Alguém sábio disse uma vez: «Em Deus confiamos, todos os outros trazem dados». No mundo atual, com todas as ferramentas à nossa disposição, não há desculpa para não utilizar os dados para melhorar a função de recrutamento.
Utilize este guia para começar a sua jornada rumo a um recrutamento orientado por dados.
O que é o recrutamento orientado por dados?
O recrutamento orientado por dados é uma abordagem à contratação que utiliza métricas e análise de recrutamento para fundamentar e melhorar o processo de recrutamento.
Ao utilizarem dados, as empresas podem tomar decisões mais informadas para melhorar todos os aspetos do processo de contratação, desde a procura de candidatos até à orientação da formação e do desenvolvimento dos membros da equipa.
Obter uma certificação de referência em HRIS ajuda-o a dominar a abordagem centrada nos dados ao recrutamento e à contratação.
5 benefícios do recrutamento orientado por dados
Além dos benefícios óbvios de facilitar qualquer auditoria dos processos de recrutamento, eis algumas outras formas através das quais o recrutamento orientado por dados ajudará a sua organização.
1. Processo de contratação mais eficiente
Métricas como a velocidade do funil de recrutamento ajudá-lo-ão a identificar quaisquer estrangulamentos no seu processo de recrutamento e a aumentar a eficiência.
Por exemplo, pode identificar que as equipas de contratação estão a demorar demasiado tempo a dar comentários sobre as entrevistas, fazendo com que os candidatos percam o interesse.
Utilizando o seu software de recrutamento, pode também acompanhar dados como a eficácia dos canais de procura de candidatos ou de marketing (número e qualidade dos candidatos), de modo a concentrar os seus recursos nas atividades mais produtivas e a reduzir custos.
Por exemplo, na minha última empresa, havia muitas plataformas e sites de emprego à escolha, mas o meu orçamento não era infinito, nem era ilimitada a capacidade da equipa de contratação para entrevistar todos os candidatos.
Por isso, analisei os candidatos que contratámos e os candidatos que chegaram à entrevista final (que era a entrevista sobre a cultura) para perceber quais as plataformas que proporcionavam os candidatos tecnicamente mais fortes.
Essa foi a base que eu e a equipa de contratação decidimos utilizar, uma vez que aspetos como a adequação cultural e comportamental são algo que apenas o nosso processo de entrevistas consegue avaliar.
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2. Melhor experiência dos candidatos
Um processo de contratação mais eficiente resultará numa melhor experiência dos candidatos. Além disso, os dados podem ser qualitativos, pelo que recolher comentários dos candidatos é uma forma útil de ajudar a melhorar o processo de contratação e de impressionar os candidatos.
Quando trabalhava no recrutamento na Twitch, por exemplo, levávamos muito a sério a eficiência do nosso processo de contratação, especialmente porque estávamos a adaptar práticas de contratação centradas nos EUA às regiões EMEA e APAC.
Analisei os dados, que mostraram que, na região EMEA, os candidatos estão menos recetivos ao estilo de contratação extremamente acelerado que caracteriza o mercado dos EUA, porque têm períodos de aviso prévio mais longos.
Para eles, o processo que tentávamos realizar no espaço de 1-2 semanas era demasiado apressado e não respeitava o seu tempo e as suas circunstâncias.
Se não tivesse realizado inquéritos NPS para obter dados quantitativos e entrevistas para obter dados qualitativos mais aprofundados, não teria sabido por que razão alguns candidatos que nos interessavam bastante desistiram (acabámos por voltar a contactá-los e contratámos dois desses candidatos!).
3. Reduzir os preconceitos na contratação e tomar decisões de contratação mais objetivas
Todos temos preconceitos, incluindo os nossos novos colegas de IA. Por exemplo, os testes de competências, as avaliações através de amostras de trabalho e as entrevistas estruturadas podem ser normalizados para todos os candidatos, reduzindo a influência de opiniões subjetivas.
Os dados também podem ajudar a identificar os canais mais eficazes para encontrar candidatos diversificados.
Por exemplo, lembro-me de uma situação em que perdemos 80% dos candidatos entre a primeira e a segunda fase.
Depois de analisarmos os comentários das entrevistas em comparação com os requisitos da função, descobrimos que a primeira entrevista tinha sido realizada por um dos gestores de Finanças e a segunda pelo verdadeiro responsável pela contratação, que era o vice-presidente de Finanças.
Os gestores de Finanças continuavam a fazer avançar pessoas com exatamente o mesmo perfil que eles (a mesma instituição de ensino, qualificações e empresas semelhantes), mas a função exigia um conjunto diferente de competências, que não eram de todo avaliadas.
Isto revelou o preconceito de familiaridade que influenciava as decisões deste entrevistador, algo que constituiu uma novidade até para a própria pessoa!
Esteja atento a padrões como estes, porque podem transformar um conjunto diversificado de candidatos no início do funil num conjunto completamente homogéneo no final do funil.
4. Melhor planeamento
Consultar métricas de referência, como a taxa média de rotatividade e o número médio de candidatos necessários para preencher um determinado cargo, ajuda no planeamento do recrutamento e na afetação de recursos.
O velho ditado de que é necessário avaliar 10 candidatos para conseguir uma contratação é um excelente ponto de partida, mas, se tiver cargos mais específicos ou seniores, esse número pode aproximar-se dos 20 candidatos avaliados por contratação, ou até ser superior.
Na minha empresa atual, avaliei 25 candidatos para contratar um engenheiro principal muito especializado e agora sei que esta é a nova referência caso seja necessário substituir ou contratar outra pessoa com este nível de senioridade.
5. Melhorar a experiência dos colaboradores
Os dados que recolhe dos candidatos podem ajudar a melhorar a experiência dos colaboradores que já fazem parte da empresa. Por exemplo, será que os candidatos são desencorajados pela falta de opções de trabalho flexível e será que isso também pode estar a afetar a rotatividade?
Como incorporar dados no seu processo de contratação em 3 passos
1. Escolher os dados e as métricas certos
Comece por determinar as métricas-chave e os indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para os seus objetivos de contratação.
Aqui pode entrar no nível de detalhe que quiser, mas, como destaco no meu artigo sobre métricas de recrutamento, é melhor começar com algumas métricas-chave e depois aprofundar métricas mais avançadas à medida que as suas capacidades se desenvolvem.
As métricas-chave incluem:
- Tempo de contratação: O tempo médio necessário para preencher um cargo.
- Número de contratações (vs. número de cargos em aberto): O número de pessoas que contrata por mês/trimestre/ano em comparação com o seu plano de efetivos.
- Taxa de conversão: O número de candidatos que passam cada etapa em comparação com o número de candidatos que avançaram para essa etapa.
- Velocidade do funil de recrutamento: O tempo que os candidatos passam em cada etapa do funil.
- Custo por contratação: O custo total associado à contratação de um novo colaborador.
- Origem da contratação: A eficácia dos diferentes canais de recrutamento (sites de emprego, redes sociais, referências, etc.).
Todas estas métricas existem em relação umas às outras. Gosto de começar pela taxa de conversão, porque me dá uma ideia de quais são as outras métricas que devo acompanhar mais atentamente para descobrir a história completa.
Por exemplo, se a taxa de conversão for forte, mas o tempo de contratação continuar a ser longo, analise o número de candidatos. O topo do funil é suficientemente forte? A velocidade do funil de recrutamento é suficientemente rápida?
Se o topo do funil não for suficientemente forte (como acontece em muitas empresas emergentes em fase inicial, incluindo a minha), essa deve ser a principal prioridade, uma vez que a velocidade do funil pode ser irrelevante se não houver candidatos para avançar.
2. Decidir como recolher os dados
O passo seguinte é decidir como vai recolher e analisar os seus dados. Na realidade, vai precisar de algum tipo de software de análise de recrutamento para o fazer.
É provável que o seu sistema de acompanhamento de candidatos (ATS) seja o local onde é recolhida a maior parte dos dados de recrutamento e muitas soluções incluem painéis de controlo de recrutamento pré-concebidos e frequentemente personalizáveis para ajudar a apresentar os dados.
Outra funcionalidade útil de um ATS são as opções de interação, como inquéritos aos candidatos para obter o NPS ou recolher as suas opiniões.
Pode combinar os dados recolhidos no seu ATS com dados do seu HRIS/HRMS para obter uma visão mais completa, por exemplo, quantos candidatos provenientes de um determinado recrutador não passam o período experimental ou acabam por ter um desempenho elevado?
Outras fontes de dados úteis podem ser o seu software de gestão de relações com candidatos ou a sua plataforma de marketing de recrutamento.
3. Monitorizar e otimizar
Acompanhe as suas métricas de recrutamento e os KPI para avaliar a eficácia do seu processo de contratação.
Utilize as ferramentas para destacar tendências e padrões nos dados e identificar áreas a melhorar. Por exemplo, se o seu tempo de contratação for superior ao desejado, analise a situação mais detalhadamente e descubra como pode simplificar determinadas fases.
4 melhores práticas de recrutamento orientado por dados
1. Desenvolva métricas claras
Muitas pessoas confundem as métricas Tempo para preencher e Tempo de contratação. Tecnicamente falando, o Tempo para preencher é o período entre a abertura de uma posição e a contratação de alguém.
O Tempo de contratação é o tempo que o candidato específico que contratou demorou a passar da candidatura à contratação.
Isto demonstra a necessidade de definir sempre claramente as métricas, bem como a forma como são calculadas e quais são as suas fontes de dados.
2. Utilize diferentes tipos de dados
Abordei este tema acima, mas queria reforçá-lo. A maioria dos dados que irá utilizar é quantitativa, o que significa que pode ser representada numericamente.
No entanto, não negligencie os dados qualitativos, como o feedback dos candidatos ou das equipas de contratação. Estes dados são igualmente valiosos e podem conduzir a melhorias que beneficiem a retenção, como uma melhoria da remuneração total.
Tal como salienta Sarah Lovelace, VP de Pessoas da Airbase, “Ao abordarmos a gestão de talentos combinando dados e análise, podemos tomar decisões informadas e comunicá-las eficazmente a toda a organização.”
3. Apresente os dados de forma significativa
A visualização de dados é uma parte essencial do recrutamento orientado por dados. Ao apresentar dados para promover a ação, é importante pensar cuidadosamente nos dados e também na conversa que pretende estimular com o seu público. É aqui que entram em jogo as personas internas.
As personas são utilizadas pelas equipas de marketing para criar uma imagem dos seus clientes-alvo ao desenvolver campanhas de marketing, sendo também uma ferramenta útil para a visualização de dados.
Por exemplo, nem todas as pessoas precisam de saber tudo, e cada parte interessada necessitará de diferentes níveis de apoio para analisar o que lhe é apresentado.
Um exemplo poderá ser a diferença entre o tipo de dados que apresenta a um responsável de contratação para melhorar um determinado aspeto do processo de contratação e os dados que apresenta a um membro da direção executiva para obter a aprovação de uma nova ferramenta de software de recrutamento.
Para obter mais orientações sobre este tema, recomendo vivamente o excelente artigo de Liam Reese sobre análise de dados de RH.
4. Mantenha uma boa higiene dos dados
Precisa de dados de boa qualidade que representem a realidade. Certa vez, um consultor interino “encerrou” todas as funções que estavam anteriormente abertas e que não estavam marcadas como preenchidas e afirmou ter colocado 80 pessoas ao longo de 4 meses… numa empresa com 90 pessoas.
Se as equipas tivessem encerrado anteriormente as funções quando estas foram efetivamente encerradas, isso teria refletido melhor a realidade.
Por motivos como este, recomendo a implementação de algumas boas práticas de dados para manter uma elevada qualidade.
A melhor forma de o fazer é acompanhar regularmente a situação e contactar a sua equipa e os responsáveis de contratação, ajudando-os a criar o hábito de introduzir e atualizar dados.
Por exemplo, para garantir que as chamadas de triagem são introduzidas no sistema, defina um KPI para o efeito e acompanhe regularmente a situação.
Se quiser garantir que os responsáveis de contratação introduzem o seu feedback, contacte-os depois de cada entrevista e verifique se o feedback tem boa qualidade.
