Gerir os RH com folhas de cálculo numa empresa em crescimento conduz a ineficiências e a desafios na manutenção de registos, tornando difíceis tarefas como o acompanhamento de férias e o recrutamento rápido.
Utilizar software de RH inteligente pode ser uma solução mais fácil do que pensa, especialmente para equipas de RH de pequenas empresas com orçamentos reduzidos. Este artigo explicará os passos que deve seguir para criar um caso de negócio sólido e obter o novo software de RH que procura.
Como criar um caso de negócio para software de RH:
- Necessidades e visão do negócio
- Identificar os pontos problemáticos
- Etapas do processo atual
- Definir medidas de sucesso (ROI - Retorno do investimento)
- Obter apoio e aprovação iniciais
- Reunir requisitos
- Contactar fornecedores
- Preparar-se para responder a objeções
- Criar um caso de negócio e obter aprovação
- Escolher o software vencedor
Passo 1 - Necessidades e visão do negócio
As necessidades do seu negócio são os requisitos e desafios específicos que a sua empresa enfrenta na gestão eficiente dos recursos humanos, enquanto a visão está mais relacionada com os objetivos de longo prazo e a direção que a empresa pretende seguir com a implementação bem-sucedida de um novo software de RH.
O primeiro passo consiste em definir por escrito a visão para os RH e garantir que esta está alinhada com a estratégia, a direção e a visão do negócio.
A vantagem de fazer isto é obter o apoio das principais partes interessadas e dos decisores da sua equipa de liderança. Enumere as suas principais necessidades e o motivo das mesmas, de modo a alinhar todos quanto aos requisitos de software de RH da organização.
Antes de investir em nova tecnologia de RH, defina as necessidades do seu negócio — quer se trate de aquisição de talento, integração ou desenvolvimento da liderança. Compreender os seus objetivos garante que a tecnologia está alinhada com a sua estratégia.
Alinhe a sua direção e visão
Eis um exemplo de como pode alinhar as necessidades do seu negócio com o motivo pelo qual deve investir num novo sistema de RH.
| Necessidade empresarial | Porquê? |
|---|---|
| Necessidade empresarialPrecisamos de ferramentas melhores para acompanhar o nosso número de colaboradores. | Porquê?O nosso processo atual de contabilização de colaboradores é moroso e propenso a erros, com métricas importantes calculadas manualmente. |
| Necessidade empresarialPrecisamos de simplificar o nosso processo de recrutamento, uma vez que estamos a planear contratar mais X pessoas este ano. | Porquê?Os candidatos têm-nos dado como feedback que o nosso processo é lento e confuso. Ao investir num novo sistema de acompanhamento de candidatos (ATS), podemos acelerar o processo de análise de currículos, agendamento de entrevistas e seleção de candidatos em x%. |
| Necessidade empresarialO acompanhamento dos contratos de trabalho é manual | Porquê?Tendo em conta as metas de crescimento do número de colaboradores, precisamos de uma forma automatizada e integrada de acompanhar as assinaturas dos contratos. |
| Necessidade empresarialAumentar o envolvimento dos colaboradores | Porquê?O nosso nível de envolvimento é preocupante e, atualmente, temos um processo manual de avaliação de desempenho e de realização de inquéritos, cujos dados não são facilmente acessíveis nem permitem tomar medidas. |
Um exemplo de necessidades e desafios empresariais e das razões que estão na sua origem.
Além disso, não se deixe levar pela síndrome do objeto brilhante nem defenda a aquisição de novo software apenas porque anuncia funcionalidades inovadoras.... cof, cof, como ferramentas baseadas em IA! Em vez disso, concentre-se em software que resolva as suas necessidades específicas e apoie a sua visão para alcançar os seus objetivos.
Não siga tendências sem compreender as necessidades específicas da sua empresa. Quer se trate de uma nova ferramenta, política ou benefício, alinhe todas as iniciativas com os objetivos da sua organização e as prioridades dos seus colaboradores.
Passo 2 - Identificar os pontos problemáticos
A gestão estratégica de talento apoia a fundamentação empresarial para a aquisição de software de RH, alinhando as soluções tecnológicas com os problemas relacionados com o desenvolvimento da força de trabalho.
Neste contexto, os pontos problemáticos referem-se às dificuldades e ineficiências específicas que uma empresa enfrenta nos seus atuais processos de gestão de RH e que o software de RH pretende resolver e reduzir. Faça uma lista de todos os seus pontos problemáticos e não omita nenhum.
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Exemplo de lista de verificação para identificar pontos problemáticos
- Quantas folhas de cálculo tem de atualizar quando adiciona ou altera um colaborador?
- Os colaboradores podem atualizar as suas próprias informações?
- Com que frequência se depara com erros de introdução de dados?
- Que tarefas ocupam a maior parte do seu dia?
As respostas a estas perguntas constituirão a base da fundamentação empresarial para adquirir novo software de RH.
Passo 3 - Etapas do processo atual
As etapas do processo atual correspondem à forma como realiza as tarefas atualmente no seu departamento de RH. Isto deve abranger todas as suas tarefas essenciais de RH, como a forma como gere os registos dos colaboradores, os pedidos de ausência, o recrutamento e a integração. (Presumo que utilize sobretudo folhas de cálculo e e-mails.)
Comece por enumerar os principais processos, as etapas de cada processo, a pessoa responsável por cada etapa e o tempo que cada processo demora.
Exemplo simplificado de mapa de processos
| Processo principal | Subprocesso | Etapas do processo | Quem | Tempo |
|---|---|---|---|---|
| Processo principalRegistos dos colaboradores | SubprocessoAdicionar novo colaborador | Etapas do processoAbra uma folha de cálculo e adicione uma nova linha com as informações do colaborador. Certifique-se de que o número do colaborador está atualizado. Adicione o colaborador aos benefícios e atualize a folha de acompanhamento dos benefícios. Atualize o registo do processamento salarial. Envie um e-mail ao departamento de processamento salarial com as informações do colaborador. Inscreva os colaboradores na plataforma de processamento salarial, etc. | QuemRH | Tempo30-45 minutos |
| Processo principalRegistos dos colaboradores | SubprocessoAtualizar a morada dos colaboradores | Etapas do processoAbra a folha de cálculo n.º 1 e atualize-a. Abra o registo do processamento salarial e atualize-o. Envie um e-mail ao departamento de processamento salarial com a nova morada. | QuemRH | Tempo15 minutos |
| Processo principalRegistos dos colaboradores | SubprocessoSaldo de férias do colaborador | Etapas do processoEnvie um e-mail ao responsável para que faça a respetiva conferência. Compare as respetivas notas com as notas dos RH. Abra a aplicação de controlo de tempo e verifique. Calcule o saldo com base em qualquer rateio proporcional (se necessário). | QuemRH e responsável | Tempo15-45 minutos |
Exemplos de tarefas comuns e demoradas que os profissionais de RH normalmente gerem.
Dica profissional: Pode levar o mapeamento do processo mais além e, junto a todas as etapas do processo, indicar se a etapa acrescenta valor à organização (VA - acrescenta valor) ou se não acrescenta qualquer valor (NVA - não acrescenta valor).
Passo 4 - Definir medidas de sucesso (ROI - retorno do investimento)
Isto pode traduzir-se num maior envolvimento, melhores taxas de retenção, maior rapidez no preenchimento de funções ou mais capacidade na equipa de RH para atividades como a criação de ligações, a formação e atividades que acrescentam valor.
Se conseguir poupar tempo ao investir em software de RH, o que faria com esse tempo?
Os decisores gostam de ver os valores do ROI. No caso do software de RH, este é normalmente medido em tempo poupado, pelo que pode acrescentar um valor em dólares à poupança.
Exemplo (foram feitas muitas suposições e recomendamos que as indique):
Para referência: 52 semanas por ano * 8 horas por dia = 2,080 horas
2,080 horas * 60 minutos por hora = 124,800 minutos por ano
Salário = $80,000
Tempo por tarefa = 15 minutos
Tarefas por mês = 50
Tempo total por mês = 750 minutos
Custo total por mês = (124,800/$80,000 = $1.56 de salário por minuto). $1.56 * 750 minutos por mês = $1,170 por mês em custos de mão de obra.
A fórmula acima ilustra o impacto positivo de encontrar uma nova solução de RH que utilize automação para eliminar uma tarefa de 15 minutos que os seus profissionais de RH realizam frequentemente — até 50 vezes por mês.
Ao eliminar essa tarefa através da automação, a sua empresa pouparia $1,170 por mês em custos de mão de obra. Trata-se de uma poupança significativa para os resultados da sua empresa!
Passo 5 - Obter apoio e aprovação iniciais
Utilize este momento para apresentar as suas conclusões dos passos anteriores e garantir que tem o apoio dos seus líderes de RH para prosseguir ou para determinar se precisa de interromper o processo. Se tiver aprovação verbal, continue!
Exemplos de como obter apoio inicial
- Estudos de caso: Apresente estudos de caso de organizações semelhantes que implementaram software de RH com sucesso, demonstrando benefícios concretos.
- Análise custo-benefício: Apresente uma análise custo-benefício detalhada que destaque os custos do software de RH face às poupanças de custos e à melhoria da eficiência que espera obter com a nova tecnologia de RH.
- Demonstrações: Organize uma demonstração do software de RH para mostrar as suas capacidades, a facilidade de utilização e a forma como se compara com o seu sistema atual.
- Estatísticas de produtividade: Apresente estatísticas sobre o aumento da produtividade e a poupança de tempo obtidos por empresas que utilizam software de RH semelhante.
Passo 6 - Reunir requisitos
Sei que este não é o passo mais divertido, mas é um dos mais importantes. Antes de contactar fornecedores de software, tenha os seus requisitos bem definidos e recolha contributos de todas as partes interessadas principais.
| Requisito principal | Quem | Porquê |
|---|---|---|
| Requisito principalUma única fonte de dados verdadeira sobre os funcionários | QuemCEO, COO, RH, Gestor, Funcionário | PorquêPrevenir erros, aumentar a rapidez e facilitar a utilização |
| Requisito principalObjetivos acompanhados e visíveis para a equipa executiva | QuemC-Suite, Gestor, RH, Funcionário | PorquêTodos os objetivos têm de ser agregados numa única vista para a equipa executiva e para o líder da equipa. |
| Requisito principalOs currículos são consultados pelo responsável pela contratação | QuemRH, responsável pela contratação | PorquêAtualmente, o RH copia os currículos e cola-os numa pasta na unidade partilhada. Os gestores precisam de ser notificados automaticamente quando chega um currículo, para poderem filtrá-lo rapidamente e decidir se o aceitam ou rejeitam. |
| Requisito principalCompatibilidade com outro software já utilizado | QuemCTO, Gestor de TI | PorquêPara tirar o máximo partido da sua nova tecnologia de RH, terá de garantir que é compatível com o restante software que a sua organização já utiliza. |
Um exemplo de requisitos comuns, de quem é responsável por cada item e do motivo pelo qual cada requisito é crucial.
Passo 7 - Contactar fornecedores
Compare opções, solicite algumas demonstrações e partilhe os seus requisitos com uma lista restrita de fornecedores de software de RH que, à partida, pareçam adequados. Isto ajudá-los-á a demonstrar como o software pode facilitar a sua vida!
Se a plataforma que lhe interessa não tiver todas as funcionalidades de que precisa, pergunte até que ponto será fácil integrá-la com outras aplicações do seu ecossistema tecnológico de RH.
Depois de estabelecer contacto com os fornecedores, certifique-se de que acompanha as capacidades dos respetivos produtos em função dos seus requisitos específicos.
| Requisito principal | Crítico (Sim/Não) |
|---|---|
| Requisito principalContratos integrados e confirmação de assinatura | Crítico (Sim/Não)Não |
| Requisito principalOs funcionários podem atualizar os seus próprios dados | Crítico (Sim/Não)Sim |
| Requisito principalAs férias são registadas através de um sistema e aprovadas pelo gestor. O RH tem visibilidade. | Crítico (Sim/Não)Sim |
Um exemplo do acompanhamento dos requisitos principais.
Passo 8 - Preparar-se para responder a objeções
Antes de fazer a sua recomendação final, reserve algum tempo para se preparar para possíveis objeções — especialmente relacionadas com os custos. As preocupações financeiras são frequentemente o maior obstáculo quando se propõe um novo software de RH, por isso é importante estar preparado com respostas claras e confiantes.
Objeção comum: “É demasiado caro.”
Reconheça a preocupação e, em seguida, mude o foco para o valor. Saliente as poupanças a longo prazo proporcionadas pelo software, através da redução do trabalho manual, da minimização de erros e da diminuição dos riscos relacionados com a conformidade. Se possível, mostre como o custo se compara com as despesas ocultas do sistema atual — como o tempo gasto a corrigir erros ou a gerir soluções alternativas pouco práticas.
Objeção comum: “Não podemos continuar simplesmente a utilizar o que já temos?”
Explique os riscos de não fazer nada. Os sistemas antigos conduzem frequentemente a ineficiências, pouca visibilidade dos dados e um aumento da carga administrativa. Saliente como o novo software apoia o crescimento, simplifica as operações e ajuda a empresa a tomar melhores decisões com maior rapidez.
Objeção comum: “Qual é o ROI?”
Prepare-se com dados. Utilize referências, estudos de caso ou calculadoras de ROI fornecidas pelos fornecedores para estimar poupanças de custos, tempo poupado ou ganhos de produtividade. Apresente a informação em termos que sejam relevantes para as partes interessadas — custos poupados, riscos reduzidos ou receitas protegidas.
Ao responder diretamente às objeções, reforça a sua proposta e demonstra que analisou a decisão de todos os ângulos.
Passo 9 - Criar uma fundamentação empresarial e obter aprovação
Com todos os dados acima reunidos, chegou o momento de preparar a sua fundamentação empresarial. Não tem de ser um documento de 10 páginas; pode ser tão simples como um memorando de uma página (porque, afinal, quem tem tempo para ler 10 páginas?).
Os decisores procuram respostas para as seguintes perguntas:
- Quanto custa?
- Que problemas irá o software resolver?
- Se não investíssemos no software, o que aconteceria?
- Quanto tempo demorará a implementação?
- Porque precisamos de investir agora?
- Qual é o ROI da implementação deste software?
Pode não saber as respostas às questões relacionadas com os custos; no entanto, procurar obter aprovação nesta fase irá prepará-lo para o sucesso.
Um RFP de software de RH bem estruturado ajudá-lo-á a apresentar esta informação num formato que os fornecedores possam compreender e ao qual possam responder facilmente.
Muitas empresas experimentam sistemas de RH gratuitos para demonstrar os benefícios da automatização de RH antes de se comprometerem com soluções pagas.
Eis um modelo de caso de negócio que pode utilizar para software de RH:
- Resumo executivo: Breve visão geral da proposta, dos principais benefícios e das conclusões.
- Situação atual e descrição do problema: Descrição do estado atual e dos desafios ou problemas específicos que estão a ser abordados.
- Solução proposta e benefícios: Descrição detalhada da solução proposta e dos benefícios esperados, incluindo uma análise custo-benefício (utilize o cálculo do passo 4 para comparar com o custo potencial do software e enumerar as poupanças).
- Plano de implementação e avaliação de riscos: Estratégia de implementação passo a passo, prazo e um resumo dos riscos potenciais com planos de mitigação.
- Conclusão e recomendações: Resumo conciso do caso de negócio com recomendações finais para os responsáveis pela tomada de decisões.
Construir um caso de negócio sólido para software de RH é mais fácil com certificações de referência em HRIS que sustentem os seus conhecimentos.
Passo 10 - Escolha o software vencedor
Viva! Chegou até aqui e obteve aprovação para avançar com o fornecedor da sua escolha.
Mas lembre-se de que obter aprovação através do processo do caso de negócio não é sequer metade do trabalho. O próximo passo é escolher o software de RH que melhor se adapta às necessidades da sua empresa e às suas capacidades de implementação, integração e formação.
Se gere os recursos humanos numa pequena empresa, as suas exigências relativamente ao software serão diferentes das de uma empresa com 2 000 colaboradores. A sua definição de prioridades deve corresponder às suas necessidades atuais, bem como às que apoiam o seu crescimento.
O software de RH torna os recursos humanos mais eficientes
Automatizar os seus processos de RH proporcionará uma melhor experiência aos colaboradores, gestores e candidatos. Dedicar tempo à criação de um caso de negócio detalhado trará os seguintes benefícios:
- Definir os principais processos que precisam de ser alterados ou melhorados
- Recolher opiniões e requisitos das pessoas certas
- Identificar o tempo que pode ser poupado e dedicado a trabalho que acrescenta valor
- Demonstrar onde o investimento em software deve ter prioridade. Pode pensar que precisa de uma plataforma de gestão do desempenho, mas, na realidade, precisa de começar por um sistema de gestão de recursos humanos.
Independentemente do nível de profundidade ou detalhe, criar um caso de negócio sólido para software de RH irá melhorar a sua organização.
Na minha experiência, quando implementámos um ATS, um sistema de acompanhamento de objetivos e um software de gestão do desempenho (tudo ao mesmo tempo), observámos um aumento mensurável da satisfação dos colaboradores, uma redução do tempo administrativo e mais tempo dedicado a atividades que acrescentam valor.
Por sua vez, isto cria uma melhor experiência para os seus colaboradores, gestores e profissionais de RH.
Boa sorte na sua jornada de transformação digital dos RH!
O que se segue:
Se está a pesquisar como justificar a aquisição de software de RH, contacte gratuitamente um consultor da SoftwareSelect para obter recomendações.
Preencha um formulário e terá uma conversa breve, durante a qual analisam as especificidades das suas necessidades. Depois, receberá uma lista restrita de software para avaliar. Também o acompanharão ao longo de todo o processo de aquisição, incluindo as negociações de preços.
