O que é um software de RH e como pode beneficiar a sua empresa?

O software de RH surgiu pela primeira vez na década de 1970, quando as empresas precisavam de armazenar dados dos colaboradores em grandes computadores centrais para ajudar a cumprir as normas regulamentares. Estes foram os primeiros sistemas de informação de recursos humanos (HRIS) que, com os avanços significativos na computação, são hoje muito mais poderosos.

A dimensão do mercado de software de RH é agora enorme e espera-se que cresça significativamente, com o surgimento contínuo de novas soluções. Utilize este guia para compreender o que é o software de RH e como pode beneficiar a sua empresa.

O que é o software de RH?

O software de RH refere-se a qualquer aplicação de software que apoie funções essenciais de RH numa organização. As organizações adquirem software de RH para tornar os processos de RH mais eficientes e eficazes e melhorar o local de trabalho tanto para o pessoal de RH como para os restantes colaboradores.

Os casos de utilização típicos incluem uma melhor gestão e segurança dos dados, a automatização de processos essenciais, como o processamento salarial, e informações mais aprofundadas sobre a força de trabalho para uma tomada de decisões orientada por dados.

Benefícios do software de RH

O software de RH pode beneficiar indivíduos e equipas em toda a sua empresa de inúmeras formas.

Como o software de RH beneficia os departamentos de RH

Eis como o software de RH beneficia os departamentos de RH:

• Automatização de tarefas administrativas: o software de RH automatiza tarefas rotineiras, como a gestão dos dados dos colaboradores, o controlo da assiduidade e o processamento salarial. Isto reduz a carga de trabalho manual, minimiza os erros e dá ao pessoal de RH tempo para se concentrar em tarefas mais estratégicas.
• Melhoria do processo de recrutamento: plataformas como os sistemas de acompanhamento de candidatos e os CRM de recrutamento ajudam a gerir anúncios de emprego, a analisar candidaturas e a comunicar com os candidatos. Isto pode acelerar o processo de recrutamento, proporcionar uma melhor experiência aos candidatos e melhorar a qualidade das contratações.
• Melhoria da integração dos colaboradores: o software de integração ou os módulos especializados podem simplificar o processo de integração através da automatização de aspetos como o envio de documentos, os calendários de formação e as avaliações iniciais.
• Aprendizagem e desenvolvimento: ferramentas como os sistemas de gestão da aprendizagem ajudam a conceber programas de formação, proporcionam um acesso fácil aos materiais de formação e medem a eficácia dos programas de aprendizagem e desenvolvimento.
• Portais de autosserviço para colaboradores: muitos sistemas de RH disponibilizam portais de autosserviço que permitem aos colaboradores gerir as suas próprias informações pessoais, benefícios e outras tarefas relacionadas com RH. Isto dá mais autonomia aos colaboradores e reduz a carga administrativa do departamento de RH.
• Gestão e análise de dados: ferramentas como o software de análise de RH ajudam os departamentos de RH a obter informações sobre tendências da força de trabalho, métricas de desempenho e questões de conformidade. Estes dados podem ser cruciais para o planeamento estratégico e a tomada de decisões.
• Conformidade legal: acompanhar as leis e os regulamentos laborais pode ser um desafio. O software ou os módulos de conformidade de RH ajudam a garantir a conformidade, atualizando os sistemas de acordo com as novas leis e mantendo registos adequados para efeitos de auditoria.
• Melhoria da comunicação: estes sistemas incluem frequentemente ferramentas que facilitam a comunicação entre os colaboradores e o pessoal de RH, como repositórios de informação, plataformas de mensagens e ferramentas de feedback. Isto pode garantir que as questões de RH sejam resolvidas mais rapidamente e aumentar o envolvimento.
• Gestão do desempenho: as ferramentas de gestão do desempenho ajudam a acompanhar o desempenho dos colaboradores, a definir objetivos e a realizar avaliações de desempenho. Isto ajuda a gerir o desenvolvimento dos colaboradores de forma mais eficaz e a alinhar os objetivos individuais com os objetivos empresariais.

Como o software de RH beneficia os colaboradores

Uma vez que grande parte do trabalho de RH se centra no apoio aos colaboradores, faz sentido que o software de RH também os beneficie. 

Eis como o software de RH melhora a experiência geral no local de trabalho:

• Produtos e serviços de RH melhorados: As equipas de RH e de Operações de Pessoas têm mais tempo e podem utilizar software para recolher dados e feedback e usá-los para criar produtos e serviços melhores que melhoram a experiência no local de trabalho.
• Acesso fácil à informação: O software de RH inclui normalmente portais de autosserviço dos colaboradores que permitem aos indivíduos aceder e gerir facilmente as suas informações pessoais, ajudando a criar uma melhor experiência para os colaboradores.
• Integração eficiente: Para as novas contratações, o software de RH simplifica o processo de integração, tornando-o mais rápido e estruturado. Os colaboradores podem aceder a documentos necessários, materiais de formação e horários através do sistema, ajudando-os a adaptar-se às suas novas funções de forma mais confortável e eficiente.
• Comunicação melhorada: Muitos sistemas de RH facilitam uma melhor comunicação dentro da organização através de sistemas de mensagens integrados, anúncios e atualizações. Isto ajuda a manter os colaboradores informados e envolvidos nos acontecimentos da empresa.
• Melhor gestão do desempenho: Ferramentas como o software de gestão do desempenho ajudam os colaboradores a definir objetivos, acompanhar o desempenho e receber feedback regular dos seus responsáveis. Isto pode melhorar o crescimento pessoal e o desenvolvimento profissional, facilitando o cumprimento dos objetivos profissionais por parte dos colaboradores.
• Gestão do tempo: Com funcionalidades como o registo do tempo e a gestão de ausências, os colaboradores podem facilmente solicitar folgas, acompanhar as suas horas de trabalho e gerir os seus horários.
• Melhor formação e desenvolvimento: Os membros da equipa podem utilizar os já mencionados sistemas de gestão da aprendizagem para criar mapas de carreira e adaptar os seus percursos de aprendizagem e desenvolvimento.

Como o software de RH beneficia a empresa no seu conjunto

Em última análise, qualquer ferramenta nova deve beneficiar a empresa de alguma forma. Eis como o software de RH pode ajudar a proporcionar uma vantagem competitiva:

• Poupança de tempo e automatização: Automatiza tarefas repetitivas, como o processamento salarial, a administração de benefícios e o acompanhamento da conformidade, reduzindo o esforço manual.
• Maior precisão: Minimiza os erros humanos em processos como o processamento salarial, a manutenção de registos e a documentação de conformidade.
• Gestão centralizada de dados: Armazena todas as informações dos colaboradores num único local, facilitando o acesso e a atualização.
• Conformidade reforçada: Ajuda as organizações a manterem-se em conformidade com a legislação laboral, os regulamentos fiscais e as políticas de proteção de dados.
• Melhor gestão de talentos: Simplifica o recrutamento, a integração e o acompanhamento do desempenho, melhorando a contratação e a retenção.
• Melhor experiência dos colaboradores: Os portais de autosserviço permitem aos colaboradores aceder aos recibos de vencimento, solicitar folgas e gerir benefícios.
• Tomada de decisões baseada em dados: Fornece análises e relatórios para um melhor planeamento da força de trabalho, análise da rotatividade e avaliação do desempenho.
• Escalabilidade: Apoia as empresas em crescimento, adaptando-se às necessidades de RH em constante mudança.
• Poupança de custos: Reduz os custos administrativos associados aos processos manuais de RH.
• Segurança reforçada: O software de RH pode ajudar a proteger dados sensíveis dos colaboradores através de encriptação e controlos de acesso.

Quem utiliza o software de RH?

Atualmente, existem inúmeras ferramentas de software de RH diferentes, que abrangem todo o espectro da gestão de talentos.

Todos os membros da equipa irão interagir, em certa medida, com o seu software de RH, quer seja para aceder aos seus recibos de vencimento através do módulo de autosserviço dos colaboradores, enviar um pedido de ausência ou participar numa avaliação de desempenho.

Além disso, encontrará software empresarial de RH concebido para grandes empresas internacionais, bem como ferramentas de RH para pequenas empresas que estão a crescer rapidamente.

Como veremos, é importante ter em conta o fator multiutilizador ao escolher a ferramenta adequada para a sua organização.

Tipos de software de RH

Já mencionámos alguns acima, mas eis alguns dos tipos de software de RH mais comuns e respetivas funções:

Sistema de informação de recursos humanos (HRIS) 

Um HRIS (ou sistema de informação de recursos humanos) é um tipo de software central de RH que ajuda principalmente a armazenar e gerir dados dos colaboradores, mas que normalmente inclui várias funcionalidades essenciais de RH.

As principais funcionalidades incluem a gestão centralizada dos dados dos colaboradores, o processamento de salários, a administração de benefícios, o registo de assiduidade, o acompanhamento de candidatos, a avaliação do desempenho e portais de autosserviço.

Consulte a nossa seleção dos melhores sistemas de informação de recursos humanos para ajudar a simplificar as suas operações de RH e gerir eficazmente os dados dos seus colaboradores.

Sistema de gestão de recursos humanos (HRMS)

À semelhança dos sistemas de informação de recursos humanos, os sistemas de gestão de recursos humanos são soluções de software avançadas que abrangem muitas das funções essenciais e estratégicas da gestão de recursos humanos. As capacidades de um sistema de gestão de RH definem a eficácia com que o software de RH pode apoiar os objetivos da sua equipa.

Um sistema de gestão de recursos humanos abrange a gestão dos dados dos colaboradores, a administração de salários e benefícios, o recrutamento e a integração, a avaliação do desempenho, o registo do tempo e da assiduidade, a gestão da aprendizagem e a análise de RH.

Consulte a nossa seleção dos melhores sistemas de gestão de recursos humanos para obter mais informações. Se a sua equipa for pequena ou o seu orçamento for limitado, poderá encontrar uma solução mais adequada nesta lista de software de gestão de recursos humanos para pequenas empresas.

Author's Tip

Independentemente do que lhe digam os comerciais, é pouco provável que uma única ferramenta seja excelente em tudo. Por isso, deve procurar uma integração fácil com o resto da sua pilha tecnológica de RH.

Sistema de acompanhamento de candidatos

Os sistemas de acompanhamento de candidatos foram concebidos para ajudar a melhorar o processo de recrutamento, tornando-o mais eficiente para todas as pessoas envolvidas.

As funcionalidades típicas do software de recrutamento incluem a publicação de ofertas em várias plataformas, o agendamento de entrevistas, ferramentas de triagem de currículos e análises de recrutamento.

Para saber mais, consulte a nossa seleção dos melhores sistemas de acompanhamento de candidatos ou a nossa lista do melhor software de recrutamento desenvolvido para pequenas empresas.

Software de processamento salarial 

O software de processamento salarial é uma ferramenta essencial utilizada pelas equipas de RH e finanças (há debate sobre quem) para acompanhar as horas de trabalho dos colaboradores, as taxas salariais, a acumulação de férias, as folgas remuneradas, os impostos sobre os salários, as deduções salariais (como impostos nacionais e locais), entre outros.

Estas ferramentas automatizam a maioria dos processos salariais, garantindo o pagamento exato e atempado dos salários, a retenção de impostos e o cumprimento da legislação laboral.

Consulte a nossa seleção do melhor software de processamento salarial para uma análise mais aprofundada.

Software de gestão do desempenho

A gestão do desempenho é conhecida por ser particularmente difícil de executar corretamente. O software de gestão do desempenho pode ajudar, digitalizando o processo de avaliação do desempenho e ajudando a definir e acompanhar objetivos, analisar a produtividade e registar conquistas.

Estas soluções também incluem elementos modernos, como a recolha de feedback de 360 graus dos membros da equipa, ciclos contínuos de feedback e ferramentas para reuniões individuais. 

Além disso, também podem ajudar no planeamento da sucessão, identificando lacunas de competências que precisam de ser colmatadas para o planeamento estratégico a longo prazo.

Consulte a nossa seleção do melhor software de gestão do desempenho para uma análise mais aprofundada.

Sistema de gestão da aprendizagem (LMS)

A aprendizagem e desenvolvimento, tal como a gestão do desempenho, é outra dessas funções essenciais que é difícil de executar corretamente.

Os sistemas de gestão da aprendizagem podem ajudar, fornecendo um espaço centralizado para criar, disponibilizar e acompanhar conteúdos e cursos educativos.

Incluem ferramentas para os formadores gerirem os materiais dos cursos e para os formandos acederem a estes recursos e interagirem com eles. O objetivo é simplificar o processo educativo, torná-lo mais acessível e eficaz e apoiar uma ampla variedade de necessidades de aprendizagem.

Consulte a nossa seleção dos melhores sistemas de gestão da aprendizagem para obter mais informações.

Software de administração de benefícios

Tal como acontece com a administração de salários, qualquer pessoa responsável pela administração de benefícios numa organização estará bastante ligada ao seu software de administração de salários (a menos que este seja, obviamente, uma desgraça).

Isto deve-se ao facto de ajudar os administradores de benefícios a gerir tarefas contínuas, como reconciliar os custos mensais com os salários, ajudar os funcionários com alterações ao plano ou aos dependentes e gerar relatórios para garantir a conformidade legal.

Normalmente, incluem portais de autosserviço para funcionários que simplificam o processo de inscrição de novos colaboradores, orientando-os através de todas as opções disponíveis. 

Consulte a nossa seleção do melhor software de administração de benefícios para obter mais informações.

Software de envolvimento dos funcionários

Envolvimento dos funcionários, satisfação dos funcionários, experiência dos funcionários — na realidade, é tudo a mesma coisa.

De qualquer forma, o software de envolvimento dos funcionários centra-se na melhoria da satisfação e do envolvimento dos funcionários através de funcionalidades como ferramentas de feedback e plataformas de reconhecimento dos funcionários.

Consulte a nossa seleção do melhor software de envolvimento dos funcionários ou das melhores ferramentas de envolvimento dos funcionários com IA para uma análise mais aprofundada.

Software de RH na nuvem

Existe uma tendência crescente para as organizações adotarem plataformas baseadas na nuvem para gerir as suas funções de recursos humanos, substituindo os sistemas tradicionais instalados localmente.

Particularmente populares entre PME e empresas em fase de arranque, as vantagens das soluções de RH baseadas na nuvem incluem maior acessibilidade e escalabilidade, bem como uma manutenção reduzida, mas podem implicar uma menor segurança dos dados e menos possibilidades de personalização.

Para obter mais informações, consulte a nossa seleção do melhor software de RH baseado na nuvem.

Como escolher software de RH: processo em 8 passos

Se está a pensar se atualizar o software de RH ou investir numa nova solução de software de RH poderá beneficiar a sua organização, o passo seguinte é encontrar a opção adequada.

Eis um processo passo a passo para escolher o software de RH adequado para si:

1. Necessidades e visão da empresa

O primeiro passo consiste em definir por escrito a visão para os RH e garantir que esta está alinhada com a estratégia, a orientação e a visão da empresa.

A vantagem disto é que acabará por ajudar a obter o apoio das partes interessadas e dos decisores fundamentais da sua equipa de liderança.

2. Identificar os problemas e reunir os requisitos

Neste contexto, os problemas são as dificuldades e ineficiências específicas que uma empresa enfrenta nos seus atuais processos de gestão de RH e que o software de RH procura resolver e atenuar.

Entre os problemas comuns a que deve estar atento encontram-se o tempo despendido em processos manuais e as discrepâncias nos dados. 

Principal recomendação: Recolha contributos de todas as partes interessadas fundamentais, incluindo as pessoas responsáveis por diferentes áreas das suas funções de RH, uma vez que todas terão necessidades diferentes.

A combinação das necessidades estratégicas com os problemas ajudá-lo-á a definir os seus requisitos do software de RH.

3. Etapas dos processos atuais

As etapas dos processos atuais correspondem à forma como está atualmente a realizar as tarefas no seu departamento de RH. 

Esta análise deve abranger todas as suas principais tarefas de RH, tais como a forma como gere os registos dos funcionários, os pedidos de licença, o recrutamento e a integração.

Comece por enumerar os principais processos, as etapas de cada processo, a pessoa responsável por cada etapa e o tempo que cada processo lhe demora.

4. Definir as medidas de sucesso

Deverá agora ter uma boa ideia do que precisa da sua nova ferramenta.

Isto pode traduzir-se numa administração mais eficiente, numa maior rapidez no preenchimento de vagas ou numa melhor prestação de formação.

Se conseguir poupar tempo e recursos através da implementação de software de RH, será possível demonstrar o retorno do investimento? O excelente artigo de Dan George sobre literacia financeira em RH é um recurso útil neste caso.

5. Obter apoio e aprovação iniciais

Apresente as suas conclusões das etapas anteriores para perceber se tem o apoio dos seus líderes de RH para prosseguir ou se precisa de interromper o processo. Se tiver aprovação verbal, continue!

6. Contactar fornecedores

Compare diferentes opções, solicite algumas demonstrações e partilhe antecipadamente os seus requisitos com cada fornecedor de software com quem se reunir. Ao fazê-lo, estará a ajudá-los a demonstrar como o software pode melhorar a sua função de RH de acordo com as suas necessidades.

Se a plataforma que lhe interessa não tiver todas as funcionalidades de que necessita, quão fácil seria integrá-la com outros sistemas de RH? Quais são os custos totais do software de RH em comparação com os benefícios?

Algumas perguntas mais específicas sobre os fornecedores:

• Quais são os principais fornecedores para o seu caso de utilização?
• Quais são os mais bem avaliados na sua categoria?
• Qual é a funcionalidade mais bem avaliada de cada ferramenta?
• O que dizem as avaliações e os testemunhos dos clientes? Quais são os benefícios e as desvantagens mais frequentemente mencionados?
• Que tipo de integração, formação, suporte e outros recursos oferece o fornecedor?
• Está disponível uma documentação completa?
• Interface do utilizador: é visualmente apelativa?
• Experiência do utilizador: é intuitiva de navegar e fácil de utilizar?
• Esta ferramenta é suficientemente simples ou complexa para as suas necessidades de gestão de recursos humanos? 
• Oferece a flexibilidade ou possibilidade de personalização de que necessita?
• Oferece normas de segurança robustas e está em conformidade com os regulamentos e as boas práticas de privacidade de dados? Está disponível uma opção no local?
• O preço está dentro do seu orçamento? O preço é claro? O preço é justificável tendo em conta as capacidades do software? Existem determinadas funcionalidades essenciais que só estão disponíveis nos escalões de preço mais elevados? 
• Oferece uma demonstração ou um período experimental gratuito?

7. Elaborar o caso de negócio e obter aprovação

Com base nos dados acima, chegou o momento de redigir o seu caso de negócio. 

Não tem de ser um documento de 10 páginas; pode ser tão simples como um memorando de uma página.

Não tem de ser um documento de 10 páginas; pode ser tão simples como um memorando de uma página.  Os decisores procuram respostas às seguintes perguntas:

• Quanto custa?
• Que problemas irá o software resolver?
• Se não investíssemos no software, o que aconteceria?
• Quanto tempo demorará a implementação?
• Porque precisamos de investir agora?
• Qual é o ROI da implementação deste software?

Para uma análise mais aprofundada, consulte o nosso artigo como elaborar um caso de negócio para software de RH.

8. Tomar uma decisão

Parabéns! Tem aprovação para avançar com o fornecedor que escolheu. O próximo passo é a implementação do seu software de RH, a integração e a formação. Bons momentos!

Avançar para os próximos passos

O software de RH não é uma solução milagrosa, mas pode certamente melhorar os seus processos de gestão de dados e tornar as suas operações de recursos humanos mais eficientes.

Incentivamo-lo a explorar mais aprofundadamente o mundo do software de recursos humanos.

Felizmente para si, a People Managing People tem analisado diferentes subcategorias de software de RH há anos, pelo que já fizemos grande parte do trabalho por si.