As reuniões com níveis hierárquicos intermédios são reuniões em que um líder sénior estabelece contacto com um trabalhador que está dois ou mais níveis abaixo na hierarquia. O objetivo é obter uma visão mais clara da realidade na linha da frente da organização.
Enquanto líder de RH há quase vinte anos, ajudei inúmeros gestores e líderes a combinar reuniões com níveis hierárquicos intermédios com software de envolvimento dos colaboradores, para ajudar a aumentar o envolvimento dos colaboradores e promover uma mudança organizacional positiva.
Neste artigo, mostrarei o valor que podem trazer à sua organização e como ter conversas impactantes com colaboradores de níveis hierárquicos inferiores.
O que é uma reunião com níveis hierárquicos intermédios?
Uma reunião com níveis hierárquicos intermédios é uma conversa entre um gestor sénior e alguém que responde perante um dos seus subordinados diretos (ou seja, um colaborador individual). O gestor de nível intermédio não participa na reunião; é “ultrapassado” para falar com colaboradores de níveis hierárquicos inferiores.
O objetivo destas reuniões é recolher feedback que, em última análise, ajudará a orientar a tomada de decisões.
Ajudam os líderes seniores a compreender aquilo com que os colaboradores se preocupam, os seus pontos problemáticos, as suas razões para se sentirem entusiasmados e motivados e as suas opiniões sobre os respetivos gestores.
Também criam maior visibilidade, promovem a proximidade e a confiança e fomentam melhores relações entre os líderes e os colaboradores da linha da frente.
Realizar reuniões com níveis hierárquicos intermédios
As reuniões com níveis hierárquicos intermédios não são ciência espacial, mas devem ser abordadas de forma sistemática para obter feedback eficaz.
Eis o processo que apresento aos líderes e às organizações que pretendem realizar este tipo de reuniões.
1. Preparação: definir o tom
Se esta é a primeira vez que pondera realizar reuniões com níveis hierárquicos intermédios, existem algumas formas de ajudar as pessoas a sentirem-se mais à vontade para falar com o chefe do seu chefe.
Comunicar numa reunião de equipa
Os gestores devem informar a equipa, numa reunião, sobre estas reuniões e sobre o que esperar. Isto demonstra que apoiam a iniciativa e estão entusiasmados com ela, e que não se trata de algo que está a fazer para os excluir ou agir pelas suas costas (sem momentos de “apanha-surpresa”).
Comunicar através do Slack ou por e-mail
Contacte a equipa por e-mail ou através do Slack para reforçar o objetivo das reuniões, a forma como se relacionam com os valores ou a cultura da sua empresa (“Como sabem, um dos nossos valores está relacionado com a aprendizagem, por isso quero aprender convosco e perceber o que podemos fazer de forma diferente ou reforçar na nossa equipa”) e os próximos passos (por exemplo: “Entrarei em contacto individualmente com cada um de vocês para agendarmos um horário”).
Realizar primeiro um exercício de grupo
Dependendo da sua cultura e do grau de desconforto ou diferença que esta situação possa representar para os membros da sua equipa, pode considerar a realização de um exercício de grupo primeiro.
Tente levar a equipa a almoçar (talvez virtualmente) para criar um ambiente mais informal que permita iniciar um diálogo aberto e, no ciclo seguinte, passe para reuniões individuais.
Preparar previamente as perguntas
Pode ser que os dados lhe estejam a contar uma história que pretende confirmar, que exista um projeto sobre o qual quer saber mais ou que esteja a ouvir rumores sobre um determinado gestor ou equipa.
Seja qual for o caso, vale a pena dedicar algum tempo a preparar previamente algumas perguntas para aprofundar os temas que mais lhe interessam (apresentamos alguns exemplos mais adiante).
Pode partilhar as perguntas com a pessoa entrevistada no convite do calendário.
2. Realizar a reunião: criar um espaço seguro
Apesar do trabalho prévio, é natural que os colaboradores continuem a hesitar em partilhar os seus verdadeiros pensamentos e sentimentos.
Eis algumas dicas para tirar o máximo partido da reunião.
- Reitere o objetivo. No início, reitere o objetivo da reunião e informe a pessoa de que as suas respostas serão tratadas de forma confidencial. Este é também um bom momento para partilhar algum elogio específico que tenha para lhe fazer.
- Limite-se a ouvir. Esta não é uma sessão de resolução de problemas, por isso resista à vontade de procurar soluções. Limite-se a ouvir ativamente e, se surgir algo interessante, utilize técnicas como os 5 porquês para aprofundar o tema.
- Saia do escritório. Também pode ser benéfico realizar a reunião num ambiente menos formal, talvez convidando a pessoa para um café ou almoço. Segundo consta, Jamie Dimon, CEO da JP Morgan e da Chase, desloca-se entre as diferentes filiais num autocarro para realizar estas reuniões.
3. Dar seguimento: fechar o ciclo
Depois de terem realizado as vossas conversas, é também crucial fazer algum trabalho de acompanhamento!
Devem garantir que a equipa sente que foi ouvida e que tiveram em consideração o seu feedback para fazer algumas alterações (ou explicar por que motivo não implementaram nada de novo, caso não fizesse sentido).
O pior resultado seria terem estas conversas e as pessoas pensarem que serviram apenas para manter as aparências; por isso, encerrem o ciclo!
- Agradecimentos. Enviem notas de agradecimento depois das reuniões, com algumas conclusões importantes e ações a realizar resultantes da conversa.
- Relacionem todas as ações com essas conversas. Façam referência a elas nas reuniões de equipa ou quando anunciarem alterações ou novas iniciativas: “Com base no feedback que ouvi durante as minhas reuniões com colaboradores de níveis hierárquicos abaixo do meu….” ou “Graças aos conhecimentos partilhados pela equipa…”.
- Façam referência a quaisquer temas importantes quando voltarem a reunir-se com eles para dar continuidade à conversa: “Da última vez que falámos, mencionou X. Isso melhorou ou como está a correr?”.
Periodicidade
Dependendo da dimensão da organização e da rapidez com que esta muda ou evolui, recomendaria uma periodicidade trimestral ou semestral para as reuniões com colaboradores de níveis hierárquicos abaixo do seu.
Assim, terão a oportunidade de agir relativamente a quaisquer sugestões apresentadas, implementar rapidamente melhorias e obter feedback de acompanhamento para perceber se as alterações tiveram o impacto pretendido.
Perguntas para reuniões com colaboradores de níveis hierárquicos abaixo do seu
É importante que tenham algumas perguntas orientadoras, mas também que criem espaço para um diálogo aberto e deixem que a conversa siga a direção que o colaborador lhe der!
Eis algumas perguntas específicas para ajudar a orientar a conversa.
Avaliar os níveis de envolvimento
- Numa escala de 1 a 10, como tem sido este mês para si? O que teria feito com que fosse um 10?
- Com o que está mais entusiasmado neste momento na sua função ou relativamente a esta equipa (ou empresa)?
- O que o preocupa ou com o que está mais apreensivo?
- Qual foi uma conquista recente que teve?
Identificar problemas da equipa ou da organização
- Qual é um obstáculo que enfrenta atualmente?
- O que se passa na equipa que pensa que eu talvez não saiba (ou sobre o qual não tenha conhecimento suficiente)?
- Há algum processo que pense que poderíamos melhorar?
- Conhece os objetivos da empresa?
Obter feedback sobre a gestão
- O que aprecia mais no seu responsável?
- O que gostaria que o seu responsável direto fizesse de forma diferente?
- Tem claro o que é esperado de si e quais são os seus objetivos?
- O que poderia fazer de forma diferente enquanto líder deste departamento?
Desenvolvimento
- Como posso ajudá-lo a alcançar os seus objetivos profissionais?
- Como podemos apoiá-lo melhor enquanto organização?
- Qual considera ser o próximo passo na sua carreira?
- Que outro feedback tinha e que não abordámos / ou / Que pergunta não fiz e gostaria que tivesse feito?
Instruções para o Chat GPT desenvolver perguntas para reuniões com colaboradores de níveis hierárquicos abaixo do seu
Chat GPT, talvez já tenha ouvido falar dele! É útil para muitas tarefas, incluindo ajudá-lo a gerar perguntas para entrevistas.
Eis algumas instruções para o ajudar a gerar perguntas para reuniões com colaboradores de níveis hierárquicos abaixo do seu.
- Instrução n.º 1: "Gera perguntas para uma reunião com colaboradores de níveis hierárquicos abaixo do seu, focadas na compreensão da dinâmica e do moral da equipa."
- Instrução n.º 2: "Cria perguntas para uma reunião com colaboradores de níveis hierárquicos abaixo do seu que abordem o desenvolvimento profissional e os objetivos de carreira dos colaboradores."
- Instrução n.º 3: "Gera perguntas perspicazes para uma reunião com colaboradores de níveis hierárquicos abaixo do seu sobre as perceções relativamente à liderança e à eficácia da gestão.”
Já percebeu a ideia! Também pode consultar este guia sobre a utilização do ChatGPT nos recursos humanos.
Benefícios das reuniões com colaboradores de níveis hierárquicos abaixo do seu
As reuniões com colaboradores de níveis hierárquicos abaixo do seu são poderosas tanto para o líder como para a equipa. Os benefícios incluem:
- Feedback valioso. Os líderes obtêm informações valiosas sobre os membros da equipa, o que é importante para eles e quaisquer oportunidades para melhorar o ambiente de trabalho ou promover a mudança.
- Maior envolvimento dos colaboradores. O colaborador fica com a sensação de que se preocupa com ele e de que quer apoiá-lo na sua carreira e no trabalho quotidiano.
- Criar uma cultura de feedback. As reuniões com níveis hierárquicos superiores indicam que está aberto ao feedback, o que fará com que as pessoas tenham maior probabilidade de o partilhar.
- Reconhecimento e desenvolvimento de talento: As reuniões com níveis hierárquicos superiores permitem aos gestores seniores identificar e reconhecer talentos com potencial. Isto pode ser crucial para o planeamento da sucessão e para iniciativas de desenvolvimento de talento.
Um líder com quem trabalhei percebeu, através destas reuniões, que uma nova estrutura organizacional não estava a funcionar.
Só conseguiu obter esta informação através do feedback direto da equipa, porque os gestores não tinham a certeza de como apresentar esse feedback, dada a sua posição na nova estrutura.
Outro líder que conheço considera que estas reuniões são extremamente eficazes para obter feedback do mercado junto dos membros da equipa que falam diretamente com os clientes.
Consegue fazer perguntas de seguimento diretamente e compreender melhor as conversas com os clientes, em vez de receber o feedback em segunda mão através dos gestores.
Boas práticas para reuniões com níveis hierárquicos superiores
Boas práticas para líderes em reuniões com níveis hierárquicos superiores
Eis um resumo das minhas boas práticas para ajudar os líderes a conduzirem reuniões eficazes com níveis hierárquicos superiores.
- Preparação: Prepare-se cuidadosamente para a reunião, compreendendo os projetos e desafios atuais da equipa.
- Escuta ativa: Concentre-se em ouvir ativamente o colaborador, demonstrando um interesse genuíno pelas suas perspetivas.
- Confidencialidade: Garanta e mantenha a confidencialidade para promover um ambiente de discussão seguro e aberto.
- Acompanhamento: Comprometa-se a realizar um acompanhamento concreto relativamente a quaisquer preocupações ou sugestões apresentadas.
- Transparência: Seja transparente quanto aos objetivos da reunião e à forma como o feedback será utilizado.
Boas práticas para colaboradores em reuniões com níveis hierárquicos superiores
Algumas sugestões para partilhar com o entrevistado, de modo a ajudá-lo a preparar-se e a fornecer o feedback mais valioso.
- Honestidade: Seja honesto e construtivo ao partilhar as suas opiniões e experiências.
- Especificidade: Dê exemplos ou sugestões específicos ao discutir problemas ou melhorias.
- Profissionalismo: Mantenha o profissionalismo, especialmente ao discutir temas sensíveis.
- Abertura de espírito: Esteja disponível para dar e receber feedback.
- Preparação: Prepare antecipadamente pontos ou perguntas para aproveitar ao máximo esta oportunidade de reunião.
As reuniões com níveis hierárquicos superiores demonstram uma liderança forte
Nunca foi tão importante ser um líder forte, presente, vulnerável e disponível.
Embora os colaboradores abandonem gestores e empresas que não se preocupam com eles, também permanecem em empresas onde se sentem ouvidos, valorizados e apoiados.
Ficam com gestores e líderes que dedicam tempo a contactá-los, a ouvir o seu feedback e a agir em conformidade, fazendo-os sentir-se ouvidos.
As conversas entre diferentes níveis hierárquicos são uma excelente forma de criar confiança, recolher feedback, aumentar o envolvimento dos colaboradores e reter os melhores colaboradores.
Constituem uma parte importante da sua estratégia global de escuta dos colaboradores.
Principais conclusões
- Objetivo e benefícios: As reuniões com níveis hierárquicos superiores aproximam os gestores seniores dos colaboradores de níveis inferiores, melhorando a transparência e recolhendo feedback direto. Também ajudam a aumentar o envolvimento e apoiam a identificação de talentos.
- Condução das reuniões: As reuniões eficazes com níveis hierárquicos superiores exigem preparação, escuta ativa, confidencialidade e um acompanhamento consistente. É crucial criar um ambiente confortável para discussões abertas, e preparar perguntas orientadoras específicas pode ajudar a conduzir a conversa de forma eficaz.
- Impacto na liderança e na cultura: Estas reuniões demonstram uma liderança forte e promovem uma cultura organizacional positiva. Criam confiança, demonstram o compromisso da liderança com o feedback dos colaboradores e são fundamentais para reter os melhores talentos, fazendo com que os colaboradores se sintam valorizados e ouvidos.
Junte-se à Comunidade de Gestão de Pessoas
Para obter mais apoio relativamente a reuniões entre níveis hierárquicos e à recolha de feedback dos colaboradores, junte-se à Comunidade de Gestão de Pessoas, uma comunidade de apoio de líderes de RH e empresariais que partilham conhecimentos para o ajudar a progredir na sua carreira e a causar um maior impacto na sua organização.
