Como manter a experiência do candidato durante um crescimento rápido

Criar uma excelente experiência para os candidatos é crucial se quiser contratar as pessoas certas para as suas funções. Embora o processo de contratação seja uma altura entusiasmante numa organização, não está isento de desafios e existe a possibilidade de surgirem experiências negativas para os candidatos.

Com a tarefa de integrar rapidamente novos colaboradores, a maioria começará a falar de automação e de marketing de recrutamento em grande escala. No entanto, poderá notar que as pontuações das opiniões dos candidatos, quer nos seus inquéritos quer no Glassdoor, diminuem como resultado.

Isto acontece porque existe a ideia errada de que uma boa experiência dos candidatos e contratar rapidamente em grande escala são mutuamente exclusivos. No entanto, durante o meu período numa empresa FAANG, dupliquei o número de colaboradores na região EMEA, ao mesmo tempo que duplicava a nossa pontuação das opiniões dos candidatos.

O que é a experiência dos candidatos?

A experiência dos candidatos é a experiência que estes têm ao passar pelo seu processo de recrutamento.

É influenciada por fatores como a comunicação, a duração, a dificuldade, a qualidade das entrevistas e a eficiência geral do processo.

Porque é importante a experiência dos candidatos?

Investir na criação de uma experiência positiva para os candidatos traz muitos benefícios, incluindo:

1. Concretizar mais contratações
2. Receber candidatos de melhor qualidade
3. Tomar melhores decisões de contratação
4. Poupar tempo e recursos internamente
5. Criar uma marca empregadora mais forte.

Pode até influenciar o envolvimento e a retenção dos colaboradores, uma vez que estes estarão provavelmente atentos à forma como trata os candidatos — alguns dos quais poderão ter sido recomendados por eles!

Como criar uma excelente experiência para os candidatos

Eis as minhas estratégias para equilibrar o crescimento à escala com a experiência dos candidatos, para que a sua empresa não ganhe a reputação de tratar os candidatos como números numa máquina de extração de bolas de loto.

Ao analisar os pontos abaixo, é importante pensar em todos os pontos de contacto que terá e na melhor forma de os utilizar para fortalecer as relações da sua empresa com os candidatos.

Crie um plano de talento claro

Parece básico e talvez menos diretamente relacionado, mas começar com um bom plano de talento, seja no início do trimestre, do ano ou até depois de uma ronda de financiamento, é essencial.

Reúna-se com todos os líderes da sua empresa e certifique-se de que agenda um momento para falar sobre a situação das respetivas equipas e sobre a forma como os objetivos da empresa irão influenciar os recursos necessários.

Nas minhas reuniões, abordo sempre os seguintes pontos:

Recursos de competências atuais

• O que têm considerado fácil e qual é o ponto forte atual da equipa? 
• Quem são os colaboradores excecionais, existe algum candidato em vias de ser promovido e precisamos de preencher a vaga que ficará disponível?

Lacunas de competências

• Com que dificuldades se tem deparado a equipa? 
• Para que funções precisam de contratar, em vez de desenvolver competências dentro da equipa (trabalhando, se necessário, em conjunto com a área de aprendizagem e desenvolvimento)? 
• Quem está a ter um desempenho abaixo do esperado e precisamos de começar a pensar em substituí-lo? 

As descrições das funções e as entrevistas estruturadas dependem desta informação para serem rigorosas. 

Muitas vezes existe a tentação de reutilizar descrições de funções, anúncios e perguntas de entrevista antigos, mas recomendo que os reveja e verifique se são realmente úteis para estas contratações.

Poupará muito tempo mais tarde se não tiver de continuar a rever a descrição da função.

Estamos a contratar para responder ao crescimento ou para criar crescimento?

É, na verdade, uma distinção extremamente importante. Normalmente, em equipas como as de produto, engenharia ou suporte, contrata-se para responder ao crescimento, enquanto as equipas comerciais existem para criar crescimento. 

Certifique-se de que fala com a liderança para existir um equilíbrio entre os dois tipos de contratação (as funções geradoras de receita devem ser quase sempre a prioridade!).

O que acontece se não contratarmos?

Este é um excelente ponto de partida para todos — o Talento e a empresa — compreenderem e terem em mente qual seria o impacto. Manterá o Talento focado em encontrar as pessoas certas e o líder da empresa disponível para tomar decisões.

Priorização entre funções

Se houver várias funções e trabalhar com muitos parceiros de negócio, não conseguirá preencher todas as funções ao mesmo tempo — especialmente quando começar a ultrapassar as 30 funções, cada uma das quais exige muito trabalho de pesquisa. 

Levar o líder da empresa a pensar na priorização desde o início ajudá-lo-á mais tarde a definir prioridades para si próprio e para a equipa de Talento.

Isto deverá significar que, quando estiver pronto para publicar uma função, evitará desperdiçar o tempo dos candidatos, contactando-os e depois suspendendo a função inesperadamente, ou tendo de reformular continuamente aquilo que a função implica ao longo do processo.

Desperdiçar tempo é uma das principais causas de uma má experiência do candidato, logo seguido por processos de entrevista frustrantes.

Para uma análise mais aprofundada deste tema, leia o meu artigo sobre a criação de um plano de contratação sustentável.

Transforme-o num esforço colaborativo

Se algum de vocês já trabalhou numa empresa da Amazon, pode estar cansado de ouvir isto, por isso aqui fica uma reformulação: "O que seria necessário para chegarmos lá?".

Deverá ter uma ideia aproximada de números como as taxas de fecho; por exemplo, na sua empresa poderão ser necessárias 4 aceitações por cada 5 ofertas. Se tiver o número exato para a sua empresa, começará a trabalhar de trás para a frente — uma pirâmide em vez de um funil.

Isto dá uma ideia aproximada do âmbito do trabalho. Depois, pode começar a aplicá-lo à sua ferramenta de gestão de projetos preferida — Kanban para uma visão geral ou Gantt se tiver uma campanha de contratação de curto prazo, por exemplo.

Abaixo encontra-se um exemplo de um quadro Kanban meu, com pelo menos números aproximados a atingir.

O passo seguinte é muito importante — partilhe o mapa do projeto com o responsável pela contratação e com a equipa de contratação!

Transforme isto num esforço colaborativo e convide-os a participar. Dessa forma, pode ajudá-los a assumir uma maior responsabilidade.

Todos precisam de saber o que está previsto no calendário e, se o que a empresa necessita é crescer, todos têm de dar prioridade absoluta à contratação; isso significa saber quanto tempo terão de dedicar ao processo de recrutamento.

Por mais simplificado que seja o seu processo de contratação, este exige muito tempo. Tornar a contratação mais colaborativa ajudará a distribuir a carga de trabalho e a melhorar a experiência de todos.

Garanta que as entrevistas são eficientes e envolventes

Quando digo eficiente, não pense imediatamente que o processo de entrevista tem de ser apressado — nada disso! 

No entanto, se estiver a crescer rapidamente, poderá ter de realizar muitas entrevistas, pelo que é crucial tirar o máximo partido do tempo disponível.

Eis um guia simples sobre aquilo que precisa de analisar para garantir que os seus candidatos têm uma experiência positiva.

Passo 1: Uniformize o processo de entrevista.

Isto ajudá-lo-á a comparar rapidamente os candidatos entre si e a minimizar o aparecimento de alguns preconceitos.

Passo 2: Reveja as perguntas de entrevista que faz e o momento em que as faz.

Comece pelas perguntas que lhe darão informações sobre as competências que considerou essenciais para esta função e, depois, avance para as competências mais desejáveis. Dessa forma, passará dos candidatos qualificados para os melhores candidatos.

Certifique-se de que são perguntas bem concebidas, destinadas a compreender a experiência em profundidade. Em caso de dúvida, pergunte sempre O quê, Como e Porquê. 

Fale-me de uma ocasião em que conseguiu fechar um cliente particularmente difícil. O que havia de difícil nessa pessoa? Como conseguiu inverter a situação? Porque utilizou esta forma de abordagem/informação/estratégia em vez de outra?

Passo 3: Rever as avaliações

Certifique-se de que qualquer avaliação é adequada ao objetivo e à função que tem em aberto. Deve ser desafiante, mas também não exigir demasiado tempo ao candidato para a concluir nem a si para a rever. Não quer entrar no território do recrutamento vampiro.

Para obter mais informações sobre entrevistas focadas e envolventes, consulte o meu artigo sobre como entrevistar alguém.

Não se esqueça do básico

Com toda esta conversa sobre entrevistas eficientes, não se esqueça de que, no que diz respeito à experiência do candidato, a entrevista é o momento em que pode realmente fazer a diferença ou arruinar tudo. 

É aqui que os candidatos passam mais tempo consigo e, mesmo que não tenha tido tempo para criar uma página de carreiras superapelativa, com interatividade em todo o lado, proporcionar uma experiência de entrevista agradável pode compensar essa lacuna.

Isto não significa que a entrevista deva ser fácil! A maioria dos candidatos prefere, na verdade, entrevistas que os desafiem e os façam refletir sobre a sua área de especialização, pelo que os conselhos acima sobre entrevistas eficientes continuam a ser válidos.

No entanto, aquilo para que quero chamar a sua atenção são os aspetos básicos que, quando bem executados, provavelmente não receberão elogios entusiásticos, mas, se forem mal executados, darão origem a críticas merecidas. 

Certifique-se sempre de que:

• Se apresenta e explica o que faz na empresa
• Se for a primeira entrevista, apresenta também a empresa
• Explica o contexto daquilo que gostaria de abordar nesta entrevista
• Tranquiliza o candidato, quer a entrevista seja online quer presencial, dizendo-lhe que, se precisar de fazer uma pausa para beber água ou ir à casa de banho, pode fazê-lo. Somos todos humanos
• Se certifica de que reviu previamente o CV do candidato e está munido de perguntas relevantes para ele
• Se certifica de que chega a horas (ou até um pouco mais cedo, enquanto anfitrião)
• Controla o tempo e garante que o candidato tem tempo para fazer perguntas
• Sorri e demonstra curiosidade relativamente à pessoa que tem à sua frente! 

Parece básico, mas continuo a deparar-me com situações em que as pessoas se esquecem de várias destas coisas e isso nota-se sempre. 

Os pontos acima não custam nada, mas podem proporcionar-lhe muitos pontos na experiência do candidato, num mar de empregadores que os ignoram e tentam compensar com sites de carreiras vistosos.

Configure algumas automatizações para aumentar a eficiência

Tenha em atenção a utilização da palavra "algumas"!

A fórmula habitual é que, quanto mais tempo um candidato tiver passado em entrevistas com o recrutador, mais tempo deverá dedicar a dar-lhe comentários, orientação e atenção.

É uma relação recíproca: fornecer excelentes comentários ao candidato ajudará tanto o candidato como a sua equipa a melhorar.

Haverá 1-2 candidatos, entre os muitos, que se irão aproveitar? 

Sim, mas haverá todos os outros para quem terá feito a diferença ao humanizar aquilo que, por vezes, pode parecer uma procura de emprego muito stressante.

Os modernos sistemas de acompanhamento de candidaturas (ATS) e software de recrutamento dispõem de todo o tipo de automatizações e estas são algumas das que pode aproveitar:

• Emails em massa/agendados—podem ser utilizados para rejeições, notificações ou para combinar os próximos passos com os candidatos
• Gestão da página de carreiras para causar uma excelente primeira impressão
• Perguntas da candidatura—antecipar algumas das perguntas fáceis de resposta “sim/não” pode ajudar a simplificar o processo de candidatura
• Chatbots que podem responder a algumas perguntas frequentes dos candidatos
• Inquéritos sobre a experiência do candidato—automatizados em determinados momentos do processo de entrevista (a minha recomendação é realizá-los no final).

Por exemplo, pode automatizar os motivos comuns de rejeição na análise do CV—talvez o candidato não cumpra o nível de talento exigido ou viva no fuso horário errado. Pode criar alguns modelos que se adaptem a esses motivos mais frequentes.

Encontrar o motivo certo demora talvez mais 2 segundos e, embora exista o receio de que os candidatos possam ficar na defensiva, reagir ou fazer um longo desabafo sobre a sua suposta experiência negativa enquanto candidatos, na maioria das vezes os candidatos rejeitados apreciarão o facto de ter analisado as suas circunstâncias e reagido em conformidade.

É um reflexo da cultura da sua empresa e eles também saberão se devem candidatar-se às suas próximas vagas!

Também pode automatizar alguns emails à medida que vai fazendo um potencial candidato avançar entre as várias fases e efetuando acompanhamentos, por exemplo, no email para agendar as primeiras fases, pode incluir um vídeo pré-gravado/Loom (ou alguma outra ferramenta de entrevistas por vídeo) que lhes explique em que consistirá o próximo passo no percurso da sua candidatura.

Descobri que é útil criar uma representação visual de como será o processo de recrutamento para eles — como um mapa!

Quando não automatizar

Como mencionado acima, quanto mais tempo o candidato passar em entrevistas, menos comunicações automatizadas deverá receber.

Assim que começarem a chegar às fases mais avançadas, comece a falar com eles por telefone e a interagir (pode ser consigo ou com o responsável pelo recrutamento).

Tem de começar a avaliar se a pessoa recém-contratada está entusiasmada com a função. O entusiasmo não será igual em todas as pessoas, por isso, certifique-se de que aprofunda as suas motivações! 

Procure conhecer melhor as pessoas e as expectativas dos candidatos; em breve, poderão ser seus colegas! Isto também será útil mais tarde na fase da proposta de emprego.

Eis um exemplo de um processo que utilizo:

Alguns de vocês poderão já estar a dizer “É muito trabalho!” Sim, é, mas aumentar a escala exigirá muito trabalho e não é possível automatizar tudo o que resulta das relações humanas. 

As pessoas contratam pessoas, não empresas, nem algoritmos, nem o Zapier.

Não se esqueça das rejeições não automatizadas

Terá alguns candidatos que foram selecionados ou que passaram por X etapas do processo de entrevistas e não foram aprovados.

Mais uma vez, quanto mais tempo tiverem passado com a sua empresa, mais atenção deverá ser dada à sua rejeição.

Dê um feedback adequado aos candidatos

O feedback é extremamente importante por 2 razões:

1. Dá aos candidatos algo em que trabalhar
2. Mantém os responsáveis pelo recrutamento e as equipas de recrutamento responsáveis pelas razões pelas quais rejeitam candidatos. Isto significa que deixa de ser aceitável dizer “não se enquadram na cultura” sem explicar porquê. Por vezes, as respostas ao “porquê” não são as melhores, pelo que a equipa de aquisição de talento terá de investigar mais a fundo. Espero que não descubra algo negativo, mas é inteiramente possível!

Na região EMEA, com o aumento dos DSAR impulsionados pelo RGPD, o feedback já não pode ser recusado, pelo que os candidatos podem solicitar todas as suas informações, incluindo os seus formulários e grelhas de avaliação. 

Certifique-se de que as equipas de recrutamento estão conscientes disso, para que pensem realmente sobre as razões pelas quais fazem alguém avançar ou rejeitam essa pessoa. Faça com que apresentem isso como uma justificação empresarial.

Até a Amazon já não pode dizer que não dá feedback — eu devia saber, estive lá a processar DSAR!

Reveja regularmente o feedback dos candidatos e as grelhas de avaliação

Reveja regularmente as grelhas de avaliação do painel de entrevistadores para verificar se são adequadas! 

Algumas perguntas a fazer:

• Apresentam uma justificação empresarial adequada?
• Existe um registo claro das perguntas feitas e das respostas dadas? 
• Existe detalhe suficiente? 
• A conclusão final corresponde ao feedback geral ou estão a revelar algum preconceito?

Tudo isto dar-lhe-á uma ideia de onde poderá ser necessário intervir e corrigir o rumo dos entrevistadores que não fazem perguntas de forma equitativa aos candidatos ou que proporcionam uma má experiência.

Uma grelha de avaliação com três frases, resultante de uma entrevista de 45 minutos, faz-me questionar se alguém prestou atenção durante a entrevista!

Pode controlar muitos aspetos do processo, mas as interações durante as entrevistas constituirão a maior parte da experiência do candidato. Tem de acompanhar a situação e assinalar os casos em que verifica que os padrões não estão a ser cumpridos.

Quando estiver a falar com o candidato após as entrevistas, ou na fase final, pergunte-lhe como tem sido a sua experiência nas entrevistas até ao momento.

Dicas adicionais

Lembre-se de que é mais provável que as pessoas deixem uma avaliação negativa do que uma positiva. Certifique-se de que deixa menos pessoas com uma experiência realmente negativa e mantenha-se atento ao feedback.

Um ou dois candidatos serão eliminados ao longo do processo? 

Talvez—nenhum processo seja perfeito—, mas não quer ficar conhecido como a empresa que nunca dá resposta às pessoas, apenas dá prioridade aos candidatos que avançam no processo e deixa os restantes sem qualquer resposta.

Algumas dicas adicionais:

• Tenha menos reuniões: Se seguiu as recomendações acima e a equipa de talento, o responsável pelo recrutamento e a equipa de recrutamento estão em sintonia—tenha menos reuniões. Se tiver mais de 4 funções com o mesmo responsável pelo recrutamento, talvez sejam necessárias 2 reuniões por semana, mas, caso contrário, limite-se a uma.
• Não poupe no planeamento. Dedique mais 10% de tempo ao planeamento do que pensa ser necessário.
• Pegue no telefone e ligue à pessoa. Eu sei que acha que está extremamente ocupado e que não tem tempo, mas se uma chamada demora 3 minutos (por exemplo, para comunicar uma rejeição ou outra situação)—faça-a. Se se organizar, consegue fazer tantas chamadas em meia hora!
• Acompanhe as métricas de recrutamento e os dados. Utilize um quadro de gestão de projetos, por exemplo, o Kanban, como fonte de informação de referência para saber se está a cumprir os marcos dentro dos prazos. Se não estiver, dê o alerta mais cedo, em vez de mais tarde, e prepare-se para pedir apoio à sua equipa ou aos responsáveis pelo recrutamento (peça-lhes também que procurem candidatos!).

Lembre-se de que criar uma melhor experiência para o candidato, mesmo durante um crescimento rápido, não significa tomar decisões precipitadas ou fazer entrevistas fáceis. Significa ter um processo de recrutamento fluido e realizar entrevistas com um objetivo definido.

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Boa sorte com os seus esforços de crescimento e considere utilizar algumas ferramentas de automatização do recrutamento se precisar de ajuda nesta área.

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