Enquanto líder responsável pela gestão de pessoas e pelas operações empresariais do dia a dia, precisa de conhecer os sistemas ERP e MRP.
A gestão diária da sua organização pode parecer pesada e avassaladora—mas um sistema ERP ou MRP pode ajudar.
Aqui, iremos discutir as utilizações dos sistemas ERP e MRP e analisar três diferenças fundamentais, para que se sinta mais confiante sobre qual é o melhor sistema para si e para a sua empresa.
O que é um ERP?—Compreender o Planeamento de Recursos Empresariais
ERP é um acrónimo de Planeamento de Recursos Empresariais. Envolve a gestão integrada de vários processos empresariais, frequentemente em tempo real, apoiada por tecnologia especializada.
Estes processos empresariais incluem normalmente:
- Contabilidade
- Recursos Humanos
- Produção e gestão de projetos
- Vendas
- Gestão de armazéns
- Cadeias de abastecimento
- Gestão de riscos.
O que é uma solução ERP?
Uma solução ERP é, fundamentalmente, o veículo para integrar pessoas, processos e tecnologias numa empresa moderna.
O software utiliza uma base de dados comum, em vez de um sistema autónomo separado, para organizar várias áreas de fluxo de trabalho, permitindo que todos os utilizadores—desde funcionários administrativos até ao diretor executivo — possam criar, armazenar e utilizar os mesmos dados obtidos através de processos comuns.
Enquanto gestor, conhece a importância de poder visualizar os sistemas de software e a sua organização como um todo para determinar:
- Áreas que necessitam de atenção
- Possíveis carências
- Possibilidades de automatização.
Ter todos os departamentos alinhados permite melhorar a gestão das relações com os clientes, porque todos os departamentos podem transmitir aos consumidores as mesmas informações transparentes.
Os sistemas de Planeamento de Recursos Empresariais também reduzem a duplicação que ocorre entre sistemas de software empresariais separados e ajudam a planear as necessidades futuras da empresa.
O que é um MRP?—Explorar o Planeamento das Necessidades de Materiais
MRP é um acrónimo de Planeamento das Necessidades de Materiais (MRP) e o software é utilizado para ajudar nos processos de fabrico e no planeamento da produção.
No entanto, as empresas que não pertencem ao setor da indústria transformadora podem utilizar um sistema MRP para aumentar a sua rentabilidade, usando o software para prever e planear todas as matérias-primas necessárias.
A Netsuite.com define o MRP como "um sistema padrão de planeamento do fornecimento que ajuda as empresas, principalmente os fabricantes de produtos, a compreender as necessidades de inventário, equilibrando simultaneamente a oferta e a procura."
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O que é um sistema MRP?
As empresas utilizam sistemas MRP para gerir eficazmente os níveis de inventário, programar a produção e garantir a entrega do produto certo—atempadamente e com um custo ideal.
O MRP permite às empresas de todas as dimensões ver antecipadamente as necessidades de inventário necessárias para satisfazer a procura, ajudando a sua empresa a utilizar os níveis de inventário e a realizar um planeamento preciso.
Sem estas informações antecipadas, as empresas têm menos visibilidade sobre todo o seu processo empresarial e não conseguem responder às necessidades de gestão da cadeia de fornecimento.
Isto conduz a problemas como:
- Encomendar inventário em excesso, o que aumenta os custos de armazenamento e utiliza dinheiro que poderia ser alocado para outras finalidades.
- Não satisfazer a procura devido a necessidades de materiais não satisfeitas, resultando em vendas perdidas, acordos cancelados e artigos indisponíveis.
- Interromper a operação de fabrico e atrasar a montagem dos produtos, o que resulta num aumento dos custos e numa menor produtividade.
As empresas de fabrico dependem do software MRP para prever com precisão os níveis de inventário e as necessidades de montagem. Mas o MRP também é aplicável a muitos outros setores para equilibrar as necessidades de oferta e procura—empresas como lojas de retalho e restaurantes.
Uma breve história do MRP e do ERP
Origens e crescimento do MRP
Os sistemas MRP foram criados pela primeira vez na década de 1960, quando a utilização de computadores se tornou predominante na indústria transformadora.
Havia uma necessidade crescente de as empresas encontrarem uma forma de gerir os materiais e os custos durante o fabrico, de modo a incorporá-los no seu plano de produção, e os MRP foram a resposta.
Os sistemas MRP evoluíram para software MRP II durante a década de 1980, para responder a necessidades adicionais como o planeamento mestre, o planeamento preliminar da capacidade, o planeamento das necessidades de capacidade, o planeamento de vendas e operações (S&OP) e outros conceitos. O software permitia fazer previsões precisas e resultava em poupanças de custos.
O surgimento e a expansão do ERP
O software de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) surgiu durante a década de 1990 para responder à necessidade de um sistema que fosse além das necessidades de materiais e de fabrico.
Os sistemas ERP não substituíram os sistemas MRP – expandiram o âmbito e disponibilizaram soluções de gestão empresarial a outros tipos de empresas que necessitavam de um leque mais amplo de possibilidades.
Por fim, surgiram os sistemas "ERP pós-moderno". Estes sistemas permitem às empresas escolher vários produtos autónomos para integração, de modo a satisfazer as suas necessidades específicas, sem terem de pagar por um sistema ERP maior de que poderão não necessitar.
3 diferenças fundamentais entre os sistemas ERP e MRP
1. Níveis de integração
Isto refere-se ao fluxo de informação entre o ERP/MRP e outros sistemas.
As soluções ERP são integradas e capazes de fornecer informação em tempo real com uma apresentação profissional em todos os módulos de uma base de dados partilhada. Isto significa que os colaboradores que trabalham nos vários departamentos da sua organização têm acesso à mesma informação.
O software MRP é geralmente autónomo. Pode ser integrado nos sistemas utilizados pela sua empresa através de importações e exportações, mas requer a introdução manual de informações.
Esta é provavelmente a principal diferença entre os sistemas ERP e MRP e um fator essencial para orientar a sua tomada de decisão quando se trata de determinar qual é o mais adequado para a sua organização.
2. Amplitude de utilização
Isto refere-se ao número de pessoas de toda a organização que utilizarão o software.
Uma vez que as soluções ERP são escaláveis numa vasta gama de departamentos organizacionais, os tipos de utilizadores variam significativamente.
Os colaboradores, desde o Assistente de Serviços Administrativos até ao Diretor-Geral, podem utilizar as mesmas funcionalidades do sistema para consultar dados em tempo real e apresentar as mesmas informações aos clientes.
Os sistemas MRP têm um âmbito limitado devido ao seu enfoque nos processos de fabrico e são utilizados principalmente por pessoas que trabalham em departamentos como as operações de fabrico — colaboradores no chão de fábrica e gestores — para analisar a gestão do inventário. O número de utilizadores é mais limitado devido ao enfoque no planeamento de recursos de fabrico.
O software MRP permite obter informações atualizadas sobre o controlo do inventário, um planeamento preciso da produção e torna o trabalho com distribuidores muito mais fácil.
Embora os sistemas ERP utilizem um sistema centralizado, podem ser criadas permissões baseadas em funções – permitindo apenas que os funcionários designados acedam a dados sensíveis.
3. Custos operacionais
O preço é uma preocupação para os proprietários de empresas e é importante saber que tipo de despesa terá de considerar ao adquirir um novo sistema de software.
Os sistemas ERP são mais dispendiosos do que os sistemas MRP devido ao seu amplo âmbito de possibilidades empresariais.
Se não tiver orçamento para um sistema ERP completo ou limitado, mas o controlo dos processos de fabrico for uma necessidade crítica para a sua empresa, então um sistema MRP poderá ser adequado para si.
O software ERP pós-moderno também pode ser uma opção para um orçamento mais limitado, devido à sua capacidade de “combinar” diferentes sistemas autónomos e de exigir aos utilizadores que paguem apenas pelo que necessitam.
Os sistemas ERP e MRP podem ser utilizados em simultâneo?
Sim!
A integração dos sistemas ERP e MRP permite a partilha de informações e a colaboração entre todos os outros departamentos da organização. Isto permite que os utilizadores acedam facilmente a informações organizadas de forma mais rápida — resultando em poupança de tempo, redução de custos e maior satisfação geral dos clientes.
O que é o processo MRP no ERP?
O Planeamento de Requisitos de Materiais (MRP) nos sistemas de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) é um processo vital para gerir as operações de fabrico.
Eis o que precisa de compreender:
- Componentes:
- Lista de materiais (BOM): Uma lista detalhada das matérias-primas, componentes e conjuntos necessários para produzir cada produto.
- Controlo de inventário: Acompanha os níveis atuais de inventário e identifica o que precisa de ser encomendado e quando.
- Programação da produção: Alinha os calendários de fabrico com a disponibilidade de materiais para garantir uma produção eficiente.
- Função:
- Prever a procura: Prevê a quantidade de produto necessária para satisfazer a procura dos clientes.
- Encomendar materiais: Determina que materiais são necessários e em que quantidades.
- Programar a produção: Planeia quando deve começar a produção para cumprir os calendários da procura.
- Benefícios:
- Eficiência: Reduz o desperdício ao encomendar apenas os materiais necessários.
- Poupança de custos: Minimiza os custos de armazenamento ao manter níveis de inventário ideais.
- Gestão do tempo: Melhora o planeamento e a programação da produção.
Melhores práticas para o MRP no ERP
- Compreender os fundamentos do MRP: Familiarize-se com o MRP e o seu papel na organização para alinhar melhor as estratégias de RH com as necessidades de produção.
- Formação e desenvolvimento: Garanta que a força de trabalho, especialmente os colaboradores das áreas de produção e gestão de inventário, recebe formação adequada nas tarefas e no software relacionados com o MRP.
- Foco no recrutamento: Ao contratar para funções de produção e gestão de inventário, dê prioridade a candidatos com experiência em sistemas MRP.
- Colaboração entre departamentos: Facilite a comunicação entre os departamentos de RH, produção e gestão de inventário para garantir uma abordagem coesa ao planeamento de recursos.
- Métricas de desempenho: Incorpore a compreensão e a utilização eficaz dos sistemas MRP nas métricas de avaliação de desempenho das funções relevantes.
- Gestão da mudança: Se estiver a implementar um novo sistema ERP com MRP, prepare a força de trabalho para a mudança através de comunicação eficaz e programas de formação.
- Aprendizagem contínua: Mantenha-se atualizado sobre os avanços nas tecnologias ERP e MRP para manter as práticas da organização atuais e eficientes.
ERP versus MRP—Decidir o que é melhor para si
Ao ponderar se uma solução de software ERP ou MRP é a melhor para a sua organização, reserve algum tempo para considerar estas questões:
- Que software empresarial utiliza atualmente? Está satisfeito com os resultados? Isto permite-lhe começar a determinar que novas funcionalidades poderá estar à procura.
- Tem processos empresariais na sua organização que gostaria de automatizar para poupar tempo e esforço? Leva-o a pensar em processos para além da produção
- A sua empresa beneficiaria da simplificação do fluxo de trabalho entre vários departamentos? Mais uma vez, leva-o a pensar em potenciais integrações.
- Quais são as suas áreas totalmente funcionais e que áreas precisam de atenção? Assim, poderá determinar melhor que funções um ERP ou MRP poderia suportar
- Qual é o seu orçamento atual?
O software ERP permitirá à sua empresa diversificada obter controlo total sobre todo o processo.
Muitos sistemas ERP atualmente disponíveis são modulares—pode escolher as áreas específicas da sua empresa a integrar e, consequentemente, quais os módulos necessários.
Isto permite criar um sistema personalizável, adaptado às necessidades específicas da sua empresa.
Uma pequena empresa centrada especificamente em necessidades de produção poderá obter mais benefícios de um sistema MRP.
Principais conclusões
- O MRP é utilizado principalmente na produção, enquanto o ERP é um sistema mais abrangente que integra todos os processos necessários para gerir uma empresa.
- Os MRP são geralmente significativamente mais baratos do que os ERP, pelo que este é um fator importante a considerar face às funcionalidades de que realmente necessita.
- Um ERP pós-moderno poderá ser uma solução potencial, uma vez que oferece mais possibilidades de personalização ao nível das funcionalidades
Se for adequado às necessidades da sua empresa, um sistema ERP ou MRP pode transferir alguns dos processos demorados que ocupam a sua atenção e permitir-lhe, enquanto líder, concentrar-se no que é mais importante para si e para a sua organização.
Se precisar de apoio adicional centrado no cliente, poderá também considerar investir num sistema combinado de ERP e CRM.
Para obter mais orientações sobre o mundo dos sistemas empresariais e da gestão de pessoas, subscreva o boletim informativo da People Managing People.
