Uma investigação da Remote revelou que 59% dos inquiridos relataram um aumento do stress, da ansiedade e das pressões familiares devido a erros na folha de pagamentos. É também fundamental para garantir o cumprimento dos regulamentos fiscais e evitar sanções e multas. De acordo com uma investigação da EY, cada erro na folha de pagamentos custa, em média, às organizações ~$300.
Basta introduzir um único dígito errado no seu software de processamento salarial para causar o caos. Para ajudar, preparei uma lista de verificação para processar a folha de pagamentos com sucesso. Pense nela como a sua bíblia para gerir a folha de pagamentos de forma eficiente, cuidar das suas pessoas e evitar problemas legais.
Embora não seja exaustiva para todas as empresas, ajudá-lo-á a começar pelo caminho certo.
Lista de verificação do processamento salarial
Antes de poder começar a processar a folha de pagamentos, a sua pequena empresa precisa de um número de identificação do empregador (EIN).
O EIN é essencial para efetuar pagamentos de impostos sobre a folha de pagamentos federais. Pode solicitar o seu através do site do IRS.
Dependendo da sua localização e dos requisitos específicos do seu estado e das jurisdições locais, poderá também precisar de números de identificação adicionais. Para ter a certeza, consulte consultores de RH experientes na sua área.
Siga os passos um a cinco para processar a folha de pagamentos sem problemas.
Passo um: Recolher todas as informações fiscais e dos trabalhadores relevantes
O primeiro passo é recolher dados. Eis o que precisa para cada trabalhador:
Informações dos trabalhadores
- Nome legal completo, morada, Número da Segurança Social (SSN) e dados de contacto
- Data de início do emprego
- Formulário W-4 para trabalhadores a tempo inteiro e parcial
- Formulário W-9 para prestadores de serviços independentes
- Formulário I-9 do USCIS para comprovar a elegibilidade para trabalhar nos EUA
- Conta estadual para comunicação de novas contratações
- Conta estadual do seguro de acidentes de trabalho
- Dados da conta bancária para depósito direto
- Inscrição em benefícios
- Penhoras salariais atuais.
Verificar os dados dos trabalhadores
- Garantir que todas as informações dos trabalhadores estão corretas e atualizadas
- Comparar os SSN e os nomes com os documentos oficiais
Classificação dos trabalhadores
- Esclarecer o tipo de contrato — a tempo parcial ou a tempo inteiro
- Classificar corretamente os trabalhadores para efeitos fiscais — prestadores de serviços ou trabalhadores
Calendário de pagamentos
- Frequência de pagamento — semanal, quinzenal, duas vezes por mês ou mensal
- Confirmar as datas de cada período de pagamento
Informações fiscais
- Obter as tabelas mais recentes de retenção de impostos estaduais, federais e locais
- Formulários e publicações fiscais das autoridades tributárias
Have an account? Log In
Deduções na folha de pagamentos
- Identificar as deduções obrigatórias (como o imposto federal e estadual sobre o rendimento, a Segurança Social e o Medicare)
- Registar as deduções voluntárias (como o seguro de saúde e as contribuições para a reforma)
Verificações de conformidade
- Garanta que os seus processos de processamento salarial cumprem a legislação laboral federal, estatal e local
- Mantenha-se atualizado sobre quaisquer alterações legais que possam afetar o processamento salarial
Depois de reunir todas estas informações, pode avançar para o segundo passo e calcular os salários.
Dica profissional: As pequenas empresas podem beneficiar de serviços de processamento salarial fiáveis e adaptados às suas necessidades para se manterem em conformidade.
Segundo passo: Calcular os salários
Para calcular corretamente os salários, deve primeiro determinar a remuneração bruta (antes de impostos) dos trabalhadores.
Para tal, siga estes três passos:
- Recolha folhas de horas ou registos de assiduidade precisos dos trabalhadores remunerados à hora
- Garanta que os saldos de tempo livre remunerado (PTO) estão atualizados
- Analise quaisquer aumentos salariais, pagamentos retroativos, promoções ou cessações recentes
É também essencial subtrair todas as deduções aplicáveis. Ferramentas como software para comunicar despesas podem simplificar este processo.
Trabalhadores remunerados à hora
Multiplique o respetivo salário por hora pelo número de horas trabalhadas durante o período de pagamento. Certifique-se de contabilizar quaisquer horas extraordinárias (se aplicável) e de aplicar a taxa correta de horas extraordinárias, de acordo com a legislação laboral.
Trabalhadores assalariados
No caso dos trabalhadores assalariados, divida o salário anual pelo número de períodos de pagamento num ano para determinar a remuneração bruta relativa ao período de pagamento.
Se os trabalhadores receberem comissões ou bónus, calcule-os separadamente e adicione-os à remuneração bruta regular.
A situação torna-se mais complicada quando diferentes funções seguem modelos de remuneração diferentes. Nos consultórios dentários, por exemplo, o processamento salarial pode incluir pessoal assalariado, higienistas remunerados à hora, remuneração de associados baseada na produção e bónus, sendo necessário calcular tudo corretamente no mesmo ciclo de pagamento.
Agora que dispõe de todas estas informações, pode calcular a remuneração líquida.
- Subtraia todas as deduções aplicáveis à remuneração bruta para chegar à remuneração líquida (o valor recebido) de cada trabalhador.
- As deduções podem incluir:
- Impostos federais e estatais sobre o rendimento
- Impostos da Segurança Social e do Medicare
- Prémios de seguro de saúde
- Contribuições para a reforma
- Quaisquer outras deduções voluntárias
- Depois de contabilizar todas as deduções, impostos e contribuições, calcule a remuneração líquida final que cada trabalhador irá receber.
- Gere relatórios de processamento salarial que resumam os rendimentos, as deduções, os impostos e as contribuições dos trabalhadores. Estes relatórios são essenciais para efeitos de manutenção de registos e conformidade.
Terceiro passo: Verificar o trabalho
Este é talvez o passo mais importante: verifique o seu trabalho. Depois, verifique-o novamente.
As discrepâncias no processamento salarial são comuns, por isso vale a pena (literalmente) realizar verificações exaustivas e confirmar que as informações no seu registo de processamento salarial estão corretas.
Considere executar um processamento salarial de teste para um pequeno grupo de trabalhadores antes de processar a folha salarial completa. Isto ajuda a identificar e corrigir quaisquer problemas sem afetar todos os trabalhadores.
É também aconselhável que outra pessoa reveja as informações salariais para detetar eventuais erros.
Se detetar algo incorreto, o seu software de processamento salarial pode apresentar no seu registo o salário de um trabalhador diferente. Verifique as inconsistências com os seus trabalhadores e com os membros responsáveis da equipa para corrigir quaisquer discrepâncias.
Avance e volte a executar os cálculos.
Quarto passo: Fechar o processamento salarial
O encerramento do processamento salarial é o passo final do ciclo de processamento salarial. É um passo importante, quer se trate de um trabalhador na folha salarial ou de 500.
Envolve tarefas destinadas a garantir que concluiu corretamente todas as atividades necessárias relacionadas com o processamento salarial do período de pagamento atual.
Eis um guia passo a passo para encerrar a folha salarial:
- Verifique os dados da folha salarial: Confirme todos os dados da folha salarial, cálculos e deduções para garantir a sua exatidão e integralidade.
- Faça ajustes: Se identificar erros ou discrepâncias durante o processo de verificação, faça os ajustes necessários aos dados da folha salarial.
- Reconcilie as contas: Tal como as contas de responsabilidades salariais e as contas de despesas, para garantir que correspondem aos dados da folha salarial.
- Processe os pagamentos de impostos sobre os salários: Calcule o montante total dos impostos sobre os salários retidos nos pagamentos dos trabalhadores durante o período salarial.
- Prepare e envie os pagamentos de impostos sobre os salários às autoridades fiscais competentes. Certifique-se de cumprir todos os prazos para o depósito dos impostos.
- Gere relatórios da folha salarial relativos ao período salarial: Estes relatórios devem apresentar em detalhe os rendimentos individuais dos trabalhadores, as deduções, os impostos e as contribuições do empregador.
- Distribua os cheques ou processe os depósitos diretos: Prepare os cheques para os trabalhadores que recebem pagamentos em papel ou inicie os depósitos diretos nas contas bancárias dos trabalhadores.
- Garanta que todos os pagamentos são exatos e efetuados atempadamente.
- Forneça resumos da folha salarial: Emita resumos da folha salarial aos trabalhadores, apresentando os seus rendimentos, os impostos retidos, as deduções e o salário líquido relativos ao período salarial.
- Atualize os registos da folha salarial: Reflita os dados do período salarial mais recente, incluindo as horas trabalhadas, os ajustes salariais e quaisquer outras alterações.
- Entregue os formulários de impostos sobre os salários: Preencha e entregue todos os formulários necessários relativos aos impostos sobre os salários, como o Formulário 941 (Declaração Trimestral de Impostos Federais do Empregador), o Formulário WH-347 para folha salarial certificada e os formulários de impostos estaduais ou locais.
- Armazene os registos da folha salarial de forma segura: Guarde em segurança todos os documentos relacionados com a folha salarial — incluindo recibos de vencimento, relatórios da folha salarial, formulários fiscais e outros registos, conforme exigido por lei.
- Faça a reconciliação da folha salarial: Reconcilie a folha salarial, bem como as despesas empresariais e responsabilidades no seu sistema contabilístico, para garantir que correspondem aos registos da folha salarial.
- Prepare o próximo período salarial: Reúna os registos de tempo dos trabalhadores, atualize quaisquer alterações no estado dos trabalhadores e reveja os próximos calendários da folha salarial.
Quinto passo: Alocar contribuições/declarar retenções
Após encerrar a folha salarial, é altura de alocar as contribuições do empregador e declarar as retenções de impostos sobre os salários.
Este passo garante que os montantes adequados são transferidos para as respetivas contas e autoridades fiscais.
Eis uma lista das tarefas envolvidas:
- Aloque as contribuições do empregador como o seguro de saúde, os planos de reforma (por exemplo, 401(k)) ou outros benefícios adicionais, e aloque os montantes adequados à conta individual de cada trabalhador.
- Deposite os impostos sobre os salários junto das autoridades fiscais com base nas retenções de impostos sobre os salários calculadas. Estes impostos incluem normalmente o imposto federal sobre o rendimento, o imposto da Segurança Social, o imposto do Medicare, o imposto estadual sobre o rendimento e quaisquer impostos locais aplicáveis (para obter ajuda, consulte o nosso artigo sobre imposto sobre os salários vs. imposto sobre o rendimento).
- Transfira as retenções e as contribuições dos trabalhadores para as autoridades fiscais ou os prestadores de benefícios relevantes.
- Emita declarações aos trabalhadores com os seus rendimentos totais, os impostos sobre os salários retidos e quaisquer contribuições do empregador efetuadas em seu nome (por exemplo, contribuições para planos de reforma).
- Conserve os registos dos relatórios de impostos sobre os salários, das transferências e das contribuições para benefícios dos trabalhadores, conforme exigido por lei.
Lista de verificação da folha salarial no final do ano
Processar a folha salarial de fim de ano envolve mais do que simplesmente emitir os pagamentos finais — trata-se de encerrar a folha salarial do ano fiscal de forma exata, em conformidade e atempada. Eis uma lista de verificação detalhada para o orientar ao longo do processo:
1. Reveja as datas e os prazos importantes
- Assinale os prazos para os processamentos finais da folha salarial, as declarações fiscais e a distribuição dos formulários (por exemplo, W-2 e 1099).
- Identifique quando será processada a última folha salarial do ano.
- Verifique os prazos do IRS e estaduais para a entrega dos formulários W-2, 1099 e das declarações fiscais (normalmente, 31 de janeiro para os formulários W-2/1099).
2. Verificar as informações dos funcionários e prestadores de serviços
- Confirmar que todos os nomes dos funcionários, números da Segurança Social e moradas estão atualizados.
- Garantir que as informações dos prestadores de serviços/fornecedores estão completas para o processamento dos formulários 1099 (TIN, morada, etc.).
- Assinalar os funcionários despedidos e garantir que o pagamento final está incluído.
- Verificar se existem circunstâncias especiais:
- Funcionários recém-contratados ou funcionários que não preencheram um W-4 no momento da contratação
- Funcionários com cheques de vencimento anulados ou revertidos
- Funcionários ou antigos funcionários com litígios salariais ativos
3. Rever e reconciliar os dados salariais acumulados no ano (YTD)
- Reconciliar o salário bruto, o salário líquido, as deduções e as retenções de impostos.
- Garantir que os cheques manuais e os pagamentos fora do ciclo estão registados.
- Verificar se existem processamentos salariais em falta ou registos duplicados.
4. Confirmar as deduções e os benefícios
- Validar os totais de final de ano relativos a:
- Seguro de saúde
- Contribuições para o 401(k)
- Deduções HSA/FSA
- Benefícios de transporte ou benefícios acessórios
- Verificar se existe rendimento imputado (por exemplo, seguro de vida coletivo superior a $50,000).
- Reconciliar as deduções antes de impostos com as deduções após impostos.
5. Processar o último processamento salarial do ano
- Processar corretamente os últimos pagamentos, incluindo todos os bónus ou ajustamentos de final de ano.
- Garantir o tratamento fiscal correto dos bónus (taxa fixa ou método agregado).
- Reter quaisquer impostos salariais diferidos (se aplicável).
6. Preparar e distribuir os formulários de final de ano
- Gerar e distribuir os W-2 aos funcionários até 31 de janeiro.
- Enviar os 1099-NEC aos prestadores de serviços e submetê-los ao IRS (também até 31 de janeiro).
- Submeter o W-3 (resumo dos W-2) à SSA.
- Fornecer os formulários ACA (1095-C), se necessário para cumprir o mandato aplicável aos empregadores.
7. Submeter as declarações fiscais anuais
- Efetuar os pagamentos finais dos impostos federais e estaduais.
- Submeter o Formulário 941 trimestral (Q4) e o Formulário 940 anual relativo ao imposto FUTA.
- Verificar novamente as obrigações fiscais locais se exercer atividade em várias jurisdições.
8. Criar cópias de segurança e arquivar os registos salariais
- Guardar todos os relatórios de final de ano: resumo salarial, declarações fiscais, relatórios de deduções, etc.
- Conservar os registos de acordo com os requisitos legais (normalmente durante 3–7 anos).
- Restringir o acesso a documentos sensíveis e garantir um armazenamento seguro.
9. Comunicar com os funcionários
- Informar os funcionários sobre quando e como receberão os W-2 (por correio ou digitalmente).
- Disponibilizar um contacto para quaisquer questões relacionadas com os salários.
10. Planear o novo ano
- Atualizar as tabelas fiscais e as taxas dos benefícios para o novo ano.
- Verificar as alterações ao salário mínimo e aos requisitos de conformidade locais.
- Transferir ou repor os saldos de PTO e dos benefícios, conforme necessário.
- Este é um excelente momento para rever e determinar as suas políticas salariais para o novo ano; talvez queira oferecer maior flexibilidade.
Como garantir um processo salarial eficiente
Quer tornar o processamento salarial um pouco mais simples? Todos queremos. Continue a ler.
Manutenção de registos precisos
Isto é essencial, porque, se os seus registos estiverem errados, o seu processamento salarial também estará.
Algumas boas práticas de processamento salarial para manter registos precisos incluem:
- Manter os ficheiros dos colaboradores: Crie ficheiros individuais para cada colaborador, contendo as informações essenciais para o processamento salarial.
- Introduzir os dados atempadamente: Verifique se os seus registos refletem as informações mais atualizadas para cada período salarial.
- Realizar auditorias regulares: As auditorias ajudam a identificar e corrigir quaisquer discrepâncias ou erros, bem como a manter a integridade dos dados.
- Proteger os dados salariais: Implemente processos para proteger informações sensíveis, como proteção por palavra-passe, armazenamento seguro e controlos de acesso.
- Documentar as alterações: Certifique-se de que efetua as alterações assim que estas acontecem — como ajustes salariais, atualizações de benefícios ou alterações do estatuto profissional.
Formação
Considere frequentar formação especializada em processamento salarial para atualizar as suas competências. Alguns fornecedores incluem:
- Profissional de Processamento Salarial Certificado — abrange todos os aspetos do processamento salarial, incluindo conformidade, manutenção de registos, elaboração de relatórios, tributação e conformidade.
- Certificação Fundamental em Processamento Salarial — concebida para profissionais de processamento salarial em início de carreira.
Existem também muitos fornecedores de formação online em processamento salarial que oferecem certificações em processamento salarial ao ritmo de cada pessoa.
Utilizar software
Se estiver a tratar pessoalmente do processamento salarial, o software de processamento salarial para pequenas empresas adequado pode melhorar a precisão e a eficiência.
Quando escolhe o software de processamento salarial adequado e segue um processo cuidadoso de implementação do software, pode pagar aos colaboradores atempadamente (e os montantes corretos) sem depender de uma lista de verificação de processamento salarial completa.
O que faz o software de processamento salarial? O software de processamento salarial foi concebido para executar o processamento salarial sem complicações, justificando facilmente quaisquer custos associados às soluções de processamento salarial.
Dependendo do fornecedor de processamento salarial, este pode disponibilizar uma ampla variedade de funcionalidades para simplificar o processamento salarial em empresas de todas as dimensões e oferecer a opção de introduzir um processamento salarial flexível, como o pagamento a pedido.
Basicamente, o software especializado automatiza tudo o que mencionei acima. Alguns sistemas combinados de RH e processamento salarial também se integram com ferramentas de controlo do tempo e da assiduidade. Além disso, funcionam bem com programas de contabilidade, tornando simples a transferência de dados salariais.
Para as equipas que pretendem acesso baseado na Web ao processo, o software de processamento salarial online pode permitir gerir o processamento salarial a partir de qualquer lugar onde estejam a trabalhar.
E, se acabou de iniciar atividade no processamento salarial, alguns fornecedores de software oferecem até soluções de processamento salarial para empresas emergentes especializadas.
Externalizar
Na maioria dos casos, os recursos humanos supervisionam as operações de processamento salarial ou essa responsabilidade cabe a um departamento dedicado de contabilidade/processamento salarial. No entanto, algumas empresas não querem assumir esse encargo.
Mas a outra opção é externalizar o processamento salarial para um prestador de serviços de processamento salarial. Muitos proprietários de empresas fazem precisamente isso. E adoram.
Os prestadores de serviços de processamento salarial são especialistas na sua área. O que faz um serviço de processamento salarial? Bem, é responsabilidade destes prestadores manterem-se atualizados relativamente às leis e regulamentações fiscais mais recentes. Isto garante que obtém relatórios precisos e conformes relativos ao processamento salarial, com um risco de erros muito menor.
A externalização do processamento salarial pode certamente poupar-lhe tempo precioso, permitindo-lhe concentrar-se nas atividades essenciais da empresa. Além disso, à medida que a sua empresa cresce, o processamento salarial torna-se inevitavelmente mais complexo.
A subcontratação desta tarefa permite-lhe crescer facilmente e acomodar alterações no número de colaboradores e necessidades adicionais de processamento salarial sem interrupções.
Para mais informações, consulte o nosso artigo sobre as vantagens e desvantagens da subcontratação do processamento salarial.
Avance e processe os salários
Quer seja proprietário de uma empresa ou profissional de recursos humanos, está agora preparado com os conhecimentos necessários para processar os salários com confiança.
E agora? Bem, pode fazer um favor a outra empresa e partilhar a lista de verificação nas suas redes sociais. Afinal, partilhar é cuidar!
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