Por isso, está a pensar numa intranet, ou talvez já tenha uma, mas não esteja a funcionar para si.
Se forem utilizadas corretamente, as soluções de intranet para funcionários podem ser um recurso valioso, criando eficiências e contribuindo para a experiência dos funcionários.
O que é uma intranet para funcionários?
Uma intranet para funcionários é uma rede fechada onde os funcionários de uma empresa podem comunicar internamente e partilhar notícias, documentos e políticas.
São especialmente populares entre organizações maiores e distribuídas internacionalmente, para partilhar informações e melhorar a comunicação empresarial num espaço de trabalho maioritariamente digital.
A comunicação interna é facilitada através de um ponto único onde os funcionários podem trocar ideias e partilhar recursos. No entanto, o desafio das intranets é que são frequentemente ‘deixadas no sótão’, tal como a pobre Miss Havisham.
As elevadas taxas de abandono devem-se ao facto de muitas intranets estarem afetadas por problemas como informação duplicada e interfaces desorganizadas. Como explica Dhiraj Sharma:
Com o tempo, o sistema [da intranet] transforma-se num depósito de conteúdos — um espaço que nenhum funcionário quer vasculhar porque, tal como uma gaveta de tralha, não tem lógica, propósito nem valor. O que deveria ser um ponto único e acessível transforma-se numa avalanche indesejada de informação. No fim, os seus funcionários abandonam-no para procurar respostas, mais facilmente, noutro lugar.”
Como garantir que os funcionários utilizam a sua intranet
24% das empresas não estão satisfeitas com a interface da sua intranet e 15% consideram inadequada a sua ferramenta de pesquisa. Evidentemente, muitas das intranets existentes têm a sua quota-parte de problemas.
A chave para garantir a implementação e utilização bem-sucedidas de uma intranet para funcionários consiste em identificar os obstáculos antes da implementação e resolvê-los desde o início.
Seguem-se algumas formas de garantir a adesão dos funcionários à intranet da sua empresa.
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1. Concentre-se em melhorar a experiência do utilizador
Melhorar a experiência do utilizador (UX) é a forma mais eficaz de aumentar o envolvimento dos funcionários com a sua intranet. Ao tentar melhorar a experiência do utilizador, o seu objetivo deve ser conceber uma solução com uma curva de aprendizagem suave.
A UX é diferente da interface do utilizador (UI), mas estão estreitamente ligadas. Uma UI simples e coerente melhora a UX porque facilita a navegação e permite ao utilizador encontrar rapidamente o conteúdo que procura.
Tal como acontece com qualquer aplicação Web, o objetivo é permitir que os utilizadores cheguem ao local pretendido com o menor número possível de cliques. Isto significa dedicar tempo a investigar os seus utilizadores e a planear uma arquitetura de informação adequada, que organize as páginas e secções numa hierarquia lógica.
2. Dê o exemplo utilizando a intranet ao nível executivo
A falta de utilização das intranets ao nível da gestão pode afetar negativamente a adesão dos funcionários. Quando os executivos não interagem na intranet nem partilham atualizações com frequência, os funcionários ficam menos entusiasmados com a utilização desse recurso.
Permitir que os responsáveis dos departamentos assumam a manutenção dos sistemas de intranet pode ser uma excelente solução.
Por exemplo, um responsável de Recursos Humanos deve ser responsável pela manutenção da secção de Recursos Humanos da intranet. Pode publicar uma política de benefícios atualizada, processos de integração de novos funcionários, perguntas frequentes ou outras atualizações relacionadas com os Recursos Humanos no sistema de intranet.
3. Utilize diferentes formas de conteúdo
As intranets podem ser utilizadas para promover o envolvimento dos funcionários, criando entusiasmo em torno das notícias e eventos da empresa. Também podem ser utilizadas para recolher feedback através de funcionalidades interativas, como sondagens.
A utilização de diferentes formas de conteúdo irá ‘dar mais vida’ à experiência do utilizador e conduzir a níveis de envolvimento mais elevados. É um custo de bem-estar dos funcionários que se paga a si próprio ao manter a equipa informada diariamente.
4. Utilize métricas para otimizar
O software moderno de intranet para funcionários deve permitir-lhe avaliar o envolvimento com o conteúdo que publica, para que possa continuar a otimizá-lo à medida que avança — tal como faria com o seu site ou as redes sociais.
Implemente software de monitorização de colaboradores para acompanhar os cliques dos utilizadores na página inicial e nas principais páginas de destino. Isto permitirá identificar os links e apelos à ação mais eficazes, ajudando-o a dar prioridade aos conteúdos críticos e a otimizar o envolvimento dos utilizadores. Se não o fizer, proporcionará experiências de utilização insatisfatórias e taxas de conversão mais baixas
Mas, para além de analisar métricas, também pode pedir feedback aos colaboradores no final de uma sessão, utilizando perguntas como “encontrou o que procurava hoje?” e “Quão fácil foi encontrar o que procurava?”
Também é uma boa prática distribuir conteúdos com base na relevância. Embora os colaboradores sejam geralmente curiosos, otimizar o feed de notícias de um colaborador para apresentar conteúdos relevantes mantém-no organizado. Para garantir isto, verifique se a sua intranet oferece a funcionalidade de distribuir conteúdos apenas a um grupo específico de colaboradores.
Exemplos de intranets de colaboradores
A esta altura, espero que já tenha uma ideia de como é uma boa intranet empresarial. Para ajudar, apresentamos alguns exemplos de intranets empresariais bem concebidas.
1. DBS Bank
O DBS Bank venceu o prémio de Intranet Moderna do Ano em dezembro de 2021, por isso que melhor exemplo poderíamos utilizar?
A grande vantagem deste sistema é permitir que os colaboradores acedam à intranet através de vários canais, incluindo:
- Assistente virtual OneBot: uma interface conversacional para executar tarefas e responder a pedidos.
- Pesquisa DBS: uma funcionalidade que permite aos colaboradores pesquisar os conteúdos e dados da empresa.
- OneMobile: uma interface móvel para o sistema de intranet da empresa.
A intranet proporciona aos colaboradores um ambiente digital abrangente onde podem prosperar, com três plataformas centradas em diferentes aspetos da experiência dos colaboradores:
- F3W (Futuro do Trabalho, Local de Trabalho e Força de Trabalho): um fórum sobre o futuro do trabalho
- aplicação iHealth: um recurso de bem-estar para os colaboradores do DBS
- Life@DBS: a própria rede social da empresa, onde os colaboradores podem estabelecer ligações e criar relações fora do trabalho
A intranet do DBS é também um excelente exemplo de uma plataforma liderada pelos colaboradores. O DBS incentiva os utilizadores a avaliar o sistema e a fazer sugestões, enquanto o EJC (Conselho da Jornada do Colaborador) tenta encontrar lacunas que precisam de ser corrigidas para melhorar a experiência do utilizador.
O DBS é um excelente exemplo de uma intranet bem concebida, porque proporciona aos colaboradores uma experiência agradável, acesso multicanal e uma experiência personalizada que promove a cultura do DBS num local de trabalho digital.
2. 3M Go
A 3M, um conglomerado industrial multinacional sediado nos EUA, tinha uma intranet muito mal concebida, com uma interface confusa que os colaboradores praticamente nunca utilizavam. Era uma coleção desorganizada de links e sistemas de intranet das outras filiais da 3M.
O design proporcionava uma experiência de utilização insatisfatória, porque era muito difícil para os colaboradores navegarem. Tinham dificuldade em encontrar os conteúdos de que precisavam.
Reconhecendo esta situação, a empresa 3M transformou o seu sistema de intranet antigo numa plataforma visualmente apelativa, fácil de utilizar e com um conjunto de funcionalidades mais adequado às necessidades dos colaboradores. Os colaboradores passaram a ter acesso a um sistema que lhes permitia realizar tarefas sem passar demasiado tempo a navegar.
A 3M Go tem um design atrativo, com um feed de notícias personalizado na página inicial. O novo design ajudou a 3M a melhorar o envolvimento e a produtividade dos colaboradores.
Após o processo de reformulação, a 3M Go alcançou o primeiro lugar na lista das 10 melhores intranets de 2019 do Nielsen Norman Group.
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Criar a sua própria solução vs. solução pronta
Ao considerar uma intranet, tem duas opções: criar a sua própria solução ou comprar uma solução pronta.
As intranets Microsoft Sharepoint são simples de criar, mas têm funcionalidades limitadas. Criar uma solução de intranet de raiz significa que pode personalizá-la completamente de acordo com as suas necessidades, mas o processo pode ser demorado e dispendioso. Por exemplo, embora as intranets personalizadas possam ter aplicações móveis, exigem bastante trabalho de desenvolvimento.
Também poderá ter de contratar um especialista interno ou recorrer a ajuda externa para a manutenção e o suporte de uma intranet personalizada. Além disso, enquanto as intranets empresariais personalizadas exigem formação extensa, os sistemas de intranet pré-configurados requerem normalmente uma formação mínima.
Não deixe a sua intranet de colaboradores ganhar pó
As intranets para funcionários são um recurso valioso; não permita que sejam subutilizadas. Se o seu sistema de intranet foi negligenciado durante algum tempo, nunca é tarde demais para recuperar o que ficou para trás e começar a utilizar novamente a intranet.
Uma intranet para funcionários com um sistema robusto de gestão de conteúdos ajudá-lo-á a trazer a cultura da sua empresa para o ambiente digital. Poderá partilhar atualizações a pedido e executar os seus processos empresariais e fluxos de trabalho de forma simples.
Se pretende implementar um novo sistema de intranet, considere uma solução pré-criada em vez de criar um sistema de raiz.
Veja isto: Como construir uma verdadeira empresa centrada nos funcionários
