O software ERP reúne todos os processos da sua empresa num só lugar, tornando as tarefas diárias mais fáceis e organizadas. Se quiser saber como utilizar software ERP, aprenderá os conceitos básicos da navegação nestes sistemas, aquilo que fazem e como dominá-los pode aumentar a sua eficiência no trabalho.
Vou explicar detalhadamente os passos simples que utilizo para trabalhar com ferramentas ERP.
O que é um sistema ERP
Um sistema ERP é um software que controla, gere e integra funções e processos empresariais através de módulos complementares e interligados. As empresas utilizam principalmente um sistema de planeamento de recursos empresariais para melhorar a comunicação entre departamentos, otimizar processos e facilitar o acesso fiável a todas as operações empresariais.
As principais funções dos sistemas ERP incluem a gestão de inventário, a gestão da cadeia de abastecimento, a gestão de relações com clientes, a contabilidade, o transporte, o planeamento de entregas, as vendas, as folhas de horas e muito mais.
Os sistemas ERP integram processos empresariais, aumentam a visibilidade das operações diárias e melhoram a tomada de decisões.
Para uma análise mais aprofundada, consulte o nosso artigo sobre sistemas ERP e o seu funcionamento.
Quais são os diferentes tipos de sistemas ERP?
Existem três tipos principais de implementações ERP: sistemas instalados localmente, híbridos e baseados na nuvem. Cada sistema de implementação ERP tem diferentes vantagens e desvantagens.
ERP instalado localmente
Um sistema ERP instalado localmente é instalado e executado em servidores internos, em locais sob o seu controlo. Este sistema oferece o controlo e a segurança da utilização de uma infraestrutura de TI própria, que se liga às suas pessoas, sistemas e processos.
Os sistemas ERP instalados localmente são mais fáceis de personalizar e adaptar às necessidades específicas da sua empresa. São ideais para empresas que precisam de proteger e supervisionar os dados do sistema. Poderá precisar de uma integração específica com outros sistemas para os seus processos empresariais diários. Também precisa de recursos de TI dedicados para gerir a manutenção da aplicação e dos servidores.
ERP baseado na nuvem
Esta é uma solução de software ERP alojada numa plataforma de computação em nuvem, ao contrário dos sistemas instalados localmente que funcionam nas próprias instalações. Permite às empresas aceder aos serviços através da internet. Os fornecedores alojam o software ERP na nuvem e disponibilizam-no às empresas. Isto elimina fatores negativos, como as taxas de licenciamento iniciais.
A procura por software ERP na nuvem continua a crescer e, de acordo com a GlobeNewswire, prevê-se que atinja uma taxa de crescimento anual composta superior a 17 por cento entre 2020 e 2025. O crescimento da procura resulta da capacidade de analisar e aceder a dados em tempo real.
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ERP híbrido
Um ERP híbrido ou conjunto ERP de modelo de dois níveis combina funções e capacidades de ERP instalado localmente e de ERP na nuvem. É uma aplicação ERP modular, um sistema com várias fontes para empresas digitais modernas.
Um modelo de dois níveis refere-se a uma arquitetura ERP híbrida com capacidades ERP preservadas numa solução instalada localmente e aplicações ERP implementadas na nuvem. A sua empresa utiliza o sistema ERP atualmente instalado localmente para gerir funções empresariais e acrescenta software ERP na nuvem para apoiar pequenas unidades de negócio.
Leitura relacionada: 5 exemplos de implementação de ERP em grandes empresas
Como utilizar software ERP
Adquirir um sistema ERP é um investimento avultado para qualquer empresa, pelo que deve tirar o máximo partido dele. Quando são plenamente utilizados, os sistemas ERP aumentam a eficiência e a qualidade, reduzem os custos e os erros e melhoram o desempenho, a produtividade e a rentabilidade da sua empresa. Veja como utilizar software ERP e tirar o máximo partido dele.
Analise os seus processos empresariais
É importante efetuar uma análise dos processos das suas operações empresariais ao selecionar o melhor sistema ERP. Isto ajuda-o a identificar quais os processos que precisam de ser melhorados (e como), para que possa avaliá-los após o lançamento do ERP e verificar o retorno do investimento.
Este passo também pode ajudá-lo a decidir quais os processos empresariais que requerem mais atenção, uma vez que isso influenciará o software ERP que acabará por comprar. Por exemplo, precisa de algo com uma solução de contabilidade robusta? Ou o seu foco está mais relacionado com os recursos humanos? Se a sua resposta for “tudo o que foi referido”, então sabe que deve procurar uma solução mais cara que cubra todas as necessidades.
Algo que talvez queira consultar: O que é exatamente o software de ética e conformidade?
Invista na formação
Nunca deve subestimar o valor da formação dos seus colaboradores e de quaisquer outros utilizadores finais da sua solução ERP. Os utilizadores com formação tiram o máximo partido de qualquer solução de software e conseguem adaptar-se rapidamente a atualizações e alterações. Além disso, uma compreensão aprofundada do software ERP pode ajudá-los a tomar decisões empresariais informadas mais rapidamente.
Muitas empresas cometem o erro de presumir que a formação inicial é suficiente para que os seus utilizadores comecem a trabalhar. No entanto, não é esse o caso. À medida que os sistemas ERP continuam a evoluir, os seus colaboradores e utilizadores também devem evoluir. Trabalhar com o seu fornecedor de ERP para criar programas de formação contínua permite aos utilizadores aprofundar os seus conhecimentos à medida que o software se torna mais avançado.
Dê prioridade à qualidade dos dados
O seu sistema ERP ajuda-o a gerir o porquê, o quando, o onde e o como do fluxo de dados. Estes dados têm de ser completos, precisos e acessíveis; caso contrário, não há qualquer vantagem em tê-los. Dedique algum tempo a definir os seus padrões de introdução de dados, incluindo as convenções de nomenclatura e a forma de gerir o controlo de versões dos documentos. Certifique-se de que todas as pessoas na empresa têm acesso às melhores práticas de dados, uniformizadas entre os departamentos.
Além disso, tire partido de auditorias aos dados e da limpeza em lote para efetuar verificações periódicas e pontuais sobre o cumprimento dos padrões. A correção de dados incorretos pode desperdiçar inúmeras horas, pelo que é muito melhor fazê-lo corretamente à primeira.
Pode parecer mesquinho insistir em saber se os utilizadores introduzem primeiro o dia ou o mês no campo da data... mas mudará de opinião quando exportar os dados para uma folha de Excel e não conseguir identificar facilmente as ações realizadas em fevereiro versus as ações realizadas no dia 2 de cada mês.
Personalize a sua plataforma ERP
A maioria dos softwares ERP é apresentada como uma solução abrangente, desenvolvida para se adequar a todos os tipos de empresas. Conceber uma solução pronta a utilizar que corresponda às necessidades da sua empresa é uma forma de garantir que tira o máximo partido do seu software ERP.
Para obter os melhores resultados, peça ao seu fornecedor de serviços que o ajude a personalizar o sistema. Algumas das personalizações que pode esperar incluem ocultar campos desnecessários, ativar ou desativar funcionalidades específicas, adicionar campos obrigatórios, entre muitas outras.
Além disso, pode personalizar a sua plataforma ERP em menor medida através de integrações e módulos. Não se esqueça de perguntar ao seu fornecedor de ERP quais as opções disponíveis para estabelecer ligação a outras aplicações ou implementar widgets especializados.
Prepare o seu sistema ERP para o futuro
Os sistemas ERP, tal como qualquer área de software, continuam a desenvolver-se dia após dia. O software ERP que utiliza atualmente pode ser bastante diferente daqui a cinco, dez ou vinte anos. Pergunte ao fornecedor de ERP qual é o seu plano para o futuro. Em que medida investe em investigação e desenvolvimento? Que funcionalidades adicionais espera implementar? Com que frequência disponibiliza atualizações?
Um bom sistema ERP não será um monólito estático. Será um ecossistema em evolução e transformação, que se adapta aos novos avanços da tecnologia empresarial.
Considere as opções de integração
As integrações de ERP podem ajudá-lo a melhorar a eficiência operacional da sua empresa, adicionando funcionalidades ao seu conjunto de ferramentas. As integrações estabelecem a ligação entre duas aplicações distintas e permitem que comuniquem entre si. Algumas integrações são bastante profundas, permitindo que as informações introduzidas numa aplicação sejam acedidas sem problemas noutra.
As integrações comuns de sistemas ERP podem abranger áreas como o fabrico e o design, a gestão da relação com os clientes (CRM), a gestão da cadeia de abastecimento (SCM) e os sistemas de gestão de armazéns (WMS).
Tire partido das aplicações móveis
É provável que uma solução ERP moderna inclua uma aplicação para dispositivos inteligentes com iOS e/ou Android. Tire partido dela, pois oferece muitos benefícios aos seus utilizadores. As aplicações móveis proporcionam maior acessibilidade e visibilidade aos seus sistemas ERP.
As aplicações também permitem que os seus colaboradores e utilizadores acedam facilmente a informações cruciais à distância. Esta é uma forma simples de garantir que todos, independentemente do local onde se encontram, se mantêm atualizados sobre todas as operações da empresa.
Considere o custo total de propriedade (TCO)
Investir num sistema ERP representa um investimento avultado para a maioria das empresas. Uma empresa atenta aos custos que esteja a implementar um sistema deve analisar o custo total de propriedade para decidir de que tipo de ERP necessita. O software custa dinheiro, sem mencionar outros fatores de investimento, como a aquisição de hardware, a utilização de recursos internos, a manutenção e os custos de futuras atualizações. Analise o panorama completo e compare-o com o tempo e o dinheiro que espera poupar.
Veja também: Os 10 melhores sistemas ERP para pequenas empresas com orçamento limitado
Garanta o apoio da gestão de topo
O apoio da direção de topo é um indicador fundamental de como irá decorrer a implementação do seu sistema ERP. Não é obrigatório que a direção de topo se envolva no processo de implementação. No entanto, colaborar com ela permite um planeamento adequado dos recursos, o que é frequentemente um fator significativo para o sucesso durante o processo de implementação.
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Estabeleça uma equipa multifuncional
Para garantir um processo de implementação tranquilo, crie uma equipa de implementação composta por pessoas de diferentes departamentos. Isto assegura que todas as áreas fundamentais da sua empresa são abrangidas e ajuda a recolher feedback das diferentes equipas que deverão utilizar o sistema.
Em última análise, todas as funções organizacionais ficam integradas no seu sistema ERP. Certifique-se de que todos os departamentos estão representados no processo de lançamento.
Avalie a vida útil do seu sistema
O ROI que obtém do seu sistema ERP determina se esta foi uma decisão viável para a empresa. Este valor varia ao longo do tempo e poderá ser necessário ajustar e acompanhar os seus objetivos periodicamente. O sistema ideal deverá proporcionar-lhe valor pelo seu investimento e um ROI impressionante.
Conclusão
Muitas empresas utilizam software ERP, mas nem todas acabam por usufruir de todo o seu potencial. Compreender as capacidades e funções da solução escolhida pode ajudá-lo a tirar o máximo partido dela. O seu sistema ERP é uma ferramenta vital para o sucesso da sua empresa, pois ajuda a aumentar a eficiência, reduzir erros, melhorar a produtividade e, em última análise, aumentar a rentabilidade.
Muitos gestores cometem o erro de ignorar aspetos fundamentais, como criar uma equipa de implementação diversificada, envolver a direção de topo, descurar a formação, não acompanhar as atualizações do sistema e não planear o futuro.
Embora compreender o funcionamento do seu sistema ERP lhe permita tirar o máximo partido dele, a forma como os seus colaboradores e utilizadores o utilizam determina o seu valor. Apesar do custo, o sistema ERP adequado deverá proporcionar-lhe um ROI impressionante a longo prazo.
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