Guia do Manual do Funcionário [Exemplos + Modelo]

Os manuais dos colaboradores mudaram drasticamente desde que criei o primeiro, e aprendi muito sobre a importância das relações com os colaboradores durante esse período.

Atualmente, os colaboradores esperam que os manuais sejam não só informativos (definindo todas as políticas da empresa), mas também envolventes, apelativos e mais fáceis de assimilar do que os volumosos documentos de 60 páginas de antigamente.

Essa extensão talvez explique por que motivo se estima que 60% dos colaboradores evitam ler os manuais dos colaboradores.

Por isso, sem mais demoras, vamos analisar o que um manual moderno dos colaboradores pode alcançar, o que deve incluir e como pode garantir que cumpre os seus objetivos.

O que é um manual dos colaboradores?

Um manual dos colaboradores serve como guia para toda a organização, apresentando as políticas, os procedimentos e as expectativas da empresa, e garantindo uma compreensão clara das normas do local de trabalho e das obrigações legais.

O manual inclui normalmente secções sobre a cultura da empresa, os valores fundamentais e a missão, bem como informações práticas como o horário de trabalho, o código de vestuário e as políticas de licenças.

De seguida, dividi o manual nas seguintes secções, com orientações sobre o que incluir em cada uma:

• Demissão e cessação do contrato dos colaboradores.
• Boas-vindas e introdução
• Princípios básicos do emprego
• Políticas do local de trabalho
• Informações sobre a integração de novos colaboradores
• Desenvolvimento pessoal e profissional
• Recompensas, benefícios e vantagens dos colaboradores
• Informações gerais sobre o local de trabalho.

O que incluir num manual dos colaboradores

No passado, um manual dos colaboradores era utilizado sobretudo como manual de políticas e procedimentos de recursos humanos (RH).

Atualmente, os manuais dos colaboradores contêm normalmente uma combinação de diferentes elementos essenciais para os colaboradores atuais e para os novos colaboradores durante a orientação e a integração.

Boas-vindas e introdução

A maioria das organizações começa o manual dos colaboradores com uma carta de boas-vindas — ou, melhor ainda, com um vídeo de boas-vindas como o apresentado abaixo, da Uber — do fundador, do diretor executivo ou da equipa de liderança.

Welcome To Uber | Uber

Este conteúdo proporciona aos membros novos ou potenciais da equipa informações valiosas sobre a empresa, o motivo da sua existência, o papel dos colaboradores no sucesso da organização e a própria finalidade do manual dos colaboradores. 

Pode encontrar um exemplo de carta de boas-vindas para um novo colaborador no nosso modelo gratuito de manual dos colaboradores, no final do artigo.

Visão geral da empresa e da cultura

Esta secção do manual é importante para ajudar os colaboradores novos ou potenciais a compreender melhor a missão, a cultura e a história da sua empresa. 

O seu manual deve incluir os seguintes elementos; a ordem fica ao seu critério:

• Declaração de visão: Qual é a finalidade da sua empresa; porque é que existe?
• História e cronologia: Qual é a origem da sua empresa e como evoluiu?
• Declaração de missão: Como irá a sua organização alcançar a sua visão e os seus objetivos?
• Valores fundamentais: Que convicções organizacionais orientam os comportamentos e as decisões das pessoas?
• Estrutura organizacional: Como estão organizadas as equipas e os colaboradores?

O Livro da Cultura da Zappos é um excelente exemplo de como um manual dos colaboradores pode ser utilizado para comunicar a verdadeira essência da empresa a potenciais colaboradores.

Nota: Esta é a parte do manual do funcionário que, geralmente, as organizações tendem a tornar pública.

Noções básicas sobre o emprego

A secção sobre as noções básicas do emprego proporciona aos trabalhadores uma compreensão clara da sua relação de trabalho com a empresa. 

Apresenta as principais classificações e expectativas relativas ao emprego, de modo a garantir consistência e transparência.

• Classificações do emprego: Classificação do emprego a tempo inteiro, a tempo parcial, temporário e por contrato, elegibilidade para benefícios com base na classificação, períodos experimentais, quando aplicável, etc.
• Igualdade de oportunidades e não discriminação: Uma declaração de que a organização está empenhada em promover um local de trabalho diversificado e inclusivo, incluindo a legislação relativa à igualdade de oportunidades no emprego (EEO), políticas contra a discriminação e o assédio e adaptações razoáveis para funcionários com deficiência.
• Assiduidade e horários de trabalho: Horários de trabalho padrão (por exemplo, horário de expediente, turnos ou opções de trabalho remoto), expectativas relativas à assiduidade, incluindo políticas sobre atrasos e faltas, e procedimentos para solicitar alterações ao horário ou licenças.

Políticas do local de trabalho

Muitas empresas têm as suas políticas do local de trabalho e procedimentos detalhados num manual separado, abordando apenas algumas das mais importantes no manual do funcionário. 

Isto faz especialmente sentido se o objetivo do seu manual do funcionário for promover a cultura da empresa, em vez de enumerar um conjunto de regras.

Se não tiver a certeza sobre que políticas de RH incluir no seu manual, eis algumas para começar:

• Diversidade, equidade e inclusão
• Segurança e saúde no local de trabalho
• Assédio e assédio sexual
• Trabalho remoto e teletrabalho
• Redes sociais
• Férias e outras ausências remuneradas (PTO)
• Elegibilidade para licenças, por exemplo, licença por doença e dispensa para serviço de júri.

Informações sobre a integração de novos funcionários

Esta parte do seu manual do funcionário abordará aquilo que um novo membro da equipa pode esperar no primeiro dia e na(s) primeira(s) semana(s) de trabalho, tal como:

• Visita ao escritório/instalações
• Apresentações à equipa
• Código de vestuário (se aplicável)
• Calendários de formação
• Ferramentas e recursos
• Contactos importantes.

Por exemplo, a empresa de software de RH People inclui no seu excelente manual do funcionário uma visão geral daquilo que os novos membros da equipa podem esperar no primeiro dia e durante o primeiro mês.

Desenvolvimento pessoal e profissional

De acordo com o Relatório de Aprendizagem da Força de Trabalho de 2018 do LinkedIn, uns impressionantes 93% dos funcionários permaneceriam mais tempo numa empresa se esta investisse nas suas carreiras. 

Em suma, a aprendizagem e o desenvolvimento são importantes para a retenção e, naturalmente, para garantir que a sua força de trabalho possui as competências necessárias para impulsionar o sucesso organizacional a longo prazo.

Esta secção do seu manual do funcionário deve abranger aspetos como:

• O seu processo de gestão do desempenho
• Candidatura a vagas internas
• Programas de formação interna
• Assistência educativa e apoio às propinas.

Recompensas, benefícios e regalias dos colaboradores

Esta é a sua oportunidade de promover a remuneração e as recompensas que a sua organização oferece aos colaboradores que pretende contratar, bem como de informar e motivar os novos colaboradores. 

Esta secção pode incluir informações como:

• Filosofia de recompensas: Por exemplo, paga acima da média do mercado?
• Elementos da remuneração: Salário, bónus, opções sobre ações, trabalho suplementar à hora, etc.
• Revisões da remuneração: Com que frequência são realizadas, qual é o processo e qual o impacto na remuneração.
• Programas de benefícios: Seguro de saúde, programas de bem-estar, RRSP / 401(k), etc.
• Regalias: Subsídio automóvel, conta de despesas, benefícios tecnológicos, subsídio de atividade física, etc.

Por exemplo, no seu Guia da Cultura da Empresa, a Netflix explica de forma excelente a sua filosofia de recompensas e a forma como são geridas as revisões anuais da remuneração.

Informações gerais sobre o local de trabalho

Isto pode servir como uma compilação de todas as outras informações que considera importante partilhar com colaboradores novos, atuais e potenciais, para os informar sobre a cultura do local de trabalho e motivá-los a trabalhar consigo, tais como:

• Informações sobre o escritório e as instalações
• Ambiente de trabalho, por exemplo, cubículos, escritórios, zonas de refeições e espaços partilhados
• Instalações de recreação, por exemplo, mesas de ténis de mesa
• Eventos de equipa, por exemplo, festas de fim de ano e churrascos de verão
• Trazer animais de estimação para o trabalho.

O Manual do Colaborador da Valve é um excelente exemplo de como proporcionar às pessoas uma compreensão sólida do que significa trabalhar nessa empresa.

Demissão e cessação do contrato dos colaboradores

Esta secção descreve os procedimentos que os colaboradores e os empregadores devem seguir quando termina uma relação laboral. Garante uma transição tranquila, mantendo o profissionalismo e o cumprimento dos requisitos legais.

• Procedimentos de demissão e períodos de aviso prévio: O processo a seguir quando um colaborador decide deixar a empresa, por exemplo, apresentar uma carta formal de demissão ao seu responsável ou aos Recursos Humanos, cumprir um período de aviso prévio, etc.
• Processamento do pagamento final e dos benefícios: O processo para emitir o pagamento final, dar continuidade aos benefícios, recuperar equipamento, etc.
• Políticas e protocolos de cessação involuntária: As razões pelas quais uma organização pode decidir cessar o contrato de alguém, incluindo problemas de desempenho, violação das políticas da empresa, conduta grave ou reestruturação da empresa ou despedimentos.

4 razões pelas quais um manual do colaborador é importante

O manual do colaborador é um repositório de informações sobre a organização que os colaboradores atuais e novos podem consultar e utilizar para aprender. 

De acordo com uma sondagem realizada pela People Managing People no LinkedIn, 71% dos inquiridos indicaram que a sua organização já tem um manual do colaborador, enquanto 19% responderam que planeavam criar um ou que estavam a desenvolvê-lo.

Um manual do colaborador pode ser extremamente benéfico para os membros da equipa e para toda a organização em várias áreas.

Integrar com sucesso os novos colaboradores

Um manual do colaborador é uma ferramenta essencial para a orientação de novos colaboradores e a integração. Uma investigação da Glassdoor concluiu que as organizações com um processo de integração sólido melhoram a retenção dos novos colaboradores em 82% e a produtividade em mais de 70%.

Um manual do colaborador é utilizado para informar os novos colaboradores sobre as regras e os processos que regem a relação laboral, bem como sobre os direitos, as responsabilidades e os comportamentos esperados do empregador e do colaborador.

É também uma ferramenta importante para que os novos membros da equipa compreendam tudo, desde como serão as suas primeiras semanas e meses de trabalho até ao que devem vestir no trabalho (nota: tenha cuidado com os códigos de vestuário!).

Por este motivo, não é má ideia distribuir um manual do colaborador durante o processo de pré-integração. Anexá-lo à carta de boas-vindas é uma boa estratégia.

Construir uma cultura empresarial forte

Um manual do colaborador é muito mais do que um simples manual de políticas de recursos humanos. Um manual do colaborador dá-lhe a oportunidade de definir, por palavras e imagens, a cultura da sua empresa e de a comunicar aos colaboradores novos e atuais.

Uma parte fundamental da construção de uma excelente cultura consiste em articular a visão da sua empresa, definir os valores fundamentais e as convicções da sua organização e descrever os tipos de comportamentos e ações que espera dos membros da equipa para apoiar esses valores. 

A Patagonia faz um excelente trabalho neste âmbito no seu manual do colaborador, onde descreve o seu propósito como “Estamos no mercado para salvar o planeta” e a missão da empresa como “Criar o melhor produto, não causar danos desnecessários, utilizar a atividade empresarial para inspirar e implementar soluções para a crise ambiental.”

Atrair e contratar excelentes profissionais

Um excelente manual do colaborador pode criar uma vantagem competitiva para as organizações que competem para contratar os melhores talentos. Muitas empresas tornaram públicos os seus manuais do colaborador e formataram-nos de formas inovadoras para despertar o interesse e o entusiasmo dos potenciais colaboradores em fazerem parte da empresa.

Por exemplo, a Valve divulgou publicamente o seu manual do colaborador em 2012 e gerou uma cobertura mediática positiva significativa com o seu estilo único e as descrições coloridas do ambiente de trabalho da empresa.

Pode utilizar o seu manual do colaborador para articular e promover aquilo que torna a sua organização especial, os benefícios exclusivos para os colaboradores e a sua posição relativamente a questões atuais, como a igualdade de oportunidades de emprego, a não discriminação e a segurança relacionada com a COVID-19.

Cumprir os requisitos legais e da legislação laboral

Um manual do colaborador ajuda a documentar e organizar informações diretamente relacionadas com o contrato de trabalho e a relação laboral, por exemplo, o emprego à vontade, bem como com a legislação laboral aplicável (leis provinciais/estaduais e leis federais).

Por exemplo, a legislação laboral, como a Lei de Licença Familiar e Médica (FMLA) nos Estados Unidos e a Lei das Normas de Emprego da Colúmbia Britânica no Canadá, estabelece os requisitos mínimos aplicáveis aos empregadores relativamente a muitas destas políticas.

Quem é responsável pela criação de um manual do colaborador?

Os recursos humanos coordenam normalmente a criação de um manual do colaborador. No entanto, nas organizações que não têm uma equipa ou uma pessoa responsável pelos recursos humanos, essa responsabilidade pode caber a:

• Fundador ou proprietário da empresa;
• Assistente administrativo ou executivo;
• Consultor externo de recursos humanos; ou
• Comissão responsável pelo manual

Esta pessoa seria responsável por recolher as informações necessárias através de entrevistas com colaboradores-chave; pela pesquisa das políticas e dos procedimentos existentes; e pela pesquisa das melhores práticas do setor.

Author's Tip

A pessoa responsável pela criação do manual pode não ser a mesma pessoa que o redige, formata e publica, uma vez que isto requer frequentemente fortes competências de redação, criação de conteúdos e design gráfico. Uma boa agência de marketing ou empresa de relações públicas pode ajudar a elevar o seu manual a um nível superior!

O que é uma comissão responsável pelo manual do colaborador?

Uma comissão responsável pelo manual pode existir em organizações de maior dimensão e inclui frequentemente executivos, líderes e pessoas de diferentes áreas da organização. A comissão responsável pelo manual é normalmente responsável por:

• Determinar o objetivo estratégico do manual;
• Fornecer orientações de alto nível sobre o conteúdo e o tom;
• Decidir como o manual deve ser utilizado pela organização;
• Supervisionar a criação do manual; e
• Reunir todo o conteúdo do manual.

Que nome devo dar ao meu manual do colaborador?

“Manual do colaborador” é a designação mais utilizada, porque é mais amplamente compreendida, enquanto títulos como “manual dos colaboradores” e “manual de políticas de RH” são menos utilizados, por soarem demasiado burocráticos, rígidos e formais.

A designação que der ao seu manual do colaborador será uma das decisões que terá de tomar ao longo do processo. Esta decisão será orientada pelo que considera ser o principal objetivo do próprio manual, pela cultura da sua empresa e pela sua preferência pessoal. 

Por exemplo, muitas organizações, como a Netflix e a HubSpot, referem-se aos seus manuais como “Códigos de Cultura” ou “Guias de Cultura”, para indicar que o objetivo do manual é servir como uma ferramenta de construção da cultura, e não como um manual de políticas e procedimentos da empresa.

3 boas práticas para criar um manual do colaborador bem-sucedido

Um manual do colaborador eficaz é aquele que envolve e informa os colaboradores novos e atuais, motiva potenciais colaboradores a integrarem a organização e faz crescer tanto os colaboradores como a empresa.

Apresentamos de seguida alguns dos principais fatores de sucesso que podem contribuir para o êxito ou fracasso de um excelente manual do colaborador:

1. Conteúdo envolvente e organizado

Tal como num bom romance, deve garantir que o conteúdo do seu manual do colaborador é bem escrito, interessante e, esperemos, até divertido em alguns momentos. 

A estrutura e a ordem pela qual a informação é apresentada devem ser lógicas e intuitivas.

Inclua hiperligações (nas versões digitais), um índice e um índice remissivo para facilitar aos colaboradores a procura da informação de que necessitam, bem como um glossário para permitir a consulta rápida de acrónimos e jargão específicos da empresa. Um bom exemplo disso pode ser encontrado no GitLab.

Por fim, utilize como ponto de partida o conteúdo dos vários exemplos de manuais do colaborador mencionados ao longo deste artigo para desenvolver o seu próprio conteúdo, em vez de começar do zero. 

No entanto, tenha em atenção as regras de direitos de autor, sobretudo se tencionar publicar o seu manual publicamente.

Um aspeto e uma apresentação apelativos

O “aspeto e a apresentação”, ou o tom, de um manual devem estar alinhados com a cultura e os valores da empresa. O tom adequado pode, em conjunto com um conteúdo envolvente, criar um recurso informativo e divertido que as pessoas realmente queiram ler.

O manual da Valve é um excelente exemplo de manual do colaborador que utiliza elementos como:

• Tom conversacional: utilize formas contraídas e uma linguagem informal, em vez de formulações mais formais, para tornar o material mais acessível e fácil de ler.
• Fotografias e imagens: inclua imagens de elementos como colaboradores reais e espaços de trabalho da empresa para ajudar os novos colaboradores a compreender melhor a organização.
• Elementos visuais criativos: utilize infografias, desenhos animados divertidos e listas com marcadores sempre que possível, para tirar partido do gosto do cérebro por imagens e elementos visuais. 

Humor: um pouco de humor descontraído pode contribuir bastante para ajudar as pessoas a familiarizarem-se com temas que não são tão interessantes, mas que é necessário incluir.

Por exemplo, considere introduzir uma política de licença parental com algo leve e divertido, como: “Está à espera de um bebé? Ter um bebé é um momento de orgulho para os pais, por isso é justo que ambos tenham algum tempo livre para desfrutar da experiência e recuperar.”

Facilmente acessível 

Poderia criar o melhor manual do funcionário do mundo, mas isso não teria grande importância se ninguém soubesse onde está localizado ou se o formato dificultasse a sua distribuição.

Embora queira dar às pessoas a opção de imprimir um manual, este deveria estar disponível sobretudo num formato digital e ser facilmente acessível na intranet da sua empresa ou numa unidade de rede partilhada.

Experimente utilizar software para manuais do funcionário de empresas como a AirMason e a Blissbook para ajudar a criar e manter facilmente um manual visualmente apelativo.

Ou seja, seja criativo, como a empresa de software Trello, que utiliza a sua própria plataforma de software para o seu manual do funcionário.

Leitura relacionada: Está a pensar criar uma intranet para funcionários? Leia isto primeiro

Atualizado constantemente

A sua organização está em constante mudança, por isso o seu manual do funcionário também deve estar.

Trate o seu manual como um documento vivo que requer manutenção regular.

Peça comentários aos novos funcionários à medida que participam na integração, para saber o que pode ser acrescentado ou melhorado, acompanhe as tendências mais recentes de RH e as melhores práticas de integração de funcionários e mantenha-se a par dos desenvolvimentos mais recentes na legislação laboral, para saber que políticas e procedimentos da empresa poderão ter de ser atualizados. 

9 passos para criar um manual do funcionário

Roma não foi construída num dia, e o seu manual do funcionário também não será. Criar um excelente manual do funcionário exigirá tempo, paciência e o apoio de pessoas de toda a organização. 

Eis os passos que terá de seguir, juntamente com o seu comité do manual, para lançar o novo manual:

1. Obtenha o apoio da liderança sénior

Se não for o líder sénior da sua organização, o seu manual não irá avançar sem a aprovação e o apoio dessa liderança. 

Dicas práticas:

• Apresente o argumento empresarial—Saliente de que forma o manual irá melhorar a integração, a conformidade e o envolvimento dos funcionários.
• Mostre exemplos—Utilize as melhores práticas de líderes do setor para ilustrar o seu valor.
• Garanta um patrocinador—Ter um patrocinador executivo (por exemplo, o diretor de RH ou o diretor de operações) pode impulsionar a adoção.

2. Defina a finalidade

Defina a sua visão para o manual e os objetivos que gostaria que este alcançasse, pois estes irão orientar muitas das suas decisões relativas ao conteúdo e à forma de disponibilização.

Dicas práticas:

• Defina se o manual se destina sobretudo à conformidade, à construção da cultura ou à consulta pelos funcionários.
• Considere as necessidades do público—os novos funcionários poderão precisar de um formato mais apelativo, enquanto os funcionários experientes necessitam de um acesso fácil às políticas.
• Alinhe a finalidade com os valores da empresa e com a marca empregadora.

3. Pesquise os requisitos legais

Evite problemas legais e consulte o seu advogado especializado em direito do trabalho se não tiver a certeza do que pode ou não incluir no seu manual. 

Dicas práticas:

• Consulte um advogado especializado em direito do trabalho ou um especialista em conformidade de RH para garantir a exatidão.
• Mantenha-se atualizado sobre a legislação laboral (por exemplo, FMLA, ADA, EEO e regulamentos relativos a horas extraordinárias) que afeta as políticas do local de trabalho.
• Se a sua empresa operar em vários países, considere criar versões localizadas do manual.

4. Analise as melhores práticas e os exemplos

Já fez parte deste trabalho ao ler este artigo! Consulte também os excelentes exemplos de manuais do funcionário apresentados ao longo do artigo.

Dicas práticas:

• Analise os líderes do setor (por exemplo, Netflix, Buffer, GitLab) e observe a sua abordagem à cultura, ao tom e à acessibilidade.
• Utilize opiniões reais dos colaboradores para compreender de que informações estes realmente necessitam.

5. Crie o conteúdo e a estrutura

Reúna todas as informações que pretende incluir, determine como as organizar e comece a escrever!

Dicas práticas:

• Utilize uma linguagem simples e concisa — evite jargão jurídico sempre que possível.
• Divida o conteúdo em secções (por exemplo, Noções básicas sobre o emprego, Políticas do local de trabalho, Benefícios, Código de conduta).
• Inclua exemplos, perguntas frequentes e situações do mundo real para tornar as políticas mais fáceis de compreender.
• Adicione um índice ou uma funcionalidade de pesquisa se se tratar de um documento digital.

6. Decida o formato e o acesso

Determine se o seu manual será publicado como uma apresentação de diapositivos, uma página web, etc.; se poderá ser descarregado/impresso; e onde as pessoas poderão aceder-lhe.

Dicas práticas:

• Escolha um formato: PDF, página da intranet, site interativo ou apresentação de diapositivos.
• Determine como os colaboradores terão acesso — através do e-mail da empresa, do portal de RH ou de cópias impressas.
• Adapte-o a dispositivos móveis se a sua força de trabalho incluir colaboradores remotos ou no terreno.

7. Reveja-o com a liderança e a assessoria jurídica

Obtenha a aprovação final e a validação das pessoas responsáveis.

Dicas práticas:

• Realize uma revisão transversal com os RH, o departamento jurídico e os responsáveis pelos departamentos.
• Obtenha a aprovação final da liderança para conferir autoridade ao documento.
• Prepare um plano de comunicação para apresentar o manual aos colaboradores.

8. Publique e celebre

Disponibilize o manual, faça uma pequena festa, promova-o na próxima reunião geral e incentive as pessoas a utilizá-lo!

Dicas práticas:

• Anuncie-o numa reunião geral ou no boletim informativo da empresa.
• Incentive os gestores a explicar às equipas as secções principais.

9. Reveja e mantenha-o regularmente

Ah, pensava que estava tudo terminado quando o publicou? Pense novamente… :-)

Dicas práticas:

• Defina um calendário de revisão (por exemplo, trimestral ou anual).
• Designe um membro da equipa de RH para acompanhar as atualizações das políticas e revê-las em conformidade.
• Recolha opiniões dos colaboradores para melhorar a clareza e a relevância ao longo do tempo.

Modelo gratuito de manual do colaborador

É mesmo aqui! Criámos um documento Word que pode utilizar como guia para criar o seu próprio manual. Trata-se da estrutura básica de um manual do colaborador para uma empresa fictícia, a FACT Technology, e inclui vários exemplos de conteúdo para ajudar a começar e a estimular a criatividade!

Mas, antes de começar, tenha em mente o seguinte: 

• O tom e o conteúdo do seu manual do colaborador devem adequar-se à sua organização.
• O modelo contém apenas texto. O seu manual final não deve conter apenas texto.
• O modelo é um documento Word. O seu manual final também pode ser, mas considere igualmente a utilização de alternativas baseadas na web, como o AirMason, onde pode carregar o seu documento Word.

Descarregue o modelo abaixo!

O que pensa?

Qual é um dos melhores exemplos de manual do colaborador que já viu? O que o tornou tão bom? E qual foi o pior, e porquê? Qual é o conteúdo mais importante que, na sua opinião, deve ser incluído na primeira versão de um manual, e porquê?

Também pode subscrever o boletim informativo da People Managing People para se manter a par das ideias mais recentes em RH de especialistas em liderança e gestão de todo o mundo.