responsabilidade, com os líderes seniores a estabelecerem o tom de “escuta”, os profissionais de RH a conduzirem o processo e a orientarem para o sucesso, os gestores a promoverem a confiança e o envolvimento, e os colaboradores a sentirem-se capacitados para contribuírem plenamente para o processo.
- Agir com base nos dados recolhidos: Se os membros da equipa não perceberem de que forma o seu feedback está a informar as ações da empresa, será menos provável que continuem a partilhá-lo.
- Incentivar os colaboradores a expressarem-se: Conseguir que os colaboradores se expressem pode ser um desafio para muitas organizações. Comunicar o “porquê” de ouvir os colaboradores é um excelente ponto de partida, uma vez que é muito mais provável que as pessoas façam algo quando compreendem de que forma isso pode beneficiá-las. Outro aspeto consiste em criar segurança psicológica, para que as pessoas se sintam confiantes de que podem expressar-se e contribuir com ideias sem serem humilhadas.
4. Trate as operações de pessoas como um produto
“As operações de pessoas são o produto (em grande parte invisível) no qual a sua equipa investe durante o recrutamento e ao qual continua subscrita até apresentar a demissão” - Jessica Zwaan, Diretora de Operações, Talentful
Referi acima a utilização da escuta dos colaboradores da mesma forma que as equipas de produto o fazem. Este conceito pode ser levado mais longe, tratando as operações de pessoas como um produto.
Isto significa tratar a experiência dos colaboradores como um produto no qual as pessoas investem quando entram na empresa.
É responsabilidade das equipas de RH/operações de pessoas tornar este produto tão bom quanto possível. Ouvir os colaboradores é uma parte fundamental deste processo, mas eis alguns métodos e boas práticas adicionais que podem ajudar a alcançá-lo:
- Maximizar o impacto na missão: Se a missão da sua empresa é “Fornecer Energia Sustentável a Todas as Pessoas a Nível Global”, então cabe à equipa de operações de pessoas fazer tudo o que estiver ao seu alcance para permitir que as pessoas concretizem essa missão.
- Conseguir tudo através de outras pessoas: As excelentes operações de pessoas — desde as conversas sobre desempenho e crescimento, passando por reuniões individuais sólidas, até uma equipa de colegas de classe mundial proporcionada por um processo de recrutamento eficaz — são, na verdade, realizadas pelas pessoas que operam essa máquina. As ferramentas raramente devem ser utilizadas diretamente pelas pessoas responsáveis pelas operações de pessoas.
- Ciclos de feedback: Se pensar na sua equipa como clientes da sua experiência dos colaboradores, um dos princípios mais importantes da gestão de produto é desenvolver ciclos de feedback claros e abertos.
- Pensamento de design: Para gerir eficazmente a sua função de operações de pessoas como uma função de produto, é necessário incorporar práticas de pensamento de design e de RH ágil. Isto pode exigir alguma formação ou simplesmente assistir às retrospetivas, reuniões diárias e sessões de planeamento das equipas de produto, design e engenharia.
- Ferramentas: Para gerir uma equipa de pessoas orientada pelo pensamento de produto, precisará de algumas ferramentas para planeamento, feedback, acompanhamento e testes. Algumas são mais dispendiosas, mas bastante eficazes (Peakon) e outras são económicas, mas práticas para empresas em crescimento (Google Forms).
5. Crie tempo para a estratégia eliminando tarefas transacionais
“Um dos principais obstáculos para se tornar um parceiro estratégico de RH é o tempo. Há apenas algumas horas num dia e é necessário ser muito intencional na forma como as utiliza.” - Alex Link
A vida de um profissional de RH é muito ocupada. É fácil ficar atolado em tarefas transacionais e não ter tempo para uma reflexão estratégica mais importante.
Há duas formas de combater esta situação:
- Modelo de governação de RH: O que pode ser alterado no seu modelo operacional de RH para libertar tempo e ser mais estratégico?
- Autogovernação: Como pode dar prioridade ao seu trabalho de forma diferente para libertar tempo e se concentrar em questões mais estratégicas?
Por exemplo, por vezes a folha de pagamentos é gerida pelo RH juntamente com as suas restantes tarefas mensais — mas será que esta tarefa poderia ser externalizada para outro departamento ou serviço externo?
6. Não negligencie o seu desenvolvimento pessoal
“Os líderes de RH devem passar por diferentes áreas da empresa e os líderes da empresa devem passar pelo RH. Em última análise, queremos líderes completos, com uma compreensão profunda e abrangente do negócio, da cultura e da melhor forma de desenvolver as nossas pessoas.” - Michael Knierim, KWM Consulting
Trabalhamos arduamente para criar estratégias de aprendizagem e desenvolvimento que ajudem outras pessoas, mas é importante lembrar que não devemos negligenciar a nossa própria aprendizagem e desenvolvimento.
Livros sobre RH, podcasts, cursos e conferências são úteis, mas é através da aprendizagem experiencial que se passa da teoria à prática.
O modelo de aprendizagem 70-20-10 defende que devemos dedicar 70% do nosso tempo de desenvolvimento à aprendizagem experiencial.
Isto significa assumir novos projetos e desafios que proporcionem exposição a novas áreas do negócio e ajudem a desenvolver as suas competências.
Também é importante encontrar um mentor e/ou orientador competente que o ajude a encontrar oportunidades e o oriente na direção certa.
7. Mude a perceção que a empresa tem do RH
“A maioria dos líderes não vê como utilizar o RH como um pilar estratégico da empresa. Sim, podemos disponibilizar snacks no escritório, sim, podemos ajudar a organizar eventos divertidos, mas sermos “embaixadores da cultura” é apenas uma parte do que fazemos, não é o quadro completo.” - Alana Fallis, Diretora de Operações de Pessoas, Quantum Metric
Infelizmente, ainda existe a ideia errada de que o RH serve apenas para “contratar e despedir” pessoas e não representa uma mais-valia estratégica para o sucesso da organização a longo prazo.
Se quiser atuar como parceiro estratégico e trabalhar em projetos interessantes, poderá ter de mudar a perceção que a empresa tem sobre o que é o RH.
Seguir as melhores práticas acima ajudará, mas é importante comunicar com as partes interessadas e explicar-lhes o que está a tentar fazer, pedir-lhes que ajudem a definir aquilo de que precisam da sua parte e garantir que está a alinhar novamente a sua abordagem de RH com os seus desejos e necessidades.
Também não se trata de ser popular, mas sim de agir como consultor para identificar como pode ajudar a empresa e, depois, cumprir esses indicadores-chave de desempenho!
8. Ser independente de tecnologia
Existe muito entusiasmo em torno do novo software de RH e de ferramentas que conseguem fazer tudo. Mas não se deixe levar por todas as funcionalidades sofisticadas.
O nosso conselho é que esteja aberto a novas tecnologias, mas encare as afirmações de marketing com alguma cautela e seja criterioso relativamente ao que realmente precisa. Apresente a sua pesquisa quando elaborar a sua justificação empresarial para o software de RH e explique o impacto que acredita que terá.
Para obter mais orientações, leia o nosso guia sobre a transformação digital dos RH.
9. Documentar tudo
É aconselhável estabelecer boas práticas de documentação. Isto é particularmente útil em organizações remotas e híbridas!
Isso inclui documentar todos os processos de uma forma facilmente acessível e pesquisável. Cada especialista no assunto pode documentar os seus processos ao longo do tempo e partilhá-los com os membros da equipa.
A normalização de processos de RH, como a gestão de férias, a conformidade dos RH, as adaptações, o recrutamento e a integração, ajuda a reduzir os riscos e facilita a atualização e auditoria dos mesmos à medida que o tempo passa.
Além dos processos e das políticas, documente a tomada de decisões e tudo o que diga respeito a uma investigação no local de trabalho ou a um litígio.
10. Estar presente e comunicar frequentemente
“A comunicação intencional do ponto de vista dos RH é responsável por manter uma cultura de trabalho positiva, atrair e reter talento, resolver problemas, cumprir requisitos legais e apoiar o crescimento e o bem-estar dos colaboradores. Diria mesmo que é a base de uma função de RH que garante que todos estão em sintonia.” — Raakhi Vadera, Parceira sénior de pessoas no Reino Unido/EUA, YOOBIC
É um facto triste desta profissão que grande parte do trabalho realizado pelos profissionais de RH passe despercebido e não seja valorizado pela maioria dos seus colegas.
Afinal, muito do que fazem é confidencial, e a imparcialidade é crucial ao lidar com questões de relações com os colaboradores.
Mas o facto de grande parte do trabalho exigir discrição não significa que as equipas de RH devam esconder-se nos seus escritórios.
Há muito a ganhar ao ser uma presença aberta, comunicativa e positiva na organização. Isso ajudá-lo-á a conhecer melhor a empresa e a criar confiança com os seus colegas.
É claro que existe aqui uma linha ténue entre ser cordial e ser amigo. É difícil despedir alguém de quem se é próximo, e não vai querer que pensem que favorece determinadas pessoas.
Parte de uma boa comunicação consiste em tornar a informação facilmente acessível a quem dela precisa, seja numa intranet ou num sistema semelhante. Isto ajudará a reduzir o número de perguntas colocadas à equipa.
Para aprofundar a forma de comunicar eficazmente enquanto função de RH, consulte o nosso artigo sobre comunicação dos RH.
11. Pedir ajuda
Os profissionais de RH desempenham muitas funções, por isso pedir ajuda não é uma fraqueza; é uma forma inteligente de garantir que está a tomar as melhores decisões para a sua empresa e para os seus colaboradores.
Por exemplo, ao lidar com questões jurídicas e de conformidade complexas, poderá ser melhor consultar um advogado especializado em direito do trabalho ou outro especialista jurídico.
Eis algumas orientações sobre as pessoas a quem pode recorrer para obter ajuda:
- Advogados especializados em direito do trabalho: quando estão em causa riscos jurídicos e de conformidade.
- Consultores de RH: para planeamento estratégico, reestruturação e relações com os colaboradores.
- Serviços de entidade empregadora oficial (EOR): se estiver a contratar a nível global
- Pares e redes de RH: comunidades de RH e eventos do setor para partilhar experiências e boas práticas.
Verificação da realidade: o que as melhores práticas de gestão de recursos humanos não podem garantir
As melhores práticas de RH acima mencionadas podem contribuir muito para melhorar a eficácia do departamento, mas não podem garantir o seguinte:
- 100% de satisfação e retenção dos colaboradores: Mesmo com estratégias sólidas de envolvimento, alguns colaboradores sairão por motivos pessoais, mudanças de carreira ou oportunidades externas; é saudável!
- Decisões de contratação perfeitas: O planeamento estratégico da força de trabalho e um processo de contratação estruturado reduzem os preconceitos e melhoram a seleção, mas não conseguem eliminar totalmente o risco de uma inadequação ou de problemas de desempenho imprevistos.
- Ambiente de trabalho 100% livre de conflitos: Os RH podem mediar conflitos e promover uma cultura aberta e colaborativa, mas os conflitos no local de trabalho podem ainda surgir devido a incompatibilidades de personalidade, stress ou falhas de comunicação.
- Sucesso igual para todos os colaboradores: Os programas de formação e desenvolvimento proporcionam oportunidades, mas o sucesso depende do esforço individual, da capacidade de adaptação e de fatores externos.
- Conformidade total sem supervisão ativa: As políticas de RH eficazes ajudam a manter a conformidade, mas as leis mudam e as empresas devem monitorizar continuamente os regulamentos para evitar riscos jurídicos.
- Alinhamento cultural imediato: Mesmo com esforços sólidos de integração e envolvimento, integrar novas contratações na cultura da empresa leva tempo e nem sempre é garantido.
- Prevenção absoluta de preconceitos ou discriminação: As políticas de diversidade e inclusão reduzem os preconceitos, mas os preconceitos inconscientes e os desafios sistémicos continuam a exigir esforços contínuos para serem abordados.
- Sucesso empresarial garantido: As melhores práticas de RH apoiam os objetivos empresariais, mas as condições do mercado, a concorrência e os fatores externos também influenciam o sucesso de uma empresa.
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