Compreender o papel dos RH nas pequenas empresas e nas grandes organizações é essencial ao avaliar os custos do software de RH, garantindo que a solução corresponde ao orçamento e aos objetivos da empresa.
Para dar resposta a estas exigências em constante mudança, o software de RH também está a evoluir. Já não serve apenas para gerir salários — embora essa continue a ser uma função central importante dos RH.
Hoje, mais do que nunca, implementar software de RH é importante para garantir que a sua empresa continua a ser um empregador competitivo no contexto da força de trabalho em mudança.
Requisitos fundamentais do software de RH
Cada empresa terá necessidades específicas relativamente às funções e funcionalidades de uma solução de RH. No entanto, existem alguns aspetos comuns quando se trata de garantir que o software de RH que escolher aumentará a produtividade e a satisfação em toda a empresa.
Perguntas de triagem para selecionar software de RH
Independentemente do tipo de software de gestão de RH de que necessita, deve ter em conta estes aspetos gerais para garantir que obtém todos os benefícios do software de gestão de RH:
- Será fácil de utilizar tanto pelos profissionais de RH como pelos colaboradores?
- Integra-se com os seus outros sistemas de software de RH?
- É escalável e flexível caso as necessidades da sua empresa mudem?
- É baseado na nuvem ou alojado localmente?
- Está disponível uma aplicação móvel?
- Cumpre as normas de segurança dos dados, como a conformidade com o RGPD?
- Melhorará a eficiência das operações de recursos humanos (ou seja, eliminando folhas de cálculo)?
- Disponibiliza automatizações para tarefas habitualmente demoradas?
Depois de responder a estas perguntas, pode avançar para a fase seguinte do processo de seleção e começar a analisar as funcionalidades específicas de cada software.
Principais características de um software de RH eficaz
O software de RH é personalizável, existindo muitas opções diferentes para responder às necessidades específicas da sua empresa. No entanto, há algumas funcionalidades que consideramos vantajosas em praticamente qualquer situação:
- Portal de autosserviço para colaboradores: Dar aos colaboradores acesso direto para consultarem documentos importantes, verem o seu horário, pedirem folgas e acompanharem a formação significa que só contactarão a equipa de RH para assuntos realmente importantes.
- Fluxos de trabalho para recrutamento e integração: Procure ferramentas integradas que ajudem a uniformizar e simplificar o processo de recrutamento e integração, incluindo a publicação de ofertas de emprego, cartas de proposta, assinaturas digitais e listas de verificação para novas contratações — tudo num só lugar.
- Funcionalidades de inteligência artificial (IA): As ferramentas de RH mais avançadas incluem agora IA para ajudar em tarefas como a triagem de currículos, análise preditiva da rotatividade dos colaboradores e recomendações de aprendizagem personalizadas — ajudando-o a tomar decisões mais rápidas e inteligentes.
- Gestão do tempo: A gestão automatizada do tempo pode melhorar os fluxos de trabalho, especialmente quando os colaboradores têm acesso direto. Muitos sistemas de RH incluem calendários por equipa e alertas de assiduidade para ajudar a minimizar o impacto das ausências.
- Gestão da inscrição em benefícios: A inscrição autónoma em benefícios permite aos colaboradores consultar, selecionar e atualizar os seus pacotes de benefícios sem terem de passar pelos RH, reduzindo as trocas de comunicações e garantindo o cumprimento dos prazos relativos aos benefícios.
- Oportunidades de aprendizagem: Num estudo da Quantum Workplace, os colaboradores apontaram as oportunidades de desenvolvimento como uma das principais razões para o seu envolvimento. Considere uma solução de RH que tenha um sistema integrado de gestão da aprendizagem (LMS) ou um módulo de formação para ajudar os seus colaboradores a desenvolver as suas competências ao longo do tempo.
- Análise e elaboração de relatórios: O software de RH recolhe muitos dados dos colaboradores, mas não deve ter de os exportar para outro sistema para perceber o que significam. Os melhores softwares de RH incluem painéis de dados e funcionalidades analíticas integradas.
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Requisitos específicos para diferentes tipos de software de RH
Embora possa estar apenas à procura de uma solução de gestão de colaboradores para problemas numa destas áreas, o software central de RH divide-se geralmente em quatro categorias básicas:
- Gestão de dados de RH (por exemplo, sistemas de informação de recursos humanos ou HRIS)
- Software de processamento salarial, finanças e contabilidade
- Software de recrutamento, contratação e integração de novos colaboradores
- Software de gestão do desempenho dos colaboradores
Cada tipo de software tem requisitos diferentes. Mas quais são os requisitos de cada um e o que deve procurar ao escolher a sua solução de software de RH principal?
Requisitos do software de gestão de recursos humanos
O software de gestão de recursos humanos (HRMS) é um conjunto de aplicações que gere vários processos de RH, incluindo a contratação, as avaliações de desempenho, a manutenção das informações dos colaboradores e muitas outras tarefas.
As soluções de software HRMS variam bastante, desde software HRMS básico (também conhecido como software HRIS) até soluções altamente avançadas e complexas.
Como o software HRMS é tão diversificado, antes de o poder avaliar, precisa de redigir um RFP de software de RH que defina aquilo que a sua empresa necessita. As funcionalidades comuns do software HRMS incluem:
- Processamento salarial
- Gestão de benefícios dos colaboradores
- Ferramentas de recrutamento e contratação
- Ferramentas de integração e formação
- Um sistema de gestão da aprendizagem (LMS)
- Armazenamento de dados dos colaboradores
- Registos de assiduidade ou folhas de horas digitais
- Métricas e análises de RH
Comece por analisar as prioridades e os objetivos da sua empresa. Em que áreas é que a sua empresa é mais eficiente? E em que áreas tem dificuldades em alcançar eficiência? Concentre-se nos pontos em que precisa de ajuda e crie uma lista de verificação de requisitos para registar as funcionalidades de que mais necessita.
Em seguida, analise os requisitos técnicos da sua empresa. Quantos registos de colaboradores terão de ser armazenados? E quantos utilizadores terá o seu software de RH?
Se precisar que o seu software HRMS suporte determinados idiomas ou o ajude com questões regulamentares específicas, isso deve ser incluído na sua lista de verificação de requisitos e também no seu caso de negócio.
Nem todas as soluções de software HRMS incluem funcionalidades como a gestão salarial ou a administração de benefícios no seu serviço básico. Por isso, se forem necessárias, adicione-as à sua lista.
Requisitos do software de processamento salarial e benefícios
O software de processamento salarial e benefícios dos colaboradores ajuda a acompanhar os custos mensais dos benefícios, processar os salários, calcular e entregar os impostos sobre os salários e gerir tarefas financeiras relacionadas.
Com este tipo de software, as perguntas seguintes irão ajudá-lo a determinar os requisitos da sua empresa:
- Quantos colaboradores tem?
- Tem colaboradores sazonais ou temporários?
- Oferece benefícios?
- Qual é o nível de experiência do responsável pelo processamento salarial?
- Que legislação tem de cumprir?
- De que tipo de análises necessita?
- Paga prémios de vendas ou bónus?
Para o ajudar a comparar estes detalhes de vários fornecedores, recomendo solicitar propostas de processamento salarial pelo menos às suas 3 principais escolhas, para simplificar o processo.
As empresas necessitam habitualmente de software de processamento salarial e benefícios que ofereça as seguintes funcionalidades:
- Integração com bases de dados de RH existentes
- Suporte ao cumprimento das obrigações fiscais
- Acompanhamento de férias e baixas por doença
- Acesso autónomo dos colaboradores aos recibos de vencimento e formulários fiscais
- Acompanhamento automático da elegibilidade dos colaboradores para benefícios
Ao dimensionar sistemas de processamento salarial, é fundamental realizar uma análise de riscos e especificar os requisitos antes de escolher um fornecedor. Desenvolva uma matriz de avaliação sólida para selecionar o parceiro certo para as suas necessidades.
Requisitos do software de recrutamento
As funcionalidades do software de recrutamento incluem frequentemente um sistema de acompanhamento de candidatos (ATS), gestão de relações com candidatos e software de entrevistas.
As funcionalidades comuns a muitos subtipos de software de recrutamento incluem a publicação automática de ofertas de emprego em websites e redes sociais, a possibilidade de aceitar currículos online e ferramentas para excluir candidatos não qualificados e comparar entre si os candidatos qualificados.
De acordo com a Business News Daily, as empresas devem procurar software de recrutamento que cumpra os seguintes requisitos:
- Permitir a publicação em sites de emprego específicos
- Ter uma interface adaptada a dispositivos móveis
- Oferecer preços flexíveis
- Ter um processo de candidatura rápido
- Garantir o cumprimento da legislação laboral
Além disso, se o preço for um fator limitativo para o seu investimento em software, as ferramentas de contratação mais acessíveis são geralmente os sistemas de recrutamento para pequenas empresas.
Requisitos do software de gestão do desempenho
O software de gestão do desempenho ajuda as empresas a compreender melhor o desempenho dos colaboradores. Um dos principais benefícios das ferramentas de gestão do desempenho é permitirem aos líderes da empresa acompanhar e analisar os dados dos colaboradores e avaliar cada colaborador individualmente.
Para este tipo de software, os principais requisitos incluem os seguintes:
- Facilidade de utilização
- Possibilidade de definir objetivos
- Funcionalidades de acompanhamento do progresso
- Capacidade de fornecer feedback contínuo
- Lembretes automáticos para as datas-limite das avaliações de desempenho
- Comunicação fácil entre colaboradores e gestores
Naturalmente, também deverá querer que o seu software de gestão do desempenho seja flexível, adaptável e compatível com os seus outros sistemas. O preço dos sistemas de gestão do desempenho também é crucial, uma vez que precisará de uma solução adequada ao seu orçamento. O mesmo se aplica a qualquer software de RH que inclua na sua lista final!
De seguida, iremos analisar esses requisitos e explicar como avaliá-los.
Como avaliar o software de RH
Como pode avaliar uma solução de RH quanto à sua flexibilidade e adaptabilidade? E o que deve considerar ao determinar o custo total de uma solução de RH? Vejamos.
Compatibilidade com os sistemas de RH existentes
Implementar uma solução de gestão de RH significará provavelmente integrá-la com outros sistemas atualmente em utilização, como software de ERP, de gestão financeira e de CRM. Isto permitir-lhe-á partilhar informações de forma mais eficiente e obter uma visão muito mais completa dos dados analíticos da sua empresa.
Um fornecedor deverá conseguir indicar-lhe se o seu software é compatível com os outros sistemas que utiliza e permitir-lhe testá-lo antes de se comprometer com a compra. Também deverá confirmar que o fornecedor prestará assistência contínua e fornecerá atualizações para garantir a compatibilidade com sistemas que possa vir a implementar no futuro.
Flexibilidade e adaptabilidade
As empresas não são estáticas, pelo que o seu software de RH também não pode ser. Tem de crescer (ou diminuir) de acordo com as suas necessidades. Ao procurar uma solução de RH, considere quais as funcionalidades essenciais e de que âmbito espera vir a necessitar no futuro. Se o software incluir as funcionalidades adicionais que pretende, quanto custará implementá-las quando chegar o momento?
A flexibilidade é fundamental. Os seus processos de RH podem evoluir ao longo do tempo, e o sistema deve permitir-lhe adaptar-se sem precisar de uma reformulação completa. Deve poder personalizar fluxos de trabalho e relatórios para se adequarem às suas necessidades em constante mudança.
Fatores de custo a considerar
O custo do software de RH pode ser calculado de diferentes formas, e é importante ter isto em mente durante a sua pesquisa.
Para muitos tipos de software, as empresas pagam uma taxa mensal por utilizador ou funcionário, além de uma taxa mensal básica. Alguns sistemas podem também cobrar uma taxa de implementação para configurar o software de acordo com os requisitos do seu sistema. Compreender os modelos de preços dos HRIS pode ajudá-lo a elaborar eficazmente o orçamento para o seu investimento em tecnologia de RH.
As soluções destinadas a empresas de maior dimensão têm maior probabilidade de exigir uma compra única por um preço fixo, frequentemente definido com base na dimensão da empresa. Tenha também em conta que o aumento da capacidade de armazenamento, a implementação de funcionalidades adicionais e o acesso a suporte personalizado por parte do fornecedor do software acarretarão provavelmente custos adicionais.
As empresas mais pequenas podem considerar que o software gratuito ou de código aberto é mais adequado, mas haverá limitações. O software de RH de código aberto dá-lhe acesso apenas ao código do software, pelo que precisará de alguém com conhecimentos de programação para o transformar numa solução utilizável.
Alguns fornecedores podem disponibilizar software de RH gratuito ou de baixo custo, acessível para começar, mas que inclui apenas funcionalidades muito básicas. Com estes planos, adicionar funcionalidades extra terá um custo adicional.
Para uma análise aprofundada dos custos da tecnologia de RH, consulte o nosso artigo "A sua organização está preparada para a tecnologia de RH?"
Como implementar um novo software de RH
Introduzir um novo software é difícil. De facto, um relatório da McKinsey concluiu que apenas 16% dos inquiridos consideravam que as transformações digitais das suas empresas tinham sido bem-sucedidas. Mas uma implementação de software bem-sucedida traz grandes benefícios. O software de RH pode aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar a satisfação e a retenção dos funcionários. Para obter estes benefícios do software HCM ou do software de RH, é essencial ter um plano sólido.
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Implementar o seu software de RH
Depois de escolher o seu software de RH, é altura de o implementar. A PeopleGoal recomenda um ciclo de implementação de seis semanas.
Este período inclui tempo para a configuração da conta e os testes-piloto realizados pelo seu departamento de RH antes de disponibilizar o software a toda a empresa.
Ao seguir um processo bem planeado e documentar cada etapa, pode garantir que surgem o menor número possível de problemas.
Uma equipa-piloto constituída por membros de todos os níveis da empresa e com diferentes níveis de conhecimentos técnicos ajudá-lo-á a resolver problemas durante a implementação.
Diferentes tipos de funcionários terão requisitos diferentes para o seu software de RH e dificuldades distintas na sua utilização.
Ter em consideração o feedback dos funcionários ajudará a tornar a sua transformação digital de RH um sucesso.
Apresentar o software de RH à sua equipa
Depois de configurar o software, testá-lo e resolver quaisquer problemas identificados pela equipa-piloto, é altura de o apresentar ao resto da empresa.
Neste processo, uma boa comunicação é vital para criar uma experiência positiva para os colaboradores. Certifique-se de que os seus colaboradores estão a par dos detalhes do lançamento e sabem onde procurar apoio ao utilizar a sua nova solução de RH.
A sua equipa deve sentir-se entusiasmada com os benefícios que o seu novo software de RH oferece. Ajudá-los-á a solicitar férias facilmente? Ou ajudará a manter seguras as suas informações confidenciais enquanto colaboradores? Garantirá que recebem sessões de acompanhamento agendadas regularmente, melhorando assim o desenvolvimento das suas carreiras?
Se os seus colaboradores sentirem que há algo a ganhar, terá um maior envolvimento dos colaboradores e uma maior adesão por parte da empresa como um todo.
Em particular, é importante para a satisfação dos colaboradores que estes saibam que os está a ouvir.
Se um colaborador sentir que não tem as competências necessárias para utilizar o novo software, certifique-se de que tem acesso a oportunidades de formação adequadas às suas necessidades.
Ou, se um colaborador tiver tido uma experiência negativa com lançamentos de software anteriores, ouça as suas preocupações e resolva-as.
Cada colaborador satisfeito com a sua solução de RH influenciará os outros, contribuindo para a satisfação dos colaboradores como um todo.
E agora?
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