Um analista de HRMS simplifica e otimiza os processos de RH da sua empresa através da utilização de informações baseadas em dados e tecnologias da informação. Neste artigo, ficará a saber exatamente o que faz um analista de HRMS, que competências e qualificações irá precisar e que atividades diárias pode esperar desempenhar nesta função. Se tem interesse em combinar TI com RH, é aqui que ficará a saber como começar.
O que é um analista de HRMS?
Um analista de HRMS é um especialista em TI e dados na área dos RH. A função combina as responsabilidades de gestor de TI, consultor de RH e analista de dados. Em termos gerais, um analista de HRMS recolhe, organiza e analisa dados para fazer recomendações relacionadas com áreas como o recrutamento, a retenção e a conformidade legal.
Também conhecido como analista de HRIS, outro aspeto fundamental da função é implementar e manter sistemas de gestão de recursos humanos (também conhecidos como sistemas de informação de recursos humanos ou bases de dados de RH) que sustentam o departamento de RH e recolhem e analisam dados.
A função do analista de HRMS varia entre organizações, mas provavelmente abrangerá todas ou algumas das seguintes responsabilidades:
- Consultoria ao departamento - colaborar com os gestores de RH e com os departamentos financeiro e de TI para os ajudar a determinar as áreas que necessitam de melhorias.
- Especialista em tecnologia - os analistas de HRMS acompanham as alterações e tendências tecnológicas na gestão de recursos humanos e aconselham a organização.
- Realização de auditorias de rotina, como a administração salarial e as cessações de serviços.
- Métricas e relatórios - organizar métricas de RH, como dados de desempenho dos colaboradores e assiduidade.
- Atualização de software - integrar novo software, executar testes de diagnóstico e otimizar os processos de HRMS.
- Implementação de processos - criar e implementar novos processos para o funcionamento eficiente das funções de RH.
- Suporte de TI - atualizar aplicações, prestar apoio técnico e formar outros colaboradores sobre os novos desenvolvimentos na área dos RH.
- Avaliação de sistemas - avaliar os sistemas de RH e verificar a existência de ameaças à segurança.
- Segurança - garantir o acesso dos utilizadores finais, a segurança e a integridade dos dados em todas as plataformas de RH.
- Administração - atuar como administrador de sistemas de aplicações e sistemas de RH.
Requisitos de competências para um analista de HRMS
Os analistas de HRMS possuem uma combinação de competências técnicas e interpessoais. Têm de ser tecnicamente proficientes — o tipo de pessoa a quem recorremos para reparar o portátil ou a quem pedimos conselhos sobre o telemóvel mais recente — e também de ter uma sólida compreensão dos processos de RH.
Uma sólida compreensão da gestão estratégica de recursos humanos permite aos analistas de HRMS integrar soluções baseadas em dados que apoiam estratégias de longo prazo para a força de trabalho.
Além disso, têm de ser bons comunicadores e aprender rapidamente, com capacidade para trabalhar nas diferentes áreas da empresa e reconhecer oportunidades quando estas surgem.
Os requisitos comuns incluem:
- Licenciatura em Sistemas de Informação, Informática, Gestão de Recursos Humanos, Administração de Empresas ou outras áreas relacionadas
- 3-5 anos de experiência profissional num setor relacionado
- Conhecimentos das funções e tecnologias de RH
- Excelentes competências de comunicação e apresentação
- Motivação para acompanhar a evolução e as tendências tecnológicas
- Conhecimentos avançados do MS Office, incluindo o Word e o Excel avançado (Vlookup, PIVOT, Macro)
- Segurança e gestão de bases de dados, bem como execução de consultas SQL
- Experiência considerável em métricas de desempenho de RH e análise de sistemas HRMS
- Capacidade excecional para recolher e interpretar dados e melhorar os processos de HRMS
- Capacidade para prestar apoio técnico e formar outras pessoas.
Vamos analisar um pouco mais detalhadamente alguns dos principais elementos do seu trabalho.
Gestão e validação de dados
Os analistas de HRMS desempenham um papel fundamental na manutenção da exatidão e fiabilidade dos dados. Lideram as atividades de validação de dados, garantindo que todas as informações são exatas, consistentes e estão em conformidade com as normas da organização.
As responsabilidades incluem documentar os processos do sistema e executar conversões de dados, que são cruciais para atualizações ou transições de sistemas. Ao garantir a integridade dos dados, os analistas permitem uma tomada de decisões informada e reduzem o risco de erros que afetem as operações de RH.
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Colaboração com as partes interessadas
A colaboração eficaz com as partes interessadas é uma pedra angular da função de analista de HRMS. Estes profissionais trabalham em estreita colaboração com os responsáveis de RH, as equipas de TI e outros departamentos para definir os requisitos empresariais relativos a melhorias do sistema.
Desenvolvem também relatórios personalizados para responder a necessidades organizacionais específicas e facilitam a formação sobre o sistema, para garantir que todos os utilizadores estão devidamente preparados. As fortes competências de comunicação e colaboração asseguram o alinhamento entre os objetivos empresariais e as capacidades do sistema.
Gestão de processos empresariais
Os analistas de HRMS contribuem significativamente para a melhoria dos processos empresariais. Concebem e implementam fluxos de trabalho que simplificam a experiência dos utilizadores, minimizando simultaneamente os erros.
O seu trabalho inclui frequentemente o estabelecimento de controlos de auditoria e de estratégias de gestão da mudança, para garantir a adoção tranquila de novos sistemas ou processos. Ao melhorarem a eficiência e a precisão, os analistas aumentam a produtividade geral das operações de RH.
Gestão da folha salarial
A gestão dos processos de processamento salarial é uma responsabilidade fundamental dos analistas de HRMS. Simulam processamentos salariais para identificar e corrigir erros antes do processamento final, assegurando a precisão e o cumprimento da legislação laboral.
Além disso, geram relatórios detalhados para fornecer informações sobre o desempenho do processamento salarial, ajudando as organizações a manter a integridade financeira e a evitar sanções regulamentares.
Acesso dos utilizadores e permissões
Os analistas de HRMS são responsáveis por definir e manter o acesso seguro aos sistemas de RH. Gerem funções e permissões para garantir que os utilizadores têm níveis de acesso adequados, com base nas suas funções profissionais.
Ao monitorizarem e atualizarem estas permissões, os analistas protegem informações sensíveis e garantem o cumprimento dos protocolos de segurança.
Suporte ao sistema Workday
A prestação de suporte para sistemas Workday é uma área especializada para muitos analistas de HRMS. Focam-se na administração do sistema, aplicando boas práticas para configurar e otimizar as definições do sistema.
A sua experiência garante operações eficientes, permitindo que as organizações tirem pleno partido das capacidades do Workday. Os analistas também prestam suporte contínuo para responder às preocupações dos utilizadores e adaptar os sistemas às necessidades empresariais em mudança. Precisará de uma certificação Workday para conseguir estas funções especializadas.
Gestão de pagamentos adicionais
Os analistas de HRMS supervisionam o processamento correto de pagamentos adicionais, como prémios e subsídios, bem como de deduções. Garantem que estas transações são devidamente registadas e estão em conformidade com as políticas da organização.
A sua atenção ao detalhe ajuda a manter registos salariais precisos e reduz a probabilidade de litígios ou erros.
Gestão de pagamentos excessivos
Quando ocorrem pagamentos excessivos, cabe aos analistas de HRMS identificar e resolver estas discrepâncias. Investigam a causa principal, comunicam com os trabalhadores afetados e desenvolvem planos de reembolso, se necessário.
Ao resolverem os pagamentos excessivos de forma rápida e sistemática, os analistas ajudam a proteger as finanças da organização e a manter a confiança dos trabalhadores.
Percurso profissional do analista de RH
Os analistas de HRMS têm um percurso claro de progressão profissional, avançando frequentemente para funções de analista sénior ou transitando para cargos de gestão de RH.
A sua experiência na tomada de decisões baseada em dados e na otimização de sistemas torna-os candidatos valiosos para funções de liderança.
À medida que as organizações dependem cada vez mais da tecnologia para as funções de RH, os analistas que dominam estes sistemas estão bem posicionados para um crescimento profissional a longo prazo.
Salário de um analista de HRMS
O HRMS é uma área profissional altamente especializada e os salários refletem esse facto. Como sempre, o salário varia consoante a localização.
De acordo com a Indeed, um analista júnior de HRMS em Nova Iorque aufere um salário médio de $90,242, enquanto o salário médio de um analista sénior de HRMS é de $107,858.
No Oregon, os salários para as mesmas funções são de $88,097 para os profissionais júnior e de $105,604 para os analistas sénior de HRMS.
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Como tornar-se analista de HRMS
Não existe um percurso único para se tornar analista de HRMS, mas uma licenciatura em informática, ciência de dados, TI, gestão de recursos humanos ou administração de empresas é útil para quem está a começar.
É frequente os profissionais de RH experientes transitarem para a função de analista de HRMS. Aqueles que demonstram uma aptidão natural para o pensamento sistémico, as TI, os dados e a estratégia sentir-se-ão atraídos pelo desafio e motivados a adquirir as competências necessárias, especialmente quando consideram os custos de implementação de HRMS.
Certificação de Analista de HRMS
A obtenção de uma certificação HRMS é uma opção para os profissionais de RH que pretendem transitar para a função de analista.
A certificação de Profissional de Informação de Recursos Humanos (HRIP), disponibilizada pela Associação Internacional de Gestão de Recursos Humanos (IHRIM), abrange todos os aspetos de HRMS até ao exame e exige que se mantenha atualizado através da recertificação.
Resumo
À medida que os RH se tornam cada vez mais orientados por dados, as competências do analista de HRMS serão cada vez mais procuradas. Um analista de HRMS desempenha um papel crucial na implementação e manutenção dos sistemas que sustentam o departamento de RH. Para compreender melhor os tipos de sistemas com que trabalham, consulte o nosso guia completo sobre as principais soluções de software de RH.
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