Externalização de RH: benefícios, estratégias e considerações

A subcontratação de RH é popular entre as empresas, especialmente as de menor dimensão, e por bons motivos.

À medida que a gestão das funções de recursos humanos se torna mais complexa e morosa — especialmente quando as forças de trabalho crescem internacionalmente — compensa recorrer a profissionais que possam oferecer conhecimentos e flexibilidade que não possui internamente.

Utilize este guia para compreender as vantagens e saber que serviços de subcontratação de RH estão disponíveis.

O que é a subcontratação de RH?

A subcontratação de RH é o processo de contratar uma entidade terceira, normalmente um profissional qualificado ou uma agência de RH, para desempenhar algumas ou todas as funções de recursos humanos da sua empresa.

Muitas empresas estão a recorrer a empresas de RPO para complementar as suas funções de RH subcontratadas, especialmente no que diz respeito à gestão do recrutamento. É frequentemente o ponto intermédio ideal entre não ter um departamento de RH e ter uma equipa de RH interna.

Tipos de subcontratação de RH

As organizações podem optar por subcontratar algumas ou todas as suas funções de RH:

Organização profissional de empregadores (PEO)

Uma PEO estabelece uma parceria com uma empresa para prestar serviços abrangentes de RH, como processamento salarial, administração de benefícios, conformidade e gestão dos colaboradores. 

A PEO atua como coempregadora, o que significa que tanto a empresa como a PEO partilham determinadas responsabilidades legais pelos colaboradores.

Para saber mais, consulte a nossa seleção das melhores PEO.

Empregador legal (EOR)

Uma EOR é uma organização terceira que assume toda a responsabilidade legal pelos colaboradores, incluindo o processamento salarial, os impostos e o cumprimento da legislação laboral.

Ao contrário de uma PEO, uma EOR torna-se o empregador oficial em termos legais, sendo frequentemente utilizada para contratar em mercados estrangeiros.

Para saber mais, consulte a nossa seleção das melhores EOR.

Agências de trabalho temporário

Focados em trabalhadores temporários ou contratados, os prestadores de reforço de pessoal tratam do recrutamento, da integração e do processamento salarial para funções de curta duração. Podem ser utilizados para preencher rapidamente lacunas sem contratar pessoal permanente.

Agências de recrutamento

Especializadas em encontrar e colocar talentos, estas empresas de recrutamento tratam do processo de contratação para funções permanentes, incluindo a procura de candidatos, a realização de entrevistas e, por vezes, a gestão de partes do processo de integração.

Existem várias formas de estabelecer uma parceria para subcontratar o recrutamento, incluindo agências de trabalho temporário com remuneração contingente, prestadores que trabalham à comissão com base nas contratações e prestadores que trabalham com uma avença fixa baseada nas funções em aberto e no prazo necessário para o recrutamento.

Para saber mais, consulte o nosso artigo sobre as melhores empresas de subcontratação de processos de recrutamento.

RH fracionado

Contratação de um profissional de RH experiente, normalmente a tempo parcial ou conforme necessário, para gerir funções específicas de RH da sua organização.

Em vez de subcontratar o RH a um prestador de serviços completos, está essencialmente a “alugar” uma parte do tempo de um especialista de RH, o que faz desta uma solução potencialmente mais flexível e económica para empresas de pequena e média dimensão que não necessitam de pessoal de RH a tempo inteiro.

Prestadores de serviços geridos (MSP)

Normalmente utilizados para a gestão de trabalhadores contingentes, os MSP tratam do recrutamento, da gestão e da supervisão de trabalhadores temporários e contratados em vários locais ou projetos. São particularmente úteis para o recrutamento em grande volume.

Empresas de consultoria

As empresas de consultoria de RH oferecem conhecimentos especializados em áreas como conformidade, desenvolvimento de liderança, conceção organizacional e gestão da mudança.

Prestam aconselhamento estratégico ou tratam de projetos específicos, em vez de assegurarem as funções quotidianas de RH.

Para mais informações, consulte a nossa seleção das melhores empresas de consultoria de RH ou das melhores empresas de consultoria de RH no Reino Unido.

Prestadores de serviços de processamento salarial

Empresas especializadas no processamento salarial e no cumprimento das obrigações, incluindo a entrega de declarações e as deduções relativas aos impostos sobre os salários.

Empresas de aprendizagem e desenvolvimento

Estas empresas fornecem programas de formação, desenvolvimento de liderança e desenvolvimento das competências dos colaboradores. A externalização para um prestador especializado pode garantir que as equipas tenham acesso a formação consistente e de elevada qualidade.

Empresas de administração de benefícios

Estas empresas concentram-se na gestão dos benefícios dos colaboradores, incluindo seguros de saúde, planos de reforma e iniciativas de bem-estar, proporcionando frequentemente um melhor acesso a benefícios graças às economias de escala.

Prestadores de serviços de verificação de antecedentes

As empresas especializadas em serviços de verificação de antecedentes podem ajudar na realização de verificações prévias à contratação, tais como pesquisas de registos criminais, confirmação do historial profissional e verificações de crédito.

Que empresas precisam de externalizar os RH?

A externalização dos RH pode ser uma decisão estratégica em várias situações. Eis alguns cenários comuns em que pode ser benéfica:

1. Recursos internos limitados: Se a sua empresa for pequena ou não tiver uma equipa interna de RH, a externalização pode assegurar funções essenciais de RH, como o processamento salarial, a administração de benefícios e o cumprimento das obrigações legais.
2. Crescimento rápido: Durante períodos de crescimento rápido ou de expansão para novos mercados, a gestão interna das tarefas de RH pode tornar-se avassaladora. A externalização ajuda a gerir o recrutamento, a integração e o cumprimento das obrigações de forma mais eficiente (especialmente útil em novos mercados).
3. Gestão de requisitos complexos de conformidade: Ao operar em vários países ou setores com regulamentação rigorosa, a externalização para um parceiro de RH familiarizado com a legislação local pode minimizar os riscos de incumprimento. As empresas que operam em Sydney, por exemplo, podem recorrer a empresas de consultoria de RH em Sydney para obter essa experiência local.
4. Eficiência de custos: Para organizações mais pequenas, os custos de criar um departamento de RH podem superar os benefícios. A externalização pode ser mais económica, proporcionando acesso a profissionais experientes sem os custos gerais associados.
5. Foco nas atividades principais da empresa: Se as tarefas de RH estiverem a consumir demasiado tempo e recursos, a externalização permite que a sua equipa se concentre em iniciativas estratégicas em vez de tarefas administrativas.
6. Acesso a conhecimentos especializados: A externalização de funções de RH, como as relações com os colaboradores, a gestão do desempenho ou os benefícios, pode proporcionar acesso a conhecimentos especializados e boas práticas que poderão não estar disponíveis internamente.
7. Necessidades temporárias ou sazonais: Durante épocas de maior atividade ou para projetos de curta duração, a externalização dos RH pode ajudar a gerir de forma eficiente a contratação e a administração de trabalhadores temporários.
8. Melhoria dos processos de RH: Se os processos internos de RH estiverem desatualizados ou forem ineficientes, a externalização pode introduzir ferramentas, tecnologias e processos modernos que aumentam a produtividade.

Que funções podem ser apoiadas pela externalização dos RH?

Os prestadores de serviços de externalização de RH oferecem serviços para apoiar várias funções de RH, incluindo:

• Recrutamento
• Administração de salários
• Administração de benefícios
• Registo de horas
• Seguros
• Formação
• Aprendizagem e desenvolvimento
• Gestão do desempenho
• Relações com os colaboradores
• Serviços de transição de colaboradores
• Verificação de antecedentes e referências
• Serviços de testes de drogas para colaboradores
• Aconselhamento a colaboradores (EAPs, apoio à saúde mental).

Vantagens e desvantagens da externalização de RH

Tal como acontece com a maioria das coisas nos negócios e na vida, a externalização de RH tem vantagens e desvantagens.

Vantagens da externalização de RH

1. Poupança de custos: A externalização de funções de RH pode reduzir os custos gerais, como os salários do pessoal interno de RH, o acesso a sistemas avançados ou a prevenção de sanções ou multas.
2. Acesso a conhecimentos especializados: Permite o acesso a profissionais de RH experientes, com conhecimentos especializados em áreas como recrutamento, aprendizagem e desenvolvimento, gestão de remunerações e relações com os colaboradores.
3. Melhoria da conformidade: As empresas de externalização de RH conhecem bem as leis e os regulamentos laborais, ajudando a reduzir o risco de incumprimento e as sanções associadas.
4. Foco na atividade principal: Liberta recursos internos, permitindo que a sua equipa se concentre em atividades estratégicas que contribuem diretamente para o crescimento da empresa.
5. Maior eficiência: As empresas de externalização utilizam tecnologias de RH e processos avançados, simplificando funções como o processamento de salários, os benefícios e a gestão do desempenho.
6. Escalabilidade: Permite ajustar facilmente os serviços de RH de acordo com a evolução das necessidades da organização, sendo especialmente útil durante períodos de crescimento rápido ou redução de efetivos.
7. Benefícios para os colaboradores: A externalização pode proporcionar acesso a benefícios para colaboradores melhores e mais económicos, graças à capacidade da empresa de externalização para negociar com os fornecedores de benefícios.

Desvantagens da externalização de RH

1. Perda de controlo: A externalização significa abdicar de algum controlo sobre os processos de RH. Uma possível preocupação é que a utilização de um fornecedor externo possa não ser tão ágil a responder a preocupações imediatas de RH como uma equipa interna.
2. Serviço menos personalizado: Os fornecedores externos podem não compreender plenamente a cultura da empresa ou as necessidades específicas dos colaboradores, conduzindo a soluções de RH mais genéricas.
3. Riscos de segurança e confidencialidade: A partilha de dados sensíveis dos colaboradores com um fornecedor externo pode representar riscos para a segurança e a privacidade dos dados, caso não seja gerida cuidadosamente.
4. Possíveis falhas de comunicação: Trabalhar com um fornecedor externo pode introduzir atrasos na comunicação, especialmente se o fornecedor estiver num fuso horário diferente ou tiver um elevado número de clientes.
5. Custos ocultos: Embora a externalização possa ser económica, alguns serviços podem implicar custos adicionais, sendo essencial analisar cuidadosamente os contratos para evitar despesas inesperadas.
6. Dependência do fornecedor: A sua organização pode tornar-se dependente do parceiro de externalização, dificultando a transição de regresso para uma equipa interna de RH, caso seja necessário.

Boas práticas para a externalização de RH

Tendo em conta o que foi referido acima, pensei em partilhar algumas boas práticas para o ajudar a abordar eficazmente a externalização de RH e a evitar problemas.

1. Defina claramente os objetivos e o âmbito

Antes de subcontratar, identifique quais as funções de RH que pretende subcontratar e porquê. Clarifique os objetivos específicos que pretende alcançar (por exemplo, redução de custos, melhoria da conformidade, acesso a conhecimentos especializados).

Por exemplo: pode concluir que as vantagens da subcontratação do processamento salarial compensam, mas decidir manter outras funções de RH internamente.

2. Compare as opções

Compare as opções antes de assinar quaisquer contratos. Fale com as referências fornecidas pela empresa e até faça perguntas a outros clientes, para garantir que recebe o nível de serviço e o compromisso que espera desta relação e que o fornecedor se adapta tanto quanto possível à sua cultura e à sua equipa.

Recomendo também avaliar empresas de consultoria de RH especializadas em conjunto com fornecedores de maior dimensão, uma vez que tendem a oferecer conhecimentos mais especializados e uma abordagem mais personalizada.

3. Verifique a proteção de dados

Os empregadores devem analisar as medidas de proteção de dados de um fornecedor antes de assinar um contrato. Analise os respetivos protocolos de segurança dos dados, políticas de privacidade, acesso e controlos dos dados, planos de resposta a violações de dados e formação dos colaboradores em matéria de privacidade dos dados.

3. Defina acordos claros de nível de serviço (SLAs)

Estabeleça SLAs que definam as expectativas relativas ao desempenho, aos tempos de resposta, à segurança dos dados e à qualidade do serviço. Certifique-se de que existem penalizações claramente definidas para situações de incumprimento.

4. Faça uma verificação tecnológica

Analise as ferramentas e a tecnologia de qualquer potencial parceiro, para garantir que são compatíveis com as suas. Que software de gestão de pessoal utilizam? E quanto ao HRMS? Processamento salarial? Administração de benefícios?

Esta questão é especialmente importante ao subcontratar o processamento salarial, sobretudo se incluir o registo de horas. 

As integrações são fundamentais para manter a consistência dos dados, melhorar os seus fluxos de trabalho e garantir, por exemplo, uma gestão eficiente do processamento salarial e atempada.

Trabalhe com o potencial parceiro para compreender em que áreas pode e não pode apoiar a equipa.

Por exemplo, os cálculos de bónus e comissões muitas vezes ainda têm de ser efetuados internamente, cabendo ao fornecedor do processamento salarial apenas introduzir o valor final a pagar para processamento.

5. Verifique a compatibilidade cultural

A sua principal preocupação ao subcontratar funções como a gestão do desempenho deve ser garantir que o seu parceiro está alinhado com a sua cultura e os seus objetivos.

Procure um fornecedor que se concentre fortemente na experiência do utilizador, para que as suas pessoas continuem a ser o foco central dos esforços do parceiro.

Pergunte ao parceiro como trabalhará consigo quando surgirem dúvidas ou preocupações relacionadas, por exemplo, com o desempenho.

6. Verifique os seguros

Se contratar uma PEO e estabelecer uma relação de coemprego, certifique-se de que a sua empresa dispõe do seguro de responsabilidade civil adequado e confirme que a PEO também possui uma cobertura de seguro suficiente.

Pode também considerar a contratação de um Seguro de Responsabilidade Civil das Práticas Laborais (EPLI) para se proteger contra reclamações como despedimento ilícito, discriminação ou assédio.

Embora a maioria das PEO disponha normalmente de uma cobertura suficiente, é importante verificar este aspeto, não apenas relativamente ao seguro de responsabilidade civil, mas também ao seguro de saúde.

Quanto custa a externalização de RH?

Os fornecedores de externalização de RH oferecem vários modelos de preços para responder às diferentes necessidades e orçamentos das empresas. Os modelos mais comuns incluem:

1. Preços fixos: Uma taxa mensal ou anual fixa por um conjunto predefinido de serviços. Este modelo proporciona custos previsíveis e é frequentemente utilizado para soluções abrangentes de RH.
2. Taxas por colaborador: Os encargos baseiam-se no número de colaboradores da empresa. Este modelo acompanha a dimensão da empresa, sendo adequado para empresas em crescimento.
3. Percentagem da folha salarial: As taxas são calculadas como uma percentagem do total da folha salarial. Este modelo alinha os custos com as despesas salariais da empresa, garantindo que os custos da externalização de RH são proporcionais à dimensão da força de trabalho.

Fatores de custo

Vários fatores influenciam o custo da externalização de RH, incluindo:

1. Dimensão da empresa: As empresas de maior dimensão incorrem normalmente em custos mais elevados devido à maior complexidade e volume das tarefas de RH.
2. Serviços necessários: A variedade e a abrangência dos serviços necessários, como o processamento salarial, a administração de benefícios, a gestão da conformidade e o recrutamento, afetam o custo global.
3. Setor de atividade: Alguns setores têm requisitos ou regulamentações específicas de RH que podem aumentar a complexidade e o custo dos serviços de externalização.
4. Experiência do prestador de serviços: Os prestadores com uma vasta experiência e conhecimentos especializados podem cobrar honorários mais elevados pelos seus serviços premium.

Custos médios

O custo da externalização de RH pode variar significativamente consoante os fatores acima mencionados. No entanto, seguem-se alguns intervalos de custos médios para diferentes tipos de serviços de externalização de RH:

• Serviços básicos de RH: $50 a $150 por trabalhador por mês. Normalmente, isto inclui o processamento salarial, a administração básica de benefícios e o apoio à conformidade.
• Serviços abrangentes de RH: $150 a $500 por trabalhador por mês. Isto inclui um conjunto completo de funções de RH, como recrutamento, gestão do desempenho, formação dos trabalhadores e apoio estratégico em matéria de RH.
• Percentagem da folha salarial: 2% a 8% do total da folha salarial. Este modelo abrange uma vasta gama de serviços de RH e alinha os custos com as despesas salariais.

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