Como abordar a gestão de recursos humanos nas PME

Uma boa ideia precisa de uma equipa feliz e funcional para a executar. E de uma equipa com o conjunto certo de competências. Isto é verdade tanto para um projeto numa empresa com 150 000 colaboradores, como a Microsoft, como para uma PME com 25 pessoas industriosas.

O papel dos recursos humanos consiste, portanto, em manter os colaboradores saudáveis e empenhados, ajudando a organização a atingir os seus objetivos ao garantir que as pessoas certas ocupam as posições certas no momento certo.

Continue a ler se tiver interesse em saber como abordar a gestão de recursos humanos (HRM) em pequenas e médias empresas. Naturalmente, as organizações de maior dimensão também podem retirar ensinamentos.

O que é a gestão de recursos humanos?

Antes de avançarmos, e de forma muito rápida, a HRM é uma abordagem estratégica à gestão do precioso recurso que são as pessoas. Em última análise, o objetivo é ajudar a empresa a alcançar um crescimento sustentável através de uma gestão eficaz do talento.

Os gestores de RH têm a responsabilidade de resolver problemas e prestar orientação e aconselhamento aos restantes trabalhadores. As funções de HRM incluem:

Recrutamento - procurar, atrair, contratar e integrar novos talentos com software de recrutamento para pequenas empresas
Formação e desenvolvimento - apoiar a formação e o desenvolvimento dos colaboradores
Experiência dos colaboradores - criar as bases para um ambiente onde os colaboradores possam prosperar, crescer & desenvolver-se, e sentir o apoio e o reconhecimento dos outros
Estratégias de retenção - ações estratégicas para reter os colaboradores
Relações com os colaboradores - ajudar a manter uma relação positiva entre o empregador e os colaboradores e atuar como intermediário em conflitos entre colaboradores
Conformidade - garantir que uma organização opera em conformidade com a legislação laboral
Contabilidade de RH - medir e analisar o impacto financeiro das práticas de RH, incluindo os custos da força de trabalho, a produtividade e o retorno do investimento nas pessoas.

Sim, a HRM envolve em parte tarefas administrativas, mas é importante que a administração — em áreas essenciais como o processamento salarial e os benefícios, bem como a necessária documentação de RH — seja tratada de forma eficiente. Este é o mínimo que os colaboradores esperam!

Contudo, a evolução dos RH atuais não está centrada na administração, mas é mais analítica. Trata-se de utilizar dados para orientar o desenvolvimento organizacional numa perspetiva centrada nas pessoas.

Com a democratização dos HRMS e de outras tecnologias, grande parte da vertente administrativa pode ser automatizada ou assegurada pelos próprios colaboradores, permitindo que os responsáveis pelos RH tenham mais disponibilidade para o pensamento estratégico e a experimentação.

Em que difere a gestão de recursos humanos nas pequenas e médias empresas?

Embora os objetivos gerais da HRM sejam os mesmos em todas as organizações, os métodos para os alcançar variam em função de fatores como a dimensão e os recursos.

Dimensão

As grandes organizações precisam de departamentos de RH compostos por especialistas nas várias funções. Nas empresas mais pequenas, a HRM é geralmente da responsabilidade de uma a cinco pessoas. As funções podem ser divididas entre o CEO, o gestor de operações, o gestor de RH, o gestor de pessoas e cultura ou o recrutador interno.

De um modo geral, as equipas de RH nas pequenas empresas não terão acesso ao mesmo nível de recursos que as grandes organizações. Têm de trabalhar com menos recursos, e os gestores de RH precisam de ser um pouco criativos e escolher estratégias e ferramentas adequadas ao seu orçamento.

Por exemplo, nas pequenas e médias empresas, o processamento salarial pode fazer parte das funções de RH para manter os custos gerais reduzidos; mas, nas empresas de maior dimensão, haverá provavelmente um departamento dedicado de contabilidade/processamento salarial.

Responsabilidades

Como referido acima, devido à menor dimensão das equipas, é provável que os gestores de RH das PME tenham de assumir uma combinação de responsabilidades (por vezes nem sequer relacionadas com RH), enquanto, numa organização de maior dimensão, a função será provavelmente mais especializada.

Um estudo sobre as PME portuguesas concluiu que a HRM nas pequenas organizações reflete uma “informalidade constante”.

Isto é ótimo para os profissionais de RH que apreciam a variedade e assumir novas funções e responsabilidades. Numa empresa mais pequena, há geralmente mais espaço para a criatividade, e cabe às pessoas responsáveis pelos RH lançar as bases para o crescimento organizacional.

Leitura relacionada: Principais responsabilidades dos Recursos Humanos

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Da administração à estratégia

À medida que a sua organização cresce, o departamento de RH também crescerá. Pelo menos, assim deveria ser.

Por vezes, uma organização cresce e contrata uma pessoa para os RH para tratar exclusivamente da administração e garantir o cumprimento das normas. É provável que também lhe atribuam o recrutamento, a gestão da força de trabalho, as finanças e, talvez, até a gestão geral do escritório.

Contudo, investir pouco nos RH e sobrecarregar demasiado o departamento significa perder o valor estratégico que profissionais de RH experientes e focados podem trazer.

Investir em bons profissionais e processos de RH é investir na sua força de trabalho em geral.

Ajudá-lo-ão, a si e à sua equipa de liderança, a fazer crescer a sua organização e a identificar necessidades fundamentais para alcançar os objetivos gerais da empresa.

Pode acontecer que subcontrate as funções administrativas e contrate alguém que se concentre exclusivamente no desenvolvimento das pessoas e dos processos, bem como na construção da cultura que pretende.

Atualmente, tenho constatado que cada vez mais profissionais de RH abordam o seu trabalho de forma ágil, desempenhando algo semelhante às funções de gestores de produto da cultura da empresa.

Isto significa recolher feedback, experimentar algo numa pequena escala, recolher mais feedback, fazer ajustes e tentar novamente ou implementar em toda a empresa.

Gestão de Recursos Humanos na sua pequena ou média empresa: em que se deve concentrar

Se é um líder numa organização e é responsável pela gestão de pessoas, então, de uma forma ou de outra, o seu trabalho está relacionado com os RH.

Cada organização é diferente, mas, independentemente do aspeto do seu departamento de RH, existem algumas boas práticas universais de RH que beneficiam todas as organizações.

Seja proativo, não reativo

Por vezes, os RH são vistos como burocracia — um encargo administrativo e financeiro que interfere com as vendas e os lucros. Por este motivo, são frequentemente ignorados até ao último momento, quando a organização precisa de sair de uma situação difícil.

Esta perceção torna as organizações “receosas dos RH” e relutantes em fazer um investimento adequado. É também por isso que, se está a ler isto enquanto profissional de RH, poderá concordar quando as pessoas dizem que se trata de um “trabalho ingrato”.

Contudo, investir mais cedo nos RH trará benefícios mais tarde. Trata-se de ser proativo em vez de reativo. Se não pensar nas pessoas antes que seja demasiado tarde, o custo será ter colaboradores desmotivados e, talvez, até pouco saudáveis.

Se está a ler isto enquanto profissional de RH frustrado com a forma como a sua organização aborda os RH, pode ser muito mais do que um simples funcionário administrativo!

Demonstre o seu valor aprendendo sobre as diferentes áreas da empresa e mostrando como pode ajudar a resolver problemas empresariais através de soluções centradas nas pessoas.

Defina um objetivo estratégico

Se está a contratar uma pessoa para os RH para fazer mais do que apenas tarefas administrativas básicas, ou se é a pessoa contratada para gerir os RH, é importante trabalhar em conjunto para definir objetivos estratégicos claros para a função de RH.

Isto significa começar por estabelecer uma visão e uma declaração que associe os objetivos empresariais e os valores fundamentais ao tipo de cultura que gostaria de construir.

Este é um exemplo de uma declaração de missão de RH da Unilever:

Quando os RH começarem a ser vistos como um departamento estratégico e gerador de lucros dentro da organização, terão mais apoio, orçamento, etc.

Desenvolva e apoie os valores da empresa

Os valores da sua empresa funcionam como um conjunto de princípios orientadores que influenciam tanto a estratégia como a cultura. Ajudam as equipas a trabalhar em conjunto para alcançar um objetivo empresarial comum. Não têm de ser extremamente únicos, apenas aquilo que a sua equipa… bem... valoriza.

A vantagem de uma equipa pequena é que é mais fácil obter contributos dos colaboradores sobre aquilo que estes valores devem ser. Abrir este processo pode resultar em colaboradores muito mais empenhados e investidos na missão da organização.

Quando os seus valores estiverem definidos, cabe aos RH garantir que são respeitados e tidos em consideração em funções como o recrutamento e o reconhecimento dos colaboradores.

Consulte estes exemplos de valores empresariais para obter alguma inspiração.

Crie e comunique o seu roteiro

É importante criar um roteiro de RH. Não só para seu próprio benefício, mas também para que os membros da equipa possam ver os tipos de projetos em que está a trabalhar e o valor que considera que irão acrescentar.

Nem todas as decisões que toma enquanto equipa de RH serão populares, especialmente se envolverem alterar «a forma como as coisas são normalmente feitas». É por isso que é importante comunicar claramente a razão de quaisquer alterações que possa fazer e obter o apoio dos colaboradores, dedicando tempo a responder a perguntas e a demonstrar de que forma o seu novo processo ou estratégia irá beneficiar todos a longo prazo.

Além disso, uma comunicação aberta e regular com os colaboradores estabelece um precedente para uma cultura colaborativa, na qual os colaboradores se sentem ouvidos e capacitados para contribuir com ideias.

Recolher comentários regularmente

Em linha com uma comunicação aberta está a recolha de comentários. Como Matt Gould, autor, orientador de liderança, fundador do HTI Institute e convidado recente de um podcast sobre o tema, afirmou tão bem:

Recolher comentários, tanto positivos como negativos, através de métodos como inquéritos, caixas de sugestões, reuniões abertas e avaliações de desempenho é valioso para criar uma melhor experiência para os colaboradores.

Este é um aspeto crucial da metáfora «RH como gestor de produto» que mencionei anteriormente.

Criar um processo sólido de gestão do desempenho

Independentemente da dimensão da equipa, os colaboradores valorizam uma gestão do desempenho (bem feita), pois esta ajuda a dar-lhes uma indicação clara do que alcançaram e do que precisam de melhorar. Isto é mais do que uma simples avaliação anual de desempenho.

Idealmente, procure implementar um processo contínuo de gestão do desempenho, com comentários regulares, que permita aos gestores atuar mais como mentores e orientadores. Também é importante incluir o desenvolvimento e a progressão da carreira como parte deste processo.

Eis um guia mais abrangente para desenvolver um sistema eficaz de gestão do desempenho.

Investir na formação e no desenvolvimento

A formação e o desenvolvimento (T&D) estão estreitamente ligados à gestão do desempenho. As PME têm menos probabilidades de investir em T&D devido à falta de recursos. No entanto, em organizações mais pequenas e, particularmente, em empresas emergentes, os colaboradores podem acabar por desempenhar funções, especialmente de gestão, sem qualquer formação prévia.

Reservar alguns recursos para T&D, mesmo que seja apenas tempo para os colaboradores adquirirem conhecimentos por conta própria, ajuda-os 1) a desempenhar as suas funções de forma mais eficaz e 2) aumentará a sua motivação. Utilize o orçamento para estabelecer parcerias com especialistas, como plataformas de orientação ou ferramentas de formação externas.

Criar algumas políticas e documentação partilhada

À medida que a sua empresa cresce, acompanhando a tendência crescente para forças de trabalho remotas e internacionais, será vantajoso para todos, a longo prazo, dedicar algum tempo à criação de políticas de RH e processos uniformes para funções básicas, como marcar férias e gerir despesas e benefícios.

Estes podem ser armazenados em aplicações profissionais partilhadas, como o Slite ou o Notion, facilmente acessíveis por todos.

Criar uma boa experiência de integração

Recrutar para uma empresa emergente pode ser dispendioso, pelo que é importante proporcionar aos novos colaboradores uma excelente experiência desde o início.

Independentemente da dimensão da organização, vale a pena investir tempo e esforço na criação de uma experiência de integração que ajude os novos contratados a adaptarem-se mais rapidamente, a sentirem-se motivados para a sua nova função e a aumentar a probabilidade de permanecerem na empresa.

Idealmente, o seu programa de integração deverá estender-se desde o momento em que o novo colaborador assina a carta de oferta até aos seus primeiros 90 dias. A nossa plataforma de integração na Ordergroove inclui tarefas para os novos colaboradores (todas divertidas) antes de começarem, para que conheçam a organização, a sua equipa e partilhem informações sobre si próprios.

Leia mais sobre as melhores práticas de integração e como criar um plano para 30, 60 e 90 dias.

Sistemas HRIS vs. HRMS vs. HCM: Qual é a diferença?

Adotar a tecnologia

Antigamente, as tecnologias de RH eram apenas pacotes empresariais acessíveis a grandes organizações.

Hoje, no entanto, os benefícios do software de RH estão ao alcance de empresas de todas as dimensões, com muitos fornecedores a responderem às necessidades das PME com soluções e aplicações de RH baseadas na nuvem acessíveis.

Os sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS) podem ajudá-lo a lidar com a vertente administrativa dos RH e apoiar processos como a gestão do desempenho. As funcionalidades comuns incluem:

Gestão do tempo e da assiduidade
Sistemas de acompanhamento de candidatos
Conformidade
Gestão de benefícios
Software de RH com processamento salarial
Soluções de previsão
Folhas de horas
Integração
Planeamento de horários dos colaboradores

Existe também uma enorme variedade de ferramentas modernas de RH para o ajudar noutras funções importantes, como recolher feedback dos colaboradores, facilitar o reconhecimento entre colegas e criar relações.

Em vez de depender de uma única ferramenta para tratar de tudo (apesar do que dizem os vendedores), para usufruir plenamente dos benefícios do software de RH, é frequentemente preferível combinar ferramentas numa estrutura tecnológica de RH integrada e flexível.

Externalizar

Tal como a utilização de tecnologia pode ajudar a aliviar a carga administrativa e libertar tempo para trabalho mais estratégico, a externalização de funções de RH também pode ajudar neste aspeto.

Isto pode envolver a externalização do processamento salarial ou de outras funções administrativas para uma empresa de processamento salarial, uma organização profissional de empregadores (PEO) ou um empregador oficial (EOR, ideal para contratar internacionalmente).

Para obter orientações sobre os potenciais benefícios e aspetos a considerar, consulte os nossos artigos sobre o que é uma PEO e o que é um EOR.

Tem perguntas? Experimente a Comunidade

A comunidade People Managing People é um espaço para gestores de pessoas e criadores de culturas desenvolverem as suas capacidades de liderança e estabelecerem ligações com outras pessoas que partilham os mesmos interesses.

Terá acesso à nossa Comunidade exclusiva no Slack, bem como a workshops regulares e outros conteúdos exclusivos para o ajudar a tornar-se um líder de pessoas melhor e um catalisador de uma cultura empresarial saudável.

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