A integração de novos colaboradores pode ser uma experiência intimidante e avassaladora para os recém-contratados, mas não tem de ser.
Embora a automatização da integração possa tornar o processo mais eficiente, uma experiência de integração personalizada fará com que os colaboradores se sintam mais bem-vindos, os prepare mais rapidamente para o sucesso e, em última análise, os faça sentir que tomaram a decisão certa.
Porque é importante a personalização
Um processo de integração eficaz vai além da simples entrega de um pacote de boas-vindas; garante que cada recém-contratado se sinta ligado à organização e alinhado com a sua cultura empresarial.
Um processo de integração personalizado reconhece que uma abordagem igual para todos não funciona para a força de trabalho diversificada de hoje. Em vez disso, adaptar a experiência para responder às necessidades individuais pode melhorar significativamente as taxas de retenção.
Inicie o percurso de integração com uma primeira impressão forte durante a primeira semana. Isto pode incluir apresentações específicas para a função, como módulos de formação personalizados ou seminários online centrados na nova função.
A incorporação de elementos interativos na integração, como tutoriais ou sessões de formação ao vivo, mantém os novos utilizadores envolvidos e cria um sentimento de pertença. Estas experiências personalizadas garantem que cada colaborador se sinta apoiado e confiante à medida que se adapta às suas responsabilidades.
Não se esqueça de fazer o acompanhamento! Os ciclos de feedback em tempo real e as reuniões de acompanhamento após a primeira semana permitem-lhe adaptar ainda mais a abordagem personalizada.
Explico abaixo cada um destes pontos com mais detalhe, para o ajudar a personalizar o processo.
7 formas de personalizar a integração
Então, como pode personalizar a integração dos colaboradores no seu local de trabalho? Eis as minhas ideias preferidas para o ajudar a criar uma experiência de integração melhor.
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Conheça-os antes do primeiro dia
O segredo de um excelente programa de integração é que este não começa no primeiro dia. Antes de um novo colaborador começar a trabalhar, o departamento de recursos humanos recolhe dados essenciais, como a data de nascimento e o número de segurança social, para efeitos de processamento salarial, mas o processo de integração também pode procurar outros dados. Este processo chama-se pré-integração.
Conheça o recém-contratado antes mesmo de este entrar no escritório. Descubra aquilo que o apaixona e por que motivo quis juntar-se à sua organização. Pergunte sobre algumas das coisas de que gosta — dessa forma, poderá surpreendê-lo com algo inesperado no seu pacote de boas-vindas.
Há algum desporto de que goste particularmente? Considere oferecer-lhe um pequeno objeto para a secretária. Há algum tipo de comida de que goste? Considere encomendar essa comida para o almoço do primeiro dia ou oferecer-lhe um cartão-presente de um restaurante local.
Torne o primeiro dia memorável
O primeiro dia é um momento decisivo no percurso de integração, que define o tom da sua orientação enquanto colaborador e ajuda a criar uma primeira impressão duradoura.
Comece o dia com uma carta de boas-vindas atenciosa, adaptada à experiência anterior e à função do colaborador. Esta carta pode ser enviada pelo seu superior direto ou até por um dirigente sénior, expressando entusiasmo pela sua chegada e salientando a sua importância para a equipa.
Incluir toques pessoais, como uma referência às suas competências ou ao motivo pelo qual foi contratado, torna a primeira impressão ainda mais marcante.
Antes de terminar o dia, agende uma reunião de acompanhamento com o seu superior. Aproveite esta oportunidade para recolher feedback sobre a sua experiência, responder a quaisquer preocupações imediatas e definir as expectativas para a primeira semana.
Isto demonstra ao colaborador que a sua opinião é importante e ajuda a aperfeiçoar o processo de integração personalizado.
Promova uma interação com a liderança
Envolver a liderança no percurso de integração é uma excelente forma de criar uma ligação à visão e à cultura empresarial da organização (especialmente se estiver a integrar um novo gestor).
Agende uma breve reunião ou uma conversa informal durante um café com um dirigente sénior que possa partilhar a missão, os valores e os objetivos da empresa. Esta interação reforça o investimento da empresa no recém-contratado e proporciona-lhe uma oportunidade única para fazer perguntas e sentir-se inspirado.
Ofereça brindes personalizados
Muitas empresas oferecem brindes com a marca da empresa num kit de boas-vindas — calendários, cadernos, chapéus, canetas, etc. É uma sensação agradável, mas a maioria dos colaboradores percebe que, no fim de contas, tudo isso serve para promover a empresa e beneficiá-la.
Em vez disso, considere incluir brindes personalizados com o nome ou até as iniciais do colaborador. Muitos fornecedores de produtos promocionais terão todo o gosto em incluir um monograma, o que pode ajudar a personalizar a experiência de integração do colaborador.
Um novo funcionário pode utilizar um caderno com a marca ou transportar um saco de pano com a marca por necessidade, mas pelo menos uma parte disso continuará a dar a sensação de ser trabalho. Em vez disso, imagine como esse funcionário se sentiria se o saco tivesse o seu nome, ou se estivesse a beber de uma caneca que tivesse o seu nome mesmo ao lado do nome da empresa.
Pode custar um pouco mais no orçamento destinado aos brindes, mas essa experiência prática de fazer parte da empresa é insubstituível. Os brindes personalizados para funcionários ligam diretamente esse funcionário à empresa e é algo que pode acontecer logo desde o primeiro dia.
Crie um sentimento de pertença
Começar um novo emprego pode ser stressante, e uma simples refeição ou atividade de formação de equipas pode 1) fazer com que alguém se sinta especial e 2) ser uma forma agradável e informal de apresentar o novo funcionário aos colegas e ajudá-lo a criar ligações.
A criação de laços presenciais através de eventos sociais é insubstituível. Os funcionários têm a oportunidade de estabelecer ligações entre si para além das videochamadas focadas no trabalho e criam relações que lhes permitem sentir-se integrados no ambiente.
No entanto, se a sua equipa trabalhar sobretudo ou totalmente à distância, terá de adaptar ligeiramente esta abordagem. Ao integrar funcionários remotamente, substitua os eventos sociais presenciais por alternativas digitais. Por exemplo, pode criar um canal de boas-vindas na plataforma de comunicação da sua empresa para partilhar mensagens digitais de boas-vindas com os novos funcionários.
Também pode integrar algumas atividades virtuais divertidas de formação de equipas para ajudar a criar ligações entre membros da equipa dispersos. Lembre-se de que a formação de equipas pode e deve também acontecer regularmente e numa escala mais reduzida.
Avalie os níveis de competência para adaptar a formação
Alguma vez esteve num seminário ou numa palestra em que já conhecia todo o conteúdo e sentiu que tinha sido uma completa perda de tempo estar presente? O processo de integração não tem de ser assim para os seus novos funcionários!
Em vez de tentar adivinhar a experiência com base no currículo, considere avaliar os novos funcionários relativamente aos conhecimentos essenciais para perceber o que já sabem. Isto pode ser feito através de uma plataforma de aprendizagem e desenvolvimento que torna o processo simples e conveniente.
A avaliação de competências pode ser feita de forma envolvente, sem ser condescendente nem punitiva. Considere incluir questionários, jogos e outros elementos que respondam a diferentes estilos de aprendizagem, de modo a manter os participantes envolvidos.
Os resultados permitirão criar uma experiência de integração mais personalizada, que consome menos tempo, é mais eficiente e faz com que os novos funcionários se sintam respeitados pelos conhecimentos que trazem consigo.
Definam objetivos em conjunto
O processo de integração de cada pessoa será diferente e cada processo variará consoante a função, a antiguidade, os conhecimentos, o nível de competência e também os objetivos pessoais de cada indivíduo.
Em primeiro lugar, considere implementar uma lista de verificação para a integração que permita aos funcionários saber em que ponto do processo se encontram e o que ainda falta fazer (o software de integração também pode ajudar neste aspeto).
Os novos funcionários sentirão que alcançaram um pequeno marco após cada etapa do fluxo de trabalho de integração e que estão no caminho certo para alcançar o sucesso na função.
Em seguida, pense em como melhorar o envolvimento dos funcionários a longo prazo. É útil que os novos membros da equipa se reúnam com colegas e gestores para falar desde cedo sobre a definição de objetivos a longo prazo, com foco naquilo que o sucesso poderá representar para eles mais adiante.
Se um novo funcionário lhe disser que tem o objetivo de chegar à gestão e se verificar que tem potencial, comece a desenvolvê-lo desde esta fase inicial.
Um programa de mentoria, por exemplo, pode ajudar a reforçar a formação dos funcionários para além da relação formal entre gestor e funcionário.
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Dê espaço a elementos personalizados
Pode arranjar mais facilmente tempo para personalizar a integração dos funcionários garantindo que tudo o que pode ser automatizado (ou seja, retirado das suas mãos) é automatizado.
Recomendo soluções de fluxo de trabalho de RH para este efeito, porque conseguem tratar tarefas administrativas demoradas com precisão e eficiência. Por exemplo, podem enviar automaticamente mensagens de boas-vindas adaptadas a cada novo funcionário, solicitar e acompanhar o envio de documentos necessários, como formulários fiscais e contratos, e atribuir tarefas às partes interessadas adequadas, como a equipa de TI para configurar os sistemas e os gestores para agendar reuniões de acompanhamento.
O software de fluxo de trabalho de RH pode automatizar lembretes para funcionários e gestores sobre prazos próximos, garantindo que nada fica esquecido.
Ao retirar da sua lista de tarefas estas tarefas repetitivas, mas essenciais, pode dedicar mais tempo à criação de atividades de integração personalizadas, como criar oportunidades de mentoria, organizar encontros virtuais ou adaptar a formação às necessidades específicas de cada novo colaborador.
Considerações finais
A maioria dos locais de trabalho compreende a importância do processo de integração dos colaboradores, mas poucos se apercebem de quão importante este é.
A personalização, aliada a outras boas práticas para o processo de integração, contribuirá significativamente para garantir que o novo membro da equipa se sente bem-vindo e vê um futuro na sua organização.
O consenso geral é que um plano de 30, 60 e 90 dias ajuda a garantir que os novos membros da equipa são devidamente integrados na cultura e recebem o apoio adequado.
Para medir a eficácia da sua integração, analise métricas como a rotatividade voluntária e utilize inquéritos de integração para recolher feedback dos próprios novos membros da equipa, de modo a otimizar o processo de integração.
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