O que é um empregador de registo? Um guia completo

Um empregador legal (EOR) permite-lhe contratar trabalhadores internacionais legalmente sem estabelecer entidades locais nem gerir pessoalmente requisitos complexos de conformidade. Para equipas em crescimento, isso significa contratar mais rapidamente, reduzir o risco jurídico e aceder a talento em novos mercados sem ficar atolado em legislação laboral, fiscal e de processamento salarial.

Vou explicar como funcionam os EOR, onde acrescentam valor, os riscos a que deve estar atento e como escolher um fornecedor adequado à sua estratégia de contratação.

O que é um empregador legal?

Um empregador legal é um fornecedor de serviços e software que emprega legalmente trabalhadores em seu nome. Em vez de estabelecer uma entidade local ou contratar diretamente um trabalhador, o EOR contrata-o por si e trata do processamento salarial, dos benefícios e da conformidade.

O EOR assume as responsabilidades legais de empregador dos trabalhadores num determinado país ou região, normalmente (mas não sempre) fora da região de origem do cliente.

O que faz um empregador legal?

As capacidades exatas variam consoante o fornecedor, tal como o modelo de serviço. Compreender os diferentes tipos de serviços de empregador legal pode ajudá-lo a distinguir entre EOR global, EOR nacional, serviços centrados no processamento salarial, serviços para prestadores de serviços e outros modelos. A partir daí, vale a pena comparar as principais funcionalidades dos empregadores legais, incluindo processamento salarial, conformidade, benefícios, contratos, apoio à imigração e gestão dos trabalhadores.

• Emprego legal: O EOR emprega oficialmente o trabalhador no país de destino e trata de todos os aspetos legais e regulamentares, incluindo contratos, impostos e conformidade com a legislação laboral local.
• Processamento salarial e benefícios: O EOR gere o processamento salarial, retém os impostos e garante que os trabalhadores recebem os benefícios obrigatórios (por exemplo, seguro de saúde, licença remunerada, etc.) e os benefícios adicionais oferecidos pela sua empresa (por exemplo, bónus ou licença remunerada adicional). No entanto, EOR não deve ser confundido com processamento salarial, apesar de oferecer funcionalidades semelhantes nesta área.
• Conformidade: O EOR assegura a conformidade com a legislação laboral local, incluindo legislação salarial, horário de trabalho, procedimentos de cessação e outros regulamentos laborais regionais ou específicos de cada país (por exemplo, políticas de privacidade ou de direitos humanos). 
• Integração e formação: Normalmente, o EOR trata da configuração do acesso dos trabalhadores às ferramentas e aos recursos necessários. A formação é frequentemente gerida em colaboração com o EOR, mas a sua organização continuará normalmente a fornecer formação específica para a função, adaptada às suas necessidades.
• Apoio à deslocalização: Um EOR pode prestar apoio à deslocalização, gerindo os aspetos legais e administrativos, como autorizações de trabalho, pedidos de visto e conformidade com a legislação laboral local para trabalhadores que se mudem para um novo local.

O EOR trata da infraestrutura de emprego legal, mas a sua equipa continua a ter responsabilidades durante a integração, o processamento salarial, as decisões relativas a políticas, a gestão dos trabalhadores e a saída da empresa. Compreender como utilizar um empregador legal ajuda a esclarecer onde termina o papel do fornecedor e começa o seu.

Quando utilizar um empregador legal

Eis alguns cenários em que as organizações podem querer contratar um EOR:

• Contratar trabalhadores internacionais sem uma entidade local: Quando uma empresa pretende expandir a sua força de trabalho para um país estrangeiro, mas não possui uma entidade local, um EOR permite-lhe contratar pessoas legalmente sem a complexidade e os custos de estabelecer um escritório local.
• Contratar prestadores de serviços como trabalhadores: Se uma empresa quiser oferecer benefícios como seguro de saúde ou tempo livre remunerado a prestadores de serviços, um EOR pode ajudar a reclassificá-los como trabalhadores e tratar das responsabilidades legais e administrativas (por exemplo, impostos e processamento salarial).
• Gerir trabalhadores temporários ou sazonais: Um EOR pode ser útil para contratar trabalhadores temporários ou sazonais. Permite-lhe gerir as complexidades do processamento salarial, dos benefícios e da conformidade durante períodos de elevada procura, sem compromissos de longo prazo ou trabalho administrativo adicional.
• Acelerar a contratação em diferentes locais: Para contratar em vários estados ou regiões com diferentes legislações laborais, um EOR assegura a conformidade e gere o processamento salarial e os benefícios dos trabalhadores nessas áreas, tornando o processo de contratação mais rápido e simples.
• Fusões ou aquisições: Em casos de fusões ou aquisições, um EOR pode ajudar a gerir a transição dos trabalhadores, sobretudo quando a empresa não dispõe de uma infraestrutura de RH numa nova região ou país. Isto ajuda a simplificar o processo de integração.

Benefícios de um empregador legal

Os EOR oferecem vários benefícios importantes, sobretudo no que diz respeito à rapidez de entrada no mercado e à eliminação de problemas administrativos:

• Expansão global simplificada: Um EOR permite-lhe contratar colaboradores a nível internacional sem ter de estabelecer uma entidade empresarial local. Isto torna mais fácil e rápido contratar internacionalmente e expandir para novos países, garantindo simultaneamente o cumprimento da legislação local.
• Garantia de conformidade: Os EOR são especialistas na legislação laboral, nos impostos e nos regulamentos locais, o que reduz o risco de incumprimento. Garantem que a sua empresa cumpre todos os requisitos legais, incluindo os termos dos contratos, as declarações fiscais, os benefícios dos colaboradores e as autorizações de trabalho.
• Redução da carga administrativa: Um EOR assume as tarefas complexas relacionadas com o processamento salarial, a administração de benefícios, as declarações fiscais e a gestão dos contratos de trabalho, libertando os seus recursos internos para se concentrarem nas operações essenciais da empresa.
• Poupança de custos: Ao externalizarem os recursos humanos, as organizações evitam os custos de estabelecer uma entidade local, contratar pessoal de recursos humanos ou lidar com questões jurídicas e de conformidade. Até determinado ponto, normalmente quando existem 3 ou mais contratações locais num único país, as taxas pela utilização de um EOR são frequentemente inferiores aos custos associados à gestão interna dos processos de recursos humanos internacionais.
• Contratação mais rápida: Com um EOR, pode contratar e integrar rapidamente colaboradores, mesmo em países onde não tem uma presença estabelecida. Isto pode ser particularmente útil quando precisa de agir rapidamente para responder às exigências do negócio ou aceder a grupos de talento a nível global.
• Gestão flexível da força de trabalho: Os EOR facilitam a contratação de trabalhadores temporários, sazonais ou contratados, permitindo às empresas aumentar ou reduzir rapidamente a sua dimensão sem a necessidade de compromissos de longo prazo ou de processos complexos de recursos humanos.

Riscos potenciais da utilização de um EOR

Ao ponderar as vantagens e desvantagens da utilização de um EOR, tenha em consideração que, embora os EOR ofereçam muitos benefícios, existem também alguns riscos potenciais da utilização de um EOR:

1. Custos

Os serviços de EOR podem tornar-se dispendiosos. Se não tiver uma visão clara das taxas envolvidas, como os custos por colaborador, as taxas de transação ou os encargos adicionais por serviços como o apoio à relocalização ou a gestão de benefícios, a despesa total pode aumentar rapidamente.

2. Controlo limitado sobre as funções de recursos humanos

Ao utilizar um EOR, o prestador externo torna-se o empregador oficial, o que significa que tem menos controlo direto sobre funções de recursos humanos como as relações com os colaboradores, as ações disciplinares e a gestão do desempenho.

Por exemplo, o EOR pode ser obrigado a tratar dos aspetos formais dos processos disciplinares, como emitir advertências ou tomar decisões sobre a cessação do contrato, com base na legislação laboral local.

3. Risco de estabelecimento permanente

A utilização de um EOR implica o risco de desencadear um estabelecimento permanente (PE), especialmente se os serviços do EOR fizerem com que a empresa seja considerada como tendo uma presença tributável no país. Para minimizar os riscos de PE, mantenha o controlo sobre o trabalho dos colaboradores e evite atividades de “representação”, como vendas, que possam desencadear o estatuto de PE. Ao utilizar serviços de EOR na Irlanda ou noutro mercado, certifique-se de que os seus contratos com o prestador estão estruturados de forma a limitar a exposição da sua empresa aos riscos de PE.

Por exemplo, a sede europeia da Google situa-se em Dublin, na Irlanda, mas a empresa foi obrigada a pagar quase 1 bilhão de euros em impostos em França, depois de as autoridades daquele país terem determinado que as suas operações constituíam um estabelecimento permanente.

Dica principal

Consulte especialistas fiscais locais que possam aconselhá-lo sobre quais as atividades que podem ser consideradas uma “presença substancial” e sobre como mitigar esses riscos.

4. Danos reputacionais

Os danos reputacionais são outro risco potencial da utilização de um EOR, especialmente se o EOR não gerir os processos de contratação com o mesmo nível de cuidado, conformidade ou ética que a sua empresa espera. 

Uma vez que um EOR gere partes significativas das suas relações com os colaboradores, do processamento salarial, da conformidade e dos benefícios, quaisquer falhas ou problemas da sua parte podem refletir-se negativamente na sua empresa, apesar de, tecnicamente, estar a externalizar essas funções.

5. Continuidade do negócio

Ao utilizar um empregador oficial, os riscos para a continuidade do negócio incluem potenciais interrupções no processamento dos salários, na conformidade legal ou na administração dos benefícios dos colaboradores, especialmente se o EOR enfrentar instabilidade financeira, falhas do sistema ou desafios operacionais. 

Para mitigar estes riscos, escolha um EOR fiável com um historial sólido, estabeleça acordos de nível de serviço (SLAs) claros e tenha planos de contingência preparados, tais como sistemas de processamento salarial de reserva ou fornecedores alternativos.

6. Proteção de dados

A proteção e a segurança dos dados são preocupações cruciais ao utilizar um EOR, uma vez que este tratará dados sensíveis da organização e dos colaboradores.

É por isso que é importante optar por um EOR como a Deel, que cumpre normas globais de segurança de dados, como a ISO 27001 e o RGPD.

Alternativas ao EOR

EOR vs. PEO: qual é a diferença entre um EOR e um PEO?

A diferença entre um EOR e um PEO reside principalmente no âmbito dos serviços e na natureza da relação laboral que estabelecem.

EOR vs agência de recrutamento

A diferença entre um EOR e uma agência de recrutamento reside nas suas funções principais e na natureza dos serviços que oferecem.

• Função principal: A principal função de um EOR é empregar legalmente pessoas em nome de outra empresa, enquanto o principal papel de uma agência de recrutamento é recrutar e fornecer colaboradores ou trabalhadores temporários a empresas clientes.
• Relação laboral: As agências de recrutamento (que constituem uma das muitas alternativas ao EOR) empregam normalmente trabalhadores temporários ou prestadores de serviços e depois “cedem-nos” a empresas clientes, enquanto o EOR é um empregador a tempo inteiro.

EOR vs entidade local

Um empregador oficial é uma opção adequada para empresas que testam novos mercados, contratam rapidamente ou criam equipas distribuídas com uma carga operacional limitada, enquanto uma entidade local proporciona mais controlo e implica mais responsabilidade.

A escolha certa depende do seu calendário de contratação, dos seus planos de crescimento, das suas necessidades de conformidade e do seu orçamento. Se a rapidez e a flexibilidade forem os fatores mais importantes, um EOR é frequentemente a melhor opção. Se precisar de controlo operacional e planear expandir numa região, uma entidade local poderá ser uma solução adequada.

Utilize esta visão geral para compreender as principais diferenças:

Como escolher o empregador de registo certo

Se estiver a comparar ativamente prestadores, o nosso guia sobre como escolher um empregador de registo aprofunda a cobertura geográfica, a experiência em matéria de conformidade, os preços, o apoio, as integrações e a avaliação de fornecedores. Apresentamos de seguida um guia simplificado para começar e ajudá-lo a tomar a decisão certa:

1. Reputação e experiência

Procure um EOR com uma sólida reputação no setor e uma vasta experiência nos países ou regiões onde planeia contratar. 

Pesquise o seu historial, as avaliações dos clientes e quaisquer certificações do setor. Um EOR reputado deverá ter um historial de gestão bem-sucedida da conformidade global, do processamento salarial e das funções de RH.

Dica profissional

É aconselhável selecionar um EOR que empregue pessoas com sucesso no país em questão há pelo menos 3 anos. Desta forma, é mais provável que trabalhe com um EOR que “já viu de tudo” e que teve oportunidade de passar por vários ciclos de contratação nesse país.—Alice Ferretti, Fundadora, HumansR

2. Experiência em matéria de conformidade e legislação

Certifique-se de que o EOR compreende bem a legislação laboral local, os regulamentos fiscais e os requisitos de conformidade dos países onde está a contratar. 

Por exemplo, o EOR deverá dominar a legislação relativa à proteção de dados (por exemplo, o RGPD) e os regulamentos laborais, de modo a ajudar a minimizar os riscos legais e a evitar sanções.

3. Prestadores vs. agregadores 

Um prestador de EOR gere diretamente todas as funções relacionadas com o emprego, incluindo o processamento salarial, os benefícios, os impostos e a conformidade, para os seus colaboradores nos países onde pretende contratar. Um agregador de EOR atua como intermediário, estabelecendo parcerias com vários prestadores de EOR para oferecer serviços em diferentes países.

Ambos os modelos podem produzir bons resultados, mas os agregadores acrescentam uma camada adicional de complexidade e de intervenção com a qual algumas pessoas poderão não se sentir confortáveis. 

Além disso, embora os agregadores possam oferecer algumas vantagens, como utilizar o mesmo EOR em vários países, poderão não conseguir gerir direta e eficazmente a relação com cada colaborador individual, uma vez que dependem de prestadores terceiros.

3. Estabilidade financeira

Verifique a estabilidade financeira do EOR para garantir que consegue assumir as responsabilidades relacionadas com o processamento salarial e a conformidade a longo prazo.

Um EOR financeiramente sólido também conseguirá gerir interrupções inesperadas e dispor de sistemas de reserva, o que minimiza os riscos para a continuidade da sua atividade.

4. Transparência dos preços

Certifique-se de que o EOR apresenta preços claros e transparentes, sem custos ocultos do EOR. Deve compreender plenamente a estrutura de custos, quer seja por colaborador, por transação ou através de um modelo de subscrição.

5. Segurança e proteção de dados

Confirme que o EOR cumpre protocolos de segurança de dados padrão do setor, como a ISO 27001 ou o RGPD. Deve dispor de sistemas robustos para a proteção de dados, incluindo encriptação, procedimentos de cópia de segurança e planos de recuperação de desastres, para manter seguras as informações sensíveis dos colaboradores.

6. Acordos de nível de serviço (SLAs)

Certifique-se de que o EOR fornece SLAs detalhados que definem claramente o nível de serviço que pode esperar. Os SLAs devem abranger aspetos como os prazos de processamento salarial, a resolução de erros, a gestão da conformidade e os tempos de resposta do apoio ao cliente.

7. Flexibilidade e escalabilidade

As estratégias empresariais podem evoluir rapidamente, por isso, procure um parceiro que ofereça flexibilidade para se adaptar às necessidades em mudança da sua empresa, quer se trate de aumentar a sua força de trabalho, ajustar as estruturas de remuneração ou expandir-se para novos mercados. 

Deve também disponibilizar processos claros para transferir colaboradores ou rescindir contratos, caso seja necessário.

8. Apoio ao cliente

Avalie as capacidades de apoio ao cliente do EOR para garantir que oferece um suporte rápido e eficaz, capaz de resolver prontamente quaisquer problemas.

Quer se trate de questões relacionadas com os RH, problemas com o processamento salarial ou preocupações relacionadas com a conformidade, um apoio fiável e acessível é fundamental tanto para o cliente como para o colaborador contratado pelo EOR.

O colaborador irá interagir com o EOR ao longo de todo o seu percurso profissional, e parte do seu envolvimento e retenção junto do cliente está relacionada com a forma como perceciona o EOR.

9. Compatibilidade cultural

Considere se o EOR consegue alinhar-se com a cultura e os valores da sua empresa, especialmente se gere equipas remotas ou colaboradores em países diversos. 

Deve compreender o seu ambiente de trabalho e ser capaz de apoiar a abordagem da sua empresa às relações com os colaboradores, à gestão do desempenho e à integração de novos colaboradores.

Dica profissional

Durante as chamadas de descoberta, tente compreender de que forma os valores da outra parte estão alinhados com os seus e peça-lhe que partilhe histórias de sucesso, mas também a forma como lida com as preocupações dos clientes. Partilhe as principais práticas e expectativas da sua equipa interna e veja como se comparam com as práticas de RH da outra parte, como os prazos de processamento salarial e os processos de integração. Na minha experiência, os êxitos e as frustrações da utilização de EORs estão frequentemente relacionados com um desalinhamento nos aspetos acima mencionados.—\u003ca href=\u0022https://www.linkedin.com/in/karen-d-weeks-sphr-5965775/\u0022 rel=\u0022noopener\u0022 target=\u0022_blank\u0022\u003eKaren Weeks\u003c/a\u003e, Diretora Global de Pessoas e Consultora

Depois de selecionar um fornecedor, o passo seguinte consiste em configurar corretamente o processamento salarial, os benefícios, os dados dos colaboradores, as integrações e a comunicação. Um processo estruturado de implementação de um empregador de registo pode ajudá-lo a preparar o arranque e a evitar problemas durante a transição.

*AVISO: A informação fornecida nesta página é de caráter geral e não se destina a substituir aconselhamento jurídico. As pessoas interessadas em trabalhar com um serviço EOR devem contactar um advogado especializado em direito do trabalho caso tenham questões adicionais.