Relocalização de colaboradores: um guia completo

As organizações transferem colaboradores para colmatar lacunas de competências, apoiar a expansão do negócio ou otimizar as operações em diferentes localizações.

As transferências estão a aumentar, com 4 em cada 10 organizações a preverem mais transferências de colaboradores nos próximos anos.

Embora seja benéfico, o processo envolve lidar com complexidades logísticas, culturais e legais em diferentes regiões, bem como garantir que os próprios trabalhadores recebem o devido apoio. Como veremos, os custos podem aumentar rapidamente.

Utilize este guia para ajudar a transferir colaboradores de forma simples e eficiente.

O que é a transferência de colaboradores?

A transferência de colaboradores refere-se ao processo de deslocar um colaborador de uma localização para outra, frequentemente devido a necessidades empresariais. Isto pode envolver a transferência de colaboradores para um novo escritório, cidade ou até mesmo país.

A transferência inclui normalmente a prestação de apoio, como a cobertura dos custos da mudança, assistência na procura de alojamento, resolução de questões relacionadas com vistos e disponibilização de serviços para ajudar o colaborador e, frequentemente, a sua família a adaptarem-se à nova localização.

O objetivo é garantir uma transição tranquila para o colaborador e minimizar as perturbações na sua vida profissional e pessoal.

Tipos de transferência de colaboradores

• Transferências voluntárias: Quando um colaborador se voluntaria para ser transferido.
• Transferências involuntárias: Quando um colaborador tem de ser transferido para manter o seu emprego (uma situação muito mais complexa de gerir).
• Transferências permanentes: Quando um colaborador precisa de apoio para encontrar uma nova casa, uma nova comunidade de amigos e, potencialmente, uma escola para os filhos e um emprego para o parceiro.
• Transferências temporárias: Quando terá de cobrir o custo do alojamento temporário de um colaborador, para que este não tenha de suportar o pagamento da renda ou da hipoteca de duas propriedades. No entanto, poupará nos custos da transferência, uma vez que o colaborador não levará consigo todos os seus pertences.
• Transferências internacionais: Mais complexas e dispendiosas devido às complicações associadas à transferência de um colaborador para o estrangeiro. Os colaboradores também devem receber apoio adicional para os ajudar a adaptarem-se a uma nova cultura.
• Transferências de grupos: Quando transfere vários colaboradores, normalmente no caso de uma aquisição, fusão ou expansão para um novo território.

Por que motivo as empresas transferem colaboradores

A transferência de colaboradores requer muitos recursos, por isso, porquê fazê-lo? As estratégias de transferência empresarial envolvem deslocar colaboradores por vários motivos estratégicos e operacionais, tais como:

• Expansão para novos mercados: As empresas podem transferir colaboradores para ajudar a estabelecer ou apoiar operações em novos mercados geográficos onde necessitam de profissionais experientes.
• Necessidades de competências e conhecimentos especializados: Algumas localizações podem exigir conhecimentos especializados ou liderança específicos, e transferir um colaborador experiente garante que essas competências estão disponíveis onde são mais necessárias.
• Eficiência de custos: Algumas empresas transferem colaboradores para áreas onde os custos operacionais (por exemplo, imobiliário e mão de obra) são mais baixos, ajudando a reduzir as despesas.
• Desenvolvimento de carreira: A transferência de colaboradores pode fazer parte de planos de aprendizagem e desenvolvimento de carreira, proporcionando-lhes novos desafios, contacto com diferentes áreas e culturas empresariais ou oportunidades de liderança.
• Necessidades específicas de projetos: No caso de grandes projetos ou funções importantes, as empresas podem transferir colaboradores para garantir que estão perto do local onde o projeto decorre, permitindo uma melhor supervisão e coordenação.
• Fusões e aquisições: Quando as empresas se fundem ou adquirem novos negócios, a transferência pode ser necessária para integrar equipas ou alinhar culturas e práticas empresariais.
• Consolidação de escritórios: As empresas podem consolidar várias localizações numa só e transferir colaboradores para um centro central, de modo a simplificar as operações.
• Retenção de colaboradores: Algumas empresas oferecem a transferência como alternativa à perda de colaboradores valiosos que possam precisar de se mudar por motivos pessoais.

Elementos de um programa abrangente de transferência

Os programas eficazes de transferência de colaboradores incluem os seguintes elementos, que se combinam para garantir um processo simples e eficiente.

1. Uma política de transferência claramente definida

Forneça aos colaboradores um documento que deixe perfeitamente claro:

• O que está abrangido pela sua política de mudança
• O que não está abrangido
• A quem dirigir quaisquer perguntas.

“Já tive casos em que as pessoas não se aperceberam de que tinham acesso a alojamento temporário ou até a apoio linguístico antes de a mudança estar concluída”, afirma Tsvetelina Nasteva, Gestora de Recursos Humanos e Especialista em Aquisição de Talento na Casino Reviews. “Colocar tudo por escrito garante que todos estão em sintonia.”

2. Uma pessoa de contacto designada para o funcionário que muda de local

O seu trabalho não termina quando envia ao funcionário a sua política de mudança.

“As pessoas apreciam algum tipo de apoio pessoal — alguém que as oriente, não apenas um documento PDF”, afirma Nasteva. “Pense nisto mais como um orientador de mudanças ou simplesmente como um contacto de RH fiável que atende efetivamente o telefone. Só isso pode eliminar muito do stress desnecessário.”

3. Uma estimativa de custos

“Estimar o custo da mudança de um funcionário não se resume ao transporte e ao imobiliário”, afirma Alice Ferretti, fundadora da HumansR. “Eis como costumo abordar a estimativa dos custos de mudança:

1. Ter em conta alguns custos anteriores à mudança:
   • 1 viagem do funcionário e do cônjuge (se aplicável) para o destino da mudança, com a duração de 1 semana. Esta deve incluir uma viagem de ida e volta, hotéis e ajudas de custo — a estimativa baseia-se no custo médio dos voos e hotéis para a zona e o período da viagem.
   • Quaisquer custos de vistos e imigração — estimados através de pesquisas nos sites das embaixadas ou dos consulados.
2. Custos efetivos da mudança:
   • Alojamento temporário durante 30 a 60 dias para o funcionário e a sua família (estadias prolongadas ou hotéis), estimado com base numa pesquisa no Google para a zona.
   • Montante fixo para os custos de transporte/mudança — normalmente corresponde a uma percentagem do salário do funcionário ou a um montante fixo.
   • Taxa de armazenamento (se aplicável), estimada com base no custo do armazenamento para a área necessária.
   • Subsídio diverso para cobrir quaisquer penalizações que o funcionário possa ter de suportar (como a rescisão antecipada do contrato de arrendamento, a comissão de um agente imobiliário pela venda da casa ou serviços de alteração de morada) — estimado com base no orçamento disponível.
   • Subsídio escolar para filhos menores (aplica-se se o funcionário estiver a mudar-se para um país onde os filhos tenham de frequentar escolas privadas ou internacionais para manter o mesmo nível de ensino do país de origem) — com base em pesquisas nos sites das escolas.
3. Depois, avaliaria se é necessário um ajuste salarial consoante a localização (por exemplo, porque o funcionário se está a mudar para uma zona com um custo de vida mais elevado) ou se é mais adequado pagar um subsídio durante o período da mudança.

Eis uma breve explicação de como funcionam os pacotes de mudança na maioria das empresas:

1. É atribuído um montante fixo e o funcionário é responsável por se manter dentro desse orçamento; qualquer custo excedente é suportado pelo funcionário. Se o funcionário gastar menos do que o montante atribuído, pode ficar com o saldo restante
2. É atribuído um subsídio após a apresentação de faturas ou recibos. Isto garante que o funcionário é reembolsado pelo montante efetivamente gasto, o que pode resultar numa poupança de custos para o empregador, embora a sua gestão exija mais tempo e recursos.”

4. Apoio em matéria de imigração/autorização de trabalho (se aplicável)

Se estiver a transferir um funcionário para o estrangeiro, ajudá-lo a candidatar-se ao visto de trabalho aliviará parte do stress associado à mudança. Também lhe dará a tranquilidade de saber que o funcionário dispõe de todos os documentos necessários.

5. Documentação assinada

“Todos os programas de mudança devem incluir um acordo claro e escrito que defina os termos e as condições da mudança”, afirma Roy L. Kaufmann, Presidente, Advogado e Litigante Civil da Servicemembers Civil Relief Act Centralized Verification Service.

“Do ponto de vista jurídico, isto é essencial. É importante deixar tudo definido antecipadamente: aspetos como os limites dos reembolsos, os prazos, as responsabilidades de ambas as partes e o que acontece se o funcionário deixar a empresa pouco depois de se mudar.”

6. Um processo de integração (que começa antes do primeiro dia)

Os programas de integração mais eficazes começam muito antes do primeiro dia do funcionário no novo escritório. Certifique-se de que:

• Enviar os documentos de integração antecipadamente
• Apresentar as pessoas à sua futura equipa antes de se mudarem
• Informar os colaboradores sobre pequenos detalhes, como onde almoçar ou quanto tempo vai demorar a deslocação diária

«Uma vez, uma pessoa recém-contratada disse-me que o mais útil tinha sido um breve e-mail do seu futuro responsável, a explicar o código de vestuário e onde costumavam ir buscar café», afirma Nasteva. «Parece algo insignificante, mas teve um enorme impacto na forma como se sentiram acolhidos.»

7. Apoio contínuo

O tipo de apoio que oferece aos seus colaboradores depois da mudança pode determinar o sucesso ou o fracasso do seu programa de mobilidade.

As boas práticas incluem:

• Reuniões regulares de acompanhamento com os recursos humanos
• Formação contínua em cultura e língua para colaboradores que se mudaram para o estrangeiro
• Acesso a recursos de saúde mental

Quanto mais apoio puder disponibilizar aos colaboradores que se mudaram, maior será a probabilidade de estes mudarem de emprego. 

Andrew Lokenauth, fundador da The Finance Newsletter, afirma que um dos programas mais bem-sucedidos da sua empresa é um subsídio anual de $1.5K para uma «visita à terra natal».

«Permitir que os colaboradores deslocados mantenham ligações à sua comunidade anterior melhorou significativamente as nossas taxas de retenção», explica. «Os dados confirmam-no: a rotatividade após a mudança caiu de 35% para apenas 12% depois de implementarmos estes sistemas de apoio.»

Como funciona a mobilidade dos colaboradores? Processo em 8 passos

A mobilidade dos colaboradores segue normalmente um processo estruturado para garantir que as necessidades da empresa e do colaborador são satisfeitas durante a transição. Eis uma visão geral de como funciona:

1. Política de mobilidade e planeamento

• Política de mobilidade: Conforme referido, as organizações têm normalmente uma política formal de mobilidade integrada nas suas políticas de recursos humanos, que define o nível de assistência a disponibilizar, por exemplo, despesas de mudança, subsídios de habitação ou alojamento temporário.
• Confirmação da colocação: A empresa identifica a necessidade de mobilidade, avalia os custos em comparação com os benefícios e, se for adequado, confirma a colocação ou função no novo local.
• Acordo do colaborador: O colaborador é formalmente informado sobre a proposta de mobilidade e são discutidos detalhes como o calendário, os benefícios e as expectativas.

2. Estimativa de custos e elaboração do orçamento

A empresa estima os custos associados à mudança, tais como:

• Transporte
• serviços de mudanças
• alojamento temporário
• apoio a dependentes, como a escolaridade dos filhos
• Viagens
• Outros benefícios, como aulas de línguas ou apoio na obtenção de vistos (no caso de mobilidade internacional).

Certifique-se apenas de incluir uma margem de segurança no orçamento. 

«Os custos excedem sempre o previsto. Sempre», afirma Lokenauth. «Incluo uma margem de segurança de 20% no orçamento de mobilidade de cada colaborador, porque algo vai correr mal. Durante o nosso último projeto de mobilidade, um camião de mudanças avariou no meio do nada, obrigando-nos a alojar um colaborador num hotel durante mais uma semana. Uma lição dispendiosa.»

3. Serviços e apoio à mobilidade

• Assistência à mudança: inclui a contratação de empresas de mudanças profissionais, o envio de bens pessoais e a prestação de apoio logístico através de serviços de relocalização da empresa para o transporte de móveis, automóveis, etc.
• Assistência na habitação: as empresas ajudam frequentemente os colaboradores a encontrar alojamento permanente ou temporário no novo local. Isto pode incluir deslocações para procurar casa, o pagamento da renda ou a disponibilização de apoio para a entrada inicial.
• Viagens e alojamento temporário:  Algumas empresas oferecem alojamento de curta duração caso os colaboradores precisem de tempo para se instalar ou caso exista um intervalo entre a mudança e o início do trabalho no novo local. Algumas empresas oferecem uma viagem de ida e volta por ano ao país de origem, permitindo ao colaborador regressar e tratar de necessidades pessoais ou familiares.
• Apoio à família: muitos pacotes de relocalização disponibilizam apoio aos cônjuges e filhos, como assistência na colocação profissional dos cônjuges, na procura de escolas para os filhos ou na adaptação à nova comunidade. «Quando transferimos a nossa equipa tecnológica para Boston, cerca de 40% dos candidatos iniciais desistiram porque os respetivos cônjuges não conseguiam encontrar trabalho equivalente», afirma Lokenauth. «Por isso, agora estabelecemos parcerias com empresas de recrutamento locais para ajudar na colocação profissional dos cônjuges.»

4. Imigração e conformidade legal

• Nas relocalizações internacionais, a empresa gere os aspetos legais, como a obtenção de vistos de trabalho e autorizações de residência, assegurando a conformidade dos recursos humanos com as leis laborais internacionais.

5. Ajustes fiscais, de remuneração e de benefícios

• O pacote remuneratório do colaborador pode ser ajustado para refletir as diferenças no custo de vida entre o local anterior e o novo local. Isto pode ser feito através de um aumento salarial ou de um subsídio de relocalização. No caso de um subsídio de relocalização, o benefício é temporário e só se aplica enquanto o colaborador permanecer no novo local. 
• As empresas podem oferecer seguros adicionais para manter o mesmo nível de cobertura de que o colaborador usufruía no local de origem. Se a relocalização for para um país com elevado risco de ameaças naturais ou políticas, as empresas podem oferecer seguros de evacuação e de resposta a emergências.  
• A empresa pode também oferecer assistência fiscal ou tratar das declarações fiscais dos colaboradores que se relocalizem internacionalmente.

6. Calendário da relocalização

• É criado um calendário de relocalização para garantir que todas as etapas, como encontrar alojamento, efetuar a mudança e começar a trabalhar no novo local, são coordenadas de forma eficiente. Isto inclui também quaisquer períodos de transição necessários para formar ou contratar um substituto no local de origem.

7. Integração e adaptação

• Uma vez no novo local, as empresas prestam apoio à integração para ajudar o colaborador a adaptar-se ao novo escritório, à cultura de trabalho ou ao país. Isto pode incluir sessões de orientação, oportunidades de criação de redes de contactos ou formação cultural (no caso de mudanças internacionais).

8. Apoio contínuo

• Dependendo da política da empresa, os colaboradores podem receber apoio contínuo à relocalização, como formação linguística, assistência jurídica ou ajuda financeira adicional para cobrir custos imprevistos da mudança após a instalação no novo local.

7 Benefícios da relocalização de colaboradores para os empregadores

A relocalização de colaboradores oferece várias vantagens estratégicas aos empregadores, ajudando a melhorar as operações empresariais e a alcançar objetivos organizacionais de longo prazo. Eis os principais benefícios para os empregadores:

1. Acesso a talento especializado

A relocalização permite às empresas trazer colaboradores com competências ou conhecimentos específicos necessários num determinado local, garantindo que as funções essenciais são preenchidas por profissionais de confiança.

2. Expansão para novos mercados

A relocalização de colaboradores pode apoiar o crescimento da empresa, ajudando a estabelecer uma presença em novos mercados geográficos. Isto garante que profissionais experientes estão presentes no local para gerir as operações e desenvolver relações locais.

3. Garantir que os seus melhores profissionais têm o maior impacto

A relocalização dos profissionais com melhor desempenho ou dos líderes para locais estratégicos pode melhorar o desempenho da empresa, garantindo que aqueles com resultados comprovados estão posicionados onde podem ter o maior impacto.

4. Poupança de custos

Em alguns casos, a transferência de funcionários pode gerar poupanças de custos a longo prazo, especialmente se o novo local tiver custos operacionais mais baixos (por exemplo, impostos, imóveis ou custos laborais mais baixos).

5. Desenvolvimento e retenção dos funcionários

Oferecer a possibilidade de transferência como parte dos planos de desenvolvimento profissional ajuda a reter e desenvolver os melhores talentos. Os funcionários podem encarar a transferência como uma oportunidade de progressão na carreira, de adquirir novas experiências ou de assumir funções de liderança, aumentando a satisfação profissional e reduzindo a rotatividade.

6. Reforço da colaboração global

Nas empresas multinacionais, a transferência de funcionários pode ajudar a promover uma melhor colaboração entre diferentes escritórios a nível global. Os funcionários que compreendem a cultura e as operações de diferentes regiões podem servir de ponte, melhorando a comunicação e a coordenação.

7. Reforço da marca empregadora

Oferecer pacotes de transferência atrativos demonstra o compromisso da empresa em investir nos seus funcionários, o que pode reforçar a marca empregadora.

Isto facilita a atração de talentos de elevada qualidade que encaram as oportunidades de transferência como um sinal de potencial de crescimento e de preocupação com os funcionários.

4 Benefícios da transferência de funcionários para o funcionário

Existem muitos benefícios da transferência para os funcionários, desde o crescimento profissional até à oportunidade de conhecer uma nova cultura. Eis as principais vantagens:

1. Progressão na carreira

A transferência como parte dos programas de mobilidade interna é frequentemente acompanhada por oportunidades de crescimento profissional, como promoções ou a assunção de funções mais importantes num novo local. Isto pode conduzir a uma progressão mais rápida na carreira e a uma maior exposição a diferentes áreas do negócio.

3. Aumento da remuneração

Muitas empresas oferecem incentivos financeiros aos funcionários que se transferem, como salários mais elevados, bónus de transferência ou ajustamentos ao custo de vida, especialmente se a mudança for para uma região mais cara ou envolver mais responsabilidades.

3. Maior segurança profissional

A transferência para satisfazer uma necessidade empresarial ou assumir uma função de liderança num novo escritório pode proporcionar aos funcionários uma posição mais sólida na empresa. Demonstra compromisso e flexibilidade, o que pode reforçar a segurança profissional, especialmente se a mudança tiver como objetivo impulsionar uma iniciativa empresarial importante.

4. Aventura e novas experiências

Alguns funcionários encaram a transferência como uma oportunidade entusiasmante para explorar novas cidades, regiões ou países. Esta aventura pode proporcionar novos passatempos, experiências e amizades.

Custos da transferência de funcionários

A transferência de funcionários pode ser uma iniciativa dispendiosa para as empresas, uma vez que normalmente envolve várias despesas diretas e indiretas. 

E podem disparar se não incluir todos os custos ocultos ou variáveis nas suas previsões. “As armadilhas comuns incluem custos de vistos ou honorários jurídicos (que podem ultrapassar $10,000 para uma família), custos de cessação do contrato de arrendamento da atual casa do funcionário e custos de carregamento/envio de mobiliário ou automóveis”, afirma Lee Baldwin, responsável pelos Serviços Geridos da Pay Check Limited.

Eis os principais custos associados à transferência de funcionários, para ajudar a garantir que o seu orçamento contempla tudo:

Custos da mudança

• Embalagem e transporte de bens domésticos: inclui a contratação de profissionais de mudanças para embalar, transportar e desembalar os bens do funcionário. Nas mudanças internacionais, os custos de envio também podem incluir transporte aéreo ou marítimo.
• Transporte de veículos: se for necessário transportar o automóvel do funcionário para o novo local, a empresa poderá suportar o custo do envio do veículo.

Custos de habitação

• Assistência na venda da casa ou na rescisão do contrato de arrendamento: As empresas ajudam frequentemente os funcionários a vender a casa atual ou a rescindir um contrato de arrendamento. Isto pode incluir o pagamento dos honorários do agente imobiliário, a cobertura das taxas de rescisão antecipada ou a disponibilização de alojamento temporário até ser encontrada uma habitação permanente.
• Assistência no pagamento da entrada ou da renda: Os empregadores podem oferecer apoio financeiro para o pagamento da entrada de uma nova casa ou disponibilizar assistência no pagamento da renda no novo local, especialmente se o custo de vida for mais elevado.
• Alojamento temporário: Antes de encontrarem uma habitação permanente, os funcionários podem precisar de alojamento de curta duração, como um hotel ou um apartamento empresarial, que poderá ser pago pela empresa.

Despesas de viagem

• Viagens de mudança: As empresas cobrem normalmente o custo da viagem do funcionário e da sua família para o novo local.
• Viagens para procurar habitação: Algumas empresas prestam apoio financeiro para viagens ao novo local antes da mudança, de modo a ajudar o funcionário e a sua família a procurar habitação, escolas ou a familiarizarem-se com a zona.
• Viagens regulares ao local de origem: Por vezes, as empresas cobrem o custo das viagens do funcionário e da sua família para regressarem ao local de origem. Isto é frequentemente utilizado para regressar a casa e passar as férias com a família ou tratar de assuntos pessoais específicos (como consultas com médicos especialistas, marcações para renovar documentos de identificação, etc.)

Ajustamentos ao custo de vida (COLA)

• Se o novo local tiver um custo de vida significativamente mais elevado, as empresas podem oferecer um COLA para garantir que o nível de vida do funcionário se mantém estável. Este ajustamento salarial pode ser temporário ou permanente.

Assistência fiscal

• Em alguns casos, as despesas de mudança são tributáveis, especialmente no caso de mudanças internacionais. Para aliviar o encargo financeiro dos funcionários, as empresas disponibilizam frequentemente assistência fiscal ou reembolsos para cobrir qualquer responsabilidade fiscal adicional resultante da mudança.

Custos de imigração e honorários jurídicos

• No caso de mudanças internacionais, as empresas devem cobrir o custo da obtenção de autorizações de trabalho, vistos e quaisquer serviços jurídicos relacionados com o cumprimento das leis de imigração e laborais do país de destino.

Apoio à família

• Assistência na procura de emprego para o cônjuge: As empresas podem prestar assistência na colocação profissional ou reembolsar as despesas de procura de emprego se o cônjuge de um funcionário precisar de ajuda para encontrar trabalho no novo local.
• Assistência escolar e de cuidados infantis: As empresas podem ajudar a encontrar escolas para os filhos ou pagar propinas de escolas privadas, creches ou serviços de cuidados infantis durante o período de transição.

Prémios de mudança

• Para incentivar ou compensar o incómodo da mudança, as empresas podem oferecer um prémio de mudança de montante fixo. Este pagamento único ajuda os funcionários a cobrir vários custos relacionados com a mudança que poderão não ser pagos diretamente pela empresa.

Subsídios de instalação

• Algumas empresas disponibilizam um subsídio de “instalação” para ajudar o funcionário e a sua família a adaptarem-se ao novo ambiente. Este subsídio pode cobrir despesas como mobiliário, artigos para o lar ou custos relacionados com a instalação de serviços e utilidades na nova casa.

Custos de armazenamento

• Nos casos em que existe um intervalo entre a mudança e a instalação numa residência permanente, as empresas podem pagar o armazenamento dos bens pessoais.

Custos de seguros

• As empresas podem oferecer cobertura de seguro para proteger os bens do funcionário durante a mudança, incluindo um seguro de transporte para os bens domésticos e um seguro de saúde adicional caso a mudança seja para outro país.

Custos de perturbação dos projetos

• Em alguns casos, podem existir custos associados ao período de transição do funcionário. Se o funcionário estiver ausente do escritório durante um período prolongado para tratar da mudança, a empresa poderá ter de contratar pessoal temporário ou suportar o custo da redução da produtividade durante a mudança.

Custos de apoio contínuo

• As empresas podem disponibilizar serviços contínuos de apoio à relocalização, como formação cultural (para transferências internacionais), aulas de línguas e aconselhamento, para ajudar os colaboradores e as respetivas famílias a adaptarem-se ao novo ambiente.

Custos de repatriamento (para transferências internacionais)

• Se a relocalização for temporária, as empresas devem também prever um orçamento para o repatriamento, que envolve transferir novamente o colaborador para o seu local de origem no final da missão.

Desafios da relocalização dos colaboradores

A relocalização dos colaboradores apresenta vários desafios, tanto para os empregadores como para os colaboradores. Estes desafios podem resultar de fatores logísticos, financeiros, emocionais e culturais. Eis os maiores desafios:

Gestão dos custos

• Custos elevados: Como demonstrado anteriormente, os custos de relocalização podem aumentar rapidamente e gerir estas despesas sem ultrapassar o orçamento pode constituir um desafio significativo.
• Diferenças no custo de vida: Os colaboradores podem mudar-se para zonas com um custo de vida mais elevado, e ajustar a remuneração ou oferecer subsídios de custo de vida pode pressionar as finanças da empresa.
• Implicações fiscais: “A maior surpresa para um novo colaborador são as implicações fiscais de um pacote de relocalização”, afirma Cara Heilmann, Presidente da Associação Internacional de Coaches de Carreira. “Os colaboradores podem ficar surpreendidos ao saber que o apoio à relocalização, monetário e não monetário — como despesas de mudança, alojamento temporário ou pagamentos de montante fixo — pode ser incluído no respetivo W-2 como rendimento tributável e ser tributado à sua taxa marginal de imposto federal sobre o rendimento. Os empregadores devem ser muito claros quanto à parte tributável, e os candidatos também devem estar conscientes deste facto, para poderem garantir que conseguem negociar esta questão, por exemplo, através do aumento do montante bruto para cobrir os impostos.”

Adaptação do colaborador e da família

• Stresse emocional: A mudança pode ser emocionalmente stressante para os colaboradores e para as respetivas famílias. Deixar para trás ambientes familiares, amigos e redes de apoio pode provocar sentimentos de isolamento e stress, o que pode afetar o desempenho profissional. Ajudar os colaboradores a criar uma nova comunidade pode fazer uma enorme diferença no seu bem-estar — e nas suas taxas de rotatividade. “Criamos grupos locais nas redes sociais para os colaboradores relocalizados e para as respetivas famílias”, afirma Lokenauth. “Transformou-se numa rede de apoio incrível, onde as pessoas partilham dicas sobre médicos, restaurantes e eventos comunitários.” 
• Considerações familiares: Se o colaborador tiver família, encontrar novas escolas, serviços de apoio à infância e emprego para o cônjuge pode ser difícil. Os familiares podem opor-se à mudança ou ter dificuldades em adaptar-se ao novo ambiente.

Habitação e mercado imobiliário

• Disponibilidade de habitação: Encontrar uma habitação adequada no novo local pode ser um desafio, especialmente em zonas com poucas opções de habitação ou mercados imobiliários altamente competitivos. “Certa vez, geri uma relocalização de Londres para São Francisco e só o alojamento temporário custou bem mais de $8,000 por mês — algo que não tínhamos previsto, uma vez que era o pico sazonal dos preços”, afirma Baldwin.
• Venda ou arrendamento da habitação atual: Os colaboradores podem ter dificuldades em vender ou arrendar a sua habitação atual, o que pode atrasar o processo de relocalização ou causar pressão financeira.

Barreiras culturais e linguísticas (para relocalizações internacionais)

• Adaptação cultural: Os colaboradores que se relocalizam para um país diferente podem enfrentar dificuldades em adaptar-se a novas normas culturais, valores e ambientes de trabalho. A incompreensão dos costumes locais pode provocar frustração e dificultar a integração no local de trabalho. 
• Barreiras linguísticas: Os colaboradores que se mudam para um país cuja língua não dominam podem ter dificuldades de comunicação, tanto a nível profissional como pessoal, o que pode provocar sentimentos de isolamento ou frustração.

Questões legais e de imigração

• Autorizações de trabalho e vistos: As transferências internacionais exigem frequentemente a obtenção de autorizações de trabalho e vistos, o que pode ser complexo, demorado e dispendioso. Os serviços de empregador oficial (EOR), como a Deel, podem ajudar neste processo.
• Conformidade com a legislação local: Os empregadores têm de cumprir a legislação laboral local, os regulamentos fiscais e as práticas de trabalho no novo local, o que pode ser desafiante e exigir conhecimentos jurídicos. Um EOR ou uma organização profissional de empregadores pode ajudar neste caso. 

Integração no local de trabalho

• Produtividade dos colaboradores: Os colaboradores transferidos podem precisar de algum tempo para se adaptarem, período durante o qual a produtividade pode diminuir. O período de adaptação pode variar e os colaboradores podem sofrer distrações devido a desafios pessoais relacionados com a transferência. “Estimo que perdemos cerca de 2 semanas de produtividade total durante qualquer transferência, o que custa aproximadamente $5-8K por colaborador em produção perdida”, afirma Lokenauth.
• Criação de novas redes de contactos: Num novo local, os colaboradores podem ter dificuldade em estabelecer redes profissionais ou em criar relações com os novos colegas, o que pode afetar a dinâmica da equipa e a integração na cultura da empresa.

Incerteza profissional

• Impacto na carreira: Os colaboradores podem sentir-se incertos quanto ao impacto que a transferência terá na sua trajetória profissional a longo prazo. As preocupações relacionadas com o facto de ficarem “longe da vista, longe do pensamento” num novo local ou com a adaptação a uma nova cultura de escritório podem causar ansiedade.
• Desafios do repatriamento: No caso de transferências temporárias, o regresso ao escritório ou país de origem também pode apresentar desafios. Os colaboradores podem sentir-se desligados do escritório de origem ou ter dificuldade em reintegrar-se após um período no estrangeiro.

Resistência dos colaboradores

• Relutância em mudar de local: Nem todos os colaboradores estão dispostos a mudar de local, sobretudo se a mudança perturbar a vida familiar ou os planos pessoais. Convencer os colaboradores a mudarem de local, mesmo com incentivos financeiros, pode ser difícil.

Calendarização e coordenação

• Complexidades logísticas: Coordenar uma mudança envolve gerir inúmeros pormenores logísticos, como embalar, enviar bens e organizar alojamento. Garantir que tudo acontece atempadamente pode ser complicado, sobretudo quando estão envolvidos vários intervenientes (por exemplo, empresas de mudanças, agentes imobiliários e advogados).
• Momento da mudança: O momento da transferência pode não estar alinhado com a vida pessoal do colaborador, causando stress e insatisfação. Por exemplo, mudar durante o ano letivo dos filhos ou durante um acontecimento importante da vida pessoal pode provocar perturbações.

O que são os serviços de transferência de colaboradores?

Os serviços de transferência de colaboradores são programas ou soluções especializados disponibilizados por empresas ou fornecedores terceiros para ajudar os colaboradores a fazer uma transição tranquila para um novo local por motivos profissionais.

Estes serviços de transferência de pessoal foram concebidos para minimizar o stress e os desafios logísticos da mudança, tanto para o colaborador como para o empregador, através da oferta de um conjunto abrangente de apoios. 

O objetivo é garantir que o colaborador se pode concentrar no seu trabalho, enquanto os aspetos práticos da transferência são geridos de forma eficiente.

Vantagens da utilização de serviços de transferência:

• Redução da carga administrativa: A utilização de um fornecedor terceiro reduz a pressão sobre as equipas internas responsáveis pela gestão do processo de transferência.
• Redução do stress dos colaboradores: Ao fornecer apoio logístico e emocional, os serviços de transferência ajudam os colaboradores a concentrarem-se no trabalho, em vez de nos desafios da mudança.
• Mais conhecimento e valor: Ao recorrerem a serviços de transferência, as empresas podem contar com um grupo de especialistas para prestar o apoio necessário. Além disso, alguns serviços de transferência podem ter parcerias ou obter descontos em alguns dos custos associados à transferência (por exemplo, podem ter tarifas reduzidas junto de empresas de mudanças).
• Aumento da produtividade: Com a transferência tratada de forma eficiente, os colaboradores podem adaptar-se mais rapidamente às suas novas funções, minimizando o tempo de inatividade e as perturbações.
• Retenção de talento: Serviços de transferência abrangentes demonstram o compromisso da empresa em apoiar os seus colaboradores, melhorando a retenção e a satisfação profissional.
• Conformidade: Garante que a empresa e o colaborador cumprem a legislação local, os regulamentos fiscais e os requisitos de imigração, evitando riscos jurídicos.

O que procurar num prestador de serviços de relocalização de funcionários

Três aspetos a ter em conta ao escolher um prestador de serviços de relocalização de funcionários:

1. Flexibilidade

“Depois de trabalhar com 6 empresas de relocalização diferentes, aprendi a dar prioridade à flexibilidade em vez do custo”, afirma Lokenauth. “A empresa mais barata acabou por nos custar mais a longo prazo devido às suas políticas rígidas”

Nasteva concorda, afirmando: “Avalio se realmente nos ouvem. Algumas empresas tentam impor-nos o seu sistema e não se adaptam ao nosso fluxo de trabalho interno. Isso causa atritos.”

2. Plataformas tecnológicas robustas

“Procure empresas com plataformas tecnológicas robustas”, recomenda Lokenauth. “O nosso atual prestador tem uma aplicação fantástica que permite aos funcionários acompanhar os seus envios e submeter despesas instantaneamente.”

3. Boa comunicação

Não vai querer deixar uma relocalização nas mãos de alguém em quem tanto você como os seus funcionários não possam confiar para vos manter informados sobre quaisquer atualizações ou problemas que surjam ao longo do processo.

“Obtive os melhores resultados com fornecedores que respondem prontamente, são flexíveis e transparentes relativamente aos seus preços”, afirma Nasteva. “Se tenho de andar atrás de alguém para obter uma atualização, para mim a resposta já é não.”

O que está incluído nos serviços de relocalização de funcionários?

Eis os principais componentes normalmente incluídos nos serviços de relocalização de funcionários:

Serviços de mudança e transporte

• Embalagem e envio: São contratados profissionais de mudanças para embalar, transportar e desembalar os bens do funcionário, incluindo objetos pessoais, mobiliário e, por vezes, veículos.
• Transporte de veículos: Alguns serviços incluem o transporte do(s) automóvel(eis) do funcionário para o novo local, sobretudo em relocalizações de longa distância ou internacionais.

Procura de casa e assistência habitacional

• Alojamento temporário: Antes de assegurarem um alojamento permanente, os funcionários podem precisar de alojamento de curta duração, como hotéis ou apartamentos mobilados. Os serviços de relocalização de funcionários tratam da organização e cobrem os custos deste alojamento temporário.
• Assistência na procura de casa: Os funcionários recebem ajuda na procura de uma nova casa, incluindo apoio de agentes imobiliários, visitas a imóveis e negociação de contratos de arrendamento ou acordos de compra. Este serviço também pode incluir a coordenação de inspeções à habitação e da documentação.
• Assistência na venda da casa ou na rescisão do contrato de arrendamento: Se o funcionário precisar de vender a casa atual ou rescindir um contrato de arrendamento existente, os serviços de relocalização podem ajudar a vender o imóvel, cobrir as taxas de rescisão antecipada do contrato ou até comprar a casa ao funcionário para acelerar o processo. “Quando relocalizámos pessoas para Miami, o conhecimento do mercado local por parte do nosso prestador permitiu-nos poupar cerca de $50K em honorários imobiliários e custos de alojamento temporário”, afirma Lokenauth.

Custo de vida e apoio financeiro

• Ajustamentos ao custo de vida (COLA): Assistência com ajustamentos salariais para ter em conta as diferenças no custo de vida entre o local atual e o novo local do funcionário.
• Subsídios/bónus de relocalização: Alguns serviços de relocalização disponibilizam pagamentos únicos aos funcionários para cobrir despesas ocasionais de relocalização.
• Gestão de despesas: Acompanhamento, gestão e reembolso ao funcionário das despesas relacionadas com a mudança, como viagens, alojamento temporário e subsídios de alimentação.

Apoio em viagens e logística

• Viagens para procurar casa: As empresas organizam frequentemente visitas dos funcionários (e das suas famílias) ao novo local antes da mudança, para procurarem alojamento, visitarem escolas e conhecerem a zona.
• Organização de viagens: Reserva de transporte para o funcionário e a sua família, incluindo voos, transporte terrestre e outros aspetos logísticos relacionados com a viagem.

Serviços de apoio à família

• Assistência profissional ao cônjuge: Ajudar o cônjuge ou companheiro do trabalhador transferido a encontrar emprego no novo local, através de apoio na procura de emprego, ajuda na elaboração do currículo e recursos de networking.
• Serviços de colocação escolar: Assistência na procura de escolas adequadas para os filhos, incluindo a organização de visitas às escolas, ajuda com as candidaturas e orientação nos sistemas educativos do novo local.
• Cuidados infantis e de idosos: Disponibilização de recursos para encontrar e organizar cuidados infantis ou cuidados para idosos na nova área, ajudando as famílias a adaptarem-se.

Assistência em matéria de imigração e jurídica (para transferências internacionais)

• Vistos e autorizações de trabalho: Ajudar os trabalhadores e as suas famílias a obter vistos de trabalho e autorizações de residência, bem como a cumprir a legislação local em matéria de imigração. “Se um prestador já tiver trabalhado anteriormente com casos internacionais, isso é uma vantagem — não quer que aprenda durante o seu projeto”, afirma Nasteva.
• Conformidade legal: Gerir o cumprimento da legislação local, das normas laborais e das obrigações fiscais no novo país, garantindo uma transição tranquila e evitando complicações jurídicas.

Planeamento fiscal e financeiro

• Equalização fiscal: Assistência na gestão de quaisquer encargos fiscais adicionais que o trabalhador possa enfrentar devido à transferência, especialmente no caso de mudanças internacionais. Isto garante que os trabalhadores não pagam mais impostos do que pagariam no seu país de origem.
• Aconselhamento financeiro: Prestação de aconselhamento sobre a gestão dos aspetos financeiros relacionados com a mudança, incluindo a compreensão das implicações fiscais, a adaptação às alterações do custo de vida e a gestão de transações imobiliárias.

Formação cultural e linguística

• Formação cultural: No caso de transferências internacionais, os trabalhadores e as suas famílias podem receber formação cultural para os ajudar a adaptarem-se aos costumes, à cultura profissional e às normas sociais do novo país.
• Aulas de línguas: São frequentemente disponibilizados serviços de formação linguística para ajudar os trabalhadores e as suas famílias a aprender a língua do novo país ou região, facilitando a integração na comunidade e no local de trabalho.

Serviços de instalação

• Instalação de serviços e utilidades: Assistência na instalação de serviços de utilidade pública (eletricidade, internet, água, etc.) e de outros serviços essenciais, como serviços bancários, planos de telefone e seguros, no novo local.
• Orientação e recursos locais: Organização de visitas de orientação para ajudar os trabalhadores a familiarizarem-se com a nova área, incluindo a localização de supermercados, prestadores de cuidados de saúde e atividades de lazer.

Serviços de repatriamento (para destacamentos internacionais temporários)

• Assistência na mudança de regresso: Para os trabalhadores em destacamentos internacionais temporários, os serviços de repatriamento gerem a logística do regresso do trabalhador e da sua família ao país de origem, incluindo o transporte dos seus pertences, a obtenção de uma nova habitação e a garantia de uma transição tranquila no regresso.
• Reorientação cultural: Ajudar os trabalhadores a readaptarem-se à cultura e ao ambiente profissional do seu país de origem após um destacamento internacional de longa duração.

Apoio e aconselhamento contínuos

• Programas de assistência aos trabalhadores (EAP): Alguns serviços de transferência incluem aconselhamento e apoio para trabalhadores e famílias que enfrentam desafios emocionais ou logísticos relacionados com a mudança.
• Acompanhamento durante a transição: Prestação de acompanhamento contínuo para ajudar os trabalhadores a adaptarem-se às suas novas funções, a integrarem-se em novas equipas ou a ajustarem-se à cultura empresarial do novo local.

Melhores práticas para a transferência de trabalhadores

Terminarei com um resumo de algumas boas práticas a ter em conta ao transferir trabalhadores:

• Comunicação clara: Mantenha os colaboradores informados sobre o processo de relocação, as opções, as expectativas e o apoio disponível.
• Ofereça pacotes de relocação abrangentes: Cubra despesas essenciais, como custos de mudança, alojamento temporário e subsídios de viagem, para reduzir o stress dos colaboradores.
• Personalize o apoio: Adapte a assistência às necessidades individuais, incluindo ajuda na procura de emprego para o cônjuge ou considerações específicas para a família, como a escolaridade.
• Proporcione formação cultural: Ofereça orientação cultural para ajudar os colaboradores a adaptarem-se ao novo local e ambiente de trabalho. Esta formação pode incluir aulas de línguas.
• Apoie a integração: Facilite oportunidades de criação de redes sociais e profissionais na nova área para tornar a transição mais fácil.

6 exemplos de pacotes de relocação de colaboradores

Os pacotes de relocação de colaboradores variam consoante a política da empresa, o cargo do colaborador, a distância da mudança e o facto de esta ser nacional ou internacional. 

Eis alguns exemplos comuns do que um pacote de relocação típico pode incluir:

1. Pacote básico de relocação (nacional)

Este pacote de relocação de colaboradores é normalmente oferecido para mudanças dentro do mesmo país e é frequentemente disponibilizado a colaboradores de nível intermédio.

Inclui:

• Despesas de mudança: Cobre os custos de embalar, expedir e transportar os bens domésticos.
• Reembolso de viagens: Reembolsa os custos de viagem (voos, combustível, etc.) do colaborador e da sua família para o novo local.
• Alojamento temporário: Proporciona alojamento de curta duração ao colaborador até este encontrar uma casa permanente (normalmente até 30 dias).
• Subsídio de mudança: Oferece um montante fixo único para cobrir custos diversos relacionados com a mudança, como a instalação na nova casa ou a compra de mobiliário.

Exemplo:

• Distância da mudança: 500 milhas dentro do mesmo país.
• Benefício de relocação: $5,000 de montante fixo para despesas de mudança, transporte aéreo só de ida para a família e 1 mês de alojamento temporário.

2. Pacote abrangente de relocação (nacional)

Este pacote é mais abrangente e é frequentemente oferecido a colaboradores de nível sénior ou àqueles que se mudam para grandes distâncias dentro do mesmo país.

Inclui:

• Serviços completos de mudança: Profissionais de mudanças embalam, expedem e desembalam os bens domésticos, podendo também incluir o transporte do automóvel.
• Assistência na venda da casa: Ajuda o colaborador a vender a sua casa atual, incluindo a cobertura dos custos de escritura, dos honorários do agente imobiliário ou da perda na venda.
• Assistência na procura de casa: Disponibiliza um agente imobiliário e cobre os custos das viagens para procurar uma casa nova.
• Alojamento temporário: Oferece até 60-90 dias de alojamento empresarial ou acomodações temporárias.
• Ajuste do custo de vida (COLA): Proporciona um ajuste salarial caso o custo de vida no novo local seja mais elevado.
• Bónus de relocação: Oferece um pagamento único para compensar os inconvenientes relacionados com a mudança.
• Apoio ao cônjuge: Proporciona assistência na procura de emprego para o cônjuge do colaborador.

Exemplo:

• Distância da mudança: 1,500 milhas através do país.
• Benefício de relocação: Serviços completos de mudança, assistência de um agente imobiliário, 2 meses de alojamento temporário, $10,000 de COLA e um bónus de relocação de $5,000.

3. Pacote de relocação internacional

Este pacote é normalmente oferecido a colaboradores que se mudam para outro país, especialmente no caso de destacamentos de longa duração ou de uma relocação permanente.

Inclui:

• Serviços completos de mudança: Embalagem, expedição e transporte de bens domésticos, incluindo expedição internacional e desalfandegamento.
• Apoio à imigração: Obtenção de vistos, autorizações de trabalho e residência para o trabalhador e a sua família.
• Formação linguística e cultural: Aulas de línguas e formação cultural para ajudar o trabalhador e a sua família a adaptarem-se ao novo país.
• Apoio na procura de casa: Assistência na procura de uma casa no novo país, incluindo a cobertura de viagens para procurar casa e dos honorários de agentes imobiliários.
• Ajustamento do custo de vida (COLA): Ajusta a remuneração com base no custo de vida e nos serviços disponíveis no novo país.
• Subsídio de habitação: Oferece um subsídio de habitação se o mercado imobiliário do novo local for significativamente mais caro ou disponibiliza um apartamento pago pela empresa.
• Apoio escolar: Ajuda a encontrar uma escola e pode cobrir os custos do ensino privado para os filhos.
• Equalização fiscal: Garante que o trabalhador não paga mais impostos do que pagaria no seu país de origem, cobrindo as diferenças entre os sistemas fiscais.
• Apoio ao cônjuge: Oferece assistência na procura de emprego ou na criação de uma rede de contactos para o cônjuge do trabalhador no novo país.
• Apoio à repatriação: Presta apoio no regresso ao país de origem, incluindo a mudança de regresso, no final da missão.

Exemplo:

• Local da mudança: Dos EUA para a Alemanha.
• Benefício de relocação: Serviços completos de mudança internacional, apoio à imigração para a família, aulas de línguas, subsídio de habitação de $50,000, COLA de $15,000, equalização fiscal e propinas escolares para os filhos.

4. Pacote de relocação de executivos

Este tipo de pacote de relocação empresarial é normalmente reservado a altos quadros ou trabalhadores de nível superior e oferece o apoio mais abrangente para garantir uma transição tranquila.

Inclui:

• Mudança com serviço completo: Cobre todas as despesas relacionadas com a mudança, incluindo a embalagem, expedição e desembalagem dos bens domésticos, bem como o transporte de veículos.
• Apoio na venda/compra de casa: Ajuda os executivos a vender a casa atual, cobrindo todas as despesas e eventuais perdas, e presta assistência na compra de uma nova casa, incluindo apoio para a entrada ou cobertura dos custos de escritura.
• Alojamento temporário: Disponibiliza alojamento empresarial durante um período máximo de 6 meses, se necessário.
• Ajustamento do custo de vida (COLA): Disponibiliza ajustamentos salariais com base no custo de vida no novo local.
• Bónus de relocação: Um bónus substancial pago uma única vez (por exemplo, $20,000+) para cobrir despesas diversas relacionadas com a mudança.
• Apoio ao cônjuge/família: Apoio abrangente à carreira do cônjuge, colocação escolar dos filhos e formação cultural ou linguística.
• Planeamento financeiro e fiscal: Serviços de aconselhamento financeiro para ajudar o executivo a gerir as implicações fiscais da mudança e os investimentos imobiliários.
• Propinas de escolas privadas: Cobre as propinas de escolas privadas para os filhos, se necessário.

Exemplo:

• Local da mudança: Um executivo muda-se do Reino Unido para Singapura.
• Benefício de relocação: Serviços completos de mudança, apoio na compra de casa, subsídio de habitação de $100,000, propinas de escolas privadas, equalização fiscal, bónus de relocação de $25,000 e 6 meses de alojamento temporário.

5. Pacote de relocação de montante fixo

Algumas empresas oferecem um pacote de relocação de montante fixo, no qual é atribuído aos trabalhadores um determinado montante para gerirem a sua própria mudança. Isto proporciona flexibilidade aos trabalhadores, mas coloca sobre eles a responsabilidade de gerir a relocação.

Inclui:

• Pagamento único: Um montante fixo, normalmente baseado na posição do trabalhador, na distância da mudança ou nos custos médios de mudança.
• Mudança gerida pelo trabalhador: O trabalhador é responsável por todos os aspetos da mudança, incluindo contratar empresas de mudanças, reservar viagens e encontrar alojamento.

Exemplo:

• Distância da mudança: 800 milhas dentro do mesmo país.
• Benefício de relocação: Pagamento único de $10,000 para cobrir todas as despesas da mudança.

6. Pacote de relocalização temporária

Para os funcionários que se relocalizam para uma missão de curta duração (por exemplo, 6-12 meses), o pacote de relocalização é adaptado para cobrir as necessidades essenciais durante a missão.

Inclui:

• Despesas de viagem: Cobre os voos de ida e volta ou o transporte do funcionário e da sua família para o local temporário.
• Alojamento temporário: Disponibiliza alojamento empresarial mobilado ou um subsídio de alojamento durante a missão.
• Subsídio diário: Subsídio diário ou mensal para refeições e outras despesas de subsistência.
• Relocalização de regresso: Cobre o custo de transferir o funcionário de volta para o seu local de origem no final da missão.

Exemplo:

• Local da mudança: O funcionário relocaliza-se temporariamente do Canadá para o Brasil durante 1 ano.
• Benefício de relocalização: Despesas de viagem, alojamento empresarial, subsídio mensal de subsistência de $2,000 e custos da viagem de regresso.

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