O que é a hotelaria de escritórios? Guia completo para escritórios híbridos

A gestão flexível de espaços de escritório é uma tendência crescente à medida que as organizações adaptam as suas formas de trabalhar para promover maior flexibilidade, eficiência e colaboração.

A implementação deste modelo pode ajudar a utilizar o espaço de escritório de forma mais eficiente e apoiar horários de trabalho híbridos ou equipas móveis.

Utilize este guia para descobrir de que forma este modelo pode beneficiar a sua organização, incluindo algumas boas práticas para o implementar.

O que é a gestão flexível de espaços de escritório?

A gestão flexível de espaços de escritório é uma estratégia de gestão flexível do espaço de trabalho que permite aos trabalhadores reservar secretárias, escritórios ou salas de reunião conforme necessário, em vez de terem espaços de trabalho atribuídos permanentemente.

Esta abordagem é comum em empresas que utilizam modelos de trabalho flexíveis, como o trabalho remoto ou modelos híbridos, em que os trabalhadores não precisam de um espaço de trabalho dedicado todos os dias.

Como funciona a gestão flexível de espaços de escritório?

Através de uma plataforma de reservas online, como plataformas de gestão de espaços de escritório ou software de reserva de espaços de trabalho, os trabalhadores podem selecionar um espaço de trabalho com base nas suas necessidades e fazer o check-in quando chegam. 

Alguns sistemas integram-se com calendários e mapas do escritório, permitindo aos trabalhadores selecionar espaços perto dos colegas de equipa ou dos recursos de que precisam.

À chegada, os trabalhadores fazem o check-in através de um quiosque, de uma aplicação móvel ou de um código QR para confirmar a sua reserva.

No final da reserva, os trabalhadores fazem o check-out e o espaço de trabalho pode ser limpo antes da reserva seguinte. 

Muitas organizações também utilizam dados analíticos do sistema de gestão de espaços para monitorizar a utilização do espaço, ajustar a disponibilidade dos lugares e melhorar a eficiência do escritório.

Além da gestão flexível de espaços de forma ‘pura’, algumas organizações implementam uma abordagem híbrida. Por exemplo, apenas uma parte dos espaços de trabalho pode ser disponibilizada para reserva, ou podem existir zonas designadas para cada departamento, nas quais os trabalhadores escolhem secretárias dentro da área da sua equipa.

Benefícios da gestão flexível de espaços de escritório

As organizações podem utilizar este modelo para aproveitar o espaço de escritório de forma mais eficiente e apoiar trabalhadores remotos e híbridos. Os potenciais benefícios incluem:

• Otimização do espaço: Reduz a necessidade de uma área de escritório ampla, permitindo às empresas utilizar o espaço de forma mais eficiente. Naturalmente, menos espaço significa geralmente custos mais baixos de renda e manutenção.
• Flexibilidade: Os trabalhadores podem escolher onde trabalhar com base nas suas necessidades do dia (por exemplo, zonas tranquilas para trabalho concentrado ou espaços colaborativos para reuniões de equipa).
• Incentiva a colaboração: Trabalhadores de diferentes departamentos ou equipas podem sentar-se próximos uns dos outros em qualquer dia, promovendo a comunicação e a colaboração entre funções.
• Satisfação dos trabalhadores: Este modelo proporciona flexibilidade e autonomia aos trabalhadores para escolherem o seu ambiente de trabalho, o que pode melhorar a satisfação profissional e o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
• Melhores dados sobre a utilização do escritório: As organizações podem acompanhar os padrões de utilização do espaço e ajustar-se em conformidade, otimizando a disposição do escritório para responder melhor às necessidades reais da sua força de trabalho.
• Benefícios ambientais: Com menos recursos necessários para aquecer, arrefecer e manter grandes espaços de escritório, as empresas podem reduzir a sua pegada ambiental ao adotarem este modelo.

Tipos de organizações que geralmente mais beneficiam da gestão flexível de espaços de escritório

As organizações que mais beneficiam deste modelo têm normalmente forças de trabalho híbridas ou em crescimento. Estas incluem:

• Empresas híbridas e que privilegiam o trabalho remoto: As empresas onde os trabalhadores dividem o seu tempo entre casa e o escritório podem reduzir o número de secretárias não utilizadas e melhorar a eficiência do espaço.
• Empresas de consultoria e serviços profissionais: As empresas cujos trabalhadores viajam frequentemente, trabalham com clientes ou mudam de equipa beneficiam de disposições flexíveis dos lugares.
• Empresas em fase de arranque: As empresas em rápido crescimento, com estruturas de equipa em evolução, podem utilizar este modelo para aumentar o seu espaço de trabalho sem uma expansão imobiliária desnecessária.
• Sedes empresariais e escritórios partilhados: As grandes empresas com vários departamentos ou espaços de trabalho partilhados podem melhorar a colaboração e otimizar a utilização do espaço de escritório.
• Empresas de cuidados de saúde e farmacêuticas: As equipas de vendas no terreno, os investigadores ou os especialistas que não precisam de uma secretária permanente todos os dias podem beneficiar de espaços flexíveis.
• Instituições de ensino e investigação: As universidades, os centros de investigação e os polos de inovação podem utilizar este modelo para gerir escritórios partilhados e espaços colaborativos de forma eficiente.

Desafios da gestão flexível de espaços de escritório

Por outro lado, alguns dos potenciais desafios deste modelo incluem:

• Conflitos de reservas: Os colaboradores podem ter dificuldades em garantir o espaço de trabalho que preferem, especialmente nos dias de maior afluência ao escritório, o que pode causar frustração.
• Perda de espaço pessoal: Os colaboradores podem sentir-se desligados ou menos confortáveis sem um espaço de trabalho dedicado que possam personalizar. Um utilizador do Reddit descreveu os trabalhadores como “enteados deslocados”.
• Reserva excessiva de secretárias: Isto acontece quando os colaboradores reservam secretárias desnecessariamente durante longos períodos, limitando a disponibilidade e reduzindo a eficiência da utilização do espaço.
• Dependência da tecnologia: A utilização de escritórios como hotéis depende fortemente dos sistemas de reservas, e os problemas técnicos podem perturbar o processo.

Dica profissional

Investir num sistema virtual de reserva de salas, compatível com dispositivos móveis, que cancele automaticamente as reservas quando ninguém aparece é fundamental para que outra pessoa possa utilizar esse período. Além disso, comunique frequentemente o protocolo. — Katrina Magdol, Fundadora e Consultora Principal, Amalou Consulting

Utilização de escritórios como hotéis versus secretárias não atribuídas

A utilização de escritórios como hotéis permite que os colaboradores reservem secretárias ou espaços antecipadamente, proporcionando previsibilidade e uma melhor gestão do espaço através de um sistema de reservas. 

As secretárias não atribuídas, por outro lado, funcionam por ordem de chegada, com os colaboradores a escolherem as secretárias disponíveis quando chegam, oferecendo mais espontaneidade, mas menos estrutura. 

A utilização de escritórios como hotéis é mais adequada para visitas planeadas ao escritório, enquanto as secretárias não atribuídas são mais indicadas para dias de trabalho flexíveis e não planeados.

Pode ler mais no nosso artigo sobre utilização de escritórios como hotéis versus secretárias não atribuídas.

Como saber se a utilização de escritórios como hotéis é adequada para a sua empresa?

Como referido, a maioria das organizações pode tirar partido da utilização de escritórios como hotéis em algum nível. Eis alguns sinais a que deve estar atento:

1. Composição da força de trabalho

• Força de trabalho híbrida ou remota: Se uma parte significativa da sua força de trabalho for remota ou híbrida, implementar a utilização de escritórios como hotéis pode ajudá-lo a utilizar o espaço da forma mais eficiente possível.
• Colaboradores móveis ou que viajam: Se a sua equipa viajar frequentemente em trabalho, a utilização de escritórios como hotéis pode disponibilizar espaços de trabalho temporários para quando os colaboradores visitarem o escritório.

2. Utilização do espaço do escritório

• Espaço subutilizado: Se notar que o seu escritório tem muitas secretárias ou salas de reunião vazias durante o dia, especialmente à medida que o trabalho híbrido ou remoto se torna mais comum, a utilização de escritórios como hotéis pode ajudá-lo a maximizar a utilização do espaço disponível.
• Custos imobiliários: Se estiver a pagar por espaços de escritório grandes, mas verificar que não estão a ser plenamente utilizados, a utilização de escritórios como hotéis pode reduzir a área ocupada pela sua empresa, diminuindo os custos operacionais sem comprometer a produtividade dos colaboradores.

3. Necessidades de flexibilidade

• Alteração do tamanho ou da localização das equipas: Se a sua empresa estiver a crescer rapidamente ou a passar por reorganizações frequentes, a utilização de escritórios como hotéis pode oferecer a flexibilidade necessária para aumentar ou reduzir a escala sem assumir arrendamentos de longo prazo nem reconfigurar postos de trabalho permanentes.
• Trabalho baseado em projetos: As equipas que se formam e dissolvem com base em projetos específicos podem beneficiar da utilização de escritórios como hotéis, uma vez que podem reservar espaços conforme necessário, promovendo a colaboração e reduzindo a necessidade de lugares permanentes.

4. Preferências dos colaboradores

• Vontade de ter flexibilidade: Se os seus colaboradores tiverem manifestado interesse em regimes de trabalho flexíveis, a utilização de escritórios como hotéis pode apoiar essa preferência, permitindo-lhes escolher onde querem trabalhar quando vão ao escritório.
• Cultura de trabalho colaborativa: Se a colaboração entre departamentos ou equipas for essencial, a utilização de escritórios como hotéis pode incentivar a interação entre diferentes áreas, permitindo que os colaboradores reservem espaços de trabalho perto dos colegas ou das equipas de projeto.

5. Complexidade da gestão do espaço

• Vários locais de escritório: Se a sua empresa opera em vários locais, a reserva flexível de espaços de escritório pode ajudar a uniformizar o processo de gestão do espaço em diferentes instalações, proporcionando uma experiência consistente aos colaboradores, independentemente do local onde trabalham.
• Reserva de salas de reunião e recursos: A reserva flexível de espaços de escritório integra-se frequentemente com outros sistemas de reserva, como ferramentas de agendamento de salas de reunião e suporte para a gestão de recursos (por exemplo, monitores e projetores). Se o seu processo atual de gestão destes recursos for complexo ou ineficiente, a reserva flexível de espaços pode simplificá-lo.

Boas práticas de reserva flexível de espaços de escritório

Lembra-se dos desafios mencionados anteriormente? A reserva flexível de espaços pode ser excelente, mas exige uma gestão cuidadosa do espaço de escritório. 

Siga estas boas práticas para os evitar e tirar o máximo partido das vantagens da reserva flexível de espaços na sua organização.

1. Planeie as necessidades dos colaboradores

• Compreenda os padrões de trabalho: Realize inquéritos ou entrevistas para avaliar como os colaboradores preferem trabalhar (à distância, num modelo híbrido ou no escritório) e adapte a reserva flexível de espaços a essas necessidades, disponibilizando várias opções de espaço de trabalho (zonas silenciosas, áreas colaborativas, etc.).
• Divida o escritório por zonas: Designe áreas específicas para diferentes tipos de trabalho (por exemplo, espaços de colaboração e postos de trabalho individuais). Isto garante que os colaboradores encontrem facilmente espaços de trabalho adequados às suas tarefas diárias.

2. Crie políticas e orientações claras

• Defina as regras de reserva: Estabeleça regras claras, como a antecedência com que os espaços de trabalho podem ser reservados, os limites de reserva, os procedimentos de cancelamento e as políticas de limpeza e de objetos pessoais. 
• Estabeleça limites de tempo: Incentive os colaboradores a reservarem apenas as horas ou os dias de que necessitam, evitando a apropriação indevida de secretárias. A implementação de um limite de tempo para a utilização dos postos de trabalho pode promover um acesso justo aos espaços partilhados.
• Gestão das faltas às reservas: Estabeleça um protocolo para lidar com faltas às reservas, como libertar automaticamente as secretárias não ocupadas após um determinado período.

Author's Tip

Utilize lembretes automáticos no Slack ou no Teams, como: “Tem uma secretária reservada para amanhã no 5.º piso. Precisa de cancelar?” Isto minimiza as faltas às reservas e liberta espaço para outras pessoas sem exigir supervisão manual.

3. Disponibilize comodidades adequadas

• Mobiliário ergonómico: Garanta que os postos de trabalho estão equipados com mobiliário confortável e ajustável. Os colaboradores que trabalham em postos flexíveis devem ter acesso ao mesmo nível de apoio ergonómico que aqueles com secretárias permanentes.
• Tecnologia uniformizada: Equipe todos os espaços de trabalho de reserva flexível com equipamento uniformizado, como monitores, estações de ancoragem, tomadas elétricas, etc.
• Armazenamento pessoal: Disponibilize cacifos ou soluções de armazenamento onde os colaboradores possam guardar em segurança objetos pessoais e materiais de trabalho quando não estão no escritório.

4. Disponibilize opções flexíveis de espaço de trabalho

• Espaços diversificados: Os escritórios modernos disponibilizam uma combinação de ambientes de trabalho, como secretárias em espaços abertos, escritórios privados, áreas colaborativas e zonas silenciosas. Isto garante que os colaboradores encontram o ambiente adequado às suas tarefas específicas.
• Salas de reunião híbridas: Garanta que as salas de reunião estão equipadas com videoconferência e outras ferramentas de colaboração para apoiar reuniões híbridas com membros da equipa no escritório e à distância.

Author's Tip

Agrupe funções ou equipas semelhantes em “zonas” com base nas tendências de reserva e nas necessidades do fluxo de trabalho. Isto confere à reserva flexível de espaços uma sensação mais intencional e coesa, mesmo quando as pessoas não estão presentes diariamente.

5. Monitorize e otimize a utilização do espaço

• Acompanhar os dados de utilização: Utilize as análises fornecidas pelas tecnologias do escritório para acompanhar a utilização do espaço de trabalho e identificar tendências, como áreas subutilizadas ou períodos de ocupação máxima.
• Administrador do escritório: Designe um administrador do escritório que acompanhe quem está efetivamente no seu lugar, em vez de apenas o reservar, o que tem ajudado a melhorar a disponibilidade.
• Ajustar a disposição com base na procura: Com base nos dados de utilização, reconfigure a disposição do escritório para responder à procura, acrescentando mais espaços de colaboração ou zonas silenciosas conforme necessário.
• Analisar as poupanças de custos: Analise regularmente os benefícios financeiros da reserva de espaços, como a redução dos custos imobiliários e a poupança de energia, para avaliar o sucesso do programa.
• Recolher feedback regularmente: Utilize inquéritos ou grupos de discussão para avaliar a satisfação dos colaboradores com o sistema de reserva de espaços.

Como escolher uma solução de reserva de espaços no escritório

Como referido, a reserva de espaços depende de tecnologia especializada para escritórios para funcionar de forma eficiente. Eis alguns fatores importantes a considerar ao escolher a melhor solução para as suas necessidades:

1. Facilidade de utilização: Procure uma plataforma com uma interface simples e intuitiva que permita aos colaboradores reservar facilmente secretárias, salas de reunião e outros espaços, sem confusão.
2. Integração com os sistemas existentes: Certifique-se de que a solução se integra com o software que utiliza atualmente, como calendários, aplicações de RH, ferramentas de comunicação e software de gestão do espaço de escritório. Procure soluções como a Deskfound, que suportem início de sessão único (SSO) e outras medidas de segurança, de modo a estarem alinhadas com a sua infraestrutura de TI.
3. Acessibilidade móvel: Procure uma solução que suporte o acesso através de dispositivos móveis, permitindo aos colaboradores reservar espaços em qualquer lugar e verificar a disponibilidade em tempo real.
4. Gestão do espaço em tempo real: O sistema deve oferecer informações em tempo real sobre a disponibilidade de secretárias e a ocupação do escritório, permitindo uma melhor otimização e acompanhamento do espaço. Por exemplo, a OfficeSpace disponibiliza algumas ferramentas úteis para gerir a disposição do escritório, otimizar a ocupação e acompanhar os dados de utilização.
5. Personalização: Considere soluções que possam ser adaptadas às necessidades específicas da sua empresa, como a designação de zonas para equipas, o suporte de secretárias fixas e flexíveis ou a oferta de reservas recorrentes. A funcionalidade de criação de vizinhanças da Eden é um bom exemplo disso.
6. Análises e relatórios: É útil que a solução forneça relatórios detalhados sobre a utilização do espaço, ajudando-o a tomar decisões baseadas em dados para otimizar o planeamento do espaço de escritório, incluindo a formatação e a atribuição de recursos. 

Suporte do fornecedor e escalabilidade: Leia avaliações e recorra à sua rede de contactos para escolher um fornecedor com um forte apoio ao cliente e uma solução que possa acompanhar o crescimento da sua empresa ou as alterações às necessidades do seu espaço de trabalho.

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