Como Criar um Programa de Estágios em 9 Passos

A sua capacidade para conquistar talentos em início de carreira será essencial para estabelecer as bases da sua força de trabalho nos próximos anos.

Um programa de estágios estrategicamente alinhado ajudá-lo-á a recrutar os talentos de que a sua organização necessita, a trazer novas ideias e perspetivas e a causar um impacto positivo na sua marca empregadora.

Neste artigo, partilharei como criar o seu próprio programa de estágios, bem como algumas boas práticas.

O que é um estágio?

Um estágio é uma experiência profissional estruturada oferecida por uma organização para proporcionar a estudantes ou recém-licenciados uma exposição prática a um setor ou área específica.

Os estágios podem ser a tempo parcial ou a tempo inteiro e normalmente têm uma duração definida, que varia entre algumas semanas e vários meses.

Proporcionam ao estagiário a oportunidade de aplicar conhecimentos académicos em contextos reais, desenvolver competências profissionais e obter conhecimentos valiosos sobre os percursos profissionais que escolheu. Os estágios incluem frequentemente orientação, formação e a oportunidade de trabalhar em projetos reais, tornando-os num passo essencial para um futuro emprego.

Para os empregadores, os estágios são uma forma de identificar e desenvolver potenciais talentos, trazendo novas perspetivas e ideias inovadoras para o local de trabalho.

A participação em workshops de recrutamento de RH pode ajudar as equipas de RH a criar programas de estágios que atraem e desenvolvem os talentos do futuro. Os workshops em convenções e outros eventos incluem frequentemente debates sobre a estruturação de programas de estágios que proporcionem valor mútuo aos estagiários e às empresas.

Estágios remunerados ou não remunerados?

Ao criar um programa de estágios, uma das principais considerações é decidir se deve oferecer estágios remunerados ou não remunerados.

Os estágios remunerados são geralmente mais atrativos para os candidatos, uma vez que proporcionam uma compensação financeira pelo trabalho realizado. Ajudam a garantir que o estágio é acessível a um leque mais vasto de candidatos, incluindo aqueles que podem não ter condições para trabalhar sem remuneração.

Por outro lado, os estágios não remunerados podem continuar a ser valiosos, sobretudo se oferecerem experiências de aprendizagem substanciais, oportunidades de criação de redes de contactos e créditos académicos.

No entanto, é importante cumprir a legislação laboral e os regulamentos relativos aos estágios não remunerados, garantindo que o principal benefício para o estagiário é educativo e não para a organização.

Em última análise, oferecer estágios remunerados pode aumentar a atratividade do seu programa e ajudar a atrair um grupo diversificado e talentoso de candidatos. A investigação indica que os estudantes universitários que realizam estágios remunerados têm maior probabilidade de receber ofertas de emprego e recebem propostas com salários mais elevados do que aqueles que não realizam estágios ou participam em programas de estágios não remunerados.  

Além disso, os estágios não remunerados podem criar desigualdades sistémicas, uma vez que as estudantes e os estudantes universitários negros e hispânicos estão sub-representados nas oportunidades de estágios remunerados.

Como criar um programa de estágios

É mais provável que os estagiários que contrata permaneçam na sua organização em comparação com recém-licenciados em início de carreira que não foram estagiários.

Comecei o meu percurso na empresa onde trabalho atualmente como estagiário, pelo que posso comprovar em primeira mão a eficácia destes programas. Eis uma abordagem de 9 passos para criar um.

Passo 1: Defina os objetivos e as metas 

Todos os esforços de recursos humanos devem estar intencionalmente alinhados para permitir a concretização das prioridades estratégicas da sua organização.  

O seu programa de estágios não é exceção, pelo que o primeiro passo na sua criação deve consistir em definir os seus objetivos e metas e em determinar cuidadosamente de que forma apoiará a sua estratégia empresarial global.

Recomendo que estabeleça KPIs relevantes que lhe permitam acompanhar o progresso face às suas metas, tomar decisões baseadas em dados e garantir que contribui com sucesso para os objetivos da sua organização a curto e a longo prazo.  

Passo 2: Conceba o programa 

A conceção do seu programa é essencialmente o enquadramento através do qual executará as metas que identificou acima.

Antes de mais, isto começa pelo planeamento da força de trabalho. De que quantidade e qualidade de talento necessitará no futuro, em várias funções, para cumprir os objetivos da sua organização?

Deve dotar o seu programa de estágios dos recursos adequados para responder às suas futuras necessidades de contratação. 

Isto pode significar ser um pouco mais restritivo relativamente aos tipos de funções para os quais recruta.

Por exemplo, se tiver uma necessidade crescente nas suas equipas tecnológicas, mas não na área financeira, fará sentido oferecer oportunidades de estágio na área tecnológica em vez de na área financeira.  

Saber de que tipo de talento necessitará permite-lhe começar a definir as funções que os seus estagiários desempenharão. 

As descrições de funções bem elaboradas ajudam a definir funções e responsabilidades e também a estabelecer a sua estratégia de remuneração e benefícios para os seus cargos de estágio.  

As expectativas relativas às funções — tanto durante como após o seu programa de estágios — devem ser utilizadas para determinar a remuneração adequada necessária para atrair e reter os melhores talentos para os seus programas de estágios e para a contratação de profissionais em início de carreira.  

Por último, ao conceber o seu programa, recomendo a criação de uma estratégia de avaliação sólida, que acompanhe os objetivos e metas do seu programa.

Componentes de avaliação a considerar:

• Satisfação dos estagiários e dos responsáveis pelos estagiários com o programa
• Taxas de conversão aquando da contratação
• Retenção e envolvimento dos estagiários contratados ao longo do tempo.  

Passo 3: Conceber a experiência dos estagiários 

Depois de criar a estrutura geral da experiência dos seus estagiários, é altura de conceber e documentar as experiências concretas que estes terão durante o seu programa de estágios. 

As decisões importantes a alinhar incluem:

• Qual será a duração da experiência de estágio? 
• Quais são os objetivos gerais de aprendizagem e as experiências de aprendizagem de apoio da sua experiência de estágio? 
• Que experiências espera que o estagiário tenha com o seu responsável pela contratação/equipa?
• Que experiências espera que tenham enquanto grupo?
• Que oportunidades de criação de contactos/oportunidades de interação com a liderança serão disponibilizadas aos estagiários?
• Como deve ser prestado o acompanhamento/retorno ao indivíduo? 

Na minha opinião, o seu programa de estágios deve incluir um equilíbrio saudável entre experiências baseadas no grupo de estagiários e experiência profissional com o respetivo responsável/equipa.

As experiências em grupo podem incluir exercícios de criação de equipas, sessões de imersão no negócio para conhecer melhor as diferentes áreas da sua empresa e atividades de serviço à comunidade.

Passo 4: Gestão dos recursos do programa de estágios 

Depois de estabelecer a conceção do seu programa, recomendo que considere a gestão de recursos para o seu programa de estágios.

Com base na dimensão e no âmbito do seu programa, terá de garantir que dispõe de uma estrutura de apoio adequada para gerir o seu programa agora e no futuro.

Um programa mais pequeno pode exigir apenas um coordenador de estágios para o gerir. Os programas maiores podem exigir uma equipa completa de relações universitárias para gerir a abrangência da sua experiência de estágio.  

Terá também de garantir que dispõe de responsáveis pelos estagiários em número suficiente para apoiar o número de estagiários que contratar.

Os seus responsáveis pelos estagiários devem ter a disponibilidade adequada para lhes proporcionar o acompanhamento, o desenvolvimento e o apoio de que necessitam para serem bem-sucedidos.  

Lembre-se de que os seus estagiários provavelmente precisarão de muito mais apoio do que um colega mais experiente para serem bem-sucedidos.

Integre adequadamente os responsáveis pelos estagiários no programa, comunique-lhes expectativas específicas relativamente ao seu papel e disponibilize-lhes as ferramentas e os recursos necessários para criar a melhor experiência possível para os estagiários que irão integrar a organização.

Passo 5: Desenvolver e executar uma estratégia de recrutamento e relações universitárias 

É fundamental criar uma estratégia de marketing concebida para chegar aos candidatos a estágio onde estes se encontram. As duas áreas de foco que recomendo são as instituições de ensino superior e as redes sociais.  

Desenvolver a sua marca como organização que contrata profissionais em início de carreira no LinkedIn é uma excelente forma de atrair talentos da Geração Z. O TikTok e outras plataformas de redes sociais são cada vez mais utilizados como ferramentas de recrutamento.

Estabelecer relações com universidades específicas é outra forma eficaz de criar canais de talento para a sua organização e permite-lhe ter uma presença no campus para conhecer e recrutar talentos para os seus estágios. 

Procure estabelecer relações com instituições de ensino que ofereçam cursos relacionados com as suas necessidades de contratação e que possam disponibilizar talento suficiente para as necessidades da sua organização.

Além disso, pode estabelecer ligações com universidades que apoiem as suas necessidades de contratação diversificada.  

Uma abordagem emergente consiste em estabelecer parcerias diretamente com instituições de ensino diversificadas, como as Instituições ao Serviço da População Hispânica (HSIs) ou as Faculdades Historicamente Negras (HBCUs), que formam profissionais especializados nas áreas em que irá contratar.  

Isto permite-lhe criar uma reserva de talentos diversificados em início de carreira e transformar a sua força de trabalho nos próximos anos.  

Passo 6: Triagem e entrevistas 

Embora não queira tornar o seu processo de entrevistas excessivamente árduo, recomendaria pelo menos duas rondas de entrevistas e que utilizasse o mesmo software de recrutamento através do qual passam os candidatos regulares.

A primeira ronda deve ser realizada centralmente pela sua equipa de aquisição de talento/gestão do programa de estágios.

Esta fase inicial da entrevista destina-se a garantir que os candidatos encaminhados para os responsáveis pela contratação de estagiários foram devidamente avaliados, cumprem os requisitos da função publicados e estão alinhados com as suas futuras necessidades de contratação enquanto organização.

Depois de avaliar o seu grupo inicial de candidatos, pode avançar com os candidatos qualificados para a segunda fase, com os responsáveis que os irão orientar durante a sua experiência de estágio. 

Como referido anteriormente, disponibilizar aos responsáveis pelos seus estagiários as ferramentas e o apoio de que necessitam é fundamental para o sucesso do programa.  

Um recurso de apoio importante que recomendo é um guia de entrevistas. Este ajuda a garantir que os seus candidatos são avaliados com base no mesmo conjunto de perguntas/critérios de avaliação, resultando numa avaliação mais objetiva do seu talento e numa maior conformidade legal, de modo a mitigar a discriminação ou práticas ilícitas de entrevista.

Depois de avaliados pelos responsáveis pela contratação, a sua equipa de aquisição de talento pode apresentar propostas e assegurar os seus estagiários. 

Passo 7: Receber e formar os estagiários 

É ao receber os seus estagiários que vê todo o seu trabalho árduo dar frutos. Se estiver bem preparado, esta será a fase mais simples e fácil do seu processo.  

Um componente essencial da receção dos seus estagiários é a sua orientação e experiência de integração.

Uma orientação completa ajuda-os a familiarizarem-se com a cultura e as políticas da sua empresa e a conhecerem os principais membros da equipa (por exemplo, a equipa do programa de estágios, o responsável pela sua contratação e outras estruturas de apoio).

Durante o período em que recebem os seus estagiários, estes devem participar numa combinação equilibrada de atividades programáticas/baseadas no grupo, bem como de atividades de trabalho na equipa do seu responsável.  

Através de ambos os canais, deve garantir que recebem desenvolvimento profissional suficiente (por exemplo, workshops, formação e acesso a oportunidades de aprendizagem online), feedback sobre o desempenho e o desenvolvimento, bem como oportunidades essenciais de networking, tanto com outros estagiários como com colegas/responsáveis de toda a organização.

Continuo a apoiar-me nas relações que estabeleci durante o meu estágio, há alguns anos, e acredito que o networking é um dos principais mecanismos através dos quais pode apoiar o crescimento e a mobilidade interna do seu talento.

Passo 8: Apresentar propostas de emprego 

No final do programa de estágios, deve avançar imediatamente para a fase de apresentação de propostas de emprego.  

O programa deve ter-lhe proporcionado uma avaliação sólida do talento dos seus estagiários e ter-lhes dado uma perspetiva única sobre as oportunidades na sua organização.

Desafio-o a estabelecer como objetivo a conversão de pelo menos 65% dos seus estagiários em funcionários após a sua próxima conclusão dos estudos. Isto é essencial para concretizar um verdadeiro ROI dos investimentos que fez no seu programa de estágios.

Passo 9: Reveja os seus objetivos, não se limite a “enxaguar e repetir” 

A conclusão do ciclo de estágio é o momento perfeito para rever a sua estratégia de avaliação.  

Ao longo do processo, e especialmente durante o período em que os seus estagiários estiveram na sua organização, deve ter executado a sua estratégia de avaliação e recolhido dados fundamentais para orientar a conceção iterativa do seu programa, garantindo que este continua a responder às necessidades da sua empresa.  

As entrevistas de saída são outra excelente fonte de dados dos seus estagiários, que pode ajudar a fazer ajustes para a próxima ronda de estagiários.

Um erro crítico que observo na conceção de programas de estágios é repetir cegamente os programas de estágio ano após ano, sem os fazer evoluir para continuarem a responder às prioridades em mudança da sua estratégia de talento.  

Boas práticas para programas de estágios

Vejamos algumas boas práticas que deve adotar ao executar a sua estratégia de estágios.

Contrate estagiários mais cedo do que pensa 

Atrair e contratar talento de topo em início de carreira está a tornar-se mais competitivo todos os anos, e começar cedo o seu processo de contratação é uma excelente forma de garantir que não perde a oportunidade na corrida para contratar estagiários talentosos.

Partindo do princípio de que recebe estagiários no verão, recomendaria que publicasse e começasse a procurar candidatos para as oportunidades de estágio no outono anterior. 

Quanto mais cedo puder publicar as oportunidades de estágio e apresentar propostas de emprego, melhor, para garantir que tem um grupo competitivo de estagiários a integrar o programa quando este começar.  

Responsáveis e mentores competentes

Para além do grupo central de colegas que gerem o seu programa de estágios, existem duas funções críticas que terão um grande impacto na experiência dos seus estagiários: o respetivo gestor e mentor. 

Todos já ouvimos dizer que os colaboradores “não deixam empregos maus, deixam maus chefes”  e a investigação concluiu que 50% a 75% dos colaboradores saem por causa do seu gestor.

Assim, para atrair os seus estagiários e levá-los a permanecer consigo após a conclusão dos estudos, é fundamental associá-los a gestores capazes de proporcionar uma experiência especial aos estagiários.  

Proporcione trabalho significativo

Um componente essencial da conceção do seu programa de estágios é proporcionar aos seus estagiários trabalho verdadeiramente significativo, que os desafie e os ajude a crescer profissionalmente. 

A motivação intrínseca (estar motivado pela própria atividade/trabalho) é um fator motivacional essencial, especialmente para profissionais no início da carreira.

Os seus estagiários merecem estar envolvidos em trabalho interessante e estimulante, que os desafie e lhes dê a oportunidade de aprender com as suas pessoas mais talentosas e brilhantes. 

Benefícios de um programa de estágios empresarial

O meu estágio foi o meu bilhete dourado para a organização onde ainda trabalho atualmente. 

As relações que estabeleci durante o meu estágio foram fundamentais para o meu crescimento ao longo da progressão na carreira até alcançar uma posição de liderança ao nível de direção.

Embora os empregadores devam proporcionar oportunidades de estágio por ser a coisa certa a fazer para apoiar a próxima geração de talentos no mercado de trabalho, posso garantir-lhe que os benefícios de iniciar um programa de estágios estão muito longe de ser apenas altruístas.

Recrutamento de talentos no início da carreira

De acordo com a National Association of Colleges and Employers, 66,4% das oportunidades de estágio acabam por ser convertidas em oportunidades de emprego a tempo inteiro.

Este é um canal de recrutamento fundamental para a sua reserva de talentos no início da carreira e uma oportunidade essencial para trazer a próxima geração de talentos para a sua organização.

Entrevistas prolongadas

Os estágios proporcionam aos empregadores o benefício adicional de verem os seus potenciais talentos em ação antes de apresentarem uma oferta de emprego.

Além disso, a investigação demonstrou que os estagiários que passam a ser colaboradores têm mais 32% de probabilidade de permanecer na organização, em comparação com aqueles que não estagiaram na sua organização, o que significa que terá mais probabilidades de reter os seus talentos e reduzir as despesas incrementais associadas à rotatividade dos colaboradores.  

Considerando que o custo de substituir um colaborador é normalmente cerca de 1,5 a 2 vezes o seu salário anual, deve encarar o seu programa de estágios como um mecanismo rentável para atrair e reter talentos no início da carreira na sua organização.

Publicidade positiva e construção da sua marca

Os estágios podem fazer maravilhas pelo reconhecimento da sua marca e projetar a sua organização de forma mais positiva, ajudando a recrutar talentos muito para além dos seus estagiários. 

A presença nas redes sociais deve ser uma parte importante da experiência de estágio. Os públicos mais jovens utilizam muito mais as redes sociais e os seus estagiários podem desempenhar um papel significativo como embaixadores da marca, tanto online como nos campus universitários.

Apoia os seus esforços de DEIB

Um programa de estágios bem estruturado pode ser um veículo primordial para apoiar os seus esforços de DEIB.  

Reunir um grupo diversificado de estagiários permite-lhe converter um grupo diversificado de talentos no início da carreira, começando a desenvolver a sua reserva de talentos.

Além disso, os dados recentes sobre recém-licenciados mostram uma diferença salarial crescente para as mulheres recém-licenciadas, que auferem apenas 72 cêntimos por cada euro auferido pelos seus homólogos masculinos (face aos 81 cêntimos por euro registados nos últimos anos). 

A adoção de medidas intencionais para apoiar e contratar talentos femininos com taxas equitativas através da experiência de estágio pode ter um impacto duradouro na redução da disparidade salarial das mulheres e na preparação das colegas para o sucesso a longo prazo.

Os programas de estágios ajudarão a vencer a guerra pelo talento

Está a sua empresa preparada para a força de trabalho envelhecida?

Os estágios são uma forma económica de trazer talento cuidadosamente avaliado para a sua organização, com maior probabilidade de permanecer durante mais tempo.

Também são excelentes para a sua marca empregadora e para os seus esforços de DEI.

Recomendo que pense em formas de continuar a dar prioridade ao envolvimento e à retenção dos estagiários que concluíram o estágio, depois de integrarem a sua força de trabalho.

Os seus antigos estagiários são o futuro da sua organização, pelo que continuar a investir no seu crescimento e desenvolvimento traz benefícios significativos.