Entrevistas de Retenção: Guia Completo com Perguntas de Exemplo

As entrevistas de permanência são uma ferramenta útil para recolher feedback valioso, aumentar o envolvimento e a retenção dos colaboradores.

Uma vez que até 75% da rotatividade ocorre por motivos evitáveis e, na maioria das vezes, as organizações podem implementar facilmente alterações que melhoram a experiência dos colaboradores e evitam que estes apresentem uma carta de demissão.

É aqui que a entrevista de permanência surge como uma ferramenta essencial da experiência dos colaboradores.

Através das entrevistas de permanência, a minha organização conseguiu chegar ao cerne de alguns problemas departamentais, bem como responder prontamente a várias preocupações dos colaboradores.

Neste artigo, vamos definir o que é uma entrevista de permanência e quais são os benefícios da sua utilização, explicar como deve ser realizada e apresentar algumas perguntas para ajudar a começar.

O que é uma entrevista de permanência?

Uma entrevista de permanência, por vezes designada entrevista de retenção, é uma conversa estruturada entre um gestor ou representante dos recursos humanos e um colaborador, que visa avaliar os níveis de envolvimento, analisar a cultura da empresa, perceber o que mantém o colaborador na organização e compreender onde podem ser feitas melhorias.

Tal como as entrevistas de saída, as entrevistas de permanência fazem parte da sua estratégia de escuta dos colaboradores. São uma excelente forma de recolher feedback para melhorar a experiência dos colaboradores.

Benefícios das entrevistas de permanência

• Melhorar a retenção dos colaboradores. Ao identificar e resolver problemas para melhorar a experiência dos colaboradores, deverá conseguir reter (e atrair) os melhores talentos.
• Melhorar o envolvimento dos colaboradores. As entrevistas de permanência podem impulsionar significativamente o envolvimento dos colaboradores, uma vez que lhes dão voz e fazem com que se sintam ouvidos. Isto deverá, por sua vez, fazer com que se sintam colaboradores valorizados e aumentar o seu envolvimento.
• Promover a confiança. Uma entrevista de permanência eficaz pode ser uma excelente forma de criar confiança entre a pessoa entrevistada e a pessoa que conduz a entrevista. A confiança é importante em organizações de elevado desempenho, especialmente nas que trabalham à distância.
• Melhorar a cultura da empresa. Os dados obtidos através das entrevistas de permanência podem ser utilizados para criar a cultura no local de trabalho que pretende.

Como exemplo, a minha organização realizou recentemente uma série de entrevistas de permanência e muitos colaboradores abordaram o tema do equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

Utilizámos essa oportunidade para aprofundar um pouco a questão e perceber como as pessoas se sentiam relativamente ao seu próprio equilíbrio.

Descobrimos que, embora a maioria das pessoas tenha um regime de trabalho híbrido, este não é igual em todos os departamentos e que esta disparidade estava a causar alguma tensão. Os nossos líderes abordaram diretamente esta desigualdade percecionada com as suas equipas, para explicar as razões empresariais subjacentes às diferenças.

Esta transparência foi valorizada, uma vez que já tinha passado algum tempo desde que a empresa tinha discutido as razões dos nossos diferentes regimes de trabalho híbrido. 

Como realizar uma entrevista de permanência

Utilize este processo como um modelo passo a passo para realizar entrevistas de permanência na sua organização.

Passo um: Definir o âmbito

Esta parte consiste em definir claramente o que pretende obter com a entrevista de permanência e se existem pessoas, departamentos ou equipas específicos nos quais pretende concentrar-se.

Defina claramente o que espera alcançar com a entrevista de permanência, como compreender a motivação dos colaboradores, identificar possíveis problemas ou avaliar a satisfação profissional.

Passo dois: Elaborar perguntas

Deverá fazer perguntas abertas que incentivem respostas detalhadas, em vez de simples respostas de «sim» ou «não». Esta abordagem promove uma conversa mais aprofundada e fornece mais informações. 

Preparei uma lista de perguntas na secção seguinte, mas aqui ficam alguns princípios para o orientar:

• Concentre-se também no que é positivo: formule perguntas para compreender o que mantém o colaborador na empresa, como aquilo de que gosta no seu trabalho ou o que considera gratificante.
• Explore oportunidades de desenvolvimento: pergunte quais são os seus objetivos de carreira e de que forma a empresa pode apoiar o seu desenvolvimento profissional.
• Procure obter feedback: inclua perguntas sobre potenciais melhorias no local de trabalho ou no estilo de gestão.

Terceiro passo: realizar a entrevista

Realizar uma entrevista de permanência é uma oportunidade para o membro da sua equipa partilhar a sua experiência, mas, compreensivelmente, poderá mostrar-se um pouco hesitante.

Para promover a honestidade, certifique-se de reiterar o objetivo e de que as suas respostas serão tratadas de forma confidencial.

Terá preparado as suas perguntas, mas, em vez de se limitar a percorrê-las, escute ativamente e aprofunde a conversa se considerar que há algo que vale a pena explorar.

Para ajudar a obter respostas mais completas, recomendo a utilização da técnica dos 5 porquês. Esta técnica prática consiste em fazer perguntas de seguimento baseadas no "porquê" da resposta dada, até cinco vezes, para aprofundar a resposta e obter mais detalhes.

Outra dica: alguém poderá levantar uma preocupação que não pode ser alterada. Deve abordá-la assim que possível. Não dê a entender que pode agir sobre essa preocupação se tal não for possível. 

Durante a ronda de entrevistas de permanência no nosso escritório central, vários colaboradores afirmaram que gostariam de ter a opção de trabalhar remotamente a 100%. Na função específica que desempenham dentro da organização, o trabalho remoto simplesmente não é uma possibilidade. A liderança abordou esta questão com eles de imediato. 

Como passo seguinte, procure saber se mais alguém dentro da organização utiliza a entrevista de permanência e pergunte-lhe como decorre o seu processo.

Quarto passo: analisar as respostas

Após as entrevistas, é altura de analisar as respostas — potencialmente em conjunto com outras fontes, como inquéritos aos colaboradores e métricas de RH — para procurar temas comuns e avaliar o que pode ser alcançado.

A partir daqui, pode avaliar informações úteis e determinar quais os comentários que podem ser realisticamente considerados para melhorar o ambiente de trabalho.

A matriz impacto-esforço é uma ferramenta prática que ajuda a definir prioridades relativamente ao que é possível fazer num determinado período e a começar a planear alguns projetos.

Por exemplo, descobrimos que muitas das pessoas com quem falámos preferiam ter maior flexibilidade de manhã e ao fim do dia para tarefas como cuidar dos filhos, pelo que introduzimos um conceito de horário nuclear com um esforço mínimo.

Os primeiros indicadores mostram que esta medida teve um impacto positivo no bem-estar dos colaboradores e, esperamos, ajudará a manter os nossos profissionais de melhor desempenho.

Quinto passo: acompanhamento

Poucas coisas irão desiludir mais os membros da sua equipa do que ignorar o feedback que deram.

É por isso que é importante comunicar as medidas tomadas e informar os colaboradores de que o seu feedback foi ouvido e quais serão os próximos passos.

Se algo não for realista, reconheça ainda assim o feedback e explique porquê. Talvez exista um compromisso possível.

Lembre-se: a chave para uma entrevista de permanência bem-sucedida é o envolvimento genuíno dos colaboradores e o compromisso de agir com base nas informações obtidas.

20 perguntas para uma entrevista de permanência

Conforme prometido, apresentamos uma seleção de exemplos de perguntas para entrevistas de permanência, para ajudar a preparar a sua entrevista.

O colaborador

1. O que gostaria que eu fizesse mais ou menos enquanto seu gestor?
2. Quando foi a última vez que pensou em sair da empresa?
3. Sente que as suas conquistas são reconhecidas?
4. Sente-se valorizado enquanto colaborador?
5. Que desafios ou obstáculos à sua produtividade encontrou recentemente?
6. (Se for realizada pelo departamento de RH) como se sente a trabalhar sob a chefia de X?

A função

7. O que gostaria de ver alterado na sua função atual?
8. O que tornaria a sua função mais gratificante?
9. Que competências considera que estamos a subutilizar no seu trabalho?
10. Que competências gostaria de desenvolver na sua posição atual?
11. Como seria um dia ideal na sua função atual?
12. Como seria o seu emprego de sonho aqui? 
13. Sente que os seus objetivos e metas são claros e alcançáveis?

A cultura

14. Sente que existe uma colaboração eficaz dentro da organização?
15. Sente que as pessoas gostam de trabalhar aqui?
16. Recomendaria a nossa organização como local de trabalho a um amigo ou familiar?
17. Sente que está bem informado sobre o que está a acontecer na organização?
18. De que precisaria da nossa parte para o apoiarmos melhor?
19. O que tinha ou fazia numa função anterior que gostaria de ver aqui?
20. O que o mantém a trabalhar aqui? (Deixar para o fim).

Dica de especialista : Eu deixaria perguntas como “O que o mantém a trabalhar aqui?” perto do final da entrevista — são o tipo de perguntas para as quais se vai preparando o entrevistado. 

Como uma entrevista de permanência deve normalmente durar, no máximo, uma hora, esta lista deverá ser suficiente para começar. E, mais uma vez, trata-se de um conjunto de perguntas à sua escolha, não de uma lista de verificação.

Uma opção a considerar ao realizar entrevistas de permanência é decidir se deve enviar algumas ou todas as perguntas antecipadamente.

Uma vantagem desta abordagem é permitir que os seus colaboradores cheguem à entrevista preparados, com respostas bem ponderadas.

No entanto, ao enviar as perguntas antecipadamente, poderá obter uma resposta mais editada do que se o entrevistado respondesse no momento.

Durante a ronda de entrevistas de permanência no departamento com dificuldades da minha empresa, fizemos a mesma pergunta a cada colaborador: de que precisaria da nossa parte para o apoiarmos melhor? 

E fizemos perguntas relevantes sobre o “porquê” para aprofundar o máximo possível e chegar ao cerne dos problemas desse departamento. 

Boas práticas para entrevistas de permanência

• Faça perguntas abertas para obter respostas mais detalhadas.
• Aprofunde as respostas utilizando a Técnica dos 5 Porquês.
• Aja com base no feedback e, se não puder fazê-lo, explique porquê.
• Realize entrevistas de permanência regularmente para acompanhar a evolução da perceção dos colaboradores ao longo do tempo.
• Garanta que as pessoas que realizam as entrevistas têm formação em comunicação eficaz e escuta empática, de modo a promover um diálogo mais produtivo.

Perguntas frequentes sobre entrevistas de permanência

Quando deve realizar entrevistas de permanência? 

Outra forma de formular esta pergunta seria: "Com que frequência deve realizar entrevistas de permanência?" A resposta depende de vários fatores, que abordarei abaixo.

Entrevistas de permanência com novas contratações

As organizações podem utilizar a entrevista de permanência durante o processo de integração de novas contratações, depois de estas se instalarem e começarem a familiarizar-se com a sua nova função.

Sugiro realizar uma entrevista de permanência por volta do 90.º dia após a entrada de uma pessoa (se ainda não o fez, sugiro que a sua organização pondere criar um plano de 30-60-90 dias para ajudar no desenvolvimento dos colaboradores).

Com as novas contratações, os temas a abordar poderão incluir o que correu bem no processo de integração e se surgiram obstáculos. 

Pode também falar sobre oportunidades de desenvolvimento que gostariam de explorar ou sobre a sua perspetiva do ambiente de trabalho enquanto novas contratações.

Entrevistas de permanência com colaboradores com mais tempo de casa

Essa decisão fica ao seu critério — alguns especialistas sugerem realizar entrevistas de permanência 3 a 4 vezes por ano. No entanto, a minha preferência pessoal é fazê-las anualmente e quando necessário. 

Os problemas podem acumular-se e diminuir a satisfação dos colaboradores. Por isso, se os recursos humanos ou os gestores perceberem que os colaboradores estão insatisfeitos ou desmotivados, chegou o momento de realizar entrevistas de permanência.

É importante salientar que estas entrevistas de permanência não devem durar mais de uma hora e podem até fazer parte de um ciclo de avaliação de desempenho.

Recomenda-se também que os gestores realizem reuniões regulares de acompanhamento com os seus subordinados diretos.

Onde devem ser realizadas as entrevistas de permanência?

A entrevista de permanência não precisa de ser uma reunião extremamente formal — não é necessário estar sentado numa sala de reuniões. 

Será necessário um espaço privado onde os funcionários possam falar livremente sem que ninguém ouça a conversa. 

Se será uma chamada privada no Zoom ou uma reunião presencial num café dependerá da cultura da sua empresa. 

Na minha organização, há uma forte preferência por realizar entrevistas de permanência presencialmente ou por vídeo. Considero que as pessoas são mais abertas do que quando estamos apenas numa chamada de áudio. Isto também permite ao entrevistador interpretar sinais não verbais.

Quem deve realizar as entrevistas de permanência?

A pessoa que realiza a entrevista de permanência pode ser o gestor direto do funcionário em questão. Mas não tem de ser! 

Na minha organização, os recursos humanos realizam ocasionalmente entrevistas de permanência. 

Lembre-se de que, na maioria das vezes, os funcionários atuais não abandonam os empregos —abandonam os gestores. Os funcionários não serão sinceros numa entrevista de permanência se não confiarem no seu gestor.

Na minha empresa, estávamos a assistir a um aumento da rotatividade num determinado departamento de elevado desempenho, e a liderança queria ouvir as pessoas que tinham permanecido, além das entrevistas de saída que já realizávamos.

Em vez de serem os gestores a realizar as entrevistas, estas foram realizadas pelos recursos humanos, na esperança de que os funcionários fossem mais sinceros relativamente aos problemas do departamento. Esta mudança revelou-se extremamente oportuna, uma vez que os funcionários falaram muito abertamente sobre os problemas que afetavam a sua equipa. 

Conseguimos então partilhar as nossas conclusões com a liderança do departamento e agir com base nelas.

Qual é a diferença entre uma entrevista de permanência e uma entrevista de saída?

Quais são os objetivos de uma entrevista de permanência?

O objetivo das entrevistas de permanência é recolher as opiniões dos funcionários para desenvolver novas iniciativas e melhorar a experiência dos funcionários, tanto para cada funcionário individualmente como para o conjunto mais amplo de funcionários. 

Isto pode significar proporcionar modalidades de trabalho mais flexíveis, melhorar os benefícios dos funcionários ou facilitar melhor a mobilidade interna.

Junte-se à conversa

As entrevistas de permanência são ferramentas excelentes para ter no arsenal da gestão de pessoas.

Demonstram que valoriza a felicidade dos funcionários, bem como as suas opiniões, e podem fazer a diferença entre estes permanecerem, serem promovidos ou saírem. Se quiser obter mais conselhos sobre como realizá-las ou, pelo contrário, partilhar alguns, deixe uma pergunta ou resposta nos comentários.

Também pode candidatar-se a aderir à Comunidade People Managing People, um espaço de apoio onde pode estabelecer contactos e partilhar conhecimentos com profissionais experientes do setor.