Uma das tarefas operacionais mais importantes na gestão de uma empresa é garantir um processamento salarial preciso.
Uma gestão eficaz do processamento salarial requer conhecimentos especializados e tecnologia, razão pela qual muitas empresas recorrem a um serviço profissional externo para garantir a sua fiabilidade.
Aqui explicarei em que consiste a externalização do processamento salarial, bem como as vantagens e desvantagens desta abordagem.
O que é a externalização do processamento salarial?
A externalização do processamento salarial consiste na contratação de um prestador externo de serviços de processamento salarial, como uma empresa PEO, para tratar do processamento dos salários. Isto inclui o cálculo dos vencimentos e das retenções fiscais, em conformidade com várias leis laborais e fiscais.
A organização e os seus trabalhadores fornecem os dados (remuneração, horas trabalhadas, classificação, etc.), e o serviço de processamento salarial trata do resto. Isto é especialmente útil para pequenas empresas.
Isto permite à organização tirar partido de funcionalidades do prestador, como lembretes automáticos, cálculo de salários e benefícios, bem como a declaração e o pagamento de impostos.
Como veremos, a externalização do processamento salarial pode ser especialmente útil para empresas que operam internacionalmente ou para processos complexos que exigem muitos cálculos manuais.
Vantagens da externalização do processamento salarial
Começando por uma nota positiva, eis algumas das potenciais vantagens da externalização do processamento salarial:
Processamento salarial pronto a utilizar e gerido externamente
Um prestador externo de serviços de processamento salarial oferece um processo de processamento salarial eficiente e pronto a utilizar, pelo que não terá de perder tempo a configurá-lo e a geri-lo.
Por exemplo, trata da configuração do depósito direto para os seus trabalhadores, garantindo que os fundos são depositados nas contas dos trabalhadores no dia do pagamento, sem atrasos. Também calcula automaticamente as deduções, como impostos e benefícios, poupando-lhe tempo.
Custos operacionais potencialmente mais baixos
Não precisa de investir em software de RH para processamento salarial ou em pessoal para gerir o processamento salarial internamente. Com o processamento salarial externalizado, tudo isso é tratado por um prestador externo com uma equipa especializada que pode substituir-se mutuamente.
Por exemplo, um prestador de serviços de processamento salarial atualizará automaticamente os sistemas quando houver alterações aos códigos fiscais ou novos requisitos de conformidade.
Precisão e conformidade garantidas
Um prestador externo de serviços de processamento salarial deverá ter os conhecimentos e os recursos necessários para garantir a precisão e o cumprimento dos regulamentos de conformidade aplicáveis ao processamento salarial.
Por exemplo, tratará das declarações fiscais trimestrais e dos formulários W-2 e 1099 de final de ano em seu nome. Um aspeto a ter em conta é saber se está disposto a suportar os custos de eventuais erros da sua responsabilidade.
Expansão internacional facilitada
Contratar trabalhadores em novas jurisdições significa configurar novamente todo um processo de processamento salarial, a menos que utilize um serviço global de processamento salarial de confiança que consiga tratar da conformidade, da conversão de moeda e dos pagamentos internacionais.
Desvantagens da externalização do processamento salarial
Apesar das potenciais vantagens, existem também alguns motivos pelos quais as organizações optam por processar os salários internamente.
Atrasos na comunicação
Depender de um prestador externo pode, por vezes, resultar em tempos de resposta mais lentos, especialmente no caso de correções urgentes do processamento salarial.
Pode reduzir este risco estabelecendo acordos de nível de serviço (SLAs) claros com o seu prestador de serviços de processamento salarial, que definam os tempos de resposta e de resolução para diferentes tipos de pedidos. Além disso, designe uma pessoa de contacto específica tanto na sua empresa como no prestador, para simplificar a comunicação.
Deve também garantir que o prestador oferece serviços de correção no próprio dia para erros no processamento salarial antes de uma data crítica de processamento.
Custo
Em alguns casos, a externalização pode não ser necessariamente mais económica do que realizar o processamento salarial internamente.
Dependendo dos serviços, das estruturas de custos e de outros fatores, a externalização do processamento salarial pode acabar por custar mais a longo prazo. A externalização continua a exigir supervisão por parte de alguém internamente.
“Embora a subcontratação elimine despesas diretas como o processamento manual, o software e o pessoal de conformidade, continua a pagar taxas ao fornecedor”, afirma Andrew Gosselin, CPA e Editor Sénior da TheCalculatorSite. “A poupança de custos pode ocorrer inicialmente, mas as despesas podem aumentar ao longo do tempo, especialmente se alterações ou pedidos especiais conduzirem a custos adicionais. Antes de decidir subcontratar, faça uma análise de custos para vários anos.”
Privacidade dos dados
A subcontratação do processamento salarial aumenta o risco de violações de dados ou de acesso não autorizado a informações sensíveis.
Certifique-se de que o fornecedor utiliza uma encriptação de dados robusta, dispõe de autenticação multifator e cumpre normas de conformidade como a SOC 2 ou a ISO 27001. Considere também fornecedores que disponibilizem um seguro de cibersegurança para cobrir violações.
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Estudo de caso da subcontratação do processamento salarial
Conor Hughes, Consultor de RH na RealHR Solutions, partilha a sua experiência de subcontratação do processamento salarial:
“Quando subcontratámos o processamento salarial numa empresa tecnológica de média dimensão, reconhecemos a crescente complexidade e pressão sobre a nossa equipa interna.
Realizámos uma análise de custo-benefício que comparava os nossos custos internos, incluindo software e pessoal, com as propostas de processamento salarial de fornecedores terceiros.
Por exemplo, internamente, os nossos custos rondavam os $120,000 anuais, enquanto os orçamentos de subcontratação variavam entre $60,000 e $90,000.
Também considerámos as potenciais poupanças resultantes da redução de erros e riscos de conformidade. A decisão foi financeiramente sólida e garantimos o estabelecimento de ANS claros com o fornecedor, mantendo um especialista interno em processamento salarial para facilitar a comunicação e a resolução rápida de problemas.
Durante a transição, deparámo-nos com alguns problemas de integração e discrepâncias iniciais, mas, através de uma gestão proativa, estabilizámos rapidamente o processo.
Ao fim de seis meses, a eficiência global tinha melhorado, libertando a nossa equipa de RH para se concentrar em atividades estratégicas e proporcionando poupanças significativas.”
Boas práticas para a subcontratação do processamento salarial
Wendy Mankinson, responsável de RH na Jolanda Hydraroll, partilha connosco algumas boas práticas para garantir o sucesso da subcontratação e proteger o seu processamento salarial:
- Analise minuciosamente os potenciais subcontratantes. Utilize recursos como este site, a Trustpilot, a sua rede de contactos e fóruns do Reddit. Peça também ao fornecedor provas de documentação de seguro válida e das suas políticas de cibersegurança.
- Negocie acordos de nível de serviço robustos, com penalizações integradas
- Defina um plano detalhado de implementação e transição
- Mantenha competências internas para supervisionar o seu fornecedor de serviços de subcontratação
- Compreenda as limitações do subcontratante em questões como o processamento salarial global
- Exija protocolos seguros de transferência de dados.
- Tenha um plano de contingência para trazer o processamento salarial de volta para a empresa, caso seja necessário.
A participação em seminários sobre processamento salarial pode ajudá-lo a manter-se atualizado sobre as principais estratégias para uma gestão eficaz do processamento salarial, que evoluem e mudam de acordo com os desafios atuais do setor.
Como funciona a subcontratação do processamento salarial?
Siga estes passos para o ajudar a subcontratar a função de processamento salarial:
1. Avaliar as necessidades e selecionar um fornecedor
- Identifique as suas necessidades específicas de processamento salarial, por exemplo, pagamento a pedido e processamento salarial internacional
- Pesquise e selecione um fornecedor de serviços de subcontratação do processamento salarial (por exemplo, ADP, Paychex, Gusto). Avalie os seus serviços, preços e experiência com a conformidade do processamento salarial nos EUA.
2. Negociação do contrato
- Elabore e negoceie um contrato que especifique os serviços prestados, a proteção de dados, o cumprimento da legislação fiscal federal e estadual, os acordos de nível de serviço (ANS) e as estruturas de preços.
3. Configuração e migração de dados
- Trabalhe com o fornecedor para configurar o seu sistema de processamento salarial. Isto inclui a migração dos dados dos colaboradores, dos dados fiscais, das informações sobre benefícios e dos calendários de pagamento.
- Garanta que os dados são transferidos de forma segura e que todos os formulários fiscais necessários (por exemplo, W-2 e 1099) são devidamente geridos.
4. Conformidade e requisitos legais
- O fornecedor de processamento salarial deve tratar das retenções de impostos federais, estaduais e locais, apresentar as declarações fiscais em seu nome e garantir a conformidade com a legislação laboral em constante mudança.
- Confirme se consegue gerir as deduções relativas a benefícios, o trabalho suplementar e quaisquer regulamentações específicas de cada estado (por exemplo, a legislação laboral da Califórnia).
5. Formação e integração
- A sua equipa poderá ter de receber formação sobre como interagir com o sistema de processamento salarial externalizado, incluindo como introduzir dados, consultar relatórios e comunicar problemas.
6. Processamento contínuo da folha de pagamentos
- O fornecedor processará os salários de acordo com o calendário definido (semanalmente, quinzenalmente, etc.), garantindo que os trabalhadores são pagos de forma correta e atempada.
- Receberá relatórios e atualizações regulares, que podem ser integrados nos seus sistemas financeiros.
7. Apoio e resolução de problemas
- Garanta que existe um processo claro para resolver quaisquer discrepâncias salariais ou questões dos trabalhadores. Os SLA definem normalmente os tempos de resposta para resolver problemas.
Serviços típicos prestados por empresas de processamento salarial
As empresas de processamento salarial oferecem normalmente uma variedade de serviços que respondem às diversas necessidades das empresas. Eis alguns dos serviços mais comuns:
1. Processamento salarial
Esta é a função principal de qualquer empresa de processamento salarial, que trata do cálculo e da distribuição dos salários dos trabalhadores com base nas horas trabalhadas, nos salários e noutros fatores de remuneração.
Inclui:
- Cálculo dos salários brutos, das deduções e do salário líquido.
- Processamento de pagamentos através de depósito direto ou cheques.
- Gestão dos calendários de pagamento (por exemplo, semanal, quinzenal ou mensal).
2. Declarações fiscais e conformidade
Os fornecedores de processamento salarial garantem a conformidade com os regulamentos fiscais federais, estaduais e locais, incluindo a retenção, comunicação e entrega corretas das declarações.
Inclui:
- Retenção e entrega dos impostos sobre os salários (federais, estaduais e locais).
- Preparação e entrega das declarações fiscais trimestrais e anuais (por exemplo, 941 e 940).
- Geração dos formulários fiscais de fim de ano (W-2 para trabalhadores e 1099 para prestadores de serviços).
- Garantia da conformidade com a legislação relativa aos salários e ao horário de trabalho.
3. Depósito direto e opções de pagamento
Automatiza a distribuição dos salários dos trabalhadores, tornando os pagamentos mais rápidos e seguros. Inclui:
- Configuração de transferências por depósito direto para os trabalhadores.
- Disponibilização de métodos de pagamento alternativos, como cartões de pagamento ou cheques impressos.
- Gestão de várias contas bancárias ou divisão de pagamentos.
4. Portais de autosserviço dos trabalhadores
Plataformas digitais onde os trabalhadores podem aceder às suas informações salariais, reduzindo o trabalho administrativo dos recursos humanos. Inclui:
- Consulta de recibos de vencimento, formulários fiscais (W-2) e informações sobre benefícios.
- Atualização de informações pessoais, como moradas ou dados bancários.
- Pedido de folgas e consulta dos saldos de dias de ausência.
5. Controlo do tempo e da assiduidade
Ferramentas de controlo do tempo que se integram nos sistemas de processamento salarial para acompanhar as horas de trabalho, o trabalho suplementar e os saldos de dias de ausência dos trabalhadores.
- Sistemas de registo de ponto (físicos ou digitais) para o registo de entrada dos trabalhadores.
- Controlo do trabalho suplementar, feriados, férias remuneradas (PTO) e baixas por doença.
- Sincronização dos dados de tempo e assiduidade com o processamento salarial para garantir cálculos salariais corretos.
6. Administração de benefícios
Algumas empresas de processamento salarial oferecem serviços de gestão de benefícios, integrando-os no processamento salarial para simplificar as deduções e os relatórios. Isto inclui
- Gerir benefícios dos colaboradores (por exemplo, seguro de saúde, planos de reforma, contribuições para planos 401(k)).
- Processar deduções relativas a benefícios e contribuições do empregador.
- Inscrever os colaboradores em programas de benefícios e gerir a inscrição anual.
7. Gestão de penhoras e deduções
Processar penhoras salariais ordenadas pelo tribunal ou deduções voluntárias, como contribuições para planos de reforma ou prémios de seguro de saúde.
Inclui:
- Calcular e reter penhoras (por exemplo, pensões de alimentos e penhoras fiscais).
- Administrar deduções voluntárias (por exemplo, donativos a instituições de caridade e prémios de seguro de saúde).
- Garantir o cumprimento legal dos limites e procedimentos aplicáveis às penhoras.
8. Apoio de RH e conformidade
Alguns prestadores de serviços de processamento salarial oferecem serviços adicionais de RH, ajudando as empresas a gerir o cumprimento das leis e regulamentações laborais. Estes podem incluir
- Assistência na integração de novos colaboradores e na preparação da documentação.
- Orientação sobre o cumprimento da legislação laboral (por exemplo, a Lei das Normas Laborais Justas e os regulamentos da OSHA).
- Disponibilização de recursos de RH, como manuais dos colaboradores ou auditorias de conformidade.
9. Gestão da indemnização por acidentes de trabalho e do seguro de desemprego
Algumas empresas de processamento salarial podem ajudar a administrar e apresentar pedidos de indemnização por acidentes de trabalho e a gerir o seguro de desemprego.
Isto inclui calcular e pagar os prémios de indemnização por acidentes de trabalho, apresentar os impostos estaduais relativos ao seguro de desemprego e gerir pedidos, bem como resolver litígios com agências estatais.
10. Relatórios personalizáveis
Os prestadores de serviços de processamento salarial oferecem frequentemente funcionalidades de elaboração de relatórios que fornecem informações sobre os salários, os impostos e os dados gerais de RH. Isto pode incluir:
- Gerar relatórios salariais (por exemplo, custos totais da mão de obra e resumos de benefícios).
- Relatórios sobre responsabilidades fiscais e conformidade.
- Relatórios personalizados para orçamentação, preparação de auditorias e planeamento financeiro.
11. Serviços de integração e saída de colaboradores
Alguns prestadores de serviços de processamento salarial tratam do processo de adicionar novos colaboradores ao processamento salarial ou de remover antigos colaboradores. Por exemplo:
- Tratar da documentação de novos colaboradores, configurar o processamento salarial e garantir o cumprimento das obrigações fiscais.
- Processar os pagamentos finais, tratar da documentação de saída e comunicar às agências governamentais (por exemplo, conformidade com a COBRA).
Lista de verificação para avaliar um serviço de processamento salarial
1. Segurança dos dados
☐ Encriptação: Garanta que o prestador utiliza encriptação de ponta a ponta para proteger dados salariais sensíveis.
☐ Conformidade: Verifique se o prestador cumpre as regulamentações de proteção de dados (por exemplo, SOC 2, ISO 27001 e RGPD, se aplicável).
☐ Controlos de acesso: Confirme que utiliza autenticação multifator (MFA) e acesso baseado em funções para limitar quem pode aceder aos dados salariais.
☐ Cópia de segurança dos dados: Pergunte sobre os procedimentos de cópia de segurança dos dados e os planos de recuperação de catástrofes.
☐ Medidas de cibersegurança: Pergunte se dispõe de um seguro de cibersegurança ou de processos para gerir violações de dados.
2. Fiabilidade do sistema
☐ Garantia de disponibilidade: Verifique se o prestador garante uma determinada percentagem de disponibilidade (por exemplo, 99,9%) e que medidas implementou para evitar períodos de inatividade.
☐ Acesso móvel e através de computador: Garanta que o sistema funciona de forma integrada tanto em dispositivos móveis como em computadores, para facilitar o acesso aos dados salariais.
☐ Capacidades de integração: Confirme se o sistema de processamento salarial se integra com o software que já utiliza (por exemplo, sistemas de RH, controlo de tempo e contabilidade).
☐ Escalabilidade: Certifique-se de que o sistema consegue acompanhar o crescimento da sua empresa ou a expansão para novos mercados.
3. Qualidade do serviço de apoio ao cliente
☐ Tempo de resposta: Pergunte qual é o tempo médio de resposta a problemas relacionados com o processamento salarial (por exemplo, no próprio dia ou no dia seguinte).
☐ Apoio dedicado: Verifique se disponibilizam um gestor de conta dedicado ou um contacto direto para a sua empresa.
☐ Horário de atendimento: Confirme se o apoio está disponível durante o horário de funcionamento da sua empresa, especialmente se operar em vários fusos horários.
☐ Formação & recursos: Informe-se sobre a disponibilidade de formação para a sua equipa ou de recursos de autosserviço, como perguntas frequentes, tutoriais ou serviços de apoio.
☐ Avaliações de clientes: Procure testemunhos ou avaliações de clientes que destaquem a qualidade do serviço de apoio ao cliente.
4. Conhecimentos especializados em conformidade e fiscalidade
☐ Exatidão das declarações fiscais: Verifique se o prestador trata das declarações fiscais federais, estaduais e locais e garante a sua exatidão.
☐ Conformidade legal: Certifique-se de que se mantém atualizado relativamente à legislação laboral, às normas salariais e aos requisitos relacionados com benefícios (por exemplo, processamento salarial em vários estados e conformidade internacional).
☐ Cobertura de responsabilidade: Pergunte se cobrem multas e juros no caso de erros nas declarações fiscais causados pela sua equipa.
☐ Apoio em auditorias: Confirme se disponibilizam assistência durante auditorias fiscais ao processamento salarial ou em caso de investigações de conformidade.
5. Transparência dos custos
☐ Preços claros: Solicite uma discriminação detalhada de todas as taxas, incluindo custos de configuração, custos recorrentes e taxas relativas a serviços adicionais (por exemplo, entrega de declarações fiscais e emissão de formulários W-2).
☐ Custos adicionais: Verifique se existem encargos extra por serviços como processamento salarial em vários estados, gestão de benefícios ou gestão de penhoras salariais.
☐ Flexibilidade contratual: Certifique-se de que o contrato permite adicionar ou remover serviços à medida que as necessidades da sua empresa mudam.
6. Facilidade de utilização
☐ Interface de utilizador: Teste o software para garantir que é fácil de utilizar tanto pelos colaboradores como pelos administradores.
☐ Autosserviço dos colaboradores: Confirme se os colaboradores podem aceder aos recibos de vencimento e aos formulários W-2, bem como atualizar os seus dados pessoais, através de um portal online.
☐ Funcionalidades de automatização: Procure funcionalidades de automatização em tarefas como o cálculo de impostos, os depósitos diretos e a integração com software de controlo de tempo.
7. Relatórios e análise
☐ Relatórios personalizados: Verifique se o prestador disponibiliza relatórios personalizáveis (por exemplo, resumo do processamento salarial, responsabilidades fiscais e custos laborais).
☐ Informações em tempo real: Certifique-se de que pode aceder a dados e análises do processamento salarial em tempo real para apoiar a tomada de decisões financeiras.
☐ Relatórios de conformidade: Pergunte se disponibilizam relatórios que apoiem auditorias de conformidade e declarações fiscais.
Bónus: outras considerações
☐ Retenção de clientes: Pergunte qual é a taxa de retenção de clientes do prestador, que pode indicar a satisfação dos clientes a longo prazo.
☐ Referências: Solicite referências de outros clientes do seu setor ou de dimensão semelhante para conhecer a sua experiência.
☐ Período experimental: Verifique se o prestador oferece um período experimental ou uma conta de demonstração para poder avaliar o serviço antes de assumir um compromisso.
Externalizar ou não externalizar
Em última análise, a decisão de externalizar ou processar a folha salarial por si próprio baseia-se nas necessidades específicas da sua organização e na devida diligência relativamente a estes aspetos.
O prestador de serviços de processamento salarial que escolher deve ter conhecimentos sólidos e experiência em conformidade salarial, bem como sistemas seguros para armazenar e gerir corretamente os dados dos colaboradores.
Para garantir que seleciona o prestador certo, considere elaborar um RFP de serviços de processamento salarial abrangente, que descreva os seus requisitos específicos e critérios de avaliação.
É também benéfico manter uma comunicação frequente entre a empresa e o prestador de serviços de processamento salarial, para garantir que o processamento salarial é efetuado com a maior exatidão e eficiência possíveis.
Outro bom ponto de partida é a nossa seleção das melhores empresas de processamento salarial:
Lista restrita de empresas de processamento salarial
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